İş Emri: Basit Prosedür/İş Emri Oluşturma Adımları

İş emirleri, bakım operasyonunuzun arkasındaki itici güçtür. Ekibinize enerji sağlarlar ve işin A noktasından B noktasına taşınmasını kolaylaştırırlar. Bu nedenle, bu makale size bakım iş emrinde nasıl ustalaşacağınızı, onu yazmanın biçimini ve bunun için gerekli süreç ve prosedürleri nasıl öğreneceğinizi öğretecektir. işletmeniz sorunsuz çalışır.

İş Emri nedir?

Bir iş emri bir belge bir bakım göreviyle ilgili tüm ayrıntıları içerir ve onu tamamlama sürecini özetler. İşi kimin onayladığı, kapsamı, kimin sorumlu olduğu ve iş planı gibi bilgileri içerebilir.

İş emirleri, bir sistemin işleyişi için kritik öneme sahiptir. şirketin bakımı Bölüm. Bakım yöneticilerinden teknisyenlere kadar herkese kritik görevleri organize etme, atama, önceliklendirme, izleme ve tamamlama konusunda yardımcı olurlar. Doğru yapıldığında, bilgi toplamanıza, paylaşmanıza ve görevleri mümkün olduğunca verimli bir şekilde tamamlamak için kullanmanıza olanak tanır.

İş emri ve iş talebi kulağa aynı gelse de, aralarında birkaç önemli fark vardır. Bakım personeli olmayan personel, bir görevin bakım ekibini bilgilendirmek için bir iş talebi kullanır. Ekipman arızalandığında, örneğin bir makine operatörü bir iş talebi gönderebilir. Bir bakım yöneticisi iş talebini inceler ve ek ayrıntılar ekler, atamayı planlar ve bir teknisyene atar. İş talebi iş emrine dönüştürülmüştür.
Böylece, altı adımda bir kelime sırası formatı oluşturma prosedürünü/işlemini öğreneceğiz.

İş Emri Prosedürü/ Süreci

Herhangi bir bakım iş emrinin üç ana aşamadan oluşan bir yaşam döngüsü vardır: geliştirme, tamamlama ve kayıt. Bu aşamaları birkaç aşamaya ayırabiliriz. Her adımı anlamak ve sağlam bir iş emri süreci/prosedür sağlamak, projelerin tek bir aşamada takılıp birikmeye dönüşmesini engeller.

Adım 1: Görevi tanımlayın.

Bakım faaliyetleri iki kategoriye ayrılır: planlı bakım ve plansız bakım. Beklenen bakım, düzenli kontroller gibi önceden bildiğiniz tüm işleri içerir ve planlanmamış bakım, öngörülemeyen bir arıza gibi tahmin edemediğiniz her şeyi içerir.

Adım #2: Bir onarım gönderimi yapın.

Burada iş tanımlarını derler ve daha sonraki işlemler için bakım ekibine gönderirsiniz. Örneğin bir bilgisayar arızalanırsa, operatör bir iş talebi oluşturur ve bunu bakıma gönderir. Bir iş planlandığında, uygun zamanda bir iş emri oluşturulur ve etkinleştirilir.

Adım #3: İş sırasını önceliklendirin ve planlayın.

Çoğu zaman, bazı meslekler diğerlerinden daha fazla zamana ihtiyaç duyar. Yanmış bir ampulün hemen onarılması gerekmeyebilir, ancak hasarlı bir taşıma bandı bunu gerektirebilir. Bu yüzden masanıza gelen her iş emrine öncelik vermelisiniz.
Öncelik verdikten sonra artık plan yapmanın zamanı geldi. Sabit bir tarihe, beklenen bakım tetikleyicilerine veya özel zaman bloklarına göre koordine edilebilir. Bir son tarih belirlemek, herkesi sorumlu tutar ve aynı zamanda, çatlaklardan hiçbir şeyin kaçmamasını sağlayarak herkesi güncel tutar.

Adım 4: Görevi devredin ve tamamlayın

Artık bu sözleri kağıda dökmenin zamanı geldi. İş emrine bir teknisyen atanır ve görevi tamamlar. Dolayısıyla bu, beş dakikalık bir ekipman kontrolü kadar basit veya birkaç gün süren bir onarım işi kadar karmaşık olabilir.

Adım 5: İş emrini kapatın ve belgeleyin.

İş emri, tüm şartları yerine getirilene kadar kapatılacaktır. Yöneticilerin, yaptırım kriterlerini karşılamak için imzalaması gerekebilir. Bir iş emri tamamlandığında, gizlenir. Varlık geçmişlerini oluşturmak, önceki çözümleri değerlendirmek, denetimleri planlamak ve diğer görevler için iyi organize edilmiş bir iş emri günlüğü gereklidir.

Adım #6: İş emri gözden geçirilir

İş emirlerini gözden geçirmek faydalı ayrıntılar sağlar. Şirketinizi geliştirmek için kullanılabilecek süreçleriniz ve sistemleriniz hakkında fikir vereceklerdir. Günlük ayrıca teknisyenlerin eksik adımları veya bir sorun yeniden ortaya çıkarsa alternatif çözümleri kolayca belirlemesine yardımcı olur.

İş Emri Formatı için Bilgi

Genel olarak, fabrikanız tarafından üretilen diğer her şey gibi iş emirleri de iyi yapılmış ve hatasız olmalıdır. Sürecin bir adımı kapalıysa, tüm hattı etkileyebilir. Peki, harika bir iş emri formatı hangi bilgilerden oluşur?

• varlık: Hangi ekipman parçası onarım gerektirir?
• Sorun Açıklaması: Sorun tam olarak nedir? Arıza anında veya ondan önceki günlerde ne duydunuz, gördünüz, kokladınız veya hissettiniz?
• İş kapsamı: İşi tamamlamak için hangi işgücüne ihtiyacınız var? Hangi yetenekler gereklidir?
• Gerekli parça ve ekipmanlar: Değiştirilmesi gereken parçalar veya kullanılması gereken özel aletler var mı?
• Sağlık ve güvenlikle ilgili notlar: Hangi güvenlik protokollerine ve ekipmana ihtiyacınız var? Benzer bir konu veya varlık üzerinde çalışırken herhangi bir kaza veya ramak kala oldu mu?
• İstenen tarih: İş emri, talep edildiği gibi ne zaman üretildi ve sunuldu?
• Talepte bulunanın adı/departmanı/ilgili kişisi: Eseri kim yarattı ve teslim etti?
• Tamamlanması beklenen tarih: Bu çalışma ne zaman tamamlanmalıdır?
• Gerçek tamamlanma tarihi: İş ne zaman bitti ve kapandı?
• Beklenen çalışma saatleri: Çalışmanın tamamlanması ne kadar sürmelidir?
• Gerçek çalışma saatleri: İş emrini tamamlamak ne kadar sürdü?
• Görev kontrol listesi: Gerekli çalışmayı tamamlamak için adım adım bir kılavuz var mı?
• Öncelik: Bu çalışmanın önemi nedir? Hangisi: yüksek, orta veya düşük?
• Atandı: İşi kim yapacak? Birden fazla kişinin olması gerekli mi? Dışarıdan bir müteahhit kiralamak gerekli mi?
• Ilişkili belgeler: SOP'ler, kılavuzlar, diyagramlar, videolar, varlık geçmişi, satın alma siparişleri veya resimler gibi iş emrinin daha etkin bir şekilde yapılmasına yardımcı olacak kayıtlar var mı?

Bakım İş Emri Yönetimi

Harika bir iş emri formatı oluşturmak, sonuçları garanti etmez. Bir iş emrinin yaşam döngüsünü yönetmek için sağlam bir format, bir aşamadan diğerine sorunsuz bir şekilde geçmesini sağlar. Bu format, bir iş emrinde şeffaflık eksikliği, yüksek maliyetler, artan arıza süresi ve sakatlayıcı bir birikme listesi gibi çeşitli sorunlardan kurtulmanızı sağlar. Öyleyse, birkaç iş emri yönetim sisteminin avantaj ve dezavantajlarına ve bunların nasıl karşılaştırıldığına bir göz atalım.

Kalem ve kağıt

Artıları:

Kalem ve kağıdın icadından bu yana iş emirleri kalem ve kağıt ile yönetilmektedir. Yazılı iş emirleri hem ekonomik hem de tanıdıktır. Ayrıca kağıt herkesin aşina olduğu bir yöntemdir. Çok az hazırlık gerektirir, ilk maliyetler nispeten düşüktür ve önceki çalışmaları gözden geçirmeniz gerektiğinde bir kağıt izi vardır.

Eksileri:

Ancak bu sistemin bazı ciddi kusurları vardır. Kağıt dosyalar kolayca yanlış dosyalanır, yanlış yerleştirilir veya yok edilir. Bulmak, almak ve sıralamak için zaman alıcıdırlar. Raporları genellikle bir olaydan sonra sunduğumuz için, yanlış bilgilerin bir iş emrinde yerini bulması daha olasıdır. Kalem ve kağıt da daha yavaş işleniyor. Bu faktörler bir araya geldiklerinde işi verimsiz hale getirir ve uzun vadede size çok pahalıya mal olabilir.

Beyaz Tahtaların Kullanımı

Artıları:

Bakım departmanları için bir başka eski bekleme alanı beyaz tahtalardır. Malzemelerin maliyeti bütçeyi aşmaz ve tüm iş emirlerinin tek bir merkezi konumda görüntülenmesi ve güncellenmesi için mevcut olması kesinlikle uygundur.

Eksileri:

Kalem ve kağıt gibi beyaz tahtaların önemli sınırlamaları vardır. Kayıt tutmak çok büyük bir acıdır ve elde etmeyi başarabileceğiniz herhangi bir kayıttan bilgi çıkarmak da inanılmaz derecede zordur. Bu, varlık geçmişleri oluşturmayı, denetimlere hazırlanmayı ve iş emri raporları oluşturmayı neredeyse imkansız hale getirir. Operatörlerin ve teknisyenlerin iş emirlerini göndermek veya görüntülemek için merkezi bir konuma seyahat etmeleri gerektiğinden yönetim süreci genellikle yavaşlar.

Excel E-Tabloları

Artılar

Excel elektronik tabloları, kalem, kağıt ve beyaz tahtalara göre bir gelişmedir. Kağıt belgeleri dijital formata dönüştürerek imha veya kaybolma olasılığını azaltır. Bilgileri taramak ve bu bilgilere dayalı raporlar oluşturmak genellikle daha kolaydır.

Eksiler

Bununla birlikte, elektronik tablolar çıtayı biraz yükseltse de, bazı faktörler onu kullanım için kararsız bir temel haline getirir. Bazı elektronik tablolar tek bir ekrana kilitlendiğinden, bir iş emriyle ilgili en son ayrıntıların görülmesi imkansız hale gelir.

E-tablolar, bulut tabanlı olmasına rağmen, iş emirlerini otomatik olarak tetikleme yeteneğinden yoksundur ve bu da önleyici bakımın gerçekleştirilmesini inanılmaz derecede zorlaştırır. Verilerin girilmesi ve raporlanması, bilgi kadar bilgisayar başında uzun süreler geçirmeyi gerektirir. Ayrıca, iş emirlerinin ilerlemesini izleme konusunda sizi programın gerisinde bırakan bir sınırlama vardır.

CMM'ler (İnşaat Yönetim Sistemi) Yazılımı

Artıları:

Mobil ve bulut teknolojilerinin kullanılması, bilgisayarlı bakım yönetim sistemlerinin (CMMS) en önemli avantajlarından biridir. Bu tür bakım iş emri yazılımı, bakımdaki herkesin, ister arıza mahallinde isterse Hawaii sahilinde olsun, herhangi bir yerden gerçek zamanlı olarak görevleri oluşturmasını, izlemesini, tamamlamasını ve değerlendirmesini sağlar.

İş emirleri, varlık geçmişleri, notlar ve fotoğraflar teknisyenlerle birlikte gittikleri her yere götürülebilir. Raporlar ayrıca maliyet, verimlilik ve diğerleri gibi ölçümler için bakım iş emirlerindeki verileri de araştırır.

Bir CMMS aracılığıyla bir iş talebi göndermek, bakım dışında kalanlara o iş üzerinde daha fazla sahiplenme duygusu sağlayabilir. Ayrıca taleplerinin durumunu takip edebilir ve iş emirlerini çoğaltabilirler. Bu, tesisinizde TPM'yi artırmanın önemli bir yoludur ve görev güncellemeleri veya açıklama ihtiyacını azaltır.

Eksileri:

CMMS yazılımı geleceğin yolu olsa da, önceden daha pahalıdır, başarılı olmak için istisnai eğitim ve kültür gerektirir ve sıklıkla daha gelişmiş bakım teknikleri gerektirir. CMMS yazılımının kusurları olsa da, sistemin uzun vadeli faydaları, başlangıçtaki eksiklikleri telafi etmekten daha fazlasını sağlar.

İş emirleri, işletmelerin düzenlemelere uygunluğu sağlamasına nasıl yardımcı olabilir?

İş emirleri, gerekli görevlerin ve bakım faaliyetlerinin tamamlandığını belgeleyerek ve denetimler için uygunluk kaydı sağlayarak işletmelerin düzenlemelere uyum sağlamasına yardımcı olabilir.

Bir iş emri koordinatörünün rolü nedir?

Bir iş emri koordinatörünün rolü, iş emirlerinin oluşturulmasını, atanmasını ve tamamlanmasını yönetmek ve görevlerin zamanında ve bütçe dahilinde tamamlanmasını sağlamaktır.

İş emirleri işletmelerin müşteri hizmetlerini iyileştirmesine nasıl yardımcı olabilir?

İş emirleri, müşteri isteklerini ele almak ve çözüme yönelik ilerlemeyi izlemek için açık ve düzenli bir süreç sağlayarak işletmelerin müşteri hizmetlerini iyileştirmesine yardımcı olabilir.

İş emirleri departmanlar arasındaki iletişimi nasıl geliştirebilir?

İş emirleri, görevlerin belgelenmesi, sorumlulukların atanması ve ilerlemenin izlenmesi için merkezi bir platform sağlayarak departmanlar arasındaki iletişimi geliştirebilir, bu da işbirliğini geliştirebilir ve yanlış anlamaları azaltabilir.

İş emirleri, planlama ve kaynak tahsisi konusunda işletmelere nasıl yardımcı olabilir?

İş emirleri, gerçekleştirilecek işin, gereken kaynakların ve tamamlanma zaman çizelgesinin net bir görünümünü sağlayarak işletmelerin planlama ve kaynak tahsisinde yardımcı olabilir ve kaynakların daha etkin planlanmasına ve tahsis edilmesine olanak tanır.

İş emirleri, işletmelerin iyileştirme alanlarını belirlemesine nasıl yardımcı olabilir?

İş emirleri, tamamlanan görevlerin ve gereken zaman ve kaynakların bir kaydını sağlayarak işletmelerin iyileştirme alanlarını belirlemesine yardımcı olabilir; bu kayıtlar, verimsizlikleri ve iyileştirme alanlarını belirlemek için analiz edilebilir.

Sonuç

İş emirleri, mükemmel bakımın temel taşıdır. Düzgün yönetildiğinde, ekibe başarılı olmak için gereken tutarlılığı ve yapıyı sağlarlar.

İyi tasarlanmış bir bakım iş emri süreci/ prosedürü, önleyici bir bakım programının oluşturulmasını ve planlanmamış bakıma yanıt verilmesini kolaylaştırır. Böylece roller tanımlandı, iş akışları iyileştirildi, görevler izlendi ve bilgiler iyi belgelendi.

Bulmacanın son ve en önemli parçası, iş emirlerini yönetmek için en iyi yöntemleri ve süreçleri/prosedürleri seçmektir. Her şey bir araya geldiğinde, operasyon genişlemenin ve gelişmenin yeni yollarını ararken bakımın temellerini öğrenebilecek.

İş Emri SSS

İlgili Makaleler

1. Müşteri Siparişi Otomasyonu Süreç Adımları (+ Ücretsiz Müşteri Siparişi Formu Şablonu)
2. Para Siparişleri Nasıl Çalışır? (+Banka Kartları ile Nasıl Satın Alınır)
3. Kredi Kartı ile Havale Satın Alabilir misiniz? (Artılar ve eksiler)