Bir şirket, ürünleri veya hizmetleri hakkında belirli bilgilere ihtiyacınız olduğunda, web sitelerini veya sosyal medya platformlarından herhangi birini kontrol etme şansınız vardır. İşletmeler, bilgileri müşterilerine veya çalışanlarına yaymak için bilgi yönetim sistemlerini kullanır. Bir işletme, müşterilerinden gelen her sorguya katılmak zorunda kalsaydı, bu çok yorucu olurdu. Bu nedenle işletmeler, bilgi tabanlarını yönetmek için bir bilgi yönetim sistemini entegre eder. Çeşitli bilgi yönetim sistemleri vardır ve bunların amacı, bir sistemde yer alan tüm taraflara fayda sağlayan bilginin yayılmasıdır.
Bilgi Yönetim Sistemi nedir?
Bilgi yönetim sistemi (KMS) hakkında konuştuğumuzda, işletmelerin bilgileri düzenlemek ve bu ilgili bilgileri çalışanların ve müşterilerin kolayca erişip anlayabileceği şekilde belgelemek için kullandıkları herhangi bir aracı kastediyoruz.
Söz konusu bilgiler, sık sorulan sorulardan (SSS) kılavuzlara, makalelere, etik değerlere vb. kadar her şey olabilir. Her işletme, sadece çalışanlarını güncellemek için değil, aynı zamanda müşterileri veya ürünleri, hizmetleri, değerleri vb. ile ilgili bilgiye ihtiyaç duyan herkesi eğitmek için bir bilgi yönetim sistemine sahip olmaya çalışmalıdır. Müşterileriniz ve çalışanlarınız günlük bazda çeşitli zorluklarla karşılaşır. Zamanın her noktasında, bir şeyi açıklamanıza veya zor bir durumda onlara yardım etmenize ihtiyaç duyacaklar.
Bir web sitesini daha önce ziyaret ettiyseniz ve sık sorulan soruların bulunduğu bir sütun gördüyseniz, üzerine tıklamak size işletme ürünlerini, hizmetlerini veya hemen hemen bilmek istediğiniz her şeyi işletmek için muhtemelen sahip olacağınız birkaç sorunun bir listesini verecektir. . Bu, bilgi yönetim sistemlerinin örneklerinden biridir. İşletme, müşterilerinin veya çalışanlarının tonlarca sorusu olduğunu anlıyor ve soruları yanıtlamaya çalışırken kendilerini yormak yerine, yanıtları ve diğer ilgili bilgileri sağlayan bir sistem entegre ettiler ve buna ihtiyacı olan herkes tarafından kolayca erişilebilir olmasını sağladılar.
Genel olarak bilgi yönetim sisteminin, işletmelerin kurumsal bilgilerini bir araya getirmelerine yardımcı olan ve daha sonra bunu kullanıcılar veya bilgiyi arayan herkes için uygun ve kolay olacak şekilde düzenleyip sunmasına yardımcı olan bir araç olduğunu da söyleyebiliriz.
Bilgi Yönetim Sistemi Çeşitleri Nelerdir?
Bilgi yönetim sistemi (KMS) söz konusu olduğunda, üç farklı tür vardır. Araştırmalar sayesinde gelecekte başkalarının yükselişine tanık olabiliriz. Aşağıdakiler, İşletme çapında bilgi yönetim sistemleri, bilgi çalışma sistemi ve akıllı teknikler veya yaklaşımlar için mevcut olan başlıca KMS türleridir.
#1. Kurumsal Genel Bilgi Yönetim Sistemleri
Kurum çapında bilgi yönetimi sistemleriyle, işletmeler artık veri aramak için zaman kaybetmek yerine iş süreçlerini optimize etmeye odaklanabilir. Bunun nedeni, muhtemelen zaman harcayabileceğiniz her şeyin toplanmış, depolanmış ve dağıtılmış olmasıdır. Bu şekilde, kullanıcılar bilgiye özgürce erişebilir ve kullanabilir.
Kurumsal çapta bilgi yönetim sistemi üç tipte sınıflandırılır. Bunlar yapılandırılmış bilgi sistemleri, yarı yapılandırılmış bilgi sistemleri ve bilgi ağı sistemleridir.
Yapılandırılmış bilgi sistemleri
Yapılandırılmış bilgi sistemini, belirli araçları veya veritabanlarını kullanarak bir kuruluşta belgelenen bilgiyi resmi olarak koruyan adam olarak görebilirsiniz. Resmi bilginin ne olduğu söz konusu olduğunda, prosedürlerden tekniklere, en iyi uygulamalara, araştırma raporlarına ve teknik incelemelere, vaka çalışmalarına, çalışan bilgilerine, yönetim kurulu ve yatırımcı bilgilerine kadar her şey olabilir.
Yarı yapılandırılmış Bilgi Sistemleri
Yarı yapılandırılmış bilgi sistemleri, bir işletmenin resmi belgelerinin parçası olmayan bilgileriyle ilgilenir. Bu bilgiyi düzenlemek, izlemek ve depolamak için başka bir ortam kullanır.
Bilgi ağı sistemleri
Bilgi ağı sistemleri söz konusu olduğunda, bu adamlar yapılandırılmamış ve belgelenmemiş bilgiyi açık bilgiye dönüştürmekten sorumludur. Bunlar daha sonra bir veritabanında saklanır.
#2. Bilgi Çalışma Sistemleri
Şirketler, mühendisler, ürün tasarımcıları, araştırmacılar, mimarlar, bilim adamları, finansal analistler vb. gibi personelin uzmanlaşmış bölümlerinin organizasyon için yeni teknik bilgiler üretmesini sağlamak için bilgi çalışma sistemleri kurar.
#3. Akıllı teknikler
Şirketler, bireysel ve grup bilgilerini yakalamak ve kurumsal bilgi tabanını genişletmek için yapay zeka teknikleri ve teknolojisini kullanır.
Diğerleri Dahil Et;
- Araştırma ve içgörü
- Çevrimiçi bir topluluk forumu
- Öğrenme yönetim sistemleri
- Müşterilerin hizmet bilgi tabanları
Bilgi Yönetim Sistemleri Örnekleri
Aşağıdakiler, işletmeler için mevcut olan bilgi yönetim sistemlerine ilişkin bazı örneklerdir;
# 1. Canva
Canva'nın bilgi yönetim sistemi, başlangıç ve sorun giderme için malzemelere erişmeyi kolaylaştırır. Tüketicilerin ürünleriyle ve web siteleriyle etkileşimlerinin genel başarıları için kritik olduğunu biliyorlar.
# 2. Evernote
Evernote, bilgileri görüntülemedeki basitliği nedeniyle bilgi yönetim sistemleri için popüler bir seçimdir. Gezinme çubuğu doğrudan size bakar, böylece onu aramak zorunda kalmazsınız. Oldukça görünür ve erişilebilir. İster müşteri ister çalışan olun, bilgi aramanıza belirgin bir şekilde nereden başlayacağınıza yönlendirileceksiniz.
#3. Gevşek
Gevşek tarzı ustaca. Demek istediğim, bu adamlar, sorunları yeni ve ilginç bir şekilde temsil etmek için marka ağırlıklı mesajları ısmarlama ikonografi ile kelimenin tam anlamıyla birleştiriyor. Bir kullanıcı Slack ile etkileşim kurduğunda, her bölüm, birincil gezinmeyi sabitlemek için kalırken, ilgili alt konuların ve makalelerin yararlı bir listesini görüntüleyecek şekilde genişler.
# 4. Instacart
Instacart'ın bilgi yönetimine yaklaşımı, teknoloji konusunda bilgili olmayan kişiler için bile uygulanması kolaydır. Öne çıkan bir arama çubuğuna sahipler ve Instacart'ın nasıl çalıştığı, maliyeti ve nasıl sipariş verileceği gibi sık müşteri sorgularına yanıt veren basit resimlere odaklanıyorlar. Instacart, bu bilgileri SSS biçiminde hazırlayarak müşterilerin ihtiyaçlarını karşılar ve müşterilerin zamanını boşa harcamadan tatmin eder. Ayrıca kullanıcı dostu bir arayüze sahiptirler ve bunlara ek olarak, kullanıcıların aradığı her şeye katılmasını sağlarlar.
En İyi Bilgi Yönetim Sistemi
Her gün işletmeler, günlük iş görevlerini sorunsuz bir şekilde yürütmelerine yardımcı olmak için bir bilgi yönetim sistemini operasyonlarına entegre etme ihtiyacını görmeye başlıyor. Hangi KMS yazılımını benimseyeceğiniz konusunda bir seçim yapmakla karşı karşıya kalana kadar, bu konuda kendinden geçmiş bir şey olmadığı konusunda benimle hemfikir olacaksınız. Aralarından seçim yapabileceğiniz pek çok seçenek varken, şirketiniz için hangi bilgi tabanının en iyi olduğu konusunda kafanız karışmış olabilir. Bunlardan tonlarca var, ancak aşağıdakilere göz atın;
#1. taze ürünler
Kullanımı oldukça kolay bir bilgi yönetimi aracı istiyorsanız Freshworks'e bakabilirsiniz. Özellikle sezgiseldir ve yolculukları boyunca müşterilerle ilişkilerin geliştirilmesine ve sürdürülmesine yardımcı olur. Toplamda, çoğunlukla memnun müşterileriniz ve mutlu bir iş gücünüz olacak.
Freshworks'ün Temel Özellikleri
Aşağıdakiler Freshworks'ün temel özellikleridir
- Çözüme ihtiyacınız varsa yardım için arayın
- Bot yardımı
- Çeşitli departmanlardan ekipleri hizalayın.
#2. Zoho Wiki'si
Uyum oluşturan ve aynı zamanda bilgi paylaşımına yardımcı olan bir bilgi yönetim sistemi aracı arıyorsanız, en iyi seçeneğiniz Zoho Wiki olabilir.
Zoho Wiki'nin Temel Özellikleri
Zoho Wiki KMS aracının temel özellikleri aşağıdadır;
- Güvenlikli erişim kontrolü
- Arayüzünüzü özelleştirebilirsiniz
- Bilgi bankası yazılımındaki bilgileri düzenleyin.
#3. Yardım suyu
Her işletmenin bir bilgi yönetim sistemini entegre etmeden önce vurgulaması gereken belirli bir ihtiyacı vardır. Tek istediğiniz müşteri desteğinizi geliştirmek ve ekip üyelerinizle daha verimli çalışmaksa, en iyi seçeneğiniz Helpjuice olabilir.
Helpjuice'in Temel Özellikleri
Helpjuice KMS aracının Temel özellikleri şunlardır;
- Çeşitli temalara sahiptir, böylece özelleştirmeyi seçebilirsiniz
- Bilgi bulmak için çok hızlı bir arama seçeneğine sahiptir.
- Kullanım sırasında tükettiğiniz bilgilerin analitiğini ortaya çıkarır.
#4. Zendesk Rehberi
Zendesk Kılavuzu, son kullanıcılara eksiksiz self-servis desteği sunmanızı sağlarken, aracılarınızı müşterilere daha iyi yardımcı olmaları için yetkilendirir. Zendesks ile ilgili şaşırtıcı şeylerden biri, bir yardım merkezi başlatmanıza olanak sağlamasıdır.
Zendesk'in Bilgi Yönetim Sisteminin Özellikleri
Aşağıdakiler, Zendesk'in bilgi yönetim sistemi Aracının temel özellikleridir.
- Kullanıcı arayüzünün kullanımı oldukça basittir.
- Bilgi yönetim sistemleri aracılığıyla biletleme çözümleri sunar.
- Verilerinizde çok çeşitli değişiklikler veya güncellemeler yapın
İşletmeniz İçin Mükemmel Bilgi Yönetim Sistemini Seçmek
Bir KMS'yi şirketinize entegre etmeye karar vermek yeterli değildir, kuruluşunuz için hangi bilgi yönetim sisteminin ideal olduğunu belirlemeye çalışmalısınız. İşletmeniz için ideal KMS'yi nasıl seçeceğinizle ilgili aşağıdaki ipuçlarına göz atın.
#1. Etkili arama
Bir şirketin KMS'sini seçerken göz önünde bulundurması gereken en önemli şeylerden biri sağlam bir aramadır. Sisteminize hangisini entegre etmeye karar verirseniz verin, araması akıllı olan ve sonuçları kullanıcının alaka düzeyine göre değiştiren biri olduğundan emin olun. Bir şey aradığınızda ve istediğiniz şeye ulaşmak için yeniden yönlendirilmeniz veya tonlarca başka dosyadan geçmeniz gerektiğinde sinir bozucu.
Bu nedenle, seçim yaparken, tüm dosya türleri ve biçimleri arasındaki tüm bilgileri indeksleyen ve firmanızdaki her kaynağı aranabilir hale getiren bir KMS'ye dikkat ettiğinizden emin olun.
#2. Entegrasyonlar
Çalışanlarınızın kullandığı tüm platformları tek bir yerde entegre edebilen bir bilgi yönetim sistemi seçin.
# 3. Esneklik
Esnek ve ölçeklenebilir bir KMS seçtiğinizden emin olun. Daha çok büyüyen bir ortama uyum sağlayabilen biri gibi çünkü işiniz kesinlikle genişleyecektir. Bilgi yönetim sisteminiz, firmanız biriktirdikçe daha fazla bilgiyi depolayabiliyor mu? Büyüyen bir müşteri tabanını veya işgücünü barındıracak mı? Ölçeklenebilir bir bilgi yönetim sistemi, işletmenizin tüm bilgi tabanını daha sonra teknolojiler arasında taşımak için zaman ve çabadan tasarruf etmenizi sağlayabilir.
#4. Güvenlik önlemleri
Kolayca erişilebilir olması gerekirken, sınırlı sayıda kişiye ait bilgilere herkesin erişemeyeceği şekilde güvenlik önlemleri de kurulabilmelidir. Dolayısıyla bilgi akışını yönetmek için izin ve erişim kontrolüne ihtiyaç vardır.
#5. Analitik, Öngörüler ve Raporlama
Raporlar ve analitikler, bilgi yönetimi uygulamalarınızın etkinliğini değerlendirmenizi sağlar. Kaç üyenin olduğunu ve kurumsal bilgi tabanını nasıl kullandıklarını belirlemede size yardımcı olabilirler. Bu, bilgi tabanını genişletmek ve onu yararlı tutmak için çok önemlidir.
2 ana bilgi yönetim sistemi türü nelerdir?
Bilgi çalışma sistemleri, kuruluş çapında bilgi yönetim sistemleri ve akıllı yaklaşımlar, bilgi yönetimi sistemlerinin üç ana kategorisidir.
Bilgi yönetiminin 4 temel süreci nedir?
Elde edilen bulgulara göre bilgi yönetimi süreci bilgi toplama, depolama, dağıtım ve kullanım olmak üzere dört aşamaya ayrılmıştır.
Bilgi yönetiminin beş bileşeni nelerdir?
Değerlendirme, bilgi yönetiminin beş temel öğesini ele almalıdır: insanlar, süreçler, teknoloji, yapı ve kültür.
Bilgi yönetiminin amaçları nelerdir?
Bilgi yönetimi sürecinin amacı, bilgiye dayalı kararlar için uygun zaman ve yerde hazır olmalarını sağlamak amacıyla bakış açılarını, fikirleri, deneyimleri ve bilgileri değiş tokuş etmektir. Ayrıca bilginin yeniden keşfedilmesi ihtiyacını en aza indirerek verimliliği artırmayı amaçlar.
Bilgi yönetimini nasıl tanıtıyorsunuz?
Bilgi yönetimi, bir şirketin bilgi varlıklarının değer katmak ve taktiksel ve stratejik ihtiyaçları karşılamak amacıyla metodik yönetimini ifade eder. Bilginin toplanmasını, analiz edilmesini, değerlendirilmesini ve paylaşılmasını ve üretilmesini destekleyen ve geliştiren programlar, prosedürler, planlar ve tekniklerden oluşur.
Bilgi yönetiminin faydaları nelerdir?
Bilgi yönetimi avantajları:
- daha fazla organizasyonel esneklik.
- daha hızlı ve daha etkili karar verme.
- problemlere daha hızlı çözüm.
- daha fazla yenilik çıktısı.
- çalışanların gelişimine ve ilerlemesine yardımcı olur.
- uzman bilgisinin paylaşılması
- geliştirilmiş diyalog
- gelişmiş iş prosedürleri.
Bilgi yönetiminin önündeki ilk 5 engel nedir?
Çözümlerle birlikte aşağıdaki paragraflarda bilgi paylaşımının önündeki İLK 5 engel hakkında bilgi edinin:
- Zaman kısıtlayıcıları.
- Değişime istekli olmama.
- Katılımın olmaması.
- Aşırı karmaşık araçlar.
- birinin istihdamıyla ilgili endişeler.
Bilgi Yönetim Sisteminin Faydaları Nelerdir?
- Müşterilere ve çalışanlara daha iyi hizmet sunmak.
- Büyümeyi ve yeniliği teşvik edin.
- Maliyetleri düşürür.
- Fazlalıktan kaçının.
- Karar vermeyi geliştirir.
- Fikirleri takip etmeye yardımcı olur
- Bilgi bulmayı kolaylaştırır
Bilgi Yönetiminin Özellikleri Nelerdir?
- Kullanıcı dostu
- Bulut depolama.
- Anında güncellemeler
- Arama işlevi
- Geri bildirim sistemi
- İşbirliği
- Erişilebilirlik ve kullanım kolaylığı
- Üçüncü taraf araçlarla entegrasyon
- Dahili analitik ve raporlama
- Özelleştirme
- Mobil uygulama
Sonuç
Her işletmenin küçük, orta veya büyük ölçekli işletmesi ile ilgili olarak bir bilgi yönetim sistemine sahip olması gerekir. Bilgilerini hem çalışanlar hem de müşteriler için kolayca erişilebilir hale getirir.
Bilgi Yönetim Sistemi SSS'leri
Etkili bir KMS oluşturmak için kullanılan araçlardan bazıları nelerdir?
- Intranet
- extranet
- Belge yönetim sistemi
- İçerik yönetim sistemi
- Karar destek sistemi
- wiki
- Veri ambarı ve benzeri
Bilgi yönetimi döngüsü nedir?
Bilgi yönetimi döngüsü (KMC), yararlı bilgi oluşturmak için bir kuruluş içinde bilgileri toplamak, analiz etmek ve dağıtmak için atılan adımları tanımlar.
- En İyi Bilgi Yönetimi Yazılımı 2023: En iyi 21 seçim
- Ticaret Finansmanı: Genel Bakış, Tanım, Kurs, Örnekler
- ZAMAN YÖNETİM SİSTEMLERİ: En İyi Zaman Yönetim Sistemleri
- AĞ SİSTEMLERİ YÖNETİMİ: Nasıl Çalışır
- BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ: Tanımı ve Çeşitleri
- İŞ İÇİN E-POSTA SİSTEMLERİ: 17'de 2023+ En İyi Seçim (Ayrıntılı İnceleme)
Referans
