Seyahat yönetimi yazılımının yardımıyla gezi rezervasyonu yapabilir, geleceğe yönelik geziler planlayabilir, geçmiş gezileri takip edebilir ve raporlayabilirsiniz. Bazı önemli uygulamalar ve özellikler, şirket politikalarının otomasyonu ve iş gezileri için satıcıların/faturaların birleştirilmesidir. Bu makalede, tüm iş seyahatlerinizde size yardımcı olabilecek en iyi ücretsiz seyahat yönetimi yazılımından bahsedilmektedir.
Genel Bakış
Seyahat yönetimi yazılımının yardımıyla iş gezileri çevrimiçi olarak planlanabilir ve halledilebilir. Yazılım aynı zamanda tüm iş gezilerini takip ediyor ve bunlarla ilgili raporlamalar yapıyor. Bu programlar sayesinde işletmeler, çalışanlarının seyahatlerini takip edebiliyor, tüm harcamalarına ilişkin raporlar alabiliyor ve şirket seyahat kurallarına uymayanları cezalandırabiliyor.
Bu araç, çalışanlardan gelen tüm gider raporlarını tek bir yerde toplayarak işletmelerin seyahate ne kadar harcadıklarını takip etmelerine yardımcı olur. Bununla birlikte, bireysel seyahat acentelerini işe almaya veya faturaları gider yönetimi yazılımına manuel olarak girmeye alternatif olarak, ücretsiz seyahat yönetimi sistemleri, kullanıcılara seyahat rezervasyonu yapma ve seyahat satın alımlarını anında raporlama için bir araç sunar.
Seyahat yönetimi yazılımı her büyüklükteki işletmeye yardımcı olabilir ve bu doğrudur. Ücretsiz seyahat yönetimi yazılımı olmadan, çalışanlar genellikle bir web sitesi veya seyahat acentesi aracılığıyla kendi iş seyahatlerinin rezervasyonunu yapar ve ardından geri ödeme almak için bir gider raporu sunarlar.
Şirketin seyahat politikası ve onaylanmış adımlar ile önceden kurulmuş bir sistemi kullanan yeni yöntemle, her büyüklükteki şirketin çalışanları kendi seyahatlerini planlayabiliyor. Çalışanların geri ödemeyi beklemek zorunda kalmaması için programda şirketin nasıl ödeme yaptığına ilişkin bilgiler de yer alıyor ve bu da raporlama amacıyla harcamaların takibini kolaylaştırıyor.
İş Seyahati Yönetim Yazılımı
“İş Seyahati Yönetimi”, bir şirketin, çalışanlarının iş gezilerinin lojistik, maliyetler ve bakım yükümlülüğü gereksinimlerini ele aldığı süreçtir. Son araştırmalar, iş seyahatlerinin bir şirketin en çok değişebilecek maliyetlerinden biri olduğunu gösterdi. Bu nedenle büyümek isteyen her şirket için çok önemli bir stratejik faktördür. Aşağıda en iyi ücretsiz iş seyahati yönetimine yönelik yazılımın bazı bölümleri yer almaktadır:
#1. Seyahat Hizmeti Sağlayıcılarını Yönetmek ve Onlarla Görüşmek
Çalışanların her zaman en iyi plan ve fiyatlara ulaşabilmesi için bu süreç devam ediyor. İş seyahati yöneticileri, çalışanlarının yaptığı seyahatlerle ilgili verileri toplayıp analiz ederek, çalışanlarının seyahat etme ve değişen ihtiyaçlarını karşılama yöntemlerine ilişkin trendleri bulabilir. Ancak takımlar iyi bir anlaşma yaptıklarından emin olmak için fiyatları karşılaştıran web sitelerini kullanabilirler. Ayrıca kaldıkları yerlerin ve etrafta dolaştıkları yolların güvenli ve güvenilir olduğundan emin olmak için misafirlerden ve müşterilerden geri bildirim isteyebilirler.
#2. Turistlerin Güvenliğine Dikkat Edilmesi
Şirketler iş gezilerinde çalışanlarıyla ilgilenmelidir. Acil bir durumda insanların nerede ve ne zaman olduğunu bilmek önemlidir. Örneğin, çalışanın bulunduğu yerde yangın çıkması veya bir hastalık çıkması durumunda şirketin bunu işçiye söylemesi ve eve güvenli bir şekilde nasıl gidebileceğini söylemesi gerekecekti.
#3. Kuralları Yerine Getirmek
Onaylamak için işçi seyahat ve masraf talepleri için, dosyalanan formların doğru olduğundan, gerekli tüm eklerin eklendiğinden ve personelin meşru hizmet sağlayıcıları kullandığından emin olmalısınız. Bu, seyahat planlamasından sorumlu kişilerin, kurallara aykırı olan harcamalar konusunda hızlı bir şekilde harekete geçebilmeleri için doğru ve eksiksiz raporları zamanında almaları gerektiği anlamına gelir. Modern dijital seyahat yönetim sistemleri, harcamaları tahmin etmek ve yatırım getirisini izlemek için kullanılabilecek veriler sağlar. Ayrıca bu, önde gelen şirketlerin esnek seyahat politikalarına sahip olmasını sağlar.
#4. İş Seyahatine İlişkin Kural ve Planların Oluşturulması ve Uygulanması
Kuruluşun seyahat yönetim ekibi, iş hedeflerine ulaşmak için en çok ne tür seyahatlere ihtiyaç duyulacağını belirlemek için şirkete ve çalışanlarına bakacak. Harcama limitleri, tercih edilen satıcılar ve önerilen seyahat sınıfları veya ulaşım yolları gibi kuralları listeleyecekler.
En İyi Seyahat Yönetimi Yazılımı
Seyahat yönetim sisteminin yardımıyla iş gezilerinin rezervasyonunu yapmak, takip etmek ve analiz etmek daha kolaydır. Çoğu kişi "seyahat yönetim sistemi" terimini duyduğunda aklına bir yazılım parçası gelir. Ancak bu terim aynı zamanda daha büyük iş gezileri planlama süreci anlamına da gelebilir. Seyahat rezervasyonu için en iyi ücretsiz seyahat yönetimi yazılımı uygulamaları şunlardır:
#1. Rezdy
Rezdy, seyahat ve turizm endüstrileri için tasarlanmış bulut tabanlı bir rezervasyon sistemi ve dağıtım platformudur. Bağlantı vererek veya bazı HTML kodlarını kopyalayıp içerik yönetim sisteminize yapıştırarak kendi web sitenize kolayca ekleyebilirsiniz.
#2. SureMileage
Şirketler, maliyetleri otomatik olarak hesaplayan ve geri ödemeleri kolaylaştıran, kilometre takibi için güvenli bir araç olan SureMileage'ı kullanarak zamandan ve paradan tasarruf edebilir. Güvenilir ve gerçek zamanlı olarak ödeme alabilmeniz için endüstri standardındaki muhasebe ve ödeme sistemleriyle çalışır.
#3. Seyahat Çalışmaları
TravelWorks, her türden seyahat işletmesinin seyahat rezervasyonu yapmasını ve fatura göndermesini kolaylaştıran web tabanlı bir ERP sistemidir. Önemli bölümler arasında faturalandırma, müşteri ilişkileri yönetimi, pazarlama analitiği, sigorta teklifleri, hedef kitle segmentasyonu ve rol atama yer alır.
#4. Mutlu
Happay, çalışanların ve yöneticilerin uçuş, otel, taksi ve daha fazlasını kendi zamanlarında ve tam görünümde rezerve etmelerine olanak tanıyan türünün ilk iş seyahati platformudur. Uçuş saatleri, uçuş iptalleri ve diğer seyahat sorunları hakkında bilgi ve analiz.
#5. SeyahatPerk
TravelPerk iş gezilerini halletmenin en iyi yoludur. İş seyahatlerinizi hem yurt içinde hem de yurt dışında iyi planlayın.
Ücretsiz Seyahat Yönetim Yazılımı
Her büyüklükteki şirket, yalnızca iş seyahatlerini gerçekleştirmek için tasarlanmış yazılımı kullanarak zamandan ve paradan tasarruf edebilir. Seyahat rezervasyonu için en iyi ücretsiz seyahat yönetimi yazılımı uygulamaları şunlardır:
#1. Puan İlerlemesi
Point Progress ile gider raporlarından lisans doğrulamaya, belge ve zaman çizelgesi takibine kadar her şeyi kolaylaştırabilir ve otomatikleştirebilirsiniz. MyExpenses, harcama limitlerini, kayıtları ve geri ödemeleri takip etmeyi kolaylaştırır.
#2. Ahoy
Seyahatleri hemen ayırtmak, değiştirmek veya iptal etmek için kolay yollar sunarak yardımcıların ve yoğun programı olan kişilerin hayatını kolaylaştırır. Kullanıcılara güncel ve kullanışlı veriler sağlamak. Amadeus'un yeni uçuş saatleri ve bilet fiyatları için destek yerleşiktir. Uygulamada istediğiniz zaman sohbet edebilirsiniz.
#3. Gezgin
Tüm iş harcamalarınız, seyahatleriniz ve kartlarınız sabit bir aylık ücret karşılığında tek bir platformda yönetilebilir. İş gezilerini ve harcamaları yönetmede daha iyi olmak, şirketinizin sürdürülebilir bir şekilde büyümesine yardımcı olabilir. Seyahat ve masrafların planlanması ve ödenmesi konusunda tam hizmet sunan tek şirkettir.
#4. YouLi
Herhangi bir kodlama gerektirmeyen platformlarını kullanarak, rezervasyon öncesinde veya sonrasında yalnızca bir tıklamayla faturalarınıza nasıl eklentiler yapabileceğinizi öğrenin.
#5. TRM aracılığıyla
Via, üniversitelerin uluslararası ofislerinin yurtdışına seyahat eden öğrencileri ve öğretim üyelerini takip etmek için kullanabileceği en ileri hizmettir. Amaçları, müşterilerine günlük görevleri kolaylaştırarak ve onlara daha geniş bir dünya görüşü sunarak hayatlarını daha iyi hale getirecek, kullanımı kolay ama güçlü bir yazılım sunmaktır. Via'nın hedefi müşterileriyle kalıcı ilişkiler kurmaktır.
Tüm Seyahat Yönetim Yazılımlarının Ortak Noktaları Nelerdir?
Seyahati yönetmek için en iyi yazılım, seyahat planlamaktan geri ödeme almaya kadar her şeyi halledecektir. Aşağıda seyahat yönetim sistemi kullanmanın iyi olmasının birkaç nedeni verilmiştir:
#1. İnteraktif Arayüzle Rezervasyon Yapma
Kullanımı kolay bir arayüz sayesinde çalışanlar rekabetçi envanter ve fiyatlara erişebilir. Kredi kartı numarası, ödül programına üyelik ve tercih edilen havayolları ve oteller gibi önceden kaydedilmiş bilgileri kullanarak kendisi veya bir iş arkadaşı için seyahat rezervasyonu yapılabilir.
#2. Şirket Kurallarına Göre Filtreler
Bu özellik sayesinde işletmeler, rezervasyon seçeneklerini yalnızca bütçelerine uygun olanlarla sınırlayabiliyor. Bu, bütçeye bağlı kalmayı ve kurallara uymayı kolaylaştırır.
#3. Programınızı ve Etkinliklerinizi Planlayın
Ekip üyelerinin seyahat düzenlemelerini kolaylaştırmak için programlarını paylaşabilmesi ve senkronize edebilmesi gerekir. Yöneticiler artık çalışanlarının nerede olduğunu takip edebiliyor ve seyahat planları çerçevesinde telefon görüşmeleri ve toplantılar planlayabiliyor.
#4. Harcamaların Alınması, Doğrulanması ve Takibi
Birçok TMC'nin dijital makbuz içe aktarma ve gönderme özellikleri, çok seyahat eden çalışanların masraflarının geri ödenmesini kolay ve hızlı hale getirir. Bu özellik sayesinde hak taleplerinin durumunu kontrol edebilir ve paralarını ne zaman alabilecekleri konusunda fikir edinebilirler.
# 5. Raporlama
Çalışanlar bu yazılımla sadece gider raporları yazıp göndermekle kalmıyor, aynı zamanda geçmişe ait rapor ve harcamalara da bakıp analiz edebiliyorlar. Raporlar bölümü ile yöneticiler, personellerinin iş gezilerinde ne kadar harcama yaptığını takip edebilir ve geleceğe yönelik planlar yapabilir.
Seyahat Yönetim Yazılımının Faydaları Nelerdir?
Seyahat yönetimi yazılımı, tüm rezervasyon görevlerini tek bir yere koyarak kullanıcılarının zamandan ve emekten tasarruf etmesini sağlayabilir. Seyahat yönetimi yazılımını kullanmanın faydaları şunlardır:
#1. Etkileşimleri Planlamak için Tam Özellikli Bir Arayüze İzin Verir
Çalışanlar, merkezi bir arayüz aracılığıyla mevcut gezileri arayabilir, fiyatları karşılaştırabilir ve kendileri veya bir iş arkadaşı için konaklama rezervasyonu yapabilir. Ödeme ve bağlılık programı bilgilerini saklama yeteneği bu kullanıcı arayüzünün yararlı bir parçasıdır.
#2. Şirketin Seyahat Gerekliliklerine Uyumun Otomasyonunu Kolaylaştırır
Kurumsal seyahat politikasını seyahat yönetimi yazılımına entegre edebilmek, harcama ve bütçe hedeflerine ulaşmayı kolaylaştırarak seyahat maliyetlerinin düşmesini sağlar. Bu kuralların yardımıyla seyahat yöneticileri, ekiplerinin bütçelerinden en iyi şekilde yararlandığından ve şirket politikasına uyduklarından emin olabilirler. Bu kurallar, çalışanların talep edebileceği ve kurallara uymayan talepler için geri ödemeyi durdurabileceği ücret türlerini açıklar. Şirketin politikaları otomatik olarak uygulandığından, hiçbir hileli harcama gönderilmeyecek veya kazara kabul edilmeyecektir.
#3. Maliyetleri Düşük Tutmaya Yönelik Araçlar
Yöneticiler ve muhasebeciler Harcama yönetimi yazılımını faydalı bulabilirler çünkü seyahat masraflarını takip etmelerine ve daha iyi organize etmelerine yardımcı olur. Bu çözümler, onaylanan seyahat masraflarını işleme almanın ve geri ödemenin yanı sıra, harcama eğilimleri ve bütçeleme ihtiyaçları hakkında bilgi edinmek için çok sayıda harcama işlemini de analiz eder.
#4. Raporlama Kapasitesini Artırır
Seyahat yönetimi yazılımı, yöneticilerin daha iyi, daha bilinçli kararlar almasına yardımcı olan özelliklere sahiptir. Bu programlar şüpheli harcamaların veya rezervasyonların takibini kolaylaştırıyor ve hatta bazıları mevcut prosedürlerde daha iyi uzun vadeli sonuçlar sağlayacak ince ayarlar önerebiliyor. Gezginleri takip etmek ve maliyet düşürücü fırsatlar bulmak, seyahat programlarını yönetirken raporlamanın iki ek avantajıdır.
Seyahat Yönetim Yazılımı Kullanımındaki Zorluklar
Seyahat yönetimi yazılımıyla ilgili sorunlar nadir değildir. Seyahat yönetimi yazılımını kullanmanın zorluklarından bazıları şunlardır.
#1. Entegrasyon
Gider yönetimi ve muhasebe entegrasyonu olmadan sistemler arasında bilgi aktarımı mümkün değildir. Muhasebe departmanı, rezervasyon sistemi tarafından sağlanan bilgilere ve gerçekleşen fiili maliyetlere dayanarak seyahat maliyetlerini birleştirebilmeli ve farklı maliyet merkezlerine dağıtabilmelidir. Verilerin tüm sistemlerde doğru ve tutarlı olmaması durumunda kuruluş veya çalışan para kaybedebilir.
#2. Mahremiyet
Çalışanların kişisel bilgileri, seyahat hizmetlerinin ödemesini yapmak ve geri ödeme için banka bilgilerini sağlamak için kendi kredi kartlarını kullandıklarından risk altındadır. Ayrıca çalışanların seyahatleri sırasında kredi kartlarını hem iş hem de kişisel harcamaları için kullanmalarına izin verilmektedir. Son olarak, bazı maliyet raporları adlar ve adresler gibi hassas kişisel verileri içerebilir. Hassas şirket bilgilerine yalnızca yetkili çalışanlar ve amirler erişebilmelidir. Dış güçlerden korunma ihtiyacı da esastır.
#3. “Kendi Yazılımınızı Getirin” Programı Yaygınlaşıyor
BYOS trendi, çalışanları işverenleri tarafından onaylanmayan programlardan yararlanmaya teşvik ediyor. İşverenler genellikle çalışanlarına seyahat yönetimi yazılımı sağlar, ancak çalışanlar rezervasyon yapmak, harcamaları takip etmek ve sadakat puanları toplamak için istedikleri araç ve uygulamaları kullanmakta özgürdür.
Seyahat Yönetimi Yazılımlarının Çeşitliliği
Aşağıda seyahat kontrol sistemlerine bazı örnekler verilmiştir:
#1. İşletmeler
Kurumsal seyahat yönetimi yazılımı, daha geniş bir iş uygulamaları seti ile paket halinde sunulabilir veya aynı kategorideki diğer uygulamalarla senkronizasyon özelliğine sahip bağımsız bir ürün olarak satılabilir. Bazı yönlerden iş yazılımı güncellenmiş bir çevrimiçi seyahat acentesine benzer.
#2. KOBİ'ler veya Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler
Özellikle rezervasyon süreci, küçük ve orta ölçekli iş seyahati yönetimi yazılımının, daha büyük kurumsal emsallerine kıyasla öne çıktığı yerdir. Küçük ve orta ölçekli işletme (KOBİ) seyahat platformları, büyük kurumsal olanlar gibi, genellikle harcama yönetimi ve kilometre takip programları gibi diğer iş araçlarıyla arayüz oluşturur.
Seyahat Yönetimi Yazılımını Genellikle Kimler Kullanır?
Her büyüklükteki işletmenin herhangi bir çalışanı seyahat yönetimi yazılımını kullanabilir. En sık aşağıdaki işçi kategorileri tarafından kullanılır:
#1. Satış ve Danışmanlık Profesyonelleri
Mevcut veya gelecekteki müşterilerle tanışmak için seyahat etmesi gereken herhangi bir satıcı, seyahatlerini planlamak ve rezervasyon yapmak için muhtemelen seyahat yönetimi yazılımını kullanacaktır.
#2. Denetleyici Grupları
Muhasebe departmanı iş gezilerini planlarken yazılımın raporlama ve tahmin özelliklerinden yararlanır. Bu, seyahat harcamalarının izlenmesine, seyahat bütçeleri için önemli politika seçeneklerinin oluşturulmasına ve gelecekteki harcama sınırlamalarının veya kısıtlamalarının oluşturulmasına olanak sağlar.
#3. Yöneticiler
Yöneticiler bu programı seyahate ne kadar para harcandığını öğrenmek için kullanabilir ve ardından her çalışanın izin ve para iadesi talebine evet veya hayır diyebilir. İşletmeler raporlara ve diğer verilere bakarak paradan tasarruf etmelerine yardımcı olacak trendleri bulabilir ve tercih ettikleri satıcılarla kurumsal fiyatlar hakkında daha net konuşabilirler. Ayrıca bu programı çalışanların seyahat planlarını görüntülemek ve konumlarını takip etmek için de kullanabilirler.
Seyahat Yönetiminin Temelleri Nelerdir?
Şunlar;
- Güvenin.
- Şeffaflık.
- Basitlik.
- Etki.
- Bakım görevi.
- Sürdürülebilirlik.
Concur bir Seyahat Yönetim Şirketi midir?
Evet, gerçek bu. Concur Travel & Expense, iş seyahatlerinin ve maliyetlerin yönetilmesinde iş dünyasındaki standarttır. IDC, pazarın %51.5'ine sahip olduğunu söylüyor. Seyahati yönetmeye yönelik bir yazılım parçası olan Concur Travel, çoğu TMC ve GDS ile çalışır.
Seyahat Yönetim Şirketi Kullanmanın Faydaları Nelerdir?
Şunlar;
- Daha az pahalı konaklama ve uçak yolculuğu.
- Uzman görüşü ve bilgisi.
- Gece gündüz istediğiniz zaman yardıma ulaşabilirsiniz.
- Tatil sigortası planlarıyla ilgili yardım.
- Kapsamlı veri analizi.
- Seyahat edenler için uyarılar ve tavsiyeler.
- En son teknolojinin uygulanması.
- Daha sakin olmak bir sonuçtur.
Bir Seyahat Yönetim Acentesinin 5 Temel İşlevi Nedir?
Şunlar;
- Destinasyon Araştırması.
- Müzakere.
- Rezervasyon yapmak.
- Ulaştırma.
- Konferans Organizasyonu.
- Seyahat masraflarınızı takip edin.
Seyahat Acentası ile Seyahat Yönetim Şirketi Arasındaki Fark Nedir?
Geleneksel bir seyahat acentası tarafından ara sıra karşılanan eğlence amaçlı seyahat ihtiyaçlarının aksine, bir seyahat yönetim şirketi tarafından sağlanan sürekli hizmetler, paradan tasarruf etmek, politika tutarlılığını korumak ve müşterinin zamanını serbest bırakmak için tasarlanmıştır.
Seyahat Yönetim Şirketleri Nasıl Para Kazanıyor?
Kurumsal seyahat şirketleri paralarının çoğunu hizmet ücretlerinden, net veya özel biletlerden ve havayolu komisyonlarından kazanıyor. Kurumsal seyahat şirketleri veya TMC'ler, işlerini sürdürmek için büyük ölçüde uçak biletlerine bağımlıdır.
Seyahat Yönetim Şirketi Nasıl Çalışır?
İş gezileri söz konusu olduğunda her büyüklükteki şirket, bir seyahat yönetim şirketinin (TMC) hizmetlerinden yararlanabilir. TMC, zamandan tasarruf etmenize, stresten kaçınmanıza, seyahat tehlikelerini yönetmenize, maliyetleri azaltmanıza, seyahat edenlerinize daha iyi yardımcı olmanıza ve birleştirilmiş raporlar oluşturmanıza yardımcı olabilir.
Seyahat Yönetim Şirketini Nasıl Seçerim?
Şirketin bölgede yaşayan uzman rehberleri işe aldığından emin olun. En iyi rehber dili iyi konuşur, çok seyahat eder, acil durumda ne yapılacağını bilir ve CPR'nin nasıl yapılacağını bilir. Sorularınız varsa müşteri destek numarasını arayın ve kılavuzlar hakkında bilgi alın.
Şirketin büyüklerle çalışma deneyimini belirleyin işletmeler. Şirketin seyahat yönetimi alanındaki deneyimi hakkında bilgi alın. Referansları sormayı da unutmayın; Saygın bir TMC, onları size tavsiye etmekten mutluluk duyan memnun müşterilere sahip olacaktır.
Sonuç
Seyahat yönetimi yazılımının amacı seyahat planlamayı, bilet satın almayı ve harcamaları takip etmeyi kolaylaştırmaktır. İşletmeler ve diğer gruplar bu programı satın alma sürecini kolaylaştırmak, tüm iş seyahati masraflarını tek bir yerden takip etmek ve seyahat bütçelerini yönetmek için kullanıyor. Sektörde bağlantıları ve deneyimi olan profesyonel bir seyahat yöneticisinin yardımıyla genellikle en iyi seyahat fiyatlarını bulabilir veya pazarlık yapabilirsiniz.
- SEYAHAT SİGORTASI BUNA DEĞER Mİ? Bilmen gereken her şey
- KURUMSAL SEYAHAT İŞLETME ŞİRKETLERİ
- ARAÇ KİRALAMANIN EN İYİ YOLU: En İyi 2023 Uygulamaları ve İhtiyacınız Olan Her Şey
- UÇUŞLAR İÇİN EN İYİ SEYAHAT UYGULAMASI: Uçuşlar, Oteller ve Bilmeniz Gerekenler İçin En İyi Uygulama
- Nasıl Seyahat Acentesi Olunur: Basit Adımlar, Güncellendi!!!
- KURUMSAL SEYAHAT YÖNETİM ŞİRKETLERİ.
- SEYAHAT ACENTESİ OLMAK İÇİN ADIMLAR: Ayrıntılı Kılavuz
Referanslar
