Çoğu zaman, gün içinde her şeyi halletmek için yeterli zaman yokmuş gibi gelir. Ama gün içinde herkes için aynı sayıda saat vardır. Zaman ayrım yapmaz; herkeste aynı miktarda vardır. Bununla birlikte, bazı insanlar zamanlarını diğerlerine göre daha verimli kullanırken, diğerleri genellikle taahhütlerini zamanında yerine getiremezler. Bunun neden olduğunu düşünüyorsun? İşin sırrı, etkili zaman yönetimi ve özel takvim aracı. Zaman yönetimi, kişinin önceliklerini düzenlemesi ve her göreve ne kadar zaman ayıracağına karar vermesi anlamına gelir. Etkili zaman yönetimi stratejilerinin kullanılması bu yüzden çok önemlidir. Öğrenciler de dahil olmak üzere bireyler, bu kılavuzda belirtilen en iyi ve en etkili stratejilerden bazılarını benimseyerek zaman yönetimi becerilerini geliştirebilirler.
Etkili Zaman Yönetimi Stratejileri
Birçoğumuz, zamanımızı nasıl kullanmaya ve düzenlemeye karar verdiğimizi ifade eden zaman yönetimi konusunda zorluk çekiyoruz. Ancak zamanımızı iyi yönetmeyi öğrenebilirsek, daha az zamanda daha fazlasını yapabilir ve en fazla etkiye sahip olacak faaliyetlere odaklanabiliriz.
Bireyler, kendileri için en iyi sonucu veren etkili zaman yönetimi stratejilerinin bir karışımından en çok fayda sağlayacaklardır. Etkili zaman yönetimi stratejileriniz, yüksek lisans öğrencisi veya çalışan bir anne olmanıza bağlı olarak değişebilir. Yapılanları görerek en iyi şekilde öğrenirseniz, renk kodlu bir takvim, kağıt üzerinde yazılı bir görev listesinden daha yararlı olabilir.
Bir kişinin stres düzeyleri, üretkenliği ve profesyonel performansı, etkili zaman yönetimi stratejilerinden yararlanabilir. İşinizi takip etmekte zorlanıyorsanız veya sadece yeni bir şey denemek istiyorsanız, en etkili ve kanıtlanmış zaman yönetimi stratejileri listemize göz atabilirsiniz.
Peki Etkili Zaman Yönetimi Stratejileri Tam Olarak Nasıl Yardımcı Oluyor?
Son otuz yılda, zaman yönetimi fikri popülaritesini artırdı. Bunun nedeni, gelişmiş hazırlığı, gelişmiş verimliliği ve dengeli bir yaşam tarzını kolaylaştırmasıdır.
Bu nedenle, etkili zaman yönetimi stratejileri üretkenliği nasıl artırır? Birincil hedef, zamanınızı proaktif olarak yönetmektir, böylece öğrenciler, iş veya özel hayatınızda sizin için gerçekten önemli olan şeylere odaklanabilirsiniz.
Etkili zaman yönetimi stratejileri öğrenmenin faydaları çok çeşitlidir:
- Hedeflerinize başarıyla ulaşma yeteneğine sahip olacaksınız.
- Önceliklerinizi organize etmek daha az zor olacak.
- Erteleme ve hedef odaklı olmama gibi kötü davranışlardan kurtulabileceksiniz. Ayrıca kısa dikkat sürenizi de azaltabileceksiniz.
- Zamanınızı daha iyi yönetmeyi öğrenmek, yalnızca daha az stresli hissetmenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda motive olmanızı da sağlar.
- Sorumluluklarınızın her birini nasıl organize etmeniz ve önceliklendirmeniz gerektiğine dair kristal netliğinde bir resme sahip olacaksınız.
Ayrıca, işyerinde etkili zaman yönetimi stratejileri geliştirmek ve bu amaç için özel olarak tasarlanmış araçlardan yararlanmak, her şeyin ön saflarında kalma şansınızı artıracaktır.
En İyi Zaman Yönetimi Stratejileri
“Zaman yönetimi” kavramı bir yanılgıdır. Zamanın geçişini kontrol edemezsiniz, ancak ona nasıl tepki vereceğinizi etkileyebilirsiniz. Ek süre için sık sık isteklerinize rağmen, size yalnızca 24 saat veya günde 1,440 dakika verilir. Zaman yönetimi, iç gözlem, planlama, değerlendirme ve öz disiplin yoluyla geliştirilebilecek bir yetenektir. Zaman, nakit gibi, kıt ve pahalıdır. Korunması, ihtiyatlı kullanılması ve bütçede hesaba katılması gerekir.
Bu nedenle, sadece herhangi bir zaman yönetimi stratejisini değil, etkili olanları kullanmak önemlidir. Birinin zamanını etkili bir şekilde yönetmeyi öğrenmesi, yalnızca meşgul olanlar ile gerçekten bir şeyler yapanlar arasındaki, sıradanlık ile başarı arasındaki ayrım çizgisidir.
İşte en iyi ve en etkili zaman yönetimi stratejilerinden bazıları;
#1. Alçakgönüllü Olun ve Yanılabilirliğinizi Kabul Edin
Pek çok insan hatasız olmadıklarının farkına varmakla büyük mücadele eder. Her duruma hazırlıklı oldukları için bir şeylerin ters gitme riskinin olmadığına inanırlar. Böyle bir dünya görüşüne sahip herkesin hayatın acımasız gerçeklerine kaba bir şekilde uyanacağı bir zaman gelecek.
Kusurlar ve başarısızlıklarla dolu bir insan olmanın ne kadar kabul edilebilir olduğunu bir an için düşünün. Etkili zaman yönetimi stratejileri geliştirmeye çalışırken bunu göz önünde bulundurun ve en iyi planların bile ters gidebileceğini unutmayın. Bu zorluklar karşısında mağlup hissetmek yerine, onları bir insan olarak gelişmek için fırsatlar olarak kullanabilirsiniz.
#2. Her Gün Önceden Plan Yapın
Kaçınılmaz değişikliklere rağmen, plan yapma hala teşvik edilmektedir. Sizin için en uygun yaklaşımı bulmadan önce biraz deneme yanılma gerektirebilir, ancak birçok uygun seçenek vardır. Ertesi günün aktivitelerini planlamak için her gece yatmadan önce birkaç dakika ayırmak birçokları için faydalı olan bir uygulamadır.
Yarının karmaşık görevlerine dalmadan önce, derin bir nefes alın ve kim, ne, ne zaman, nerede, neden ve nasıl olduğunu bulmak için listenizden geri çekilin. Ayrıca, günlük programınıza bazı aksama süreleri planlamayı unutmayın. Bunu yapmak, zihinsel olarak yarının görevlerine hazırlanmanıza yardımcı olacak ve ihtiyaç duyulduğunda fazladan iş üstlenmenin kapısını açacaktır.
#3. Günlük, Haftalık ve Aylık Çalışmalarınızı Önem Derecesine Göre Önceliklendirin
Planlama oturumlarınızın yanı sıra önümüzdeki birkaç gün, hafta veya ay için öncelikler belirleyin. Bunalmaktan kaçınmak için, yaklaşan görevleri takip ederek bunları haftaya dağıtabilirsiniz. Haftalık bir program, günlük hedeflerinizi takip etmenize yardımcı olarak daha fazlasını başarmanıza olanak tanır.
İşle ilgili tüm sorumluluklarınızın kapsamlı bir listesini yapmak, başlamak için iyi bir yerdir. Bu sorumlulukları yönetilebilir günlük, haftalık ve aylık faaliyetlere ayırmak için biraz zaman harcamak iyi bir fikirdir. Bu bilgiyi bilmek, günlük olarak odaklanmayı ve tüm işlerinizi halletmeyi çok daha basit hale getirecektir.
#4. Zaman Yönetimi Araçlarınızı Daha İyi Kullanın
Kontrol listelerinden bahsetmişken, zaman yönetiminin en etkili stratejilerinden biri, iddialarınızı desteklemek için mümkün olduğunca çok araç toplamaktır. Milyonlarca mevcut bilgisayar programından veya akıllı telefon uygulamasından birini indirerek tek bir tıklamayla hayatınızı kolaylaştırabilirsiniz. Araç kutunuza yalnızca bir zaman yönetimi aracı ekleyerek her hafta kaç saat zaman kazanabileceğiniz şaşırtıcı.
Planları Aç/Kapat proje yönetimi yazılımı noktada mükemmel bir durumdur. Yapılacaklar listesi oluşturucu ve zaman çizelgesi oluşturucu gibi özelliklere sahiptir ve kesinlikle bir göz atmaya değer. Her gün, hafta ve yıl için takvim görünümlerinin yardımıyla, tüm projeleriniz için kolayca hedefler belirleyebilir ve yüksek hedefleyebilirsiniz. Halihazırda kullandığınız ürünler için mevcut entegrasyonlardan ve uzantılardan yararlanarak deneyiminizi ve üretkenliğinizi daha da artırabilirsiniz.
#5. Çoklu Görev Tuzağından Kaçının
Çoklu görevin zekanızı yüzde 11'den fazla azaltabileceğinin farkında mısınız? Çok fazla görevle uğraşmaya çalıştığınızda, sizin ve çevrenizdekiler üzerinde yıkıcı etkileri olabilir. Ve bunun çok korkunç olduğunu düşünmüyorsanız, her yıl %11 daha az parayla yaşamayı deneyin.
Ne kadar zeki olursanız olun, çoklu görev üretkenliği yüzde 40'a kadar azaltır. Aslında, aynı anda tek bir göreve odaklanmak, belirli bir haftada yapabileceğiniz iş miktarını iki katına çıkarır. Sakinleştirici müzik dinlemek gibi bazı dikkat dağıtıcı şeylerin doğru kullanıldığında verimliliği artırabileceğini unutmayın.
#6. En Etkili Olduğunuz Zamanı Öğrenin
Sabahı mı, akşamı mı yoksa aradaki bir zamanı mı seversin? Bunlar, gün içinde en etkili olduğunuz zamanlar hakkında içgörülere yol açabilecek sorgulama türleridir.
Sabah insanı olan ve alarmı çalmadan tam bir dakika önce kendini yataktan çıkmaya zorlayan bir kişinin günün erken saatlerinde daha fazlasını yapması muhtemeldir. Gece kuşu olan bir kişi, uyandıktan sonra normal rutinine alışması biraz zaman alabilir. Bu grup genellikle öğleden sonra en yüksek üretimine ulaşır.
Duruşunuzdan bağımsız olarak, zihinsel ve fiziksel olarak zirvede olduğunuz günün saatini bulun. İşte o zaman gününüzün kritik işlerinin çoğunu yapıyor olmalısınız.
#7. Dikkat Dağınıklıklarından Kurtulmak
Etkili zaman yönetimi stratejileri hangi nedenlerle önemlidir? Çünkü temelde işinizden ve diğer yükümlülüklerinizden zihninizi uzaklaştırmayı bekleyen birçok dikkat dağıtıcı şey var. İş yerindeki en yaygın aksama kaynaklarından bazıları şunlardır:
- Sosyal medya
- akıllı telefonlar
- Internet
- e-posta
- iş arkadaşları
- Toplantılar (Çok iyi ve verimli olmadıkça)
Toplantıların ne zaman planlandığını her zaman kontrol edemeseniz de, diğer dikkat dağıtıcı kaynakları ortadan kaldırabilirsiniz. Bildirimler veya kontrol etme isteğiyle kesintiye uğramadan işinize konsantre olmanız gerekiyorsa telefonunuzu sessize alın ve bir çekmeceye koyun. Kendinizi sürekli olarak gelen kutunuzu günde birkaç kez kontrol ederken buluyorsanız, düzenli check-in aralıkları oluşturmanın zamanı gelmiş olabilir.
İş arkadaşlarınızla her zaman nazik ve kibar olmalısınız, ancak içlerinden biri üretkenliğinizi etkiliyorsa, onlara şu anda sohbet etmek için vaktiniz olmadığını bildirmek ve daha iyi bir zaman önermek sorun değil.
#8. Kendinize Zaman ayırın
Saçma gibi görünse de, bir zamanlayıcı ayarlamak, zamanınızı yönetmenin gerçekten etkili bir yöntemi olabilir. Odaklanmanıza yardımcı olması, mola vermenizi hatırlatması ve hatta belirli bir süre içinde daha fazlasını yapmanıza yardımcı olması için bir zamanlayıcı kullanabilirsiniz. Molalar, herhangi bir iş gününün önemli bir bileşenidir, çünkü masanızdan uzaklaşmanıza ve tekrar dalmadan önce birkaç dakika yeniden toplanmanıza izin verir.
Çalışma sürenizi belirli bir miktarla sınırlamak için bir zamanlayıcı kullanmak başka bir harika uygulamadır. Kendinize bir zaman sınırı koymak, size ayrılan süre içinde daha hızlı çalışmanız ve daha fazlasını tamamlamanız için sizi motive eder.
#9. Büyük Projeleri Daha Küçük Parçalara Bölün.
Hiç bir projeye baktınız ve çok göz korkutucu göründüğü için hemen kaçmak istediniz mi? Yakınlaştırmanız gerekebilir. Büyük bir projede zamanınızı daha iyi yönetmek için, ana kilometre taşlarını ve son teslim tarihlerini daha küçük, yardımcı görevlere ve hedeflere bölün.
Artık her şey bölündüğüne göre, daha önce tartıştığımız, bir zamanlama yapmak ve görevlere öncelikler atamak gibi etkili zaman yönetimi stratejilerine geri dönebilirsiniz. Bunu yaparak, genel resmin daha az göz korkutucu olduğunu ve yaklaşan teslim tarihinin daha kolay yönetilebilir olduğunu göreceksiniz.
#10. “Hayır” Firmasının Sanatında Ustalaşın
Kısacası, anlatının temel ahlakı bu olduğu için işyerinde “evet erkek” veya “evet kadın” olmayın. Sürekli olarak çok fazla şey üstlenmekten yorulduysanız, arkadaşlarınızdan ve ailenizden azalan iyilikler yapmak isteyebilirsiniz. Bu, zaman yönetiminizi ve çıktınızın kalitesini iyileştirmek için size birçok seçenek sunabilir.
#11. Mümkün Olduğunda, Görevleri Başkalarına Devredin.
Her şeyi kendiniz yapamayacak kadar meşgul olduğunuzda, bir çözüm, görevleri başkalarına devretmenin yollarını aramaktır. Size kendi başınıza tamamlamanız imkansız olan bir görev verildiyse, işi iş arkadaşlarınız arasında bölün ve grup olarak saldırın.
Liderler ve yöneticiler, kendi kişisel iş yükleri, yeterli yetki devri olmadan kısa sürede bunaltıcı hale gelebileceğinden, bunu özellikle önemli bulabilir. Bunun olmasını önlemek için, sorumluluklarınızın ve ekip üyelerinizin sorumluluklarının iyi tanımlandığından emin olun, böylece kimin neyden sorumlu olduğunu her zaman bilirsiniz.
#12. Pillerinizi Şarj Etmeyi Deneyin
Bu zaman kazandıran yöntem, kariyeriniz ve akıl sağlığınız için yapabileceğiniz en önemli şey olabilir. Her gün dünyanın dört bir yanındaki işletmeler, başka bir gün savaşmaya ve yapılacaklar listelerindeki bir sonraki mücadeleyi veya konuyu üstlenmeye hazırlanıyor. Ancak, arada bir çılgınlıktan bir mola vermeyi hatırlamak önemlidir.
Masanıza, deponuza veya inşaat sahası Bir aradan sonra yenilenen odaklanma ve enerji ile üretkenliğiniz için büyük bir nimet olabilir.
İster hafta sonu kamp gezisi, isterse tüm aile için abartılı bir plaj gezisi olsun, sizin için en rahatlatıcı yöntem hangisi olursa olsun, rahatlamak ve zihninizi, bedeninizi ve ruhunuzu canlandırmak için kendinize zaman tanıyın.
Zaman Yönetimi Araçları.
Zaman yönetimi araçları aktivitelerinizi planlamanıza, ilerlemenizi takip etmenize ve sonuçlarınızı her gün en üst düzeye çıkarmak için analiz etmenize yardımcı olabilecek türden yazılımlardır.
Ancak, zamanlama ve zaman yönetimi söz konusu olduğunda herkesin farklı gereksinimleri vardır. Birden fazla projeyi, son teslim tarihini ve kaynağı sık sık karıştırıyorsanız, özel zaman yönetimi yazılımı veya araçlarının yardımcı olması muhtemeldir.
Bununla birlikte, bu çözümler aynı zamanda, tümü üretkenliği artırmayı, ertelemeyle mücadele etmeyi ve sizin ve ekibiniz için tükenmişliği ve stresi önlemeyi amaçlayan bu stratejilerden bir veya daha fazlasına dayalı uygulamalardır.
Zamanı Yönetmek Neden Önemlidir?
Gün içinde üretkenliğinizi artırmak istediğinizi ve profesyonel ve kişisel yaşamınız arasında daha iyi bir denge kurmak istediğinizi varsayalım. Aynı şekilde, aynı miktarda işi çok kısa bir sürede tamamlayabilseydiniz, bu fazladan zamanı zevk almak için harcamak istemez miydiniz? Bu, diğer birçok nedenin yanı sıra, yalnızca herhangi bir zaman yönetimi stratejisini değil, etkili bir stratejiyi de kullanmanın çok önemli olmasının nedenidir.
Etkili stratejiler ve araçlarla zaman yönetiminizi geliştirmek istemenizin nedenleri ne olursa olsun, aşağıdaki faydaları elde edeceğiniz neredeyse kesindir:
- Verimlilik Artışı
- Azaltılmış stres seviyesi
- Çalışma süreciniz üzerinde geliştirilmiş komut
- Son teslim tarihlerini tutarlı bir şekilde karşılama yeteneği
Verimliliği Nasıl Artırabilirsiniz?
Çoğumuz iki faktörden dolayı potansiyelimizin gerisinde kalırız. İş yerindeki korkunç alışkanlıklarımız ve sorunları proaktif olarak ele almak yerine ortaya çıktıkları anda yanıt verme eğilimimiz.
Cevap açık gibi görünse de, bunu uygulamak zor olabilir. Bizi proaktif ve kendi iş günlerimizden sorumlu yapacak iyi alışkanlıklar, kötü alışkanlıklarımızın ve reaktif rutinlerimizin yerini alabilir. İş yerinde en verimli ve etkili benliğiniz olmak için bu zaman yönetimi stratejilerini kullanın.
- Kendinizi güçlü hissettiğinizde ağır işler yapılmalıdır.
- Çoklu Görevi Durdurun
- İyimser ol
- Her gece yapılması gereken şeylerin bir listesini yapın.
- Listenizdeki görev sayısını azaltın.
- Delege Etmek İçin Zaman Ayırın
- Çalışma Periyotlarını Fiziksel Aktivite Periyotları ile Aralayın
- Tüm Dikkat Dağınıklıkları Uzaklaştırın
- Çağrı programınızı hazırlayın.
- Yeterli uyku almak.
- Kendinizi aradığınızdan emin olun.
Sonuç
Zaman kazandıran stratejilerinizin etkinliğini zaman zaman yansıtmak önemlidir. İş ve özel yaşam arasındaki zamanınızı ne kadar iyi yönettiğinizi görün. En acil hedeflerinizde ilerleme kaydediyorsanız ve belki de kendinize yeterince öncelik veriyorsunuzdur. Her şey olumsuzsa, zaman yönetimi için etkili stratejiler olarak gördüğünüz şeyleri yeniden düşünmenin ve bazı değişiklikler yapmanın zamanı gelmiş olabilir. Zamanınızı etkili bir şekilde yönetmeyi öğrendiğinizde, kendi refahınızı iyileştirebilir, kişisel ve profesyonel yaşamınızda daha fazlasını yapabilir ve daha parlak bir gelecek için sabırsızlanabilirsiniz.
Kişinin zamanını iyi yönetmesi, sağlıklı bir iş-yaşam dengesine ulaşmak için esastır. Sizi genel olarak daha verimli hale getirmenin yanı sıra, zaman yönetimi stratejilerini öğrenmek, programınızı daha etkili bir şekilde kontrol etmenize yardımcı olacaktır.
Zaman Yönetimi Stratejileri SSS
Etkili zaman yönetimi ne anlama geliyor?
Etkili zaman yönetimi, her gün önemli olan görevlerin çoğunu gerçekleştirmenize olanak tanır. Elbette zamanımızı en iyi şekilde değerlendirmek çok önemlidir, ancak daha da fazlası, onu nasıl iyi yöneteceğimizi bilmektir. En verimli ve etkili zaman yöneticilerinin aynı zamanda en etkili olmaları beklenebilir.
Etkili zaman yönetimi için akıllı hedefleri nasıl tanımlarsınız?
SMART hedefleri ("Belirli, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zamanında" anlamına gelir) oluşturmak, zaman yönetimi yaklaşımınıza bir yapı kazandırmanın mükemmel bir yoludur. SMART hedeflerinin ölçülü ve kasıtlı yapısı, onlara ulaşma olasılığınızı artırır.
Zamanın etkisiz yönetimine hangi faktörler katkıda bulunur?
Çoğu durumda, önceden plan yapamadığımız, öncelikler belirleyemediğimiz, net hedefler koyamadığımız ve acil görevlerle uğraşmaktan kaçındığımız için zamanımızı etkin bir şekilde yönetemiyoruz.
İlgili Makaleler
- PROJE ZAMAN YÖNETİMİ: Etkili Yönetim için Süreçler, Araçlar ve Yazılım
- GÖREV YÖNETİM SİSTEMİ: 202'de En İyi Ücretsiz ve Ücretli Seçenekler3
- Uzak ve Yerinde Çağrı Merkezi Temsilcilerini Yönetme
- PARA YÖNETİM ARAÇLARI: Nedir, Nasıl Kullanılır ve Ücretsiz Çevrimiçi Araçlar
Referans
