İSTİSNAYLA YÖNETİM NEDİR?

Bir yönetici olarak, dikkatinizi, her biri ele alınması gereken en kritik sorun gibi görünen birden çok görev arasında bölebilmelisiniz. Bu oldukça külfetli olabilir. Neyse ki, işinizi daha az stresli hale getirmek için uygulayabileceğiniz bazı stratejiler var. İstisnai yönetim böyle bir stratejidir. Ve bu rehberde, aktif ve pasif yönetimi örnek olay olarak alarak, istisnalarla yönetimin üzerinde çalıştığı ilkeleri açıklayacağız. 

İstisnalara Göre Yönetim nedir?

İstisnai yönetim, bir şirketin finansal ve operasyonel sonuçlarını analiz etme ve yalnızca sonuçlar bütçelenen veya beklenen miktardan önemli ölçüde farklıysa sorunları yönetimin dikkatine sunma tekniğidir. Örneğin, harcama 10,000 doları aşarsa veya öngörülenden %20 daha yüksekse, firma kontrolörü yönetimi uyarmak zorunda kalabilir.

İstisnai yönetim yaklaşımının amacı, yalnızca işin beklenen yönü veya performansından en önemli sapmalarla yönetimi görevlendirmektir. Yöneticiler kuşkusuz bu daha büyük sapmaları ele almak ve düzeltmek için daha fazla zaman ayıracaktır. Küçük sapmalar alt düzey yöneticilerin dikkatine sunulurken, büyük sapmalar doğrudan üst yönetime bildirilecek şekilde kavram ince ayar yapılabilir.

İstisnalarla Yönetim Süreci Nasıl Görünüyor?

Genel fikri kavramak aslında oldukça basittir, ancak uygun şekilde uygulamaya koymak en kolayı değildir. Hedefleri veya normları belirlemek, seçilen hedeflerin performansını değerlendirmek, olası sapmaları incelemek ve istisnaları çözmek, süreç için gerekli olan tek hedeflerdir. Her bölüme ayrı ayrı bakalım:

#1. Hedefler veya standartlar oluşturmak

Prosedür seçim süreci, normların belirlenmesiyle başlar. Bir hamburger restoranınız olduğunu ve satışlar, giderler gibi şeyleri takip etmek istediğinizi varsayalım. Her görev ve işlem için bir standart veya hedef tanımlamanız gerekir. Standart kolayca ölçülebilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Örneğin, her ay satılan toplam hamburger sayısı olabilir. Bu, giderlerinizi karşılamak ve sürdürülebilir bir oranda gelişmeye devam etmek için satmanız gereken miktardır. Sonuç olarak, bu durumda satılan 15,000 burger olabilecek normu oluşturacaksınız.

#2. Performansı değerlendirmek ve normla karşılaştırmak

Normlar oluşturulduktan sonra, istisnai yönetim kullanmaya başlayabilirsiniz. Prosedürün en önemli yönü, gerekli veri setlerinin izlenmesi ve fiili performansın normları karşılayıp karşılamadığının belirlenmesidir. Tüm önemli verileri ve izleme sistemlerini gerçek zamanlı olarak topladığınızı doğrulamanız gerekir.

İzleme yöntemi, şirketinizin büyüklüğüne ve izlediğiniz verinin türüne göre değişiklik gösterebilir. Sizin için verileri toplamak ve sıkıştırmak için otomatik izleme araçlarını kullanabilir ve sonuçları görmenizi sağlayabilirsiniz. Diğer taraftan, sapmaları belirlemek için raporları manuel olarak inceleyebilirsiniz.

Mevcut performans hakkında veri toplamaya başladığınızda, bunu belirlediğiniz normlarla karşılaştırmaya başlayabilirsiniz. Bunu, normalden sapmaları tespit edebilmek ve sonra onlarla başa çıkabilmek için yapmak istiyorsunuz.

#3. Sapmanın incelenmesi

Performans verilerinizi normlarla karşılaştırırken iki olası sonuç vardır:

• Büyük bir değişiklik yoksa herhangi bir işlem yapmazsınız. Daha önce belirtildiği gibi, küçük değişikliklere yanıt vermeniz gerekmez.
• Büyük bir farklılık keşfederseniz, sorun hakkında uygun yönetim düzeyine bilgi vermenin bir sonraki adımına geçin. Bu, acil amiriniz veya üst düzey yönetiminiz olabilir. Yönteme bağlı olarak, bir yönetici olarak, sapmaya yanıt vermeli veya zincirin daha yukarılarına rapor etmelisiniz.

Sapmalar olduğu gibi kabul edilmemeli ve ancak istisnaların nedenlerini belirledikten sonra düzeltici faaliyet gerçekleştirilmelidir. İki şeyi aklınızda tutmalısınız. Yeni başlayanlar için, bir insan hatası veya başka bir anormallik duruma neden olmuş olabilir. Bu, ayrılığın göründüğü kadar şiddetli olmadığı anlamına gelebilir. Hatırlanması gereken ikinci şey, sapmaların her zaman düzeltilmesi gerekmediğidir. Bazı durumlarda, varyasyon belirli bir yöntemdeki ilerlemelerden kaynaklanabilir. Sonuç olarak, sapmanın temel nedenlerini belirlemeden asla bir sorunu çözmeye başlamayın.

#4. İstisna ile ilgilenmek

Daha sonra sapma ile başa çıkmak ve uygun şekilde yanıt vermek sorumlu yönetime bağlıdır. Anomalileri çözebilmeniz için önce temel nedenleri anlamalısınız. Bazı durumlarda normlarınızın ayarlanması gerekebileceğini unutmayın. Örneğin, hattınıza yeni bir ürün eklerseniz masraflarınız artmalıdır vb. Bu nedenle, istisna formülleriyle yönetiminizi basitçe uygulamak yerine, bunları düzenli olarak inceleyin.

İstisnalarla Yönetim İlkeleri

İstisnai yönetim, esas olarak, yönetimin politika girişimlerine ve kararlarına odaklanmasını sağlamakla ilgilenir, yalnızca önemli sapmalar ortaya çıktığında günlük faaliyetlere dahil olur. Peki ya temeller? İstisnai yönetimin çalışması için mevcut olması gereken temel ilkelerden bazıları nelerdir?

#1. metodik bir yaklaşım

İstisnalarla yönetim, çalışmak için metodik bir yaklaşım gerektirir. Uygulamada bu, organizasyonun tüm operasyonel talep ve gereksinimlerinin iyice anlaşılması ve ana hatlarının belirlenmesi gerektiği anlamına gelir. Esasen, şirket olan biten her şeyin farkında olmalı ve açık bir kurallar dizisine bağlı kalmalıdır. İstisnalarla yönetimin, iyi tanımlanmış bir dizi standart ve süreç olmadan başarılması imkansızdır. Basitçe söylemek gerekirse, normal veya sözde normun neye benzediğini bilmiyorsanız, sapmaları tespit edemezsiniz.

#2. Kapsamlı bir organizasyon politikası

Örgütsel politika kavramı sistematik yaklaşımın merkezinde yer alır. Kuruluşun, yönetimin ve işin diğer seviyelerinin uyması gereken hedefleri ve politikaları tanımlayan önceden belirlenmiş ve önceden belirlenmiş bir politikası olmalıdır. Ayrıntılı bir politikaya sahip olmak, yalnızca sapmaları belirlemeyi kolaylaştırmakla kalmayacak, aynı zamanda işin tüm seviyelerinin aynı standartları izlemesini sağlayacaktır.

#3. İstisnaların güçlü bir şekilde kavranması

Önceki öncül ile ilgili olarak, istisnai yönetim, tüm organizasyonun sapmaların farkında olmasını gerektirir. İstisnalar gizli tutuluyorsa veya yalnızca raporlama ekibi tarafından biliniyorsa sistemi çalıştıramazsınız. Ekip, kendilerinden ne beklendiğini ve neyin kırmızı bayraklar çıkarması gerektiğini ne kadar anlarsa, sorunları tanımak veya ortaya çıkmalarını önlemek o kadar kolay olur.

#4. Yetkinin uygun dağılımı

Süreç ve yapının çalışması için uygun bir yetki devri ilkesi oluşturulmalıdır. Daha önce belirtildiği gibi, sapmalar genel olarak olağan ve olağandışı davranışlar olarak sınıflandırılabilir. Otorite için bu bölünmenin net bir şekilde anlaşılması ve iyi kurulmuş bir komuta yapısı olmalıdır. Bir sorun veya istisna oluştuğunda, çalışanlar ve yöneticiler kendilerinden ne yapmaları beklendiğini anlamalıdır.

#5. Astların sürekli gelişimi

Son olarak, birçok yönetim teorisi ve stilinde olduğu gibi, ast geliştirme, istisna çerçevesi ile yönetiminize dahil edilmelidir. Yaklaşımın yararları ve sakıncalarına daha sonra gireceğim, ancak sistemin personel için kolay olmadığını bilmelisiniz.

Yönetim, bir sorun olması durumunda astları yalnızca proaktif olarak devreye soktuğu için, personelin mümkün olduğunca yetenekli olmasını sağlamalısınız. Sadece stil konusunda değil, aynı zamanda astın rolünün diğer yönleri hakkında da eğitim vermelisiniz. Ayrıca, eğitim, bireyin yönetsel niteliklerini geliştirmeye odaklanmalıdır. Bu, kuruluşunuza daha sorunsuz halefiyet alternatifleri sunacak ve sonraki yöneticilerin kuruluş içinden gelmesini sağlayacaktır.

İstisnalarla Yönetimin Faydaları Nelerdir?

• Yönetimin gözden geçirmesi gereken finansal ve operasyonel sonuçların sayısını azaltarak zamanlarını daha iyi kullanır.
• Minimal düzeyde istilacı bir raporlama seçeneği, önceden belirlenmiş istisna seviyelerini içeren raporları belirli aralıklarla otomatik olarak yazdırmak için muhasebe sistemine bağlı rapor yazıcısını yapılandırmaktır.
• Bu kavram, çalışanların şirketin bütçelenmiş sonuçlarını elde etmek için kendi yaklaşımlarını benimsemelerini sağlar. Yönetim sadece istisnai durumlar varsa müdahale eder.
• Şirketin denetçileri, yıllık denetim faaliyetlerinin bir parçası olarak, büyük sapmalar hakkında bilgi alacaklardır, bu nedenle yönetim, denetimden önce bu konuları analiz etmelidir.

İstisnaya Göre Aktif Yönetim

İstisnalara göre aktif yönetim, liderlerin hem faaliyetleri hem de sonuçları kontrol etmesini ve izlemesini gerektirir. İstisnaya göre liderlik, bir sorunun ilk belirtisinde müdahale ederek durumu düzeltmek ve düzeltmek için buna neden olan ekip üyesini azarlamak.

Daha ileri gitmeden önce, İşlemsel liderliğin ne olduğunu anlayalım, istisna yoluyla aktif ve pasif yönetim kavramını daha iyi anlamamıza yardımcı olacaktır.

İşlemsel Liderlik 

İşlemsel liderlik, dönüşümcü liderliğin daha yönlendirici ve daha az ilgi çekici kardeşidir, ancak tümü Tam Kapsamlı Liderlik Modelinin bir parçası olan laissez-faire liderliğinden marjinal olarak üstündür.

Bu liderlik türü, farklı başarı seviyeleri için tanımlanmış bir ödül ve ceza yapısına dayanmaktadır. İnsanlar ve bağlantılardan ziyade sonuçlara, verimliliğe ve performansa vurgu yapmasıyla dönüşümcü liderlikten ayrılır.

İşlemsel liderliğin üç farklı bileşeni veya tekniği vardır: istisnalarla aktif yönetim, istisnalarla pasif yönetim ve koşullu ödül. 

İşlemsel Liderlikte İstisnaya Göre Aktif Yönetim

Yönetici veya lider, ekip üyelerinin çalışmalarını istisna, kontrol, denetleme ve doğrulama yoluyla aktif yönetimde çalışma boyunca yer alır. Bu samimi katılım nedeniyle, lider bazen sorunları çok geç olmadan fark edebilir ve tepkilerden tamamen kaçınılsa bile düzeltici adımlar uygulanabilir. Bu, istisna yoluyla pasif yönetimden farklıdır.

İstisna yöneticisi tarafından aktif yönetim, yalnızca sorunları önlemekle kalmaz, aynı zamanda çalışanlara ne yapmaları gerektiğini gösteren ve yol gösteren, sürekli olarak mevcuttur. Bu, ekip üyelerinin hatadan kaçınma hakkında daha fazla bilgi edinmelerine ve liderlerinden daha doğrudan koçluk almalarına olanak tanır. Hız belirleyici liderliğe benzer şekilde, lider başkalarının izlemesi için iyi bir örnek oluşturabilir.

Ancak, istisnalarla aktif yönetim, istisnalarla pasif yönetim gibi, aynı şekilde olumsuzluklara ve hataları önlemeye odaklanır; reaktif olmaktan çok proaktiftir.

İstisnalarla aktif yönetim, çoğu işlemsel liderlik yaklaşımı gibi, az sayıda eylem ve görevin tamamlandığı ve ürünün kendisi için konuştuğu tekrarlayan bağlamlarda iyi çalışır.

İstisna liderliği ile etkin aktif yönetimin anahtarı, hataları erken fark edecek kadar gerçek işe yeterince yakın olmak ve aynı zamanda personelin bu durumlardan öğrenmesini sağlamak ve gelecekteki istisnaların şansını azaltmaktır.

İstisnalarla Aktif Yönetimin Etkili Olabileceği Durumlar

İstisnaya göre aktif yönetim, aşağıdaki senaryolarda etkili olabilir:

• Hazır yemek restoranları 
• Temizlik hizmetleri 
• Lojistik ve depolama
• Montaj
• Tarım ve düşük ve orta karmaşıklıktaki üretim ortamları, el emeği gerektirir.

İstisnalarla pasif yönetim gibi, istisna liderliğiyle aktif yönetimin gerçek kısıtlamaları vardır. İstisnalara odaklanmak hedeflerinizi sınırlar ve vizyon, katılım, motivasyon vb. gibi daha büyük resme çok az vurgu yapılır veya hiç vurgu yapılmaz. Hayati olan bir miktar sürekli gelişme sağlar, ancak genel iyileştirmeden çok zorluklardan kaçınmakla ilgilidir.

İstisnalara Göre Aktif Yönetim Çalışır mı?

İstisna yoluyla aktif yönetim, pasif yönetimden daha iyi çalışır, ancak koşullu ödül veya dönüştürücü liderlik kadar iyi çalışmaz. İnsanların maaşları için sadece saatlerini harcadıkları tekrarlanan ortamlarda bile, vizyoner bir lider her zaman bağlılık oluşturmak için kapsayıcı bir amaç bulabilir, böylece performansı artırır ve çalışan devrini azaltır.

İyileştirme özlemleri ve çevrelerindeki insanları iyileştirme hırsı ve amacı olan liderler, işe katılımı da içerse, bu daha temel liderlik biçimiyle yetinmemelidir.

MBO Nedir, Avantajları ve Dezavantajları?

Hedeflere göre yönetim (MBO), bir yöneticinin ve bir çalışanın belirli performans hedefleri üzerinde anlaştıkları ve daha sonra bunları başarmak için bir strateji tasarladıkları bir prosedürdür. Avantajları şunları içerir:

• Hedeflere göre yönetim (MBO), hedefleri tanımlamaya ve kontrol etmeye odaklanan amaca yönelik bir strateji olduğundan, yöneticileri derinlemesine planlamaya teşvik eder.
• Hem yönetim hem de astlar kendilerinden ne beklendiğini anladıkları için iş belirsizliği veya karışıklığı yoktur.
• Yöneticiler, bu hedefler için ölçülebilir hedefler, performans standartları ve öncelikleri tanımlamalıdır. Ayrıca personelin görev ve yetkileri net bir şekilde tanımlanmıştır.
• Bireylerin şirketin hedefleri hakkında farkındalığını arttırır. 
• Sıklıkla çalışanların ek eğitime ihtiyaç duyduğu alanları göstererek kariyer gelişimi sağlar.
• Periyodik değerlendirme yöntemi, astları performansları hakkında bilgilendirir. MBO, tanımlanabilir hedeflere büyük önem verdiğinden, ölçme ve değerlendirme daha objektif, spesifik ve adil olabilir.
• Yönetim ve çalışanlar arasındaki iletişimi güçlendirir.

Dezavantajları şunları içerir:

• MBO, ancak üst yönetimin tam olarak desteklemesi durumunda başarılı olabilir.
• Astlar, hedeflere göre yönetime (MBO) karşı çıkabilir.
• Çok fazla evrak işi var ve yöneticinin çok fazla zamanını tüketiyor.
• Vurgu kısa vadeli hedefler üzerindedir.
• Çoğu yönetici, sıklıkla gerekli olan koçluk ve danışmanlık gibi kişiler arası etkileşimlerde uygun becerilerden yoksun olabilir.
• MBO sisteminin tahmin ve bütçeleme gibi diğer sistemlerle olan arayüzü oldukça yetersizdir. Bu, tüm sistemlerin genel çalışmasını zorlaştırır.
• Grup hedeflerine ulaşmak daha zordur.

İstisnalara Göre Yönetim ve Hedeflere Göre Yönetim Arasındaki Fark Nedir?

Hedefe Göre Yönetim (MBO) ve İstisnaya Göre Yönetim (MBE) arasındaki temel fark, MBO'nun kuruluş için belirli hedeflerin işbirliği içinde belirlendiği bir süreç olması, MBE'nin ise yönetimin zamanını yalnızca bu durumları araştırmaya ayırdığı bir politika olmasıdır. gerçek sonucun farklı olduğu.

İstisna yoluyla yönetimin temel amacı nedir?

İstisnalarla yönetim, insanları inisiyatif almaya ve kendi işlerinin ve inisiyatiflerinin sorumluluğunu üstlenmeye teşvik eden bir liderlik yaklaşımıdır. İstatistiksel olarak önemli olan aykırı değerleri sıfırlamayı ve incelemeyi gerektirir.

İstisnalara göre yönetim neden etkili bir stratejidir?

İstisnai yönetim, gözden geçirilmesi gereken finansal ve operasyonel sonuçların sayısını azaltarak yönetimin zamanını daha iyi kullanır.

Sonuç olarak,

İstisnai yönetim, yöneticinin tüm dikkatinin en acil konulara odaklanmasını sağlamak için mükemmel bir yönetim tekniğidir. Dikkati odaklamaya ve gerçek sorunların öncelikli olduğu bir ortam yaratmaya yardımcı olabilir. Gerçekten de, istisna yoluyla yönetim, günlük aktivitelerin organize edilmesinden uygun güç yapılarının oluşturulmasına kadar görevlerin önceliklendirilmesi için yararlı bir teknik olabilir. Şirketin en yüksek standartları karşılamasını sağlamaya yardımcı olabilir.

Sık Sorulan Sorular

İstisnai yönetim iyi midir?

İstisnai yönetim, herhangi bir firma için harika bir kavramdır. Yöneticiler, tüm iş biriminden ziyade şirket performansına odaklanmak için bunu kullanır.

MBE'yi kim geliştirdi?

1968 civarında, iki Amerikalı fizikçi, Çin doğumlu Alfred Y. Cho ve John R. Arthur, Jr., Bell Laboratuvarlarında temel MBE teknolojisini geliştirdi.

İstisnai olarak pasif yönetim nedir?

İstisna yoluyla pasif yönetim, hataların veya sorunların artık gözden kaçırılamayacağı zamana kadar eylemi ertelemek anlamına gelir.

İlgili Makaleler

1. Yönetim Satın Alma: Yönetim Satın Alma Süreci ve Finansman Rehberi
2. İş mentorluğundan nasıl yararlanılır
3. Nokia ve Blackberry'yi öldüren girişimcilerin 4 kötü alışkanlığı ve bundan öğrenmeniz gerekenler.
4. Yönetici Özeti: İş Planı ve Banka Kredileri İçin Yönetici Özeti Nasıl Yazılır

Referanslar

• Accountingtools.com
• akıllılık.com
• Liderlikhoy.com