Bir HRIS size çalışan sayısı, ciro ve diğer önemli ölçümler hakkında bilgi vererek iş gücünüzü planlamanıza yardımcı olabilir. İşe alma, işten çıkarma ve işten çıkarmalar dahil olmak üzere personel alımı hakkında daha iyi kararlar almak için bu verileri kullanabilirsiniz. Öte yandan, HRIS analisti, kuruluşların insan kaynaklarını yönetmelerine yardımcı olmak için veritabanlarını ve bilgisayar sistemlerini yönetir. HRIS kullanmanın birçok faydası vardır. Bu yazıda, en iyi HRIS sistemleri, kullanımları ve faydaları hakkında bilgi edineceğiz.
HRIS Nedir?
HRIS, İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin kısaltmasıdır. Bir kuruluşun çalışanları hakkında bilgi toplayan ve depolayan bir sistemdir. Genel olarak İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi, tam bir İKY için gerekli tüm özellikleri içerecektir. İşe alma, performans yönetimi, öğrenme ve gelişim ve diğer işlevler için bir sistemdir.
İnsan Kaynakları Bilgi Yazılımı, HRIS'in başka bir adıdır. Bu biraz kafa karıştırıcı çünkü farklı sistemlerin farklı yazılımları çalıştırabileceğini ima ediyor. Ancak durum böyle değil. İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi aslında bir İK yazılımı parçasıdır.
Aynı şekilde, İK bilgi sistemleri şirketin ağında veya günümüzde daha yaygın olarak bir bulut hizmetinde çalışabilir. Bu, İK yazılımının şirket duvarlarının dışında çalıştığı ve güncellemeleri çok daha kolay hale getirdiği anlamına gelir.
HRIS Sistemini Kimler Kullanır?
İK uzmanları, çalışan verilerini yönetmek için HRIS'i kullanır. Bilgileri tek bir yerde birleştirir ve birçok elektronik tablo, veri tabanı ve kağıt ihtiyacını ortadan kaldırır.
5 Farklı HRIS Sistemi Türü Nelerdir?
Tüm HRIS sistemlerinin paylaştığı birkaç özellik vardır. İK profesyonellerine otomasyon, self servis, merkezi veritabanları ve yetenek yönetiminin avantajlarını sunarak işlerini daha iyi yapmalarına yardımcı olurlar. Sonunda, bu bir bütün olarak organizasyon için iyidir. Bunun dışında, her bir HRIS türünün benzersiz bir dizi özelliği vardır. İşte beş farklı HRIS sistemi türüne ve en çok yararlandıklarına genel bir bakış.
1 numara. operasyonel
Çalışan profilleri, iş tanımları ve çalışan performansı incelemeleri gibi İnsan Kaynakları bilgileri, fonksiyonel İK sistemleri tarafından derlenir ve raporlanır. İK yöneticilerine performans yönetimi, terfiler, işe alma ve şirket içi personel değişiklikleri konusunda yardımcı olurlar.
Ayrıca, operasyonel İK sistemleri, çeşitli kuruluşlarda standart İK işlevlerine yardımcı olabilir. İnsan kaynakları departmanınız sıradan insan yönetimi görevlerine çok fazla zaman harcıyorsa veya personeliniz hakkında bilgi aramak için kağıt yığınları veya dijital belgeler arasında arama yapıyorsa, etkili bir HRIS sistemi ihtiyacınız olan şey olabilir.
2 numara. Taktik
Taktik HRIS sistemleri, insan kaynakları süreçlerini yönetir. Bu, diğer şeylerin yanı sıra işe alma, eğitim, tazminat ve boş pozisyonları içerir. Bunlar, kaynak tahsisi, iş analizi ve geliştirme hakkında büyük ölçekli kararlar almak için daha kullanışlıdır. Taktik İK sistemleri, sendika bilgileri, rakip verileri, hükümet gereksinimleri vb. gibi dahili rakamlar dışındaki verilerle ilgilenir.
Taktik İK sistemleri, daha küçük günlük görevlerde yardıma ihtiyaç duyanlardan ziyade kaynaklarla ne yapılacağı konusunda makro düzeyde kararlar alma konusunda yardıma ihtiyaç duyan kuruluşlar için en uygun olanıdır.
#3. Kapsamlı
Kapsamlı bir HRIS, operasyonel, taktik ve stratejik konular dahil olmak üzere İK'nın tüm yönleriyle ilgili olan yukarıdaki türlerin bir melezidir. Bunlar, aşağıdakiler gibi çok çeşitli İK ile ilgili görevlerin kolay gözden geçirilmesi ve yönetimi için sorunsuz bir veritabanı ve platform görevi görür:
- Çalışan bilgileri
- İş analizi ve tasarımı
- İK dosyaları
- İşe alım ve işe alım detayları
- Çalışan güvenliği yönergeleri
- Beceri envanteri
- Açık pozisyonlar
- Performans Yönetimi
- Tazminatlar ve kazançlar
- Eğitim ve Geliştirme
Kapsamlı bir HRIS, neredeyse tüm İK işlevlerini yerine getirmek için gereken tüm bilgileri depolamak ve görüntülemek için tek durak noktası görevi görür. Daha pahalı olmalarına veya çalışması için daha fazla eğitim ve kaynak gerektirmelerine rağmen, kapsamlı İK sistemleri, nihayetinde bir İK departmanının çalışma şeklini değiştirebilecek çok sayıda faydalı özellik sağlayabilir.
#4. Stratejik HRIS
Stratejik HRIS sistemleri, adından da anlaşılacağı gibi, stratejik analiz ve karar vermeye yardımcı olur. İnsan kaynakları yöneticilerine öncelikleri belirlemek ve işgücünün geleceğine hazırlanmak gibi görevlerde yardımcı olurlar. Pazar verilerini ve operasyonel bütçeleri kullanan stratejik İK sistemleri, işgücü planlamasını ve mevcut işgücü kaynaklarına ilişkin görünürlüğü iyileştirebilir.
Ayrıca, uzun vadeli büyüme ve genişleme planları olan kuruluşlar, stratejik İK sistemlerinden büyük ölçüde yararlanır. Gelecekteki iş kararlarını varsayımlardan ziyade somut verilere ve sağlam analizlere dayandırmak istiyorsanız, stratejik bir HRIS dikkate değer.
#5. Sınırlı İşlevli HRIS
Sınırlı işlevli bir HRIS, tam özellikli bir HRIS'ten farklıdır, çünkü yalnızca tek bir şey yapar. Stratejik planlama veya yönetim için tasarlanmamışlardır. Bunun yerine, rolleri daha spesifik ve ayrıntılıdır.
Her sınırlı işlevli HRIS'in kesin işlevi sistem tarafından belirlenir. Örneğin, bir HRIS, özellikle çalışan eğitimi veya sosyal yardım yönetimi için tasarlanabilir.
Küçük işletmeler, genellikle daha uygun maliyetli, kullanıcı dostu ve tek bir İK yöneticisi tarafından kullanılmaya çok uygun oldukları için İK sistemlerinden daha fazla yararlanabilir.
HRIS Sistemlerine Örnekler
Dikkate alınması gereken üç HRIS yazılım örneği vardır:
- HRIS: İnsan kaynakları bilgi sistemi, insanları, politikaları ve prosedürleri yöneten bir sistemdir.
- HCM: İnsan sermayesi yönetimi HRIS'ten yetenek yönetimine ve küresel özelliklere (çok para birimi, çok dilli ve yerelleştirme seçenekleri gibi) kadar her şeyi içerir.
- HRMS: İnsan kaynakları yönetim sistemi, HRIS ve HCM'nin temel bileşenlerini birleştirir. Bu, politikalarınızı ve prosedürlerinizi yönetmenin yanı sıra çeşitli dil özelliklerini ve yetenek seçeneklerini içerir.
Hangisinin kullanılacağını işletmeniz belirler. HRIS, gerçek zamanlı otomasyon özellikleri sağlar ve bunların önemini küçümsemek istemezsiniz.
HRIS'in Faydaları Nelerdir?
Bir HRIS kullanmanın bir dizi açık faydası vardır. Sonuç olarak, her büyüklükteki işletme, insan kaynakları operasyonlarını desteklemek için bu aracı kullanır. HRIS, çalışan verilerinin merkezi deposudur. Tek bir sistemde, çok çeşitli çalışan verilerine kolayca erişilebilir.
- Kayıt tutma: İnsan kaynakları bilgi sistemleri, çalışanlarla ilgili bilgilerde yapılan değişiklikleri belgeleyen ve izleyen veritabanlarıdır. Personel verileri söz konusu olduğunda, İK bilgi sistemleri gerçeğin tek kaynağı olarak görülebilir.
- uyma: Uyumluluk amacıyla belirli bilgilerin toplanması ve saklanması gereklidir. Bu, hırsızlık, dolandırıcılık veya diğer uygunsuz davranışlar durumunda çalışanları belirlemeye yönelik materyalleri içerir; kaza durumunda ilk iletişim bilgileri; vergi dairesi için vatandaş kimlik bilgileri; ve zorunlu sertifika sona erme tarihleri. Ancak İK bilgi sistemi, tüm bu verileri takip etmek için mükemmel bir yerdir. Genel Veri Koruma Yönetmeliği gerekliliklerine uygunluk, mümkün olan en katı veri güvenliği önlemlerini gerektirir.
- Verimlilik: Tüm bu bilgilerin tek bir yerde bulunması yalnızca doğruluğu artırmakla kalmaz, aynı zamanda zamandan da tasarruf sağlar. Bazı işletmeler hala çalışanları hakkında kağıt üzerinde çok fazla bilgi tutuyor. Doğru klasörü ve doğru sayfayı bulmak, önemli miktarda personel zamanını tüketebilir.
- İnsan Kaynakları Stratejisi: HRIS, İK ve iş stratejisini ilerletmek için gereken verilerin izlenmesine olanak tanır. Kuruluşun önceliklerine bağlı olarak farklı verilerin izlenmesi gerekecektir. İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi bu noktada devreye giriyor.
- İK Self Servis: Diğer bir avantaj, çalışanlara ve yöneticilere self servis İK sağlama yeteneğidir. Çalışanlar artık kendi işlerini yönetebilirler. Doğru yapıldığında İK bilgi sistemi olumlu bir çalışan deneyimi sağlayabilir.
HRIS'in Kullanım Alanları Nelerdir?
Herhangi bir kuruluş, zaman kazandırabilecek bir İK yazılım çözümü bulmaktan fayda sağlayacaktır. İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi, bir şirketin IT altyapısı üzerinde çalışabilir. Ancak şirketler, İK yazılımı tedarik eden, yöneten ve güncelleyen bulut tabanlı yazılım sağlayıcıları kullanmayı tercih ediyor.
Sağlam bir HRIS, bir kuruluşun çalışan verilerini daha kolay ve verimli bir şekilde yönetmesini sağlarken aynı zamanda bir çalışanın büyümesine ve gelişmesine katkıda bulunur. Bu tür İK yönetimi çözümlerini kullanmak, çalışan performansını artıran ve aynı zamanda tüm çalışan bilgi sorguları için güvenilir bir merkez görevi gören bir yapı oluşturur.
HRIS ayrıca, stratejik işgücü planlaması için kullanabilmeleri için tüm bu verilerin kolayca erişilebilir bir konumda bulunmasından da yararlanır. Bu bilgiler iş yerindeki kalıpları ve sorunlu alanları tespit etmek için kullanılabildiğinden,
HRIS Analisti Nedir?
Bir insan kaynakları bilgi sistemleri (HRIS) analisti, kuruluşlara insan kaynakları yönetimi konusunda yardımcı olmak için veritabanlarını ve bilgisayar sistemlerini yöneten bir profesyoneldir. Bir HRIS analistinin görevleri arasında araştırma, mevcut İK bilgi sistemlerinin geliştirilmesi ve yenilerinin oluşturulması; yanı sıra işletmenin tüm alanlarında performans göstergelerinin iyileştirilmesi için tavsiyelerin oluşturulması. Son olarak, bir kuruluşun olabildiğince sorunsuz çalışmasını sağlamak için farklı departmanlardan İK uzmanları ve yöneticilerden oluşan bir ekiple çalışacaksınız.
HRIS Becerileri nelerdir?
HRIS becerileri mükemmel kişilerarası ve teknik destektir. Organizasyon ve detay odaklı. Problem çözme ve analiz becerileri. HRIS'in kurumsal hedeflere ulaşmasını garanti eden insan kaynakları politikaları ve süreçleri.
Bir HRIS Analistinin Sorumlulukları
- Uygulamaları yükseltin ve eğitim ve teknik destek sağlayın.
- Yeni İK yönetimi süreçleri ve sistemleri oluşturun ve uygulayın.
- HRIS analisti, yeni yazılımı entegre ederek ve tanılama testleri çalıştırarak süreci iyileştirir.
- Toplanan İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi verileri üzerinde sorgular ve istatistiksel analizler çalıştırın.
- Devam ve çalışan performans verileri gibi İK ölçümlerinin verimli bir şekilde kaydedildiğinden ve güvenli bir şekilde saklandığından emin olun.
- İşe alma, işten çıkarma ve bordro işleme ile ilgili olanlar gibi İK kayıtları ve prosedürlerinin periyodik denetimlerini gerçekleştirin.
- İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi alanındaki teknolojik gelişmeleri ve trendleri takip etmek.
- İK bilgi sistemi gereksinimlerini belirlemek için insan kaynakları yöneticileri ve diğer departmanlarla istişare
- HRIS analisti ayrıca performans ölçümleri analizi yapar ve uygulama sorunlarını çözer.
- belgeleri işlemek, İK sorunlarını belirlemek ve veri analizi raporlarını derlemek.
HRIS'in Diğer Adı Nedir?
İnsan kaynakları yönetim sistemi (HRMS), insan kaynakları bilgi sistemi (HRIS) ve insan sermayesi yönetimi (HCM) genellikle birbirinin yerine kullanılır.
Sonuç
Sonuç olarak, sizin için en iyi İK bilgi sistemini belirlemek için, kuruluşunuzun hedeflerini, İK ekibinizin en çok yardıma nerede ihtiyaç duyduğunu ve ne tür bir yatırım getirisi bekleyebileceğinizi tam olarak anlamanız gerekir. Gereksinimlerinizi sağlam bir şekilde kavramanız, kuruluşunuz için en iyi olanı yapacak olan HRIS'e odaklanmanıza da olanak tanır.
HRIS SSS'leri nelerdir?
HRIS nedir ve neden önemlidir?
Bir HRIS, başvuru sahibi izleme işlevlerini, işe alımları, çalışan demografisini, tazminat ve sosyal yardım seçeneklerini ve zaman takibini depolar. Aynı zamanda, kuruluşunuzun işe alma eğilimleri ve çalışanları elde tutma hakkında güncel bilgiler içeren çalışan veri merkezinizdir.
Şirketler neden HRIS kullanıyor?
İnsan kaynakları bilgi sistemleri (HRIS), işletmelerin İK süreçlerini ve verilerini daha iyi yönetmesine yardımcı olmak için İK ve BT'yi birleştirir. Sektörden bağımsız olarak herhangi bir şirket, çalışan deneyimini geliştirmek ve zaman alan İK görevlerini kolaylaştırmak için HRIS teknolojisini kullanabilir.
HRIS uygulaması nedir?
Bir HRIS uygulaması, İK süreçleri ve teknolojisini entegre etmek için yeni bir platform oluşturmak için atılan çok önemli bir adımdır.
İlgili Makaleler
- Stratejik Finansal Yönetim Nedir? - İşlevleri ve Önemi
- İŞ YÖNETİMİ: Tanım ve Giriş İşletme Yönetimi Dereceleri
- Varlık Tahsisi: Yatırım Stratejileri için Başlangıç Kılavuzu (+Örnekler)
- Proje Planlama: Proje Planlama Teknikleri Rehberi
- İnsan Kaynakları Yönetimi: Küçük İşletmeler İçin Tanım ve Rehber
Referanslar
