Aynı günlük aktiviteler hem kişisel hem de profesyonel yaşamınızda gerçekleştirilir. Bu zihinsel yapılacaklar listesini takip etmek çok yorucu ve işi nadiren bitiriyorsunuz. Yaşam tarzınız gibi unsurları inceleyin, işve sizin için en iyi programı belirlemek için kişisel tercihler. Çalışanlar için verimli ve net bir çalışma programı yapmak çok önemli bir beceridir.
Bu yazıda, bir programa sahip olmanın faydalarını, nasıl yapılacağını, buna nasıl bağlı kalınacağını ve model olarak kullanabileceğiniz örnek bir günlük programı ele alacağız.
Takvim Nasıl Yapılır?
Programlama sanatı, önceliklerinizi tamamlamanıza ve uygun zamanda hedefler belirlemenize izin vermek için faaliyetlerinizi organize etmeyi gerektirir. Bir program yapmak, önümüzdeki gün, hafta veya ay için hedeflerinizi planlamanıza yardımcı olur ve onlara ulaşma yolunda ilerlemenizi sağlar. Doğru olanı seçmek için, şablonun gerçekleştireceği kesin işlevi belirleyerek başlayın, örneğin: proje yönetimi, çalışan vardiyaları, günlük programlar veya egzersiz planları arasından en iyisini seçin.
Tarife Türleri
1 numara. Geleneksel Tarifeler
Günlük, haftalık veya aylık zaman dilimleri gibi düzenli zaman aralıkları, geleneksel programların temelini oluşturur. Sıklıkla tutarlı görevler ve günlük görevler için kullanılırlar.
2 numara. Günlük planlar
Günlerini dikkatli bir şekilde planlaması gereken kişiler günlük programları kullanmalıdır. Bu programların yardımıyla, günü saatlik veya yarım saatlik bloklara bölerek size belirli taahhütler ve görevler için zaman planlama özgürlüğü verir. Bunlar, randevular, toplantılar ve kişisel işler dahil olmak üzere günlük etkinlikleri ve rutinleri düzenlemek için mükemmeldir.
#3. Haftalık Programlar
Haftalık program şablonları, yükümlülükler ve son tarihler hakkında kapsamlı bir görünüm sağlayarak tüm hafta boyunca görevleri planlamayı ve düzenlemeyi kolaylaştırır. Profesyoneller, kişisel taahhütlerini düzenlemek, toplantılar planlamak ve projeler için zaman ayırmak için kullanabilirler.
#4. Aylık Programlar
Aylık programlar, iş yükünüz ve hedeflerinizin daha kapsamlı bir görünümünü sunar ve daha uzun vadeli planlama için kullanılır. Aylık programınız, tamamlamanız gereken tüm görevlerin bir özeti veya bir veya daha fazla belirli hedef için özel bir izleyici olabilir.
# 5. Sabit Programlar
Sabit programlar, görevleri, ayak işlerini, projeleri veya ödevleri belirli zaman dilimlerine atayarak gününüzü planlamak için metodik ve yapılandırılmış bir yol sağlar. Rutin ve tutarlılıktan yararlanan kişiler bu tür bir program kullanmalıdır. sabit program
Sabit bir program, genel olarak haftada aynı miktarda çalışma saatine ve gününe sahiptir. Belirli iş saatlerinde müşterilere veya müşterilere hizmet vermek için iş arkadaşlarının veya personelin hazır bulunmasını gerektiren herhangi bir işletme bunu kullanabilir.
#6. Tam Zamanlı Program
Tam zamanlı çalışanlar genellikle haftada 35 ila 40 saat çalışırlar. Genellikle işin türü ve hacminin tam zamanlı uzmanlar gerektirdiği işlerle ilgilidir. Çalışanlara sağlanan faydaların alınması, birçok ABD eyaleti tarafından tam zamanlı programları olanlar için zorunludur.
#7. Esnek Program
Esnek bir program, bir çalışanın her gün en azından belirli bir süre (örneğin, altı saat) koyması gerektiğini belirtir. Çalışanın fiilen çalışma saatleri geldiği saate göre değişir çünkü Pazartesi günü saat 8:00'de başlayıp 2:00'da biter. Ancak Salı günleri saat 9:00'da gelir ve 3:00'e kadar kalır. Bu esnek strateji, insanların kendi zamanlarını kontrol etmeye devam ederken kendiliğindenliği benimsemelerini sağlar.
# 8. Değişken Program
Değişken bir program, çalışana, programın ana, sabit kısmına (çalışanın işveren tarafından uygun olduğu yerlerde) ek olarak iş günü için başlangıç ve bitiş zamanlarını seçme seçeneği sunar.
Program Kullanmanın Yararları
- Daha iyi zaman yönetimi ertelememek için ne zaman ve nasıl yapılması gerektiğine dair net bir planınız varsa mümkündür.
- Daha iyi organizasyon: Görevlerinizi bir program yardımıyla önceliklendirmek, en önemlilerinin önce bitirilmesini sağlar.
- Artan odaklanma ve üretkenlik: Bir programa göre çalışırken görevlerinize odaklanmayı sürdürmek, daha üretken olmanıza yardımcı olur.
- Indirimli stres: Görevlerinizin ve teslim tarihlerinin net bir listesini yapmak, her şeyi bitirme konusunda daha az stresli hissetmenize yardımcı olabilir.
- Herkesin son teslim tarihlerinden ve beklentilerden haberdar olmasını sağlamak için ekiple bir program paylaşılabilir, bu da iletişimi geliştirecektir.
Çalışanlar İçin Takvim Nasıl Yapılır?
Yöneticiler, çalışan planlaması için güvenilir ve eksiksiz bir sistem kullanarak ekiplerinin daha sorunsuz çalışmasına yardımcı olabilir. Ek olarak, üzerinde daha hassas kontrol sunabilir. kaynak yönetimi, daha düşük bordro maliyetleri ve yoğun zamanlarda daha iyi geçişler. Çalışanlar etkin bir şekilde programlanırsa, herkesin çalışırken tamamlaması gereken bir görevi vardır. İşletmenizin başarısı doğrudan çalışanlarınızı nasıl planladığınıza bağlıdır. Satışlar, bir vardiyadaki iş arkadaşı kombinasyonlarının yanı sıra çalışan sayısı, müşteri sayısı veya yapılması gereken iş hacminden etkilenebilir.
Etkin Olmayan Vardiya Planlamasının Etkileri
1 numara. Artan Devir Oranları
Yetersiz denetim veya personel eksikliği nedeniyle vardiyaları sırasında ihtiyaç duydukları desteği alamadıklarına inanan çalışanların memnuniyetsiz olma olasılığı daha yüksektir. Morali düşük, işinden memnun olmayan veya takdir edilmediğini hisseden çalışanlar yeni iş aramaya başlayabilir ve sonunda işinizden ayrılmaya karar verebilir.
2 numara. Dakiklik Eksikliği veya Gelmeme
Personelinize programlarınızı almaları veya görüntülemeleri için yeterli zaman vermezseniz veya onlarla hiç paylaşmazsanız, bir iletişim hatası yapma riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Zamanlama iletişimi ile ilgili sorunlar olduğunda, çalışanlar bir vardiyaya geç kalabilir veya hiç gelmeyebilir, bu da yetersiz personele yol açar.
#3. Verimlilik Düşüşleri
Personel, bir vardiya sırasında ihtiyaç duydukları kaynaklara sahip değilse, müşterilere gerekli özeni sağlayamayabilir veya işlerini zamanında bitiremeyebilir. Buna benzer şekilde, işletmeniz belirli bir vardiyada gereğinden fazla personel çalıştırıyorsa, personele sadece takılmak ve sohbet etmek için para ödeyerek kaynakları boşa harcıyorsunuz.
Çalışma Programları En İyi Nasıl Oluşturulur?
1 numara. Ekibinizi Tanımak İçin Biraz Zaman Harcayın.
Ekibinize aşina olmak, etkili çalışma programları geliştirmenin ilk temel adımıdır. Aşağıdakilerin bir listesini yapın:
- ilgili beceriler
- Azim, etkililik, güvenilirlik gibi kişisel özellikler
- Kimlik bilgileri, ilgili eğitim ve deneyim
- çalışıp çalışmadıkları tam zamanlı veya yarı zamanlı, lütfen belirtin.
- Kişilik tipi nedir - dışa dönük mü yoksa içe dönük mü?
- İşyeri gelenekleri, özellikle vardiyalar esnekse ve bazı çalışanlar diğerlerinden daha erken gelme eğilimindeyse
Ek olarak, belirli görevler, iş yükü, günün saati veya müşteri için uygun kişiler olduklarından emin olmalısınız.
2 numara. İş Yükünü Düşünmek için Zaman Ayırın
Ekibinizin kullanabileceği iş günleri ve saatleri için bir program hazırlamak seçeneklerden biridir. Sonuç olarak, Pazartesi'den Cuma'ya kadar esnek olan sekiz saatlik vardiyalarda çalışıyorsanız, her ekip üyesinin görevlerini tamamlaması için 40 saati olacaktır. Ardından, en önemli uzmanlarınızı en yoğun zamanları veya tamamlanması gereken en önemli görevleri takip ederek planlayabilirsiniz.
3 numara. Çalışanların Giriş ve Çıkış Sürelerini İzleyin
Şirketiniz fazla mesaiye izin verdiyse, çalışan zamanını takip etmek yalnızca fazla mesai saatlerini takip etmeye yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda çalışanlara çalışma saatlerinin net bir kaydını verir. Çalışanlarınıza hesaplarını nasıl takip edeceklerini öğretmelisiniz. iş başı yapmak ve çalışma programlarınızı oluşturmadan önce mesai saatleri. Bu amaçla, bir çalışanı kullanabilirsiniz. zaman saati uygulaması
#4. Etkili Ekip İletişimi İçin Bir Sistem Oluşturun
Ekip üretkenliğinin ve etkili çalışan zaman yönetiminin anahtarlarından biri, ekip üyelerini beklenen iş yükündeki son gelişmelerden, güncellemelerden veya değişikliklerden haberdar etmektir. Bu nedenle, çalışma programlarında herhangi bir değişiklik olup olmadığını herkese her zaman bildirdiğinizden emin olun ve sahip olabilecekleri herhangi bir soru veya talep için sizinle iletişime geçmeleri için onlara bir şans verin. Buna ek olarak, işverenler çalışma programlarındaki herhangi bir değişikliği ilk planlanan vardiyadan 7 ila 14 gün önce yayınlayacaktır.
# 5. İşten İzin Taleplerine Olabildiğince Saygı Duyun
Daha yüksek üretkenlik, daha mutlu çalışanların doğrudan bir sonucudur. Ek olarak, yönetimin endişelerini dikkate aldığını çalışanlara bildirmek, yüksek düzeyde çalışan memnuniyeti elde etmenin en iyi yoludur.
Bu nedenle, yapabiliyorsanız, belirli günlerde veya belirli saatlerde çalışmayı tercih eden çalışanları ağırlamaya çalışın. Ya da mümkün olduğunda, bir çalışanın tatil talebini yaptıklarında yerine getirmeye çalışın.
#6. Vardiya Başına En Az Bir Mükemmel Çalışan Planlayın
Şirketiniz vardiyalı çalışıyorsa, her vardiyada gerekli niteliklere, becerilere, deneyime ve kişisel özelliklere sahip personel açısından en iyi performans gösteren en az birinin bulunduğundan emin olun. Vardiyanın kalitesi ve aynı zamanda müşteri deneyimi büyük ölçüde geliştirilecektir. Ek olarak, daha az deneyimli çalışanlar, yüksek çalışma standartları için bir rol modele veya gerektiğinde yardım isteyebilecekleri birine sahip olacaktır.
Çalışanların Nasıl Planlanacağına İlişkin Tavsiyeler
Şirketiniz tipik iş günü sabah 9 ile akşam 5 arasında çalıştığında ve personelin çalışma haftası boyunca çeşitli vardiyalarda çalışmasını gerektirdiğinde, bir çalışan programı oluşturmak özellikle önemlidir. Aşağıdaki önerileri izleyerek verimli bir çalışan programı oluşturabilirsiniz:
1 numara. Başkalarını Düşünün
Ekibinizin her üyesinin çalışabileceği vardiyalar hakkında bilgi edinin. İşiniz büyük ölçüde esneklik gerektirse bile, personelinizin ofis dışında yükümlülüklerini yerine getirme çabalarınızı takdir edeceğini kabul edin. İyi bir şekilde dinlenmelerini sağlamak için ekibinize vardiyalar arasında yeterli dinlenme süresi (en az 8 saatlik geri dönüş) verin ve ailevi meselelerle ilgilenmeleri gerektiği için personeliniz tarafından yapılan talepleri karşılamak için elinizden gelenin en iyisini yapın.
2 numara. Güçlü Yönlere Göre Planlayın
Sahip olduğunuz en güvenilir çalışanlara göre vardiyalar oluşturun. Daha az deneyimli yöneticileri, yeni işe alımlarda çok az gözetimle iyi performans gösterebilen güvenilir çalışanlarla eşleştirin ve bunun tersi de geçerlidir.
3 numara. Kendinizi Açıkça İfade Edin
İster çevrimiçi ister şahsen yayınlanmış olsunlar, tüm çalışanların oraya yerleştirerek programlara kolayca erişebildiğinden emin olun. Hiç kimsenin son dakika değişikliklerine hazırlıksız yakalanmaması için ekip üyelerini güncellemeleri veya değişiklikleri planlamaları konusunda uyaran bir sistem oluşturun. Katılmak WhatsApp grup veya Slack kanalı, ekip üyelerinize program değişikliklerini hızlı bir şekilde bildirmenizi sağlar.
4 numara. Plan
ile yardımcı olan gelişmiş zamanlama bordro planlaması, iş-yaşam dengesinin korunmasına katkıda bulunur. Genel olarak konuşursak, en az 14 gün önceden bir çalışan programı oluşturmalısınız. Ekibinize daha önceden haber verebilirseniz, bu onların kişisel yaşamlarını daha iyi planlamalarına olanak tanır ve iş yerinde morallerini yükseltebilir.
Gününüzü Nasıl Planlayabilirsiniz?
Günlük bir programa sahip olmak, ihtiyaçlarınızı ve isteklerinizi önceliklendirme yeteneğinin yanı sıra üretken olmanız için ihtiyaç duyduğunuz yapıyı da sağlar. Hayatın hareketli parçalarını kontrol etmenin etkili bir yolu, günlük bir program oluşturmaktır. Ondan stres seviyenizi düşürecek ve çıktınızı artıracak bir yapı elde edebilirsiniz. Gerçek zamanlı olarak değişiklik yapma ve güncellemeleri takip etme esnekliği, çevrimiçi bir araç kullanarak günlük program şablonunuzu oluştururken gelir. Ek olarak, gününüzü planlayarak ve kendinizi başarıya göre konumlandırarak işinizi çeşitli şekillerde görselleştirebilirsiniz.
1 numara. Her Şeyin Listesini Yapın
Başlamak için tipik bir hafta boyunca tamamlamak istediğiniz hem kişisel hem de profesyonel tüm görevleri yazın. Düzenleme veya organize etmekten çok beyin fırtınasına odaklanın. Kahvaltı hazırlamak veya bulaşık yıkamak gibi rutin işleri ve ara sıra çarşaf değiştirmek veya çimleri biçmek gibi düzensiz işleri listelemeyi unutmayın.
2 numara. Öncelikleri Belirle
Listenizi yaptıktan sonra gözden geçirin ve günlük önceliklerinizin ne olması gerektiğine karar verin. Hem profesyonel hem de kişisel kullanım için istek ve ihtiyaçlarınızı gruplandırmak için bir fosforlu kalem kullanmayı düşünün. Örneğin, telefon aramalarına cevap vermek veya e-postalara yanıt vermek gibi günlük iş taleplerini mavi renkle ve tek başına kitap okumak veya arkadaşlarla kahve içmeye çıkmak gibi kişisel arzuları yeşil renkle vurgulayın. Listenizdeki her görev için bu adımları izleyin.
#3. Frekansı gözlemleyin
Vurgulanan öğeler listenizi gözden geçirin ve her görevi bitirmek istediğiniz veya tamamlamanız gereken sıklığı belirtin. Her ödevin yanına bir sayı koyun. Örneğin, dört gün boyunca kahvaltı yapmayı planlıyorsanız, o maddenin yanına “4” koyun. Çarşafları değiştirmek, genellikle haftada bir yaptığınız bir şeydir, bu yüzden yanına “1” koyun.
Verimlilik için gruplandırabileceğiniz herhangi bir görev olup olmadığını kontrol edin. Örneğin, "bulaşıkları yıkamak" ve "yüzeyleri silmek" günlük ev işleri listenizdeyse, bunları aynı anda veya birbiri ardına tamamlamayı düşünün, çünkü bunlar aynı malzemelerden bazılarını gerektiriyor ve aynı yerde bulunuyorlar. evin alanı. Görevleri kategorilere ayırırsanız, listedeki her görevi bitirmeyi daha kolay bulabilirsiniz.
# 5. Haftalık Takvim Oluşturun
Haftalık bir grafik üretilebilir, satın alınabilir veya yazdırılabilir. Hem iş hem de kişisel kullanım için haftalık ve günlük ihtiyaçlarınızı eklemeye başlayın. Programınızı olabildiğince esnek tutmak için her hafta tekrarlanan görevleri nerede bitirmenin mantıklı olduğuna karar verin. Örneğin, Cumartesi günleri altı öncelikli göreviniz yerine Pazartesi günleri tamamlamanız gereken yalnızca dört öncelikli göreviniz varsa, haftalık bir görev eklemeyi düşünün.
#6. İşinizi Optimize Etmek
Zaman kazanmak için düzene koyabileceğiniz veya optimize edebileceğiniz herhangi bir alan veya görev olup olmadığını görmek için haftalık programınızı inceleyin. Örneğin, genellikle pazar günleri market alışverişine gidiyorsanız ancak o gün diğer görevleri halletmek için zamanınız olmadığını fark ederseniz, bir market alışverişi teslimat hizmeti kullanmayı veya görevi hafta içi bir güne kaydırmayı düşünün. Bunu çok şey oluyormuş gibi görünen günlerde yapın.
#7. Görevleri Organize Et
Haftalık programınız optimize edildikten sonra, her gün tamamlanması gereken görevler için kabaca bir saatlik program yapın. Saatlik bir program oluşturmak yerine, "sabah", "öğlen", "öğleden sonra" ve "akşam" gibi zamanları engellemeyi düşünün. Bu şekilde, bir görev beklenenden uzun sürse veya acil bir durumla uğraşmanız gerekse bile programınıza devam edebilirsiniz.
# 8. Esnek ol
Programınızı birkaç hafta deneyin, ardından gerekli değişiklikleri yapın. Sabırlı ol; hem kişisel hem de profesyonel olarak ihtiyaçlarınızı karşılayan bir program oluşturmak birkaç hafta sürebilir. Öngörülemeyen görevler ortaya çıkabileceğinden her zaman esnekliğe yer bırakmayı unutmayın.
Günlük Programınızı Kullanma Yönergeleri
Yeni programınızın başarılı olduğundan emin olmak için şu önerileri uygulayın:
- Bir alışkanlık geliştirmenin zaman aldığını unutmayın. Birkaç hafta boyunca, ilerlemenizi değerlendirmeden önce programınıza bağlı kalmak için bilinçli bir çaba gösterin.
- Gerekli program değişikliklerini yapın. Başlangıçta oluşturduğunuz şeyin değiştirilmesi gerekebileceğinden, gerekirse görevlerinizin sıralamasında ayarlamalar yapın.
- Gecikmeler olduğunda programa geri dönün. Bu ayarlamalardan sonra, programınıza geri dönmeye bilinçli olarak karar verin.
- Biraz kıpırdatma odasına izin verin. Planınızdan saparsanız veya Pazartesi günü birkaç görevi tamamlamayı unutursanız, Salı gününün yeni bir gün olduğunu ve hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak güvenilir günlük rutinler oluşturmanız için size bir şans daha sunduğunu unutmayın.
- Makul hedefler belirleyin.
- Zaman ayırırken, her bir görevin ne kadar zaman gerektireceği konusunda makul olun.
- Programınızı düzenli olarak gözden geçirin ve değiştirin.
- Öncelikleriniz veya koşullarınız geliştikçe programınızı gerektiği gibi değiştirin. Bunu yaparken, programınızın yararlılığını ve etkinliğini sürdürebileceksiniz.
- Programınızı grupla paylaşın.
- Bir ekiple çalışıyorsanız, programınız hakkında açık ve açık sözlü olmak önemlidir. Herkesin aynı fikirde olması, birlikte başarılı bir şekilde çalışmalarını kolaylaştıracaktır.
Zamanınızı Planlamanın En İyi Yolu Nedir?
- Boş Vaktinizi Belirleyin.
- Önemli Görevlerinizi Planlayın.
- En önemli önceliklerinizi planlayın.
- İşlemlerinizi İnceleyin
- Görevlerinizi ayarlayın ve sıralayın.
- Programda boşluk bırakın.
- Gerektiği gibi uyarlayın
İdeal Program Nedir?
Gerçekçi bir program, ulaşılabilir hedeflere ve makul teslim tarihlerine sahip olandır. Paydaşların olmasını istediklerinin aksine, beklentiler göz önünde bulundurularak oluşturulmuş bir programdır. Etkili bir program, zaman yönetimine, günlük rutinlerin oluşturulmasına ve iş-yaşam dengesinin korunmasına yardımcı olabilir.
Günlük Program Nasıl İyileştirilir?
- Bir liste yap. Her gün yapmanız gereken her şeyi yazın.
- Gününüzü planlayın. Gün boyunca en üretken olacağınız zamana karar verin ve zamanınızı buna göre planlayın.
- Gün için bir program yapın.
- Benzer görevleri birleştirin.
- Odağınızı geliştirmek için araçlardan yararlanın.
- Dinlendiğinden emin ol.
5 Programlama İlkesi Nedir?
Kapsamı tanımlamak, görevler arasında kilometre taşları ve bağımlılıklar oluşturmak, her görevi tamamlamak için kaynakları tahsis etmek ve ardından gelişimi izlemek ve planın yolunda olduğundan emin olmak için rutin raporlama ile takip etmek, çizelgelemenin temel ilkeleridir.
Sonuç
Pek çok başarılı profesyonel, işleri halletmek ve kişisel hayatlarını tatmin edici kılmak için günlük rutinlerine bağlıdır. Bu rutinler sayesinde iyi çalışma alışkanlıkları edinebilir, ilişkilerine ve ilgi alanlarına öncelik verebilirler. Profesyonel ve kişisel hedefleriniz arasında sağlıklı bir denge kurmak için diğer önceliklerin yanı sıra mesleki gelişiminiz için önemli görevleri içeren bir günlük program yapın.
Zaman yönetiminizi ve üretkenliğinizi en üst düzeye çıkarmak istiyorsanız, gereksinimleriniz için ideal programı seçmek çok önemlidir. Etkili bir zamanlama stratejisine karar verirken hedeflerinizi, görevlerinizin doğasını, bireysel çalışma tercihlerinizi ve ekibinizinkileri hesaba katmak çok önemlidir. Her zaman yeni şeyler deneyin ve ihtiyaçlarınızı tam olarak karşılayabilmek için programınızı gerektiği gibi değiştirin.
İlgili Makaleler
- ÜRETİM TAKVİMİ: Tanım, Yazılım, Nasıl Optimize Edilir
- Çalışma Takvimi: Çalışanları Etkili Bir Şekilde Planlama Adımları
- PERSONEL PLANLAMA: EN İYİ PLANLAMA YAZILIMI
Referanslar
