E-posta yönetimi yanlış bir şekilde ele alındığında, kaçırılan fırsatlara ve yanlış anlaşılmalara yol açabilir ve çalışan üretkenliğini azaltabilir. Etkili e-posta yönetimi stratejilerini benimsemek ve e-posta yönetimi becerilerini geliştirmek, iyi bir e-posta yönetimi için çok önemlidir.
Hem kişisel hem de profesyonel ortamlarda iletişim için e-posta kullanımı giderek daha önemli hale geldi. Ancak, e-posta hacmindeki günlük artış nedeniyle bunlarla uğraşmak göz korkutucu ve zaman alıcı olabilir.
İyi e-posta yönetiminin ne olduğunu, e-posta yönetimi yazılımını, becerileri ve e-posta üretkenliğinizi artırmak için stratejileri tartışalım.
E-posta Yönetimi nedir?
E-posta yönetimi, e-posta uygulamalarının verimliliğini en üst düzeye çıkarmaya ve e-posta kullanımının bireyin üretkenliği ve iş tatmini üzerindeki olumsuz etkilerini en aza indirmeye yönelik sistematik bir yaklaşımdır.
Çalışanlar, üretkenliği sürdürmek ve işyerinde başarılı bir şekilde iletişim kurmak için iyi e-posta yönetimi becerileri geliştirmelidir. Bir e-posta yönetimi kursu alarak becerilerini keskinleştirebilir ve genel e-posta yönetimi stratejilerini geliştirebilirler.
Gelen kutusu yönetimi, önceliklendirme ve hızlı yanıt gibi başarılı bir e-posta yönetimi stratejisi, bir yönetim kursu alarak öğrenilebilir.
Bir e-posta yönetimi kursunun yardımıyla, insanlar gelen kutularını nasıl yöneteceklerini ve iş arkadaşları ve müşterilerle nasıl başarılı bir şekilde bağlantı kuracaklarını öğrenebilirler. Ayrıca, bireyler e-posta iletişimindeki yetkinliklerini artırarak daha profesyonel başarı elde edebilirler.
E-posta Yönetimi Nasıl Yapılır?
E-posta yönetimini halletmenin en iyi beş yolu
- Maliyetlerden tasarruf etmek ve depolamayı yönetmek için e-posta yönetim yazılımını kullanın
- E-postalarınızı klasörler ve etiketler halinde kategorilere ayırın
- E-posta gönderme etkinliklerinizi otomatikleştirin
- Mümkün olduğunca az e-posta gönderin.
- E-posta şablonlarından yararlanın.
E-posta Yönetiminin 4 D'si Nedir?
Birinin e-posta gelen kutusunu yönetmek için yararlı bir strateji, e-posta yönetiminin dört D'sidir. Bunlar:
- Sil– Bu, spam veya eski mesajlar gibi artık gerekli olmayan e-postalardan kurtulmayı ifade eder.
- Temsilci– Bir e-postayı, işlem gerektiriyorsa tamamlaması için başka birine atayabilirsiniz, ancak başka biri tarafından da yapılabilir.
- Do– Cevaplanması gereken ve halledebileceğiniz e-postalara öncelik verin ve mümkün olan en kısa sürede yanıt verin.
- ertele– Bir e-posta, hemen gerçekleştirilemeyecek bir eylem gerektiriyorsa ertelenebilir veya ertelenebilir. Bu, bir hatırlatıcı eklemeyi veya sonraki takip için e-postayı işaretlemeyi içerebilir.
E-posta Yönetim Yazılımı
E-posta yönetim yazılımı nedir? E-posta yönetim yazılımı adı verilen bir uygulama, e-postaları toplu olarak göndermeyi, yanıtlamayı, izlemeyi ve düzenlemeyi kolaylaştırır. Bu yazılım ekipler, işletmeler ve bireyler için çeşitli hizmetlerden oluşur.
E-posta yönetimi yazılım araçlarının yardımıyla büyük miktarda e-postayı yönetebilir, ilerlemelerini izleyebilir ve iş yükünü diğer ekip üyeleri arasında dağıtabilirsiniz.
Bir e-posta platformundan diğerine geçiş, özellikle düzeni ve üretkenliği sürdürme söz konusu olduğunda zor olabilir. Örneğin, Gmail'den Office 365'e geçiş yapmayı düşünüyorsanız, mevcut e-posta yönetim yapınızı koruyan sorunsuz bir süreç sağlamak isteyeceksiniz. İçin Daha fazla bilgi Gmail'i Office 365'e geçirirken, e-postalarınızı düzenli ve erişilebilir tutarken geçişin nasıl yapılacağı konusunda adım adım rehberlik sunan çeşitli kaynaklara başvurabilirsiniz. Bu şekilde, e-posta yönetimi yazılımının avantajlarından yeni platformunuzda herhangi bir aksama olmadan yararlanmaya devam edebilirsiniz.
E-posta Yönetim Yazılımının Beş Faydası
- Her iş arkadaşınız, müşteriniz, potansiyel müşteriniz veya iş ortağınızla yaptığınız görüşmeler de dahil olmak üzere görüşme geçmişini kaydedin.
- Belirli bir olay veya kullanıcı hakkındaki tüm e-postalar otomatik olarak izlendiğinden ve tek bir yazışma olarak görülebileceğinden, olay izleme için yararlıdır.
- E-posta yönetim yazılımı, gelen kutunuzu düzenlemeye yardımcı olur. Düzenli bir e-posta gelen kutusu sağlayarak gerekli e-postaları gerektiğinde alabilirsiniz.
- Aşırı yüklenmiş bir e-postaya sahip olmak sadece zaman alıcı olmakla kalmaz, aynı zamanda çok fazla e-posta depolarsanız çok önemli olabilecek e-postaları alamayabileceğiniz için işletmenizi de riske atar.
- E-posta etkileşim yazılımınız tüm kanallarınızı entegre ettiğinde, otomatik yanıtlar ve anlayışlı müşteri profilleri ile otomatikleştirilmiş ve entegre bir müşteri deneyimi yaratır, bu da müşterilerle etkileşimi kolaylaştırır.
En İyi E-posta Yönetim Yazılımı
Tipik olarak, e-posta yönetimi yazılımı farklı alanlara odaklanma eğilimindedir, bu nedenle sizin için en iyi yazılım ihtiyaçlarınıza göre değişir. İşte sekiz e-posta yönetim programı ve uygulamaları:
- Gmail – Google ekosistemini tercih edenler için en iyisi.
- Ön – Ekip ve kişisel e-postaları birlikte yönetmek için.
- Microsoft Outlook – Microsoft ekosistemini tercih edenler için en iyisi.
- Missive – Ekip işbirliği için ücretsiz yazılım.
- Moosend – E-posta pazarlaması.
- Omnisend – E-ticaret pazarlama kampanyaları.
- Help Scout – Küçük ve orta ölçekli kuruluşlar için.
- SaneBox – En iyi kişisel e-posta yönetim yazılımı.
E-posta Yönetim Stratejileri
1 numara. Mümkün olduğunca otomatikleştirin
E-posta sağlayıcılarınız aracılığıyla otomatik sıralama kuralları belirleyerek gelen iletişimlerinizi optimize edebilirsiniz. Gelen e-postaları, gönderenin adı, e-posta anahtar sözcükleri ve diğer bilgiler gibi ölçütlere göre otomatik olarak iletebilir, sıralayabilir ve silebilirsiniz.
2 numara. Gelen kutunuzu klasörler halinde düzenleyin
E-postanızı farklı klasörlere koymak, e-postanızı düzenler. E-postalarınızı takip edilmesi gerekenler, yanıt verilmeden önce ek işlem yapılması gerekenler veya çözüme kavuşturulmuş olanlar gibi klasörler halinde gruplandırabilirsiniz.
3 numara. E-posta önizlemelerini ayarlayın
Gelen kutunuzun tamamını görüntülerken her bir e-postanın ilk birkaç kelimesini veya cümlesini görmek için e-posta hesabınız için önizlemeleri etkinleştirin. E-postayı açmadan önce önizleyerek, hangi e-postaların acil ilgilenilmesi gerektiğini ve hangilerini gelecekteki bir yanıt için sıralamanız gerektiğini belirleyebilirsiniz.
#4. E-posta süreniz için bir sınır belirleyin
E-postalara ne zaman ve ne kadar süreyle yanıt vereceğinize ilişkin zaman sınırları belirleyin, böylece yanıt yazarken sisteminizi ve etkili yönetim prosedürlerini kaybetme olasılığınız artar.
# 5. Yanıtlar için şablonları kullanın
Her e-posta için benzersiz bir yanıt oluşturmak çok zaman alabilir. Sık sık aynı e-postayı gönderiyorsanız, bazı örnek yanıtları taslaklarınıza kaydetmek yararlı olabilir, böylece yanıtları hızla yeniden kullanabilirsiniz.
#6. Bir takvim kullanarak takip edilmesi gereken bir e-postayı takip edin
Bazı e-postalara basit bir yanıttan daha fazlasının olması gerekir. Takip eylemi gerektiren bir e-posta aldığınızda, onu belirlenmiş bir alt klasöre taşıyın ve klasörün adresi ve çabanın gerekli olduğu tarihi içeren takviminizde bir hatırlatıcı planlayın.
#7. İletişimi yeniden yönlendir
Karmaşık bir gelen kutusunu önlemek için en etkili e-posta yönetimi stratejilerinden biri, günlük olarak aldığınız gelen mesaj sayısını sınırlamaktır. Çalışanların size kısa yanıtlar için e-posta göndermek yerine telefon edebilmesi veya mesaj gönderebilmesi için e-posta hesabı profilinize ek iletişim bilgileri ekleyin.
# 8. E-postalarınızı kategorilerle etiketleyin
E-posta etiketleri, e-postalarınızı belirli bir etiket ekleyerek kategorilere ayırmak için kullanabileceğiniz araçlardır. En sık kullanacağınız kategorileri düşünün, ardından e-postalarınız için daha fazla bağlam sağlamak için bunları tutarlı bir şekilde kullanın. Yararlı materyalleri kesitlerde bulabilir ve klasörleri ve e-posta etiketlerini birleştirerek anında yanıt verebilirsiniz.
# 9. E-posta Zincirlerini Birleştirin
Bir görüşmeyi takip etmek, e-posta zincirleriyle basitleştirilebilir. Uzun bir e-posta zincirindeki tüm e-posta ileti dizileri, yanıt verilirken tek bir birincil ileti dizisinde birleştirilmelidir. Görüşmenin kronolojik kaydını tek bir yerde tutmak için yanıtınızda diğer e-postalardan alıntı yapabilirsiniz.
# 10. Bir Gelen Kutusu Sınırı Belirleyin
Genel olarak gelen kutunuzda olmasını istediğiniz e-posta sayısıyla ilgili bir sınır belirleyin. Bir gelen kutusu sınırı belirlediğiniz için gelen her e-postayı okumanız ve yanıtlamanız gerekmez. Bunun yerine, okunmamış iletişimleri önceliklerine ve aşamalarına göre klasörler halinde sınıflandırmayı gerektirir, böylece bunları toplu halde düzgün bir şekilde yönetebilirsiniz.
E-posta Türleri Nelerdir?
Şu anda e-posta, kuruluşlar arasındaki standart iletişim yöntemidir. Birçok işletme tarafından kullanılmaktadır ve bu işletmelerin işleyişi için son derece önemli hale gelmiştir.
E-posta, diğer herhangi bir ticari bilgi ve kayıt türü gibi bilgi ve kayıtları ele alan kurumsal standartlara dahil edilmeli ve bunlara uyulmalıdır.
En yaygın beş e-posta türü vardır:
- Bülten e-postaları
- Lider besleyici e-postalar
- Promosyon e-postaları
- Dönüm noktası e-postaları
- Anket e-postaları
Ayrıca Oku: İSTENMEYEN E-POSTA NEDİR? Nasıl Durdurulur ve Bildirilir
İyi Bir E-postanın 5 Parçası Nelerdir?
E-postalar beş ana kategoriye ayrılabilir. Bu bileşenler, e-postaların %99'unu oluşturur ve müşterilerle bağlantı kurmak ve dönüşümleri en üst düzeye çıkarmak için ideal biçimi sunar.
1 numara. Gönderen (Kimden)
Gönderenin e-posta adresi “from” etiketinde görülebilir. İnsanların e-posta gelen kutularına göz attıklarında genellikle ilk gördükleri şey olduğundan, herkes bir e-postanın bu bölümünü fark eder. "Kimden" etiketi, alıcınızın gelen kutusunda çok önemli bir yer kapladığından, şirket adınıza karşılık geldiğinden emin olmalısınız.
2 numara. Konu satırı
Bir e-postanın en önemli bileşeni konu satırıdır. Genellikle mesajınızın okunup okunmadığını belirlemede önemli bir rol oynar. Konu satırınız, e-postanızın içeriğini doğru ve bilgilendirici bir şekilde özetlemeli ve okuyucunun ilgisini çekmelidir.
3 numara. ön başlık
Ön başlık, konu satırının yanında yer alan başka bir e-posta öğesidir. E-postanızın ilk içerik satırıdır ve konu satırına eşlik eder. Bazı e-posta sağlayıcılarında, okuyucuların e-postanın gövdesini okumadan önce daha fazla bilgi edinebilmesi için ön başlık genellikle konu satırından sonra eklenir.
Ön başlıklar, uygun şekilde kullanılırsa okuyucularınızın dikkatini çekmek için mükemmel bir strateji olabilir. Konu satırını detaylandıran ve alıcıyı e-postanın amacı hakkında bilgilendiren bir şeyler yazmak için idealdir.
#4. selamlar
E-postanızın açılması, tüm mesajın tonunu belirler. İlk birkaç paragrafa dayanarak, okuyucu sizin hakkınızda ve onlardan ne beklediğiniz hakkında bir izlenim yaratıyor. Okumaya devam edip etmeyeceklerini de belirleyecektir.
Son derece resmi veya kişisel olmayan biri olarak karşılaştığınızı varsayalım. Yine de profesyonellikten uzak görünmek de istemezsiniz, çünkü bu aynı zamanda insanları uzaklaştırabilir.
# 5. E-posta gövdesi
E-postanızın gövdesi, okuyucularınıza değer verdiğiniz yerdir. Onlara şirketiniz hakkında bilgi verin, indirim yapın veya yeni ürün ve hizmetlerden haberdar olmalarını sağlayın. E-postanızın amacı ne olursa olsun, e-postanın kısa, kesin ve hedef kitlenizle alakalı olduğundan emin olmalısınız.
Ayrıca, e-postalarınızın çeşitli olmasına izin verin; bir şirket haber bülteni, ürün önerileri ve marka güncellemeleri arasında geçiş yapabilirsiniz.
- Eylem çağrısı
Her e-postanın amacı, okuyucuları bir tür eylemde bulunmaya teşvik etmektir. Okuyucunun ister bir satın alma işlemi yapmasını ister çevrimiçi bir ankete katılmasını isteyin, etkileyici bir harekete geçirici mesaj, talimatlarınızı takip etmelerini kolaylaştırır.
E-postanızı oluşturmaya başlamadan önce okuyucularınızın ne yapmasını istediğinizi düşünün ve bir CTA ekleyin.
Ayrıca Oku: GÖSTERİM YÖNETİMİ (IM): Teori, Teknikler ve Örnekler
İyi Bir E-postanın 4 Özelliği Nedir?
- Göz alıcı bir konu satırı
- iyi bir başlık
- Basit bir e-posta gövdesi ve harekete geçirici mesaj
- Kesin kapanış
E-postaları Nasıl Düzenlersiniz?
E-postanızı düzenlemenin birkaç yolu vardır. Onlar içerir:
- E-postanızı klasörler ve etiketler halinde kategorilere ayırın
- Otomatik sıralama işlevini kullanın
- İstenmeyen e-posta aboneliğinden çıkma
- İşiniz ve özel hayatınız için ayrı hesaplar oluşturun
- Görev listesi işlevini kullanın
- Önemli e-postalara yıldız ekleyin
- İstenmeyen postaları silin
- Gelen postanız için filtreler oluşturun
- E-postayı daha sonrası için arşivle
- Düzenli depolama temizliği yapın
- 2023 YILININ EN İYİ E-POSTA YÖNETİM SİSTEMİ VE YAZILIMI
- Sosyal Medya Pazarlama İpuçları: Küçük İşletmeler İçin En İyi 29+ İpuçları
Referanslar
