Aylık Rapor: Şablon, Örnekler ve İyi Bir Rapor Nasıl Yazılır

Aylık rapor yazmak, başarılarınızı ve mevcut görevlerinizi şirketinize sunmak için değerli bir araçtır. En son performans ve üretkenlik seviyelerinizi gözden geçirirken, rapor üretim süreci ekibinize sorumluluk da verebilir. İyi bir aylık rapor yazmamıza veya oluşturmamıza yardımcı olacak ayrıntılı bir aylık rapor formatı görelim.

Aylık Rapor Nedir?

Aylık bir rapor, belirli bir ay boyunca bir projede meydana gelen ve devam etmekte olan tüm eylemleri özetler. Aylık raporlar proje yöneticileri tarafından müşterileri kapsam kayması, programa, bütçeye veya kaynaklara yönelik tehditler ve diğer sorunlar hakkında bilgilendirmek için kullanılır. Aylık rapor ayrıca, projenin hala tamamlanması gereken görevlerine ilişkin bir genel bakış sunar.

Aylık raporlar kısa ama kapsamlı olmalı, önemli faaliyetler ve yapılan eylemlerin yanı sıra bir sonraki aya ilişkin hedefleri de kapsamalıdır.

Aylık Raporun Temel Bileşenleri

#1. Etiket ve Başlık

Raporunuzu okuyan herkesin raporun ne hakkında olduğunu anlamasını sağlamak için raporun türü, raporun kapsadığı zaman dilimi, raporun teslim tarihi, departman veya ekip adı gibi önemli bilgiler dahil olmak üzere açık ve net bir şekilde başlıklandırın ve etiketleyin ve kendi adın. Aşağıdaki örnekte bir aylık başlığın biçimini alalım.

Örnek:

#2. Biçim

İlk aylık raporunuzu yazmadan önce, izlemeniz gereken belirli bir şablon olup olmadığını görmek için amirinize danışın. Bu nedenle, kuruluşunuzun veya departmanınızın bir şablonu yoksa, raporunuzun düzeni için herhangi bir tercihi olup olmadığını patronunuza sorun.

#3. Mevcut Başarılar ve Durumlar

Ay boyunca elde edilenleri ve devam eden girişimlerin durumunu kısaca sunmak için madde işaretli listeleri kullanın.

Örnek:

• Her eyaletin değerlendirme lisans düzenleme standartlarının satır satır incelemesini tamamladı.
• Gayrimenkul Değerlemesine Giriş için onay başvuruları Illinois, New York ve Montana'ya yapılmıştır; Illinois için öngörülen geri dönüş süresi üç hafta ve New York ve Montana için dört ila altı haftadır.
• Alabama ve Georgia kursu onayladı.
• California'da bir endüstri kongresine katıldım.
• Sürekli eğitimin geliştirilmesine yönelik sertifikasyon süreci tamamlanmıştır.

Önümüzdeki ay için hedeflerinizi açıklayın.

Aylık raporunuz, gelecek ayın planlaması hakkında bilgi sağlamayı içermelidir. Bu parça kapsamlı olmak zorunda olmasa da, sizin ve ekibinizin yakın gelecek için zor hedefler belirlediğinizi vurgulamalıdır.

Örnek:

Mart 2020 Hedefleri ve Planları

• 50 eyaletin her birindeki emlak komisyoncusu lisans yasalarını incelemeye başlayın.
• Orta Düzey Değerlendirme kursu onayı için başvuruları Güney Carolina, Arkansas, Teksas ve Indiana'ya gönderin.
• Stephen ve Christine, Florida Değerlendirme Kurulu'nun Orlando'daki üç aylık toplantısına katılacaklar.
• Üç yeni gayrimenkul CE kursu için kurs tasarım sürecine başlayın.

özet ver

Gerektiğinde, ekibiniz veya bireysel işiniz için işlerin nerede durduğunun bir özetini yazın.

Örnek:

Uyum ekibi Ocak 2020'de verimli bir ay geçirdi. Eyalet değerlendirme lisansı düzenlemelerini incelememizi bitirdik, eyalet düzenleyici kurumlarına üç kurslu onay başvuruları sunduk, iki eyaletten kurs onayı aldık, Kaliforniya'da bir ağ oluşturma etkinliğine katıldık ve dokuzuncu kursu tamamladık -Aylık sertifikasyon süreci, böylece sürekli eğitim programları geliştirerek ilerleyeceğiz. Julie Connor, verilerimizin doğruluğunu teyit etmek için 50 düzenleyici kurulla telefon ve e-posta yoluyla iletişim kurma konusundaki yoğun çabalarından dolayı özel bir takdiri hak ediyor.

Dikkate Alınacak Diğer Şeyler

Aylık bir rapor yazmak istediğinizde düşünmeniz gereken diğer bazı şeyler şunlardır:

Yöneticiniz, o aya ilişkin harcamalarınıza ilişkin hızlı bir mali genel bakış isteyebilir. Belgenize bir tablo eklemek, numaralarınızı iletmek için en etkili yaklaşım olabilir.

Aylık bir raporun amacı, o aya ilişkin eylemlerinizin hızlı bir hesabını sağlamak olsa da, ekibinizin üyesi olan veya size yardım eden meslektaşlarınıza teşekkür etmek de önemlidir. Adlarını rapora eklediğinizden ve elbette adlarının doğru yazıldığından emin olun.

Yeni bir aylık rapor oluşturmak istediğinizde öncekileri gözden geçirin. Devlet yetkililerine başvuru yapmak gibi bazı proje ve faaliyetlerin gerçekleştirilmesi uzun zaman alabilir. Yaptığınız ve başardığınız her şeyin kapsamlı bir muhasebesini yapın.

İyi Bir Aylık Rapor Nasıl Yazılır veya Oluşturulur

Proje raporlama hem proje içi hem de proje dışı yönetim için etkili bir araçtır. Aylık ilerleme raporu, genellikle yasal bir anlaşmazlık durumunda başvurulabilecek bir kayıt defteridir. Tüm proje üyeleri, o sırada mevcut verileri kullanarak projeyi ellerinden gelen en iyi şekilde doğru bir şekilde raporlamak için profesyonel bir göreve sahiptir.

Aylık rapor aynı zamanda bir projede önemli bir değişikliği etkilemek için bir mekanizmadır. Ancak raporu kimse okumazsa veya çok karmaşıksa, amacını ve etkinliğini kaybeder. Projeye önemli bir değer katmalarını sağlamak için aylık raporunuzu yazarken veya oluştururken aklınızda bulundurmanız gereken beş noktayı burada bulabilirsiniz.

#1. Grafik Tasarım

Aylık raporunuzu yazarken, metni mümkün olduğunca bir tablo veya şekille değiştirin. Basit, anlaşılması kolay raporlar geliştirmeye gelince, “bir resim bin kelimeye bedeldir” atasözü bundan daha doğru olamazdı. Büyük hacimli veriler, grafikler ve diğer ölçüler kullanılarak kolayca açıklanabilir. Raporunuzun besin zinciri ne kadar yüksek olursa, verileri “beşinci sınıf düzeyine” özetlemenin o kadar önemli olduğu kuralına uyuyoruz. Bu, üst düzey yöneticilerin beşinci sınıf öğrencisi olduğu anlamına gelmez, ancak zamanları sınırlıdır ve metin temelli kafa karıştırıcı bir rapor onları gerçek proje sorunları hakkında karanlıkta bırakabilir.

#2. Kısa Anlamlı İfadelerin Yerine Uzun Karmaşık Cümleler

Birçok proje ekibi üyesi, çok daha azıyla çok daha fazlasını söyleyebilecekken uzun cümleler kurma hatasına düşer. Proje raporlarının eğlenceli olması gerekmiyor. Gerçekler, sayılar ve gözlemlerle dolu olmalılar. Bu nedenle, mükemmel bir rapor projenin nerede olduğunu, nereye gittiğini, önemli endişeleri ve bu sorunları nasıl ele aldıklarını göstermelidir.

#3. Sayfa Numaraları İçindekiler Tablosunda Bulunmalıdır

Bir okuyucu, aylık raporunuzdan yalnızca bir gerçek, rakam veya açıklama isteyebilir. İhtiyaç duydukları bilgileri bulmalarını kolaylaştırın. Her bölümün iyi adlandırıldığından ve içindekiler tablosunda bir sayfa numarası olduğundan emin olun. Okuyucuları bir rapor alıp içindekiler tablosunun sayfa numaralarından yoksun olduğunu görmek kadar hiçbir şey hayal kırıklığına uğratmaz. Sayfa numaralarını dahil etmek istemiyorsanız, "İçindekiler" yerine "Rapor Anahattı" olarak adlandırın.

#4. Ekler için Metnin Gövdesini Kontrol Edin

Okuyuculara gerektiğinde daha fazla bilgi sağlamak için raporun ekleri eklenmiştir. Aylık raporda bir yorum veya gözlem oluşturun ve destekleyici verileri veya bilgileri incelemek isterlerse okuyucuyu uygun eklere gönderin.

#5. Güçlü Bir Yönetici Özeti Hazırlayın

Aylık bir rapor, bir üniversite tezi ile aynı şey değildir. Gerçek şu ki çoğu okuyucu yalnızca yönetici özetini ve diğer birkaç bölümü okuyacaktır. Bu nedenle, argümanınızı oluşturmak ve proje çapında eyleme ilham vermek için yönetici özetini kullanın. Sorunlar varsa, onları gündeme getirmekten korkmayın. Endişeleri hemen ele almazsanız, proje ekibine musallat olmak için geri döneceklerdir.

Aylık Rapor Türleri

Aylık raporlar üç türe ayrılır:

#1. Aylık Durum Raporu

Çalışanın planları ve faaliyetleri hakkında bir güncelleme olarak amirine sıklıkla aylık bir durum raporu verilir. Neredeyse kesinlikle kendi raporuna ek olarak süpervizörün yöneticisine gönderilecektir. Ayrıca, bir çalışanın çalışma geçmişinin bir kaydı görevi görür ve yıllık performans değerlendirmeleri sırasında faydalı bir kaynaktır.

#2. Aylık Proje Raporu

Bu rapor formu, haftalık proje raporu kadar ayrıntılı bilgi gerektirmez, ancak projenin gelişmelerine ilişkin daha üst düzey bir görünüm sağlar. Paydaşlar genellikle bütçeyi, harcamaları, proje çıktı kalitesini ve projeyi etkileyen riskleri, sorunları ve sorunları takip etmekle ilgilenirler.

#3. Aylık ilerleme raporu

Öte yandan müteahhitler, müşteriye projenin şu anda nerede olduğu hakkında bir fikir vermek için aylık bir ilerleme raporu oluşturur. Müşteri ve yüklenici, konumları nedeniyle birbirlerini düzenli olarak göremeyebilirler. Müşterinin, projenin ilerleyişini takip etmek için yeterli zamanı olmayabilir. Aylık bir proje durum raporu, yüklenici ile müşteri arasında kritik bir iletişim kanalı görevi görür, bu durumda rapor mümkün olduğu kadar eksiksiz olmalıdır.

Nasıl Rapor Sunmalıyım?

Bir özet veya giriş, her zaman raporunuzun yazmaya başladığınız ilk bölümüdür. Bu, okuyucunuza bulgularınız veya sonuçlarınız hakkında hızlı bir genel bakış sağlamak için yalnızca bir veya iki sayfa almalıdır.

Nasıl Kısa Rapor Oluşturabilirim?

Kısa bir rapor, okuyucuyu eğitmek amacıyla belirli bir konu hakkında önemli ayrıntılar içerir. Bir rapor sözlü veya yazılı olarak bir not veya mektup olarak teslim edilebilir. Genellikle rapora genel bir bakış, bazı arka plan bilgileri, net bir hedef ve bir sonuç içerir.

Raporlar Ne İşe Yarar?

Araştırma bulguları raporlarda sunulur ve tartışılır. Araştırmanın gerekçesi, araştırma metodolojisinin tanımı, bulgular, sonuçlar, mantıklı bir tartışma ve sonuçlar/öneriler okuyucuya verilir.

Rapor İçin Giriş Gerekli mi?

Ve giriş, herhangi bir rapor için çok önemlidir. Okuyucu, raporun, genellikle en çok okunan bölüm olan bu bölümde okumaya değer bilgiler içerdiğine ikna edilmelidir.

Özet

Raporun herhangi bir dilbilgisi veya tipografik sorundan arındırılmış olması gerektiğini ve raporun sunulma şeklinin yazarının kişiliğini ve profesyonelliğini temsil ettiğini hatırlamak çok önemlidir.

Aylık Raporda Sıkça Sorulan Sorular

İyi bir aylık rapor yapan nedir?

İyi bir rapor, yönetim ekibinizin karar vermek için ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri içerir. Bunu onlar için kolaylaştırmak için kuruluşunuzun veya departmanınızın puan kartına üst düzey bir genel bakış ekleyin. Bu puan kartının içeriği, okunacağı sıraya göre yapılandırılmalıdır.

Aylık yönetim raporu nedir?

Aylık yönetim raporları, şirketinizin finansal ve operasyonel performansını aylık olarak inceleyen ve değerlendiren belgelerdir. Bu raporlar, yönetim ekibinizin şirketinizin geçmiş ve şimdiki performansını izlemesine ve bilinçli iş kararları vermesine olanak tanır.

Aylık ilerleme raporu nedir?

“Aylık İlerleme Raporu” veya “İlerleme Raporu” terimi, Mal Sahibi/Proje Yöneticisi tarafından yönlendirilen standartları karşılayan İşlerin ilerleme raporunu ifade eder.

İlgili Makaleler

1. FİNANSAL RAPORLAMA: Örneklerle bilmeniz gereken her şey (+ hızlı kolay araçlar)
2. Bordro Raporu: Bordro Raporu için Ayrıntılı Kılavuz(Yeni bir tarayıcı sekmesinde açılır)
3. Mortgage Sigortacısı: Süreç, Maaş, İşler ve Nasıl MU Rehberi Olunur.
4. ÇEVRİMİÇİ KREDİLER: DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN EN İYİ SEÇENEK (+ NASIL UYGULANIR KILAVUZU)
5. En İyi E-posta Şablonu Oluşturucu. Nasıl seçilir?