Çoğu zaman, her şeyi halletmek için gün içinde yeterli zaman yokmuş gibi gelir. Ama gün içinde herkes için aynı sayıda saat vardır. Bununla birlikte, bazı insanlar zamanlarını diğerlerinden daha verimli kullanırken, diğerleri genellikle taahhütlerini zamanında yerine getiremezler. İşin sırrı zaman yönetimidir. Bu noktada, muhtemelen enerjinizi hayatınızı zenginleştiren faaliyetlere odaklamak istersiniz. Ancak bir kariyeriniz, çocuklarınız ve diğer yükümlülükleriniz olduğunda sizin için gerçekten önemli olan şeylere nasıl uyum sağlayabilirsiniz? Her biri benzersiz kişilik özelliklerine, üretkenlik zorluklarına veya kurumsal hedeflere göre uyarlanmış çok sayıda zaman yönetimi tekniği mevcuttur. Bu kılavuz, işte veya öğrenciler için zaman yönetimi ve bunun işe yaramasını sağlayacak teknikler ve araçlar hakkında her şeyi kapsar.
Zaman Yönetimi Nedir?
Zaman yönetimi tamamen karar vermekle ilgilidir: neyi ne zaman yapacağınız ve ne yapacağınız tamamen size kalmış. Değeri yüksek, hedef odaklı faaliyetlere öncelik veriyorsanız, bunları zamanında tamamlıyor ve yine de kendinize fiziksel olarak bakmak için zaman buluyorsanız, zamanınızı etkili bir şekilde yönettiğinizi güvenle iddia edebilirsiniz. Ancak, biri size bunu nasıl başardığınızı sorarsa? Bu çok basit, bu sadece çeşitli zaman yönetimi tekniklerini kullanarak.
Bir dizi kural ve kavram olan zaman yönetimi teknikleri, daha az zamanda ve daha az çabayla daha çok iş yapmanızı sağlar. Ayrıca, kararlarınızın kalitesini ve bunları ne kadar çabuk verdiğinizi iyileştirmeye yardımcı olur.
Buna ek olarak, zaman yönetiminizin çalışma gerektiren belirli yönlerini ve zamanınızı nasıl organize etmeyi tercih ettiğinizi düşünmelisiniz. Verimliliğinizi artırmak için zaman yönetimi stratejilerinizi iş yerine göre de uyarlayabilirsiniz.
Zaman Yönetiminin Temeli Nedir?
Gerçekten önemli olan ile hemen yapılması gereken arasındaki farkı anlamak, verimli zaman yönetiminin temel taşıdır.
En önemli faaliyetlerin mutlaka hemen tamamlanması gerekenler olmadığını akılda tutmak çok önemlidir. Sorun şu ki, çoğumuz şu anda yapılması gerekenlerin programlarımızı yönetmesine izin veriyoruz.
Zaman Yönetiminin Temelleri Nelerdir?
Çoğu insan zaman yönetimini çok önemli bir beceri olarak kabul eder ve bu konuda daha iyi olmalarını ister. Zamanlarını daha iyi organize etmenin yollarını aramaya devam ediyorlar, ancak her zaman eskisinden daha fazla kafaları karışıyor gibi görünüyor. Zamanı işlemek için birçok yöntem olabilir, ancak bunlardan yalnızca bazıları herhangi bir senaryoya uygulanabilir.
Bununla birlikte, verimli ve dengeli bir yaşam sürmenize yardımcı olacak zaman yönetiminin temel ilkeleri aşağıdadır.
- Planlama
- Her seferinde bir şey yapın.
- Organize edin ve öncelik verin.
- HAYIR demeyi öğrenin
- 80/20 kuralı
- Gerçekçi programlar yapın.
- Kendinizi sağlıklı ve stressiz tutun.
- Temsilci
- Dikkat dağıtmaktan kaçının
Zaman Yönetiminin Amacı Nedir?
Zaman yönetimi, maksimum etkinlik, verimlilik ve üretim elde etmek için çeşitli faaliyetler arasındaki zamanı en iyi şekilde organize etme, planlama ve en iyi şekilde yapma sürecidir. Zamana duyarlı görevleri, projeleri ve hedefleri gerçekleştirmek için bir dizi beceri, araç, teknik ve yaklaşımı bir araya getiren zaman yönetimi ile yürütmek mümkündür.
Zaman Yönetimi Teknikleri ve Araçları
Kişisel veya profesyonel yaşamınızda başarılı olmak istiyorsanız, temel olarak zamanınızı nasıl etkili bir şekilde yöneteceğinizi öğrenmeniz gerekecektir.
Hayatınızı düzene sokmak, iş verimliliğinizi artırmak ve bir daha asla son teslim tarihini kaçırmamak için doğru araç ve teknik kombinasyonunu kullanırsanız, kısa sürede bir zaman yönetimi ustası olabilirsiniz.
İşte, iş gününüzden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olabilecek, zaman yönetimi için denenmiş ve gerçek teknikler ve araçlar.
En İyi Zaman Yönetimi Teknikleri
Zamanınızı ve iş hayatınızı daha iyi yönetmenize yardımcı olmak için hangi yönetim tekniklerinin ve araçlarının en etkili olacağını seçmek, çoğunlukla ihtiyaçlarınıza bağlıdır.
İş gününüzü, çalışma saatlerinizi veya belirli hedeflere doğru ilerlemenizi planlamanız gerekip gerekmediğini, sizin için en iyi olanı değerlendirmek için en iyi konumdasınız.
İşte zaman yönetimi sürecinizi iş yerinde daha verimli bir şekilde ele almak için faydalı teknikler, araçlar ve yetenekler. Zaman yönetiminde ilk adım, kişinin mevcut alışkanlıklarını değiştirmeye karar vermesidir. Harekete geçmeye istekli olduğunuz sürece, zaman yönetimi çocuk oyuncağıdır.
#1. Pomodoro Tekniği
Ciddi bir çaba sarf ederken dinlenme ihtiyacını asla göz ardı etmeyin. Domatesler mola hatırlatıcıları olarak faydalıdır.
1980'lerin sonlarında, yazılım geliştiricisi ve yazar Francesco Cirillo, etkili zaman yönetimi için bir strateji olarak yaygın bir popülerlik kazanan Pomodoro (Domates) Tekniği'ni geliştirdi. Pomodoro, günümüzde kullanılan en etkili zaman yönetimi yöntemlerinden biri olarak kabul edilmektedir.
Pomodoro, aldatıcı derecede basit bir konsepte dayanmaktadır. Günlük çalışmanız, kısa bir mola vermeden önce tamamlamanız gereken daha küçük parçalara bölünmelidir. Bir Pomodoro, 25 dakika süren odaklanmış bir çalışma dönemidir ve ardından üç ila beş dakikalık kısa bir ara verilir. 4 Pomodori tüketildikten sonra, yakıt ikmali için 15-30 dakikalık daha uzun bir boşluk alınır.
Pomodoro Tekniğini takip etmek, temel bir zamanlayıcı kullanımını gerektirir. Yönteme bağlı kalırsanız, konsantre olmak ve yeniden şarj olmak için bolca zamanınız olacak ve iş gününüzden en iyi şekilde yararlanmanıza izin vereceksiniz.
#2. AKILLI Hedefler
Zaman yönetimi, yaşamda net bir amaç ve yön duygusuna sahip olduğunda en etkilidir. SMART hedef çerçevesi, etkili bir hedef belirleme yöntemi olarak yaygın olarak kullanılmaktadır.
Yönetimin Hedeflerini ve Hedeflerini Yazmanın AKILLI Bir Yolu Var”, George T. Doran tarafından 1981'de bu yöntemi tanıtan yayınlanmıştır.
Bireylerin büyük çoğunluğu hiçbir şey için plan yapmaya zaman ayırmaz. Nüfusun yüzde onu veya daha azı aslında hedeflerini yazıyor. Bu, önemli hedefleri uygun şekilde belirlemek için biraz zaman ayırmanız ve düşünmeniz gerektiği anlamına gelir.
Kalemi kağıda dökmeye karar verirseniz, kendinizi ilhamsız ve kaybolmuş hissetmenize neden olacak bir genellemeler listesi yerine, üzerinde çalışacak bir şeyiniz olması için spesifik olduğunuzdan emin olun. Bu anlamsız bir zaman kaybı. Hedeflerinizi kaydetmek için stratejik bir yöntem kullanmalısınız.
SMART hedefleri oluşturmak için ayrıntılı açıklamalar, örnekler ve şablonların tümü çevrimiçi olarak bulunabilir.
#3. Eisenhower Matix” veya Eisenhower Kutusu
SMART hedeflerinizi yazdıktan sonra, bunları yönetilebilir iş parçalarına dönüştürmenin zamanı geldi. Bu yapıldıktan sonra, işler önceliklendirilebilir. Önceliklerin belirlenmesi söz konusu olduğunda, Eisenhower Matrisi sıklıkla başvurulan bir araç olarak anılır.
Dwight D. Eisenhower, 34'ten 1953'e kadar görevde olan Amerika Birleşik Devletleri'nin 1961. Başkanıydı. Matrisinin önerdiği gibi, çalışma aşağıdaki dört kategoriye ayrılmalıdır:
- Zamanında ve önemli (Önce yapın)
- Acil Değil + Kritik (Program)
- Acil +Önemli Değil (Temsilci)
- Önemli değil ve acil değil (Eleyin)
İki tür görev vardır: hemen ilgilenilmesi gerekenler (e-postalara, telefon çağrılarına veya toplantı isteklerine yanıt vermek gibi) ve daha sonra bekleyebilecek olanlar.
Tersine, önemli görevler, sizi nihai özlemlerinize ve kariyer hedeflerinize yaklaştıran görevlerdir. En önemli sorumluluklarınız, kişisel ve profesyonel hedeflerinizi gerçekleştirmenize doğrudan katkıda bulunan sorumluluklardır.
Öncelikle en acil ve önemli faaliyetlere öncelik vermeniz gerektiğini söylemeye gerek yok. Dikkatinizin çoğunu bu alana ayırın (acil + hayati).
Spor yapma, öğrenme, üretme ve sosyalleşme zamanı, önceden planlanması gereken (ve bunları düzenli olarak yaptığınızdan emin olun) hayati ancak acil olmayan faaliyetlere örnektir. Diğer yükümlülükleri dış kaynaklardan temin etmeli veya daha iyisi ortadan kaldırmalısınız.
#4. Kanban Kurulu
Japonca'da kanban bir tabela veya reklam panosudur. Kanban panosunun amacı, belirli hedeflere yönelik ilerlemenizin görsel bir temsilini sağlamaktır.
Kanban hayranları genellikle büyük bir kuru temizleme tahtası veya Kanban görselleştirmesinin planlarını çizmesini sağlayan bir yazılım kullanır. Fiziksel bir Kanban panosu kullanmanın çok daha etkili olduğunu gördük.
Bireysel görevlerin ilerlemesini gösteren birkaç sütun beyaz tahtaya çizilmelidir. Tipik bir kara tahtada aşağıdaki sütunları bulacaksınız:
O zaman post-it notları kullanmalısın. Her yapılacak iş öğesi, bir post-it notu ile temsil edilir. Yapılması gereken eylem öğesinin adını yazmanız yeterlidir. Farklı renklerde yapışkan notlar çeşitli amaçlar için kullanılabilir.
Büyük tahta ve ilgili yapışkan notlar yerleştirildikten sonra işler uygun sütunlara kolayca atanabilir.
Her şeyi doğru yaptıysanız, görevlerinizin ve nerede durduklarının düzgün bir görsel tasvirine sahip olacaksınız. İlerleme kaydettikçe bu sütunlar arasında yapışkan notlar ilerleteceksiniz.
#5. Derin İş Yapın; Sığ veya Yüzeysel Çabalardan Kaçının.
Yukarıda belirtilen yöntemleri kullandıktan sonra, iyi tanımlanmış bir hedefler kümesine, oraya ulaşmak için belirli, yönetilebilir adımların bir listesine ve bir Kanban panosu kullanarak ilerlemenizin görsel bir temsiline sahip olmalısınız.
Bu noktada, ele alınacak en acil konuyu seçebilmelisiniz. Derin çalışma, mümkün olduğunca verimli bir şekilde bitirmek için tek bir göreve yoğun bir şekilde odaklanma sürecidir.
Cal Newport, “derin çalışma” terimini, kişinin bilişsel yeteneklerini tam olarak kullanmak için gerekli olan, dağılmamış dikkat durumunu tanımlamak için icat etti.
Derin çalışmalara katılarak değer sağlayabilir, yeteneklerinizi geliştirebilir ve çoğaltılması zor görevleri gerçekleştirebilirsiniz. "Akış" terimi, sürekli konsantrasyona izin veren zihinsel durumu tanımlamak için gelmiştir.
Yarım çaba veya yüzeysel çaba, derin emeğin antitezidir. Çoklu görev, aynı anda birden fazla proje üzerinde çalışmak ve çok sayıda çevresel dikkat dağıtıcı, bu tür düşük değerli istihdam (e-posta, telefon, sohbet ve diğer kesintiler) için olağan koşullardır.
“Yarı çalışma” ile mücadele için en etkili strateji, önemli bir süreyi tek bir göreve ayırmaktır, bu süre zarfında diğer tüm faaliyetler ve kesintiler askıya alınmalıdır.
#6. Zamanınızı Nasıl Harcadığınızı Takip Edin
Dünyanın en kolay ve en güçlü zaman takipçisi MyHours'un yaratıcıları olarak, Spica olarak zaman takibi konusuna taraf olabiliriz, ancak bunun kendi çalışanlarımızın ve sahip oldukları ekiplerin verimliliği üzerindeki olumlu etkilerini inkar edemeyiz. üzerinde çalıştı.
Her şeyin üstesinden gelmek için, daha fazlasını yapmak için nazikçe dürtme ve zamanınızı nasıl harcadığınız hakkında fikir veren iyi bir zaman izleyicinin yardımıyla raporlama ve faturalandırma gibi görevleri otomatikleştirebilirsiniz.
Eski atasözünde olduğu gibi, yalnızca izlediğiniz şeyi yönetebilirsiniz. Çeşitli görevlere ne kadar zaman harcadığınızı ve ne kadar para kazandığınızı takip etmek, bir zaman takip sistemi ile daha kolay hale geliyor.
Doğru istatistikler, daha verimli zaman yönetimi sağlar. Bir zaman izleyici kullanıyorsanız, düzenli olarak diğer zaman yönetimi stratejilerini de uygulamanız daha olasıdır.
#7. İşlerin Yapılması (GTD)
Kişinin zamanını etkin bir şekilde kontrol etmesi için en iyi bilinen ve yaygın olarak kullanılan yöntemlerden birine “işleri halletmek” denir. Beş adımlı süreç, büyük işleri daha yönetilebilir parçalara ayırmanıza yardımcı olmak için tasarlanmıştır, ardından birer birer ele alıp hemen tamamlayabilirsiniz.
“Stressiz üretkenlik sanatı” sistemin sloganıdır. Tekniği kullanmak, daha fazla iş yaparken, yeni fikirler üretirken ve işinizde dikkat etmeniz gereken her şeyi takip ederken daha az stresli hissetmenizi sağlamalıdır.
#8. OKR- Hedefler ve Temel Sonuçlar
Her büyüklükteki işletme OKR'yi kullanır, bu da onu dünyadaki en iyi bilinen çerçevelerden biri yapar (OKR'nin babası, Intel'in ünlü CEO'su Andy Groove'dur). Bu yapı oldukça temeldir.
Anahtar sonuçlar, hedeflerinize nasıl ulaşmayı planladığınızı gösterir. OKR'ler aşağıdaki kılavuzla ayarlanabilir: “(Bu Anahtar Sonuçlar seti) ile ölçüldüğü gibi (Hedef) yapacağım.
Hedefler, istediğiniz sonuçların özetleridir. Canlandırıcı ve ilginç, ancak kısa olmaları gerekir. Bir şirket için beşten fazla kapsayıcı hedef olmamalıdır.
Hedeflerinize ulaşmadaki başarınız, birkaç önemli sonuca dikkat ederek ölçülebilir. Her hedef için üç ila beş ana sonuç belirtilmelidir. Sonuç kısmındaki en önemli bulguları gözden geçirdiğinizde, çabalarınızın başarılı olup olmadığını anlayacaksınız.
OKR'ler oluşturulduktan sonra, üç aylık planlama sürecinde ekipteki herkesle paylaşılmalıdır. OKR'leri düzenli olarak ayarlamak, izlemek ve gözden geçirmek çok önemlidir. OKR örnekleri ve şablonları çevrimiçi olarak bol miktarda bulunur.
# 9. SCRUM.
Yazılım geliştirme ile ilgili olarak, SCRUM'un en yaygın olarak benimsenen çevik üretkenlik metodolojisi olduğu kanıtlanmıştır. Kesinlikle bir zaman yönetimi tekniği olmasa da, üretkenlik ve konsantrasyon zorluklarına yardımcı olabilir.
Çerçevenin temel ilkesi, sürekli olarak değişime açık olmanız ve yaklaşımınızı buna göre ayarlamanız gerektiğidir. Bir sonraki en önemli adım, uygulama aşamasında aldığınız girdilere göre planlarınızı sürekli revize etmektir.
SCRUM, ekip olarak birlikte çalışmaya, değerli bir şey üretmeye, ilgili tüm tarafları dahil etmeye, değişim karşısında esnek olmaya ve süreçleri anında iyileştirmeye ve mükemmelleştirmeye prim verir.
Çerçevenin uygulama araçları da çok açık hale getirilmiştir. Bu yöntem, bireysel bir çabadan ziyade bir grup olarak uygulandığında en iyi sonucu verir, ancak herhangi bir ölçekte çalışmak için ince ayar yapılabilir.
#10. Bullet günlüğü veya BoJo
Pomodoro tekniği ve Bullet Journal Metodu, kişinin iş gününü organize etmek için en çok aranan yöntemlerdir. Bu nedenle, bir mermi günlüğü tutmanın zamanınızı yönetmenin en iyi yollarından biri olduğu mantıklıdır.
Yöntemin yol gösterici ilkeleri şunlardır: Hedeflerinize ulaşmak için zaman ayırmanız gerekir; mutluluk, hayatta bir amaca sahip olmaktan kaynaklanır; hedefler belirleyerek ve bu hedefler doğrultusunda çalışarak merakı geliştirmek; önemli gelişmelere katkıda bulunan kademeli iyileştirmeler yapmak; ve ileriye doğru yolunuzu bulmak için iç gözlemi kullanmak.
Olan her şeyin hızlı günlüklerini tutmalısınız. Kısa notlar, daha sonra önemli ayrıntıları hatırlamanıza yardımcı olacaktır. Günlüğe kaydetme sırasında bağlamı ayarlamak için farklı bir madde işareti stili ve göstergeler kullanılmalıdır.
Ayrıca, ayda bir kez, eski günlüklere bakacak ve taşınması gereken tüm işlerin üzerinden geçeceksiniz (alakasız görevlerin üzerinden geçmek, yeni görevleri planlamak, görevleri günlük günlüklerden yeni bir aylık günlüğe geçirmek gibi şeyler yaparsınız). vb.).
Zaman Yönetiminde Nasıl Ustalaşırsınız?
Öğrencilerden işçilere ve her yaştan insana kadar herkes, programlarını düzenli tutmakta ve iyi işlerken sorun yaşıyor. Ancak kanıtlar, bu zorlukların üstesinden gelinebileceğini gösteriyor. Ve bunu yaptığımızda stres seviyemizin düştüğünü, iş tatminimizin arttığını ve akademik performansımızın ve çalışma alışkanlıklarımızın geliştiğini görüyoruz.
Çevrimiçi olarak zaman yönetimi ipuçları, teknikleri ve araçları sıkıntısı yoktur, ancak hangileri gerçekten yararlıdır? Çalışmalarla desteklenen aşağıdaki yöntemler, zaman yönetiminde usta olmanıza yardımcı olabilir;
- Zaman Değerlendirmesi
- öncelik
- Gol Ayarı
- Planlama
- İzleme
En Yaygın Zaman Yönetimi Hatası Nedir?
Ya hiç yöntemleri yoktur ya da “Sorunlar çıktıkça ben hallederim” tavrını benimserler. Aşağıdaki tipik hatalar listesinde göreceğimiz gibi, çok sayıda potansiyel kötü zaman yönetimi kaynağı vardır.
- procrastinating
- Öncelik Verememek
- Dikkat Dağınıklıkları Yönetmek
- Yanlış Planlama
- fazla taahhüt
- Tutum ve Stres Yönetimi
- multitasking
- Değersiz Görevler Alacak
- Kişisel Hedefler Belirlememek
3 çeşit zaman yönetimi nedir?
Zaman yönetimi becerilerinizi geliştirmeye çalışırken çok yönlü bir yaklaşım benimsemek önemlidir. Başlamak için bir yer, mevcut zaman yönetimi uygulamalarınızı analiz etmektir. Ardından istenmeyen davranışları tanıma ve bunları değiştirmek için gerekli becerileri geliştirme sürecine başlayabilirsiniz. Zaman yönetiminin üç P'sini kullanarak, işte veriminizi artırmak ve başarı duygunuzu geliştirmek için bazı öneriler;
- Planlama
- öncelik
- Gösteri
Zamanı yönetmenin En Etkili Yolu Nedir?
Zamanı yönetmenin etkili yollarının listesi;
- Doğru hedef ayarı kullanın.
- En önemli olana odaklanın.
- Bir projeyi bitirmek için gereken süreyi sınırlayın.
- Sık sık ara vermeye çalışın.
- Hareketinizi bir araya getirin
- Gereksiz şeylerden kurtulun.
- İleriyi düşün.
Sonuç
Zaman yönetimi sanatında ve tekniklerinde ustalaşmak, işinize ve kişisel yaşamınıza fayda sağlayacak paha biçilmez bir yetenektir. Önceden plan yapamama, zamanınızı etkili bir şekilde yönetmeyi öğrenmezseniz kafa karışıklığına yol açacaktır. Zaman, saygıyla ele almamız gereken değerli bir metadır. Zaman yönetimine hakim olmak, daha mutlu ve başarılı bir yaşamın anahtarıdır.
Ek olarak, zaman yönetimi becerilerini ve tekniklerini öğrenirken her bir göreve yeterli zaman ayırmaya sebat etmek, iş-yaşam dengemiz üzerinde olumlu bir etkiye sahip olacaktır.
Zaman Yönetimi Teknikleri SSS
İş hayatımızda neden zaman yönetimi tekniklerine ve araçlarına ihtiyacımız var?
Zamanımızı daha iyi yönetmek için neden yöntemlere ihtiyacımız var?
Zaman yönetimi, çeşitli görevlere ne kadar zaman ayıracağımızı belirleme sürecidir. Bu, profesyonel veya kişisel nitelikte olabilir. Tüm günlük sorumluluklarınızı zamanında yerine getirmek için zamanınızı etkin bir şekilde yönetebilmeniz gerekir. Bu şekilde, çabalar artmaz ve beceriler daha fazla odaklanılarak geliştirilebilir.
Kişinin zamanını yönetmek için hangi strateji en etkilisidir?
Tüm zaman yönetimi tekniklerinden hem kişisel hem de iş hayatında en etkili ve verimli olanı “planlama”dır.
İlgili Makaleler
- KANBAN PROJE YÖNETİM ARAÇLARI: 22 En İyi Kanban Yönetim Araçları, Faydaları ve Özellikleri
- Para Seçeneklerinde Derinlemesine Ticaret - Dikkate Alınması Gereken Riskler
- TRELLO PROJE YÖNETİMİ: Temel Şablonlar, Özellikler ve Kullanımlar
- ÇEVİK PROJE YÖNETİM ARAÇLARI: APM Tanımı, Kullanımları ve Listesi
Referans
