Gider yönetim sistemleri, bir şirketin manuel gider raporlamasında yer alan maliyeti yönetmesine yardımcı olur. Örneğin seyahat gider yönetimi sistemleri, kuruluşun çalışanlarının seyahat giderlerini takip etmesine ve yönetmesine yardımcı olur. Aynı şey telekom gider yönetim sistemleri için de geçerlidir. Bu sistemler para üretemese de manuel raporlamanın neden olduğu maliyetleri azaltarak tasarruf etmeye yardımcı olurlar. Bununla birlikte, bulut tabanlı sistemlere biraz göz atarak gider yönetimi sistemlerinin faydalarına ve örneklerine bakalım.
Gider Yönetim Sistemleri Nelerdir?
Gider yönetim sistemleri, çalışan maliyet geri ödeme sürecinin çoğunu otomatikleştiren yazılımlardır. Yazılım kağıt ihtiyacını ortadan kaldırır, harcamaları yönetmek için harcanan zamanı azaltır ve hataları azaltır.
Gider Yönetimi Programları Neye Bakar?
Gider yönetim sistemleri, işçilerin geri ödenebilir giderlerinin kaydını, takibini, onaylanmasını ve ödenmesini otomatik hale getirir. İzin verilen (veya onaylanmayan) harcamaların fazla harcanmamasını garanti etmek için şirketin gider yönetimi stratejisiyle birlikte çalışırlar.
Bir gider yönetim sistemi ayrıca şirketin gelecekteki harcamalarla ilgili daha iyi kararlar almasına ve gerekli politika değişikliklerini bildirmesine yardımcı olan analitik yetenekler sağlar. Son olarak sistem, tüm giderleri doğru bir şekilde raporlayarak şirketlerin uyum ve sorumluluğu sürdürmesine yardımcı olur.
Gider Yönetim Sistemlerinin Özellikleri
Aşağıdakiler, gider yönetimi sistemlerinin en önemli özelliklerinden ve yeteneklerinden bazılarıdır:
- Tüm çalışan makbuzlarını takip edin.
- Personelin akıllı telefonlarını kullanarak makbuzları yakalamasına izin verin.
- Makbuzları merkezi bir gösterge panosuna yerleştirin.
- Harcama sınırlamaları ve şirket politikaları oluşturun.
- İşletmelerin bu sınırları ve kuralları gerektiği gibi değiştirmesine izin verin.
- Kurumsal kredi kartlarına bağlanın (varsa)
- Makbuzları uygun onaylayıcılara gönderin.
- Bu onayları yönetin veya ek dikkat gerektirenleri vurgulayın.
- Politika ihlallerini inceleyin.
- Ödeme için geri ödeme çekleri planlayın.
Neden Gider Yönetim Sistemi Kullanmalısınız?
Manuel gider raporu yönetimi hem maliyetli hem de verimsizdir. Küresel İş Seyahati Derneği, ortalama olarak şunların gerektiğini tahmin ediyor:
- Bir gider raporunu tamamlamak için 20 dakika
- Bir harcama raporunu düzeltmek için 18 dakika.
- Bir harcama raporunu işlemek için 58 ABD doları
- Bir gider raporunu düzeltmek için 52 dolar
Gider yönetimi süreçlerini otomatikleştiren şirketler, bu kritik operasyon için harcanan zaman ve para miktarını önemli ölçüde azaltabilir. Aynı zamanda işletmeler, bireysel çalışanların harcama alışkanlıklarına ilişkin daha derin bilgiler edinerek olağanüstü yüksek harcamaları belirlemeyi ve bunlarla başa çıkmayı kolaylaştırır.
Gider Yönetim Sistemi Nasıl Seçilir
Günümüzde çok sayıda gider yönetim sistemi mevcuttur ve bunların hepsi eşit yaratılmamıştır. Herhangi bir teknoloji satın alımında olduğu gibi, çözümün uygun miktarda işlevsellik sağladığından, şirketinizin özel ihtiyaçlarını karşılayabildiğinden ve yüksek düzeyde satış sonrası destek içerdiğinden emin olmak isteyeceksiniz.
Sağlayıcılar arasında kontrol etmek ve karşılaştırmak için ortak özellikler şunları içerir:
- Belge yönetimi aracılığıyla oluşturulan denetim izleri.
- Basit, uyarlanabilir onay süreçleri.
- Gerçek zamanlı çalışan uygunluk kontrolleriyle özelleştirilebilir gider politikaları.
- Çok çeşitli cihazlarda mobil erişilebilirlik.
- Raporlama ve analitik
- Diğer yazılım uygulamalarıyla entegrasyon.
Şirketinizin gereksinimlerini belirledikten sonra, olasılıklarınızı inceleyin ve gösteriler talep edin. Bir gider yönetim sistemini etkin bir şekilde kullanan diğer işletmelerle (ideal olarak kendi alanınızda) konuşun ve nihai seçiminizi yapmadan önce sayısız olasılığı tarttığınızdan emin olun.
Bulut Tabanlı Gider Yönetim Sistemleri
Bulut tabanlı Gider Yönetimi sistemleri, ne kadar büyük veya küçük olursa olsun, kuruluşunuzun genişlemesine yardımcı olabilir. Yalnızca uygun maliyetli olmakla kalmazlar, aynı zamanda hata alanını azaltırlar ve kuruluşunuzun mali durumunu daha derinlemesine anlamak için gelişmiş analitikler sunarlar.
Bulut Tabanlı Gider Yönetim Sistemleri Nelerdir?
Bulut bilişim, kuruluşların çalışma şeklini değiştirdi. Veri toplama, depolama ve işleme süreçlerini tamamen dönüştürdü. Bulut bilişim özellikleri, müşteri bağlantılarından gider yönetimine ve veri güvenliğine kadar işin birçok alanında devrim yarattı.
Bulut tabanlı gider yönetimi sistemlerinin sorumlulukları şunları içerir:
- Maliyet düşürme fırsatları bulma
- Toplam giderlerin incelenmesi
- Aşırı Harcamayı Yönetme
Bulut tabanlı olduğunda ilişki çok daha basitleşir ve hata veya uzlaşma için daha az alan bırakır. Aynı zamanda etkili bir para tasarrufu stratejisidir. Ayrıca, herhangi bir anda nerede olurlarsa olsunlar, çalışanlar ve işletme sahipleri aynı sayfadadır.
Çoğu zaman, bir gider bulutu, aşağıdakiler gibi diğer yazılım özellikleriyle entegrasyona da izin verir:
- Seyahat planlama yazılımı
- Zaman yönetimi yazılımı
- İş gücü yönetimi için yazılım
- muhasebe yazılımı
Bulut Tabanlı Gider Yönetim Sistemlerini Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
#1. Hızlı ve ucuzdur.
Harcama işlemleri söz konusu olduğunda, eski “vakit nakittir” sözü bundan daha doğru olamazdı. Gider yönetimi gelir yaratmaz, ancak her şirketin yolunda gitmesi için yapması gereken bir şeydir.
Bulut tabanlı bir gider yönetim sistemi kesin, basit ve kullanımı kolaydır. Ağır iş zaten arka planda yapıldı. Kullanıcıların yapması gereken tek şey gerekli bilgileri ve sayıları girmektir.
Bulut tabanlı otomatikleştirilmiş gider yönetimi sistemlerinin kullanılması, insan hatası için minimum alan bıraktığından maliyet kontrolü sağlar. Bir manuel yaklaşımdan otomatik bir yaklaşıma geçerek BT giderlerini ve her bir raporu işleme maliyetini önemli ölçüde azaltabilir.
#2. Sorunsuz işbirliğine izin verir.
Çalışan harcamaları söz konusu olduğunda, satın almaların çoğu seyahat ederken yapılır. Ama bir deste makbuz biriktirip eve döndüğünüzde harcadıklarınızı girdiğiniz günler çoktan geride kaldı.
Finans ekipleri ve diğer personel, cari harcama raporlama yazılımını kullanarak birçok yerden etkileşim kurabilir. Makbuz yönetimi işlevi, işletmelerin gider verilerini merkezi bir depolama konumundan (bulut) görüntülemesine olanak tanır.
#3. Hata olasılığını ortadan kaldırır.
Personel makbuzları ne kadar uzun tutarsa veya talep ve giderleri girmek için ofise dönmeyi beklerse, hata olasılığı o kadar artar.
Bir gider yönetim sistemi, giriş ve işlemedeki hataları ortadan kaldırır. Bunun temel nedeni, bilginin herhangi bir yerden ve herhangi bir zamanda yayılabilmesidir.
Bulut tabanlı bir sistem ayrıca daha fazla şeffaflık sağlar. Ayrıca, çevrimiçi harcama raporlama yazılımı, mükerrer faturaları hızlı bir şekilde algılayarak, raporlanan sayılar üzerinde bir etkisi olmadan değerlendirilmelerine ve silinmelerine olanak tanır.
#4. Bu daha guvenli
Veri ihlallerinin çoğu insan hatalarından kaynaklanmaktadır. Çalışan eylemlerinin nasıl bir güvenlik ihlaliyle sonuçlanabileceğine dair bazı örnekler:
- Bazı bilgiler yanlışlıkla sızdırılır.
- Yanlış alıcılara gönderilen e-postalar
- Belgeler yanlış yerleştirilmiş veya çalınmış.
- donanım hırsızlığı
- Yetersiz şekilde atılan evrak işleri
Bulut tabanlı maliyet yönetimi sistemlerini seçtiğinizde en büyük siber güvenlikten yararlanacaksınız. Ayrıca, çalışanlar herhangi bir yerden veri girebildiğinden, diğer şeylerin yanı sıra, yanlış yerleştirilmiş kağıtlar ve e-posta yoluyla hassas bilgiler gönderme olasılığı daha düşüktür.
Çalışanlarınıza yanlış e-postaları açma, kötü niyetli bağlantılara tıklama veya güvenli olmayan ağları kullanma gibi şeyleri çevrimiçi bir kurs veya geçici eğitim materyalleri oluşturarak öğretmeyi unutmayın. Ne kadar bilgili olurlarsa, korunan gider bulutunuzdan o kadar fazla yararlanırsınız.
#5. Gelişmiş analitik ve şeffaflık sağlar.
Bulut tabanlı bir Gider Yönetim Yazılımı hem erişilebilir hem de karmaşıktır. İşletmelere ve kullanıcılara dikkat gerektiren alanlarda görünürlük sağlar. Bulut tabanlı bir Gider Yönetim Yazılımı yalnızca erişilebilir değil, aynı zamanda akıllıdır. İşletmelere ve kullanıcılara, harcama yönetimi ve iş süreci optimizasyonu gibi iyileştirilmesi gereken alanlarda görünürlük sağlar.
Yöneticiler, verilere tutarlı ve şeffaf erişime sahip olduklarında daha uygun maliyetli seyahat düzenlemeleri için pazarlık yapabilirler. Ayrıca, hataları veya kasıtlı dolandırıcılığı meydana gelmeden önce hızla tespit edebilirler.
En İyi Gider Yönetim Sistemleri
#1. Zoho Masrafı
Zoho Expense, serbest çalışanlardan büyük şirketlere kadar herkes için idealdir. Platform, harcama yönetimini kolaylaştırır. Başvurudan geri ödemeye kadar her şey hızlı ve kolaydır.
# 2. Divvy
Divvy tamamen kullanım kolaylığı üzerinedir. Bu ücretsiz maliyet yönetimi programı, harcamalarınızı takip etmek için ihtiyaç duyduğunuz kadar kredi kartına bağlanmanızı sağlar. Tüm işlemlerin kayıt altına alınması ve kategorilere ayrılması sürecini hızlandırır. Bir daha asla geri ödemeler için makbuz aramanız gerekmeyecek!
#3. Rydoo Harcamaları
Rydoo Expense, hızla büyüyen orta ila büyük ölçekli kuruluşlar için mükemmeldir. Harcama platformu, harcamalarınızı istediğiniz zaman istediğiniz yerden yönetmenizi sağlar. Finansal maliyetlerin üstünde kalmanıza yardımcı olan, kullanımı kolay ve kontrollü bir harcama yöneticisi alırsınız.
#4. TazeKitaplar
FreshBooks, öncelikle küçük işletmeler için oluşturulmuş küresel bir muhasebe yönetimi yazılımıdır. En yüksek müşteri memnuniyeti seviyelerinden birine sahiptir. Freshbooks'un 24 milyon abone tabanı, piyasadaki en yüksek harcama yönetimi ürünlerinden birini sağladığını gösteriyor.
#5. pahalılaştırmak
Expensify, herkes tarafından kullanılabilecek bir harcama yönetimi programıdır. Kişisel finansal raporlamadan büyük şirket harcama yönetimine kadar her türlü ihtiyacı karşılayabilir. Yazılım, basit veri ve raporlama odaklı süreçler aracılığıyla harcamaları, işlemleri ve parayı gerçek zamanlı olarak kontrol eder.
QuickBooks Masraf Yönetimi Yapar mı?
Burada listelenmemiş olsa da QuickBooks, kuruluşunuz için kullanabileceğiniz etkili gider yönetimi araçlarından biridir.
Seyahat ve Masraf Yönetim Sistemleri
Seyahat yönetimi zaman alıcıdır, ancak gider yönetimi sistemleri, tüm seyahat harcamalarınızın net bir resmini görmenizi sağlar.
Doğru sistem ve yazılımlarla iş seyahatlerini düzenlemek, değiştirmek ve yönetmek çok daha kolay hale geliyor. Ayrıca, kısıtlı finansmana sahip küçük firmalar için kritik olan para tasarrufuna ve fazla ödemeden kaçınmaya da yardımcı olabilir.
Seyahat ve Masraf Yönetim Sistemleri Nelerdir?
Seyahat ve gider yönetimi sistemleri, kurumsal seyahat giderlerini yönetmek ve izlemek için hepsi bir arada çözümlerdir. T&E yönetim sistemleri, ister seyahat planlamak, ister seyahat eden çalışanları izlemek veya gider raporları hazırlamak için olsun, kurumsal seyahate personel gönderen firmalar için gereklidir.
Kurumsal seyahat ve gider yönetimi sistemleri her büyüklükteki işletmeye yardımcı olabilir. Herhangi bir sorunla karşılaşırsanız, kurumsal seyahat masraflarınızın yanı sıra uzman müşteri hizmetleri konusunda tam bir perspektife sahip olmak çok önemlidir. Ayrıca şirketinizin seyahat politikasına göre seyahat planlamasına yardımcı olur ve faturalandırma sürecinizi kolaylaştırır.
En Etkili Seyahat ve Masraf Yönetim Sistemleri
#1. SeyahatPerk
TravelPerk, müşterilerin kurumsal seyahati planlamasını ve yönetmesini kolaylaştıran bir iş seyahati yönetim platformudur. Sistem, iki büyük gider yönetimi platformu olan Rydoo ve Circula dahil olmak üzere çeşitli farklı ürünlerle arayüz oluşturur. Bu, ihtiyacınız olan her şeye tek ve basit bir platformda sahip olmanızı garanti eder.
TravelPerk aynı zamanda esnek bir seyahat çözümü olan FlexiPerk'i de sağlayarak kuruluşlara savurgan seyahat masraflarını azaltmada yardımcı olur. İki saat öncesine kadar iptal eden işletmeler FlexiPerk ile paralarının en az %80'ini geri alabilirler.
#2. Bilgi
Fyle, firmaların ve kişilerin giderleri ve geri ödemeleri daha etkin bir şekilde yönetmesine yardımcı olan bir gider yönetimi yazılımıdır. Muhasebe ve personel veri entegrasyonlarına ek olarak sorunsuz seyahat harcaması raporlaması sağlamak için TravelPerk ile arayüz oluşturur. Ayrıca finansal yöneticilere T&E prosedürleri üzerinde kapsamlı kontrol ve görünürlük sağlar.
Fyle, kurumsal seyahat planlamasına yardımcı olamaz, ancak TravelPerk ile kombinasyonu, seyahat yöneticilerine tüm iş seyahati operasyonlarını yürütmek için tek bir konum sağlar. Travelperk kullanılarak rezerve edilen tüm geziler, faturalar ek olarak eklenerek Fyle'da gider olarak oluşturulacaktır. İki çözüm birlikte çalışarak size seyahat masraflarınızın tam bir resmini sunar.
#3. SAP Anlaşması
SAP Concur, hepsi bir arada bir seyahat ve gider yönetimi yazılımıdır. Daha basit bir seyahat yönetimi deneyimi için iş operasyonlarınızın otomasyonuna yardımcı olur. Otellerde, uçak biletlerinde ve taksilerde bulunur.
#4. Seyahat Bankası
TravelBank, harcama ve seyahat yönetimini birleştiren başka bir yazılımdır. Seyahat ve harcama yönetiminizi basitleştirmenize yardımcı olacak çeşitli ürünler sunar.
Genel olarak tüketiciler TravelPerk'i kurmanın, kullanmanın ve yönetmenin TravelBank'tan daha kolay olduğunu söylüyor. TravelPerk, gözden geçirenlerin taleplerini TravelBank'tan daha iyi karşılar ve TravelPerk'in müşteri hizmetleri ekibi tarafından sağlanan yüksek kaliteli yardım rakipsizdir.
#5. Emburse Sertifikası
Emburse Certify, doğrudan platformdan veya başka bir seyahat yönetim sistemi ile entegre olarak seyahat rezervasyonu yapmanızı sağlayan bir gider yönetimi programıdır.
Bu yazılım, harcama raporları sunmanıza, ödenecek hesapları işlemenize ve faturaları tek bir platformdan yönetmenize olanak tanır.
Telekom Gider Yönetim Sistemleri
Telekom gider yönetimi (TEM) sistemlerinin amacı, sabit telefon hattı aylık giderlerini kontrol etmekti. O zamandan beri, risk ve maliyeti azaltmak amacıyla kablosuz, ses ve veri hizmetlerinin yönetimini içerecek şekilde büyümüştür. Finans, BT ve satın alma departmanları, kurumsal iletişim ve envanterin maliyet yönetimini basitleştirerek bu hizmetleri kullanmaktan kazanç sağlar.
Telekom gider yönetim sistemleri, hedeflerin yerine getirilmesini garanti altına almak için faturalandırma ve harcamaların günlük olarak izlenmesi yükünü hafifletmek için artık otomatikleştirilmiştir. İletişim sistemleriniz, mobil cihazlarınız ve devreleriniz üzerinde tam bir görünürlüğe sahip olmak, bir işletmeye, verimliliğin geliştirilmesine yardımcı olan bir harcama anlık görüntüsü sağlar. C-seviyesi teknoloji stratejik karar verme süreci de TEM yazılım ürünleri tarafından desteklenmektedir.
TEM yazılımının işlevleri, çok çeşitli güvenlik yetenekleri sağlayan ve dolayısıyla ticari kullanım için uygun olan mobil cihaz yönetimi (MDM) işlevleriyle karşılaştırılabilir. TEM malları ise daha çok aşağıdaki alanlara odaklanmaktadır:
- Envanter kontrolü ve değişiklik yönetimi
- Kaynak Bulma
- Satın alma ve gerçekleştirme
- fatura yönetimi
- Gider kontrolü (doğrulama ve optimizasyon dahil)
- Ters ibraz ve kullanım yönetimi
- faturaların ödenmesi
- Kurumsal Mobilite Yönetimi (EMM)
Telekom Gider Yönetimi (TEM) sistemleri şunları içerir:
Clearview, Cass Telecom Expense Management (TEM), Saaswedo mytem360, Tangoe Platform, Upland Cimpl, Widepoint Telecom Lifecycle Management, brightfin (MobiChord + Mobile Solutions + visage) ve One Source, telekom gider yönetimi sunan şirketlerden sadece birkaçı.
Gider Raporlarını Nasıl Yönetirsiniz?
- İyi tanımlanmış bir harcama politikasına sahip olun.
- Giderleri raporlamayı ve izlemeyi basitleştirin.
- Kurumsal Kredi Kartlarını kullanılabilir hale getirin.
- Rutin bir denetim oluşturun.
Microsoft Excel, giderleri yönetmenize nasıl yardımcı olabilir?
Gider izleme şablonları Excel'de mevcuttur. Çeşitli işletme harcamaları için alt başlıklar içeren Gider Raporu şablonu popüler bir seçenektir. Veriler, kullanıcının ihtiyaçlarını karşılamıyorsa, her biri kendi etiketine veya başlığına sahip olabilen veya değiştirilebilen veya kaldırılabilen sütunlar olarak sunulur.
Aylık giderleri nasıl yönetiyorsunuz?
Kazancınızın %50'sini ihtiyaçlara, %30'unu lükse ayırarak, gereksiz şeylere fazla harcamaktan kaçınabilir ve yine de bir miktar para biriktirebilirsiniz. Kira/ipotek, kamu hizmetleri, yiyecek, giyecek ve diğer diğer harcamaların tümü gereklilik örnekleridir.
Gider ve maliyet arasındaki fark nedir?
"Maliyet" ve "gider" terimleri bazen birbirinin yerine kullanılsa da, ikisi arasında şirketlerin dikkate alması gereken önemli farklılıklar vardır. Giderler, personel maaşları veya bir vitrin kirası gibi tekrar eden maliyetlerken, maliyetler bir varlığı satın almak için gereken ilk harcamalardır.
Harcamalar ne zaman kaydedilmeli?
Muhasebenin tahakkuk esasına göre, bir şirketin gelirleri ve giderleri, sırasıyla kazanıldıktan ve gerçekleştikten sonra mümkün olan en kısa sürede kaydedilir. İşlemlerin yalnızca nakit fiilen el değiştirdiğinde kaydedilmesini gerektiren muhasebenin nakit esasına aykırı olarak, bu işlem defterlere ancak daha sonra yansıtılır.
Özetlemek
Gider yönetim sistemleri, işletmelere kurumsal seyahat, telekom ve ilgili masrafları organize etme ve yönetme konusunda yardımcı olabilir. İşletmeler, doğru gider yönetim sistemlerini kullanarak masraflardan ve güçlüklerden tasarruf etmeye yardımcı olabilir. Eksiksiz bir seyahat ve gider yönetim sistemi, hem seyahat yöneticisine hem de finans yöneticisine daha uygun maliyetli seyahat programları oluşturmada yardımcı olur.
Sık Sorulan Sorular
Masraf geri ödeme sistemi nedir?
Masraf geri ödeme sistemi, işletmelerin işle ilgili harcamalar için kendi paralarını harcayan çalışanlarına geri ödeme yapma şeklidir.
Gider geri ödemeleri gelir olarak sayılır mı?
Gider geri ödemeleri, çalışanlar için brüt gelirin bir parçası olarak vergilendirilebilir.
Harcama yönetimi platformu nedir?
Harcama yönetimi platformları, bordro dışı işletme giderlerini izleyen ve yöneten yazılımlardır.
İlgili Makaleler
- Rekabet avantajı nasıl elde edilir
- İŞ GİDERLERİ KATEGORİLERİ: Dikkate Alınacak En İyi 2023 İş Gider Kategorileri
- KONUT GİDER ORANI: Nedir & Nasıl Hesaplanır
- Gider Yönetimi: Tanım ve 13 En İyi Gider Yönetimi Yazılımı
- NİHAİ GİDER: Sigorta Teminatları ve Sigorta Şirketleri
Referanslar
