Stratejik iş gücü planlaması, işletmelerin giderek daha rekabetçi bir pazarda uluslararasılaşma hedeflerine ulaşmak için kullanabilecekleri en güçlü araçlardan biridir.
İş gücü ve yetenek yönetimi arasındaki itici güç ve temel bağlantı planlamadır. Kapsamlı bir iş gücü planı etrafında sağlam bir insan sermayesi yönetimi ekibi oluşturulur.
Pek çok kuruluş daha iyi planlamanın önemini kabul etse de çoğunluğu, anlamlı ticari sonuçlar yaratmak için gereken stratejik girişimleri başarılı bir şekilde yönetmek ve yürütmek için gereken araçlardan ve yeteneklerden yoksundur.
İş gücü planlamasını ve bunun neden hayati olduğunu tanımlayarak başlayalım.
İşgücü Planlaması Nedir?
İşgücü planlaması, Society for Human Resource Management (SHRM) tarafından bir kuruluşun işgücünü analiz ettiği ve mevcut ve gelecekteki personel taleplerini karşılamak için gerekli prosedürleri belirlediği süreç olarak tanımlanır. Ayrıca, yetenekleri çekmek ve elde tutmak için en etkili ve uygun maliyetli stratejilerin belirlenmesini de gerektirir.
İşgücü Planlamasının Önemi Nedir?
Niyetli davrandığınızda, geleceğinizi inşa ediyorsunuz. Çalışan deneyimi, çevik iş gücü planlamasından önemli ölçüde etkilenir. Ayrıca işletmelerin uzun vadeli sonuçlar sağlayan, yatırımcı ilişkilerini geliştiren ve yetenek yönetimi yeteneklerini güçlendiren uyumlu ekipler oluşturmasına yardımcı olur.
İşgücü planlaması işletmelerin şunları yapmasını sağlar:
1 numara. Finansal hedefleri karşılayın
Finans ve insan kaynakları ideal şirket planlama ortaklarıdır. Bu iki ekibin verimli işbirliği, insanları, süreçleri ve teknolojiyi birbirine bağlayarak işbirliğini geliştirir.
Finans ve insan kaynakları, herhangi bir etkin işbirliği gibi, birbirine güvenir, çünkü iş gücü birincil gelir ve maliyet kaynağıdır.
İş gücünün firmaya nasıl katkıda bulunduğunu değerlendirmek için finans departmanı insanların verilerini incelemelidir. İK, bu verilerle kaynakları stratejik olarak yönetebilir, doğru zamanda uygun kişileri istihdam edebilir, yetenek geliştirme girişimleri başlatabilir ve finansal hedeflerle eşleşen ideal bir iş gücü bileşimi oluşturabilir.
2 numara. Geliştirmek çalışan deneyimi
İnsanlar, iyi bir iş gücü planlamasının merkezinde yer alır. Bir şirket, çalışanlarını aklının ön saflarında tutarak plan yaptığında, onların refahına öncelik verir ve onlara hitap eder, böylece çalışan deneyimini geliştirir.
İşgücü planlaması, bağlı insanların çabalarından ve onların farklı, bireysel yeteneklerinden yararlanarak şirketinizin iş çevikliği elde etmesine yardımcı olabilir. Bu, deneyimlerine ve gereksinimlerine göre uyarlanmış esnek iş gücü stratejilerine sahip olmakla başlar.
İş gücünüzü analiz etmek, üretkenliği ve karlılığı artırmanın yollarını belirlemenizi sağlar. Bu, işe alma yöntemlerinizin şirket ihtiyaçları ile uyumlu olmasını ve iş gücü planlarınızın kurumsal stratejinizle uyumlu olmasını garanti eder.
#3. İşbirliğini teşvik edin.
İşgücü planlaması, kuruluş çapında üye katılımını teşvik eden işbirlikçi bir süreçtir. Belirli faaliyetlerin kuruluşun diğer bölümleri üzerindeki etkilerini anlamak, yalnızca işbirliği yoluyla elde edilebilecek bir dizi işlevler arası içgörü gerektirir. Ayrıca, bilgi ve işbirliği bakış açılarını genişletir.
Personelinizden en iyi şekilde yararlanmak için konsantre bir strateji gereklidir. Ama nereden başlıyorsun? İşgücü planlama modelinizi geliştirirken göz önünde bulundurmanız gereken dört ana faktör vardır.
4 Temel İşgücü Planlama Prensibi
1 numara. Uygun bireyler
Bazı işletmeler, hedeflerini gerçekleştirmek için büyük ölçüde yeni ekip üyeleri edinmeye güvenir. Bu durumlarda, iş yüklerini işlemek için işgücünü artırmaları gerekecektir.
Yeni uzak iş ortamında küresel sınırlar eridi ve nerede yaşarlarsa yaşasınlar en iyi insanı bulmayı mümkün kıldı. Şirketiniz için en iyi kişileri bulmak için yetenek edinme planınızı yerel bölgenizin ötesine genişletin.
Aşağıdaki düşünün:
- Yetenek için küresel bir av
- Personel gereksinimlerini etkileyen faktörler
- Artan Verimlilik
2 numara. Uygun beceriler
Kuruluşunuzun çalışanlarından talep ettiği yetenekleri bilmek, gelecekteki sorunları karşılamak ve beceri boşluklarını verimli bir şekilde doldurmak için çok önemlidir. İşe alımları stratejiye dönüştürürken ve iş modellerini uzun vadeli sonuçlara dönüştürürken stratejik becerileri destekleyen deneyim düzeylerini belirlemek kritik öneme sahiptir.
Aşağıdaki düşünün:
- Şirket genelinde gerekli olan kritik yetenekler
- Beceriler stratejinizi ve şirket modelinizi nasıl etkiler?
3 numara. Doğru nokta ve doğru an
Devam eden genişleme, doğru insanları doğru zamanda doğru yerlere yerleştirmeyi ve onları yerleştirmek için uygun rollere sahip olmayı gerektirir. Bunu başarmak için, personelin kuruluş genelinde en iyi şekilde dağıtılması gerekir.
Ayrıca işletmelerin, mevcut ve gelecekteki hedeflere ulaşmada kuruluşa yardımcı olabilecek ekip üyelerini işe almak için net iş hedefleri geliştirmesi gerektiğini ima eder.
Aşağıdaki düşünün:
- Yetenek dağılımı ve şirket talepleri senkronize olmalıdır.
- İşe alma yaklaşımını kurumsal hedeflere uyacak şekilde değiştirme
#4. doğru fiyat
İş ilanı maliyetleri, aday görüşmelerinde harcanan saatler, yeni çalışan maaşı, yan haklar, sigorta vb. gibi işe alım sırasında maruz kalmayı bekleyebileceğiniz doğrudan ve dolaylı harcamaları planlayın.
Bu harcamaları anlamak, ekibinizin bütçe dahilinde kalmasına yardımcı olacaktır. Ayrıca, tam ihtiyaç duyduklarında uygun kişileri işe alarak giderleri optimize etmenizi sağlayacaktır.
Aşağıdaki düşünün:
- Yetenekle ilgili maliyet düşürme stratejilerine odaklanın.
- Doğrudan ve dolaylı işe alım maliyetleri için bütçeleme
- Yalnızca şirketinizin gerektirdiği yetenek ve beceri setleri için bütçeleme
Bu kavramlar, stratejik iş gücü planlamanız için yol gösterici ilkeler olarak hizmet etmelidir.
Stratejik İşgücü Planlaması Neleri İçerir?
Stratejik işgücü planlaması, mevcut ve gelecekteki istihdam ihtiyaçlarını öngören bir süreç oluşturarak firmanızda üretilir. Bu, kurumunuzun iş hedeflerine ulaşmak için ihtiyaç duyduğu kaynaklara sahip olmasını sağlayacaktır.
İş analitiği, finans ve İK ve satın alma ekibi verilerinden yararlanarak, amaçlanan uzun vadeli hedeflerinizi gerçekleştiren ve şirketinizin uzun vadeli karlılığını koruyan stratejik bir iş gücü planı tasarlayabileceksiniz.
Stratejik işgücü planlaması, tüm departmanlarda istikrarlı istihdam seviyelerine, doğru pozisyonlarda gerekli becerilere ve daha yüksek yatırım getirisine (ROI) sahip bir kuruluş geliştirmenize yardımcı olacaktır.
Stratejik İşgücü Planlama Soruları ve Aksiyonları
Sonuç olarak, stratejik işgücü planlaması aşağıdaki sorunları gündeme getirir:
- Gelecekteki başarı için hangi yeni işler gerekiyor ve mevcut işimiz nasıl değişecek?
- İş stratejisini gerçekleştirmek için hangi yetkinlikler gereklidir?
- Hangi iç kaynaklara sahibiz?
- Dış işgücü piyasası nasıl görünüyor?
- uçurum nedir?
- Boşlukları nasıl dolduracağız?
- Kritik riskler nerede var?
- Planın etkililiğini nasıl değerlendireceğiz?
Benzer şekilde, stratejik iş gücü planlamasından kaynaklanan eylemler şunları içerecektir:
- Yeni yetenekler satın alma veya dahili yetenek boru hatları geliştirme ve yol haritalarını öğrenme
- Talebin azaldığı alanlarda insanların yeniden beceri kazanmaları ve kendilerini yeniden konumlandırmaları için yollar yaratmak
- İyileştirilmiş tutma ve katılım.
Bu koşullar karşılandığında, iş gücünüz uzun vadeli şirket hedeflerinize ulaşmak için daha iyi bir konuma sahip olacaktır.
Bir kuruluşun uzun vadeli sağlığı için stratejik iş gücü planlamasının önemi göz önüne alındığında, iş gücü planlama sürecinizi oluşturmak için alabileceğiniz önlemlere bir göz atalım.
Stratejik İş Gücü Planlama Adımları – Kendin Yap Şablonu
Bu bölümde, bir iş gücü planlama şablonunu ve ilgili birçok aşamayı inceleyeceğiz.
İşgücü planlaması üç ana adım etrafında döner. İlk adım, bir işgücü çalışması yapmaktır. İkincisi, geleceğin bir projeksiyonudur. Üçüncü bileşen, gelecekteki bir iş gücü analizidir. Tek tek üzerlerinden geçelim.
1 numara. Mevcut işgücü kompozisyonunun incelenmesi
İşgücü planlaması, mevcut çalışan tabanı ile başlar. Bir organizasyonun şu anda hangi insanlara ve yeteneklere sahip olduğu sorusuna bir cevap sağlar.
Mevcut işgücü kompozisyonunu değerlendirirken dikkate alınması gereken iki husus vardır. Bunlar işgücü kalitesi ve işgücü miktarıdır.
1. İşgücünün Kalitesi
İş gücünün kalitesi hem mevcut performans hem de gelecekteki potansiyel tarafından belirlenir. "Yüksek performanslı" ve "yüksek potansiyel" terimlerini hepimiz duymuşuzdur. Bunlar ya bugün çok iyi performans gösteren ya da (yakın) gelecekte istisnai bir şekilde iyi performans göstermesi beklenen kişilerdir.
İş gücü kalitesinin değerlendirilmesi, etkili yetenek yönetimi için çerçeve oluşturur. Yetenek yönetiminin amacı, çalışanların tam potansiyellerini en üst düzeye çıkarmaktır. Şirketler, çalışanlarının iyi performans göstermesini sağlamak için zaman ve para ayırır.
Mevcut işgücü oluşumu analizinin ilk adımında işgücünün kalitesi analiz edilir. Çalışanlar, mevcut performanslarının yanı sıra gelecekteki potansiyellerine göre değerlendirilmektedir.
9 kutulu ızgara çerçevesi bunun güzel bir örneğidir. İşgücü haritalamasına yardımcı olur. Bu harita, İK'nın personeli daha etkin bir şekilde yönetmesine izin verdiği için kullanışlıdır.
Stratejik iş gücü planlayıcısının sorumluluğunun bir kısmı, pazar eğilimlerini ve büyüyen becerileri dikkate almayı içeren geleceği tasavvur etmektir. Örneğin, bir şirket makine öğrenimi yeteneklerini geliştirmek isterse, mevcut performans ve potansiyel, gelecekteki performans ve potansiyele eşit olmayabilir. Çalışan potansiyelini farklı bir yola karşı haritalamak çok daha zordur.
Farklı insanlar, farklı yetenek yönetimi politikaları gerektirir.
- Yüksek potansiyel için koçluk ve eğitim gereklidir.
- Yüksek potansiyelli yöneticiler yönetim eğitimi gerektirir.
- Çok az potansiyele sahip yüksek başarılılara, daha fazla büyüyemeyecekleri için artış veya terfi verilmemelidir. Bu, üst düzey bir organizasyonla sonuçlanacaktır. Ayrıca, işçiler verimli bir şekilde çalışmayı bırakırsa, iyi maaş aldıkları için ayrılmaları için çok az motivasyon olur. Bu tür sorunlar bankacılık sektöründe oldukça yaygındır.
- Düşük potansiyelli işçilere zam veya terfi verilmemelidir. Bunlar, farklı bir işte daha mutlu olacakları için bırakmanız gereken insanlardır.
Bu basit 9 kutulu ızgara kalite haritasına dayanarak, çeşitli yetenek yönetimi taktikleri hakkında bir kitap yazabiliriz. Bu örneğin amacı, yetenek yönetimi gibi karmaşık bir süreci yapılandırmada temel bir iş gücü planlama çalışmasının ne kadar etkili olabileceğini göstermektir.
2. İşgücünün büyüklüğü
Bir sonraki aşama, bir personel akış matrisi kullanarak iş gücünün boyutunu değerlendirmektir. Bu matris, yeni işe alımları, personel kaybını ve şirket içi terfileri hesaba katar.
Bu matris personeli dört kategoriye ayırır:
- üst yönetim
- orta Yönetim
- üretim personeli
- destek personeli.
Matris, 1 Ocak 2018 tarihinde her bir kategorideki çalışan sayısını göstermektedir. Örneğin, üst yönetim (kategori A) 45 çalışana sahiptir. 28'i 1 Ocak 2019'a kadar kaldı, 15'i ayrıldı ve ikisi orta yönetime düştü.
Bu model, kuruluşun risk faktörlerini tasvir eder. Bu durumda, üst yönetimin devir hızı endişe verici derecede yüksektir. Aynı zamanda kurum içi ve kurum dışı hareketliliğin yanı sıra organizasyondaki en önemli gelişmelere genel bir bakış sunar.
Bu model oldukça basittir. Ek bilgiler (toplam dahili değiştirme sayısı gibi) eklenebilir, kategoriler farklı departmanlara taşınabilir ve veriler, belirli özelliklere veya becerilere sahip kişilere göre filtrelenebilir. Bu özeti her iki cinsiyet için karşılaştırırsanız, iç hareketlilikteki çeşitlilik açısından mükemmel bir genel bakış sağlar.
Veriler, işlev türüne göre de filtrelenebilir. Şirketteki her çalışan görev açısından kritik değildir. Örneğin, önemli işlevlere odaklanmak mantıklı olacaktır. Bu, sonuçlarının %20'inden kuruluşun %80'sidir.!
2 numara. Geleceği tahmin edin: Potansiyel gelecekler yaratmak için senaryo analizini kullanın.
Şu anda nerede olduğunuzu bilmek faydalıdır. Geleceğe hazırlanmak için önce neler olabileceğini anlamalısınız.
Geleceği öngörmek imkansızdır, ancak olası sonuçların senaryoları oluşturulabilir. Bunlar, önceden eylem planları oluşturmanıza yardımcı olabilir.
3 numara. Gelecekteki işgücü oluşumunun incelenmesi
Son aşama, işgücünün gelecekteki bileşimini incelemektir. Beklenen ve amaçlanan oluşumlar arasında bir ayrım vardır.
1. Beklenen gelecek oluşumu
Öngörülen oluşum, şirketin şu anda yaptığı şeyi yapmaya devam etmesi durumunda 3-5 yıl sonraki oluşumdur. Daha önce sunduğumuz personel akış matrisi, bu istatistikleri daha uzun bir süre boyunca tahmin etmemize izin verdiği için bu durumda yararlıdır.
Soru, gelecekte beklenen oluşumun istenen oluşuma karşılık gelip gelmediğidir.
2. İstenen gelecek oluşumu
Ulaşım sektörü buna bir örnektir. Yakın tarihli bir Uluslararası Taşımacılık Forumu değerlendirmesine göre, Amerika Birleşik Devletleri ve Avrupa'daki sürücülere olan talep 50 yılına kadar %70-2030 oranında azalacak.
Geçenlerde bir demiryolu teknoloji danışmanlığında çalışan bir arkadaşıyla yaptığı konuşmada trenlerin kendi kendine gidebildiğinden ve tren işletmecisinin işlevinin acil bir durumda hazır bulunması gereken birine indirgendiğinden bahsetmişti. İki ila üç yıl içinde, operatöre artık gerek kalmayacak.
Bu tür değişiklikler iş gücü için zordur. Beklenen oluşum, tren operatörü iş gücünüzün 2-3 yıl daha önemli kalacağını gösteriyor. Ancak, o zaman, işleri otomatikleştirilmiş olacak, bu nedenle amaçlanan dizilişiniz önemli ölçüde farklı olacaktır.
Bu boşluğu bilmek, onu kapatmanıza yardımcı olacaktır. Özellikle sendikalı ülkelerde bu işlerin ortadan kaldırılması uzun zaman alacaktır. Akıllı iş gücü planlaması, bu zorlukları önceden görmenize ve uygun zamanda gerekli önlemleri almanıza yardımcı olacaktır.
Stratejik İşgücü Planlamasının Faydaları Nelerdir?
Stratejik bir iş gücü planı uyguladıktan ve mevcut ve gerekli tüm çalışanları etkili bir şekilde belirledikten sonra, alanınızdaki en iyi kişileri işe alabilir ve her zaman rekabette bir adım önde olabilirsiniz.
Stratejik bir iş gücü planı geliştirmek ve uygulamak, şirketinize çok sayıda fayda sağlayabilir. En önemlilerinden bazıları aşağıda verilmiştir:
- Mevcut işgücü boşluklarını ele almak – Mevcut çalışanlarınızın yetkinliklerini analiz etmek, şirketinizin halihazırda sahip olduğu beceri veya kaynak boşlukları hakkında fikir verebilir. Bu gözden geçirme sayesinde, mevcut çalışanlarınızın yetkinlikleri ile gelecekte hedeflerinize ulaşmak için neye ihtiyaç duyacağınız arasındaki boşlukları belirleyebileceksiniz. Bu verileri kullanarak, şirketinizin başarısı için gerekli yeteneklere sahip üst düzey çalışanları işe aldığınızdan emin olabilirsiniz.
- Anahtar Performans Göstergelerini (KPI) İyileştirme – İş, bu temel performans göstergelerini (KPI'lar) tutarlı bir şekilde geliştirmek ve iyileştirmekle ilgilidir. Şirketinizi ileriye taşımak ve performans göstergelerinin her zaman iyileştirilmesini ve yeni hedeflere ulaşılmasını sağlamak için stratejik iş gücü stratejinizdeki verileri kullanabilirsiniz.
- Beklenmeyen için hazırlanın – Hem mevcut hem de gelecekteki iş ihtiyaçlarını dikkate alan bir stratejik plan geliştirerek, kuruluşunuz potansiyel ve öngörülemeyen sorunları önleyecektir. Bu zorluklara hazırlanmak, firmanıza uzun vadede çok fazla zaman ve para kazandıracaktır.
İşgücü Planlaması İnsan Kaynakları Prosedürlerini Nasıl Etkiler?
1 numara. Çalışan gelişimi ve işe alım
İşgücü planlaması, şirketinizin işe alım ve personel geliştirme stratejisini ortaya koyar.
Mevcut iş gücünüzü ve gelecekteki hedeflerinizi kapsamlı bir şekilde anlayarak, ihtiyaçlarınızı karşılamak için gereken becerilerin, deneyimin ve bilginin profilini çıkarabilir ve buna uygun işe alma ve eğitim süreçleri oluşturabilirsiniz.
Şirketler her zaman aynı üst düzey yetenek için mücadele ediyor. Doğru iş gücü planlamasıyla, firmanız için potansiyel üst düzey çalışanları daha iyi belirleyebilir ve onları çekmek için yetenek kazanma taktikleri oluşturabilirsiniz.
Ayrıca, iş gücü planlama araştırması, işletmelere yetenek boşluklarını kapatmak için uygun eğitim ve personel gelişimi geliştirmede yardımcı olurken, aynı zamanda yerinde uygun profesyonel gelişimle mükemmelleşebilecek bireyleri de belirleyebilir.
2 numara. geçiş planlaması
Bu bizi yedekleme planlamasına ve kuruluşunuz genelinde başarılı liderliği sürdürmenizi sağlamaya götürür.
Şirketler, şu anda açık olan veya kısa süre içinde müsait olacak liderlik pozisyonlarını tanıyarak, terfi için mevcut çalışanları değerlendirmeye veya uygun yetenek ve deneyim dengesiyle dışarıdan işe alımları hedeflemeye başlayabilir.
İşgücü planlaması, yedekleme planlamasıyla birlikte, kuruluşunuzdaki önemli roller için sorunsuz bir geçiş sağlayarak, müşterilerinize kesintisiz, sorunsuz bir hizmet veya ürün sunmanıza olanak tanır.
#3. Performans Yönetimi
Üretkenliği ve verimliliği artırmak için çalışanlarınızın performansını yönetmek, işgücü planlamasının çok önemli bir etkisidir.
Verimliliği artırmak ve personel harcamalarınızdan daha yüksek bir yatırım getirisi elde etmek için personelinizden en iyi şekilde yararlanmak için işgücü planlama yöntemlerini anlayabilir ve oluşturabilirsiniz.
Sonuç
İşgücü planlamasının amacı, uygun kişileri uygun zamanda uygun işlerde bulundurmaktır. Bu, mevcut iş gücü yeteneklerini anlamak, gelecek senaryolarını planlamak, istenen iş gücünü belirlemek ve gelecekteki iş gücünü istenen iş gücü ile uyumlu hale getirmek için çaba sarf etmek yoluyla gerçekleştirilir.
İşgücü planlaması, yağmurlu bir öğleden sonra ofisinizde yapabileceğiniz bir şey değildir. Kapsamlı veri toplama ve planlama gerektiren zor bir iştir. Bununla birlikte, doğru yapıldığında, işgücü planlaması, firmanızın rekabet avantajı geliştirmesine yardımcı olabilecek müthiş ve oldukça değerli bir araçtır.
Gelecek bilinmiyor. Sonuç olarak, pratikte stratejik iş gücü planlaması çok yinelemelidir. Daha da önemlisi, stratejik iş gücü planlaması hakkında konuşmalar başladığında, organizasyonel bakış açısı değişecektir.
Bu tartışmalar, yöneticilerin iş gücü ve organizasyonu ileriye götürmek için gerekenler hakkında dikkatli ve metodik bir şekilde düşünmeleri için zemin hazırlar.
İlgili Makaleler
- İŞ GÜCÜ YÖNETİM YAZILIMI: Nasıl Çalışır [+En İyi 10 Seçim]
- İşgücü Yönetim Sistemi: Türleri, Özellikleri ve Faydaları
- İŞ GÜCÜ YÖNETİM ARAÇLARI: En İyi İş Gücü Yönetim Araçları
- İŞGÜCÜ ANALİZİ: Tanım, Örnekler ve Yararları
- İŞGÜCÜ YÖNETİMİ (WFM): Tanımı ve Nasıl Çalıştığı
Referanslar
