İster iş için seyahat eden 50 kişi, isterse 5,000 kişi olsun, seyahat ve gider yönetimi önemli bir görevdir. Dünyanın dört bir yanındaki finans yöneticileri, seyahatle ilgili tüm masrafları doğru bir şekilde toplamak ve raporlamak konusunda zorluklarla karşılaşıyor. Neyse ki son yıllarda işler düzeldi. Kağıt harcama raporları, manuel geri ödeme süreçleri ve karşılıklı onaylar günümüz teknolojileri ile artık gerekli değil. Bu rehberde seyahat ve harcama yönetimine bakacağız. Süreçlerinizin güncelliğini yitirmiş olabileceğinin belirtilerini ve süreçlerinizi iyileştirmenize yardımcı olacak mevcut çözümleri vurgularız.
Seyahat Giderleri Yönetimi
Seyahat ve gider yönetiminin (T&E) amacı, vergilendirilebilir gelirden düşülebilmeleri için iş seyahatiyle ilişkili tüm cepten çıkan maliyetleri derlemektir. İş gezileri için uçuşlar, konaklama ve toplu taşıma masrafları, ülkelerin çoğunda genellikle tamamen karşılanır. Yemek masraflarının tamamen geri ödenebilir olup olmadığı ülkeden ülkeye değişir. Amerika Birleşik Devletleri'ndeki kendi şehrinizde bir etkinlik, iş gezisi veya bir müşteri yemeği için olsun, yiyecek ve içecek maliyeti kısmen düşülebilir. Buna karşılık, Birleşik Krallık'ta yiyecek ve içecekle ilgili tüm harcamalar tamamen vergiden düşülebilir. Yerel düzenlemeler değişiklik gösterebilse de, işletmelerin vergiden düşülebilir tüm harcamaların dikkatli kayıtlarını tutması yine de önemlidir. Finansal raporlama ve Vergi kesintileri T&E yazılımının birçok kullanımından sadece ikisidir. Eldeki eksiksiz bilgilerle daha iyi mali kararlar alınabilir.
Ayrıca, seyahat ve gider (T&E) giderlerinin idaresi, vergi indirimleri için bunların işlenmesini ve kaydedilmesini gerektirir. Şirketin yerleşik olduğu yargı bölgesi, vergiden düşülebilir giderlerin nelerden oluştuğunun yasal tanımını etkiler. Ayrıca, bu satın alımların meşru bir vergi indirimi sayılabilmesi için işle ilgili olmaları gerekir. Her ulusun vergi kurumu ayrıca özel gider raporlama prosedürlerini de belirler. Vergi yükümlülüğünüzü en üst düzeye çıkarmak ve azaltmak için, nerede olursanız olun ilgili tüm harcamaları açıklamanız gerekir.
Tipik iş seyahati maliyetleri aşağıdaki gibidir:
- Konaklama: konaklama, oteller
- Ulaşım: havayolu, tren, otobüs, kiralık araba ve benzin fiyatları
- Restoranlar, performanslar ve etkinlikler
- Günlük harcırahlar seyahat, konaklama ve yemek için ülkeye özgü miktarlardır.
- Elektronik ve diğer gerekli ekipman: akıllı telefonlar, tabletler ve bilgisayarlar
- Çalışanlar bazen geri ödeme için işverenlerine bir harcama raporu göndermeden önce kendi iş harcamalarını ceplerinden karşılarlar.
Seyahat Gider Yönetimi Yazılımı
Kapsamlı bir çözüm olan seyahat ve gider yönetimi yazılımı ile şirket seyahat giderlerinizi yönetebilir ve takip edebilirsiniz. Personeli iş seyahatine gönderen işletmeler, seyahat eden personeli yönetmek, gezi rezervasyonu yapmak ve gider raporları oluşturmak için kullanılabilen T&E yönetim yazılımını kullanmalıdır. Kurumsal seyahat ve harcamaları yönetmeye yönelik yazılımlar, çeşitli türden işletmeler için yararlı olabilir. İş seyahati masraflarınızı tam olarak anladığınızdan ve sorun olması durumunda bilgili müşteri desteğine sahip olduğunuzdan emin olmanız çok önemlidir. Ek olarak, şirketinizin seyahat politikasına göre faturalandırma sürecinizi optimize etmenize ve seyahat rezervasyonu yapmanıza yardımcı olur.
#1. SeyahatPerk
Şirket seyahatlerini yönetmek için birinci sınıf bir araç olan TravelPerk, müşterilerin grup seyahatlerini planlamasını ve rezerve etmesini kolaylaştırır. Rydoo ve Circula dahil olmak üzere birçok tanınmış gider yönetimi yazılımı sistemle entegre edilmiştir. Bu, ihtiyacınız olan her şeye tek bir kullanıcı dostu platformda sahip olmanızı sağlar.
TravelPerk'in başlıca avantajları şunları içerir:
- Seyahat rezervasyonu için çeşitli kullanıcı profillerine erişim
- Çalışan olmayan ve iş seyahatlerini düzenlemesi ve yönetmesi gereken kişiler için, misafir profilleri
- Rezervasyon seçeneklerini sunarken kurumsal yönergelere uygunluk
- BambooHR, Payhawk ve Expensify gibi iyi bilinen programlarla üçüncü taraf entegrasyonları
- 15 saniyelik yanıt süresiyle günün her saati sunulan mükemmel müşteri hizmeti
- Harcamaların kapsamlı bir analizi için içgörüler ve gelişmiş raporlama
- Hızlı KDV kurtarma çözümleri—ne kadar tasarruf edebileceğinizi belirlemek için TravelPerk'in KDV kurtarma hesaplayıcısını kullanın.
TravelPerk aynı zamanda esnek bir seyahat çözümü olan FlexiPerk'i sağlayarak kuruluşlara savurgan seyahat masraflarını azaltma konusunda yardımcı olur. İki saat öncesine kadar iptal eden işletmeler, FlexiPerk ile paralarının en az %80'ini geri alabilirler. Genel olarak İşletmeler, sürdürülebilirlik hedeflerine göz kulak olmak için TravelPerk'in karbon dengeleme seçeneği olan GreenPerk'i de kullanabilirler. İşletmeler çevre dostu iş seyahati için rezervasyon yaptırabilir ve TravelPerk Sürdürülebilirlik ekibi tarafından özel olarak seçilen yeşil girişimleri destekleyebilir.
#2. Bilgi
Fyle, firmaların ve kişilerin harcamaları ve geri ödemeleri daha etkin bir şekilde yönetmesine yardımcı olan bir harcama yönetimi yazılımıdır. Ayrıca Fyle, muhasebe ve personel verisi entegrasyonlarına ek olarak kesintisiz seyahat harcaması raporlaması sağlamak için TravelPerk ile arabirim oluşturur. Finans yöneticilerine T&E prosedürleri üzerinde kapsamlı kontrol ve görünürlük sağlar.
Fyle'ın başlıca avantajları şunlardır:
- Makbuzları ve iş seyahati ayrıntılarını kolaylıkla yönetin.
- Merkezi bir kontrol paneli kullanarak dijital harcama raporlarını kaydedebilir veya gönderebilirsiniz.
- Seyahat uyumluluğunu sağlamak için iş seyahati harcaması geri ödeme politikaları belirleyin.
- Şirket kredi kartlarını izlemek ve işlemek için kredi kartı yönetim yazılımı mevcuttur.
Fyle, kurumsal seyahat planlamasına yardımcı olamaz, ancak TravelPerk ile kombinasyonu, seyahat yöneticilerine tüm iş seyahati operasyonlarını yürütmek için tek bir konum sağlar. Travelperk kullanılarak rezerve edilen tüm geziler, Fyle'da gider olarak oluşturulacak ve faturalar ek olarak eklenecektir.
İki çözüm, seyahat harcamalarınızın tam bir resmini sağlamak için birlikte çalışır.
#3. SAP Anlaşması
SAP Concur, hepsi bir arada olan bir seyahat ve gider yönetimi yazılımıdır. Daha basit bir seyahat yönetimi deneyimi için iş operasyonlarınızın otomasyonuna yardımcı olur. Otellerde, uçak biletlerinde ve taksilerde bulunur.
Aşağıdakiler, SAP Concur'un başlıca avantajlarıdır:
- Seyahat ve harcama yönetiminizi kontrol etmek, genel olarak paradan tasarruf etmenize yardımcı olabilir.
- Uyumluluğunuzu geliştirin ve risklerin azaltılmasına yardımcı olun
- Basit bulut çözümleri uygulamaları
- Genişleyen işletmeler için ölçeklenebilirlik çözümü
- Mobil uygulama yetenekleri arayanlar için bu site mobil odaklıdır.
TravelPerk gibi SAP Concur, şirket seyahatlerini ve harcamalarını yönetmek için kapsamlı bir çözüm sunar.
#4. Seyahat Bankası
TravelBank gerçekten de harcama ve seyahat yönetimini birleştiren başka bir yazılımdır. Önemli bir şekilde, TravelBank, seyahat ve harcama yönetiminizi basitleştirmenize yardımcı olacak çeşitli ürünler sunmaktadır.
Aşağıdakiler, TravelBank'ın başlıca avantajlarıdır:
- Basit tasarım ve hızlı harcama geri ödeme yöntemi
- Tüketici seyahat düzenlemeleri ve ödenekleri oluşturun ve uygulayın.
- Seyahat eden personel için günün her saati müşteri hizmetleri mevcuttur.
- Verimli harcama yönetimi için bireysel ve kurumsal kredi kartlarından ve bankalardan işlemleri içe aktarın.
#5. Zoho Masrafı
Zoho Expense, işletmeler için en iyi gider yönetimi araçlarından biri olarak kabul edilir. Her büyüklükteki kuruluşa harcama yönetimi ve kurumsal seyahat çözümleri sunar. Basit, ölçeklenebilir harcama yönetimi çözümlerine ihtiyaç duyan gelişmekte olan firmalar için mükemmel bir seçimdir.
Zoho Expense'e göre, temel avantajları aşağıdaki gibidir:
- Kurumsal seyahat, her seyahat için otomatik gider raporlaması ile basitleştirilmiştir.
- Bildirimler, ekip üyelerini güncellemeler ve değişiklikler hakkında bilgilendirmek için kullanılır.
- Tüm gider verilerinin güncel bir resmi için gerçek zamanlı maliyet bilgileri Daha iyi seyahat ve gider yönetimi için gereken ayarlamaları belirleyebilen analizler
- Zoho Expense geniş bir özellik setine sahip olsa da, müşteri hizmetleri ve envanter kapasiteleri gibi müşterilerin memnun olmadığı birkaç alan vardır.
#6. Emburse Sertifikası
Emburse Certify, doğrudan platformdan veya başka bir seyahat yönetim sistemiyle entegre olarak seyahat rezervasyonu yapmanızı sağlayan bir gider yönetimi programıdır. Temel olarak Emburse Certify, tek bir platformdan harcama raporları göndermenize, borç hesaplarını yönetmenize ve faturaları yönetmenize olanak tanır.
Emburse Certify'a göre başlıca avantajları şunlardır:
- Verimli, güvenilir ve veri açısından zengin çalışan maliyet yönetimi için iş akışları
- Yerleşik politika kontrolleri aracılığıyla politika uyumu
- Alacak hesapları sürecinizi otomatikleştirin ve şirketinizin harcamaları hakkında fikir edinin.
#7. Rampa
Ramp, firmaların gereksiz harcamaları azaltmasına ve ödemeleri ve geri ödemeleri kolaylaştırmasına yardımcı olan bir finans otomasyonu ve maliyet yönetimi teknolojisidir. Ayrıca, kuruluşunuzun politikalarına uygun olarak, hareket halindeyken harcamalar için kredi limitli gerçek ve sanal kurumsal kartlar sunarlar.
Rampa'nın öne çıkan özellikleri şunlardır:
- Muhasebe otomasyonu, bir muhasebe çözümü ile birleştirildiğinde, zaman alıcı ve zahmetli muhasebe prosedürlerini ortadan kaldırır.
- Harcama izni ve özel bütçeli ön ödemeli kartların kurulumu kolaydır.
- Önceki makbuz gönderimlerinden öğrenen yapay zeka tarafından yönlendirilen makbuz eşleştirme
- Kişisel bir dokunuş eklemek için şirketinizin markasını içeren kartlar
Seyahat Giderleri Yönetim Sistemi
Seyahat Giderleri Yönetim Sistemi, işletmelerin çalışanların seyahat giderlerini izlemesine ve yönetmesine yardımcı olan bir yazılım uygulamasıdır. Harcama raporlama sürecini otomatikleştirerek çalışanların harcamalarını göndermesini ve yöneticilerin harcamaları onaylamasını kolaylaştırır. Sistem aynı zamanda, çalışanların nereye ve nasıl para harcadığına dair bilgiler sağlayarak işletmelerin seyahat maliyetlerini kontrol etmelerine yardımcı olabilir.
Seyahat Giderleri Yönetim Sistemi kullanmanın bazı faydaları
- Verimliliği arttırmak: Sistem gider raporlama sürecini otomatikleştirerek çalışanların harcamalarını göndermesini ve yöneticilerin harcamaları onaylamasını kolaylaştırır.
- Maliyetin düşürülmesi: Sistem, çalışanların nereye ve nasıl para harcadığına dair içgörüler sağlayarak işletmelerin seyahat maliyetlerini kontrol etmelerine yardımcı olabilir.
- Geliştirilmiş uyumluluk: Sistem, işletmelerin seyahat politikalarına ve düzenlemelerine uymasına yardımcı olabilir.
- İyileştirilmiş çalışan memnuniyeti: Çalışanlar harcamalarını göndermek için sistemi kullanarak zamandan ve zahmetten tasarruf edebilirler.
Seyahat Giderleri Yönetim Sisteminin özelliklerinden bazıları şunlardır:
#1. Gider Takibi:
Sistem uçak bileti, otel, kiralık araç, yemek, eğlence gibi harcamaları takip edebilir. Harcama takibi, tüm harcamalarınızın kayıt altına alınması ve takip edilmesi işlemidir. Bu manuel olarak veya bir yazılım programı yardımıyla yapılabilir. Harcama takibinin aşağıdakiler dahil pek çok faydası vardır:
- İyileştirilmiş finansal planlama
- Artan vergi indirimleri
- azaltılmış stres
- Daha iyi bütçeleme
Gider takibi çok fazla iş olabilir, ancak uzun vadede buna değer.
# 2. Gider Raporlama:
Sistem gider raporlama sürecini otomatikleştirerek çalışanların harcamalarını göndermesini ve yöneticilerin harcamaları onaylamasını kolaylaştırır.
#3. Gider Onayı:
Sistem, yöneticilerin harcamaları onaylamasına veya reddetmesine izin verebilir.
Gider Onay İsteği
İşçi adı: Ad - Soyad
Bölümü: Senin bölümün
Tarih: Bugünün tarihi
Gider Açıklaması:
Çalışmam sırasında yapılan aşağıdaki harcamalar için onay istiyorum. Şirketin:
- Ürün 1 - $Ücret
- Ürün 2 - $Ücret
- Ürün 3 - $Ücret
Toplam: $Toplam Kredi Tutarı
Tüm harcamalar için makbuzları ekledim.
Göz için teşekkür ederiz.
En içten dileklerimizle,
Ad - Soyad
# 4. gider mutabakatı:
Sistem aynı şekilde kurumsal kredi kartı ekstreleri ile gider mutabakatı yapabilmektedir. Gider mutabakatı, tutarsızlıkları belirlemek için iki veri kümesini karşılaştırma işlemidir. Bu, tüm harcamaların doğru bir şekilde kaydedilmesini sağlamak, dolandırıcılık faaliyetlerini belirlemek veya bütçe sapmalarını izlemek gibi çeşitli amaçlar için yapılabilir. Gider mutabakatını gerçekleştirmenin birkaç farklı yolu vardır. Yaygın bir yöntem, şirketin defteri kebirini çalışanlar tarafından sunulan gider raporlarıyla karşılaştırmaktır. Başka bir yöntem, şirketin banka ekstrelerini satıcılardan gelen faturalarla karşılaştırmaktır.
Gider mutabakatı, şirketlerin finansal doğruluğu sağlamalarına, yolsuzluğu belirlemelerine ve bütçe sapmalarını takip etmelerine yardımcı olabilecek önemli bir süreçtir. Şirketler, yukarıda özetlenen adımları izleyerek gider verilerinin doğru ve güvenilir olmasını sağlayabilir.
İşletmenizin seyahat masraflarını yönetme şeklini iyileştirmenin bir yolunu arıyorsanız, Seyahat Harcamaları Yönetim Sistemi dikkate alınması gereken iyi bir seçenektir.
Seyahat Giderleri Muhasebesi Nedir?
Seyahat masrafları yemek, ulaşım, konaklama, işe gidip gelme ve diğer hizmetleri içerir. Çalışan, talep edilen belirli bir masrafı gösteren makbuzları ve diğer belgeleri saklamaktan sorumludur.
Seyahat Masraflarını Nasıl Yönetirsiniz?
Gider Yönetimi: Bir profesyonel gibi tasarruf edin.
- Önceden planlayın.
- Duraklı veya uçak değişiklikli uçuş rezervasyonu yapın.
- Harcama alışkanlıklarınızı izleyen ve bütçenize bağlı kalmanıza yardımcı olan bir uygulama kullanın.
- Yolculuğunuzu planlarken, tüm yılı aklınızda bulundurun.
- Gidiş-dönüş uçak bileti yerine iki tek yön bilet satın alın.
- Uçak için bir akşam yemeği hazırlayın.
Seyahat ve Harcama Süreci Nedir?
Seyahat ve gider yönetimi veya T&E, seyahatle ilgili tüm maliyetlerin kayıttan düşülebilmesi ve tasarruf edilen paranın vergilendirilmesi gerekmemesi için takip edilmesi sürecidir. Çoğu ülkede uçak, otel ve kara ulaşımı gibi iş seyahatlerinin tüm masrafları karşılanır.
Gider Yönetimi Süreci Nedir?
Firmaların harcamalarını düzenlemelerine yardımcı olan bir prosedürler sistemi, gider yönetimi süreci olarak bilinir. Çalışanların geri ödeme taleplerini dosyaladıkları ve iş harcamalarını hesaba kattıkları sıralı süreçtir.
Seyahat ve Harcama Yöneticisi Ne İş Yapar?
Kültürel ve coğrafi özelliklerin yanı sıra gerektiğinde işlevler arası işbirliğini de hesaba katan bir Küresel Seyahat ve Harcama Politikası oluşturun, yönetin ve yönetin. Sistem bakımı, yapılandırması ve yükseltmeleri dahil olmak üzere Travel & Expense sistemleri (Expensify, Concur ve Navan) için yönetici sorumlulukları.
Gider Yönetimi Aracı Nedir?
Gider yönetimi yazılımı, makbuzdan geri ödemeye kadar olan sürecin çoğunu kesinlikle otomatikleştiren bir tür uygulamadır. Firmalar bu yazılımı seyahat rezervasyonlarını yönetmek, harcama raporu gönderimini otomatikleştirmek, onayları hızlandırmak, geri ödemeleri hızlandırmak ve maliyet taleplerini gerçek zamanlı olarak takip etmek için eşit şekilde kullanabilir.
Gider Yönetimi Neden Önemlidir?
Gider Yönetimi kategori bazında çalışan harcamalarının izlenmesine ve (kişisel harcamalar yerine) izin verilen kurumsal nedenlerle yapılan satın almaların doğrulanmasına yardımcı olur. Belirli bir süre için en iyi harcamayı ve en iyi fiyatlandırmayı karşılaştırmalı olarak belirledi. Aksine, çalışanların harcama sınırlamalarını kontrol altında tutmak için çok çalışır ve mükerrer ve hileli ödemeleri önler.
En İyi Yazılım Nedir? Giderler?
- SAP Concur Gideri. 4.1. 247 Puan.
- Web giderleri Gider Kontrolü.
- pahalılaştır.
- Zoho Masrafı.
- Coupa BSM Platformu.
- Navan.
- Emburse Onayı
- GiderPuan
Şirketler Neden Gider Yönetimine İhtiyaç Duyar?
Harcama yönetimi, çalışan harcamalarının kategoriye göre izlenmesine ve izin verilen kurumsal nedenlerle (kişisel harcamalar yerine) satın alımların doğrulanmasına yardımcı olur. Bununla birlikte, belirli bir süre için en iyi harcamayı ve en iyi fiyatlandırmayı belirlemiştir. Çalışan harcama sınırlamalarını kontrol altında tutmak için çok çalışır ve mükerrer ve hileli ödemeleri önler.
Bottom Line
İşletmeler, paradan tasarruf etmelerine, verimliliği artırmalarına ve dolandırıcılığı azaltmalarına yardımcı olabileceği için seyahat giderleri yönetimini dahil etmelidir. Seyahat masrafları, işletmeler için önemli bir maliyet olabilir ve seyahat masrafları yönetimi, masrafları gönderme ve onaylama sürecini kolaylaştırarak bu masrafların azaltılmasına yardımcı olabilir. Ek olarak, seyahat giderleri yönetimi, çalışanların harcamalarını takip etmelerini ve yöneticilerin harcamaları onaylamasını kolaylaştırarak verimliliğin artırılmasına yardımcı olabilir. Son olarak, seyahat giderleri yönetimi, çalışanların hileli harcamalar sunmasını zorlaştırarak dolandırıcılığın azaltılmasına yardımcı olabilir. Genel olarak seyahat giderleri yönetimi, işletmelerin paradan tasarruf etmesine, verimliliği artırmasına ve dolandırıcılığı azaltmasına yardımcı olabilecek değerli bir araçtır.
İlgili Mesajlar
- BÖLGE YÖNETİMİ: Tanım, Araçlar ve Neden Önemli?
- İDARİ İŞLETME: Anlam, Yönetim, Fark, Ortak ve Maaş
- ABD'NİN EN İYİ SEYAHAT SAĞLIK SİGORTASI ŞİRKETLERİ
Referanslar
