Kuruluşların belgelerini düzenli tutmak için çeşitli yönetim araçlarını kullandıkları bir sır değildir ve şirketlerde belgeler için kullanılan araçlardan biri de dosya yönetim sistemleridir. Çoğu dosya yönetim sistemi, hem büyük hem de küçük ölçekli işletmelere yardımcı olacak birçok avantajla birlikte gelir. Bu, bir şirketin genel işlevlerini yönetmeye yardımcı olabilecek önemli bir araçtır. Ayrıca veri ve dosyaları benzersiz bir şekilde düzenlemeye ve düzenlemeye yardımcı olacaktır. Bu yazıda, dosya yönetim sistemi pencereleri, belge dosya yönetimi ve bir dosya yönetim sisteminin neleri gerektirdiği hakkında bilgi vereceğiz.
Bir dosya yönetim sistemi, kullanıcılara dosyalara izinler ve dosyalara sınır koyma yeteneği gibi erişim sağlar. Her türlü ticari kuruluş için bir dosya yönetim sistemi gereklidir, ancak dosya yönetim sistemi nedir? Bu yazıda, bir dosya yönetim sisteminin ne olduğu, tanımları, türleri, örnekleri ve daha fazlası hakkında bilgi vereceğiz.
Dosya Yönetim Sistemi Nedir?
Bir dosya yönetim sistemi (FMS), dosya yöneticisi olarak da adlandırılabilir. Bir sistemde dosyaları depolamaya, düzenlemeye ve adlandırmaya yardımcı olabilecek bir cihazdır. Bu süreç, dokümanların kolay bulunmasını sağlayarak kullanıcılara kolay erişim sağlayacaktır. Bir dosya yönetim sistemi herkes için bir avantajdır. Sadece kullanımı kolaylaştırır. Fiziksel dosya yönetiminin aksine, bir dosya yönetim sistemi her yerden çalışabilir. Ayrıca veriler ve bilgileri için daha derin ve daha iyi güvenlik sağlar.
Bir dosya yönetim sistemi, belgeleri dijital olarak düzenlemek için benzersizdir. Dosyaları dijital olarak depolamak, onları bulmayı çok daha kolay hale getirecektir. Bir anahtar kelime aramasıyla, ihtiyacınız olan dosyaları bulabilir ve ayrıca bunlarda değişiklik yapabilir veya başkalarının bunlara erişmesini kısıtlayabilirsiniz.
Dosya yönetim sistemleri fiziksel dosya yönetimine benzetilemez çünkü dosya yönetim sistemleri ile siz ve çalışanlarınız, konumunuz ve zamanınız ne olursa olsun verilere erişebileceksiniz. Daha yüksek yok olma veya kaybolma riski taşımazlar. Bunun yerine, dosyalarınızı şifreleyebilir ve birkaç kişinin erişimine açabilirsiniz. Dosya yönetim sistemleri, kuruluşların belgeleri ve verileri düzenlemesine yardımcı olur ve bunlara herhangi bir zamanda erişmeyi kolaylaştırır.
Bilgisayar sistemleri (pencereler) için dosya bakım cihazı olarak işlev görür. Kuruluşlar için dosyaların yönetilmesine yardımcı olur ve kişisel kullanım için de uygundur. Çoğu kuruluş, oluşturulmuş dizinleri (ikincil klasörler) ve alt dizinleri (alt klasörler) kullanarak verilerini ayrıntılı bir hiyerarşik sistemde saklar.
Dosyalar genellikle bu dizinler/klasörlerle yönetilir. Oluşturulan dizinlerin altında çeşitli alt dizinleriniz olabilir ve bu onları iyi organize eder.
Dosya Yönetimi Türleri Nelerdir?
Temel olarak üç tür Dosya yönetimi vardır. Bu dosya yönetimi türlerinin her birinin, gerçekleştirmek istediğiniz amaç ne olursa olsun, dosyaları yönetmenin çeşitli yolları vardır.
Dosya yönetimi türleri şunlardır:
#1. İlişkisel Dosya Yönetimi:
Bu, her dosyadaki veri kayıtları arasındaki mevcut ilişkiye ilişkin belgeleri/verileri düzenleyen ve yöneten bir dosya yönetimi türüdür. Verileri düzenlemek için daha kolay bir yöntemdir.
Birçok kuruluş, bir bilgisayar sisteminde kayıtlı dosyaları yönetmek, almak, geri yüklemek ve aramak için ilişkisel dosya yönetimini kullanır.
#2. Ağ Dosya Yönetimi:
Bu, bir uzak dosya erişim protokolü için istemci olarak çalışan bir dosya yönetimi türüdür. Ağ dosya yönetimi ile bir sunucudaki dosyalara erişiminiz olacak. Dosyaları bilgisayar sisteminde bulundukları yere göre düzenlemek için de en iyisidir.
#3. Hiyerarşik Dosya Yönetimi:
Hiyerarşik Dosya Yönetimi, Macintosh bilgisayarlarda kullanılabilmesine rağmen dosyaları yönetmek ve düzenlemek için idealdir. Bu tür dosya yönetimi, oluşturulan dizinleri ve bunların alt dizinlerini kullanarak dosyaları düzenler. Bir ana klasör oluşturmak ve çeşitli alt dizinlere sahip olmak, dosyaları daha aranabilir bir şekilde düzenlemeye yardımcı olacaktır.
En İyi Dosya Yönetim Sistemi Nedir?
En iyi dosya yönetim sistemini aramak zaman alabilir çünkü bu yazılımların çoğu esnek fiyat, kolay arayüz, güvenlik ve çok daha fazlası gibi en iyi hizmetleri sağlar. Ancak, bu genel bakışta sizin için en iyi dosya yönetim sistemlerinden bazılarını tartışacağız.
#1. Microsoft SharePoint'i:
Türkiye Dental Sosyal Medya Hesaplarından bizi takip edebilirsiniz. microsoft paylaşım noktası
Microsoft SharePoint, en iyi dosya yönetim sistemi olmaya devam ediyor. Bir uygulama olarak öne çıkmasını sağlayan benzersiz özelliklere sahiptir. İki veya daha fazla kullanıcının aynı anda bir belge üzerinde kurumsal olarak çalışmasına olanak tanıyan işbirliği araçlarıyla birlikte gelir.
Çoğu kuruluş, sistemde kayıtlı tüm dosyalarda özel meta veri alanları oluşturmak için Microsoft SharePoint kullanır. Tüm özelliklerinden yararlanmak için bazı eğitimlerden geçmeniz gerekebilir. Ancak, kolay bir arayüze sahiptir.
#2. eFileCabinet tarafından Rubex:
Türkiye Dental Sosyal Medya Hesaplarından bizi takip edebilirsiniz. efilekabine
eFileCabinet, tüm kullanıcılar için uygun olan en iyi dosya yönetim sistemlerinden biridir. Ucuzdur ve belgelerinizi sorunsuz bir şekilde düzenlemenize yardımcı olacak en iyi özelliklerden bazılarını sunar.
eFileCabinet, yeni kullanıcılar için kolaylaştıran sezgisel bir arayüze sahiptir. Uzaktan erişilebilen bulut tabanlı bir yazılımdır.
Bu iyidir çünkü belgelerinizi her yerden kolayca yönetebilirsiniz.
#3. M-Dosyaları:
M-file, dosya yönetimi için en iyi özelliklerden bazılarını sunar. m-file sadece dosyalarınızı korumakla kalmaz, aynı zamanda belgeleriniz için de güvenlik sağlar. Güvenilirdir ve birden fazla fiziksel belgenin dijitalleştirilmesine yardımcı olur.
M-files, belgeleri iyi organize eden sezgisel ve kullanımı kolay bir arayüze sahiptir. Bu platform ile belgelerinizi zahmetsizce yönetebilirsiniz. Ayrıca geri alma işlemi, sürüm kontrolü, meta veri açıklaması ve otomatik iş akışları gibi özelliklerle birlikte gelir.
Dosya Yönetiminin Önemi Nedir?
İster küçük ister büyük olsun, dosya yönetimi herhangi bir ticari kuruluş için çok önemlidir. Dosya yönetimi, ofis işlerini çok daha kolaylaştırır.
İşte dosya yönetiminin önemi:
#1. İyi Yapılandırılmış Dosyalar:
Dosya yönetimi, çoğunlukla dosyaları kolayca erişilebilecek şekilde düzenlemekle ilgilidir. Dosya yönetimini kullanmanın temel önemlerinden biri, iyi yapılandırılmış dosyalar oluşturmaktır. Dosya yönetimi sistematik olarak iyileşir ve belgeyi iyi organize eder.
Dosya yönetim sistemleri ile belgelerinizi çok zorlanmadan kolayca dijitalleştirebilirsiniz. Ayrıca anahtar kelime arama ile onları daha hızlı bulabilirsiniz.
Ayrıca, dosya yönetimi araçlarıyla dosya oluşturabilir, silebilir, alabilir, saklayabilir veya düzenleyebilirsiniz.
#2. Güvenlik:
Birçok şirket, önemli belgelerinin güvenliği konusunda endişe duymaktadır. Ancak bir dosya sistemi yönetim sistemi ile elektronik dosyalarınızı koruyabilirsiniz.
Dosyalarınıza yetkisiz erişimi kolayca kısıtlayabilir veya belgelerinizi şifreleyebilirsiniz. Bunu yapmak, belgelerinizi bozulmaya veya silinmeye karşı koruyacaktır.
#3. Artan Verimlilik:
Dosya yönetimi yalnızca bir kuruluşta verimliliği artırmakla kalmayacak, aynı zamanda kaynakları artıracak ve maliyetleri azaltacaktır. Dosya yönetim sistemleri çalışmayı kolaylaştırır ve zaman yönetimine yardımcı olur. Dosya yönetimi ile dijital dosya yönetimi daha kolay ve hızlıdır.
Dosya yönetiminin faydaları arasında verimliliğimizi artırma yeteneği de vardır.
5 Temel Dosyalama Adımı Nelerdir?
Dosyalama adımlarını takip etmek önemlidir. Ancak, işte 5 temel dosyalama adımı:
- Konuya veya kategoriye göre dosyalama
- Alfabetik Sırayla Doldurma
- Sayısal Sırayla Dosyalama
- Yer/Coğrafi Sıraya Göre Doldurma
- Tarihlere Göre Doldurma/Kronik
Dosya Yönetiminin Ana Bileşenleri Nelerdir?
Dosya yönetimi, bir organizasyonun üretkenliğini artırmaya yardımcı olacaktır. Ancak, iyi organize edilmiş dosyalar elde etmek için dosya yönetiminin bileşenini anlamak çok önemlidir. Dosya yönetiminin ana bileşenleri şunlardır:
#1. Doğru Dosya ve Klasör Adları:
Etkileyici dosya yönetimi için doğru dosyaları ve klasör adlarını iyi organize edilmiş bir şekilde girmeniz gerekir. Doğru adlar sağlamak, onları bulmayı çok daha kolay ve hızlı hale getirecektir. Dosya yönetimi söz konusu olduğunda dosya ve klasör adları çok önemlidir.
#2. Dizinler/Klasörler:
Dizinler, dosya yönetiminin çok önemli bir bileşenidir. Klasör adlarını doğru girmek önemli olsa da, kuruluşunuzun ihtiyaç duyacağı toplam klasör sayısını net bir şekilde görebilmeniz de önemlidir.
Dosyaları ve dizinleri hiyerarşik bir biçimde de düzenleyebilirsiniz.
Ayrıca, oluşturulmuş dizinlerdeki (ikincil klasör) ve alt dizinlerdeki (alt klasörler) tüm dosyalarınızı kapsayabilecek daha fazla klasörünüz olmalıdır. Bu kesinlikle onları bulmayı kolaylaştıracaktır.
#3. Dosya depolama:
Dosya depolama, dosya yönetiminin önemli bir bileşenidir. Dosyalarınızı kolayca birkaç klasör halinde düzenleyebilir ve bunları depolama sistemine veya dosya yönetim sistemlerine kaydedebilirsiniz. Dosya depolama sisteminden de kayıp dosyaları geri yükleyebilirsiniz.
Dosya Yönetim Sistemi Örnekleri
Dosya yönetim sistemlerine örnekler:
- Apple iCloud
- dropbox
- eFileCabinet
- Canto ile dosya yönetimi
- Google Drive
- M Dosyaları
- Microsoft onedrive
- Microsoft SharePoint
- VİYANA Avantaj Topluluğu
Doküman Dosya Yönetim Sistemi
Belge dosya yönetim sistemi, bulut tabanlı bir depolama sistemidir. Dosya sistemi ile projeleri dijitalleştirme, geri yükleme, onaylama, etiketleme, tamamlama, güvenceye alma ve düzenlemeye uygun otomatik bir yazılım çözümüdür.
Belge dosya yönetim sistemi daha hızlı çalışır ve belgeleriniz için tam kapsama alanı sağlayabilir. Çoğu DMS yazılımı, kaynak, zaman, maliyet ve işçilikten tasarruf etmenize yardımcı olur ve ayrıca belgelerinizi iyi organize edilmiş bir şekilde düzenlemenize yardımcı olur.
Belge dosya yönetim sistemi, dosya indeksleme için çeşitli yollar sunar. Yalnızca farklı dosya biçimlerini tanımlamak için ideal olmakla kalmaz, aynı zamanda belgeleri bulmayı, paylaşmayı ve düzenlemeyi de kolaylaştırır. Belgeleri ve dosyaları otomatikleştirmek için kullanılabilir.
Gelişmiş şifreleme standartları, belgelerin birinci sınıf güvenliği, belgeler için geniş yedekleme depolaması, güvenli veri depolaması ve daha fazlası gibi güvenli verileri içeren bir belge dosya yönetim sistemi kullanmanın pek çok faydası vardır.
Dosya Yönetim Sistemi Windows
Windows dosya yönetim sistemleri, bilgisayar dosyalarının yönetimini kolaylaştıran işletim sistemine yerleşik hizmetlerdir.
Dosya yönetim sistemi yazılımı veya Windows, dosyaların düzenlenmesine, bulunmasına, düzenlenmesine, göz atılmasına ve dosyalar hakkında daha fazla bilgi sağlanmasına yardımcı olur. Ayrıca büyük dosya grupları üzerinde çalışırlar ve işletim sisteminin onları iyi organize etmesi için çeşitli şekillerde yardımcı olurlar.
Pencere sistemleri, her zaman sistemde bulunan varsayılan bir dosya yönetim aygıtıdır. Dosya yönetim sistemi, Windows'ta bir dosya yöneticisidir. Bu varsayılan dosya yöneticisinin dosyalar üzerinde sınırlı kapasitesi vardır, bu nedenle genellikle belge yönetim sistemleri araçlarıyla desteklenir. Diğer pencere dosya yöneticisi araçları, çift komutan, SharePoint, excel, google masaüstü, dizinler ve diğerleridir. Ancak mac sistemlerinde “finder” gibi bir cihaz bulacaksınız.
Bununla birlikte, gelişmiş belge yönetim sistemi araçları, önemli dosyalarınızı iyi yapılandırılmış yollarla düzenlemenize yardımcı olabilir, bu da sizin ve çalışanlarınızın bunlara daha hızlı ve daha kolay erişmesini sağlar. Çünkü DMS, varsayılan dosya yöneticisinden daha büyük bir kapasiteye sahiptir ve ayrıca dizinlerdeki dosyaların bakımı ve düzenlenmesi gibi daha gelişmiş seçenekler sunar.
Sonuç
Dosya yönetim sistemleri, dosyaların sorunsuz bir şekilde düzenlenmesi için gerekli araçlardır. Kişisel kullanım için olabileceğinden yalnızca işletme sahipleriyle sınırlı değildir.
En iyi dosya yönetim sistemini bulmak, dosyalarınızı erişim verdiğiniz herkesin erişebileceği şekilde düzenlemenize ve düzenlemenize yardımcı olacaktır. Ayrıca uygun maliyetli ve kullanımı kolaydır. Bu genel bakışın aramanıza yardımcı olacağını umuyoruz.
Dosya Yönetim Sistemleri SSS'leri
Küçük ölçekli şirketler bir dosya yönetim sistemi kullanabilir mi?
Evet, küçük şirketler dosyaları için dosya yönetim sistemlerinden yararlanabilir.
Varsayılan bir dosya yöneticisi ile dosya yönetim sistemlerine ihtiyaç var mı?
Evet, kendinizi kolay ulaşılabilir bir şekilde organize etmenize ve daha gelişmiş özellikler sağlamanıza yardımcı olacaklardır.
{
“@bağlam”: “https://schema.org”,
“@type”: “SSSSayfası”,
“ana Varlık”: [
{
“@type”: “Soru”,
“name”: “Küçük ölçekli firmalar dosya yönetim sistemi kullanabilir mi?”,
"kabul edilen cevap": {
"@cevabı yazın",
"metin": "
Evet, küçük şirketler dosyaları için dosya yönetim sistemlerinden yararlanabilir.
"
}
}
, {
“@type”: “Soru”,
“name”: “Varsayılan bir dosya yöneticisi ile dosya yönetim sistemlerine ihtiyaç var mı?”,
"kabul edilen cevap": {
"@cevabı yazın",
"metin": "
Evet, kendinizi kolay ulaşılabilir bir şekilde organize etmenize ve daha gelişmiş özellikler sağlamanıza yardımcı olacaklardır.
"
}
}
] }
