Bir etkinlik düzenlemek için önerilere mi ihtiyacınız var? Uygun yere geldiniz. Yıllar içinde çok sayıda grubun ev sahipliği yaptığı etkinliklere katıldık. Ayrıca, göz önünde bulundurmanız gereken tüm özellikleri listeleyemesek de kullanabileceğiniz bir ton en iyi uygulamamız var (bu genellikle etkinliğin türüne bağlıdır!). Ayrıca, hiçbir şeyin gözden kaçmaması için etkinlik hazırlığınız için bu ücretsiz, kullanımı kolay kontrol listesini oluşturduk. Sanal bir etkinlik planlıyorsanız yardımcı olabiliriz. Etkinlik planlama, hizmetler, en iyisini sunan şirketler ve daha fazla uzatmadan planlamak için yapılacaklar listesi hakkında bilmeniz gereken her şey burada.
Hadi yuvarlanalım!!!
Etkinlik Planlama
İnsanlarda ömür boyu sürecek anılar bırakan bir performans üretmek için insanları ve etkinlikleri koreografiye sokma heyecan verici becerisi, etkinlik planlama olarak bilinir. Bir konferans, kurumsal etkinlik, bağış toplama, ticaret fuarı veya başka herhangi bir etkinlik türü olsun, bir etkinliği planlamak ve sergilemek için canlı bir sahne performansını yönetmeye benzer. Seyahat etmeyi sevenler için, zengin otelleri ve ilgi çekici yeni yerleri ziyaret etmek ve dünyanın dört bir yanından gelen konuşmacılar ve katılımcılarla sosyalleşmek için harika bir fırsat sunuyor. Ve tüm bunları çok fazla özgürlük ve bağımsızlığa sahipken yapacaksınız!
Etkinlik Planlayıcısı kimdir?
Genellikle toplantı ve/veya kongre planlayıcısı olarak anılan bir etkinlik planlayıcısı, bir düğün planlayıcısıyla karıştırılmaması için iş toplantılarının ve etkinliklerinin tüm yönlerini düzenleyen kişidir. Sıklıkla nerede toplantı yapacaklarına karar verirler, ulaşımı planlarlar ve diğer birçok detayı organize ederler.
Bir Etkinlik Planlayıcısı Ne Yapar?
Etkinlik koordinatörleri, bir etkinliğin başından sonuna kadar her yönünü düzenler. Örneğin, toplantı planlayıcıları, katılımı ölçmek ve toplantının amacını belirlemek için bir toplantıdan önce müşterilerle buluşacak. Toplantı boyunca ziyaretçi kaydı ve konuşmacının görsel/işitsel kurulumu gibi toplantı ayrıntılarıyla ilgilenirler. Katılımcılar, konferansın ardından en önemli ilgi alanlarını belirlemek için ankete tabi tutulur.
Ayrıca, otel ve kongre merkezleri gibi toplantı mekanları, etkinlik planlayıcıları tarafından aranır. Tesislerin konaklama ve hizmet sunma kabiliyetini, ziyaretçilerin oraya gitmesinin ne kadar kolay olacağını ve yerel cazibe merkezlerini hesaba katarlar. Planlayıcılar artık çevrimiçi bir toplantının yüz yüze bir toplantıyla aynı hedeflere ulaşıp ulaşamayacağını da hesaba katıyor.
Bazı Etkinlik Planlama Temelleri Nelerdir?
Olay kavramsallaştırma, planlama, organizasyon ve operasyon sanatı (ve bazen bilimi) olay planlama olarak bilinir. Önemli, büyük ölçekli bir etkinliğin iyi gitmesi gerektiğinde bir etkinlik koordinatörü veya planlama ajansıyla iletişime geçme zamanı. Sorunsuz olay üretimi ve yürütülmesini garanti edebilen kilit hizmet sağlayıcılar, olay planlayıcılarıdır. Bu görevleri ticari sergiler, üst düzey etkinlikler, yardım amaçlı galalar ve diğer pek çok etkinlik için yürütürler.
İnsanlar Neden Etkinlik Planlama Hizmetlerini Kiralıyor?
İnsanları etkinlik planlama hizmetlerini kullanmaya iten iki ana faktör vardır:
- Böylece katılımcılar ve onur konukları fonksiyona dikkat etmeden eğlenebilirler.
- Olayın aksamadan gitmesi için.
Örnek olarak normal bir düğünü düşünün. Birçok nişanlı çift, düğün düzenlemelerini koordine etmek, organize etmek ve gerçekleştirmek amacıyla etkinlik planlayıcıları veya etkinlik planlama hizmetlerini kullanır. Böylece yeni evliler yemek, park etme, gürültücü misafirleri kovma gibi şeylerle uğraşmak zorunda kalmayacak, bunun yerine özel günlerinin tadını çıkarabilecek ve evliliğe odaklanabilecekler. Bunun yerine düğün planlayıcısı bu tür ayrıntılarla ilgilenir.
Ek olarak, bazı olaylar - özellikle yüzlerce veya daha fazla kişinin olduğu olaylar - o kadar karmaşıktır ki, bunları kendi başınıza yeterince planlamanız ve düzenlemeniz neredeyse imkansızdır. Deneyimli, bilgili etkinlik planlayıcıları, kalabalıkların nasıl yönetileceğinin, ne kadar yiyecek tedarik edileceğinin ve önemli bir etkinliği oluşturabilecek veya mahvedebilecek diğer unsurların farkındadır.
Etkinlik Planlama Hizmetleri
Etkinlik planlama hizmetlerinin tam olarak neyi kapsadığını merak ediyor olabilirsiniz. Her etkinlik çok özel olduğu için, verilen hizmetler de her etkinlik için farklı olacaktır. Sonraki paragraflarda en iyi 5 etkinlik planlama hizmetimizi ve bir uzman tutmanın faydalarını keşfedin.
1 numara. mekan
Bir yer bulmak göründüğünden çok daha zordur. Kapasite, kullanılabilirlik ve bütçe gibi düşünülmesi gereken çok şey var. Bazı yerlerde tercih edilen yemek şirketi listesi bulunurken, diğerleri dışarıdan yiyecek getirilmesine izin verir. Dışarıdan işçi getirmenize izin vermeyebilecekleri için mekan tarafından sağlanan bekleme personelini ve barmenleri kullanın.
Konum kolayca ulaşılabilir mi? Şehir dışından gelenler için yakınlarda otel var mı? Etkinlik için kendi çarşaflarınızı, sandalyelerinizi ve masalarınızı sağlamanız gerekecek mi? Yukarıda belirtilen soruların cevapları son derece göz korkutucu olabilir. Tigris Events bu ihtiyacı karşılıyor. Uygun olup olmadıklarını belirlemek için çeşitli ayarları incelemenin biraz zaman alabileceğinin farkındayız. Etkinlik koordinatörlerimiz, bütçenize ve tercih ettiğiniz konsepte uygun, mükemmel mekanların kısa bir listesini size verecektir. Seçim, sunumlarına bakarak sadece birkaç saniye içinde belirlenebilir!
2 numara. Sanat ve Eğlence
Bir mekanın görünümü ve atmosferi, dekor tarafından kökten değiştirilebilir. Çiçekler, masa süsleri, logolar, arka planlar ve diğer şeyleri içerir. Dekor, samimi mi yoksa büyük bir çekiciliği mi hedeflediğiniz konusunda belirleyici faktör olacaktır. İdeal kutlamanızı görselleştirmenize yardımcı olmak için, bir etkinlik planlayıcısı dekoru sağlayacak, fikirler ve zemin düzenleri sunacaktır. Etkinliğinizin gidişatını değiştirecek bilgi birikimine sahip sağlayıcılar önerdiler.
Canlı bir grup, bir DJ ve hatta akrobatlar olası eğlence alternatifleridir! Ziyaretçilerinizi gerçekten etkilemek istiyorsanız sihirbaz, puro sarma istasyonları veya kumarhane oyunları gibi etkileşimli eğlenceleri de dahil edebilirsiniz. Sezonluk etkinlikler için de sık sık maskotlar sunuyoruz! Yetenek seçim süreci, etkinlik planlama hizmetlerinin her satıcıya sunduğu tek duraklı alışveriş ile kolaylaştırılır.
#3. yemek servisi
Açık büfe akşam yemeğini mi yoksa ordövrleri mi seversiniz? Özel bir içecek dahil olacak mı? Sadece yiyeceğin miktarını değil, aynı zamanda yiyeceğin türünü de teyit etmelisiniz. Herhangi bir diyet kısıtlaması veya gıda alerjisi var mı? Etkinliğiniz için yiyecek-içecek için pazarlık yaparken, bu konular uygun şekilde dikkate alınmalıdır. Çeşitli firmaların sunduğu ikram alternatifleri ve yemek sunum biçimleri etkinlik planlama hizmetlerinin bir parçasıdır. Bir etkinlik planlayıcısı ile anlaşarak, toplantınız için doğru miktarda ve türde yiyecek sağlandığından emin olabilirsiniz. Konuklara kağıt davetiye mi yoksa elektronik davetiye mi gönderiyorsunuz? LCV'leri nasıl yönetiyorsunuz? Yerinde kayıt olacak mı? Manuel veya bilgisayarlı seçenekler var mı?
Onaylanan ziyaretçilerin yaklaşık sayısını bilmek, etkinliği etkili bir şekilde planlamanıza yardımcı olabilir. Davetiye dağıtımını, LCV yönetimini ve konuk kayıt personelini yönetecek bir etkinlik planlayıcısı işe alarak tüm süreci basitleştirin.
#4. Etkinlik Personeli
Ayrıca, etkinlik personeli tam hizmet veren bir etkinlik planlama şirketi tarafından sunulmaktadır. Bu kişiler barmenlik, karşılama ve kayıt konularında yardımcı olabilir. Etkinliğinizde aktivasyon varsa, önemli mesajlaşma, ürünler ve hediye çantaları dağıtma ve katılımı teşvik etme konusunda yardımcı olabilirler. Etkinlik personeli her zaman kayıt ve vestiyer için kullanılmalıdır. Duruma cilalı bir his verir!
Etkinlik Planlama Şirketleri
Bu tanınmış etkinlik planlama şirketleri her yıl çıtayı yükseltiyor. Ayrıca ustaca sahne çalma performansları da seyircide iz bırakıyor. Yaklaşan etkinliğiniz için kullanabileceğiniz dünyanın en iyi etkinlik planlama şirketlerine ilişkin öneriler için aşağıya bakın.
1 numara. Bassett Etkinlikleri, Inc.
Toronto, Kanada'da bulunurlar ve tam etkinlik prodüksiyonu ve tasarımı, satıcı sözleşmesi müzakeresi, personel, sponsor ve medya yönetimi, video prodüksiyonu ve daha fazlasını içeren çok çeşitli hizmetler sunarlar. İster yüksek profilli özel partiler, ister hayırsever etkinlikler veya abartılı bir düğün düzenliyor olun, Bassett Events'ten öteye gitmeyin. Jennifer Bassett'in yönetimindeki küçük grup, en güzel durumlara bile bir sürpriz duygusu katmakta ustalaşıyor.
2 numara. MKG
Insights araştırması, deneyimsel strateji, yaratıcı kampanya geliştirme, sergi ve ortam tasarımı, etkinlik üretimi ve daha fazlası gibi hizmetleri hem New York City hem de Los Angeles'taki konumlarla sunmak. Büyük markalar harika ürün lansmanları, Instagram'a layık ortamlar ve unutulmaz "marka deneyimleri" üretmek istediklerinde MKG'ye gelirler. Bu organizasyon tipik olaylar oluşturmaz. Web sitelerinde, gerçek boyutlu sanat enstalasyonları, yetişkin boyutlu top çukurları ve sosisli tahterevalli bulabilirsiniz.
3 numara. David Tutera
Los Angeles'ta bulunur ve satıcı yönetimi, planlama, üretim ve etkinlik konsepti ve tasarımı gibi hizmetler sunar. Bu nedenle David Tutera, hem bir TV sunucusu hem de gelinlik tasarımcısı olarak gösterişli bir düğün planlaması konusunda çok bilgili. Ekip, en canlı hayal gücünüzü harekete geçiren ve en yüce özlemlerinizi gerçekleştiren deneyimler sağlamayı amaçlıyor.
#4. Mükemmel Bir Etkinlik
Chicago'da bulunabilirler ve etkinlik yönetimi, çiçekler, kırtasiye malzemeleri, stil, iyilikler ve daha fazlasını sağlayabilirler. Debi Lilly'nin etkinliklerde uzun bir kariyeri vardır ve etkinlik planlamasını müşterilerinin gerçeklerden kaçmasına yardımcı olmak için kullanır. Etkinlik tasarlama ve üretmenin yanı sıra işletme, DL Lounge adında küçük bir etkinlik mekanı da işletiyor. Tanınmış müşterilere hizmet vermek, Debi'nin bildiği bir şeydir. En bilinen olay, Oprah'ın canlı doğum günü kutlamasıydı.
# 5. harikalar diyarı
Şirketin Londra, New York City ve Miami'de ofisleri vardır ve marka geliştirme, etkinlik tasarımı ve prodüksiyonu, deneyimsel pazarlama, sosyal medya ve daha fazlasını sağlar. Diğer yerleşik firmalarla karşılaştırıldığında, Events by Wonderland daha olumlu, çağdaş ve genç bir tavır sergiliyor. Wonderland, "yaratıcı odaklı deneyimsel" etkinlikler aracılığıyla lüks, seyahat, perakende, teknoloji ve diğer marka dikeylerinde 15 yılı aşkın bir deneyime sahiptir.
Etkinlik Planlama Kontrol Listesi
Bir etkinlik planlama kontrol listesi, kendi başına bir etkinlik planı olması gerekmediğinden, bir gösteri veya etkinlik bütçesi yerine kullanılmamalıdır. Bunu, etkinliğin her yönünü kronolojik sırayla ve koordinasyon için son teslim tarihlerini listeleyen bir referans olarak düşünün. Bir etkinlik planlama kontrol listesi kullanarak rota boyunca önemli olan her şeyi kaçırmayı önleyebilirsiniz. Basitçe söylemek gerekirse, başarılı bir etkinlik gerçekleştirebilmeniz için sizi doğru yolda ve düzenli tutar. Herkese uyan tek bir şablon diye bir şey yoktur, bu nedenle onu ihtiyaçlarınıza ve hedeflerinize göre uyarlamanız çok önemlidir. Başlamak için etkinlik planlama kontrol listenize eklemeniz gereken her şeye bir göz atalım.
1 numara. Etkinlik Planlama Kontrol Listesi için Şablon Yapın.
Kontrol listenizi oluştururken her öğeyi bir şablona koyun. Google Docs veya Microsoft Excel'de kendi şablonunuzu oluşturabilir veya çevrimiçi olarak bir şablon bulabilirsiniz. Asana veya Podio gibi bir proje yönetim sistemi kullanarak etkinlik çalışanlarınızla da işbirliği yapabilirsiniz.
2 numara. Etkinliğin Gerekliliklerine Karar Verin.
Planlama kontrol listesinden sonra, etkinliğiniz için temel bileşenlerden bazılarını seçin:
- Saat ve tarih
- Lokasyon
- fırsat türü
- Etkinlik amacı
- Etkinliklerin hedefleri
- Seyirci
Bunların her birini kontrol listenize bir yapılacaklar öğesi olarak ekleyerek bu adımları atlamadığınızdan emin olun.
#3. Etkinlik İçin Bütçe Yapın.
İlgili tüm maliyetleri düşündüğünüzde, bir etkinlik bütçesi hazırlamak zor olabilir. Bir Microsoft Excel elektronik tablosu ile yapmak kolaydır. Önce kiralama, yemek ve dekor gibi daha geniş alanlarla başlayın. Son olarak, tüm harcamaları her bir kategoriye ayırarak Excel'in işi sizin yerinize yapmasına izin verin.
#4. Etkinliğin Düzenini oluşturun.
Katılımcılar üzerinde en fazla etkiye sahip olan etkinlik öğelerini kapsadığı için etkinlik planlamasının özü budur. Bunları keşfederken planlama etkinliği kontrol listenize eklemeniz gereken kesin şeyleri düşünün.
- Programı
- Düzen
- Tema
# 5. Dekoru hazırlayın.
Dekor sadece çekici değil; başarılı bir etkinlik için gereklidir. Tüm bazlarınızı kapladığınızdan emin olmak zor olabilir çünkü bu, kiralama ve buketlerden masa örtülerine ve vurgu parçalarına kadar değişir. Katılımcıların olayı beş duyularıyla deneyimleyecekleri için ne göreceklerini kendinize sorun. ses, koku, dokunma ve tat
#6. Yemek ve İçeceklerinizde Yaratıcı Olun.
Birlikte yemek yemek dostluğun gerçek bir ifadesi olduğundan, yiyecek ve içecek bir toplantının odak noktası olabilir. Yemek yetiştirmenin bir simgesidir, bu nedenle ev sahibinin özenli misafirperverlik gösterme şansı vardır. Kontrol listeniz, ideal yemek şirketini seçebilmeniz, menünüzü güncel tutabilmeniz, çevreyi koruyabilmeniz ve en önemlisi ziyaretçilerinizin memnun ve sevilmiş olarak ayrılmalarını sağlayabilmeniz için bu inceliklerde gezinmenize yardımcı olur.
#7. Bir Pazarlama Stratejisi Oluşturun.
Etkinlik pazarlaması heyecan yaratır, beklentileri yükseltir ve sağlıklı bir katılım sağlar. Etkinlik öncesi ve sonrası pazarlama planı, bir etkinlik kontrol listesi yardımıyla tüm bu kanallarda eşlenebilir. Çevrimiçi bir proje yönetim aracı bu noktada sizin ve ekibiniz için çok kullanışlı olacaktır.
# 8. Beklenmedik ve Küçük Ayrıntılara Hazırlıklı Olun.
En küçük detayların önemli bir etkisi olabilir. Bu nedenle, ziyaretçilerinizin deneyimini etkileyebilecek her küçük ayrıntıyı takip etmelisiniz. Bunlar, toplantı planlayıcılarına dahil edilmesi gereken küçük ama çok önemli şeylerdir.
# 9. Etkinliğin günlük Lojistik Şemasını oluşturun.
Oluşturmayı planlamanız gereken olay lojistiği zaman çizelgesine, satıcının gelişinden ve kurulumundan çalışma ve olay sonrası sökmeye kadar her şeyin dakika bazında bir zaman çizelgesi dahil edilmelidir. Etkinlik günü pek çok hareketli unsur vardır, dolayısıyla öngörülemeyen durumlar kesinlikle ortaya çıkacaktır. Etkinlik günü ayrıntılarını bir T'ye kadar bilmiyorsanız, daha sonra önemli bir sorun olarak ortaya çıkacak herhangi bir şeyi kaçırma riskiniz vardır. Kontrol listenizi, etkinlik günü için derinlemesine bir program yapmak için kullanabilirsiniz. bu ekstra endişeye gerek yok.
Etkinlik Planlamanın 7 Unsuru Nelerdir?
Etkinlik altyapısı, seyirci, katılım, organizatörler, mekan ve medya, etkinlik yönetiminin yedi ana bileşenidir. Bu bileşenlerin tümü, etkinlik yazılımınız tarafından yönetilebilir olmalıdır.
Etkinlik Planlama Süreci Nedir?
Bütçeleme, zaman çizelgeleri oluşturma, etkinlik yerlerini seçme ve rezerve etme, izin alma, yemekleri organize etme, ulaşımı organize etme, bir tema bulma, etkinlikleri planlama, konuşmacıları ve açılış konuşmalarını seçme, ekipman ve tesisleri ayarlama ve risk yönetimi, hepsi etkinlik planlamasının bir parçasıdır.
Bir Etkinlik Planlayıcısı Ne Yapar?
Etkinlik planlayıcısı, mekan seçimi, ikram ve sanatçı kiralama dahil olmak üzere etkinliklerin düzgün bir şekilde yürütülmesini sağlamak için gereken tüm hareketli unsurları organize etmekten sorumludur. Etkinlikten önce, tüm ayrıntıları organize ederler ve lojistik gününü denetlerler.
Etkinlik Planlama Sürecinin Beş Aşaması Nedir?
Aşama 1 – Araştırma ve Hedef Belirleme.
2 – Etkinliği Tasarlayın.
3 – Etkinliği Markalayın.
4 – Koordinasyon ve Gün Planlaması
5 – Olayı Değerlendirin
Etkinlik Planlamanın Altı PS'si Nelerdir?
Hizmet pazarlamasının bu yedi P'si, hatırlamıyorsanız Ürün, Fiyatlandırma, Yer, Promosyon, Fiziksel Kanıt, İnsanlar ve Süreç olarak bilinir.
İlgili Mesajlar
- ETKİNLİK PLANLAYICILARI NE KADAR KAZANIR: İş Başına Gelir
- ETKİNLİK PAZARLAMASI: Etkinlik Pazarlaması İçin En İyi Rehber
- OLAY YÖNETİM ARAÇLARI: Anlamı, Türleri ve Nasıl Kullanılacağı
- FİNANSAL PLANLAYICI: Nasıl Sertifikalı Finansal Planlayıcı Olunur?
- ŞEHİR PLANLAYICI OLMAK: Kariyer Uygulamaları (Adımlar ve Gereksinimler)
Referanslar
