Bir proje, iyi planlandığında ve yönetildiğinde en başarılıdır. Proje yönetimi pratiği yapmak ve denenmiş ve gerçek proje yönetimi hafifletme önlemlerini uygulamak faydalı olabilir. Bununla birlikte, en iyi geliştirilmiş programlar bile tehlikeler içerecektir.
Proje risklerinden kaçınmanın en büyük stratejisi, onlarla kafa kafaya yüzleşmektir. Bir risk yönetim planının yardımıyla bu bilinmeyen olayları proaktif olarak planlamak, proje ekibinizi beklenmedik bir fırtınanın yoğunluğuna yakalanmak yerine sakin sulara yönlendirmenize yardımcı olacaktır.
Hiç bir risk yönetimi planı oluşturmadıysanız, önceki projelerde öngörülemeyen risklerin etkilerini yaşamış olabilirsiniz. Proje risk yönetimi hakkında daha fazla bilgi edinin ve kendi risk yönetimi planınızı oluşturmak için bu altı basit adımı izleyin.
Proje Riski Nedir?
Girişimlerinizin etkili bir şekilde yürütülmesini tehlikeye atabilecek olası herhangi bir sorun, proje riski olarak adlandırılır. Dahili veya harici değişkenler risklere neden olabilir. Örneğin önemli bir tedarikçinin iflas etmesi ve kilit bir ekip üyesinin firmanızdan ayrılması proje riskleridir.
Proje Risk Yönetimi nedir?
Proje risk yönetimi, projenizin hedeflerine ve ilerlemesine zarar verebilecek öngörülemeyen tehlikeleri keşfetme, değerlendirme ve bunlara yanıt verme sürecidir.
Basitçe ifade edilecek olursa, proje risk yönetimi halihazırda gerçekleşmiş, halen gerçekleşmekte olan veya gelecekte meydana gelmesi beklenen proje tehlikelerini azaltma sürecidir. Sorunların temel nedenlerini belirleyerek ve etkilerini tamamen ortadan kaldırmasa bile azaltarak risk azaltmaya odaklanır.
Proje Risk Yönetiminin Amacı Nedir?
Riskleri belirlemek ve yönetmek, bir proje yöneticisi olarak işinizin önemli bir unsurudur. Proje yönetimi çabalarınızın önceliklendirilmesine yardımcı olur. Bir risk değerlendirmesi, belirli bir tehlikenin etkisinin şiddetli olacağını gösteriyorsa, bu tehdidi en kısa sürede önlemek veya azaltmak için gerekli önlemleri almalısınız.
Herhangi bir proje için dikkate alınması gereken birkaç risk vardır, ancak en önemlileri proje zaman çizelgesi, maliyet, kalite, teknoloji ve kaynaklarla bağlantılı olanlardır.
- Zamanlama Riski: Projenin zamanında tamamlanmama ihtimali var.
- Maliyet riski: Nihai proje maliyetinin bütçeyi aşması ihtimali vardır.
- Kalite Riski: Proje kalitesinin beklentilerin altında kalması ihtimali vardır.
- Teknoloji Riski: Seçilen proje teknolojisinin beklendiği gibi çalışmaması mümkündür.
- Kaynak Riski: Ekip üyelerinin projeyi gerçekleştirmek için yeterli zamana veya uzmanlığa sahip olmama ihtimali vardır.
Yaygın Proje Yönetimi Risk Türlerine Örnekler
Karşılaşabileceğiniz en tipik proje risklerinden bazılarını gözden geçirelim. Endişeleri vurgulamaya yardımcı olacak örnekler de verdik.
- Bireysel proje riskleri: Bunlar, meydana gelmeleri halinde bir projenin kalitesi, maliyeti, süresi ve/veya kapsamı üzerinde etkisi olabilecek risk olaylarıdır. Örneğin, bir iş için yeterli kaynağa sahip olmamak ve yoğun sezonda hastalık izinleri veya çalışanların izinleriyle uğraşmak zorunda kalmak buna iki örnektir.
- Genel proje riskleri: Bunlar, belirsizliğin tüm proje üzerindeki etkileridir. Genel proje riski, tüm bireysel risklerin ve diğer proje belirsizliği kaynaklarının toplamıdır. Doğal afetler, çatışmalar ve hükümet politikalarındaki değişiklikler bu tür belirsizliklere örnektir.
- Değişkenlik riskleri: Bu riskler, projenin sonucunu etkileyebilecek talep, arz, kalite, fiyatlandırma vb. değişiklikler veya yanlışlıklar ile ilgilidir. Örnekler, kritik bir ürün bileşeninin tedarikçisini değiştirmek ve ham madde fiyatlarını ayarlamaktır.
- Belirsizlik riskleri: Bu riskler, yanlış yorumlamalara veya hatalara yol açabilen proje gereksinimlerindeki netlik eksikliğinden kaynaklanır. Müşterilerden yanlış gereksinim toplama ve ekip üyeleri arasında proje kapsamının çeşitli yorumları iki örnektir.
Proje Risk Yönetimi Adımları
Muhtemel risklerin belirlenmesi, planlanması ve izlenmesi, proje risk yönetimi için önemlidir. Her şey ters gitmeyecek ve hiçbir şey ters gitmeyebilir. Bununla birlikte, proaktif risk değerlendirmesi ve olay yönetimi hazırlıklı olmanıza ve rotanızı hızla ayarlamanıza yardımcı olabilir. Bu, tüm proje hedeflerinizi programa ve bütçeye uygun olarak karşılamanızı sağlar.
Risk yönetimine yeni başladıysanız, bir proje risk yönetimi planı oluşturmanıza yardımcı olacak altı aşamayı burada bulabilirsiniz.
1 numara. Tanımlamak
Tehlikeleri belirlemek için tüm potansiyel proje risk olaylarının bir listesini derleyerek bir proje risk yönetimi planı oluşturun. Bir risk olayı, projenizin zaman çizelgesi, bütçesi veya başarısı üzerinde potansiyel olarak etkisi olan herhangi bir şeydir.
Aşağıdakiler de dahil olmak üzere, risk tanımlama sürecini başlatmak için çeşitli yaklaşımlar vardır:
- Proje paydaşlarıyla röportajlar yapın. Proje risklerini değerlendirmek için en iyi strateji, paydaşlara, liderlere ve konunun uzmanlarına danışmaktır. Daha önce karşılaştırılabilir projeler üzerinde çalışmışlarsa, onlara hangi tehlikelerle karşılaştıklarını ve bunlardan nasıl kaçınabileceğinizi sorun. Daha önce benzer projelerde çalışmamış olsalar bile, herhangi bir kritik proje tehlikesini gözden kaçırmadığınızdan emin olmak için kilit proje paydaşlarıyla görüşün.
- Proje ekibinizle olası tehlikeler hakkında beyin fırtınası yapın. Proje ekibiniz, bu projede günlük olarak birlikte çalışacağınız kişidir. Projenize başlamadan önce onlara hangi potansiyel tehlikeleri algıladıklarını sorun ve projenize yönelik büyük tehlikeleri keşfetmek için bir beyin fırtınası yapmayı düşünün.
- Varsayımlarınızı onaylayın ve belgeleyin. Proje Yönetimi Bilgi Birimine (PMBOK®) göre varsayımlar, projeyle ilgili doğru olacağına inandığınız ancak doğruluğu garanti edilmeyen her şeydir. Farkında olmadan proje kararlarını varsayımlara dayandırıyor olabilirsiniz. Ancak, varsayımlarınızı belgelemeyerek ve test etmeyerek kendinizi proje riskine maruz bırakırsınız. Varsayımlarınız yanlışsa, projenizin temelleri sallanabilir ve projenin başarısını tehlikeye atabilir.
- Kontrol listelerinizi inceleyin. Ekibinizin veya departmanınızın tipik risklerin bir listesini oluşturup oluşturmadığını kontrol edin. Henüz yapmamışlarsa, gelecekteki girişimlerde başarılı olmak için birini belgelemeye başlayın.
- Bir risk değerlendirme matrisi yapın. Bir riskin ciddiyeti dört kategoriye ayrılır: yıkıcı, önemli, marjinal ve küçük. Bu, hangi potansiyel tehlikelerin önce ele alınması gerektiğini belirlemeye yardımcı olur.
Ayrıca Oku: Risk Değerlendirmesi: Risk Değerlendirme Sürecine İlişkin Kesin Kılavuz
Önemli risk olaylarını tanımladığınız gibi bir risk kaydı şablonuna koyun. Adından da anlaşılacağı gibi bir risk kaydı, projenizin tüm tehlikelerinin özel bir envanteridir. Risk listeniz, tanımladığınız bilinen tehditlerle ilgili aşağıdaki sorulara yanıt vermelidir:
- Bu riskin oluşma olasılığı nedir?
- gerçekleşme olasılığı nedir?
- Risk oluşursa sonuçları ve ciddiyeti nedir?
- Risk yönetimi planımız nedir?
- Olasılık ve etki göz önüne alındığında öncelik düzeyi nedir?
- Bu riskten kim sorumludur?
Her şeyi hemen çözemezseniz endişelenmeyin; bunların bir kısmı sonraki adımlarda gelecek.
#2. analiz et
Tanımladığınız her bir risk için olasılık, önem ve müdahale planını analiz edin. Proje tehlikelerinizin karmaşıklığına bağlı olarak, risk analizinizi proje ekibinizle veya kilit paydaşlarınızla yapmayı düşünün.
Şiddetini belirlerken riskin projenizin hedeflerini nasıl etkileyebileceğini düşünün. Zaman çizelgenizde bir gecikmeye neden olacak mı, bütçenizi tehlikeye atacak mı veya proje çıktılarınızın etkisini azaltacak mı? Ardından, her risk için bir yanıt planı geliştirin. Müdahale planınız mutlaka bir acil eylem öğesi değildir; bunun yerine, ekibinizin riski hızlı bir şekilde döndürmek ve ele almak için ne yapacağını açıklar.
#3. Öncelik ver
Risklerinizi önceliklendirmek için aşağıdakileri göz önünde bulundurun: Risk listenize ve analizinize göre, hangi tehlikelerin ortaya çıkması en olasıdır ve projenizin başarısı için en büyük tehdidi oluşturur? Yönetilmesi gereken en kritik riskler, gerçekleşme olasılığı yüksek ve şiddeti yüksek olanlardır. Tüm potansiyel tehditleri izlemeli ve bunlara yanıt vermelisiniz, ancak bunlar en çok odaklanmanız ve en düzenli şekilde kontrol etmeniz gerekenler.
#4. Atamak
Bu, isteğe bağlı ancak önemle tavsiye edilen bir adımdır. Riskleriniz henüz gerçekleşmemiş olsa bile erkenden bir risk sahibi atamak ekip üyelerinizin hazırlıklı olmasına yardımcı olacaktır. Bu kişi sadece riski izlememeli, aynı zamanda bir risk azaltma planı oluşturmak için odak kişi olarak hizmet etmelidir.
# 5. monitör
Projeniz şu anda başladı. Umarız, projenizin nihai hedeflerine ulaşmak için programa uygunsunuzdur. Ancak hoş olmayan sürprizlerle karşılaşmamak için risklerinizi sürekli olarak kontrol etmeye devam etmelisiniz. Bunu gerçekleştirmek için:
- Proje ekibinizin ve paydaşlarınızın aynı sayfada olmasını sağlamak için düzenli ilerleme güncellemeleri gönderin. Risk yönetiminin reaktif değil proaktif olması gerektiğini unutmayın.
- Eşzamansız olarak bireysel risk yöneticilerinizle check-in yapın. Her risk "sahibi", risk olayında kırmızı bayraklara dikkat etmelidir. Her şeyin yolunda gittiğinden emin olmak için proje yöneticisi veya ekip lideri olarak onlarla sık sık görüşün.
- Herhangi bir değişiklik için risk listenizi kontrol edin. Riskin olasılığı değişirse veya risk planı revize edilirse, değişiklik risk listenize kaydedilmelidir. Risk yönetimi planınız, proje yönetiminin çoğu yönü gibi, ekibinizin yolda kalmak için kullandığı dinamik bir belge olmalıdır.
İşbirliği, risk değerlendirmesi için de kritik öneme sahiptir. Çok sık olarak, bir ekip üyesinin farkında olduğu ancak hemen gündeme getirme yetkisine sahip olmadığını hissettiği olası sorunlar veya yeni tehlikeler ortaya çıkar. Bir ekip çalışması, şeffaflık ve dürüstlük kültürü geliştirdiğinizden emin olun.
#6. Yanıtlamak
Herhangi bir noktada bir risk gerçeğe dönüşürse, harekete geçme zamanıdır. Risk siciliniz ve risk yönetim planınız yürürlükteyken mükemmel bir risk yönetim planınız olmalıdır.
Risk yönetiminin, yardımcı olabilmesine rağmen risk önleme ile ilgili olmadığını unutmayın. Aksine, proje risk yönetimi, hazırlıksız yakalanmamak için tehlikeleri öngörme ve sağlam bir plana sahip olma sürecidir.
Ayrıca Oku: MATRİS YÖNETİMİ: Tanım ve Nasıl Çalışır?
Proje Risk Azaltma ve Yönetim Stratejileri
Riski tamamen ortadan kaldırmak imkansız olsa da, proje yöneticileri riski azaltırken projeleri verimli bir şekilde yönetmek için çaba gösterebilir. İşte başlamanız için dört ipucu:
1 numara. Risk yönetimi için bir plan yapın.
Proje yönetimi uzmanlığına sahip herkes, girişimin başarısı için sağlam bir proje planının önemini anlar. Risk yönetimi planı gibi birçok yardımcı plan bu plana sıklıkla dahil edilir.
Emerson'a göre risk yönetimi planınız, riski tespit etme ve önceliklendirme yaklaşımınızı, risk toleransınızı, ekibinizin riske nasıl tepki vereceğini, riski nasıl ileteceğinizi vb. ana hatlarıyla belirtmelidir. Böyle bir plan oluşturmak zaman ve çaba gerektirir, ancak planlama aşamasına yatırım yapmak, ekibinize projenin uygulama aşaması boyunca rehberlik edecek bir yol haritası geliştirerek sıklıkla karşılığını verir.
2 numara. Güncel bir risk kaydı tutun.
Risk yönetimi planınızla eşleştirilebilen veya ondan bağımsız olabilen risk listeniz, projenizi etkileyebilecek tüm olası risk oluşumlarının bir listesidir. Bu belge, herhangi bir endişenin üstesinden gelmenize yardımcı olacaktır, ancak her zaman başvurabileceğiniz doğru bir anlık görüntüye sahip olmanız için onu güncel tutmanız çok önemlidir.
Hangi risk olaylarının meydana geldiğini, ekibinizin nasıl tepki verdiğini ve başlangıçta tespit edemediğiniz hangi ek risklerin ortaya çıktığını not etmek için risk kaydınızı kullanın. Bu belgeyi güncel tutarsanız ve diğer planlama çıktılarıyla entegre olmasını sağlarsanız, siz, ekip üyeleriniz ve diğer kilit paydaşlar her zaman projenin durumu hakkında net bir görüşe sahip olacaksınız.
#3. Risk olayını tanıyın.
Risk yönetiminde yaygın bir hata, insanların riski, risk olayının kendisinden ziyade ileriye dönük sonuçlar açısından değerlendirmesidir. Örneğin, insanlar "son teslim tarihini kaçırmayı" projeleri için bir risk olarak görebilirler. Son teslim tarihini kaçırmak proje için açıkça bir risk olsa da, asıl endişe edilen etkidir.
Riski aşağıdaki formatta değerlendirin: X, Y'nin oluşmasına neden olarak Z etkisine neden olabilir. Bu, riskin kaynağını, risk olayını ve bununla nasıl başa çıkılacağını anlamanıza yardımcı olacaktır.
#4. Tepkisel olmak yerine proaktif olun.
Proje yöneticileri bazen risk yönetimine proaktif bir yaklaşım yerine reaktif bir yaklaşım benimseme hatasına düşebilirler. Beklenmedik bir olay meydana geldiğinde hızlı tepki verebilmek her zaman çok önemlidir, ancak bir adım geri atıp projenizi proaktif bir bakış açısıyla incelemek de gereklidir.
Risk yönetimi sürecinin ilk aşamalarında zaman harcamak ve her bir riski kapsamlı bir şekilde anlamak, zaten meydana geldikten sonra yanıt vermeye çalışmak yerine, risk olayının meydana gelme olasılığını azaltan önleyici adımlar atmayı planlamanıza olanak tanır.
# 5. Proje yönetimi becerilerinizi geliştirin.
Her şeyden önce, projeleri ve ilgili riskleri başarılı bir şekilde yönetmek, proje yönetimi becerilerine ilişkin sağlam bir temel gerektirir. Pratik yapmanın, endüstri trendlerini takip etmenin ve konferanslara ve çalıştaylara katılmanın yanı sıra, proje yönetimi alanında bir sertifika veya yüksek lisans derecesi kazanmak, bu becerileri geliştirmenin en iyi yöntemlerinden biridir.
Bir projeyi denetleme fırsatı verilen ancak resmi eğitimden yoksun olanlar, proje yönetimi eğitiminden büyük ölçüde faydalanacaktır; bununla birlikte, halihazırda endüstride çalışanlar da zanaatlarını mükemmelleştirmenin faydasını görebilirler.
Sonuç
İyi planlanmış bir risk yönetimi stratejisinin projelerinizin başarısına yol açacağını unutmayın.
Zamanında risk yönetimi, olası riskleri sorun haline gelmeden önce tespit edip en aza indirerek proje başarısına katkıda bulunur. Risk yönetimine proaktif bir yaklaşım benimseyerek, projenin başarısız olmasına yol açabilecek tipik hataları ve maliyetli gecikmeleri önleyebilirsiniz. Projenizin başarılı olmasını sağlamak için proje yaşam döngüsü boyunca risk yönetimi sürecine geri dönün. Şerefe!
Proje risk yönetiminin amacı
Bir risk yönetimi planı uygulamak, ekibinizin beklenmedik durumlara hazırlanmasına yardımcı olabilir. Ancak, her proje kapsamlı bir risk yönetimi planı gerektirmez. Projeniz basitse, olası tehlikeleri beyin fırtınası yapmak ve ele almak için yalnızca ekip üyelerinizle hızlı bir toplantıya ihtiyacınız olabilir.
Bu projelerin kapsamı minimumdur, çok fazla ekip üyesi zamanı veya dış kaynak (finansman veya bant genişliği gibi) gerektirmez ve halihazırda başarıyla tamamladığınız süreçler olabilir.
Çok sayıda fonksiyonlar arası proje paydaşını ve kritik kaynakları içeren karmaşık bir çaba üzerinde çalışıyorsanız, bir proje risk yönetimi planı faydalı olacaktır. Bunlar, ekip üyelerinin önemli miktarda zamanını ve bant genişliğini ayırdığı veya büyük bir finansal yatırım yaptığı girişimlerdir. Bir risk yönetimi planı, projenin kapsamı içinde kalmasını ve sonunda başarılı olmasını sağlayacaktır.
- Risk Değerlendirmesi: Risk Değerlendirme Sürecine İlişkin Kesin Kılavuz
- PROJE YÖNETİMİNE NASIL GİRİLİR: Tanım, Kılavuz ve Gereksinim
- PİYASA RİSKLERİ: En İyi Uygulamalar ve Örneklerle Kolay Kılavuz
- Proje Planlama: Proje Planlama Teknikleri Rehberi
Referanslar
