x olursa neyin ters gidebileceğini planlamak ve aslında bir şeyler ters gittiğinde y'yi bir tepki olarak planlamak, risk yönetiminin temel taşlarıdır.
Başarılı olmak için işinizin gelişmesi kritik öneme sahiptir ve işinizi geliştirmek ve genişletmek için her zaman yöntemler vardır. Belirli çıktıları olan bu kısa vadeli taahhütlere "projeler" adını vermeyi öğrendik. Yeni girişimlere risk temelli bir yaklaşım benimsemek, herhangi bir yeni projenin şirketinizin diğer tüm alanlarına etkilerini göz önünde bulundurmayı gerektirir. Başlamak için en iyi yer, ekibinize ve kuruluşunuza proje boyunca rehberlik edecek bir risk yönetimi planı geliştirmektir.
Bu gönderi, bir risk yönetimi planının ne olduğunu açıklayacak, planın amacını açıklayacak, nelerin dahil edilmesi gerektiğini netleştirecek ve yol boyunca her şeyden örnekler verecek.
Risk Yönetimi nedir?
Her kuruluş risk altındadır. Risk yönetimi, bu tür risklerle nasıl başa çıktığımızdır - doğal afetlerden siber güvenlik tehditlerine kadar çok çeşitli öngörülemeyen olaylar için risk yanıt planlaması.
İş sürekliliğini ve karlılığı sağlamanın yanı sıra, risk yönetimi ihtiyatlıdır. Çoğu yasa, yönetmelik ve endüstri uyumluluk çerçevesi, veri ihlallerini önlemek ve hassas bilgileri korumak için risk değerlendirmelerinin ve diğer prosedürlerin doğrulanmasını gerektirir.
Risk yönetimi tüm riskleri ortadan kaldırmaz. Bunun yerine, risk azaltma ve iş kaynaklarının kullanımı arasındaki maliyet-fayda bağlantısını optimize etmek için uygun eylem planını değerlendirir.
Risk Yönetimi Planı nedir?
Projeniz için risk yönetimi prosedürünün nasıl yürütüleceği risk yönetimi planında belirtilmiştir. Bu, risk tanımlama, değerlendirme, hafifletme ve izleme için kullanılacak finansmanı, araçları ve prosedürleri içerir.
Risk Yönetimi Planına Neler Dahildir?
Bir risk yönetim planı genellikle şunları içerir:
- metodoloji: Risk değerlendirmesi, risk analizi ve risk azaltma önlemleri gibi risk yönetimi görevlerinde kullanılacak araçları ve metodolojileri belirtin.
- Risk Kaydı: Risk kaydı, projenizin tüm risk tanımlama bilgilerini belgeleyebileceğiniz bir tablodur.
- Risk Dağılımı Yapısı: Bu, risk kategorilerini ve proje tehlikelerinin hiyerarşik yapısını tanımlayan bir tablodur.
- Risk Değerlendirme Matrisi: Bir risk değerlendirme matrisi, proje risklerini öncelik sırasına koymak için olasılığını ve etkisini analiz etmenize olanak tanır.
- Risk Müdahale Planı: Risk yanıt planı, projenizle ilişkili riskleri yönetmek için kullanılacak risk azaltma tekniklerini açıklayan bir proje yönetim belgesidir. Risk sahipleri olarak, risk yönetim ekibi üyelerinin yükümlülükleri vardır. Proje risklerini izlemeli ve risk yanıt prosedürlerini denetlemelidirler.
- Fonlama: Risk yönetimi eylemlerinizi gerçekleştirmek için gereken nakdi tanımladığınız bir bölüm ekleyin.
- Zamanlama: Risk yönetimi eylemleri için zaman çizelgesini tanımlayan bir bölüm ekleyin.
Risk Yönetimi Planının Amacı Nedir?
Bir risk yönetimi planının amacı, proje yönetimi sürecinde gelişebilecek potansiyel riskleri belirlemenize, değerlendirmenize ve planlamanıza yardımcı olmaktır. Bunu, yıkımın gerekebileceği, dışarıdan yüklenicilerin istihdam edilebileceği veya bütçenin zorlanabileceği potansiyel yerler de dahil olmak üzere geliştirmenin her aşamasında size rehberlik edecek bir tasarım olarak düşünün.
Risk Yönetim Planı Süreçlerine İlişkin Adımlar
Bir risk yönetimi planı geliştirmenin çeşitli adımları vardır. Tüm adımları doğru sırayla tamamlamak çok önemlidir. Risk yönetimi planlama süreci, sektöre ve proje türüne bağlı olarak değişiklik gösterecektir. Yine de temel iskelet, tüm uygulamalarda tutarlı kalır. Bir proje risk yönetimi planı, özetlediğimiz aşamaları izleyerek bir şablon görevi görebilir:
#1. Kimlik
Herhangi bir risk yönetimi planındaki ilk aşama, projenin ömrüne zarar verebilecek tüm potansiyel risk olaylarını belirlemektir. Bu nedenle, bir adım geri atın, planı yeniden yapılandırın ve sizin ve paydaşlarınızın her bir riskten haberdar olduğundan emin olmak için her bileşeni ayrı ayrı inceleyin. Bu kaygıları bir risk kaydına kaydedebilir ve sonraki önlemleri dahil olan herkesle tartışabilirsiniz.
#2. Değerlendirme
Bir sonraki aşama, tanımlanan riskin niteliksel ve niceliksel etkilerinin değerlendirilmesidir. Olasılık, önem, etki alanları, etki maliyeti ve etki zamanlaması gibi çeşitli özelliklere dayalı olarak her bir riski değerlendirmelisiniz. Risk kaydının bu yönleri, olası her risk olayının genel önceliğini ve ciddiyetini belirlemenize yardımcı olacak risk değerlendirme matrisini oluşturur.
#3. Tepki Stratejisi
Potansiyel riskler belirlenip değerlendirildikten sonra, olumsuz proje sonuçlarını azaltmak için bir tepki planı hazırlamaya başlayabilirsiniz. Kuruluşun risk iştahını dengelemek ve riske maruz kalmanın kabul edilebilir sınırları aşmamasını sağlamak için üst düzey yöneticiler ve risk yönetimi ekibiyle birlikte çalışın.
Bireysel değerlendirme sonuçlarına bağlı olarak, risk olayını önlemeyi, aktarmayı, en aza indirmeyi, kabul etmeyi veya ertelemeyi seçebilirsiniz; yine de nihai seçim her zaman proje yöneticisinin olacaktır.
1. Risk Sorumlulukları
Tanımlama, kayıt, değerlendirme, inceleme, onay, izleme ve acil durum planlaması dahil olmak üzere belirli bir proje için tüm rolleri ve risk görevlerini açıkça tanımlayın. Herkes tetikleyicilerin ne olduğunu ve risk azaltma önlemlerini uygulamak için ne yapmaları gerektiğini anlamalıdır. Açıkça oluşturulmuş bir hiyerarşi, yanlış anlaşılmaları ortadan kaldırır ve ekibinizin mümkün olan en kısa sürede harekete geçmesini sağlar.
2. Azaltma
Risk azaltma iki aşamalı bir süreçtir: risk oluşumunun etkisini azaltmak için daha önce hazırladığınız risk yanıt planını uygulayın ve bir acil durum planı hazırlayın.
Bir hafifletme stratejisi benimsemek her zaman istediğiniz kadar sorunsuz gitmeyebilir. Ancak planı uyguladığınızda bağımlılıkları, başarısızlık noktalarını ve uygulanabilir alternatifleri belirlediğinizden emin olun.
Risk azaltmanın kritik bir bileşeni, birincil risk yanıt planının başarısız olması durumunda bir yedekleme planı veya acil durum planı geliştirmektir. Aşağıdaki bileşenler pratik bir acil durum planı oluşturur:
- Risk azaltma mekanizmalarının kolayca erişilebilir bir yol haritasını ve bunları devreye almak için gereken prosedürleri sağlayın.
- Acil durum planını başarılı bir şekilde yürütmek için planın hangi kaynakları gerektireceğini belirtin ve risk yönetimi ekibinin mevcut durumda maliyet etkinliğini değerlendirmesine izin verin.
- Acil durum planı dahilinde roller ve görevler belirleyin ve gerekirse yükseltme mekanizmalarını araştırın.
- Risk yanıt planınızı düzenli olarak güncellemeyi ve gözden geçirmeyi unutmayın.
#4. Düzenleme ve İzleme
Proje risk yönetimi planınız ne kadar iyi olursa olsun, sonsuza kadar kalmayacaktır. Sürekli izleme, reaktif bir strateji yerine verimlilik ve en yüksek performans için proaktif bir strateji oluşturmanıza olanak tanır. Risk düzeltme programlarınızı ve azaltma prosedürlerinizi gerçek zamanlı olarak izleyin ve risk modellerini ve performans düşüşlerini tespit etmek için KPI'ları toplayın.
Sürekli izleme, iyi sonuçlarda gözle görülür bir düşüş olması durumunda kilit paydaşları hızlı bir şekilde uyarır. Belirli bir kontrol başarısız olursa, ilgili acil durum planını arızaya dayanıklı olarak etkinleştirebilirsiniz.
# 5. Raporlama
Bileşenlerin tetikleyici olaylara etkili bir şekilde yanıt verip vermediğini ve risk belirleme, değerlendirme ve azaltma prosedürleri arasında bir kopukluk olup olmadığını belirlemek için en etkili yaklaşımdır. Ayrıca, projenin yaşam döngüsü sırasında ortaya çıkan yeni riskleri ve risk faktörlerindeki değişiklikleri tanımlar.
Proje yöneticisi ve paydaşlar, projenin uygulanabilirliğini, zamanlamasını ve karlılığını değerlendirmek ve yeniden değerlendirmek için ayrıntılı bilgilere ihtiyaç duyar. Sık raporlar, büyük resmi gözden kaçırmamanızı ve risk yönetimi planının projenin başarısını tehlikeye atmamasını garanti eder.
Risk Yönetim Planı Örneği
Kapsamlı bir proje risk yönetimi planı şablonu, proje ekibine başarılı bir proje sağlamak için tutarlı yöntemler ve faydalı araçlar sağlar. Şimdiye kadar öğrendiklerinizi öğrendikten sonra bile, en baştan bir risk yönetimi planı oluşturmak bunaltıcı görünebilir. Sonuç olarak, değerlendirmeniz için birkaç örnek risk yönetimi planı derledik. Bu örneklerin başlamanız için yeterli olacağını umuyoruz:
1 numara. Finans ve Yönetim Departmanı, Tennessee
Bu örnek risk yönetimi planı, şirketlerin kendi planlarını tasarlamalarına yardımcı olmak için Tennessee Maliye ve İdare Departmanı tarafından oluşturulmuştur. Şablon, risk yaklaşımınızı, rollerinizi ve görevlerinizi ve planlama yöntemlerinizi tanımlamaya yönelik bölümler içerir. Ayrıca, risk önceliklendirme ve düzeltmeye yardımcı olması için bir risk değerlendirme matrisi de oluşturabilirsiniz.
2 numara. Northam Shire, Avustralya
Avustralya'daki Shire of Northam, bu risk yönetimi planı örneğini yalnızca bir kılavuz olarak kullanılmak üzere oluşturmuştur. Dışarıdan bir proje için bir risk yönetim planından sonra modellenmiştir. Tanımlama, değerlendirme, hafifletme ve raporlama bölümleri dahil olmak üzere dahil edilen bileşenler, projenizle ilgili oldukları şekilde düzenlenebilir ve güncellenebilir. Ayrıca bir risk kaydı oluşturmak için bir şablon, bir eylem planı tablosu ve hafifletme tarihleri içerir.
#3. Bilgi Teknolojisi Departmanı (DoIT), Maryland
Bir BT sistemini benimsemek isteyen firmalar için DoIT, bu risk yönetimi iş planı örneğini hazırladı. Sistem geliştirme yaşam döngüsü boyunca, risk olaylarına (SDLC) hazırlanır. Roller, risk kategorileri, tanımlar ve raporlama mekanizmaları gerektiği gibi güncellenebilir. Risk yönetimi planlama adımlarından geçerken risk kaydını doldurun ve ardından ilgili kanallar aracılığıyla işleyin.
Risk Yönetimi Planı İçin En İyi Uygulamalar
Proje risk yönetimi planları sıklıkla devam eden, karmaşık ve her şeyi kapsayan planlardır. Çok sayıda potansiyel tuzak var.
Risk yönetimi ekibinizin bir risk direnci ve disiplin kültürü geliştirmesine yardımcı olmak için aşağıdaki önerilen uygulamaları göz önünde bulundurun:
#1. İletişim
İletişim, bir risk yönetimi planının en önemli yönlerinden biridir. Herkesi yeni gelişmelerden haberdar etmek için paydaşlar, üst düzey yöneticiler ve risk yönetimi ekibi arasında açık iletişim hatları oluşturun. Kuruluşun vizyonu ile fiili sonuç arasında hiçbir kopukluk olmamasını sağlamak için proje tasarımından sonuca kadar kilit paydaşlarla birlikte çalışın.
2 numara. Bütçenizi ve Zaman Çizelgenizi Koruyun
Projenin boyutuna ve genişliğine bağlı olarak, bir risk yönetimi planı pahalı görünebilir. Herhangi bir zaman veya bütçe sınırından emin değilseniz, ilk işiniz yönetişim, risk ve uyumluluk (GRC) veya kurumsal risk yönetimi (ERM) yazılımınızdaki ilgili bilgileri toplamak, güncellemek ve gözden geçirmektir. Proje risk yönetimi planınızın risk yönetimi çerçevenizle uyumlu olup olmadığını kontrol edin.
Zaman çerçevesini düzenli olarak değiştirmek veya yeni ayarlamalar yapmak, projenin sonucu üzerinde etkili olabilir.
#3. Risk Farkında Olan Bir İşyeri Kültürü Yaratın
Risk bilincine sahip bir çalışma kültürü, uzun vadede karşılığını verir. Yukarıdan aşağıya uygulanır; üst düzey yöneticiler bir risk direnci, sorumluluk ve risk bilinci kültürü geliştirmelidir. Yukarıdan aşağıya desteklenirse, genel olarak risk yönetimine proaktif bir yaklaşım oluşturmak için herkes bu değerleri ve tutumları hızla paylaşacaktır.
#4. Sürekli İnceleyin ve Belgeleyin
Risk yönetimi planı için tüm riskleri, rolleri, sorumlulukları, şablonları ve kontrolleri metodik olarak tanımlayın ve tanımlayın. İstediğiniz zaman denetlemenize, değişiklikleri geri almanıza ve net bir hiyerarşi oluşturmanıza olanak tanır. Proje ne kadar sürerse sürsün, kayıt altına alınması, personel sirkülasyonu nedeniyle zarar görmemesini sağlar.
Risk Yönetim Planınızı Raporlama
Bir proje yöneticisiyseniz, muhtemelen ekibinizin geri kalanından daha kapsamlı, projenin ilerleyişini kuş bakışı görebilirsiniz. Onlar daha büyük bir çaba sarf etmek için günlük işleri yapmakla ilgilenirken, siz daha geniş resimle ilgileniyorsunuz.
Raporlar, büyük resmi proje ekibinize sunmak için mükemmel bir yaklaşımdır. Projeniz hakkında gerçeklerin yanı sıra herkesin risk yönetimi planınızla uyumunu sağlamak, etkinliği ve güçlü liderliği gösterir ve birçok paydaşın desteğini artırabilir.
Sonuç
Risk yönetimi planı, projenizin başarısı için kritik öneme sahiptir. Zaman çerçeveniz ne olursa olsun, bu aceleye getirmek isteyeceğiniz bir şey değil. Bunu söyledikten sonra, başlamak en zor kısımdır. Bu kılavuzun, proje risk yönetimi planınızı geliştirmeye başlamak için ihtiyaç duyduğunuz tüm bilgileri size sağladığını umuyoruz.
Bir risk yönetimi planının hangi dezavantajlarını veya avantajlarını deneyimlediniz? Lütfen aşağıdaki yorumlar bölümünde bize bildirin.
- Risk Azaltma Stratejileri: Örneklerle Dört Ortak Strateji.
- Risk Azaltma: Örnekler ve Risk Azaltma Planı Nasıl Yapılır?
- Proje Risk Yönetimi Nedir? Risk Değerlendirme Planı Oluşturma Adımları
- PİYASA RİSKLERİ: En İyi Uygulamalar ve Örneklerle Kolay Kılavuz
- STRATEJİK RİSK AZALTMA: Nasıl Doğru Yapılır?
Referanslar
