Bir zamanlar yerel olan işletmeler artık sürekli gelişen ve değişen bir dünyada sanal işletmeler haline geliyor. Bu sanal kuruluşlar, sanal veya uzak ekipler de dahil olmak üzere başarılı bir firma oluşturmak için ellerindeki her aracı kullanır. Sanal bir modele geçiş yapan bir şirkette çalışıyorsanız, doğru sanal ekibi kullanmak, geçişi kolaylaştırmak için garantili bir yöntemdir. Uzak çalışanların çabalarını ve zamanlarını kontrol etmek söz konusu olduğunda, sanal ekip yönetimi kritik öneme sahiptir. Sanal ekibin ne olduğuna, türlerine, ekipleri yönetmedeki zorluklara ve faydalarına bakalım.
Sanal Ekip nedir?
Bazen "uzak ekip" olarak da bilinen sanal ekip, elektronik iletişim yoluyla farklı konumlardan işbirliği yapan bir grup insandır. Farklı senaryolar için farklı sanal ekip türleri kullanılabilir ve bunların tümü uygun maliyetli ve verimli işbirliği araçları olabilir.
Sanal Takım Türleri
Üyelerin yaşamlarına, amaçlarına, amaçlarına ve rollerine göre çeşitli sanal ekip türleri vardır.
#1. Ağa Bağlı Ekipler
Bu tür sanal ekipler, belirli bir konuda deneyimlerini ve bilgilerini paylaşmak için bir araya gelen çapraz işlevli üyelerden oluşur. Üyelik, ihtiyaç duyduğunuzda yeni üyeler almanız ve rollerini tamamladıklarında mevcut üyeleri geri çekebilmeniz açısından akışkandır.
#2. paralel takımlar
Aynı organizasyonun üyeleri, bir süreç veya sistemde tavsiyeler sağlamak için tipik olarak paralel ekipler kurar. Paralel ekipler normalde sınırlı bir süre için oluşturulur ve üyelik, bir paralel ekibin üyelerinin hedefe ulaşılana kadar bir arada kalması anlamında sabittir.
#3. Ürün Geliştirme Ekipleri
Bu tür sanal ekipler, yeni bir ürün, bilgi sistemi veya kurumsal prosedür geliştirme gibi belirli bir işi tamamlamak için birlikte çalışan dünyanın her yerinden profesyonellerden oluşur. Örneğin, bir yıl boyunca yeni bir motor inşa etmek için Amerika Birleşik Devletleri, Kanada ve Hong Kong'dan bir uzman ekibini getirmek.
#4. Üretim ekipleri
Üretim ekipleri, düzenli ve sürekli olarak birlikte çalışan farklı rollerden personelden oluşur. Bir üretim ekibinin üyeleri belirli roller alır ve bağımsız olarak çalışır. Genel sonuç, her üyenin farklı çıktılarının birleştirilmesiyle üretilir.
#5. Servis Ekipleri
Servis ekipleri, farklı zaman dilimlerinden kişilerden oluşur. Her kişi bağımsız olarak çalışır, ancak her üyenin yarattığı eser, bir önceki üyenin ürettiği eserin devamıdır. Örneğin, Kanada'daki müşteri destek ekipleri, Asya'daki destek ekipleri işe başlayıp devam ederken vardiyalarını tamamlıyor.
#6. Yönetim Ekipleri
Yönetim ekipleri, aynı kuruluştan farklı coğrafi bölgelerde çalışan yöneticilerden oluşur. Yönetim ekiplerinin üyeleri çoğunlukla şirket düzeyindeki stratejileri tartışır.
#7. Eylem Ekipleri
Acil zorluklara yanıt vermek için çok kısa bir süre için eylem ekipleri oluşturulur. Sorun çözüldükten sonra ekip ertelenir.
Sanal ekiplerin de çeşitli faydaları ve zorlukları vardır. Bir sonraki bölümde faydalarına bakalım.
Sanal Ekiplerin Faydaları
Sanal ekiplerin sağlayabileceği avantajlardan bazıları şunlardır:
#1. Şirketin maliyetleri düşüktür.
Evden çalışan çalışanları, yerel istihdam maliyetleriyle karşılaştırdığınızda oldukça ucuz olabilir. Ofis alanı, elektrik harcamaları ve çalışanların seyahatleri, bir işletmeyi tek bir yerde veya bölgede tutmak için ihtiyaç duyacağınız birçok harcamadan sadece birkaçıdır.
#2. Dünyanın her yerinden başvuranlar
Yeni çalışanlar ararken, bir şirketin genel merkezinin yakın çevresini araştırmak, çok sayıda yetkin kişi bulma olasılığını artırabilir. Şirketler, sanal ekipler kullanarak dünyanın her yerinde akıllı ve istekli insanlar arayabilir.
#3. Verimlilik yükselir
Çalışanların işe gidip gelmelerine gerek kalmadan evden çalışmalarına izin vermek, üretkenliği ve motivasyonu artırmanın harika bir yoludur. Evden çalışan çalışanlar, yolculuk için gerekli stres ve zaman yönetimini ortadan kaldırarak uyanıp zihinsel olarak güne hazırlanabilir ve saatinde işe başlayabilir.
#4. Şirket hizmetleri günün 24 saati mevcuttur
Bir firmaya, özellikle tüketiciler için 24 saat hizmet sağlamak için sanal ekipleri kullanmak, tekrarlanan işleri teşvik etmek için mükemmel bir yaklaşımdır. Müşteriler ve müşteriler, kolayca ve sık sık iletişim kurabilecekleri bir şirketle bağlantı kurmak isterler.
Sanal Takım Zorlukları
Çalışanlar ayrı çalışırken ekip birlikteliğini teşvik etmek, lider sanal ekiplerin en zor zorluklarından biridir. Araştırmalara göre, farklı lokasyonlarda çalışan ekipler, birlikte çalışan çalışanlara göre daha düşük düzeyde güvene ve daha yüksek düzeyde çatışmaya sahipti. Birçok uzaktan çalışma zorluğu, iletişim engellerinden kaynaklanır.
En Yaygın Dört Sanal Takım Mücadelesi
Her kuruluş farklı olsa da, uzaktan çalışanları olan kurumlar da benzer zorluklarla karşı karşıyadır. Uzaktan çalışmanın yalıtılmış doğası nedeniyle, sorunlar daha uzun bir süre için iltihaplanabilir. Belirlenmezler ve düzeltilmezlerse ekip uyumunu bozabilir ve tüm organizasyonu etkileyebilirler. Yerinde çalışmadan sanal veya uzaktan çalışma kültürüne geçiş, etkili bir çalışma gerektirir. değişim yönetimi süreçleri.
Sanal işletme sahiplerinin ekipleriyle karşılaştığı en tipik zorluklardan bazılarını düşünün.
#1. Etkisiz İletişim
Birçok dijital araç, uzaktaki ekiplerin bağlantıda kalmasına yardımcı olur; yine de bu araçlar yüz yüze etkileşimin sağladığı kişiselleştirmeden yoksun olabilir. E-posta ve yazılı mesajlaşma gibi metin tabanlı iletişim, çalışanların yüz yüze görüşmeler sırasında aldıkları vücut dili, ton ve diğer ince sözsüz ipuçlarından yoksundur ve bu da yanlış yorumlama olasılığını artırır. Uzaktan çalışırken, ekip üyeleri dijital platformlarda daha çekingen olabilir ve toplantılara katılmaya veya e-postalara yanıt vermeye daha az eğilimli olabilir.
#2. Yetkilendirme ile ilgili sorunlar
İletişimdeki başarısızlıklar da çalışan sorumluluklarının karışık bir şekilde anlaşılmasına yol açar. Liderler, yanlış yorumlama ve çıkarım yapma konusunda dikkatli olurken görevleri devretmelidir. Kimin neyi ne zaman yaptığına dair kafa karışıklığı takım birliğini tehdit ediyor. Liderler, ne zaman geri adım atacaklarını ve personeline güveneceklerini bilerek, sanal ekiplerini mikro düzeyde yönetme arzusuna da direnmelidir. Açık beklentiler belirleme ihtiyacı ile karşılanacak güven arasında bir denge kurmaları gerekir.
#3. İş Etiğindeki Ayrımlar
SN Applied Sciences dergisinde yayınlanan bir makaleye göre, "sosyal kolaylaştırma" olarak bilinen bir fenomen olan, belirli kişilerin ofis ortamlarında başkalarıyla çevrili olduklarında daha fazla performans gösterdiğine dair kanıtlar var. Sanal bir ortamda, diğerleri istekleri reddedebilir veya yanıtları geciktirebilir. Çalışanlar, akranlarının onlar kadar çaba sarf etmediğine inandıklarında, güvensizliğe, ekibi rahatsız etmeye ve projeleri raydan çıkarmaya yol açabilir. Zorlukları ele almak için ekip liderleri, ekip üyelerinin çalışmalarını gözden geçirme ve düzenli geri bildirim sağlama konusunda uyanık kalmalıdır.
#4. Yetersiz Kişisel Bağlantı
Uzak çalışanlar sıklıkla izole edilir ve bu da ekip uyumu üzerinde olumsuz bir etkiye sahip olabilir. Yüz yüze etkileşim eksikliği, ekip üyeleri arasında ekip uyumu ve uyum eksikliğine neden olabilir. Örneğin, kahve içerken veya koridorda yapılan konuşmaların, çatışmayı en aza indirdiği kanıtlanmıştır. Bununla birlikte, sanal bir dünyada yeniden yaratmak zordur.
Sanal Ekip Yönetimi
Sanal ekip yönetimi, sanal ekip çalışmasını toplama, oluşturma, organize etme, yönetme ve denetleme operasyonlarının karışımını ifade eder. Proje ekibi işbirliğinin gerekli bir bileşenidir.
Aşağıdaki süreçler sanal ekip yönetimine dahildir, ancak bunlarla sınırlı değildir:
#1. Birleştirme.
Bir uzaktan ekip çalışması organizasyonu başlatırken, deneme süreleri kullanılacak ilk ölçümlerdir. Ekip lideri, tüm deneme süresi standartlarını karşılayanları seçmelidir.
#2. Eğitim.
Bu prosedür sırasında, ekip lideri gelecekteki sanal ekip oluşturma beklentilerini belirler ve ardından ekip üyelerine bu hedefleri nasıl gerçekleştireceklerini öğretmek için bir grup eğitimi yaklaşımı oluşturur ve uygular.
#3. Yönetmek.
Bu yöntem, uzak grup üyelerinin devam eden görevlerini ve işlerini denetlemek için telekomünikasyon teknolojilerinin kullanılmasını gerektirir.
#4. kontrol ediyor.
Ekip performansını analiz etmek ve değerlendirmek için ekip lideri performans ölçümleri oluşturur. Bu kişi, ekibin doğru yolda olup olmadığını ve proje hedeflerine zamanında ulaşıp ulaşamayacağını belirlemelidir.
Bunlar, sanal ekip yönetiminde yer alan birincil adımlardır. Ancak, sanal ekiplerin fenomeninin daha iyi anlaşılmasını sağlayan ikincil süreçler olabilir.
İyi Sanal Ekip Yönetiminin Faydaları ve Dezavantajları Nelerdir?
Sanal ekip yönetiminin bazı avantajları şunları içerir (ancak bunlarla sınırlı değildir):
- Teknolojide kira indirimleri ve maliyet düşürücü önlemler
- Azaltılmış ulaşım harcamaları ve işe gidiş geliş için harcanan zaman
- Gerçek zamanlı iletişim ve bilgi aktarımı
Sanal ekip yönetiminin bazı dezavantajları aşağıdakileri içerir, ancak bunlarla sınırlı değildir:
- Doğrudan kontrol mekanizmaları olmadığı için sanal gruplar üzerinde daha az kontrol vardır (bu da sanal ekiplere daha az güvene neden olabilir).
- İyi bir sanal ekip liderliği oluşturmada sorunlar ("fiziksel" ekip liderliğinin aksine)
- Yerinde gözetim ve yönetim gerektiren projeler için uygun olmama
Sanal ekiplerde çalışmanın zorluklarını aşmanıza yardımcı olacak birkaç ipucu sunacağız.
Sanal Ekiplerin Yönetiminde En İyi Uygulamalar
#1. Gerekli altyapıyı kurun.
Sanal bir ekipten sorumluysanız, üretkenliği, bilgi alışverişini, iletişimi ve sosyal katılımı teşvik etmek için etkili süreçler uyguladığınızdan emin olun.
#2. Güvenliği birinci öncelik haline getirin.
Şirket verilerine, sistemlerine ve varlıklarına uzaktan erişirken. Güvenlik yükseltmelerini hazır olur olmaz kurun ve parolanızı düzenli olarak değiştirin.
#3. Çalışma programlarına dikkat edin
Ekibinizle senkronize olabilen birçok uygulamadan (Slack, Teams, vb.) biriyle çalışanlarınızı durumlarını güncel tutmaya teşvik edin. Bu nedenle iş arkadaşlarınızı uyurken veya çocuklara bakarken aramaktan kaçınmalısınız.
Projenizin başlangıcında, bazı temel kurallar üzerinde anlaşın (örneğin, mesai saatleri dışında iletişim, bilgi paylaşımı, iletişim protokolleri vb. ile ilgili tercihler). Sınır ötesi bir ekipte çalışıyorsanız, diğerlerinin kültürlerini ve farklılıklarını takdir etmeyi unutmayın.
#5. Sağlığınıza ve esenliğinize dikkat edin.
Ofis dışında çalışırken de aynı derecede önemlidir, bu nedenle masanızdan ve bilgisayarınızdan düzenli olarak uzaklaşın, ayağa kalkın ve hareket edin, duruşunuzu ayarlayın, görüşünüzü düzenli olarak muayene ettirin ve işinizi BT ve bilgisayar dışı olarak ayırın. BT işleri.
#6. Konuşmanın ne zaman uygun olduğunu anlayın
Hepimiz e-postalara, metinlere ve anlık mesajlara aşırı derecede bağımlı hale gelebiliriz. Bu nedenle, bir yanlış anlama olasılığı varsa, zaten çok sayıda mesaj gönderildi, hassas geri bildirimde bulunuyorsanız veya nihai bir anlaşmaya varmanız gerekiyorsa, telefonu açmanız yeterli!
Sonuç
Sosyal psikologlara göre insan etkileşimleri, bireylerin fiziksel yakınlığı ile güçlenir. Sanal ekip üyelerinin yüz yüze etkileşimleri sınırlı veya hiç olmadığı için, bir dizi zorluk yaratır. Üyeler arasında güven, işbirliği ve bağlılık oluşturmak için sanal ekiplerin kültürel farklılıkları, iletişim zorluklarını, güç mücadelelerini ve çatışmayı aşması gerekir. Zor gibi görünse de, etkili liderlikle kesinlikle yapılabilir. Uygun stratejiler, süreçler ve araçlar mevcutsa, kuruluşlar bu yeni çağ sanal ekip trendinden muazzam ölçüde yararlanabilir.
Sanal Ekipler Sıkça Sorulan Sorular
Hangi şirketler sanal ekip kullanıyor?
- SAP. SAP, dünyanın en büyük şirketler arası yazılım firmasıdır.
- IBM çeşitli ülkelerden ve geçmişlerden yaklaşık 200,000 çalışanı istihdam etmektedir.
- Genel elektrik. GE, tüm dünyada yaklaşık 90,000 kişiyi istihdam etmektedir.
Sanal ekipler neden başarısız oluyor?
Kötü yönetim, iletişim arızaları, uygun olmayan veya zayıf entegre ekip üyeleri, yetersiz donanıma sahip çalışanlar, kişilik çatışmaları.
Sanal ekibin özellikleri nelerdir?
Güven, dikkat ve iletişim, tüm etkili sanal ekipler tarafından paylaşılan üç özelliktir.
Harika bir sanal lider yapan nedir?
Sanal bir ekip lideri, kendisini ekip üyeleri için erişilebilir kılmaya istekli olmalıdır. Erişilebilir liderlik, fiziksel bir işyerinde açık kapı politikasına sahip olmaya benzer şekilde, ulaşılabilir olmayı gerektirir.
