Çalışan bilgilerinin doğru kayıtlarını tutmak, insan kaynakları başarısı için kritik öneme sahiptir. Bir insan kaynakları yöneticisi, süpervizörü veya uzmanıysanız, uyumlu belgeler için gereken çeşitli kayıt türlerini anlamak avantajlı olabilir. Güncel, yasal olarak uyumlu çalışan kayıtlarını tutmak, olası davalardan kaçınmanıza, insan kaynakları departmanınızda tutarlılığı artırmanıza ve önemli bilgileri yeni işe alınanlara iletmenize yardımcı olabilir. Bu gönderide, işverenlerin tüm çalışan kayıtlarını tutmasının önemine değiniyor ve insan kaynakları departmanınızdaki beş farklı çalışan kaydı türünü, ne kadar süreyle tutulacağını ve güncellemeleri inceliyoruz.
Çalışan Kayıtları nedir?
Çalışan kayıtları, işe alınma tarihinden fesih tarihine kadar bir çalışanla ilgili tüm bilgilerin bir koleksiyonudur. Bu bilgiler çalışanın adını, sosyal güvenlik numarasını, adresini, doğum tarihini, pozisyonunu, maaşını ve sosyal yardımlarını içerebilir. Çalışan kayıtları genellikle bir personel dosyası biçiminde tutulur.
Bu kayıtlar, görüşme sürecinde toplanan temel bilgileri içerebilir, örneğin:
- Name
- İletişim bilgileri
- İş Yerinde Deneyim
- Eğitim geçmişi
- Kimlik bilgileri ve sertifikalar
- Mülakat Notları
- Referanslar
İstihdam kayıtları, işe alma süreci boyunca toplanan bilgileri de içerebilir; bunlardan bazıları, şirketlerin eyalet ve federal istihdam yasalarına göre kontrol etmesi ve dosyada tutması zorunludur, örneğin:
- Vatandaşlık durumu
- Sosyal Güvenlik numarası
- Bordro vergi muafiyeti
- Vergi stopaj durumu (W-4)
- Muaf veya muaf olmayan durum
- Fotoğraflı Kimlik
- işe başlama tarihi
- Mesleki unvan
- Ödeme ölçeği
- Mesleki izinlerin ve sertifikaların kanıtı
Zaman içinde oluşturulan kayıtlar, bir çalışanın personel dosyasına veya istihdam kaydına da dahil edilebilir, örneğin:
- Zaman saatleri
- Performans değerlendirmeleri
- Disiplin kovuşturmalarının belgeleri
- Bordro kayıtları
- Avantajları hakkında bilgi
- Resmi fotoğraf
Çalışan Kayıtları Neden Gereklidir?
Çalışan kayıtları, bir çalışanın bir şirketteki istihdam geçmişinin resmi belgelerini sağladıkları için çok önemlidir. Çalışanın iş unvanı, başlangıç tarihi, maaş oranı ve istihdamla ilgili diğer bilgiler gibi bilgileri içerirler. Çalışan kayıtları terfi, yükseltme ve işten çıkarma gibi konularda seçim yapmak için kullanılır. Ayrıca yıl sonunda W-2'ler ve 1099'lar gibi kayıtlar oluşturmak için kullanılırlar.
Her Türlü Çalışan Kaydını Tutmak Neden Kritiktir?
Her türlü çalışan kaydını tutmak, insan kaynakları departmanınızın başarısına ve etkinliğine büyük ölçüde yardımcı olacaktır. Eksiksiz çalışan kayıtlarını korumanın aşağıdakiler de dahil olmak üzere birçok önemli avantajı vardır:
1 numara. Yasal gereksinimlerin gözetilmesi
Çeşitli düzenlemeler, işverenleri belirli kayıtları dosyada tutmaya zorlar. Bu tüzükler aşağıdaki eylemlerle mümkün olmuştur:
- Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu (EEOC): EEOC'ye göre, tüm çalışan kayıtlarını en az bir yıl süreyle saklamanız gerekir. İşten çıkarılan çalışanın kayıtlarını, kendi isteği dışında işten çıkarılmaları durumunda, işten çıkarılma tarihinden itibaren bir yıl süreyle saklamanız gerekir.
- İstihdam Yasasında Yaş Ayrımcılığı (ADEA): bordro kayıtlarını en az üç yıl saklamanızı gerektirir. Ayrıca, sigorta ve emeklilik programları gibi sosyal yardım programlarının bir kaydını, bir çalışanın işten çıkarılmasını takip eden en az bir yıl boyunca saklamanız gerekir.
- Eşit Ücret Yasası (EPA) ve Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA): FLSA ve EPA'ya göre, farklı cinsiyetten çalışanlar arasındaki maaş farklılıklarının gerekçe kayıtlarını tutmak önemlidir. Bu kayıtları en az iki yıl süreyle saklamanız gerekmektedir.
2 numara. Davadan kaçınma
Güncel, doğru kayıt tutmak, işletmelerin eski çalışanlardan olası dava açmasını önlemek için önemli bir stratejidir. Örneğin, eski bir çalışan, bir kuruluşa işverenlerinin kendilerine asgari ücret ödemediğini iddia ederek dava açarsa, maaş bordrosu kanıtları bu suçlamaları çürütmeye yardımcı olabilir. Uygun kayıt tutma ayrıca, iş kanununa uyumu izleyen devlet kurumlarıyla ilgili herhangi bir yasal endişeyi de ortadan kaldırır.
#3. bilgi yayma
İnsan kaynakları, muhasebe veya genel yönetim gibi yeni yöneticiler firmanıza katıldığında, mevcut ve önceki çalışanların kayıtlarına sahip olmak faydalı olabilir. Bu bilgi, yeni çalışanları işe alırken, yeni politikalar geliştirirken ve kayıt tutma prosedürlerini öğrenirken faydalı olabilir. Personelin iş geçmişinin her bir üyesinin anlaşılması, yeni yöneticilerin pozisyonlarına daha etkili bir şekilde uyum sağlamasına yardımcı olabilir.
Farklı Çalışan Kaydı Türleri
Çeşitli çalışan kayıtları türlerini anlamak, insan kaynakları departmanınızın kritik kurumsal işlevleri uygun şekilde belgelemesini sağlamanıza yardımcı olabilir. Saklanması önemli olan beş tür çalışan kaydı vardır:
1 numara. katılım kayıtları
Devam kayıtları, her çalışanın işte geçirdiği süre hakkında bilgi içerir. Katılım kayıtları aşağıdaki bilgileri içerebilir:
- Ödenmiş tatil
- Ücretsiz izin
- Tatiller Tatiller
- Hastalık izni
- Haftalık çalışma saatleri
- Geç kalma/devamsızlık
Bu bilgilerin doğru kayıtlarının tutulması, firmanızın çalışanlara işte geçirdikleri sürenin uzunluğuna göre doğru miktarda ücret ödediğini göstermek için çok önemlidir. Yukarıda listelenen konulara ek olarak, Aile ve Tıbbi İzin Yasası (FMLA), işverenlerin tüm ücretli ve ücretsiz izinlerin yanı sıra işçi tazminatı durumlarının kaydını tutmasını gerektirir.
2 numara. Fayda kayıtları
İşverenlerin, 1974 tarihli Çalışan Emeklilik Gelir Güvenliği Yasası (ERISA) uyarınca tüm çalışan sigorta acentesi başvurularının, çalışan katılımının ve bireysel yararlanıcı bilgilerinin kaydını en az altı yıl süreyle tutmaları gerekmektedir.
Sigorta şirketleri, mevcut planlar, kayıt tarihleri ve şu anda ticari yardımlara kayıtlı tüm çalışanların bir listesi, sıklıkla yardım kayıtlarına dahil edilir. Her kayıt döneminden sonra bu kayıtları güncellemek, kayıtlarınızın güncel ve ERISA uyumlu olmasını garanti etmenin etkili bir yolu olabilir.
#3. Eğitim kayıtları
Çeşitli nedenlerle, güvenilir eğitim kayıtlarının tutulması da çok önemlidir. Yeni başlayanlar için, eğitim kayıtları gelecekteki katılım girişimleri için öğretici kılavuzlar olarak hizmet edebilir. İkincisi, eğitim dönemlerinde elde edilen bilgiler, personelin kariyerlerinde yükselmeye veya gelişmeye hazır olduğunun kanıtı olabilir.
Eğitimin nasıl ve ne sıklıkta gerçekleştiğine ilişkin bazı işletmeler için ulusal olarak zorunlu kılınan bazı kriterler de vardır. Eğitim programlarını ve katılımcıları takip etmek, firmanızın federal kurallara bağlı kalmasına yardımcı olabilir.
#4. Stopaj Öde
Çalışanların bordro stopajlarını takip etmek, vergi beyannamesi sürecinde kritik bir adımdır. İşletmelerin maaş bordrosu stopajlarını takip etmesinin başlıca iki avantajı vardır:
IRS, işletmelerin tüm çalışan maaş bordrosu stopajlarının kayıtlarını, hangisi daha sonraysa, iade tarihini veya dosyalama tarihini takip eden en az üç yıl boyunca tutmasını şart koşuyor.
Doğru kayıtlar, eski bir şirketin bir çalışandan çok fazla eyalet veya federal vergi kesintisi yaptığı suçlamalarını çürütmeye yardımcı olabilir.
# 5. İşsizlik Kayıtları
İşten çıkarıldıktan veya işten çıkarıldıktan sonra, bir çalışan işsizlik maaşı için başvurabilir ve alabilir. İşsizlik prosedürünün her aşamasını belgelemek ve bu kayıtları çalışan işsizlik maaşı aldığı sürece saklamak çok önemlidir. Aşağıdaki ayrıntılar dahil edilmelidir:
- İşçi adı
- Çalışanın adı Çalışanın adresi Çalışanın sosyal güvenlik numarası
- İşe alma, ayrılma veya yeniden işe alınma tarihleri
- Nakdi ve maaş dışı ödeme tarihleri
- Çalışılan tarihler
- Çalışma saatleri
Çalışanlarınızdan herhangi biri işsizlik maaşı alıyorsa, bu bilgilerin titiz bir kaydını tutmak, haftalık yardım dosyalarını doğrulamak için çok önemlidir. Kayıtlarınız ile çalışanın sağladığı bilgiler arasında bir uyuşmazlık varsa, çalışan sağlanan avantajlara erişimi kaybedebilir. Doğru işsizlik kayıtları, işten çıkarılan veya işine son verilen çalışanlarınızın hak ettikleri sosyal yardımları almalarını sağlamaya yardımcı olabilir.
Çalışan Kayıtlarını Tutmanın Faydaları Nelerdir?
Çalışan kayıtlarının hem şirket hem de çalışan için sayısız avantajı vardır. Çalışan kayıtları, işverenlerin çalışan performansını zaman içinde izlemesine, çalışanların iyileştirmesi gereken alanları belirlemesine ve disiplin cezalarını belgelemesine yardımcı olabilir. Bu kayıtlar, düzenleyici düzenlemeleri karşılamada firmalara da yardımcı olabilir. Çalışan kayıtları, çalışanın kariyer geçmişi ve deneyiminin yanı sıra eğitim ve öğretiminin bir kaydını verebilir. Çalışan kayıtları, çalışanların terfiler veya diğer iş olanakları için kalifikasyonuna da yardımcı olabilir.
Çalışan Kayıtlarını Tutmak İçin En İyi Uygulamalar
İyi yönetilen firmalar için bazı en iyi uygulamalar evrensel olsa da, bir şirketin istihdam kayıtlarını oluşturma ve tutma şekli, endüstriler arasında standartlaştırılmamıştır. En temel düzeyde, bir şirketin, o sektör için geçerli eyalet ve federal istihdam düzenlemelerine uyumu sağlamak için yeterli bilgiyi içeren personel kayıtlarını tutması gerekir. Bazı federal ve eyalet istihdam yasaları da bir şirketin kayıt tutma görevlerini istihdam ettiği çalışan sayısıyla orantılı olarak artırır.
Temel yasal uygunluğun yanı sıra, tüm temelleri kapsayan bir çalışan kayıt sistemi tasarlamak için önerilen uygulamalar genellikle şunları içerir:
1 numara. Neyin bir kayıt oluşturduğunu belirtmek.
Her kağıt parçası bir istihdam kaydı olarak nitelendirilmez. Yasal sorumlulukları yerine getirmek ve kurumu sorumluluktan korumak için hangi evrakların bir dosyada tutulması gerektiğinin belirlenmesi baştan yapılmalıdır.
2 numara. Bir tutma planı oluşturma.
Her önceki ve mevcut çalışanın istihdam kayıtlarını kalıcı olarak tutmak zordur. Federal yasalar, bir çalışanın kuruluştan ayrılmasından sonra bir firmanın belirli istihdam kayıtlarını ne kadar süreyle tutması gerektiğini belirtir. Bu yasal yükümlülüklere dayanarak, bir şirket, ilgili tüm içeriği korurken eskimiş bilgileri ortadan kaldıran bir belge saklama programı oluşturmalıdır.
#3. Erişim kısıtlaması.
İstihdam kayıtlarına yalnızca yetkili kişiler erişebilmelidir. Erişim protokolleri oluşturmak, hem kuruluşu hem de çalışanı bilgilerin kötüye kullanılmasından korur.
#4. Bir biçim seçme ve kaydetme.
İstihdam kayıtları, bir dosya dolabı sisteminde geleneksel kağıt formatında, orijinal belgeleri bir bilgisayar sistemine tarayarak dijital formatta veya ikisinin bir kombinasyonunda saklanabilir.
İstihdam kayıtlarının nerede saklanacağını ve bunlara nasıl erişileceğini belirlemek, işlevsel bir sistem tasarlamada önemli bir adımdır. Örneğin, birçok bilgisayarlı muhasebe çözümü, birçok federal ve eyalet istihdam yasası standardını karşılayan bordro nedenleriyle çalışan bilgilerini kabul edebilir.
# 5. Güvenliği ve gizliliği sağlam tutmak.
Verilerin güvenliğini ve gizliliğini korumak, bilgi toplamanın önemli bir parçasıdır. İstihdam kayıt odasını kilitli tutmak veya bilgisayar korsanlarının sisteme erişmesini önlemek için en yeni şifrelemeyi kullanmak olsun, kuruluş, bir çalışanın bilgilerine yalnızca yetkili kişilerin erişebildiğinden emin olmak için çaba göstermelidir.
Hangi İstihdam Kayıtları Ayrı Tutulmalıdır?
Belirli kayıtlar, federal yasa tarafından zorunlu kılınan özel gizlilik korumaları gerektirir. İşverenleri sorumluluktan korumak için, bu istihdam kayıtları, bir çalışanın temel personel dosyasından ayrı tutulmalı ve çok sınırlı erişimle daha yüksek düzeyde koruma sağlanmalıdır. Bu kayıtlar arasında:
1 numara. Tıbbi kayıtlar
Engelli Amerikalılar Yasası işverenlerin, bir çalışanın tıbbi bilgilerinin gizliliğini korumak için tıbbi belgeleri genel kayıtlardan ayrı tutmasını zorunlu kılar. Bu, uyuşturucu ve alkol testi sonuçlarını, işçi tazminat taleplerini, sağlık sigortası kaydını, fiziksel sorunları veya engelleri ve göreve uygunluk sonuçlarını içerir.
2 numara. Kredi Bilgileri
Adil Kredi Raporlama Yasası işverenlerin tüketiciyle ilgili kredi bilgilerinin, kredi raporlarının ve kişisel mali verilerin gizliliğini korumasını zorunlu kılar. Bir işveren, potansiyel işe almanın uygunluğunu belirlemek veya bir çalışanın devam eden mali sorumluluğunu güvence altına almak için bir kredi raporu alırsa, kayıtlar çalışanın ana dosyasından ayrı tutulmalı ve gizli tutulmalıdır.
#3. Dava ve şikayetler.
Amerika Birleşik Devletleri Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu gibi bir devlet kurumu aracılığıyla veya bir dava yoluyla şirket içi şirket politikası kapsamında yapılan herhangi bir çalışan şikayetiyle ilgili belgeler toplanmalı ve iddia veya dava tamamen çözülene kadar saklanmalıdır.
Çalışan Kayıtlarını Nasıl İşlersiniz?
Çalışan kayıtlarını işlemek için, bir şirketin önce çalışan bilgilerini kaydetmek için bir sistem oluşturması gerekir. Bu bilgiler, diğer bilgilerin yanı sıra çalışanın adını, sosyal güvenlik numarasını, doğum tarihini, adresini ve telefon numarasını içermelidir. Ayrıca sistem, çalışanın iş unvanını, departmanını, maaşını ve yan haklarını kaydetmelidir.
Sistem devreye girdikten sonra, şirketin çalışan kayıtlarını işlemek için bir politika oluşturması gerekir. Politika, çalışan bilgilerinin izlenmesinden ve saklanmasından kimin sorumlu olduğunu, ne kadar süre saklanması gerektiğini ve artık gerekli olmadığında nasıl imha edilmesi gerektiğini belirtmelidir.
Firma ayrıca çalışanları bilgilerini güncel ve gizli tutmanın ne kadar önemli olduğu konusunda eğitmelidir. Çalışanlar, Sosyal Güvenlik numaralarını veya diğer hassas bilgileri işverenleri dışında kimseye vermemeleri konusunda uyarılmalıdır.
Adres veya telefon numarası değişikliği gibi kişisel bilgilerindeki değişiklikleri çalışanlara bildirmek için bir yöntem de şirkette yürürlükte olmalıdır. Kuruluşun veritabanındaki çalışan bilgilerinin güncellenmesi için bir yöntem de bu sisteme dahil edilmelidir.
Ne Tür Şirketler Çalışan Kayıtları Gerektirir?
Çalışan kayıtlarının oluşturulması, birçok farklı işletme türü için gereklidir. Çok sayıda çalışanı olan şirketler, bordro ve yan hakları yönetmek için genellikle çalışan bilgilerini takip etmelidir.
Büyüyen şirketler, yeni çalışanların kuruluşa uygun şekilde entegre edilmesini sağlamak için çalışan bilgilerini de takip etmelidir. Ayrıca, aynı anda çok sayıda çalışanı işe alan şirketlerin, yürürlükteki tüm istihdam yasalarına uygunluğu sağlamak için çalışan bilgilerini takip etmesi gerekebilir.
İlgili Makaleler
- KAYIT YÖNETİMİ: Tanım, Yaşam Döngüsü ve Yazılım Çözümleri
- KURUMSAL KAYIT DEFTERİ: Anlamı, Önemi ve Nasıl Elde Edilir
- KÜÇÜK İŞLETMELER İÇİN İK HİZMETLERİ: İK Hizmetlerinin İşlevleri ve Örnekleri
- KAYIT YÖNETİM SİSTEMLERİ: 15'de En İyi 2023 Yazılım Seçeneği
- BANKADAN NASIL BANKA ÖZETİ ALINIR
Referanslar
