Bilgi, bir organizasyonun büyümesi için hayati öneme sahiptir. Ancak onu yönetmek, tanımlama, bakım, depolama vb. dahil olmak üzere birçok faaliyet gerektirir. İşleri kolaylaştırmak için elektronik kayıt yönetim sistemleri ve süreçleri otomatikleştiren yazılımlar var. Görevi yaparken izlenecek net standartlar veya normlar olmayacağından hiçbir kuruluş veri olmadan çalışamaz. Kolluk kuvvetleri bile bir kayıt yönetim sistemi kullanır.
Kayıt Yönetimi Nedir?
Kayıt yönetimi, bir organizasyonun tüm bilgi yaşam döngüsünün bilgiyi nasıl ele aldığını yönlendirmekten sorumlu olan organizasyonel bir roldür. Bu süreç, yaratma, alma veya alma noktasından elden çıkarma noktasına kadar gerçekleşir.
Bir şirket tarafından tutulan kayıtlar, kurumsal hafıza için bir depo görevi görür. Kayıtların tutulması, işlemlerin kanıtıdır ve ne kadar süreyle saklanacağını düşünürken kararlar dikkate alınmalıdır.
Kayıt yönetimi, daha geniş bir yönetişim, risk yönetimi ve uyumluluk faaliyetidir. Ayrıca, öncelikle bir kuruluşun operasyonlarının kanıtlarını yönetmek ve bunlarla ilişkili riski azaltmak veya en aza indirmekle ilgilenir.
Kayıt Yönetim Sistemleri Nelerdir?
Bununla birlikte, kayıt yönetim sistemleri, doğru kayıtları üretmek, yaymak ve saklamak için gerekli olan çok sayıda iş akışı prosedürünü önemli ölçüde düzenleyerek daha genel bir amaca da hizmet eder. Bir kayıt yönetim sisteminin bir ana amacı vardır. Ve bu, bir şirketin yasal ve düzenleyici yükümlülüklere uymasını sağlamaktır.
Ayrıca kayıtların fiziksel (kağıt) veya dijital olabilen belirli bir dosya veya belge türü olduğunun da farkında olmalısınız. Kayıtlara dayanan işletmelerin hayati bir bileşeni, bunların yönetimi ve bakımıdır. İşte bu nedenle kayıt yönetimi yazılımı, hiçbir şeyin kaybolmamasını sağlamak için kayıtları yönetmek için bu sistemleri kullanır.
Kayıt Yönetim Sisteminin Özellikleri
#1. Stok kontrolü
Kayıt yönetim sistemleri yazılımının ana bileşenleri, tarama, çoğaltma, iletme ve kaydetme gibi basit özelliklerin yanı sıra bir şirketin saklama ve sınıflandırma gereksinimlerine dayalı otomasyon gibi daha karmaşık özellikleri içerir.
#2. Arama motorları
Personel personelinin gerekli belgelere en kısa sürede ulaşmasını sağlar. Bunlar genellikle bir dizi arama operatörü veya içerik alanıyla çalışır ve kullanıcıların örneğin kaydın oluşturulma tarihini veya son kullanımını bilseler bile bir kaydı bulmalarına olanak tanır.
#3. Uygunluğu Kontrol Etme
Kayıt yönetimi sistemleri, kayıtları yasal yükümlülüklere veya iş politikasına uygun olarak tutmanızı ve güncellemenizi sağlar. Örneğin, bir uyumluluk izleme işlevi, kullanıcıları belirli kayıtların güncellenmesi, değiştirilmesi veya değiştirilmesi gerektiği konusunda periyodik olarak bilgilendirebilir.
#4. Kayıt Sistemleri
Yöneticiler, bir kuruluşta dolaşırken sahiplik değişikliklerini ve kayıtlardaki değişiklikleri takip edebilir. Ana kopyanın diğer sürümlerde yapılan değişiklikleri doğru bir şekilde yansıttığından emin olmak için, aynı kaydın birkaç kopyasını da düzenler.
Etkili Bir Kayıt Yönetim Sisteminin 5 Temel Öğesi Nelerdir?
- Kayıtların envanteri ve sınıflandırılması.
- Tutma programları.
- Kayıtların saklanması ve dönüştürülmesi.
- Hayati Kayıtlar Girişimi.
- Felaket kurtarma ve önleme için planlama.
- hüküm
Kayıt Tutma İçin En İyi Yazılım Hangisidir?
Kayıt tutma için en iyi yazılımı bilmek, işlevselliğine ve özelliklerine ve ayrıca bunları ne için istediğinize bağlıdır. Kayıt yönetim sistemleri yazılımı örnekleri şunları içerir:
- Temelde.
- Dosya Tut.
- Rubex.
Kayıt Yönetim Sistemleri Çeşitleri Nelerdir?
Kayıt yönetim sistemleri türleri genel olarak iki kategoriye ayrılabilir:
- Kağıt kayıtları geleneksel olarak kullananlar
- Elektronik kayıt kullananlar.
Kayıt Yönetim Sisteminin İşlevleri Nelerdir?
Elektronik kayıt yönetim sistemlerinin işlevleri aşağıdaki gibidir:
Dahili kelime işlem içeriği ve elektronik yazışmalar da dahil olmak üzere elektronik dosya ve belgelerin saklanmasını ve geri alınmasını sağlar,
Kayıt Yönetim Sistemleri Örnekleri
- dropbox İş
- WordPress
- Microsoft 365
- Google Çalışma Alanı
- onedrive
- Microsoft SharePoint
- kutu
- Izdiham
- Prezi
- LibreOffice
- eFileCabinet
- Joomla
Elektronik Belge Yönetim Sistemleri
Elektronik kayıt yönetim sistemlerini kullanmak, belgeleri saklamak için verimli bir yaklaşımdır. Kağıt ve dijital belgeleri uygun depolama ve erişim için tarayarak, indeksleyerek ve arşivleyerek verilerinizin güvenliğini sağlayabilirsiniz.
Elektronik kayıt yönetimi sistemleri, yasal süreçlerde, dahili incelemelerde veya üçüncü taraf denetimlerinde kullanılmak üzere belge koruma ile daha fazla ilgilenirken, belge yönetim sistemleri daha çok dijital belgeleri kaydetme ve düzenleme ile ilgilenir.
Elektronik Belge Yönetim Sistemleri Örnekleri
#1. Zoho Belgeleri
İçerik işbirliği aracı Zoho WorkDrive, ekiplerin her boyuttaki dosyayı depolamasına, paylaşmasına, yönetmesine ve üzerinde işbirliği yapmasına olanak tanır. Web tabanlı bir belge yönetim aracı olan Zoho Docs ile tüm verilerinizi bulutta saklayabilir ve yönetebilirsiniz.
Bu, örneğin müşteriler, ortaklar ve müşteriler gibi işletmenizin içindeki ve dışındaki herkesle belgeler oluşturmanıza, paylaşmanıza ve bunlar üzerinde işbirliği yapmanıza olanak tanıyan, kullanımı kolay ve güvenli bir belge yönetimi çözümüdür.
#2. Mantıksal Belge
logicalDOC gibi elektronik kayıt yönetim sistemleri, belge yönetim sistemleri olarak işlev görür. Örneğin, otomatik içe aktarma işlemleri, indeksleme ve Activiti iş akışı özelliklerine sahiptir.
#3. Microsoft SharePoint Çevrimiçi
Kuruluşlar, Microsoft SharePoint Online'ın yardımıyla dijital bilgileri kolayca kaydedebilir, dağıtabilir ve yönetebilir.
Kullanıcılar artık tartışmalarda birbirleriyle etkileşime girebilir, gönderileri "beğenebilir", belgeler, videolar ve resimler yükleyebilir ve haber akışlarında diğer kullanıcılardan bahsedebilir. ayrıca özelleştirmek veya yapılandırmak kolaydır.
SharePoint Online, müşteriler ve satıcılar gibi dışarıdan kullanıcılar arasında İşbirliğine izin verir, Tek başına veya bir Microsoft Office 365 paketinin parçası olarak satın alınabilir.
#4. M Dosyaları DMS
Doküman yönetimi yazılımı, veya DMS yazılımı, iş açısından kritik bir teknolojidir. İş sektörü rekor kıran bir hızla yeni veri ve belgeler üretirken, kuruluşlar hızla genişleyen belge hacimlerini yönetmek ve güvence altına almak için mücadele ediyor.
Ayrıca, günümüzün bilgi çalışanları, günlerinin büyük bir bölümünü uygun belgeleri arayarak veya bulamadıkları verileri çoğaltarak geçirirler. DMS yazılım çözümü ile güvenlik, uyumluluk, saklama ve belge yaşam döngüsünün diğer aşamalarının yönetimini kolaylaştırabilirsiniz.
# 5. Yalnızca Ascensio SistemiOfis
ONLYOFFICE, dahili ekip işbirliği için yapılmıştır. Tüketicilere belge yönetimi, takvim, posta ve CRM bağlayıcıları sunar. Ayrıca OpenDocument ve Microsoft Office formatlarıyla mükemmel uyumluluğa sahiptir. OpenOffice'i yerel olarak veya buluta da yükleyebilirsiniz.
İş süreci yönetimi için güçlü bir temel arayan küçük ve orta ölçekli işletmeler için tasarlanmıştır.
#6. Evernote İş
Ekipleriniz Evernote Business ile birlikte çalışabilir. Tek bir yerde makaleler oluşturabilir, projeler üzerinde birlikte çalışabilir ve bilgi depolayabilirler. Ekip üyeleri, internet bağlantısı kopsa bile herhangi bir cihazdan notları ve dosyaları görüntüleyebilir, düzenleyebilir, yükleyebilir ve paylaşabilir.
Güçlü arama özellikleri ve araç bağlantıları ile dağınıklığı hızla ortadan kaldırabilir ve ihtiyacınız olan bilgiyi bulabilirsiniz. Sürecinizi kolaylaştırmak için Evernote Business'ı kullanabilirsiniz.
Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Kullanım Alanları
#1. Belge saklama
Elektronik veri sistemlerinin en temel amacı depolamadır. Her firmanın zaman içinde evrak biriktirme eğilimi vardır, bu da yakın zamanda verilmemiş izinlerin bulunmasını zorlaştırır.
Elektronik Kayıt Yönetim Sistemleri, ya insan girdisini kabul eder ya da evrakları elektronik olarak otomatik olarak dosyalayarak, tüm bu materyali organizasyonunuzdaki çok sayıda bilgisayara dağıtmak veya raflarınızda yer kaplamak yerine tek bir kullanışlı yerde merkezileştirir.
2.. organizasyon
Tüm bu evrak işlerini düzenli ve erişilebilir tutmak, etkili kayıt yönetimi için çok önemlidir. Elektronik Kayıt Yönetim Sistemleri, belgeleri hızlı bir şekilde erişilebilmesi için sıralar ve kategorilere ayırır. Üstelik bu özelliğe sahip olmak bir firmayı yüzlerce hatta binlerce saatlik işçilikten kurtaracaktır.
# 3. Güvenlik
Bazı belgeler son derece hassastır ve önemli kurumsal verileri bir rafta veya korumasız bir bilgisayar klasöründe bırakmak bir felaket reçetesidir. Bir ERMS ayrıca her şeyi tek bir yerde tutar ve yetkisiz kişilerin erişimini kısıtlar.
Elektronik Kayıt Yönetim Sistemleri yazılım örneklerinin çoğu, yöneticinin çeşitli dosyalar için ayrı izinler belirlemesini sağlar. Bu, bir dosyaya erişmek isteyen bir kişinin tam kontrole sahip olmamasını sağlamak içindir.
#4. İletişim
Bir EDRMS genellikle, belirli bir ilgili belgenin sisteme yüklendiği konusunda bir departmanı uyarmak veya bir dosyayı üzerinde etiketlenen kişilerle otomatik olarak paylaşmak gibi iletişim özelliklerine sahiptir. Bazı sistemler, kullanıcıların sistem aracılığıyla birbirlerine doğrudan mesaj göndermesine ve hatta iş belgelerini işaretlemesine izin verebilir.
Kolluk Kayıtları Yönetim Sistemi
Kolluk kuvvetleri kayıtları yönetim sistemi, kurum çapında bir sistemdir. Amacı, kolluk kuvvetleri operasyonlarıyla ilgili bilgilerin, kayıtların, belgelerin veya dosyaların depolanması, alınması, saklanması, manipülasyonu, arşivlenmesi ve görüntülenmesini sağlamaktır.
Ayrıca, ilk nesilden tamamlanmasına kadar kayıt geliştirmenin tüm ömrünü kapsar. Etkili bir kolluk kuvvetleri kayıtları yönetim sistemi, birden fazla raporlama mekanizmasını desteklerken tek bir veri girişine izin verir.
Ancak, kolluk kuvvetleri Kayıt Yönetim Sistemi, faaliyetleriyle doğrudan ilgili kayıtlarla sınırlıdır.
Bu belge aşağıdaki iş fonksiyonlarını ele almaktadır:
- Servis çağrıları
- Olay raporlama
- Araştırmacı vaka yönetimi.
- Trafik kazası raporlaması
- alıntılar
- Alan kişisi
- Piyonlar
- Sivil Süreç
- Emirler ve kısıtlamalar
- İzinler ve lisanslar
- Ekipman ve varlık yönetimi
- Filo yönetimi
- personel
- İçişleri
- Analitik destek (suç analizi)
Kolluk kuvvetleri kayıt yönetim sistemi, insanları, mülkleri, yerleri ve ilgili kayıtları sezgisel bir kullanıcı arayüzü ile tek bir merkezi veritabanına bağlayarak süreci kolaylaştırır. Bir kanun uygulayıcı kurumun, kendi yetki alanlarında meydana gelen suç olaylarıyla ilgili bilgileri girmek için bir kayıt yönetim sistemine (RMS) ihtiyacı vardır.
Kolluk Kayıtları Yönetim Sistemleri Örnekleri
#1. ARMS Kayıt Yönetim Sistemi
Örnekler, ARMS kanunu kayıt yönetim sistemlerini içerir. Bir ajansın verileri tek bir arayüz üzerinden düzenlemesine, korumasına ve almasına olanak tanır.
ARMS RMS, hızlı ve verimli bir kayıt giriş süreci sağlayan, kullanıcı dostu bir kanun uygulayıcı kayıt yönetim sistemidir. Ayrıca, kullanıcıların aranan kayıtları veya analizleri başarılı bir şekilde bulmasını sağlar. İster ofiste ister hareket halinde bir mobil cihazla, kullanıcılar ARMS ile sorunsuz bilgi yönetimi deneyimi yaşarlar.
#2. CIS Kayıt Yönetim Sistemi
CIS Kayıt Yönetim Sistemi (RMS), bir ajansın kayıt yönetimi işlevlerini otomatikleştirir. Sistem aynı zamanda kayıt, sevk, dedektiflik büroları vb. yerlerde eş zamanlı çevrimiçi kullanım sağlar.
Menüler, Araç Çubukları, Yardım, İşlev Tuşları ve diğer Araçlar, olaylara girecek, olaylara erişecek ve olayları takip edecek tüm personel yelpazesi için sezgisel ve verimli bir ortam sağlar.
#3. CentralSquare Kayıtları
Çağrıdan vakaya kadar entegre, kapsamlı bir paketle, veri girmek ve raporlamak için harcadığınız zamanı önemli ölçüde azaltabilirsiniz. Eksiksiz gönderim entegrasyonu, gönderilen NIBRS verilerinin kalitesini artırırken zamandan tasarruf sağlar. CentralSquare Records ile verileri sisteminize girebilir ve ihtiyacınız olan her yerde ve her zaman alabilirsiniz. Bu uyarlanabilir, bulut tabanlı sistemle, BT personeliniz daha az baş ağrısı yaşarken yanıt verenleriniz mahallede kalır.
Dosyalar ve vakalar arasındaki otomatik ilişkilendirmeleri kullanarak medyanızı hızla bulabilir ve büyük miktarda dijital kanıt aracılığıyla sıkıcı manuel aramaları ortadan kaldırabilirsiniz.
CentralSquare'in CAD ve Kayıtlarının kullanılmasıyla, dijital kanıtlar otomatik olarak senkronize edilerek daha etkili vaka yönetimi sağlanır. İşletmenizin içindeki ve dışındaki kullanıcılarla birlikte çalışırken kanıtları güvenli ve güvenli bir şekilde paylaşın.
#4. çok amaçlı
Kolluk kuvvetleri, eğitim, sağlık ve diğer işletmeler, Omnigo Software'in sunduğu çözümlerden yararlanabilir. Şirketin kullanıcı dostu, uyarlanabilir kayıt yönetim sistemleri yazılımı, kullanıcılara daha etkili eylemde bulunmaları için ihtiyaç duydukları bilgileri verir.
Ayrıca, kolluk kuvvetleri ve güvenlik personelinin, personel verimliliğini %25'e kadar artırmalarına, uyumluluk riskini düşürmelerine ve güvenlik ve emniyette fark edilir artışlar sağlamalarına yardımcı olmuştur.
Omnigo, çalışanlarınızı, varlıklarınızı ve markanızı güvence altına almak için mümkün olan en büyük desteğe sahip olmanız gerektiğine inanıyor. Ekibiniz, izlenmesi, analiz edilmesi ve alınması kolay verilere erişerek en önemli olana odaklanabilir.
#5. eKuvvet
eFORCE, ajansınızın verimliliğini artırmayı taahhüt eder. Ayrıca, kapsamlı bir tarayıcı tabanlı kanun uygulama sistemleri dizisi aracılığıyla topluluk güvenliğini artırır. Satın aldığınız herhangi bir eFORCE ürünü, üstün özellikler, rekabetçi bir fiyat ve olağanüstü müşteri hizmetleri ile birlikte gelir.
Kuruluşunuz için tüm kamu güvenliği yazılımı gereksinimlerine sahiptirler. Ajansınızı desteklemek için ideal ekosistemi oluşturmak için ürün yelpazemizden seçim yapabilirsiniz.
İster yeni bir bilgisayar destekli sevk sistemi isterse bir kayıt yönetim sistemleri yazılımı olsun, departmanınızın daha etkin ve güvenli bir şekilde çalışmasına yardımcı olarak sizi en son teknolojide tutması için eForce'a güvenebilirsiniz.
#6. Spillman Flex Kayıt Yönetimi
Spillman Flex, şirket içi bir kamu güvenliği kayıtları yönetim sistemleri yazılım çözümüdür. Ülke çapında polis kuvvetlerinin, şerif ofislerinin, sevk merkezlerinin, hapishanelerin ve itfaiye teşkilatlarının gereksinimlerini karşılamak için yaratılmıştır. Flex, ajanslara, tümü merkezi bir Entegre Merkez etrafında toplanmış ve güvenilir müşteri hizmetleri ve desteği ile desteklenen, benzersiz entegrasyon, çok yargı yetkisine sahip veri paylaşım yetenekleri, makul fiyatlı site lisanslama ve sürekli geliştirme avantajlarını sunar.
Spillman Flex'in 60'tan fazla bağlantılı modülü mevcuttur ve kuruluşunuzun benzersiz gereksinimlerinize göre uyarlanmış bir sistem oluşturmasını sağlar. Flex tarafından sunulan entegre çözümler arasında CAD, RMS, JMS için önceden oluşturulmuş modüller, sahada mobil veri toplama ve raporlama, istihbarata dayalı polislik ve analitik, haritalama ve coğrafi bilgi sistemleri (GIS), yangın, veri paylaşımı ve personel bulunur. ve kaynaklar.
#7. Valor Sistemleri
Bu, her pazar segmentinde hukuk, yangın, EMS ve güvenlik için güvenilir bir olay yönetimi kaynağıdır. Valor Systems, müşterilerini işin ilk yılından itibaren gururla elinde tutar. Sevk ve Vaka Yönetimi, Valor Olay Yönetim Sistemi (VMS) ile birlikte daha etkin bir şekilde çalışabilir.
Tüm kuruluşunuza fayda sağlayan kaynak tahsisi ve durumsal farkındalık için bir sistem oluşturmuştur. Valor IMS, operasyonları daha etkili hale getirir ve saha birimlerinin WindowsTM, Apple iOSTM ve AndroidTM tabanlı cihazlar aracılığıyla hayati bilgilere erişmesini sağlar.
Bilgisayar Destekli Sevk, bir çözüm sunma söz konusu olduğunda işlerin gerçekleşmesini sağlar. Diğer projelerde, DOD'a vaatlerde bulunan ancak daha sonra beklentilerin gerisinde kalan kuruluşlarla çok sık karşılaşıyorlar. Bu, belirli Donanma kriterlerini karşıladığından emin olmak içindir.
#8. Kamu Güvenliği RMS'sini kodlayın
Incode RMS, kolluk kuvvetleri ve kamu güvenliği departmanları için eksiksiz bir entegre süit seçimi sunar. Ayrıca, müdahale sürelerini hızlandırmak, vatandaşları ve polis memurlarını güvende tutmak için hayati kamu güvenliği bilgilerini sağlamak ve raporlama, vaka yönetimi ve cezai soruşturma gibi idari görevleri basitleştirmek için entegre bir bilgisayar destekli sevk, kayıt yönetimi ve mobil çözüme sahiptir.
# 9. PoliSys
PoliSys 4.0, ileri görüşlü, tam entegre bir sistemdir. Ayrıca, etkili iş akışı yönetimine olanak tanıyan güvenilir, son teknoloji olay çağrı işleme sunar. Bu, uygulamanın eşleme ve sayfalama işlevleri aracılığıyla gönderme sürecini de iyileştirir. 4.0, üçüncü şahıslardan çok sayıda arayüz, modül ve özellik içerir.
# 10. Suç Yıldızı RMS
Kolluk kuvvetleri ve kamu güvenliği piyasası için Crimestar, tamamen entegre, uyarlanabilir ve güçlü bir bilgi yönetimi çözümleri setidir.
Günümüzün ileri görüşlü kanun uygulayıcı profesyonellerinin tercih ettiği bir satıcı olarak, onlarca yıllık uzmanlığa ve yüksek kaliteli, kullanıcı dostu, ucuz yazılım sunma itibarına sahibiz.
Kayıt Yönetiminin Faydaları Nelerdir?
Çok fazla işletme ya kayıt yönetiminin önemini küçümsüyor ya da (gereklilikten ziyade) bir kolaylık olarak görüyor.
#1. Daha Kolay Uyum
Kayıt uyumu daha sıkı hale geldiğinden, kuruluşların geçerli tüm standartlara uyduklarından emin olmak için güçlü bir kayıt yönetim sistemine sahip olmaları gerekir. Bu yasalar ve kurallar, tümü kayıt yönetimine organize bir yaklaşım gerektiren HITECH Yasası, FACTA ve/veya HIPAA'yı içerebilir.
Uyumsuzluğun yaptırımı oldukça sert olabileceğinden, daha hızlı ve daha sorunsuz uyum, bir bütün olarak kurumunuz için inanılmaz derecede faydalıdır (yasal işlemlerden diğer pahalı cezalara kadar). Güvenilir bir veri saklama politikasına sahip olmanın yanı sıra, mevzuat uyumluluğuna bağlı kaldığınızdan emin olmak için muhtemelen kayıt yönetim sistemleri yazılımının yardımına ihtiyacınız olacaktır.
#2. Daha İyi İş Akışları
Çoğu kuruluş, belgeleri saklamak veya aramak için harcadıkları zamanı izlemez. işlem sırasında ne kadar zaman kaybedildiğini tahmin etmek de zordur. Bununla birlikte, belgeler yerinde, tıka basa dolu dosya dolaplarında tutulduğunda, ilgili bilgileri çıkarmak için önemli miktarda zaman harcandığına şüphe yoktur.
Daha da kötüsü, belgeleri aldıktan sonra, sonunda yeniden doldurulmaları gerekecek ve şirketin başka bir yerinde daha iyi harcanabilecek daha fazla zaman alacaktır.
En önemli verileriniz ve gerçekleriniz, birleşik, her şey dahil kayıt yönetim sistemi yazılımı sayesinde ihtiyaç duyduğunuz anda kolayca alınabilir. Sonuç olarak bu, iş akışlarının iyileştirilmesini teşvik eder ve kuruluşunuzun işi verimli bir şekilde yönetme ve hizmet sunumunu garanti etme kapasitesini güçlendirir.
#3. Tasarruf
Şirketinizin her gün kaç rapor ve e-posta gönderdiğini düşünün; bu malzemenin yalnızca küçük bir kısmı gerçekten yardımcı olabilir (veya dosyada tutulması gerekir). Ek olarak, belgeleri, özellikle kağıt tabanlı olanları yönetmek, yeterli depolama alanı bulma ve tüm fiziksel formlarınızı yazdırma veya dosyalama ihtiyacı nedeniyle önemli miktarda zaman ve para gerektirir. Neyse ki, iyi bir kayıt yönetimi ile ajansınız kayıtlarının genişlemesini takip edebilir ve yalnızca en önemli veya faydalı bilgileri tutmasını garanti edebilir.
Dijital kayıt yönetimi, depolama maliyetlerini azaltır ve ekip üretkenliğini artırarak önemli ölçüde maliyet tasarrufu sağlar (yani, kayıp veya yanlış yerleştirilmiş dosyaları aramak için daha az zaman harcanır).
Tümleşik, kapsamlı bir kayıt yönetim sistemi yazılımı sayesinde en önemli bilgileriniz ve ayrıntılarınız, ihtiyacınız olduğunda kolayca alınabilir.
#4. Etkili Alma
Bilgi yalnızca erişilebilir olduğunda yararlıdır, bu nedenle, ihtiyacınız olduğunda ona ulaşamazsanız, hiçbir şeyi kaydetmenin pek bir faydası yoktur. Ancak verimli erişim ve kullanıcı dostu teknoloji ile ajansınız hızlı bir şekilde bilinçli kararlar verebilir. Kayıt yönetim sistemlerine yönelik yazılım, belge alımını kolaylaştırır ve en önemli malzemeleriniz için yer açmak için gereksiz bilgileri kaldırır.
#5. Verileri Koruyun
Verilerinizin güvenliğini sağlamak, (olması gerektiği gibi) tüm yetkililer için en önemli önceliklerden biridir. Firmanın büyüklüğü ne olursa olsun, personel dosyalarını ve diğer hassas verileri hırsızlığa veya felakete karşı korumak için akıllı programlama gereklidir.
Gelen postalarınız, faturalarınız, müşteri sözleşmeleriniz ve daha fazlası, en iyi kayıt yönetim sistemleri yazılımıyla dijitalleştirilebilir, böylece bu belgeler alınır alınmaz aranabilir bir arşivde bulunur. Daha sonra verileriniz uygun şekilde korunacak ve güvenilir bir BT programıyla birleştirildiğinde gerektiğinde erişilebilir olacaktır.
Kayıt Yönetiminin Zorlukları Nelerdir?
- Dosyaların takibi ve envanterlenmesi zordur.
- kullanılabilecek kayıt yazılımından raporlar oluşturamaz.
- Dosya istatistikleri eksik.
- Kayıt yönetimi etkisizdir.
- Elektronik kayıt yönetim sistemi yok.
- Kullanışsız bir arayüz.
Etkili Kayıt Yönetimi Nedir?
Etkili bir kayıt yönetimi programı, uygun kayıt tutma ve elden çıkarma işlemlerine bağlıdır. Yasal işlemler, denetimler, rutin kurumsal işlemler veya arşiv araştırmaları için gerektiğinde kayıtların mevcut olmasını ve ayrıca gereksiz kayıtların pahalı depolama alanı tüketmemesini garanti eder.
Etkili kayıt yönetimi, yalnızca ihtiyaç duyduğu kayıtları üretir, daha fazlasını oluşturmaz. Bilgi ve veriler her işletmenin temel taşları olduğundan, ne kadar büyük veya küçük olursa olsun, etkin kayıt yönetimi her kuruluş için çok önemlidir.
Sonuç
Kayıt yönetim sistemleri, kolluk kuvvetlerindeki kayıtların yönetiminden sorumludur. Kayıtların oluşturulması, alınması, bakımı, kullanımı ve elden çıkarılmasının etkin ve metodik kontrolüne katılırlar. Bunlar aynı zamanda iş operasyonları ve işlemlerle ilgili kanıtları ve bilgileri kayıtlar şeklinde yakalama ve saklama süreçlerini de içerir.
FAQs
Kayıt tutmanın iki yöntemi nelerdir?
Manuel kayıt tutma ve bilgisayarlı (veya otomatik) kayıt tutma, ticari kayıtları tutmanın iki ana yöntemidir.
kayıt depolama nedir
Önemli belgeleri, kağıtları ve kurumsal verileri korumak ve muhafaza etmek için uzun vadeli depolama sunmak için özel olarak bir kayıt depolama tesisi oluşturulmuştur.
Fiziksel kayıtlar nelerdir?
Fiziksel Kayıtlar, kağıt üzerinde veya ses veya video kasetleri de dahil olmak üzere diğer analog biçimlerde saklanan belgelerdir. Bir bilgisayar, sunucu veya diğer dijital depolama ortamlarında dijital biçimde tutulan malzemeleri içermez.
ECM hukukta ne anlama geliyor?
Öz Sermaye Piyasası (ECM) anlamına gelir.
Referanslar
İlgili Makaleler
