Tüm tarafların belirtilen kriterleri yerine getirmesini ve sözleşmede üzerinde anlaşmaya varılan destek, hizmet ve ürün düzeyini sağlamasını sağlamak, satın alma sözleşmesi yönetim süreci olarak bilinir.
Verimli satın alma sözleşmeleri yönetiminin temel bir bileşeni, kuruluşun sözleşmeden mümkün olan en yüksek faydayı alırken aynı zamanda üstlendiği riski azaltmasını sağlamaktır. Ayrıca, maliyetleri düşürmenin yollarını bulmayı ve ilişkinin doğası geliştikçe gerekli olabilecek sözleşme revizyonları için kolaylaştırıcı olarak hareket etmeyi de içerir.
Sözleşme yönetimi tedarikindeki en iyi 5 uygulamadan bazılarını burada bulabilirsiniz.
1 numara. Tedarik Sözleşmelerinin Erken Yönetimini Vurgulayın
Halihazırda taslağı hazırlandıktan sonra satın alma sözleşmesi yönetimini düşünmeye başlamak için çok geç. Bir sözleşme taslağı hazırlandığında, sözleşmenin şartlarında değişiklik yapmak çok daha zordur.
Bunun yerine, satın alma sürecinin en başından itibaren bunu aklınızda bulundurun. Bu önemlidir çünkü başlangıçta çok fazla kontrole sahipsiniz.
Bir sonraki adım, şirketinizin ortaklıktan mümkün olan en büyük faydayı elde etmesini garanti etmek için sözleşmeyi ve sözleşmeye dahil edilmesi gereken unsurları dikkate almaktır.
2 numara. Tüm Manuel Adımlardan Kurtulun
Verileri birçok elektronik tablo, silolu sistem ve ayrı uygulamada manuel olarak izlerken insan hatası olasılığı ve boşa harcanan zaman artar.
Ekibinizin sözleşme yenilemelerini hatırlaması gerekeceğinden, daha iyi şartlar müzakere etme fırsatını kaçırmalarına neden olma olasılığı vardır. Daha da kötüsü, negatif bir fiyatı olan uzun vadeli bir sözleşmeye kilitlenme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.
CLM (Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi) Yazılımını kullanarak birçok prosedürü otomatikleştirerek, insan emeğinin doğasında var olan tehlikelerden uzak durabilirsiniz. Bu platformlar, tedarikçiler hakkında bilgi toplamayı ve sözleşme yükümlülüklerini takip etmeyi basitleştirir.
Buna ek olarak, beklentilerinizi karşılaması gerekenleri proaktif olarak takip etmenize olanak tanıyan tedarikçilerinizin performansı hakkında gerçek zamanlı içgörüler alacaksınız.
#3. Envanterinizi Optimize Edin
Ekonominin belirli sektörlerinde kar marjları düşmeye devam ederken, işletmeler sürekli olarak harcamalarını dizginlemek ve karlarını artırmak için yeni yollar arıyor. Bu nedenle, tedarik ekipler sürekli stok sayımları yapacak ve seviyelerinin optimum seviyede tutulup tutulmadığını kontrol edecek. Aşağıda, bilmeniz gereken envanter bilgilerinin bir listesi bulunmaktadır.
- Envanter tutmanın "gerçek maliyeti", ürün siparişi vermekten çok daha fazladır.
- Masraf tutmayla ilgili pratik kural yüzde 20 ila 30 arasındadır.
- Zamanla bozulan ürünler yalnızca tüketilebilir ürünler değildir; tüketici elektroniğinden giyime kadar her şey bozulmaya eğilimlidir.
- Yeterli planlama ve tahmin eksikliği, dengesiz stokların birincil suçlusudur.
Dünya çapındaki satın alma operasyonlarındaki liderler, iyileştirilmiş veriye dayalı öngörüler vaadini yavaş yavaş gerçekleştirmeye başlıyor. 2018 Global CPO araştırmasında, katılımcıların neredeyse yarısı şirketlerinin maliyetlerini ve stok seviyelerini optimize etmek için akıllı ve gelişmiş içgörüler kullandığını kabul etti.
Aşağıda, işletmelerin envanterlerinin optimize edilip edilmediğini belirlemek için kendilerine sormaları gereken soruların bir listesi bulunmaktadır:
- Fazla stok, güvenlik stoğu ve yenileme stoğundan oluşan operasyonel envanterin oranı nedir?
- Tedarik ekibi gereğinden fazla veya az ürün veya hizmet alıyor mu?
- Bir satın alma işlemi yapmak için ayda en iyi sayı nedir?
- Yapılan siparişler ile satın alma talepleri arasında herhangi bir tutarsızlık var mı?
#4. Yükümlülükleri Yakından Takip Edin
Tedarik sözleşmelerinizi dijital olarak merkezileştirmenin bir başka avantajı da, sizin ve sözleşme yaptığınız diğer işletmelerin taahhütleri dahil olmak üzere tüm sözleşme taahhütlerinin daha sıkı izlenmesini sağlamasıdır.
Önemli teslim tarihlerinin işaretlenmesi ve yaklaşan teslimatlar hakkında bildirimlerin otomatik olarak alınması nispeten basit görevlerdir. Bu şekilde, şirketiniz yenileme sürelerini karşılayabilecektir.
Ek olarak, tedarikçilerinizden geç veya eksik teslimatları izlemenizi ve sonuç olarak önemli ölçüde azaltmanızı sağlar.
# 5. Uyum sağlamak
Sözleşmelerinizin ilgili şirket içi, sektörel ve düzenleyici yasalara uygun olmasını sağlamak, tüm sözleşme programlarını izlemek kadar eşit derecede önemlidir.
Uyumsuzluk şirketiniz için cezalar, yasal işlemler ve itibar kaybı gibi maliyetlere neden olabileceğinden, şartlarına tam olarak uyduğunuzdan emin olmak için her sözleşmeyi gözden geçirmeniz gerekir. Sözleşmelerinizi merkezileştirerek, hileli departmanların bu temel bileşenlerden yoksun sözleşmeler yazmasını önleyerek bu hedefi daha kolay gerçekleştirebilirsiniz.
Sözleşmenizi önceden onaylanmış şartlarla başlattığınızda veya uyumlulukla ilgili ihtiyaç duyacağınız tüm bilgileri içeren sözleşme şablonlarını tamamladığınızda uyumluluk daha kolaydır. Bu birkaç yolla yapılabilir.
Sonuç
Bu en iyi satın alma uygulamalarından bazıları basit ve yaygın görünse de, diğerleri bu alandaki son gelişmelerdir. Ancak kuruluşlar, bunları uygun şekilde uygulayarak tedarik mükemmelliğinin kilidini açabilir.
Sürdürülebilir bir satın alma stratejisi geliştirmeye yönelik ilk adım, bulutta barındırılan bir dijital satın alma aracı edinmektir.
