Çalışan devri kaçınılmazdır; bununla birlikte, personel geçişlerini etkin bir şekilde yönetmek, hiçbir zaman basit olmamasına rağmen şirketler için hayati ve faydalı bir yatırımdır. Yeni fırsatlara doğru ilerleyen eski meslektaşlarınızla dostane bir şekilde yollarınızı ayırmak için elinizden gelenin en iyisini yapmalısınız. Bununla birlikte, geçiş yapmak zor olabilir ve çalışanlar genellikle hoşnutsuz, kötü muamele görmüş veya yetersiz kalmış hissederek ayrılırlar. Sağlam bir işten çıkarma programı, İK'nın yaygın sorunlardan kaçınmasına ve hem ayrılan çalışan hem de İK için geçişi kolaylaştırmasına yardımcı olabilir. Bu yazıda işten çıkarma kontrol listesi, yazılım, siber güvenlik ve işten çıkarmanın neden önemli olduğunu tartışacağız.
Offboarding Nedir?
Görevden alma, bir işçi ile şirket arasında emeklilik, fesih veya istifa yoluyla resmi bir bölünme ile sonuçlanan prosedürdür. Bir çalışanın ayrılışı boyunca yapılan her seçimi ve eylemi içerir.
Tersine, görevden alma, bir çalışanın bir şirketten ayrılmasını denetler. Bir çalışanın istifası veya işten çıkarılmasının ardından işten çıkarılması süreci, sorunsuz bir geçiş sağlamak için yapılması gereken her şeyi içerir.
Ayrılma prosedürü açıksa, şirket ve birey için transfer aksamadan başlamalıdır.
Bu tür örnekler şunlar olabilir:
- İşçinin görevlerini başkasına değiştirmek
- Parolaları Ortadan Kaldırma ve Erişimi Kısıtlama
- Ekipman iadesi
- İstihdam sonrası görüşmeler yapmak için zaman ayırmak
Ayrılmanın amacı, bir çalışan kuruluştan ayrıldıktan sonra, örneğin hala kimlik kartına sahip olup olmadığı gibi, kafasında soru işaretleri veya sorunlar kalmadığından emin olmaktır. Ayrıca, bu süreçte mevcut ve gelecekteki personelinize nasıl daha iyi hizmet verebileceğiniz konusunda fikir edinebilirsiniz.
Offboarding Sürecindeki Adımlar Nelerdir?
Gemiden çıkarma prosedürü aşağıdaki adımlardan oluşmalıdır:
1 numara. Çalışanın Ayrılışını Diğer Gruplara Bildirin
Bir çalışan işten ayrıldığında insan kaynakları (İK), finans ve bilgi teknolojisi (IT) mümkün olan en kısa sürede bilgilendirilmelidir. Bu gruplar, BT ayrıcalıklarını sonlandırmaktan, hesapları kapatmaktan ve son ödemeleri yapmaktan sorumludur.
Rakip takımlarla sağlam bağları sürdürmek, ağ oluşturma açısından çok önemlidir. Örneğin, departmanlar arası bir projenin başarısı için çok önemli olan ayrılan bir çalışanın bıraktığı boşluğu nasıl doldurabilirsiniz?
Birbirimize kasıtlı sözler vermek, özellikle departmanlar arasında işbirliği yaparken sıklıkla tartıştığımız bir konudur. İş arkadaşlarıyla güçlü ilişkiler, değişikliklerin açık ve zamanında iletilmesiyle sürdürülebilir.
Bir çalışanın ayrılışının bir teslim tarihi, teslimat veya proje üzerinde bir etkisi olacaksa, dahil olan herkese mümkün olan en kısa sürede haber verin. Bu, stresi azaltmaya, iletişim boşluklarını kapatmaya ve beklenmedik değişikliklerin etkisini azaltmaya yardımcı olabilir.
Onları döngüde tutarak, hiçbir önemli devre dışı bırakma adımının atlanmamasını ve süreçlerin daha hızlı ilerlemesini sağlayabilirsiniz.
2 numara. İşçinin Görevlerini Başka Birine Atamak
Ayrılan bir işçi için uygun bir yedek bulmak biraz zaman alabilir. Üretim kaybını önlemek için mümkün olan en kısa sürede yenisini aramaya başlayın. Bu, yeni bir işe alım bulmayı veya görevi mevcut bir çalışana devretmeyi içerebilir.
Bir sonraki adım, yeni işe alınan kişiyi pozisyonu devralması için eğitmektir. Giden işçinin, mümkünse yerine geçecek işçiyi eğitmesini sağlayın. Bilginin bireyler arasında paylaşıldığı süreç, bilgi aktarımı olarak bilinir.
Bu amaca ulaşmak için işçiye şuna benzer şeyler sorun:
- İşinizi düşündüğünüzde, en sık yaptığınız şey nedir?
- İş gününüzü organize etmek için bir yönteminiz var mı?
- Halefinizin herhangi bir program veya yazılım konusunda eğitime ihtiyacı olup olmayacağını biliyor musunuz?
- Halefinizin hangi belgelere erişimi olmalıdır?
Önceki çalışanın kaldığı yerden başlamak için bu soruların cevapları çok önemlidir.
#3. Kullanıcı Hesaplarını İptal Et
Bir çalışanın son istihdam gününden sonra, tüm erişim ayrıcalıkları iptal edilmelidir. Aşağıdakiler dahil tüm programların ve uygulamaların kullanımını ortadan kaldırın:
- İş yazışmaları
- Yazılım İzinleri
- İletim Ortamı
- Projeleri yönetmek için yazılım
Ayrıca sahip olabileceğiniz tüm kapı giriş güvenlik rozetlerini veya giriş kodu erişimini devre dışı bırakmalısınız.
Yeni bir çalışana vermeden önce tüm kişisel bilgilerinizi şirket tarafından verilen dizüstü bilgisayarlardan silin. Aksi takdirde, ayrılan çalışan, herhangi bir kişisel cihazda depolanan şirketle ilgili tüm verileri BT yöneticisine teslim etmekten sorumludur.
Bu, gizli şirket veya müşteri bilgilerinin eski çalışanların eline geçmesini önler. Veri ihlalleri, hassas bilgilerin izin verilmekten rahatsız olan eski bir çalışan gibi yetkisiz taraflarca elde edilmesi durumunda meydana gelebilir.
Bir veri ihlali hem ciddi bir risk hem de önemli bir mali yüktür. Veri ihlalleri, 4.24'de şirketlere genellikle 2021 milyon dolara mal olur. Bilgilerinizi (ve paranızı) güvende tutmak için gerekli tüm önlemleri aldığınızdan emin olun.
#4. Belgeleri Sonlandırın ve Gerekli Ödemeleri Yapın
Şirketin politikasına ve çalışan el kitabında belirtilen şartlara bağlı olarak, ayrılan bir çalışanın belirli evrakları tamamlaması gerekebilir. Güvenlik açıklamaları ve gizlilik anlaşmaları, bu tür evrak işlerine iki örnektir.
İK'ya bir çalışanın ayrılacağını bildirdikten sonra, çıkış belgelerini hazırlamaya başlayabilirler. Bordro, finans departmanı tarafından planlanacak, böylece çalışana işten ayrılmadan önce tam ödeme yapılacaktı.
Çalışan, muhasebe departmanı tarafından bordrodan çıkarılmadan önce son maaş çekini alacaktır.
# 5. Bir Çıkış Görüşmesi Başlatın
Bir çıkış görüşmesi, ayrılan bir çalışanla dostane profesyonel şartlarda ayrılmak için son bir fırsat sağlar. Ayrıca şirketin kültürünü geliştirmek için değerli bilgiler sağlar.
Ayrılan çalışana, bir çıkış görüşmesinde şirketin yönetim yaklaşımı hakkındaki izlenimlerini sorun. Çalışma prosedürleri ve personelin genel ruh hali hakkında bilgi alın. Röportajın sonunda sormanız gereken birkaç soru:
- Çalışırken, başarılı olmak için ihtiyaç duyduğunuz araçlara ve desteğe sahip olduğunuzu hissettiniz mi?
- İş için başlangıçtaki beklentileriniz gerçeklikle ne kadar uyumluydu?
- İş arkadaşlarınızla nerede duruyorsunuz?
- Ayrılmanı önlemek için farklı yapabileceğimiz bir şey olduğunu düşünüyor musun?
- Sizce düzeltilmesi gereken en önemli şey nedir?
- İş arayan birine bu şirketi önerir misiniz? Eğer öyleyse, nedenini açıklayın. Ve cevap hayır ise, lütfen nedenini açıklayınız.
- Bu şirkette çalışmaya geri dönmeyi düşünüyor musun?
Çalışanın bu sorulara doğrudan yanıt vermesi konusunda ısrar edin. Ayrıca hem olumlu hem de olumsuz geri bildirim almaya hazır olmalısınız. Yorumlarının niteliği ne olursa olsun, personel üyelerinize çok dikkat edin. İşçiler, fikirlerinin dikkate alınmadığının farkındalar. Çıkış görüşmesi, çalışanlara fikirlerinin önemli olduğunu gösterdiği için geri bildirim sürecinin çok önemli bir parçasıdır.
Röportajın bulgularını üst düzey yöneticilere iletin. Ayrıca, bir çalışanın şikayeti varsa, endişelerini mümkün olan en kısa sürede ele almalısınız.
Çıkarma Yazılımı
Görevden alma yazılımı, süreci merkezileştirerek bir çalışanın ayrılması veya işine son verilmesi için gerekli olan evrak işlerini kolaylaştırır. Bir çalışan görevinden ayrıldığında, görevden alma yazılımı idari görevleri kolaylaştırarak ve evrak ihtiyacını azaltarak süreci kolaylaştırır. Ayrılma yazılımı, kişisel izin belgeleri sağlama, belge oluşturma ve referans oluşturma gibi görevleri otomatikleştirerek, gereken el emeği miktarını azaltır. Ek olarak, görevden alma yazılımı, bir çalışan ayrıldıktan sonra bile bir şirketin adını ve itibarını iyi durumda tutar. Görevden alınan çalışanlara yönelik yazılımlar genellikle, çalışanların işe alınmasını, işten ayrılma görüşmelerini ve diğer görevleri de yöneten daha geniş bir İK yönetim sisteminin parçasıdır.
Bir ürünün Çıkarılmaya uygun olabilmesi için aşağıdaki kriterleri karşılaması gerekir:
- Devam eden İK sonlandırma belgelerini takip edin
- En iyi çalışanlarınızın rekabete katılmasını önlemeye yardımcı olacak bilgileri toplayın
- Şirketiniz ve ayrılan çalışanlar arasında açık iletişim hatlarını kolaylaştırın
- Aletlerin iadesini ve ayrılan işçiler için erişimin geri çekilmesini kontrol edin.
En İyi Offboarding Yazılımı
İşte şirketinizde bir İK yöneticisi olarak kullanmak isteyebileceğiniz en iyi offboarding yazılımlarından bazıları.
# 1. atlan
Son teknoloji bilgi merkezi. Veri tablolarından BI raporlarına kadar tüm veri varlıklarınızın hızlı bir şekilde keşfedilmesini kolaylaştırın. Gelişmiş arama algoritmalarımız ve kullanıcı dostu arayüzümüz sayesinde tam olarak aradığınız nesneyi bulmak çocuk oyuncağı. Atlan, veri kalitesi profillerini otomatik olarak geliştirdiği için yanlış bilgileri tespit etmek çok kolaydır. Eksik değerleri bulabilir ve anormallikleri belirleyebilir, değişken türlerini otomatik olarak belirleyebilir ve frekans dağılımlarını hesaplayabiliriz.
Atlan ile veri ortamınızı izlemek ve yönetmek çocuk oyuncağı. Atlan'ın botlarının SQL sorgu geçmişinizi gözden geçirerek veri kökenini otomatik olarak oluşturmasını ve PII verilerini keşfetmesini sağlayarak dinamik erişim kısıtlamaları ve sınıfının en iyisi yönetişim oluşturabilirsiniz. Excel benzeri sorgu oluşturucumuz, teknik olmayan kullanıcıların bile çok sayıda veri gölü, ambar ve veritabanı üzerinde doğrudan sorgulama yapmasına olanak tanır. Veri işbirliği, Tableau ve Jupyter gibi popüler programlar için yerleşik destekle hayat buluyor.
2 numara. Biniş'e tıklayın
Çalışan bağlılığı, modern dünyada başarılı bir işletmenin temelidir. Artan çalışan beklentileri ve cironun olumsuz etkileri, sağlam bir işe alım sürecinin önemini vurgulamaktadır. Bu, bir şirketteki tüm kariyerleri boyunca çalışan deneyimini iyileştirmenin ilk adımıdır. Click deneyimi platformu, çalışanları mutlu, ilgili ve en nihayetinde işe bağlı tutan sonsuz sayıda "insan anına" olanak tanır. Click'in tamamen uyumlu ve sürekli ilgi çekici çalışan yolculuğu platformu, adaylardan şampiyonlara geçiş yapmanıza yardımcı olabilir.
Esasen, katılım sadece ilk adımdır. Kapsamlı, uygulamalı bir personel yerleştirme süreci sağlayın. Tutmayı en üst düzeye çıkarmak için çalışanlar için her zaman sorunsuz, iyi düzenlenmiş geçişlere izin verin. Çalışanların self servis seçenekleri ve birinci sınıf yazılımlara ve BT uzmanlarına erişimi sağlanmalıdır.
3 numara. BetterCloud
BetterCloud, şirketler için manuel devre dışı bırakma görevlerinin ve bunlarla ilişkili hataların ortadan kaldırılmasını kolaylaştırır. Bir çalışan şirketten ayrıldığında, yönetici BetterCloud'u kullanarak tüm şirket uygulamalarına erişimlerini hızlı ve kolay bir şekilde kaldırabilir. Bu, ayrılan çalışanların neden olduğu veri ihlallerini ve hassas bilgilerin serbest bırakılmasını önlemeye yardımcı olur.
BT departmanları, kullanıcı hesaplarının, uygulama ve grup üyeliklerinin silinmesini ve ilgili dosyaların transferini otomatikleştirmek için BetterCloud'un 900'den fazla işlemden oluşan kitaplığını kullanabilir. BetterCloud, devre dışı bırakma sürecini kolaylaştırarak BT departmanlarının zamandan tasarruf etmesine ve hassas bilgilerin yanlış ellere geçmesini önlemesine yardımcı olur.
Özellikler:
- Hassas bilgileri eski çalışanların çıkışlarından korur
- Devre dışı bırakma süreçlerini otomatikleştirmek için çok sayıda önceden oluşturulmuş iş akışı sunar
- Düzenleyici ve güvenlik gerekliliklerini karşılamaya yardımcı olur
#4. dalgalanma
Rippling ile, yalnızca birkaç fare tıklamasıyla tüm personeliniz için Slack ve Trello gibi popüler iş uygulamalarına erişim vermek veya erişimi iptal etmek kolaydır. BT, çeşitli süreçleri otomatikleştirerek, işten çıkarma sürecini hızlandırmaya yardımcı olur ve gereken el emeği miktarını azaltır. Rippling, bir çalışanın işten ayrıldıktan sonra kritik uygulamalara erişimini kaldırmak için otomatikleştirilmiş protokoller sağlayarak BT yöneticilerini bu yükten kurtarır.
Özellikler:
- eski çalışanların hassas verilere erişmesini engeller
- Bir çalışan işten ayrıldığında, işten çıkarma süreci otomatikleştirilir.
# 5. Mutlulukla (Satıcı)
Bir çalışan şirketinizden ayrıldığında, Blissfully'nin işten çıkarma iş akışları, çalışanın mümkün olan en kısa sürede ve güvenli bir şekilde sistemden çıkarılmasını sağlar. Yazılım, işten çıkarma görevlerinin yapılacaklar listesini önceden oluşturur, böylece siz ve ekibiniz önemli hiçbir şeyi unutmazsınız.
Özellikler:
- Eski çalışanların şirket veri ve sistemlerine erişimini keserek güvenlik ihlali riskini azaltır.
- Ayrılma sırasında, her kullanıcı için kendi departmanına ve pozisyonuna özel yapılacakların bir listesini yapın.
- Gözünüzü dört açın, bir kopya oluşturun ve gitmeden önce tüm Google Workspace hesaplarını silin.
6 numara. Zluri
Zluri, işletmelere SaaS programları üzerinde tam kontrol sağlayan bir SaaS yönetim aracıdır. İşletmelerin, uyum izlemenin yanı sıra çalışan işe alma ve işten çıkarma dahil olmak üzere çok çeşitli süreçleri otomatikleştirmesine olanak tanır.
Zluri, aşağıdakiler dahil birçok kullanışlı özelliğe sahiptir:
- İşe alma ve işten çıkarma sürecinin otomasyonu: Zluri'nin güçlü otomasyon motoru, şirketlerin çalışanlara hızlı ve kolay bir şekilde erişim izni vermesine veya iptal etmesine olanak tanır. Ayrıca, yeni işe alınan birinin şirket içindeki konumuna ve düzeyine göre hangi programlara erişmesi gerektiğini söyleyebilen bağlamsal bir öneri sistemine de sahiptir. Ayrıca, bir çalışanın hangi kanallara/gruplara katılması gerektiğini önerir.
- Tedarikçilerin Etkili Yönetimi: Kolaylaştırılmış satıcı yönetim sistemi, SaaS kurulumlarınızı takip etmek için ihtiyacınız olan her şeyi sunar. Bir SaaS sistemini kayıt altına almak için birincil iş sisteminizle bütünleşir ve ardından tasarladığınız süreçleri kullanarak satıcı yaşam döngünüzü yönetmeye hazırlanır.
- İzleme Yenilemeleri: Ani yenileme ücretleri olasılığını ortadan kaldırır. Aboneliğiniz sona ermeden önce size bir hatırlatma gönderecekler, böylece hala değer bulup bulmadığınızı değerlendirebilirsiniz. Zluri'nin SaaS benimseme ve kullanımına ilişkin içgörüleri, bu kararı vermenize yardımcı olacaktır.
Çıkarma Kontrol Listesi
Ayrılma prosedürünüzün özellikleri şirkete, sektöre ve çalışanın pozisyonuna göre şekillendirilmelidir. Ancak, herhangi bir ayrılma kontrol listesi aşağıdaki kilit alanları ele almalıdır.
Çalışanlar söz konusu olduğunda, işten çıkarma, işe alım kadar önemli değildir. Yeni işçileri işe almak heyecan verici olsa da, ayrılan işçilere saygılı davranmak da çok önemlidir. İyi şartlarda ayrılmak, işyerini hoş tutar ve dahil olan herkes için gelecekteki başarı şansını artırır. Bir Offboarding çalışanı, gelecekteki elde tutma çabaları için kullanıcı girdisi almak ve güvenlik ve yasal sorunları azaltmak için harika bir yaklaşımdır.
Yerleşik bir ayrılma kontrol listeniz varsa, iyi çalışanların işe geri dönme olasılığı daha yüksektir. Rekabetçi bir işgücü piyasasında, "bumerang çalışanları" (işten ayrılan ancak daha sonra geri dönen eski çalışanlar) çok rağbet görmektedir. ayrıca oku ÇALIŞAN GİDİŞİ: Ne Söylemeli ve Söylemenin En İyi Yolu.
Bir Çalışanı Nasıl Görevden Alırsınız?
Etkili bir işten ayrılma kontrol listesi, hem ayrılan çalışanın hem de işletmenin bu geçişin duygusal ve potansiyel olarak gergin sularında zarif bir şekilde gezinmesine yardımcı olabilir. Hassas ve üretken bir işten çıkarma kontrol listesi tasarlama yöntemleri şunları içerir:
1 numara. İşten Ayrılan Çalışanlara Karşı Adil ve Nazik Olun
Ayrılma koşulları ne olursa olsun, ayrılan çalışanlara saygı ve nezaketle davranmalısınız. Ayrılan işçiye, tüm sıkı çalışmaları ve işlerine ve şirkete harcadıkları zaman ve çaba için minnettarlığınızı ifade edin.
Misilleme, yasal tehditler ve veri ihlallerinin tümü, istihdamın medeni bir şekilde ayrılmasıyla önlenebilir ve şirket ayrıca, müstakbel bir müşteri, marka elçisi olarak ayrılan çalışanla güçlü, uzun vadeli bir ilişki sürdürmekten kazançlı çıkar. veya endüstri bağlantısı.
2 numara. Gidişinizi Görüşün
Bir işçinin ayrıldığını iş arkadaşlarına bildirmek garip olabilir, ancak bunu olabildiğince çabuk yapmak herkesin çıkarınadır. Gecikirseniz, bazı iş arkadaşlarınız boşlukları kendi başlarına doldurmaya çalışabilir. Bu nedenle, işler sarpa sarabilir veya kendi isteğiyle ayrılma, işten çıkarma olarak yanlış yorumlanabilir.
Çalışanların ayrılışlarını paylaşmak ve emeklilik durumunda çalışanı herkese ayırdığı zaman ve hizmet için övmek ve teşekkür etmek, söylentileri ve yanlış anlamaları önlemeye yardımcı olabilir. Ayrılma ister gönüllü ister gönülsüz olsun, durum hakkında ekibin geri kalanıyla açık sözlü olmak her zaman en iyisidir. Hataların ne zaman yapıldığını anlayın ve bunların nasıl ele alınacağını gösterin.
#3. Müsadere Etme ve Mülke Erişimi İptal Etme
Şirket varlıklarını güvence altına almak, çalışanların sisteme erişimini iptal etmek ve diğer şirket düzenlemelerine uyumu sağlamak, işten çıkarma kontrol listesinin daha kolay bileşenlerinden bazılarıdır ve gönüllü veya gönülsüz ayrılan çalışanların işten çıkarılması fark etmeksizin aynı kalır.
Ayrılan çalışanın, anahtarlar, rozetler, kredi kartları, üniformalar, mobil cihazlar, araçlar ve evraklar dahil olmak üzere tüm işletme mallarını iade etmesi konusunda ısrar edin. Görünen basitliğine rağmen, bu, kazara veya kasıtlı olarak hiçbir içeriden bilginin sızdırılmamasını sağlar.
Ek olarak, gitmeden önce kilitleri değiştirmeyi, alarmları devre dışı bırakmayı ve eski çalışanlarınızın anahtarlarını almayı unutmayın. E-posta, şirket intranetleri, müşteri ilişkileri yönetim sistemleri, sosyal medya profilleri ve satış veritabanlarının tümü bu kategoriye girer. Karşılıklı olarak kabul edilebilir bir fesih durumunda, ayrılan çalışana önceden bildirimde bulunmak veya diledikleri herhangi bir kişisel veriyi alabilmeleri ve çalışanın yeni e-posta adresine ihtiyaç duyabilecek kişileri bilgilendirmeleri için bir ödemesiz süre teklif etmek kibarlıktır.
#4. Şirketinizde Verimlilik Kaybını Önleyin
Bir çalışanın planlı veya beklenmedik bir şekilde ayrılması, organizasyon üzerinde önemli bir etkiye sahip olabilir. Bazen diğer çalışanlar, ilgili herkes için vergilendirici ve sinir bozucu olabilen boşluğu kapatmak için plakaya çıkmak zorunda kalabilir.
Ayrılmanın çeşitli departmanları nasıl etkileyeceği konusunda personelinizle açık ve anlayışlı bir şekilde iletişim kurun ve herkesin normal rutinlerinde gerekli ayarlamalar için hazırlıklı olmasını sağlayın. Kısa vadeli bir durumda sürdürülebilirliğin eksikliğini kabul etmek, bir işletmenin devam eden başarısı için çok önemlidir, bu nedenle, kalan çalışanlara daha fazla sorumluluk almaları ve gerekli ekstra emeğin üstesinden gelmek için bir strateji geliştirmeleri için daha fazla ödeme yapmak çok önemlidir. Sorunsuz bir bilgi aktarımını garanti etmek için ayrılan işçiyle işbirliği yapın ve ayrılmanın üretim üzerindeki etkisini azaltmak için yarım kalmış işleri tamamlayın.
# 5. İletişimi Sürdür
Çalışan iyi şartlarda ayrılıyorsa, ayrıldıktan sonra iletişimde kalmak, şirketten ayrılırken bile ona sevgi ve takdir sunmak için harika bir fırsattır. Çalışanla ilişkinizin niteliğine bağlı olarak bu, onu aramak veya e-posta göndermek, bir kahve randevusu ayarlamak veya onu iş faaliyetlerine davet etmek anlamına gelebilir. İşletmenizin yüklenicileri veya müşterileri için çalışmaya devam edebilecekleri için, eski çalışanlarla samimi iletişimin sürdürülmesi herkesin çıkarınadır.
Bu, işinize iki şekilde yardımcı olabilir: Mutsuz bir çalışanın yasal işlem yapmasını veya misilleme yapmasını engelleyebilir ve eski çalışanı siz ve firmanız hakkında iyi konuşmaya teşvik edebilir. Yeni işe alınan kişinin belirli bir görevde yardıma ihtiyacı olabileceğinden, çalışanın selefi ile iyi bir iş bağlantısına sahip olmak önemlidir.
Siber Güvenliği Devre Dışı Bırakma
İK yöneticileri doğal olarak onboarding ile ilgili sayısız İK ile ilgili faaliyete odaklanırken, offboarding sürecinde siber güvenliğin önemini gözden kaçırmış olurlar. İnsan kaynakları yöneticileri, görevden alma sürecine katılan herkesin standart siber güvenlik prosedürlerine uymasını sağlamak için diğer departmanlarla koordinasyon içinde olmalıdır.
İK, işe alım sırasında uygun siber güvenlik süreçleri için bir temel sağlamak üzere işe alım sırasında BT ve hukuk gibi diğer bölümlerle birlikte çalışmalıdır.
İşte İK yöneticilerinin, bir çalışan işten ayrıldığında geride herhangi bir güvenlik açığı bırakmadıklarından emin olmak için yapabilecekleri bazı şeyler.
1 numara. En İyi Siber Güvenlik Uygulamalarını Kullanmaya Başlamak için Katılım Sürecini Kullanın
Başarılı bir ayrılma kontrol listesindeki ilk adım, işe almadır. İK'nın yalnızca güvenilir bir işçi veya yüklenici kiralaması yeterli değildir; ayrıca yeni işe alınan kişiyle şirketin güvenlik kuralları ve prosedürleri hakkında iletişim kurmalı ve anlaşma sağlamalıdırlar. Çalışanlar güvenlik politikalarını onaylamaya zorlanırsa, bunlara uyulması daha olasıdır.
İnsan kaynakları uzmanları, siber güvenlik beklentilerinden vazgeçme konusunu personelle düzenli olarak gündeme getirmenin yenilikçi yollarını da bulabilir. Sadece bir personel toplantısı veya komik bir video olsa bile, bir şeyler yapmak, çalışan el kitabının kopyalarını gönderip başka bir şey yapmaktan daha iyidir.
İnsan kaynakları personelinin, şirketin güvenlik düzenlemelerini ihlal etmeleri halinde ne olacağını çalışanlara açıklama sorumluluğu da vardır. Güvenlik düzenlemelerini ve protokollerini sonradan akla gelen bir şey olarak görürse, çalışanlar yönetimin örneğini izleyecektir.
2 numara. Şirket Mallarını Edinmek
Gizli bilgilerin veya erişimin yanlış ellere geçmesini önlemek için çalışan araçları ve diğer donanımlar toplanmalıdır. İnsan kaynakları ve bilgi teknolojisi, tüm iş mülklerinin giden çalışana iade edildiğinden emin olmak için ortaklaşa kontrol etmelidir.
Daha görünür dizüstü bilgisayarlar, tabletler ve akıllı telefonlara ek olarak, bu mülk aynı zamanda kapı rozetleri, jetonlar, dongle'lar ve USB sürücüleri gibi şeyleri de içerir. El yazısı notlar ve diğer ilgili materyaller fikri mülkiyet veya müşteri bilgileri içerebilir, bu nedenle İK ve BT de bunları kurtarmayı düşünmelidir.
Personel ve bağımsız yükleniciler tarafından kullanılan kişisel cihazların incelenmesi gerekebilir. Çalışanın yöneticisi, çalışanın kurumsal ekipmanlara erişimi konusunda İK departmanı için başka bir bilgi kaynağıdır.
#3. Hüküm ve Koşulları Hukuk Ekibiyle Görüşün
İnsan kaynakları yöneticileri, gizlilik sözleşmelerini ve diğer istihdam sonrası hüküm ve koşulları uygulamak için en iyi eylem planını belirlemek üzere bir avukata danışmalıdır.
Ayrıca İK, ayrılan çalışanın tüm hüküm ve koşulların, ayrıldıktan sonra bile geçerli olmaya devam edeceğinin farkında olmasını sağlamalıdır. İnsan Kaynakları, sözleşme ihlallerinin nasıl yönetileceği konusunda hukuk danışmanına danışmalıdır.
#4. Şirket Sistemlerine Erişimi Kapatın
İK, eski çalışanların iş bilgisayarlarına, ağlara ve uygulamalara erişimini devre dışı bırakmak için BT ile koordinasyon sağlamazsa, kuruluştan ayrıldıktan sonra sorun çıkarmaları kolaydır. Bir hesabın silinmesi, hizmetin veya kanunun yararınaysa yapılabilir. BT'nin bu sorumlulukları tamamladığını doğrulayan İK'dan oluşan bir yedekleme planı sağlam bir seçenektir.
Bu iş, bir personel serbest bırakılmadan önce başlamalıdır. İnsan kaynakları ve bilgi teknolojisi, yetkisiz erişimin kaldırılmasını kolaylaştırmak için şirket sistemlerine erişimi olan tüm çalışanların bir listesini derlemelidir.
Offboarding Neden Önemli?
Bir şirketin temel ilkeleri ve misyon beyanı, kuruluşun kuzey yıldızı olarak hizmet eder.
Her çalışanın kuruluştan ayrılışı, temel inançlarının ve misyonunun bir yansıması olmalıdır. Bir çalışan ayrılırken, kuruluşun şefkat ve takdir göstermek için son bir şansı vardır.
İşten ayrılma sırasında mevcut çalışanlar üzerinde olumlu bir izlenim bırakabilir ve bu imajı çalışanların eski iş arkadaşlarıyla da pekiştirebilirsiniz. Çalışanları işten çıkarmanın neden bu kadar önemli olduğu konusunda aşağıdaki noktaları göz önünde bulundurun.
1 numara. Eski Çalışanları Geri Getirmede Yardımlar
Bir şirketin eski çalışanları için yolun sonu mutlaka değildir. Eski çalışanların başka bir yerde biraz zaman geçirdikten sonra önceki işverenlerine dönmeleri alışılmadık bir durum değildir.
Bu işçiler, ister eski pozisyonlarına dönsünler ister yeni bir pozisyona geçsinler, bumerang çalışanları olarak bilinirler.
2020'de yapılan araştırmalar, bumerang çalışanlarının diğer çalışanlara göre kendilerini işverenlerine daha fazla adadıklarını ortaya çıkardı. Şirket için ekstra görevler üstlenerek görev çağrısının ötesine geçtiler.
Ayrılan ve sonra geri dönen çalışanlar, yanlarında getirdikleri uzmanlık ve deneyim nedeniyle bir nimettir. Yeniden işe alınanlar, çok fazla eğitime ihtiyaç duymadan doğrudan işlerine atlayabildikleri için yeni işe alınanlara göre bir avantaja sahiptir.
Ek olarak, sorunsuz bir ayrılma sürecinden geçen çalışanların gelecekte kuruluş için işe geri dönmeyi düşünme olasılıkları daha yüksektir.
2 numara. Veri Güvenliğini İyileştirir
Ayrılan işçilerin neden olduğu veri ihlalleri, işletmelerin yaklaşık %20'sinde meydana geliyor. Bu, çalışanların %25'inin hala önceki işverenlerinin kimlik bilgilerini kullandığı düşünülürse anlamlıdır.
Ne yazık ki, bir çalışan sebepsiz yere işten çıkarılırsa, kuruluşa misilleme yapmaya çalışabilir. Çalışan, örneğin dosyaları silerek veya bunları bir genel sunucuya yükleyerek hassas müşteri bilgilerini sızdırabilir.
Bazı eski çalışanlar, hâlâ kurumsal hesaplara erişimleri varsa, şirketin müşterilerini dolandırmaya çalışabilir.
Tescilli şirket bilgilerinin gizliliği ve siber güvenliği, sorunsuz bir ayrılma prosedürüyle sağlanır. Bu prosedürün bir parçası olarak çalışanların hesapları kapatılacak ve şirket tarafından verilen ekipmanları iade edilecektir. Ayrılan çalışanların hesapları BT tarafından silinebilir veya izinleri değiştirilebilir. Bu şekilde, eski çalışanlar deneseler bile hassas bilgilere erişemezler.
#3. Uyum Risklerinin Azaltılması
Faaliyet gösterdiğiniz alana bağlı olarak, çalışanın işten çıkarılması için belirli kurallar ve yasalar geçerli olabilir.
Çıkış görüşmeleri, çalışanların orada çalışırken karşılaştıkları sorunları ortaya çıkarabilecekleri için şirketler için yararlı bir araçtır. Misilleme korkusu olmadan ırkçılık, kadın düşmanlığı ve işyeri baskısıyla karşılaşmaktan bahsedebilirler. Bu yaklaşımda, işveren sorunu çalışan halka açmadan veya kullanmadan önce halledebilir.
Bir çalışan AB merkezli bir şirketten ayrıldığında, Genel Veri Koruma Yönetmeliği'ne (GDPR) uygun olarak kişisel verilerin tüm cihazlardan silinmesi gerekir.
Sağlam bir gemiden çıkarma prosedürüne sahip olmak, kurallara uymayı daha az zorlaştıracaktır. Tertemiz bir üne sahipse ve müşterisinin verilerinin gizliliğini sağlıyorsa, daha fazla insan firmanıza güvenecektir.
4 numara. Marka Sadakatini Teşvik Eder
Ayrılan bir çalışan için işten çıkarma süreci, hızlı bir el sıkışma ve bir vedalaşma dalgasından fazlasını içermelidir.
Bu tür bir soğukluk, işyerindeki moral üzerinde yıkıcı bir etkiye sahip olabilir. Bu, müşterilerin çevrimiçi ortamda işletmeniz hakkında olumsuz geri bildirim göndermesine yol açabilir. Tüm bunlar şirketinizin bir işveren olarak itibarına zarar verir.
Ayrılan tüm çalışanlar, iyi tasarlanmış bir işten çıkarma süreci aracılığıyla marka elçileri olarak bırakılmalıdır. Birinin sıkı çalışmasına minnettarlığınızı göstermenin ve kuruluşunuzdaki zamanlarını onun bakış açısından duymanın harika bir yolu. Bu şekilde, gittiklerinde, başkalarına sizinle övünme olasılıkları daha yüksek olacaktır.
Ayrılan çalışanları ele alma biçiminiz, mevcut iş gücünüze bir mesaj gönderir. Müşteriler, onları önemsediğinizi bilirlerse, sizden satın alma konusunda kendilerini daha rahat hissedeceklerdir. İnsanların sizin için çalışma arzusu tüm bu faktörlerden etkilenecektir.
Sonuç
Offboarding, İK sürecinin önemli bir parçasıdır ve genellikle onboarding lehine göz ardı edilir. Çalışan geçişleri sırasında üretkenliği korumak ve kesintileri en aza indirmek, işten çıkarma sürecinin dikkatli bir şekilde planlanmasıyla mümkündür. Kuruluşunuz üretkenlik kaybından, yasal işlemden ve misillemeden korunacak ve iş modelinizde bazı ince ayarların kullanılabileceği yerler hakkında fikir edineceksiniz.
Çıkarmayla İlgili SSS
Çalışan işten çıkarmanın amacı nedir?
Bir kişi bir şirketten ayrıldığında, ayrılma süreciyle yönetilmesi gereken riskler ve potansiyel kayıplar vardır. Ayrılmanın ortak bir parçası, ayrılan çalışanın şirket kültürü ve bunun nasıl geliştirilebileceği hakkındaki düşüncelerini toplamaktır.
Offboarding ve onboarding arasındaki fark nedir?
İşe alıştırma süreci, başvuru sahibi bir iş teklifini kabul ettiğinde başlar. Yeni bir çalışanın etkili bir şekilde devreye alınması ve hemen katkıda bulunmaya başlaması için olması gereken her şeyi içerir. Offboarding, bir çalışanı bir şirketten ayırma sürecidir, onboarding'in tersidir. Personel üyeleri arasında bilgi alışverişi, bunun için olası bir mekanizmadır.
Benzer makaleler
- FNMA KİRA GELİRİ: Anlamı ve Yönergeler
- 2023'de Yeni İşe Alım En İyi Uygulamaları
- ÇALIŞAN YERLEŞTİRME: Tüm İşe Alım Süreci Hakkında Bilmeniz Gerekenler.
- ŞİRKET VARLIK YÖNETİM YAZILIMI: En İyi Yazılım
Referans
