İşletmeler, yerleşik sistemleri ve araçları aracılığıyla bilgi yönetimini teşvik etmeye çalışmalıdır. Müşteriler ve çalışanlar, bir şirketin ürünü, hizmeti, programı vb. hakkında bilgi ararlar. Bu bilgiler, bilgi yönetim sistemleri kullanılarak toplanmalı, organize edilmeli ve analiz edilmelidir. Birçok firma bilgi erişimi ile mücadele ediyor. Ancak işletmeler, belirli araçları kullanarak işlevsel bir bilgi sistemini entegre ederek bundan kaçınabilir. Bilgi yönetimi araçları nelerdir ve bu, işletmelere KM'lerinde nasıl yardımcı olur? Örneklerine ek olarak bilgi yönetimi araçlarının neler olduğunu öğrenin.
Bilgi Yönetimi Araçları Nelerdir?
İşletmeniz için hem dahili hem de harici bilgileri başarılı bir şekilde yakalamak ve iletmek için kullanılan herhangi bir araç, bir bilgi yönetimi aracı olarak adlandırılır. Çoğu bilgi yönetimi aracı ayrı olarak mevcut olsa da, bilgi yönetimi yazılımının özellikleri olarak da dahil edilmiştir.
Bilgi yönetimi araçları, tüm çalışanlarınızın erişebildiği bilgileri düzenlemeye ve uyumlu hale getirmeye yardımcı olur. İdeal olarak, firmanızdaki herkes aynı gerçekler kümesinden hareket etmelidir. Bu bilgi, yalnızca eğitim materyalleri ve ürün dökümlerinden daha fazlasını içerir. Ayrıca şunları içerebilir:
- Ürün ve endüstri araştırması Şirket Tarihçesi
- Vakaların incelenmesi
- bilgi sayfaları
- KPI raporlaması
- El Kitapları\sKılavuzlar
- Satış için komut dosyaları
- Pazarlama için grafikler
Firma bilgilerini metodik olarak düzenlemek için bilgi yönetimi araçlarını kullandığınızda, bölümler arasında erişim kolaylığı ve tekdüzelik yaratırsınız.
Bilgi Yönetimi Araçlarına Örnekler
Aşağıda işletmelerin bilgi yönetim sistemleri için kullanabilecekleri araçlara örnekler verilmiştir;
#1. Espri
Bilgi yönetimi araçları örnekleri listemizdeki ilk örnek Quip'tir. Quip, yeni bilgi bankası makaleleri oluşturmanıza ve yüklemenize olanak tanıyan sağlam bir belge aracı içerir. Elektronik tabloları, slayt gösterilerini, müşteri konuşmalarını ve çeşitli diğer dosya türlerini yükleyerek tüm şirket verilerinizi tek bir yerde depolayabilirsiniz.
Quip, ekibinizin içerik oluşturma konusunda işbirliği yapmasına olanak tanıyan bir dahili sohbet özelliği de içerir. Ekibiniz, gerçek zamanlı olarak işbirliği yaparak, genellikle yanlış veya kafa karıştırıcı içerikle sonuçlanan yanlış iletişimden kaçınacaktır.
#2. ServisŞimdi
ServiceNow, hem dahili hem de harici bilgi yönetimi çözümleri sunar. Dahili seçenekler, hizmet etkileşimlerini merkezi bir veritabanına kaydederek BT ekiplerine gelen hizmet taleplerini yönetme ve belgeleme konusunda yardımcı olur. Bu, BT ve ekiplerin tipik çalışan sorunlarına dayalı bilgi tabanı makaleleri oluşturmasını sağlar.
#3. guru
Guru, şirketinizin tüm verilerini birbirine bağlayan bir yazılım parçasıdır. İş veriyor yapay zeka temsilcilerinize gerçek zamanlı olarak bilgi önermek için ekibinizin bir hizmet etkileşimi sırasında bilgi arama ihtiyacını ortadan kaldırır.
Ayrıca, Guru'yu ne kadar çok kullanırsanız, yazılım o kadar iyi olur. Guru'nun performansı, makine öğrenimi sayesinde öğrendikçe ve ekibinizin günlük iş akışına uyum sağladıkça zamanla gelişecektir.
#4. Yardım suyu
Helpjuice, bilgi tabanınızın her alanını kişiselleştirmenize olanak tanıyan türünün tek örneği özelleştirme seçenekleri sunar. Bu, düzenleri okuyucularınız için daha kullanıcı dostu yapan biçimlendirme seçeneklerini içerir.
Yayınlamadan önce yazarlar yeni gönderiler üzerinde işbirliği yapabilir ve sayfa önizlemelerini paylaşabilir. Bir hata yaparlarsa, gerektiğinde gönderinizin önceki sürümlerine geri dönebilmeniz için her düzeltme kaydedilir.
#5. ProProfs Bilgi Bankası
ProProfs Bilgi Bankası, müşterilerinize ve personelinize anında kendi kendine yardım desteği sunmanıza olanak tanıyan basit ama etkili bir platformdur. Küçük kuruluşlar ve şirketler için uygun olan bu uygulama aynı zamanda baştan bilgi bankası makaleleri oluşturmak, mevcut word dokümanlarını veya PDF dosyalarını içe aktarmak ve tek bir tıklama ile yayınlamak için de kullanılabilir. Hızlı bir şekilde başlamak için araç, profesyonelce tasarlanmış bir dizi şablon sunar. Ayrıca, yerleşik raporlama sistemi, insanların hangi soruları aradıkları ve hangi yanıtları bulamadıkları hakkında bilgi sağlar. Bu bilgileri, bilgi tabanınızı düzenli olarak oluşturmak ve yenilemek için kullanabilirsiniz.
#6. Confluence – Ekibinizin Çalışma Alanını Geliştirmek için Mükemmel Bir Bilgi Tabanı Yazılımı
Confluence, en iyi bilgi yönetimi yazılımını ararken göz önünde bulundurulması gereken başka bir seçenektir. Atlassian, ekiplerin bilgi alışverişini ve birden fazla projede işbirliği yapmasını kolaylaştırarak işbirliğini önemli ölçüde geliştiren bu teknolojiyi icat etti. Ayrıca, ihtiyacınız olan tüm işlevleri size sunacak olan çeşitli Atlassian uygulamalarıyla bağlantılıdır.
Ayrıca, aracı hızlı ve verimli bir şekilde kullanmaya başlamanıza yardımcı olacak 15'ten fazla şablon içerir. Kullanıcılar için daha çekici hale getirmek için web sitelerine GIF'ler, filmler ve fotoğraflar da ekleyebilirsiniz. Ayrıca, kullanıcıların ihtiyaç duydukları bilgileri veya materyalleri keşfetmelerini kolaylaştırmak için ilgili sayfaları birlikte düzenleyebilirsiniz.
#7. Docebo – Üstün Öğrenme Deneyimi için En İyi Bilgi Yönetimi Yazılımı
Bilgi yönetimi çözümlerinin en iyi yanlarından biri, verilerinizi istediğiniz gibi düzenlemenize ve aynı zamanda yol boyunca hızlı bir şekilde öğrenmenize olanak sağlamasıdır. Docebo, çok sayıda kursu, multimedya sınıfını ve diğer türde eğitim materyallerini tek bir yerde geliştirmenize, depolamanıza ve sunmanıza olanak tanıyan bu bilgi tabanı sistemlerinden biridir.
Docebo, tüm öğrenme deneyimini basitleştiren ve tüm öğrenme içeriğini daha ilgi çekici ve etkileşimli hale getiren basit ve kullanıcı dostu bir kullanıcı arayüzü ve işe alma sürecinin yanı sıra önceden hazırlanmış widget'lar sağlar. Geniş bir materyal kitaplığına sahiptir ve Keşfet, Koçluk ve Paylaş özellikleriyle öğrenmeyi geliştirir.
#8. Zendesk – Gelişmiş Self Servis için Akıllı Bilgi Yönetim Yazılımı
Bilgi yönetimi araçları örnekleri listemizdeki sonuncusu Zendesk'tir. Zendesk'in en iyi yanı, bilgi tabanı yazılımı olmasının yanı sıra, piyasanın en iyi bilinen ve en eski müşteri destek çözümlerinden biri olmasıdır. Topluluk forumları ve bir yardım merkezi içerir. Ayrıca, güçlü bir metin düzenleyiciyle makaleler yazmanıza ve yardım merkezinizi kişiselleştirmek için özel temalar kullanmanıza olanak tanır.
Ayrıca geri yükleme, içerik geçmişi, erişim denetimi ve yayınlama izinleri gibi kullanıma hazır harika özelliklerden de yararlanabilirsiniz. Müşteriler ayrıca bilgi tabanınıza birçok dilde erişebilir ve sohbet ve biletleme araçlarını kullanabilir. Genel olarak, yüzlerce müşteriyi düzenli olarak yönetmek için bir çözüm arayan büyük bir kuruluşsanız, Zendesk Support Suite iyi bir seçimdir.
Bilgi Yönetimi Türleri
Genel olarak, bilgi yönetimi araçları büyük resmin bir alt kümesidir. Bu büyük resim bilgi yönetim sistemidir. Ancak yine de çeşitli bilgi yönetimi türlerini göz önünde bulundurmak zorundayız çünkü sistem tam olarak bununla ilgili. Bilgi yönetimi 3 ana tipte gruplandırılmıştır. Bunlar başlıca;
#1. Örtük bilgi
Örtülü bilgiden bahsettiğimizde, deneyim yoluyla edinilen ve içgüdüsel olarak anlaşılan her bilgi parçasına atıfta bulunuruz. Sonuç olarak, tanımlaması ve kodlaması zordur, bu da bu bilgiyi başkalarına aktarmayı zorlaştırır. Dil, yüz tanıma ve liderlik yetenekleri örtük bilginin örnekleridir.
# 2. örtük bilgi
Bazı literatür örtük bilgiyi örtük bilgi ile eşitlerken, bazı akademisyenler strateji bilgisi kavramının daha nüanslı olduğunu belirterek bu kategoriyi farklılaştırmaktadır. Örtük bilginin kodlanması zor olsa da örtük bilginin her zaman bu sorunu yoktur. Bunun yerine, örtük bilgi belgelenmemiş olarak kalır. Genellikle süreçler içinde bulunur ve “know-how” bilgisi olarak adlandırılır. Bu, yönetim araçlarının takip ettiği başka bir bilgi türüdür.
# 3. açık bilgi
Bu bilgi, kılavuzlar, raporlar ve kılavuzlar gibi birçok türde belgede toplanır ve firmaların bilgileri ekipler arasında kolayca transfer etmesine olanak tanır. Bu muhtemelen en iyi bilinen bilgi türüdür.
Bilgi Yönetiminin Bileşenleri
Bilgi yönetiminde kullanılan çeşitli araçları vurgularken, KM'nin çeşitli bileşenlerini listelemekten geri kalmayacağız. Bunlar aşağıdaki gibidir:
# 1. İnsanlar
“İnsanlar, prosedür ve teknoloji”, muhtemelen duymuşsunuzdur. Örgütsel liderler, en azından 1990'ların başından beri girişimleri yönlendirmek ve örgütsel değişime öncülük etmek için genellikle "altın üçgen" olarak bilinen bu paradigmayı kullandılar. Bir faktöre çok fazla odaklanırsanız, girişiminiz başarısız olur. Ve sıra kritiktir. Bu nedenle süreçlere ve teknolojiye geçmeden önce uygun kişileri bünyenize katmalısınız.
Bir bilgi yönetim sistemi veya araçları başlatırken, iki grup insan gerekir. Bu kişiler, genel organizasyon stratejisine ve yürütmeyi yönlendirecek çapraz işlevli paydaşlara sponsorluk ve içgörü sağlayacak üst düzey yöneticilerdir.
# 2. süreci
Bilgi, güçlü bilgi yönetim sistemleri ve araçlarına sahip firmalarda bir belediye su kaynağı gibi akar. Biri istediğinde sadece musluğu açar. Bir şehir plancısı gibi, KM ekibi yüzeyin altında her şeyin nasıl aktığını anlıyor. Darboğazları belirleme, akışları yeniden yönlendirme ve girdi ve çıktıları ölçme yeteneğine sahiptirler.
Ancak, son kullanıcının tüm bunların nasıl çalıştığını anlaması gerekli değildir. İhtiyaç duydukları bilgiyi elde etmek onlar için basittir.
# 3. İçerik/BT
İçerik BT'si hakkında konuştuğumuzda, onaylanmış en iyi uygulamalardan iş arkadaşları arasında paylaşılan hızlı ve kirli önerilere kadar her türlü yazılı bilgiye atıfta bulunuyoruz. Şablonlar ve nasıl yapılır videoları gibi içerik kolayca yeniden kullanılabilir veya düzensiz ve yapılandırılmamış olabilir (örneğin proje belgeleri).
İçeriği BT'ye dahil ediyoruz çünkü BT altyapıları bireylerin içerik üretmesine, bir yerde depolamasına ve ona erişmesine ve yeniden kullanmasına izin veriyor. İnsanlar, KM'nin yokluğunda içerik oluşturmaya ve kullanmaya devam edecek. Bunu başkalarının bulamayacağı yerlerde yapacak, başkalarının daha önce yapmış olduğu şeyleri yeniden oluşturacak ve (en tehlikelisi) güncel olmayan veya yanlış olan içeriği yeniden kullanacaklardır.
# 4. Stratejileri
Her KM programı, iyi tanımlanmış, belgelenmiş ve işle ilgili bir plan gerektirir. En iyi bilgi yönetimi araçlarına ve süper akıllı bir KM ekibine sahip olabilirsiniz, ancak bir strateji olmadan her şey boşuna olacaktır.
En İyi Bilgi Yönetimi Araçları Örnekleri ve Teknikleri
En iyi bilgi yönetimi araçlarını işe koymak, mükemmel bilgi yönetiminin anahtarıdır. İşte işletmeniz için bilgi yönetimi araçlarının en iyi örneklerinden bazıları.
#1. Bilgi Bankası Araçları
Bilgi tabanı, bilgi yönetimi aracının bir örneğidir. Ürünleriniz ve bunların nasıl kullanılacağı hakkında aranabilir bir bilgi veritabanıdır. Bu bilgi yönetimi çözümü, programınızda nasıl hata ayıklayacağınıza ilişkin teknik içeriği, sık sorulan soruların yanıtlarını ve diğer bilgileri içerebilir. Bu bilgiler, yazılımınız veya ürününüzle ilgili müşteri deneyiminizi iyileştirecektir.
Bilgi tabanları, personeliniz ve tüketicileriniz için eşit derecede değerli olduklarından farklı Bilgi yönetimi araçlarıdır. Bilgi tabanları, sorunları çözmek ve önemli bilgiler elde etmek için kullanılabilecek merkezi bir ürün, süreç ve eğitim bilgisi deposudur.
#2. Müşteri İlişkileri Sistemleri
Bu sistemler pazarlama, satış ve müşteri hizmetleri ekiplerinin müşteri ilişkileri boyunca potansiyel müşteri verilerini ve müşteri verilerini izlemelerine yardımcı olur. Bunu yapabilen en iyi bilgi yönetimi araçlarından biridir.
Sizi nasıl bulduklarını ve web sitenizde hangi içeriği okuduklarını görmek için bir CRM kullanarak bir potansiyel müşteriyle ilk teması izleyebilirsiniz. Ardından, satın alma döngüsü boyunca satış personelinizin onlarla olan etkileşimlerinin yanı sıra tekrar satın almalar gibi devam eden etkileşimleri takip edebilirsiniz.
#3. Öğrenme Yönetim Sistemleri
Birçok büyük şirket, çalışan eğitim ve öğretim sürecini yönetmek için LMS çözümlerini kullanır. Bu, düşünmekten keyif alacağınız bir bilgi yönetimi aracının başka bir örneğidir. Teknolojisi, işletmeler tarafından çevrimiçi eğitim modüllerini ve işle ilgili eğitim kaynaklarını paylaşmak için kullanılabilir, bu da personelinin süreçleri optimize etmesine ve performansı iyileştirmesine olanak tanır.
LMS kursları da uyumluluk sorunlarını ele almak için yaygın olarak kullanılmaktadır. LMS sistemleri sözlü iletişimin veya toplantıların yerini almaz, ancak iş politikası söz konusu olduğunda tüm çalışanların aynı sayfada olmasını sağlar.
#4. Otomasyon Teknolojileri
Otomasyon teknolojileri, zaman yönetimi ve üretkenlik açısından geleceğin yoludur. Birçok işletme, birçok departmanda ve iş süreçlerinde zaten otomasyon kullanıyor. Özellikle satış ve müşteri desteğindeki otomatik e-postalar ve sohbet robotları, yoğun işleri azaltmaya yardımcı olur ve insanların tüketicileriyle daha fazla zaman geçirmesine olanak tanır.
#5. Envanter Yönetim Sistemleri
Bunlar, kuruluşunuzdaki her ekip için kritik öneme sahiptir. Envanter takibinin satışlarınız, müşteri hizmetleriniz, pazarlamanız ve ürün yönetiminiz üzerinde etkisi vardır. Tedarik zinciri endişeleri nedeniyle fiyatlar değişirse veya belirli ürünler stokta kalmazsa, tüketicilerinizin her zaman net ve tutarlı bilgiler alabilmesi için firmanızdaki herkesin haberdar olması gerekir.
Envanterinizi takip etmek için bir envanter yönetim sistemi kullanmak basittir ve herkesi aynı kefeye koyar.
#6 Proje Yönetim Sistemleri
Proje yönetimi, birçok işletme için ortak bir çekişme kaynağıdır. Büyük projeler, değişen zaman çizelgeleri ve zaman çizelgeleri ile çeşitli paydaşların katılımını gerektirir. Ayrıca, dağıtılması veya açılması zor olduğunda gecikmelere neden olabilecek çok çeşitli belge ve raporlara departmanlar arası erişime ihtiyaçları vardır.
#7. İçerik ve Doküman Yönetim Sistemleri
Çok amaçlı kağıtlar, erişim kolaylığı için içerik ve/veya belge yönetim sistemleri tarafından tek bir veritabanında derlenir. Bu çözümler, birçok grubun, bireysel olarak yetki talep etme stresi olmadan belgeleri paylaşmasına olanak tanır. Ayrıca, satış ve pazarlama gibi eski politikalara veya malzemelere atıfta bulunması gerekebilecek departmanlar için önemli olan önceki belgelerin kısa bir kaydını da tutarlar.
Bilgi Yönetimindeki Adımlar
Bilgi yönetimi araçlarını sistemlerinize entegre ederken, buna dahil olan belirli adımlar vardır. Bunlar aşağıdaki gibidir;
Birinci Adım: Toplama
Bu, bilgi yönetimi prosedüründeki en önemli adımdır. Yanlış veya alakasız veriler toplarsanız, elde edilen bilgiler yanlış olabilir. Sonuç olarak, bu tür bilgilere dayalı kararlar da yanlış olabilir.
Bilgi yönetiminiz için çok sayıda veri toplama yöntemi ve aracı mevcuttur. Başlangıç olarak, veri toplama, bilgi yönetimi sürecinde bir adım olmalıdır. Veri toplama sürecine dahil olan kişiler, uygun şekilde kaydedilmesi gereken belirli protokolleri izlemelidir.
Belirli veri toplama noktaları, veri toplama tekniği ile tanımlanır. Bazı noktalar normal raporların özeti olabilir. Örneğin, aylık satış raporları ve günlük katılım raporları, iki faydalı veri toplama kaynağı olabilir.
İkinci Adım: Organize Etme
Toplanan bilgiler organize edilmelidir. Bu düzenleme genellikle bir dizi kurala göre yapılır. Kuruluş bu yönetmelikleri belirler.
Örneğin, satışla ilgili tüm veriler birlikte dosyalanabilir ve personelle ilgili tüm veriler aynı veritabanı satırına yerleştirilebilir. Bu tür bir düzenleme, bir veritabanı içindeki verilerin doğru bir şekilde korunmasına yardımcı olur.
Veritabanı büyük miktarda veri içeriyorsa, onu düzenlemek ve tekrarlamayı azaltmak için 'normalleştirme' gibi prosedürler kullanılabilir.
Üçüncü Adım: Özetleme
Materyal, özünü elde etmek için bu adımda özetlenir. Uzun bilgiler tablo veya grafik biçiminde sağlanır ve doğru şekilde saklanır.
Yazılım paketleri, çizelgeler (Pareto, neden-sonuç) ve çeşitli metodolojiler dahil olmak üzere özetlemek için kullanılabilecek çok sayıda araç vardır.
Dördüncü Adım: Analiz
Kişinin veya ekibin deneyimi kritik olduğundan, bu amaç için bir uzman veya uzman ekip belirlenmelidir. Ayrıca, bilgi analizi sonrasında raporlar oluşturulur.
Beşinci Adım: Sentezleme
Bu aşamada bilgi bilgiye dönüşür. Analiz sonuçları (genellikle raporlar), çeşitli konseptler ve eserler oluşturmak için entegre edilir.
Bir varlığın modeli veya davranışı, diğerini açıklamak için kullanılabilir. Bir bütün olarak organizasyon, yönetim kurulu genelinde kullanılabilecek bir bilgi parçaları koleksiyonuna sahip olacaktır. Bu bilgi daha sonra ileride başvurmak üzere kurumsal bilgi tabanına kaydedilir.
Bilgi tabanı genellikle İnternet üzerinden herhangi bir yerden erişilebilen bir yazılım uygulamasıdır. Ayrıca bu tür bilgi tabanı yazılımını satın alabilir veya ücretsiz bir açık kaynak uygulaması edinebilirsiniz.
Altıncı Adım: Karar Verme
Şimdi, bilgi karar vermek için kullanılıyor. Örneğin, belirli bir proje veya faaliyet türü tahmin edilirken daha önceki tahminlere başvurulabilir. Bu, mükemmel doğruluğu korurken tahmin sürecini hızlandırır. Organizasyonel bilgi yönetimi bu şekilde değer üretirken aynı zamanda zaman içinde para tasarrufu da sağlar.
Sonuç
Bilgi yönetimi, ticari kuruluşlar için kritik bir tekniktir. Neyse ki, tüm süreci basitleştiren araçlar var. Örgütsel bilgi, örgütü uzun vadede para, kültür ve insan açısından destekler. Sonuç olarak, tüm olgun işletmeler, şirket operasyonlarını ve genel yeteneklerini geliştirmek için ilgili araçları kullanarak bilgi yönetim sistemlerini oluşturmak için gerekli adımları atmalıdır. En iyi bilgi yönetimi araçları bu iyileştirmeye ve daha fazlasına katkıda bulunur.
Bilgi Yönetimi Araçları FAQs
Çalışanları bilgilerini paylaşmaya teşvik etmek için hangi araçlar kullanılabilir?
Örneğin MS Teams ve Slack, çalışanların materyal, web seminerleri, iş blogları, podcast'ler ve hatta belirli bir konu hakkındaki düşüncelerini ifade eden filmlerini paylaşabileceği en popüler bilgi paylaşım uygulamalarından ikisidir.
Bir kuruluş için bilgi yönetiminin avantajları nelerdir?
Bilgi yönetimi, fikir alışverişini, işbirliğini ve en güncel bilgilere erişimi artırır ve teşvik eder. Aynı zamanda bireylerin inovasyonu ve firmayı geliştirmek ve değişen iş ihtiyaçlarını karşılamak için gereken kültürel değişimleri teşvik etmelerini sağlar.
En iyi bilgi yönetimi araçları yönetime nasıl yardımcı olabilir?
En iyi Bilgi yönetimi araçları, işletmelere kurumsal bilgileri geliştirmek, yönetmek, depolamak ve iletmek için uygun süreçlere, prosedürlere veya sistemlere sahip olmalarını sağlamada yardımcı olur. Ayrıca, bu bilgiyi iş stratejilerini izleyerek kullanmalarını sağlarlar.
Bilgi yönetiminin üç temel alanı nelerdir?
Bilgi yönetimi üç kategoriye ayrılabilir: bilgi edinme, bilgi depolama ve bilgi paylaşma.
- Bilgi Yönetim Sistemleri: Ayrıntılı Kılavuz
- En İyi Bilgi Yönetimi Yazılımı 2022: En iyi 21 seçim
- PARA YÖNETİM ARAÇLARI: Nedir, Nasıl Kullanılır ve Ücretsiz Çevrimiçi Araçlar
- Bilgi Yönetimi: Süreçler, Türler, Örnekler ve Araçlar
Referans
