Bilgi, her şirket için değerli bir varlıktır ve bu bilgiyi etkili bir şekilde yönetmek, depolamak ve yaymak iş başarısı için çok önemlidir. Gerçek ticari faydalar sağlayan doğru süreçlerle bu bilgiyi tanımlayabilir, sürdürebilir ve tüm çalışanların kullanımına sunabilirsiniz. Bu arada, bilgi yönetiminin anlamını ve türlerini, sürecini, araçlarını, teorisini ve bu fikri kavramak için örnekleri öğrenin.
Bilgi Yönetimi Nedir?
Bilgi yönetimi (KM), örgütsel hedefleri desteklemek için bilgiyi tanımlama, yaratma, temsil etme, dağıtma ve dağıtma için sistematik bir süreçtir. Bilgiyi yönetmek için kullanılan teknolojileri, araçları, yöntemleri ve uygulamaları içerir.
KM, bilgi bilimi, antropoloji, sosyoloji, psikoloji ve bilgisayar bilimi dahil olmak üzere çeşitli disiplinlerden gelen bilgileri kullanan çok disiplinli bir alandır. Bilgi yönetimine genellikle örgütsel performansı iyileştirmek için bir strateji, teori veya bir dizi uygulama olarak yaklaşılır. İşletmeler, okullar, devlet kurumları ve kar amacı gütmeyen kuruluşlar dahil olmak üzere endüstrilerde ve kuruluşlarda keşfedebilirsiniz.
Ayrıca, bilgi yönetiminin kendine özgü teorisi, türleri, süreçleri ve hatta şirketlerin oluşturup çalışanları arasında paylaşabileceği araçları vardır. Bu, bilgi yönetimine yaklaşmak için birçok farklı yol kullanabileceğiniz anlamına gelir, ancak bunların tümü, kurumsal hedeflere ulaşmak için bilgi oluşturmayı, paylaşmayı ve kullanmayı içerir. KM, bilgi yakalama, bilgi paylaşımı, bilgi kullanımı, bilgi değerlendirmesi ve bilgiye dayalı karar verme gibi birçok aktiviteyi içerir.
KM'nin amacı, kuruluşların bilgilerinden değer yaratmalarına ve performanslarını geliştirmelerine yardımcı olmaktır. BY'nin kökleri, organizasyonlarda bilginin önemini vurgulayan Peter Drucker ve Alfred Chandler gibi erken dönem yönetim düşünürlerinin çalışmalarına dayanmaktadır. 1970'lerde ve 1980'lerde birçok akademisyen ve uygulayıcı, bilgiyi yönetmek için yöntemler ve araçlar geliştirmeye başladı. Daha sonra, 1990'larda BY'ye adanmış profesyonel kuruluşların, dergilerin ve konferansların kurulmasının ardından BY daha resmi bir alan haline geldi.
4 Tür Bilgi Yönetimi Nedir?
Dört tür bilgi yönetimi; açık bilgi, örtük bilgi, örtük bilgi ve prosedürel bilgidir. Bu tür bilgi yönetiminin artıları ve eksileri vardır ve bunları aşağıda daha iyi anlayacaksınız:
1 numara. Açık Bilgi
Açık bilgi, bir kuruluş içindeki bireylerin erişmesi ve kullanması için kodlanmış ve kaydedilmiş bilgi veya bilgidir. Bu tür genellikle veritabanlarında, dosyalarda ve diğer belge türlerinde depolanır. Bir kişiden diğerine veya bir kuruluştan diğerine kolayca aktarabilirsiniz.
Kuruluşlar, çalışanlar arasında en iyi uygulamaları, süreçleri ve prosedürleri paylaşmak için genellikle açık bilgileri kullanır. Bu nedenle, kuruluşun verimliliğini ve etkinliğini artırmak için kullanabilirsiniz. Ek olarak, açık bilginin aktarılması ve paylaşılması, kodlanması ve belgelenmesi daha zor olan zımni bilgiye göre genellikle daha kolaydır.
2 numara. Örtük Bilgi
Örtük bilgi, bilinçli olarak edinilen veya hatırlanan değil, deneyim ve tekrar yoluyla öğrenilen bilgi türüdür. Bu tür genellikle beceri eğitimi ve alıştırma yoluyla olur ve ifade etmesi veya aktarması zordur. Bunun nedeni, insanların günlük deneyimler yoluyla ve başkalarının etrafında ya da bilinçli olarak öğrendikleri bir şey yoluyla edindikleri için, kolayca söze dökülmemesi ya da yazıya dökülmemesidir.
Örneğin, bisiklete binmeyi öğrenen bir kişinin nasıl yapılacağının mekaniklerini açıklaması pek olası değildir, ancak bunu düşünmeden yapabilir. Benzer şekilde, iki dilli bir kişinin her iki dil için de gramer kurallarını açıklaması pek olası değildir, ancak her ikisini de akıcı bir şekilde konuşabilir.
Ayrıca, örtük bilgi genellikle kişinin bilinçli olarak erişebileceği ve ifade edebileceği türden açık bilgi ile karşılaştırılır. Ancak, her iki bilgi türünün de etkili işleyiş için önemli ve gerekli olduğuna dikkat edin. Örneğin, bisiklete nasıl binileceğine dair yalnızca açık bilgiye sahip olan bir kişinin, üstü kapalı ve açık bilgiye sahip biri kadar etkili bir şekilde bisiklet sürmesi muhtemel değildir. Benzer şekilde, bir dilin gramer kurallarını ifade edebilen bir kişi, dilin açık ve örtük bilgisine sahip biri kadar akıcı olmayabilir. dolayısıyla örtük bilgi, bireyin bir görevi yerine getirme yeteneğidir.
#3. Örtük bilgi
Örtülü bilgi, kelimelerle ifade edilmesi zor olan bilgi türüdür. İnsanların deneyim ve uygulama yoluyla edindikleri teknik bilgi, beceri ve yeteneklerdir. Örtülü bilgi genellikle kişiseldir ve bağlama özgüdür ve başkalarıyla aktarmayı veya iletişim kurmayı bu kadar zorlaştıran da budur.
Ek olarak, zımni bilgi, mühendislikten tıbba ve aşçılığa kadar pek çok meslekte önemli bir bileşendir. Sorunları gidermelerine, yaratıcı çözümler bulmalarına ve sağlam kararlar vermelerine olanak tanıyan bilgidir. Genellikle başarı ve başarısızlık arasındaki farktır.
Bununla birlikte, zımni bilginin zorluğu, onu şişeleyip satmanın zor olmasıdır. En iyi şekilde çıraklık ve mentorluk yoluyla aktarılan bilgidir. Sınıfta ders vermek zordur. Yine de, birçok insanın günlük faaliyetleri için çok önemlidir.
#4. Prosedürel bilgi
İşlemsel bilgi, insanların belirli görevleri yerine getirmesini sağlayan türdür. Bazen "know-how" olarak da adlandırılır. Genel olarak, insanlar onu deneyim ve uygulama yoluyla edinir ve ifade etmesi her zaman kolay değildir.
Prosedürel bilginin faydalarından biri, insanların işlerinde daha verimli ve etkili olmalarına yardımcı olabilmesidir. Örneğin, belirli bir tür makineyi nasıl çalıştıracağını bilen biri, bu tür bir makineyi kullanmayan birinden daha hızlı ve etkili bir şekilde yapabilir.
Prosedürel bilgi, problem çözmede de yardımcı olabilir. Örneğin, birisi bozuk bir ekipmanı nasıl tamir edeceğini bulmaya çalışıyorsa, ekipmanın nasıl çalıştığını anlarsa cevabı daha hızlı bulabilir.
Bilgi Yönetiminin 5 Bileşeni Nelerdir?
Bilgi yönetiminin beş bileşeni şunlardır:
#1. strateji
Strateji, organizasyonel hedeflere ulaşmak için proaktif planlama ve karar verme olduğu için bilgi yönetiminin kritik bir bileşenidir. Sağlam bir strateji olmadan, kuruluşlar muhtemelen amaç ve hedeflerine ulaşmak için mücadele edeceklerdir. Etkili bir strateji geliştirmek için kuruluşların amaçlarını, hedeflerini ve kendilerine sunulan kaynakları anlamaları gerekir.
Ayrıca, hedeflerine ulaşmayla ilgili riskleri ve fırsatları belirlemeli ve değerlendirmelidirler. Ancak o zaman arzu ettikleri sonuçlara ulaşmak için sağlam bir strateji geliştirip uygulayabilirler.
#2. İşlem
“Süreç” terimi bilginin yaratılmasını, saklanmasını ve yayılmasını içerir. Bu, bilgilerin edinilmesini, saklanmasını, organize edilmesini ve geri alınmasını içerir. Kuruluşların performanslarını geliştirmelerine ve daha iyi kararlar almalarına yardımcı olur. Ek olarak süreç, bilgi yönetiminin kritik bir parçasıdır çünkü kuruluşların bilgilerinden değer yaratmasına yardımcı olur.
#3. teknoloji
Teknoloji, bir kuruluş genelinde bilginin toplanmasına, depolanmasına ve dağıtılmasına yardımcı olduğundan, bilgi yönetiminin kritik bir bileşenidir. Ayrıca araştırma ve geliştirme yoluyla yeni bilgi yaratmaya da gidebilir. Bu nedenle, teknolojiden yararlanmak, kuruluşların rekabet avantajı oluşturmasına ve genel performanslarını iyileştirmesine yardımcı olabilir.
#4. İnsanlar
Bilginin yaratıcısı ve kullanıcısı olduğu için insan en önemli bileşendir. İnsanlar olmadan yönetilecek bilgi de olmazdı. Bunlar, üst düzey yönetimi, meslektaşlarına ilham veren grup liderlerini, yürütmeyi yöneten temel bilgi yönetimi ekibini ve son olarak sürece katkıda bulunan ve süreci kullanan personeli içerir.
# 5. Gelişme
İyileştirme, kuruluşların istenen sonuçlara yol açacak değişiklikleri belirlemesine ve uygulamasına yardımcı olan bir süreçtir. İyileştirmeye yönelik pek çok yaklaşım vardır, ancak hepsinin ortak bir amacı vardır: daha iyi bir organizasyon yapmak ve performansını iyileştirmek.
Dolayısıyla, bir kuruluş süreçlerini ve prosedürlerini sürekli olarak geliştirirse, daha verimli ve etkili hale gelebilir. İyileştirme ayrıca kuruluşun en son trendlere ve teknolojilere ayak uydurmasına yardımcı olacaktır.
Bilgi Yönetimi Süreci
Bilgi yönetimi süreci, kuruluşların bilgiyi tanımlamasına, yakalamasına ve paylaşmasına yardımcı olan bir çerçevedir. Dört adımdan oluşur: tanımlama, toplama, düzenleme ve yayma.
İlk adım olan tanımlama, hangi bilgiye ihtiyaç duyulduğunu ve nerede bulunduğunu belirlemeyi içerir. İkinci adım olan toplama, bu bilgiyi toplamayı içerir. Üçüncü adım olan iyileştirme, bilgiyi düzenlemeyi ve depolamayı içerir. Dördüncü adım olan yayma, bilginin ihtiyacı olanlarla paylaşılmasını içerir.
Bu nedenle, bilgi yönetimi süreci kuruluşlar için değerli bir araçtır çünkü bilgi varlıklarından en iyi şekilde yararlanmalarına yardımcı olur.
Bilgi Yönetimi Araçları
Kuruluşların kullanabileceği çeşitli bilgi yönetimi araçları vardır ve en etkili araç kuruluşun özel ihtiyaçlarına bağlıdır.
Yaygın bir tür, çalışanların erişebileceği bilgileri toplayan bir bilgi tabanı aracıdır. Şirket prosedürleri, ürün bilgileri veya müşteri kayıtları hakkında bilgi depolamak için bilgi tabanlarını kullanabilirsiniz.
Başka bir tür, belgeleri saklayan ve izleyen bir belge yönetim sistemidir. Müşteri sözleşmeleri, çalışan kılavuzları veya ürün özellikleri gibi bilgileri depolamak için kullanabilirsiniz.
Diğer bilgi yönetimi araçları şunlardır:
- Müşteri hizmetleri bilgi tabanı.
- Ürün bilgisi yönetim sistemi.
- Envanter yönetim sistemi.
- Öğrenme yönetim sistemi (LMS), vb.
Bilgi Yönetimi Teorisi
Bilgi yönetimi teorisi, kuruluşların bilgiyi nasıl yönettiğini ve kullandığını araştırır. Organizasyonlar içinde bilgi yaratma ve paylaşmaya odaklanır. Bilgi yönetimi teorisinin amacı, kuruluşların bilgilerini daha etkin bir şekilde yönetmelerine yardımcı olmaktır.
Her biri kendine özgü bakış açısına sahip çok sayıda bilgi yönetimi teorisi vardır. Bazı teoriler, kaynak temelli görüşü, sosyal yapılandırmacılık perspektifini ve örgütsel öğrenme teorisini içerir. Bu teorilerin her birinin güçlü ve zayıf yönleri vardır ve kuruluşlar, hangi teorinin ihtiyaçlarına en uygun olduğunu dikkatlice düşünmelidir.
Bilgi Yönetiminin İlk 5 Faydası Nelerdir?
KM'nin en önemli 5 faydası:
- Bilginin alınması ve kullanılmasıyla ilgili maliyetlerde azalma.
- Daha iyi bilgi yönetiminin bir sonucu olarak artan verimlilik ve üretkenlik.
- Bir kuruluş genelinde geliştirilmiş iletişim ve işbirliği.
- Daha iyi bilgi yönetiminin bir sonucu olarak azaltılmış bilgi kaybı riski.
- Değişikliklere ve zorluklara hızlı tepki verme yeteneği artar.
Bilgi Yönetimi Stratejisi Nedir?
Bir bilgi yönetimi stratejisi, bir kuruluşun bilgiyi nasıl tanımlayacağına, yakalayacağına, depolayacağına ve paylaşacağına ilişkin bir plandır. Bilgiyi yönetmek için hem süreçleri hem de teknolojileri içerir.
Etkili bir KM stratejisi, bir kuruluşun karar vermeyi iyileştirmesine, verimliliği artırmasına ve yeniliği artırmasına yardımcı olabilir. Ayrıca, müşteri hizmetlerinin iyileştirilmesine ve daha bilgili ve ilgili bir iş gücünün oluşturulmasına yardımcı olabilir.
İyi Bir Bilgi Yönetim Sistemini İyi Yapan Nedir?
İyi bir bilgi yönetim sisteminin kullanımı kolay olmalı ve kullanıcıların ihtiyaç duydukları bilgileri hızlı bir şekilde bulmalarına izin vermelidir.
Bilgi Yönetimi Nedir ve Örneği?
Bilgi yönetimi, örgütsel hedeflere ulaşmak için bilgiyi organize etme, yönetme ve kullanma sürecidir. Bilgi yönetimine iyi bir örnek, bir şirketin karar verme için çalışan fikirlerini toplaması ve saklamasıdır.
Bilgi Yönetimi Nedir ve Amacı?
Bilgi yönetimi, kuruluşların üretkenliği ve karar vermeyi geliştirmek için bilgiyi tanımlamasına, yakalamasına, düzenlemesine, paylaşmasına ve kullanmasına yardımcı olan bir süreçtir.
Bilgi Yönetim Sistemlerine Bazı Örnekler Nelerdir?
Bazı örnekler kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemlerini, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemlerini ve belge yönetim sistemlerini içerir. Bu sistemler kuruluşların bilgileri depolamasına, düzenlemesine ve almasına yardımcı olur.
Sonuç
Sonuç olarak, bilgi yönetimi bilgiyi edinme, depolama ve kullanma sürecidir. Bilgiyi yönetmek için araçlar ve tekniklerin yanı sıra sürece rehberlik edecek bir teori içerir. Farklı bilgi yönetimi türleri vardır ve her birinin avantaj ve dezavantajları vardır.
Bilgi yönetimi birçok süreç ve araç içerirken, bilgi yönetimi uygulamalarına rehberlik etmesi için farklı teoriler kullanabilirsiniz. Nihayetinde, kuruluşunuz için en iyi tür, kuruluşun özel ihtiyaçlarına ve hedeflerine bağlıdır.
İlgili Makaleler
Referans
