Çalışan kayıtlarını güvenli ve doğru bir şekilde tutmak kolay bir iş değildir. Çalışanlarınıza çalışan kimlikleri atadığınızda, iş daha az zahmetli hale gelir.
Bu kısa makalede, çalışan kimliğinin ve kimlik numarasının ne olduğunu, neden yararlı olduklarını vb. ele alacağız.
Başlayalım.
Çalışan Kimliği Nedir?
Çalışan kimliği, şirket için çalışan çalışanları tanımlamak için kullanılan bir koddur. Şirketinizde bir çalışan kimlik kodu sistemi uygulamak, daha sağlıklı çalışan veritabanları ve kayıtları, gelişmiş kimlik güvenliği ve genel olarak artan verimlilik ile sonuçlanabilir. Çalışan kimlik numaraları ve bunların firmanızda çalışan yönetimini geliştirmenize nasıl yardımcı olabileceği hakkında daha fazla bilgi edinin.
Bir Çalışan Kimliği Nasıl Biçimlendirilmelidir?
Çalışan kimlikleri için evrensel olarak kabul edilmiş bir biçim yoktur. İşverenler çalışan kimlikleri geliştirebilir.
Yaygın çalışan kimliği biçimlerine ilişkin birkaç örneği burada bulabilirsiniz:
- Bir çalışanın ne zaman işe alındığına göre numaralar. Örneğin, 00009 erken bir işe alımı temsil eder, ancak 00743 oldukça geç bir işe alımı temsil eder.
- Harf çalışanın departmanını temsil eden rakamlar ve harflerden oluşan bir kombinasyon. Örneğin ACC1234, muhasebe departmanında bir çalışan kimliği olabilir.
- Stajyerler veya yükleniciler gibi geçici personelin kendi kodları vardır. Örneğin, TEMP007.
Seçtiğiniz çalışan kimliği biçimine bağlı kalmak çok önemlidir, çünkü bunu sık sık değiştirmek çalışanların kafasını karıştırabilir ve kimliklerin amacını ortadan kaldırabilir.
Şirketinizin çalışan kimliklerinin tutarlı olmasını istiyorsanız, hepsinin aynı departmandan gelmesi gerekir. Örneğin, yinelenen olmadığından ve her şeyin yolunda olduğundan emin olmak için bu çalışan kimliklerini İnsan Kaynakları departmanınıza devredebilirsiniz.
Çalışan Kimlik Numarası nedir?
İşverenler, her çalışana benzersiz bir çalışan kimlik numarası kodu atar. Bu tanımlayıcı kod bazen bir çalışan numarası, çalışan kodu, çalışan kimliği veya benzer görünen başka herhangi bir ad olarak bilinir.
Çalışan kimlikleri benzersiz bir kişiyi temsil ettiğinden, kişisel bilgilerini ve diğer önemli şirket bilgilerini de yansıtırlar. Bu, adreslerini, SSN'lerini, bordro bilgilerini ve diğer bilgileri içerebilir.
Çalışan kimliklerinin verilmesi gerekli olmasa da, bir şirket büyüdükçe ve daha fazla insanı istihdam ettikçe faydaları giderek daha belirgin hale gelir. Çalışan kimlik kartları vergi amaçları için gerekli değildir, ancak bir şirketin kayıt tutmasını daha iyi yönetmesine yardımcı olabilirler.
Çalışan Kimlik Numarası ile Bordro Numarası Arasındaki Fark Nedir?
Bir çalışan kimliği, bordro numarasından önemli bir şekilde farklıdır.
Belirli bir çalışan hakkındaki gerçekleri belirlemeye yardımcı olmak için bir çalışan kimliği genellikle bir işveren tarafından atanır.
Bir bordro numarası ise, o pozisyona sahip olan çalışandan ziyade pozisyon için bir tanımlayıcı görevi görür.
Diyelim ki Jane, ABC için içerik yazarı olarak çalışıyor. Jane'in çalışan kimliği, kuruluştaki konumu ne olursa olsun, bu numara ona bir birey olarak bağlı olduğundan, aynı kalacaktır.
İçerik yazarlığından içerik pazarlama müdürlüğüne terfi ederse bordro kimliği değişirdi. Yeni bordro kimliği, mevcut pozisyonuna karşılık gelir.
Bordro kimlikleri, öncelikle bordro ve vergi amaçları için kullanılır ve çalışanlara hak ettiklerinin ödenmesini sağlar.
HMRC ayrıca Kazandıkça Öde (PAYE) bordro sistemini kullanan şirketlerde çalışan çalışanların bordro kimliklerini de takip etmektedir.
Çalışan Kimliği ve Sosyal Güvenlik Numarası
Çalışan kimlik numaraları (ID'ler), Sosyal Güvenlik numaraları (SSN'ler) ile aynı değildir. SSN'ler kişileri tanımlamanın uygun bir yöntemi olmakla birlikte, çalışan kimliği olarak kullanıldığında kişileri kimlik hırsızlığına maruz bırakabilecek hassas kişisel bilgiler içerir. Kimlik hırsızları, sahte belgeler üretmek için SSN'leri kullanabilir ve kişinin kimliğine ve iş güvenliğine önemli ölçüde zarar verebilir. Sonuç olarak, çalışan kimlikleri günlük ve dahili tanımlama için kullanılmalı, SSN'ler ise yalnızca kesinlikle gerekli olduğunda kullanılmalıdır.
Çalışan kimliği ile bordro kimliği arasında ayrım yapmak da çok önemlidir. Bir çalışan kimliği o kişiye özgü olsa da, bir bordro kimliği genellikle bir kişiden ziyade belirli bir rol veya pozisyona atanır. Diğer bir deyişle, pozisyonu başka bir çalışan devralırsa, maaş bordrosu kimliğini ve bununla ilgili bilgileri devralır ancak kendi çalışan kimliğini korur.
Çalışan ve İşveren Kimliği
Çalışan kimliği sıklıkla İşveren Kimliği (EIN) ile karıştırılır. IRS, EIN'niz olarak size dokuz haneli bir numara atadı. Bir işletmenin SSN'si gibi EIN'si de benzersiz federal kimlik numarasıdır ve vergi, raporlama ve düzenleme amaçlarıyla kullanılır.
Çalışan Kimliklerinin Tahsis Edilmesinden ve Yönetilmesinden Kim Sorumludur?
Çalışan kimliklerini tahsis etme ve yönetme sorumluluğu, kuruluşun büyüklüğüne bağlı olarak genellikle kuruluşun insan kaynakları (İK) departmanının, muhasebecilerinin veya bordro görevlilerinin yetki alanına girer. İşe alımdan sonra, genellikle işe alım sürecinin bir parçası olarak çalışanlara benzersiz kimliklerini sağlarlar.
Çalışan Kimlik Numaralarına İlişkin Yönergeler Var mı?
Çalışan kimlik numaraları genellikle herkes tarafından görülebildiğinden, bunları oluşturmak için çalışanın Sosyal Güvenlik numarasının son dört hanesi gibi hassas bilgileri kullanmaktan kaçınmalısınız. Rakamlar kuruluşunuzun içinde mantıklı olduğu sürece, bunun dışında sert ve hızlı kısıtlamalar yoktur. Kimlik numarası hakkında daha fazla bilgi edinmek için, harf ve rakamların bir kombinasyonunu kullanabilirsiniz.
Çalışan kimliği numaralandırma düzeninizi en üst düzeye çıkarmak için birkaç ipucu:
- Çalışanın departmanını veya bölümünü belirlemek için kimlik numarasını iki harfli bir kodla başlatın.
- İşten çıkarılan bir çalışanın çalışan kimlik numarasını bir daha asla kullanmayın. Yeni çalışanlar için her zaman benzersiz, daha önce hiç kullanılmamış bir numara üretin.
- Çalışan kimlik numarasının sonuna bir "-[n]" ekleyin; burada [n], o çalışan için yazdırılacak ekstra yaka kartı sayısıdır. (Örneğin, "7659-0" çalışan kimliği, "7659" kimlik numaralı çalışanın yalnızca bir çalışan kimliği aldığını gösterir.) Bu, erişim kontrolü için yaka kartları kullanıldığında çok faydalıdır.
- Bazı firmalar, yeni işçilere, kendilerine kalıcı bir numara verilinceye kadar kullanmaları için, numaradan önce veya sonra “T” ile gösterilen bir Geçici çalışan kimlik numarası sağlar.
- Adres sahteciliğini önlemek için kimlik numarasının sonuna bir kontrol basamağı ekleyin.
- Çalışan kimlik numaralarının ne çok kısa ne de çok uzun olmaması için 4 ile 8 hane arasında olmasını öneriyoruz.
- Önceden ziyaretçi kimlik kartlarına bir dizi numara atayın. Ziyaretçilerin her gelişinde yeni bir ziyaretçi rozeti yazdırmak zorunda kalmadan ziyaretçilerin nereye gittiklerini takip edebilirsiniz.
Kimlik Kartları ile Çalışan Kimlik Numaraları Nasıl Kullanılır
Çalışan yaka kartları, yalnızca kimliklerinizin daha profesyonel görünmesini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda yaka kartı programınıza da yardımcı olabilir. Örneğin, benzersiz bir çalışan kimlik numarasına sahip olunarak daha kolay yapılabilecek bir mesleki eğitim oturumuna katılımın kaydedilmesi gerekli olabilir. Çalışan başka siteleri veya yerleri ziyaret ettiğinde, bu numaranın bir ziyaretçi günlüğüne kaydedilmesi gerekebilir. Ayrıca, rozetin üzerindeki basılı numara, kartın uzun şeritli, barkodlu veya QR kodunda kodlanmış numaraya karşılık gelebilir ve bu da başka bir otomatik tanımlama türü sağlar.
Çalışan Kimlik Numaramı Nasıl Bulurum?
Her çalışanın kimlik numarası rozetlerinde yazılıysa, bu (çok yaygın) sorgulamayla uğraşmak zorunda kalmazsınız. Yoğun günlük hayatımızda, zaten hatırlamamız gereken çok fazla sayı var; bu, ekip üyeleriniz için işleri daha da basitleştirir.
Çalışan Kimlik Kartları ile Erişim Kontrolü
Erişimi düzenlemek için çalışan kimlik kartlarını kullanmak harika bir konsept. Belirli bir odaya veya alana kimin girdiği konusunda herhangi bir karışıklık olmaması için sisteminizin her kullanımda ilgili çalışan kimliğini günlüğe kaydetmesini sağlayabilirsiniz. Gerçekte, çoğu erişim kontrol sistemi, RFID rozetinin verildiği çalışanın çalışan kimlik numarasını vermenizi ister. Bu, erişim kontrol veri tabanında RFID kodu, çalışan kimliği ve kart sahibinin adı arasında bir bağlantı kurar.
Çalışan Kimliği İle Devam ve Zaman İşleyişi
Dahili çalışan kimlik numaralarına sahip çalışan kimlik kartları, zaman saatleriyle çalışmak üzere kolayca yapılandırılabilir. Örneğin TapTrack, numarayı NFC (yakın alan iletişimi) aracılığıyla alacak şekilde yapılandırılabilir. Çalışan kimliği, Kronos gibi çoğu zaman ve katılım sisteminde benzersiz tanımlama için kullanılır. Kimliklerinizi, uygun zaman saatlerini ve hatta NFC telefonları kullanarak uzaktaki sitelerdeki çalışma sürelerini takip etmek için kullanabilirsiniz.
Çalışan Kimlikleri için Sayı Biçimi
Çalışan kimlik numaralarının belirlenmiş bir şablonu veya biçimi yoktur. Kuruluşlar, bireysel kodlar için herhangi bir biçimi kullanabilir, ancak çoğu, yeni kimlikler oluşturmak ve atamak için ortak bir şablon kullanır. Rastgele bir sayı ve harf kombinasyonu olabilir veya çalışanla ilgili iş unvanı veya başlangıç tarihi gibi bilgilere karşılık gelen bir şablonu takip edebilir. Aşağıdaki çalışan tanımlama örneklerini göz önünde bulundurun:
- M028
- S067
Bu örneklerdeki ilk harfler departmanları temsil eder ve sayılar şirket tarafından işe alınma sırasını gösterir. Örnek A, pazarlama departmanı için istihdam edilen bir çalışanı ifade ederken, Örnek B, daha sonra satış departmanı için işe alınan bir çalışanı ifade eder.
Nasıl biçimlendirilmiş olursa olsun, çalışan kimlik numaralarına hiçbir kişisel veya hassas bilgi dahil edilmemelidir. Kişinin SSN'sinin veya diğer hassas bilgilerinin hiçbir bölümünü çalışan kimliğine dahil etmeyin.
Çalışan Kimlik Numaralarının Faydaları
1 numara. Çeşitli amaçlar için kullanın
Çalışan kimliklerinin işletmeye bağlı olarak çeşitli uygulamaları vardır. Örneğin bir perakende işinde kasa veya envanter sistemlerine erişmek için bir çalışan kimliği gerekli olabilir. Ayrıca, çalışan indirimi ile ürün satın almak gibi çalışan ayrıcalıkları için bunları kullanmaya zorlanabilirler. Bir ofis ortamındaki çalışanlar, kimliklerini kullanarak belirli veritabanlarında oturum açmalarına izin veren farklı izin seviyelerine sahip olabilir. Bu, sizin, İK'nızın veya muhasebe ekiplerinizin verileri denetlemesi gerekmesi durumunda çalışan kimliklerinin dijital geçmişini de sağlayabilir.
2 numara. Bilgilerin erişimini ve güvenliğini kontrol edin
Belirli bilgilere, uygulamalara ve hatta odalara erişimi yönetmek şirketiniz için faydalı olabilir. Çalışan kimliklerini kullanarak bireysel erişim veya güvenlik dereceleri tanımlayabilirsiniz. Örneğin, bir satış görevlisinin CRM veri tabanına erişimi olabilir, ancak rolüyle ilgili olmayan programlara veya bilgilere erişimi engellenebilir. Ayrıca, müteahhitler veya müşteriler gibi binanın belirli alanlarına erişimi gereken ziyaretçilere geçici olarak kimlikler atayabilirsiniz.
3 numara. Büyük şirket veri kümelerini düzenleyin
Bir çalışan kimliği sistemi, belgelerin ve veritabanlarının organizasyonuna ve bakımına yardımcı olabilir. Çalışanın tüm bilgilerine bağlı tek bir kimlik kullanarak bilgileri aramak, görüntülemek ve düzenlemek kolaydır.
#4. Kimlik hassasiyetini koruyun
Şirketiniz küçükse, muhtemelen çalışan kayıtlarında karışıklığa neden olan isimler konusunda endişelenmenize gerek kalmayacaktır. Ancak, bir şirket büyürse, bazı çalışanlar aynı adı paylaşabilir ve bu da kayıt tutmada sorunlara neden olabilir. Bu, gizliliği tehlikeye atabilir veya bordro sorunlarına neden olabilir. Her çalışanın şirketinizin kayıtlarında benzersiz olmasını sağlayan bir çalışan kimlik sistemi benimseyerek bu sorunları önleyebilirsiniz.
Ayrıca Oku: Dijital Çalışan Deneyimi DEX: Nihai Kılavuz
# 5. Kimlik varlık güvenliğini geliştirin
Benzersiz çalışan kimlikleri kullanarak başka türlü kişisel bilgileri kullanmaktan kaçınabilirsiniz. Çalışan kimliği kodu, çalışanın kimliğinin şifrelenmesi işlevini gören benzersiz bir dahili koddur. Çalışan kimlikleri benzersiz olmalı ve SSN'ler gibi çalışan kimliğini tehlikeye atabilecek hiçbir kişisel bilgi içermemelidir.
Benzersiz çalışan kimlikleri kullanarak başka türlü kişisel bilgileri kullanmaktan kaçınabilirsiniz. Çalışan kimliği kodu, çalışanın kimliğinin şifrelenmesi işlevini gören benzersiz bir dahili koddur. Çalışan kimliklerinin benzersiz olması ve herhangi bir iş arkadaşını içermemesi çok önemlidir.
Özet
Küçük bir işletmeniz varsa, çalışan kimlik numaralarını vermeye başlamak için asla erken değildir. Sadece üç çalışanınız olduğunda bu aptalca görünebilir, ancak 100 veya daha fazla çalışanınız olduğunda, bir sisteminiz olduğu için mutlu olacaksınız. Büyüme ve gelişmeye izin vermek için, küçük işletmelerin mümkün olan her yerde büyük şirket sistemlerini entegre etmelerini her zaman öneriyoruz.
- ÇALIŞAN KİMLİK NUMARASI: Anlamı, Nasıl Bulunur, Eyalet, Federal ve Jeneratör
- KÜÇÜK İŞLETMELER İÇİN BORDRO BAŞLANGIÇ: 2023 En Kolay Rehber
- VERGİ NO NEDİR: Tanımı, Türleri, Nasıl ve Nereden Alınır?
Referanslar
