Baskı yönetimi, belge hizmetlerinin, yazıcı yazılımının ve donanımının kontrolünü, denetimini ve bakımını tanımlamak için kullanılan terimdir. İşletmeler, baskı yönetimi hizmetlerinin bir parçası olarak çeşitli donanım, yazılım ve belge kontrol seçenekleri arasından seçim yapabilir. Bir yönetim hizmeti, yazıcılarla ilgili maliyetleri azaltarak, üretkenliği artırarak, hataları azaltarak ve projeleri kolaylaştırarak bir işletmeye yardımcı olabilir. Bir baskı yönetimi çözümü, işletmelere neyin, nasıl ve nerede basılacağı konusunda tam kontrol sağlayarak bakımı azaltır veya kolaylaştırır.
Baskı Yönetimi
Baskı yönetimi, bir şirketin baskı işlerini takip etme, yönetme ve yürütme sürecidir. Bu, ticari baskının tüm yönlerini kapsar. Baskı yönetimi için kullanılan yazılım, baskı özellikli cihazlara donanım bağlamayla ilgili prosedürleri kontrol eder. Cihazları da yöneten ve uyumluluğu garanti eden yazılım, kullanıcı dostu, güvenli bir yazdırma ve tarama deneyimi sunar.
Baskıları Yönetmenin Faydaları
1 numara. Özel Belgeleri Güvende Tutma
Çalışanların özel şirket belgelerini istedikleri zaman çıktı almalarına izin veremezsiniz. İşletmeler, görev tamamlandıktan sonra belgeleri parçalamak için uygun sorumlulukların devredilebilmesi için gizli dosyaların yazdırılmasını takip etmelidir. Baskı yönetimi yazılımıyla veri güvenliğini garanti edebilirsiniz.
2 numara. Yazdırma İşlemini Basitleştirme
Yöneticiler ve gözetmenler, çalışanların basılı kopyalarını almak için sırada beklerken ne kadar zaman harcadıklarını sık sık görürler. Baskı işlemlerini kolaylaştırarak, bu tür verimsiz alışkanlıklardan kaçınabilirsiniz.
#3. Kağıt Atıklarını Azaltmak
Kağıt, ağaçları kesen ve bu süreçte çevreye zarar veren insanlar tarafından yapılır. Güçlü bir yönetim sistemi kurmak, kağıt israfını etkili bir şekilde azaltacak ve çevreyi korumak için üzerinize düşeni yapmanıza yardımcı olacaktır.
#4. Baskı Maliyetlerini Düşürme
İşletmeler, donanım, toner değişimi ve kağıt gibi yazdırmayla ilgili giderler için önemli yıllık maliyetlere katlanıyor. Araştırmalara göre, çalışanların ihtiyaç duymadıkları şeyleri yazdırmasını önlemek için baskıları yöneten bir sistem kullanmak, bir şirkete çok para kazandırabilir.
Baskı Yönetimi Çözümü
Her kuruluşun farklı çevresel ihtiyaçları, ağ topolojileri, bulut stratejileri, mobil cihaz entegrasyonları ve çalışan yazdırma, bilgi güvenliği ve maliyet yönetimi ile ilgili kuruluş politikaları olduğundan, baskı yönetiminin çözüm tarafı genellikle belirli bir düzeyde özelleştirme içerir.
Tüm baskı yönetimi yazılımları bu kategoriye girmez; kullanıma hazır yazılımlar tipik olarak kurumsal girişimin gereksinimleri için yetersiz olan “herkese uyan tek beden” stratejisini benimser.
Baskı yönetimi çözümlerinin amacı, işletmelere baskı ortamları üzerinde tam kontrol sağlamaktır. Yetkisiz belge erişimini önlerken, maliyet tasarrufunu destekler ve etik yazdırma uygulamalarını desteklerler.
Baskı Yönetiminin Özellikleri
1 numara. Maliyetleri Düşürür
İyi bir yönetim aracı kullanarak, kuruluşunuz içinde uygun şekilde geliştirilmemiş süreçleri tespit edebilirsiniz. Sonuç olarak, diğer şeylerin yanı sıra kağıt, toner ve mürekkep maliyetini düşüren daha az baskı vardır.
2 numara. Belge Güvenliğini Artırma
Hassas verilerle uğraşıyorsanız, iyi bir baskı kontrol çözümüne sahip olmak, herkesin bu verilere erişmesini engelleyebilir. Örneğin, önemli dosyalar, yalnızca gerçek sahibin kim olduğunu doğrulamak için bir tanımlama işlemi tamamlandıktan sonra onları oluşturan kişi tarafından yazdırılabilir. Ek olarak, bu belgelere erişim şifreler veya diğer güvenlik önlemleri kullanılarak kısıtlanabilir.
3 numara. Çalışan Görevlerine Yardımcı Olur
İyi bir baskı yönetimi çözümü, iş akışlarını kolaylaştırarak çalışanların kapalı kalma sürelerini en aza indirecektir. Bu çözümün uygulanmasıyla, yazdırma kuyruğu, çift taraflı kopyalama veya ekonomik kopyalama gibi belirli süreçler optimize edilerek çalışanların temel sorumluluklarına daha fazla, bu tür görevlere daha az zaman ayırmalarına olanak tanınacaktır.
#4. Her Türlü Organizasyona Uyum Sağlar
Ne tür bir organizasyon olursa olsun veya nasıl çalışırsa çalışsın, farklı sektör dikeylerine iyi bir Baskı Yönetimi çözümü uygulanabilir. Baskı çözümü, pazarlama ajanslarında, çok uluslu şirketlerde, KOBİ ortamlarında ve eğitim kurumlarında çalışacak kadar esnek olmalıdır. Çeşitli kurumsal hiyerarşileri ve şirket çalışanlarının boyutlarını barındıracak kadar esnek olmalıdır.
En İyi Baskı Yönetimi Yazılımı
Baskı yönetimi yazılımı, kullanım takibi, durum izleme, baskı limitleri, maliyet yönetimi ve daha fazlası gibi özelliklerle işletmelerin baskının her yönünü tek bir sistemden yönetmesini sağlar. Bir araca örnek olarak, işletmelerin baskı faaliyetlerini izlemesini ve kontrol etmesini sağlayan bu tür bir yazılım verilebilir.
Hem yerel hem de ağ yazıcıları için kullanılabilir, bu da kullanıcıların yazıcı kullanımını takip etmelerine ve kimin yazdırmasına izin verildiği, ne kadar yazdırmalarına izin verildiği, ne tür belgeleri yazdırmalarına izin verildiği gibi konularda kısıtlamalar belirlemesine olanak tanır. • Ayrıca, baskı yönetimi yazılımını kullanarak iş belgelerini yalnızca yetkili personelin erişebileceği şekilde güvence altına almak mümkündür.
Yöneticiler, kullanım geçmişi raporlarını görüntülemenin yanı sıra belirli bir yazıcıya veya belgeye erişimi olan kişileri kısıtlayan kurallar belirlemek için de kullanabilir. Kullanıcı izinleri veya belge türü gibi parametrelere dayalı olarak yazdırma kısıtlamaları belirleme yeteneği, baskı yönetimi yazılımının en temel özelliğidir.
Bunu yaparak, hassas veriler yetkisiz erişime karşı korunurken yetkili çalışanların tam erişimine izin verilir. Ek olarak, yazılım, her birini manuel olarak ayrı ayrı eklemek yerine birden fazla konumdan işleri aynı anda otomatik olarak yönlendirerek, BT departmanlarının yeni yazıcıları minimum kesinti süresiyle verimli bir şekilde dağıtmasına ve mevcut yazıcıların bakımına yardımcı olmasına olanak tanır.
Genel olarak konuşursak, baskı yönetimi yazılımı, iş prosedürlerini hızlandırmak için yararlı bir araçtır. Belgelerin yazdırılmasıyla ilgili etkinliklerin birçoğunun otomatikleştirilmesi israfın azaltılmasına, zamandan ve paradan tasarruf edilmesine yardımcı olur. Kuruluşlar, belirli belgelere kimlerin erişebileceğini sınırlayarak ve belge türü gibi faktörlere dayalı olarak yazdırmayı kısıtlayarak, personelinin işlerini etkili bir şekilde gerçekleştirmek için gerekli araçlara sahip olmasını sağlarken gizli bilgilerin güvenliğini koruyabilir.
Farklı Baskı Yönetimi Yazılımı Türleri
1 numara. Baskı Maliyetlerini İzleme Yazılımı
İşletmeler, bu baskı yönetimi yazılımının yardımıyla baskı işlerinin maliyetini takip ederek harcamalarını takip edebilir. Ayrıca potansiyel maliyet düşürme fırsatlarının bulunmasına da yardımcı olur.
2 numara. Belge Güvenliği Uygulamaları
Yetkisiz erişim ve değişiklikleri sınırlayan bu yazılım, işletmelerin özel bilgilerini korur. Ek olarak, belge değişikliklerini takip edebilir ve kullanıcıları yetkisiz eylemler konusunda bilgilendirebilir.
#3. Mobil ve Bulut Baskı Çözümleri
Bu çözümlerin kullanımıyla kullanıcılar, güvenli erişim kontrolü ve veri şifreleme prosedürlerinin yürürlükte olduğundan emin olurken herhangi bir mobil cihazdan veya bulut tabanlı uygulamadan güvenle yazdırabilir.
#4. Filo Yönetim Yazılımı
Şirketler, çeşitli konumlardaki kullanım eğilimlerini izlemelerine ve kaynakları ve bütçeleri daha iyi yönetmelerine de olanak sağlayan filo yönetimi yazılımını kullanarak tüm yazıcı filosunun eksiksiz bir resmini elde edebilir.
Baskı Yönetimi Yazılımını Kullanmanın Avantajları
Baskı yönetimi yazılımını kullanmanın aşağıdakiler dahil pek çok faydası vardır:
#1. Verimliliği arttırmak
Baskı yönetimi yazılımı, kullanıcıların belgelerin nasıl yazdırılacağına ilişkin yönergeler ve prosedürler belirlemesine izin vererek, yazdırma sürecini basitleştirir. Bu, normalde yazdırma işlerini manuel olarak yönetmek için harcanacak zamandan tasarruf etmenin yanı sıra, gereksiz yazdırma işlerini ortadan kaldırarak maliyetlerin düşürülmesine yardımcı olabilir.
2 numara. Arttırılmış güvenlik
Şifreleme, veri kaybını önleme (DLP) kontrolleri ve denetim kaydı, baskı yönetimi yazılımının hassas verileri yetkisiz erişimden korumaya yardımcı olmak için basılı belgelere eklediği ek güvenlik önlemleridir. Ek olarak, yazılım programlarının çoğu, yöneticilerin hangi belgelerin kimler tarafından yazdırıldığını kolayca takip etmelerini sağlayan raporlama yetenekleri sağlar.
#3. Ek Maliyet Tasarrufu
Bir kuruluştaki hangi yazıcıların en fazla atığı yaratmaktan veya en fazla sarf malzemesini tüketmekten sorumlu olduğunu belirlemek, baskı yönetimi yazılımının yardımıyla daha basit olabilir. Yazıcı ayarları daha sonra bu veriler kullanılarak optimize edilebilir ve bu da maliyet tasarrufunu artırır. Bazı yazılım programları, kullanıcının yazdırma tercihleriyle ilgili maliyetleri bile takip edebilir.
#4. Otomasyon ve Kolaylık
Kuruluşlar, baskı yönetimi yazılımını kullanarak kullanıcı adı, çalışma grubu, günün tarih/saati vb. gibi kullanıcı tarafından özelleştirilebilir kriterlere göre baskı işlerini otomatik olarak kolayca yönlendirebilir. Sonuç olarak, bir ofis ortamında birden çok yazıcı kullanıldığında artık manuel müdahaleye gerek yoktur. Pek çok çözüm ayrıca, kullanıcıların bir şeyin yazdırılmasına ihtiyaç duydukları her seferde bir yönetici ile iletişime geçmesine gerek kalmadan baskı taleplerini kendi başlarına göndermelerine olanak tanıyan self servis seçenekler sunar.
En İyi Baskı Yönetim Yazılımı Nasıl Seçilir?
Gereksinimleriniz için ideal seçeneği seçmenizde size yardımcı olacak bazı ipuçları:
1 numara. İhtiyaçlarınızı Belirleyin
Gereksinim duyduğunuz yazdırma özelliklerinin ve belirtimlerinin bir listesini derleyerek başlayın. Kağıt boyutu, maliyet yönetimi ve güvenlik önlemleri gibi unsurları dikkate alın.
2 numara. Araştırma Yanıtları
Çeşitli çözümleri inceleyin ve özelliklerini ihtiyaçlarınızla karşılaştırın. Benzer sistemler kuran diğer işletmelerle konuşun ve profesyonellerin veya önceki kullanıcıların ürünle ilgili incelemelerini çevrimiçi olarak arayın.
#3. Entegrasyon hakkında düşünün
Bir seçim yapmadan önce, ağlar, belge depolama seçenekleri ve diğer ürünler gibi hangi ek ürünleri baskı yönetim sisteminizle entegre etmeniz gerekebileceğini düşünün. Bu, birbirlerine ne kadar uygun olduklarını belirlemenize yardımcı olacaktır.
#4. Maliyet fayda analizi
Belirli bir sistemi uygulamanın maliyetlerini inceleyin ve daha yüksek üretkenlik veya daha az baskı sürecinden kaynaklanan daha düşük enerji maliyetleri veya atık malzemelerin kullanım sonrası geri dönüşümü gibi sahip olacağı avantajlarla karşılaştırın.
# 5. Satın Almadan Önce Test Edin
Son olarak, bir satın alma kararı vermeden önce nasıl çalıştığına dair bir fikir edinmek için potansiyel satıcıların ürünlerinin demo denemelerini isteyin!
Windows 10'da Yazdırma Yönetimini Nasıl Kullanırım?
- Windows Güç Menüsüne erişmek için Başlat Menüsüne sağ tıklayın. Klavyenizin WinKey + X kısayolunu da kullanabilirsiniz.
- Ardından Uygulamalar ve Özellikler'i seçin. Menüde ilk seçenek olarak görünmelidir. Bunu yaparak, Windows Ayarları ekranının Uygulamalar ve Özellikler bölümü görüntülenecektir.
- Ardından İsteğe Bağlı Özellikler'i seçin. Aşağıdaki ekrandaki liste Windows'ta hemen görünmeyebilir.
- Bundan sonra Özellik ekle'yi seçin. Bunu yaptığınızda, “İsteğe bağlı bir özellik ekle” başlıklı bir iletişim kutusu görünür.
- Listeyi kaydırarak veya arama çubuğunu kullanarak bulunabilir. Seçenekler listesinden seçin ve ardından Yükle düğmesine basın.
- Yönetim konsolları koleksiyonunuz artık Windows sayesinde Yazdırma Yönetimi'ni içerecektir. Bir kez daha, bu seçeneğe yalnızca Windows 10 Pro ile erişilebilir.
Yazıcı Yönetimini Nasıl Açarım?
Win + R tuşlarına basarak Çalıştır komutu iletişim kutusunu açın. “printmanagement.msc” yazdıktan sonra Yazdırma Yönetimi aracını başlatmak için Enter tuşuna basın. Özel Filtreler klasörünü genişlettikten sonra Tüm Yazıcılar seçeneğini seçin.
Neden Windows 10'da Yazdırma Yönetimini Bulamıyorum?
Görünüşe göre bilgisayarınızda böyle bir özellik yüklü değil. Bu durumda manuel olarak eklemeniz gerekir.
Bilgisayarımda Neden Yazdırma Yönetimi Yok?
Yazdırma Yönetimi'nin Windows 10'da neden görünmediğine dair çok sayıda açıklama vardır. Bu, yüklü sürücü, bozuk sistem dosyaları veya ilgili hizmetle ilgili sorunları içerebilir. Ayrıca, yalnızca Windows Pro ve Enterprise sürümlerinin Print Management Console'a sahip olduğunu unutmayın. Home sürümünü kullanıyorsanız, güncelleyin veya karşılaştırılabilir başka üçüncü taraf programları arayın.
Windows'ta Yazdırma Yönetimine Nasıl Erişirim?
Win + E tuşlarına basarak Windows Dosya Gezgini'ni açın. Dosya Gezgini adres çubuğuna “printmanagement.msc” yazın.
Windows'ta Yazdırma Yönetimi Nedir?
Windows 11 sistemlerindeki baskı sunucularını ve yazıcıları yönetmek ve sorunlarını gidermek için masaüstü yöneticileri, Microsoft Yönetim Konsolu'nun Windows Baskı Yönetimi ek bileşenini kullanabilir. Yazıcıların yüklenmesi, görüntülenmesi ve yönetilmesi, Yazdırma Yönetimi olarak bilinen Microsoft Yönetim Konsolu (MMC) ek bileşeni tarafından mümkün kılınmıştır.
Sonuç
Baskı yönetimi, işletmelerin baskı cihazlarını verimli bir şekilde yönetmesine ve iş akışlarını düzene sokmasına olanak tanıyarak genel giderlerin azalmasına, maliyetlerin düşmesine ve daha kolay ağ süreçlerine neden olur. Baskı yönetimi yoluyla ağ karmaşıklığının ortadan kaldırılması, iş operasyonlarını geliştirir. Belgeleri daha güvenilir bir şekilde teslim etmek ve iş akışlarını kolaylaştırmak için işletmeler daha yüksek baskı ve tarama hızlarından yararlanır. Ek olarak, kolay baskı tanımlama, özelleştirilebilir kontrol panelleri ve güvenli, kararlı bir ortam, baskı yönetiminde son kullanıcı memnuniyetinin artmasına katkıda bulunur.
İlgili Makaleler
- FOTOKOPİ MAKİNASI: Tanımı, Çeşitleri, Bürolar ve Onarımlar İçin En İyi Makineler
- YAZILIM YÖNETİM SİSTEMLERİ: Türler, Özellikler ve Örnekler
- TALEP ÜZERİNE BASKI ŞİRKETLERİ: En İyi İpuçları ve Bilmeniz Gerekenler
- İŞ REKLAMCILIĞI: Ücretsiz İpuçları, Örnekler ve Küçük İşletme Fikirleri
- MICROSOFT LOGO: Tarih, Anlam, Evrim, En İyi Ticari Marka Uygulamaları.
Referanslar
