Teoride, etkili çalışan planlaması basittir: Asla fazla veya eksik kalmayacağınız ideal çalışma programları oluşturun. Neyse ki, bazı olumlu haberler var. Bu gönderide, etkili çizelgelemenin anahtarlarının neler olduğunu ve ayrıca planlama yazılımındaki basit adımlarla çalışanları etkili bir şekilde nasıl planlayacağınızı öğreneceksiniz. İşinizi verimli bir şekilde planlamanın anahtarlarını bir plan yapmanın temeli olacak şekilde düşünün. Ayrıca, çalışan için çalışma takvimine de bakıyoruz.
Çalışanların Etkili Çalışma Programlamasının Temelleri
Etkili bir çalışan çalışma programı oluşturmak, hem personel hem de şirket ihtiyaçlarının dikkatli bir şekilde dengelenmesini gerektirir. Örneğin, bazı çalışanların belirli bir vardiyadan hoşlanmayacağını hesaba katmadan, doğru vardiyaların bir karışımına sahip olmak gibi yalnızca iş gereksinimlerine odaklanırsanız, çalışan morali ve performansı düşer.
#1. Çalışan Gereksinimleri
Çalışanlarınızın iş planlaması gereksinimleri, iş pozisyonlarına bağlı olarak değişebilir. Hayatlarını yönetmek için önceden haber almaları gerekir. Sürekli son dakika değişiklik bildirimleri kızgınlığa ve memnuniyetsizliğe yol açacaktır.
Çalışma programlarına uygun değişikliklere sahip olmak. Örneğin bir gece vardiyasının, ailesi olan bir çalışan için ideal olması pek olası değildir. Bekar veya üniversiteden yeni mezun olan biri ise bu geçiş formundan daha mutlu olabilir.
Kendilerinden ne beklendiğini bilmeleri için istihdamlarının ne anlama geldiğini bilmek. Çalışanların iş planlama yazılımı olan izin taleplerini kendi kendilerine yönetebilmeleri, onların kolayca yapmalarını sağlar.
#2. İş Ön Koşulları
Şirketinizin zamanlama ihtiyaçları, çalıştığınız departmanlara göre farklılık gösterebilir. Bunlar şunları içerir:
İşletmeniz için en iyi vardiya kombinasyonu. Bazı vardiya türleri şirketiniz için diğerlerinden daha uygundur. 24 saatlik operasyonlar için, örneğin dönüşümlü vardiyalar iyi çalışır. Belirlenen çalışma programları ise, çoğunlukla kariyer çalışanları istihdam eden şirketler için uygundur.
Etkili çalışma programları arzusu, işte her zaman uygun sayıda personele sahip olmanızı sağlar. Bu, işçilik maliyetlerini kontrol altında tutmanıza yardımcı olur.
Çalışan devir hızlarını daha etkin bir şekilde idare edebilmek, özellikle devir oranlarının çok yüksek olduğu bir restorana sahipseniz önemlidir. Çalışma çizelgelerini oluşturmak ve yönetmek için harcanan zamanı azaltmak için POS sisteminizle sorunsuz bir şekilde entegre olan çizelgeleme yazılımına erişim.
Çalışanları Etkili Bir Şekilde Programlama
Artık şirket ve personel ihtiyaçlarını çalışma programlarınıza entegre etmenin önemini anladığınıza göre, çalışanları etkili bir şekilde planlamak için 9 adımlı net bir yönteme (örnekler dahildir) bir göz atalım. Wallchart kaynak planlaması kontrol etmek için yararlı bir araç olabilir
Adım 1: İş Verimlilik Standartlarınızı Belirleyin
Bu iki aşamalı bir prosedürdür:
Belirli bir işin, bir çalışanın belirli bir saatte ne kadar iş yapmasını gerektirdiğini belirleyin. Sektöre bağlı olarak, “ne kadar iş” çeşitli şekillerde hesaplanabilir. Örneğin, bir restoranınız varsa, bir garsonun belirli bir süre içinde kaç tane kapak ve yer ayarı yaptığını izleyebilirsiniz. İşletmenizdeki her iş pozisyonu için bu aşamayı tekrarlayın.
Her bir iş pozisyonunun sorumluluklarını belirtin. Yine şirketinize bağlı olarak bu görevler değişiklik gösterecektir. Restoran örneğinden devam edersek, mutfak personeli yemek hazırlamaktan, müşteriler için yemek hazırlamaktan ve vardiya sonunda istasyonlarını temizlemekten sorumlu olacaktır.
Adım 2: Mevcut aktivite seviyelerinin bir grafiğini çizin.
İş üretimi beklentilerini kavradıysanız, mevcut faaliyet düzeylerini - belirli günlerde ve günün belirli saatlerinde ne kadar meşgul olduğunuzu- değerlendirmenin zamanı geldi.
Bu rapor, çalışma saatleriniz boyunca programlanacak doğru çalışan sayısını belirlemenize yardımcı olacaktır. Sezgilere dayalı olarak işe alım kararları vermeye cazip gelebilseniz de (sonuçta şirketinizi herkesten daha iyi tanıyorsunuz), bu dürtüye direnin. İçgüdüleriniz yanlış olabilir, bu da sizi fazla veya eksik bırakan ideal programlardan daha azına neden olabilir.
İş planlama sürecini tavsiye etmek için gelir ve işgücü raporlarından piyasa verilerini analiz etmek daha verimli bir stratejidir. Örneğin, satış raporları restorancılara bazı günlerde kaç tane kapak çalışması yaptıklarını, en yoğun dönemlerin neler olduğunu ve hangi ayların diğerlerinden daha yoğun olduğunu söyleyecektir. Bu veriler, daha fazla işçiye ihtiyaç duyan belirli vardiyaların belirlenmesine yardımcı olacaktır ve bunun tersi de geçerlidir.
3. Adım: Gelecekteki Etkinlik Düzeylerini Tahmin Etme
Mevcut aktivite seviyelerini kullanarak gelecekteki aktivite seviyelerini tahmin edin. Satış döngülerini günlük, aylık, üç aylık ve yıllık olarak düşünün. Verileriniz günün veya yılın belirli zamanlarının diğerlerinden sürekli olarak daha yoğun olduğunu gösteriyorsa, bu modelin kendini tekrar edeceğini ve buna göre plan yapacağını kesin olarak tahmin edebilirsiniz.
Ayrıca, çalışanınızın zaman yönetimini planlamanız gerekiyorsa ve isterseniz de bunu kontrol edebilirsiniz. işini planla.
Adım 4: İhtiyaç Duyulan Tam Çalışan Sayısını Hesaplayın
Yine, içgüdülerinizle hareket etme dürtüsüne karşı koyun ve kaç kişiye ihtiyacınız olacağını bulmaya çalışın. Müşteri sayısını üretim standartlarından çıkarın. Örneğin, Salı günleri ortalama 150 yemek servisi yapan ve bir garson 30 saatlik vardiyada 8 servis yapan bir restoranı yönetiyorsanız, muhtemelen 5 sunucuya ihtiyacınız olacaktır.
Bazı çalışanların diğerlerinden daha üretken olduğunu hatırlamak önemlidir. Bu çalışanları gereğinden fazla çalıştırmak istemeseniz de, vardiyadayken daha az kişiyi programlayabilirsiniz. Son olarak, sonuçlarınızı tekrar kontrol etmek için içgüdülerinizi kullanın ve doğru hissettiren son değişiklikleri yapın.
Adım 5: Personel Gereksinimlerini (Ve Diğer Hususları) Düşünün
Bir sonraki adım, etkili bir çalışma programı ihtiyacı ile çalışanların ihtiyaçları arasında bir denge kurmaktır. Bu, şunları yapmanızı sağlamanız gerektiği anlamına gelir:
- Çalışma takvimindeki değişiklikler çalışanlara önceden bildirilmelidir.
- Vardiyaları uygun personel ile eşleştirin.
- Çalışan başına makul sayıda vardiya tahsis edin.
- Yanlış anlaşılmayı önlemek için işlevleri açıkça tanımlayın.
- Çalışanların vardiya değiştirmesini kolaylaştırın.
- Çalışanların kendi izin isteklerini yerine getirmelerini sağlayın.
Devamsızlık ve vardiya değişimlerini son dakikada planlamayı unutmayın. Son olarak, ya herhangi bir iş yönetmeliğini ihlal etmediğinizi doğrulamak için İK departmanınızla yakın bir şekilde çalışın ya da uyumluluğunuzu sürdürmek için bölgenizdeki düzenlemeler konusunda kendinizi eğitin.
Adım 6: Bir Vardiya Planlama Yöntemine Karar Verin
Artık çalışanlarınız için bir çalışma programı yapmanın zamanı geldi. Bir program yapmanın üç yöntemi vardır: kalem ve kağıt, Google veya Excel elektronik tabloları ve çalışan planlama yazılımı. Şirketiniz için en iyi yöntemi seçmek için her birinin avantajlarını ve dezavantajlarını tartın:
Bir kalem ve kağıtla duyuru panolarında program yapmak en uygun maliyetli, ancak aynı zamanda en çok zaman alan yöntemdir.
Çalışan çizelgeleme yazılımı en pahalı olanıdır, ancak uzun vadede paradan bahsetmiyorum bile, çizelgeler oluşturma ve sürdürme konusunda size zaman kazandırır.
Excel, kalem ve kağıttan daha karmaşık olmasına rağmen, zamanlama yapmak için hala zaman harcamayı gerektirir ve zamanlama sürecini yazılımın yaptığı gibi otomatikleştirmenize izin vermez.
Çalışanları planlamak için Excel'i kullanan veya kullanmayı planlayan bir restoran sahibiyseniz, çalışanların bir restoran çalışan değişiklik programı şablonuyla nasıl zamanlanacağına ilişkin bir örnek aşağıda verilmiştir.
Restoran Vardiya Takvimi oluşturma örneği
Excel'de bir restoran programı yapmak için şu altı adımı izleyin:
A) Excel Şablonunuzu Alın
Çalışma programları oluşturmak için Microsoft Excel modelleri mevcuttur, ancak bunlar genellikle geneldir ve restoranlara özel değildir. Neyse ki, bir restoranınız varsa ihtiyaçlarınıza özel olanı indirebilirsiniz:
B) Excel elektronik tablosunu açın.
C) Programınızın başlamasını istediğiniz günü belirleyin.
D) Çalışanların isimlerini girin.
Adlarını "Çalışan 1" etiketli hücreye girin. Diğer personel için de aynısını yapın.
İhtiyacınız olmayan satırları silin ve ihtiyaç duyduğunuz satırları ekleyin. İlgili hücreye sağ tıklayın ve “Sil” veya “Ekle”yi seçin.
E) Vardiyaların ve fonksiyonların gözden geçirilmesi
E-tablonun alt kısmındaki "Shifts" sekmesini tıklayın.
Ardından, bir vardiya veya rol ekleyin:
Bir vardiyanın başlangıç ve bitiş saatlerini değiştirdiğinizde, vardiya sütunu otomatik olarak güncellenir. İlk günden sonra (9:5-9:5) ve finalden önce (7:XNUMX-XNUMX:XNUMX) (XNUMX:XNUMX'den BD'ye – İş Düşüşü) ek değişiklikler yapın
Roller listesindeki ilk öğeden sonra ve son öğeden önce yeni bir rol ekleyin.
F) Bir çalışma programı oluşturun.
"Program" elektronik tablosuna gidin. Bir çalışanın adının yanındaki hücreyi seçin (belirli bir günün altında). Uygun bir pozisyon seçin ve değiştirin. Her hücrenin iki açılır menüsü olduğunu unutmayın: biri roller için diğeri değişiklikler için.
Değiştirin:
Aşağıdaki benim rolüm:
Bitirmeden önce tüm personel ve günler için bu prosedürü tekrarlayın. Ayrıca “kuruluş adı” ve “hafta” girerek programınızı daha da özelleştirebilirsiniz.
İşiniz bittiğinde, "farklı kaydet"i tıklayın, programınıza bir ad verin ve uygun bir konuma kaydedin. Programda bir haftadan diğerine ayarlamalar yaparsanız, Excel sayfasını yeni bir dosya adıyla kaydedin (tarihe göre adlandırmayı düşünün).
Adım 7: Gerekirse Üst Yönetim Onayı Alın.
Üst yönetimin onayı gerekli olabilir veya olmayabilir. Her halükarda, programın işgücü maliyetleri, çalışan talepleri ve şirket gereksinimleri gibi faktörlere göre incelenmesini sağlayın. Gerekli tüm değişiklikleri yap.
8. Adım: Programı Çalışanların Kullanabilmesini Sağlayın
Nihai programdan memnun kaldığınızda, ne zaman çalıştıklarını, onlardan ne beklendiğini ve nasıl sorumlu tutulacaklarını bilmeleri için bunu çalışanlarınıza dağıtın. Excel kullanıyorsanız, e-posta yoluyla gönderebilir veya bulut aracılığıyla kullanıma sunabilirsiniz.
Bildirim tahtaları veya beyaz tahtalar kullanıyorsanız, yeni program hazır olduğunda çalışanları bilgilendirin ve herhangi bir değişiklik olup olmadığını sık sık kontrol etmelerini hatırlatın. Program değişikliklerini tartışmak için günlük toplantılar da yapabilirsiniz.
Planlama yazılımı kullanıyorsanız, programı platformda yayınlayın ve çalışanlar mobil cihazlarında yeni programın yanı sıra gelecekteki değişiklikler hakkında anında bir bildirim alacaktır. Bu teslim süreci nedeniyle, daha az yüz yüze toplantı ve daha az yönetici geri bildirimi olacaktır.
9. Adım: Programınızı ve Sürecinizi Düzenli Olarak Gözden Geçirin
Programınızı oluşturana kadar işiniz bitmez. Zorlukları belirlemek ve iyileştirmenin yollarını bulmak için çizelgeleme ve çizelgeleme süreçlerini düzenli olarak gözden geçirmelisiniz.
telekomünikasyon nedir?
Uzaktan çalışma, bir çalışanın ofise gelmek yerine evi gibi uzak bir konumdan çalıştığı bir tür esnek çalışma düzenlemesidir.
Uzaktan çalışma avantajları nelerdir?
Uzaktan çalışma, daha esnek bir program, azaltılmış işe gidip gelme süresi ve giderleri ve daha iyi bir iş-yaşam dengesi dahil olmak üzere çeşitli avantajlar sağlayabilir.
Uzaktan çalışma talebinde bulunabilir miyim?
Evet, telekomünikasyon talebinde bulunabilirsiniz. Ancak, nihayetinde şirketinizin politikalarına ve işinizin doğasına bağlıdır.
Yarı zamanlı çalışma programı nedir?
Yarı zamanlı bir çalışma programı, tam zamanlı bir programdan daha az saat çalışmayı içeren bir programdır. Yarı zamanlı programlar değişebilir, ancak genellikle haftada 20 ila 30 saat çalışmayı içerir.
Yarı zamanlı bir programın faydaları nelerdir?
Yarı zamanlı programlar, daha esnek bir program, işle ilgili stresin azalması ve iş ile kişisel sorumlulukları dengeleme yeteneği dahil olmak üzere çeşitli avantajlar sağlayabilir.
Yarı zamanlı bir program talep edebilir miyim?
Evet, yarı zamanlı bir program talep edebilirsiniz. Ancak, nihayetinde şirketinizin politikalarına ve iş arkadaşlarınızın uygunluğuna bağlıdır.
Sonuç
Çalışan planlaması, asla gerçekten bitmeyen zor bir görev olabilir. Şirketiniz için en iyi vardiya formlarını seçmenin yanı sıra, çalışanların izin taleplerini ve hatta son dakika vardiya ayarlamalarını ele almalısınız.
Neyse ki, çalışan ve şirket ihtiyaçlarını programlarınıza entegre ederseniz ve ustaca zamanlama için dokuz adımlı bir plan benimserseniz, çalışan planlaması zor olmak zorunda değildir.
Yukarıdakilerin hepsini yapmanıza rağmen, çalışma programı zaman alıcı bir işlem olmaya devam ediyorsa, zaman çizelgeleri yapmak, yönetmek ve dağıtmak için zaman harcıyorsanız, sürecinizi ayarlamanın veya yeni bir zamanlama sistemi bulmanın zamanı gelmiş olabilir.
Bir çalışma programına sahip olmak neden önemlidir?
yapı sağlar.
Sorumluluklarınızı size ayrılan sürede tamamlamanızı sağlar. Emin. Erken bitirdiğiniz veya fazla mesai yapmanız gereken zamanlar olacaktır. Ancak, tutarlı bir çalışma programına sahip olmak, insanların işlerini etkin ve verimli bir şekilde yapmaları için
Nasıl bir çalışma programı oluşturursunuz?
Başarılı Programlar için 6 Adım
- Adım 1: Program Aktivitelerini tanımlayın. …
- Adım 2: Aktiviteleri Sıralayın. …
- Adım 3: Faaliyet için Gerekli Kaynakları Tahmin Edin. …
- Adım 4: Aktivitelerin Her birinin Süresinin Tahmin Edilmesi. …
- Adım 5: Program Geliştirme. …
- Adım 6: Programı İzleme ve Kontrol Etme.
Çalışma takvimi türleri nelerdir?
Çalışan çalışma programlarına 10 örnek
- Tam zamanlı programlar. ...
- Yarı zamanlı programlar. ...
- Sabit programlar. ...
- Esnek programlar. ...
- Döner vardiya programları. ...
- Bölünmüş vardiya programları. ...
- Çağrı programları. ...
- Mevsimsel programlar.
Kaç çeşit zamanlama vardır?
The üç program türü Kapasite çizelgesi, Kaynak planlaması ve Hizmet çizelgesi olarak bilinir. Bazı yönlerden yapabilecekleri örtüşüyor ve bazı uygulamalar için birden fazla işe yarayacak.
- Çalışan Programı: Türler ve En İyi 5 Çalışan Çalışma Programı Uygulaması
- Sosyal Medya Yönetimi İşi: 202'de Karlı Bir İşe Nasıl Başlanır3
- İçerik pazarlaması: En İyi Kolay Kılavuz (+ ücretsiz kurs)
- Sanal Asistan Hizmetleri: 20'de İlk 202'nin Listesi3
- Android for Business'ta Konferans Görüşmesi Nasıl Yapılır?
