Küçük işletmenizi yürütmek için belirli bir ürün veya hizmete ihtiyacınız var. Böylece tedarikçileriniz ile iletişime geçer ve gereksinimlerinizi açıklarsınız. Onu tedarik ediyorlar. Bunun için onlara ödeme yapmalısın. Bu hikayenin sonu. Kulağa çok basit gelmiyor mu? Evet öyle. Evet, mal edinme süreci yukarıda açıklanandan daha karmaşık olabilir. Ancak, güvenilir satıcılardan sorunsuz ve zamanında hizmet almak, gerçek olamayacak kadar iyi olmak zorunda değildir. Bu mümkündür ve satın alma siparişlerini kullanmak yardımcı olabilir. Bu makalede, satınalma siparişinin farklı türlerini ve örneklerini, süreç akışını ve satınalma siparişi için doğru formatı göreceğiz.
Satınalma Siparişi nedir?
Satınalma siparişi olarak da bilinen satınalma siparişi, bir alıcının satın alma yetkisi vermek için bir tedarikçiye veya satıcıya gönderdiği yasal bir belgedir. PO'lar, alıcının ne satın almak istediğini ve ne kadarını almak istediğini belirtir. Bu anlaşmalar hem alıcının hem de satıcının işlemlerinin belgelenmesine yardımcı olur.
PO'lar hem alıcıya hem de satıcıya fayda sağlar. Küçük şirketler, tedarikçilerinden hangi ürün ve hizmetlere ihtiyaç duyduklarına ve ne zaman ihtiyaç duyduklarına satın alma siparişleri vererek karar verebilirler.
Bu, küçük işletmelerin faaliyetlerini başarılı ve koordineli tutar. Ayrıca, satıcının, yerine getirme taahhüdünde bulunmadan önce ihtiyaç duyulan mal ve hizmetlerin mevcut olmasını sağlamasına yardımcı olur ve alıcının buna göre hazırlanma esnekliğine izin verir.
PO'lar ayrıca alıcı ve satıcının denetim ve mali tablolar için doğru ve kapsamlı kayıtlar tutmasına yardımcı olacaktır.
Satın Alma Siparişi nasıl çalışır?
Artık satınalma siparişinin ne olduğunu tanımladığımıza göre, nasıl yapılacağına geçelim.
#1. Alıcı, satıcıdan mal satın almayı kabul eder.
Alıcı, sipariş vermeden önce, satıcının ürün veya hizmetinin karşılayacağı bir ihtiyacı fark edebilmelidir. Bu süreçte alıcı, hangi ürün veya hizmetin gerekli olduğunu, ne kadarının gerekli olduğunu (mümkünse) ve ne zaman (mümkünse tekrar) gerekli olduğunu belirlemelidir.
Örneğin, ürün siparişlerinizi müşterilere göndermek için yeni kutular sipariş etmeniz gerekiyorsa, kaç tane kutuya ve ne zaman ihtiyacınız olacağını hesaplayın.
Bir tatil telaşı bekliyorsanız, geçen yılın kutu siparişine bakabilir ve uygun numarayı sipariş etmek için bu tatil sezonunda beklenen büyümenizle çarpabilirsiniz.
#2. Alıcı bir satınalma siparişi oluşturur ve onay için satıcıya gönderir.
Yukarıdaki ayrıntılarla, alıcı bir satınalma siparişi hazırlamalı ve onay için satıcısına göndermelidir. Bir satıcıya bir PO gönderirken, süreci yolunda tutmak için ne zaman onaya ihtiyacınız olduğunu belirtin.
İdeal olarak, alıcının ürünü veya hizmeti zamanında alması için yanıtın bolca zamanında gelmesi gerekir. Aksi takdirde, alıcıya gerekirse başka bir satıcıdan kaynak sağlaması için yeterli zaman tanımalıdır.
Önceki örnekle devam edersek, kutularınızı tedarik edebilecek bir satıcı bulduğunuzda, kaç kutuya ihtiyacınız olacağını ve onlara ne zaman ihtiyacınız olacağını biliyorsanız, bu bilgiyi satın alma siparişinizin taslağını hazırlamak için kullanabilirsiniz. Satış temsilcinize veya temas noktanıza gönderin.
#3. Satıcı, satın alma siparişini kontrol eder ve talebi karşılayıp karşılayamayacağını teyit eder.
Satıcı PO'yu alırsa, talebi incelemek ve envanteri veya kullanılabilirliği doğrulamak onların sorumluluğundadır. Bu, alıcının son teslim tarihine kadar karşılanıp karşılanamayacağını doğrulamak içindir.
Paket sevkiyatı durumunda, satıcı siparişinizi kontrol etti ve envanterini ve sevkiyat kapasitesini kontrol ettikten sonra talebinizi karşılayabileceklerini belirledi.
#4. Satın alma siparişi kabulü.
Satıcı, alıcının talebini karşılayabilirse, PO'yu kabul edecek ve bunu tüm taraflar için yasal olarak bağlayıcı hale getirecektir.
Kutu şirketi talebinizi karşılayabileceğinden, onaylamanız için size PO'nun yetkili bir kopyasını gönderdiler.
#5. Ürün veya hizmet sunumu.
PO onaylandıktan sonra satıcı, üzerinde anlaşmaya varılan ürün veya hizmeti teslim etmekten sorumludur. Ayrıca bu aşamada PO'da belirtilen tutar için fatura düzenleyebilir ve alıcıya gönderebilirler. Fatura, teslim edilen ürünleri, uygun miktarı ve borçlu olunan tutarı özetlemelidir.
Örneğin, kutuların sevkiyatını onayladıktan sonra, tamamlanan siparişin yanı sıra borçlu olunan tutarın faturasını da almalısınız. Bu satıcı net 30 şartı kabul eder ve faturanın düzenlenmesinden sonraki 30 gün içinde ödeme yapılmasını bekler.
#6. Fatura faturası ödendi
Bu son noktada, alıcı, satıcının ödeme koşullarını takip eden faturayı ödemekle yükümlüdür.
Faturayı, üzerinde anlaşmaya varılan ödeme koşullarına göre ödemek artık size, yani müşteriye kalmıştır.
Uygun Satın Alma Emri Formatı Nedir?
Kendi satın alma siparişinizi vermeye hazır mısınız? Bunlar sağlamanız gereken ayrıntılardır.
- üstbilgi — Şirket adı, iş adresi, satın alma siparişi tarihi ve sipariş numarası gibi şirketiniz hakkında bilgi verin.
- Satıcı ayrıntıları — PO'yu kimin alması gerektiğini belirtin. Satıcı şirketin adını, kendi iletişim adınızı ve satıcı şirketin adresini burada belirtirsiniz.
- Alıcı — Siparişin nereye teslim edilmesi gerektiğini, sevkıyat sürecini, sevkıyat şartlarını ve beklenen teslim tarihini belirtin.
- Sipariş özellikleri — Ürün kodunu veya SKU numarasını, ürün adını veya açıklamasını, sipariş edilen birim miktarını, birim başına fiyatı ve teslimat tarihini içeren siparişe her ürün için bir satır öğesi ekleyin.
- Özetlemek — Bir ara toplam, gerekli indirimler, ücretler, nakliye masrafları ve toplamı dahil ederek satın alma siparişini tamamlayın.
Yukarıda listelenen tüm noktaları içeren örnek bir satın alma siparişi formatı:
Satın Alma Siparişi Türleri
Tüm satınalma siparişlerini eşit olarak oluşturmadığınızı ve biçimlerinin de farklı olabileceğini anlamak çok önemlidir. Bu noktada “Bir PO gördüyseniz, hepsini görmüşsünüzdür” diye düşünüyor olabilirsiniz, ancak bu doğru değil. Biçimlerine ve ne kadar bilgi içerdiğine göre farklılık gösteren dört tür satınalma siparişi vardır.
#1. Standart Satın Alma Siparişleri
Standart satınalma siparişleri en yaygın ve iyi bilinen siparişlerdir. Bu durumda, alıcı satın almanın ayrıntılarını anlar ve satın alınan ürün veya hizmeti, miktarı, teslimat planını ve ödeme koşullarını tanımlayabilir.
Örneğin, yazıcı kartuşları azalan bir şirket, tam olarak ne kadar ihtiyaç duyduklarını ve ne zaman ihtiyaç duyduklarını bildikleri için standart bir satın alma siparişi verebilir. Bu bir satınalma siparişi örneğidir.
Gereksinimlere bağlı olarak, çeşitli farklı işlevler için standart PO'lar oluşturulabilir. Örneğin, yukarıdaki şablon aşağıdakileri içerecek şekilde değiştirilebilir:
- Sağlanacak hizmetler
- sözleşme yapmak
- Konsinye satış
#2. Planlanan Satınalma Siparişleri
Planlı bir satın alma siparişi veren bir müşteri, önceden bir PO yaparak, söz konusu ürün için şirketinin potansiyel ihtiyaçlarını tahmin ediyor demektir. Bu durumda nesne, ağırlık ve ödeme koşulları gibi ayrıntılar görünür, ancak miktar bilinçli bir tahmine dayalıdır ve teslimat tarihi geçicidir.
Yazıcı kartuşları azalan aynı şirket planlı bir satın alma siparişi verirse, sorumlu alıcı daha esnek bir teslimat programı için kaç yazıcı kartuşuna ihtiyaç duyduklarını tahmin edecektir. Bu, planlı bir satınalma siparişi örneğidir.
#3. Battaniye Satın Alma Siparişleri
Alıcılar, indirimli fiyatlar için pazarlık yapmak amacıyla birden fazla siparişi aynı anda konumlandırmak için bir genel satın alma siparişi kullanır.
Örneğin, aynı şirket, tek bir tedarikçiden birden fazla yazıcı kartuşu ve kağıt siparişi vermeye karar vererek daha iyi bir fiyat elde edebilirse, bu ürünleri almak için kapsamlı bir PO kullanmayı düşünebilir. İşte bu durumda bir satınalma siparişi örneği.
#4. Sözleşmeli Satın Alma Siparişleri
En resmi değişken, sözleşmeli satın alma siparişidir. Sözleşmeye atıfta bulunan bir PO düzenleyene kadar, alıcı ve satıcı satın alma şartlarını belirten bir sözleşme imzalar. Bu satın alma emri formu, ilgili tüm taraflar için en yasal güvenceleri sağlar.
Yazıcı sarf malzemeleri söz konusu olduğunda, bir şirket tedarikçisiyle ürünleri, miktarı, fiyatlandırmayı ve Teslimat programı taahhüt edilen kalemlerin ve ardından düzenli bir PO ile takip eden bu şirketler, bir sözleşme satın alma siparişi sözleşmesi kapsamındadır. Bu, bir sözleşme satın alma siparişi örneğidir.
Bir satınalma siparişi sürecine sahip olmak, satın alma sürecinin daha hızlı ilerlemesini sağlayacak ve hem alıcılara hem de satıcılara fayda sağlayacaktır.
Ayrıca Oku: KÜÇÜK İŞLETMELER İÇİN 11+ EN İYİ SATIN ALMA SİPARİŞ SİSTEMİ 2023
Satın Alma Siparişi Süreci
Satınalma siparişi süreci, onu yazmaktan teslim etmeye kadar her şeyi kapsar. Satınalma Siparişi Süreci aşağıdaki adımlara ayrılmıştır.
#1. Hayal gücü
Satınalma talebini tipik olarak tedarik ekibi veya bir proje yöneticisi tarafından gönderdikten sonra PO'yu düzenlersiniz.
#2. Kabul
Tüm ilgililer mal, miktar, fiyat ve teslimat koşulları üzerinde anlaşmaya varırsa, sözleşme şartları kabul eden satıcı tarafından imzalanır.
#3. sevkiyat
sevkiyatta, PO'yu tercih edilen kanal üzerinden satıcıya gönderirsiniz. Ayrıca bunu şahsen, kağıt üzerinde, faks veya e-posta vb. ile yapabilirsiniz.
#4. Nakliye ve kullanma
PO'da belirtilen ürünler satıcı tarafından teslim edilir. Ürünlerin durumu, kusur veya eksik nesne olmaması gibi tatmin edici olduğunda, kontrol edilir ve kabul edilir. Çalışma sahasında bu genellikle bir yönetici veya tedarik müdürü tarafından gerçekleştirilir.
#5. Bitiricilik
Sipariş tamamlanırsa, ödeme işlemi için finansmana bir kabul faturası gönderilir. PO, ödeme alınana kadar kapalıdır.
Satın Alma Siparişi Sürecindeki Adımlar
Satınalma siparişi sürecindeki adımlar aşağıdaki gibidir:
- Satınalma siparişi oluşturun
- Bir satınalma siparişini onaylama
- Satıcıya bir satınalma siparişi gönderin.
- PO alındı
- Mal veya Hizmet Fişi
- faturalama
- Üç Yönde Eşleştirme
- Ödeme Yetkilendirme ve Planlama
- PO'nun kapatılması
PO ne için?
Şirketiniz satıcılara (satıcı) satınalma siparişleri verir. Alıcılar, ihtiyaçları ve fiyatlandırmayı belirtmek ve sipariş edilen malları/hizmetleri yasal olarak belgelemek için bunları kullanır.
Satın Alma Emirlerini Kim Yapar?
Alıcı sipariş verir. Onaydan sonra, alıcı veya satın alma talebinde bulunan kişi bir satın alma siparişi oluşturacaktır. Doğru yerine getirme için müşteri, satın alma siparişini satıcıya iletir.
PO Nasıl Çalışır?
Mal veya hizmet satın almadan önce, PO süreci gereksinimi onaylar ve belirtir. Ödemeleri ve denetim bulgularını işleyin.
Satın Alma Emirlerini Kim İmzalar?
Bir satınalma siparişi, her iki taraf da imzaladığında bağlayıcıdır. Satınalma siparişini satıcıya göndermeden önce kurumsal temsilcinizin imzalamış olduğundan emin olun.
Sonuç
Okunamayan el yazısına, yanlış yerleştirilmiş PO'lara ve saatlerce veri girişine veda edin. bulut tabanlı bir Satınalma Siparişi, evrak demetlerini bulutta güvenli bir şekilde depolanan, kolayca izlenebilir dijital biçimlere dönüştürür.
Bir tedarik çözümünün uygulanması, PO ile ilgili tüm sorunlarınız için hızlı bir çözüm gibi görünse de, süreç aslında çok karmaşıktır. Sonuç olarak, bazı satın alma siparişi en iyi uygulamalarına sahip olmak önemlidir. Bu, tedarik aracının olması gerektiği gibi çalıştığından emin olmak içindir.
Doğru satın alma en iyi uygulaması, bozuk satın alma siparişi sürecinizi onaracak, performansı artıracak ve yatırım getirisini artıracaktır. Bir satın alma siparişinin ne olduğu teorisi karmaşık görünse de, daha popüler en iyi uygulamalardan bazılarına bakmak, onu bir kez ve herkes için netleştirecektir.
Satın Alma Siparişi SSS'leri
Nasıl satın alma siparişi verebilirim?
En yaygın satın alma siparişi işlem adımları şunlardır:
- Satınalma siparişi oluşturun.
- Teklif için birden fazla istek gönderin (RFQ)
- Bir satıcıyı analiz edin ve seçin.
- Sözleşmeyi müzakere edin ve PO gönderin.
- Mal/hizmet almak.
- Faturayı alın ve kontrol edin (3 Yönlü Eşleştirme)
- Faturayı onaylayın ve satıcıya ödeme yapın.
- Kayıt tutma.
Neden bir satın alma siparişine ihtiyacınız var?
Satınalma Siparişleri, bir Alıcıdan (kuruluşunuz) bir Satıcıya (satıcı) verilen belgelerdir. için önemli bir araçtır. Alıcılar, gereksinimleri ve fiyatlandırmayı resmileştirdikleri için, ve sipariş edilen mal/hizmetlerin yasal olarak bağlayıcı belgeleri olarak hizmet etmek
Satınalma siparişi ve fatura nedir?
Temel fark şu ki satın alma sürecini izlemek ve kontrol etmek amacıyla alıcılar tarafından satıcılara bir satınalma siparişi gönderilir.. Öte yandan fatura, satıcılar tarafından siparişleri yerine getirildikten sonra alıcılara gönderilen resmi bir ödeme talebidir.
Satın alma siparişi bir ödeme midir?
Satınalma siparişi (PO), bir alıcı tarafından oluşturulan ve bir satıcıya sunulan yasal olarak bağlayıcı bir belgedir. … Sipariş, alıcı faturasını almadan önce dolduğundan, bir satınalma siparişi satıcıya,-ödeme
