Bir insan kaynakları (İK) sistemi, işletmelerin çalışan verilerini yönetmesine yardımcı olan bir yazılım uygulamasıdır. İletişim bilgileri, iş unvanları, maaş bilgileri ve performans incelemeleri gibi çalışan bilgilerini saklamak ve izlemek için kullanılır. Şirketiniz ne kadar büyük veya küçük olursa olsun, insan kaynakları yazılımı, İK yöneticileri için insanları ve çalışan verilerini yönetmeyi kolaylaştırır. Ancak bu makale, bir İK sistemi, yönetimi, özellikleri, yazılım sistemleri ve örnekleri hakkında bilmeniz gereken her şeyi kapsar.
İK Sistemi Nedir?
Bir İK sistemi veya insan kaynakları sistemi, kuruluşların çalışan verilerini yönetmesine yardımcı olan kapsamlı, entegre bir sistemdir. Çalışan bilgilerini içeren bir veri tabanının yanı sıra çalışan performansını, katılımını ve faydalarını izlemek için araçlar içerir. İK sistemleri, İK süreçlerini kolaylaştırır ve kuruluşların iş gücünü yönetmesini kolaylaştırır.
Örneğin, iletişim bilgileri, iş unvanları, maaşlar ve performans incelemeleri gibi çalışan verilerini izlemek için kullanabilirsiniz. İK sistemleri ayrıca yeni çalışanların işe alınmasına, sosyal hakların ve tatil süresinin yönetilmesine ve raporlar oluşturulmasına yardımcı olabilir.
Bu nedenle, bir İK sistemi, bir kuruluşun en önemli varlığı olan insanlarını yönetmek için değerli bir araç olabilir. İK süreçlerini otomatikleştirerek, insan kaynakları sistemi zamandan tasarruf edebilir ve doğruluğu artırabilir. Çalışan verilerini tek bir merkezi konumda depolayarak, veri kaybını önlemeye de yardımcı olabilir ve çalışan eğilimlerinin izlenmesini kolaylaştırabilir.
İK Sistem Yönetimi Nedir?
İK sistem yönetimi, bu çalışan verilerinin takip edilerek doğru ve güncel olmasının sağlanması sürecidir. Bu, karmaşık ve zaman alıcı bir görev olabilir, ancak bir işletmenin sorunsuz çalışması için çok önemlidir.
Piyasada özellikleri ve örnekleriyle birlikte birçok farklı İK sistem yönetim yazılımı seçeneği bulunmaktadır. Popüler seçeneklerden biri HRMIS veya İnsan Kaynakları Yönetim Bilgi Sistemi olarak adlandırılır. Bu yazılım, kullanıcıların çalışan verilerini girmesine ve izlemesine olanak tanır. Diğer bir popüler seçenek ise HRMS veya İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi olarak adlandırılır. Bu yazılım, kullanıcıların çalışan verilerini izlemesine de olanak tanır, ancak bordro ve yan haklar yönetimi gibi ek özelliklere de sahiptir.
Bu arada, bunlar işletmelerin çalışan verilerini doğru bir şekilde takip etmesine yardımcı olur. Ayrıca bu yazılım, İK sistem yönetimi görevlerini çok daha kolay hale getirdiği için şirketler için büyük bir yardımcıdır.
İK Sistem Yazılımı Nedir?
Bir İK sistemi yazılımı, bir şirket içindeki insan kaynaklarını yöneten bir araçtır. Bu yazılım, iletişim bilgileri, iş unvanları, maaşlar ve performans incelemeleri gibi çalışan bilgilerini izler.
Sağlık sigortası ve emeklilik planları gibi çalışanlara sağlanan fayda programlarını oluşturmak ve yönetmek için İK sistemi yazılımını kullanabilirsiniz. Çalışan eğitim programları oluşturmak ve yönetmek için de kullanabilirsiniz.
Piyasada çeşitli İK sistemi yazılımları vardır ve bir kuruluş için en iyisi, kuruluşun özel ihtiyaçlarına bağlıdır. Örneğin, bazı İK sistem yazılımları küçük işletmeler için tasarlanırken, diğerleri büyük işletmeler içindir. Ek olarak, bazıları sağlık veya imalat gibi belirli sektörler içindir.
Bu nedenle, bir İK yazılım sistemi seçerken, kuruluş için en önemli olan özellikleri ve işlevselliği dikkate almak önemlidir. Ek olarak, sistemin ölçeklenebilirliğini ve gelecekte kuruluşunuzun ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamayacağını göz önünde bulundurun.
Bir İK Sisteminde Hangi Özellikler Bulunmalıdır?
İK sistem yönetimini kullanırken iyi bir sonuç alabilmek için yazılım sistemlerini, özelliklerini ve örneklerini kontrol etmelisiniz. Bu nedenle, burada bir İK sisteminin etkili olması için sahip olması gereken birkaç özellik vardır.
- İlk olarak, sistem iletişim bilgileri, iş geçmişi ve performans incelemeleri gibi çalışan verilerini izleyebilmelidir. Bu verilere, personel alımı ve gelişim hakkında bilinçli kararlar verebilmeleri için İK personeli ve yöneticileri tarafından kolayca erişilebilir olmalıdır.
- İkincisi, sistem iletişim ve işbirliği için sağlam araçlara sahip olmalıdır. Bu, İK personelinin bilgi paylaşmasına ve projeler üzerinde daha etkin bir şekilde birlikte çalışmasına olanak sağlayacaktır.
- Ek olarak, bir İK sistemi, maaş koçanlarını görüntüleme ve izin isteme gibi çalışanların self servis özelliklerine sahip olmalıdır.
- Ve son olarak, araç veya cihaz, hassas çalışan verilerini korumak için sağlam güvenlik özelliklerine sahip olmalıdır.
İK Sistem Türleri Nelerdir?
Her biri farklı özelliklere ve faydalara sahip birkaç İK sistemi vardır. Bazıları aşağıdaki gibidir:
1 numara. İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri (HRIS)
İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi (HRIS), çalışan bilgilerini depolamak ve yönetmek için merkezi bir veritabanı sağlayan bir yazılım uygulamasıdır. Bu bilgiler arasında çalışan iletişim bilgileri, iş geçmişi, eğitim, beceriler ve maaş bilgileri yer alabilir. Çalışan performansını ve şirket politikalarına uyumu izlemek için HRIS sistemlerini kullanabilirsiniz.
Zenefits İK
Çoğu zaman İK uzmanları, çalışan bilgilerini izleme sürecini kolaylaştırmak için HRIS sistemlerini kullanır. Bu, manuel veri girişi ve veri yönetimi ihtiyacını azaltarak zamandan ve paradan tasarruf sağlayabilir. Ek olarak, HRIS sistemleri çalışanlara bilgilerini görüntüleme ve güncelleme gibi self servis özellikler sağlayabilir. Böylece çalışan memnuniyetini artırır ve İK personelinin iş yükünü azaltır.
2 numara. Aday Takip Sistemi
Aday izleme sistemi (ATS), işe alım ihtiyaçlarının elektronik olarak ele alınmasını sağlayan bir yazılım uygulamasıdır. Çoğu firma, kurumsal bir web sitesinde veya iş panosunda açık pozisyonları paylaşmak, özgeçmişleri görüntülemek ve potansiyel adaylara e-posta veya metin yoluyla görüşme talepleri oluşturmak için bir ATS kullanır.
ATS'lerin çoğu özgeçmişleri okur ve puanlar ve adayları özgeçmişlerinin belirli anahtar kelimeler ve kelime öbekleriyle ne kadar iyi eşleştiğine göre sıralar. Bazı ATS'ler, beceriler ve iş geçmişi gibi bilgileri çıkaran özgeçmişleri de ayrıştırır. Bu bilgiler bir veritabanında saklanabilir ve bu da işe alım uzmanları tarafından aranabilir hale gelir.
#3. Performans Yönetim Sistemi
Performans yönetim sistemi, çalışanların üretkenliğini ölçmek, izlemek ve geliştirmek için organizasyon tarafından kullanılan bir araçtır. Araç, çalışanlara performansları hakkında geri bildirim sağlar, hedefler belirler ve ilerlemeyi izler. Ayrıca yöneticilerin eğitim ve gelişim ihtiyaçlarını belirlemesine olanak tanır.
Bir performans yönetim sisteminin faydaları, çalışanlar ve yöneticiler arasındaki gelişmiş iletişimi, artan çalışan motivasyonunu ve gelişmiş organizasyonel performansı içerir. Sistem ayrıca kuruluş içindeki sorunlu alanların belirlenmesine ve ele alınmasına yardımcı olabilir.
Mevcut birkaç farklı performans yönetim sistemi vardır ve bir kuruluş için doğru olan, kuruluşun özel ihtiyaçlarına ve hedeflerine bağlı olacaktır. Bu nedenle, bir sistem seçerken kullanım kolaylığı, maliyet ve mevcut sistemlerle uyumluluk gibi faktörleri göz önünde bulundurun.
#4. Zaman ve Devam Sistemi
Otomatik bir zaman ve katılım sistemi, verimliliği optimize etme ve operasyonel maliyetleri düşürme açısından herhangi bir kuruluş için harikalar yaratabilir. Ayrıca çalışanların moralini ve zaman yönetimini iyileştirmeye yardımcı olabilir. Zaman ve devam sistemi, çalışanların işe giriş çıkışlarını ve çalışma saatlerini takip etmelerini sağlayan bir yazılım uygulamasıdır.
Zaman ve katılım sistemleri çeşitli şekil ve boyutlarda gelir, ancak hepsinin amacı aynıdır: çalışanların zamanını ve katılımını izlemek. Bu sistemler pek çok özellik sunar, ancak en temel olanlar, çalışanların ne zaman işe girip çıktıklarını ve toplam çalıştıkları saatleri takip eder.
Bazı zaman ve devam sistemleri, tatil ve hastalık günlerini de izleyebilir ve fazla mesai gibi şeyleri hesaplayabilir. Daha gelişmiş sistemler, işleri kolaylaştırmak için bordro sistemleriyle bile entegre olabilir.
Ayrıca, bir zaman ve devam sisteminin sunabileceği pek çok farklı fayda vardır, ancak kuruluşunuz için doğru olanı bulmak çok önemlidir. Bunu yapmanın en iyi yolu, ihtiyaçlarınız için doğru aracı bulmanıza yardımcı olması için bir zaman ve katılım uzmanına danışmaktır.
# 5. Bordro Sistemi
Bir bordro sistemi, çalışanların ücretlerini, maaşlarını, kesintilerini ve ödemelerini yönetmek için kullanılan bilgisayarlı bir sistemdir. Cihazı maaş çekleri oluşturmak, çalışan katılımını izlemek ve vergileri hesaplamak için kullanıyorlar.
Her büyüklükteki işletme (küçükten büyüğe) bordro sistemlerini kullanır. Bordro sürecini otomatikleştirerek firmaların zamandan ve paradan tasarruf etmesine yardımcı olabilirler. Ayrıca, işletmelerin vergi kanunları ve yönetmeliklerine uyumlu kalmasına yardımcı olabilirler. Ayrıca bordro sistemlerini yazılımcılardan satın alabilirsiniz.
3 İK Sistemi Nedir?
Üç İK sistemi işe alım, performans yönetimi ve eğitim ve gelişimdir.
- İşe alma, bir şirket için nitelikli adayları çekmeyi, taramayı ve seçmeyi içerir.
- Performans yönetimi, amaç ve hedeflerin belirlenmesini, ilerlemenin ölçülmesini ve çalışanlara geri bildirim verilmesini içerir.
- Eğitim ve geliştirme, çalışanlara işlerinde başarılı olmaları için ihtiyaç duydukları beceri ve bilgileri sağlamayı içerir.
En Yaygın Üç İK Modeli Nedir?
En yaygın üç İK modeli, işlevsel, iş ortağı ve paylaşılan hizmetler modelleridir.
- İşlevsel model, İK'nın kendi işlev ve sorumlulukları ile ayrı bir departman olduğu geleneksel İK modelidir.
- İş ortağı modeli, İK'nın işletmeye entegre edildiği ve stratejik girdi ve tavsiye sağlamak için iş liderleriyle yakın bir şekilde çalıştığı yerdir.
- Paylaşılan hizmetler modeli, İK'nın merkezileştirildiği ve tüm kuruluşa hizmet sağladığı yerdir.
İK Sistemlerine Bazı Örnekler Nelerdir?
İK sistemleri söz konusu olduğunda, bilmeniz gereken örnekler vardır. İK sistemlerinin bazı popüler örnekleri şunlardır: BambooHR, ADP Workforce Now, Zenefits, Paycom ve Deltek Talent Management.
Temel İK Sistemleri Nelerdir?
Çekirdek İK sistemleri, İK operasyonlarının bel kemiğidir. Çalışan verilerinin, performans incelemelerinin, ücret ve yan hakların ve İK ile ilgili diğer faaliyetlerin izlenmesinden ve yönetilmesinden sorumludurlar. Ancak bu sistemler, çalışan veritabanlarını, İK yazılımlarını ve insan kaynakları politikalarını ve prosedürlerini içerebilir.
En İyi İK Sistemi Hangisi?
Tek bir "en iyi" İK sistemi yoktur. Farklı kuruluşlar farklı nedenlerle farklı sistemleri tercih edebilir. Bazı yaygın İK sistemleri, çalışan izleme sistemlerini (ETS), insan kaynakları yönetimi (HRM) yazılımını ve bordro sistemlerini içerir.
Bir İK Sistemine Neler Dahil Edilmelidir?
Bir İK sistemi, iletişim bilgileri, iş geçmişi ve performans incelemeleri gibi çalışan bilgilerini izlemenin bir yolunu içermelidir. Ayrıca şirket politikalarını ve prosedürlerini izlemenin bir yolunu da içermelidir.
En Büyük İK Sistemi Nedir?
En büyük İK sistemi genellikle en kapsamlı olan ve İK'nın çoğu alanını kapsayan sistemdir. Bu sistem genellikle en pahalı olanıdır ve uygulanması en zor olanıdır. Bununla birlikte, bir şirket için İK yönetimi açısından da en etkili olabilir.
İK Departmanları Hangi Sistemleri Kullanıyor?
Çoğu İK departmanı, işe alma sürecini yönetmeye yardımcı olmak için bir başvuru takip sistemi (ATS) kullanır. ATS'yi açık pozisyonları yayınlamak, özgeçmişleri görüntülemek, başvuranları izlemek ve görüşmeleri planlamak için kullanıyorlar. Bazı ATS'ler, performans yönetimi ve çalışan yerleştirme sistemleri gibi diğer İK yazılımlarıyla entegre olur.
Bir ATS'ye ek olarak, İK departmanları çalışanların self servis (ESS) sistemlerini de kullanabilir. ESS, çalışanların kişisel bilgilerini görüntülemek ve güncellemek, izin talep etmek, maaş koçanlarını görüntülemek ve daha fazlasını yapmak için kullanabilecekleri web tabanlı bir uygulamadır. ESS sistemleri genellikle çalışanların hesap bilgilerine erişebilmesi için bir mobil uygulama içerir.
Yukarı tamamlayan
Bir İK sistemi, herhangi bir organizasyonun kritik bir parçasıdır. Çalışan verilerini yönetmekten, çalışan performansını izlemekten ve çalışanlara sağlanan faydalar için araçlar sağlamaktan sorumludur.
Bir İK sistemi karmaşık ve kafa karıştırıcı olabilir, ancak her kuruluşun çalışan verilerini etkin bir şekilde yönetmek için buna ihtiyacı vardır. Birçok İK sistem yazılımı türü mevcuttur ve özellikler değişiklik gösterir. Bu nedenle, işletmeniz için bir İK sistemi seçerken, özel ihtiyaçlarınızı ve hedeflerinizi göz önünde bulundurun.
İlgili Makaleler
Referans
