Önceden önleyici tedbirlerin alınmasının her zaman tedavi edici tedbirlere tercih edildiği sıklıkla söylenir. Bu hayatın her alanında geçerli! Bir projenin yaşam döngüsü boyunca olasılıkları analiz etmek söz konusu olduğunda bile. Maliyetler, planlar veya prosedürlerle bağlantılı olsun, projeler yürütme sırasında zorluklarla karşılaşır. Gerçekte, her altı BT projesinden en az biri, yüzde 200'lük bir maliyet aşımı veya yüzde 70'lik bir program aşımı nedeniyle bir "siyah kuğu" olur! Bunlar aniden ortaya çıkan ve sorunlara neden olan olumsuz tehditlerdir. Ve düzgün bir şekilde ele alınmazsa, bir projenin genel performansını tehlikeye atabilir! Peki, bu tür beklenmedik tehditler nasıl tanımlanabilir, yönetilebilir ve bunlarla yüzleşebilir? Doğru araçlarla (örneğin Bit.ai veya Google Dokümanlar) birleştirilmiş uygun bir risk yönetim planını uygulamaya koymak yardımcı olabilir!
Bugün şirketlerin %27'den fazlası proje yönetim planlarında risk yönetimi uygulamalarına yer veriyor. Bunun nedeni, yerinde iyi planlanmış bir risk yönetiminin proje sorunlarını %80-90 oranında azaltabilmesidir!
Sonuç olarak, iyi bir risk yönetim planı, beklenmeyen risklerden kaçınmanıza yardımcı olabilir. Bu, temel olarak, bir projenin yürütülmesi sırasında ortaya çıkabilecek tüm olası senaryoları göz önünde bulundurarak başarılabilir.
Sadece birkaç kolay adımda, tüm projeleriniz için iyi düşünülmüş bir risk yönetimi planının nasıl oluşturulacağını öğreneceksiniz. Sadece biraz daha dayanman gerekiyor.
Risk Yönetim Planı tam olarak nedir?
Risk yönetim planı, belirli risklerin nasıl ele alınacağını ve proje faaliyetleri ve sonuçlarına yönelik tehditleri en aza indirmek veya ortadan kaldırmak için hangi yönetim adımlarının atılması gerektiğini açıklayan iyi tanımlanmış bir belgedir.
Risk yönetim planı, projede mevcut olan tüm riskleri belirlemek, değerlendirmek ve bunlara yanıt vermek için atmaları gereken adımlar konusunda ekiplere tam anlamıyla talimat verir.
Not: Yukarıdaki risk yönetimi planı tanımı, BT ve iş girişimleri dahil olmak üzere çok çeşitli programlar için geçerlidir!
Bu plan, bir projenin yaşam döngüsü boyunca devam eden daha geniş bir risk yönetimi sürecinin parçasıdır. Ayrıca risk yönetimi mekanizması, proje yönetim ekibini riskleri azaltmak için harekete geçmeye motive eden tüm güçleri bir araya getiriyor.
Riskler Dört Şekilde Ele Alınabilir/Yönetilebilir:
Proje planlaması söz konusu olduğunda risklerin tahmin edilemez olduğunu hepimiz biliyoruz. Ancak, kaçınmayı planladığınız bazı tehditler gerçekleşir ve o zaman onlarla başa çıkmanız gerekir.
Bu nedenle, risklerle başa çıkmanın çeşitli yolları vardır. Ancak, seçeceğiniz yanıt, riskin gerçekleşme olasılığına ve riskin proje üzerindeki etkilerinin ciddiyetine göre belirlenmelidir.
Kaçının: Riskler söz konusu olduğunda, en iyi hareket tarzı, çoğu zaman ondan kaçınmaktır! Olmasını kolayca önleyebilirseniz, projeniz üzerinde neredeyse hiçbir etkisi olmayacaktır.
Azaltın: Riski ortadan kaldıramıyorsanız, en azından etkiyi azaltmak için onu koruyabilirsiniz. Bu, etkinin projenize en az zararı vermesini sağlamak için bilinçli adımlar atmayı gerektirir.
Transfer: Bir riski üçüncü bir tarafa devretmek, onunla başa çıkmanın başka bir mükemmel yoludur. Ve sigorta satın almak, bunu yapmanın en kolay ve en popüler yollarından biridir.
Kabul et: Başka hiçbir şey işe yaramazsa, kabul etmeniz gerekir. Riskleri kabul etmek, onlardan önceden kaçınmak için çalışmanıza izin verir.
Ancak, bir risk ortaya çıktığında, müdahale etmek için genellikle çok geçtir! Bu nedenle baştan iyi düşünülmüş bir risk yönetim planına ihtiyacınız var.
Sıfırdan Risk Yönetim Planı Oluşturma Adımları!
Her yeni proje beraberinde yeni bir dizi risk getirir. Şirketiniz tehditleri tamamen ortadan kaldıramıyorsa, bir risk yönetim planı yardımıyla bunları azaltabilmeli ve tahmin edebilmelidir.
Bununla birlikte, bu önlemleri izleyerek olumsuz olaylarla uğraşırken ekibin risk yönetimi stratejisini düzene koymanız ve onları daha esnek ve çevik hale getirmeniz gerekecektir.
#1. İlk adımı at. Riski belirleyin
Potansiyel proje tuzaklarını öngörmek, bir işletme için bir çıkmaz sokak gibi hissetmek zorunda değildir. Riskleri belirlemek ise tüm ekibin yararlanacağı ve katılacağı bir öğrenme deneyimidir.
Risk yönetiminde, tüm ekibin birleşik uzmanlığından ve bilgisinden hızla yararlanabilirsiniz. Ekip üyelerinden, bildikleri veya daha önce karşılaştıkları tehditleri tanımalarını isteyin. Bu hareket, bağlantıyı ve işlevler arası öğrenmeyi teşvik eder.
#2. Riski inceleyin
Siz ve ekibiniz olası sorunları belirledikten sonra biraz daha derine inmenin zamanı geldi.
Şimdi riski etkin bir şekilde analiz etmek için aşağıdaki soruları sormanız gerekecek;
Bu tehlikeler ne sıklıkla meydana geliyor?
Ve eğer yaparlarsa, sonuçları ne olacak?
Ekibiniz, ilk olarak nereye odaklanılacağını belirlemek için bu adımda her bir riskin sonuçlarını ve olasılığını değerlendirecektir.
Risk analizi, organizasyonun potansiyel mali kaybı, kaybedilen zaman ve etkilerin büyüklüğü gibi şeyleri dikkate alır.
Sonunda, bir proje genelinde ortak sorunları keşfedeceksiniz. Bu, her riski mikroskop altına alarak potansiyel projeler için risk yönetim planında ince ayar yapmanıza yardımcı olacaktır.
#3. Riski Önceliklendirin
Şimdi, derinlemesine bir analiz yaptıktan sonra risklerinize öncelik verme zamanı. Sıralarken her bir riskin oluşma olasılığını ve proje üzerindeki potansiyel etkisini göz önünde bulundurun.
Bu adım size projenin kuşbakışı bir görünümünü verir ve ekibin çabalarını nereye yoğunlaştırması gerektiğini belirler. Ancak en önemlisi, öncelik verilmiş her bir risk için uygulanabilir çözümleri belirlemelerine yardımcı olacaktır.
Sonuç olarak proje, tedavi aşamasındaki gecikmeleri ve aksaklıkları önleyecektir.
#4. Riskleri Tedavi Edin
Bu, riskler belirlendikten sonra tedavi planının oluşturulmasını içerir. En yüksek öncelikli riskle başlayın ve ekibin riski azaltma veya çözme yeteneğini değerlendirin, böylece proje için artık bir tehdit oluşturmaz.
Bununla birlikte, riski etkin bir şekilde yönetmek ve ele almak, genellikle projeyi yolunda tutarken ekibin kaynaklarını en iyi şekilde kullanmayı gerektirir. Zaman geçtikçe ve risk günlükleri de dahil olmak üzere önceki projelerinizin daha geniş bir arşivini biriktirdikçe, gelecekteki tehlikeleri reaktif olmaktansa daha proaktif olarak tahmin edebileceksiniz.
#5. Riske dikkat edin.
Proje ilerledikçe, risk yönetim planı yol boyunca ortaya çıkabilecek tüm tehlikeleri takip eder. Ve planın tüm sonucu rapor edildiğinden, bu hareketli hedefleri takip etmek çok önemli hale geliyor! Bu belgeyi düzenli olarak gözden geçirmek önemlidir.
Risk Yönetim Planı Oluşturmanın Avantajları
Risk yönetimi planlarının, belgeyi herhangi bir işletme için değerli kılan bir takım avantajları vardır. Ve çoğu durumda, şirketlere olası tehditleri belirlemede yardımcı olmaktan onları yönetmeye kadar, sizi ele geçirdik.
Şirketler, bu tehditlere karşı hazırlıklı olacaklar ve eğer bilinçliyseler, ortaya çıktıkları anda başa çıkacaklardır.
#1. Sonuçları İyileştirir
Şirketiniz için bir risk yönetim planı belirlediğinizde, bir projeyi başarıyla tamamlama şansınız artar. Negatif riskleri en aza indirir ve azaltır, projelerin zamanında tamamlanmasını sağlar.
Bu aynı zamanda ekibin bütçe dahilinde kalmasına ve hedeflerine ulaşmasına yardımcı olur.
#2. Reaktif olmak yerine proaktif olmanıza yardımcı olur.
Sürekli yangınlarla mücadele etmek yerine, şeffaf bir risk yönetim planına sahip olmak, proaktif olmanızı ve olası sorunları ortaya çıkmadan en aza indirmek için harekete geçmenizi sağlar.
Uzun vadede, ekibiniz belirlenen riski alacak ve gerçekleşme olasılığını en aza indirecek eyleme geçirilebilir planlara dönüştürecektir.
#3. Tüm Projeyi Değerlendirmenize Yardımcı Olur
Bir risk yönetim planı yardımıyla riske maruz kalmayı yöneterek ve kuruluşunuzun güçlü yönlerine dayanan fırsatlardan yararlanarak görevlerinizin etkinliğini ölçebilirsiniz. Başka bir deyişle, mevcut projenizin ilerlemesini değerlendirmenize ve gelecek için en iyi uygulamaları geliştirmenize yardımcı olur.
Örneklerle Risk Yönetim Planı Nasıl Oluşturulur
Risk yönetim planınızı yazmaya başlamaya hazır mısınız? Mümkün olan en kısa sürede size yardımcı olabilecek tonlarca risk yönetim planı aracı var.
En popüleri Bit.ai olan, emrinizde olan birkaç risk yönetimi planı aracının bir örneğini inceleyeceğiz.
Bit.ai dakikalar içinde inanılmaz risk yönetimi planı belgeleri, proje yönetimi planları, ürün planları ve diğer şirket belgeleri oluşturmanıza olanak tanıyan yeni bir çağ çevrimiçi belge paylaşım platformudur. Bit, planlama sürecini daha kapsamlı ve işbirlikçi hale getirmek isteyen ekipler için ideal bir risk yönetimi planı aracının oldukça iyi bir örneğidir.
Ayrıca Bit, çalışanların işbirliği yapması ve görevleri aynı anda yürütmesi ve ayrıca uzmanlığı paylaşması için merkezi bir konum sağlar. Ayrıca tüm fotoğraflarınızı, dosyalarınızı ve dijital içeriğinizi kaydedebileceğiniz ve bunlara kolayca erişebileceğiniz, iş akışınızı her zamanki gibi sorunsuz hale getiren bir içerik kitaplığı da vardır!
Basitçe bir çalışma alanı oluşturun, ekip üyelerinizi davet edin ve ürün planları gibi iş yeri belgelerini hızla oluşturmaya başlayın! Bu belgeleri, onlarla nasıl çalıştıkları hakkında doğru geri bildirim almak için dış müşteriler, ortaklar, kuruluşlar ve diğerleriyle de paylaşabilirsiniz!
Aynı işlevleri farklı bir ışık altında gerçekleştirebilen diğer araçlar arasında Google Dokümanlar, WPS, Çevrimiçi Microsoft Word vb. bulunur.
Ancak, bir risk yönetim planının nasıl olması gerektiğine dair bir örneğe ihtiyacınız varsa, işte bir tanesi;
Bu örnekle ilgili daha fazla ayrıntıyı risk yönetimi stratejileri hakkındaki yazımızda bulacaksınız.
Risk Yönetimi Planının 5 Adımı Nelerdir?
Başarılı bir risk yönetimi yaklaşımının 5 adımı vardır.
- Riski tanımlayın.
- Riski değerlendirmek.
- Önce riski koyun.
- Riski ele alın.
- Riski gözlemleyin.
Risk Yönetimi Planının Ana İçeriği Nelerdir?
İyi bir risk yönetim planı tipik olarak beş bileşenden oluşur. Tanımlardan, varsayımlardan ve risk dökümü, etki, maliyet ve zaman çizelgesini açıklayan bir yapıdan oluşurlar.
Bir Yönetim Planı Örneği Nedir?
Bir yönetim planı, örneğin, kaç satış elemanına ihtiyaç duyulacağını ve satışlarda yüzde 25'lik bir artış elde etmenin ne kadara mal olacağını belirtebilir. Hedeflere ve görevlere öncelik vermek, hedefleri göreceli değerlerine göre sıralamayı içerir.
Risk Yönetimi Planı Kullanmanın Amacı Nedir?
Bir risk yönetimi planının amacı, potansiyel proje yönetimi risklerini belirlemenize, değerlendirmenize ve planlamanıza yardımcı olmaktır.
YASAL UYARI!
Bu araçlar, karar ve doğrulama seçiminize tabidir. Herhangi bir platform tarafından desteklenmiyoruz ve burada sağlanan bilgiler bilgimiz dahilindedir.
Son Düşüncelerimiz
Her türlü projede riskler kaçınılmazdır. Süreç boyunca size rehberlik edecek açıkça tanımlanmış bir risk yönetim planınız varsa, hatayı daha etkin bir şekilde en aza indirirsiniz.
Bu arada, bir risk yönetim planının, koşullar değiştikçe güncellenmesi gereken yaşayan bir belge olduğunu hatırlamak önemlidir. Bu nedenle Bit gibi belge paylaşım araçları bu tür belgeleri oluşturmak için idealdir çünkü herhangi bir belgeyi gerçek zamanlı olarak düzenlemenize ve gerektiği gibi ayarlamalar yapmanıza ve bir projeye başlamadan önce bunları kılavuz olarak kullanmanıza olanak tanır.
- Risk Yönetim Süreci: 5'de Kolay 2023 Adım ve En İyi Uygulamalar
- Rakip Analizi: İhtiyacınız olan her şey (+ Nasıl Başlanır Kılavuzu)
- PİYASA RİSKLERİ: En İyi Uygulamalar ve Örneklerle Kolay Kılavuz
- Finansal Risk Yönetimi: Bilmeniz gereken her şey (+pratik örnekler)
- PROJE FİNANSMANI: Herhangi bir Projeyi Başlatmak için Basit Kılavuz (+ en iyi seçimler)
