Günümüz ortamında, e-posta aşırı yüklemesi iş profesyonelleri için yaygın bir sorundur. Gelen mesajların hacmine veya giden iletişimlere verilen yanıtlara her zaman ayak uyduramazsınız ve yönetilemez sayıda mesajınız olduğunda düzenli kalmak neredeyse imkansızdır. Bu makalede, Outlook için e-posta yönetim araçları ve müşteri hizmetleri e-posta yönetimi gibi çeşitli e-posta yönetimi uygulamaları ve araçları hakkında bilgi edineceksiniz; bunlar "gelen kutusu şişkinliğinizi" azaltmanıza ve daha da önemlisi, daha da önemlisi, daha fazlası olmanıza yardımcı olabilir. gelen tüm e-postalarla verimli.
E-posta Yönetimi için Hangi Araçlar Kullanılır?
E-posta yönetimi için kullanılabilecek çeşitli araçlar vardır. En popüler araçlardan bazıları Microsoft Outlook, Gmail ve Yahoo Mail'dir. Bu araçlar, e-postalarınızı klasörler halinde düzenlemenize, gelen postaları otomatik olarak sıralamak için filtreler ayarlamanıza ve gelen kutunuzu yönetmenize yardımcı olacak kurallar oluşturmanıza olanak tanır.
Outlook bir E-posta Yönetim Sistemi midir?
E-posta yönetim sistemleri söz konusu olduğunda, orada birçok seçenek var. Ancak Outlook bir e-posta yönetim sistemi midir?
Outlook harika bir e-posta istemcisidir ve e-postanızı yönetmeyi kolaylaştırabilecek birçok özelliğe sahiptir. Ancak gerçek e-posta yönetimi söz konusu olduğunda, Outlook yetersiz kalıyor.
Bir e-posta yönetim sistemi, ihtiyacınız olanları kolayca bulabilmeniz için e-postalarınızı düzenlemenize ve öncelik sırasına koymanıza yardımcı olmalıdır. Ayrıca, gelen kutunuzu temiz ve dağınıklıktan uzak tutmanıza yardımcı olacak araçlar sağlamalıdır.
Outlook, e-posta organizasyonuna yardımcı olabilecek bazı özelliklere sahiptir, ancak özel bir e-posta yönetim sisteminin sunduğu güçlü araçlara sahip değildir. E-postanızı daha verimli bir şekilde yönetme konusunda ciddiyseniz, başka bir yere bakmanız gerekir.
Ayrıca bakınız: Proje Kalite Yönetimi Planlama Rehberi (Araçlar ve Yazılım)
Outlook için E-posta Yönetim Araçları
Çoğu insan gibiyseniz, muhtemelen e-posta ile bir aşk/nefret ilişkiniz var. Bir yandan, başkalarıyla bağlantıda kalmamıza yardımcı olan harika bir araçtır. Öte yandan, büyük bir zaman kaybı ve stres kaynağı olabilir. Gelen kutunuz sürekli dolup taşıyorsa ve sürekli olarak arayı kapatıyormuş gibi hissediyorsanız, bazı e-posta yönetim araçlarını düşünmenin zamanı gelmiş olabilir.
E-posta yönetimine yardımcı olabilecek çeşitli farklı araçlar vardır. Bazıları Microsoft Outlook gibi belirli e-posta programlarıyla çalışmak üzere tasarlanmıştır, diğerleri ise daha geneldir. Bazıları ücretsiz, bazıları ise ücretli. Ancak bütçeniz ne olursa olsun, büyük olasılıkla gelen kutunuzu kontrol altına almanıza yardımcı olabilecek bir e-posta yönetim aracı vardır.
Görünüm için favori e-posta yönetim araçlarımızdan bazıları şunlardır:
1 numara. SaneBox
Bu araç çeşitli farklı e-posta programlarıyla çalışır ve mesajlarınızı öncelik sırasına koymanıza, önemsiz e-postaları filtrelemenize ve hatta e-postaları daha sonraki bir zamana ertelemenize yardımcı olabilir. 14 günlük ücretsiz bir deneme var ve bundan sonra planlar ayda 7 dolardan başlıyor.
#2. Beni Aç
Bu araç, istenmeyen e-posta aboneliklerinden kolaylıkla çıkmanıza yardımcı olur.
#3. Bumerang
Boomerang, e-postaları daha sonraki bir tarih ve saatte gönderilmek üzere planlamanıza veya yanıt almadıysanız bir e-postayı takip etmenizin hatırlatılmasına olanak tanıyan bir eklentidir.
#4. Gelen KutusuDuraklat
InboxPause, yeni e-postalar tarafından dikkatiniz dağılmadan diğer görevlere odaklanabilmeniz için gelen kutunuzu geçici olarak duraklatmanıza izin veren bir eklentidir.
#5. Sonra gönder
Daha Sonra Gönder, e-postaları daha sonraki bir tarih ve saatte gönderilmek üzere planlamanıza izin veren başka bir eklentidir.
#6. FollowUpSonra
FollowUpThen, hizmeti e-postanıza cc'leyerek veya cc'leyerek e-posta hatırlatıcıları ve görevleri ayarlamanıza olanak tanıyan bir hizmettir.
En İyi E-posta Yönetim Araçları
E-posta yönetimi, özellikle takip etmeniz gereken çok sayıda farklı e-posta hesabınız varsa, göz korkutucu bir görev olabilir. Neyse ki, birkaç e-posta yönetim aracı hayatınızı çok daha kolaylaştırabilir. İşte en iyi e-posta yönetim araçlarından bazıları:
1 numara. Gmail
Gmail, hayatınızı kolaylaştırabilecek çeşitli özellikler sunduğu için e-postanızı yönetmek için harika bir seçenektir. Örneğin, e-postanızı otomatik olarak farklı kategorilere ayırmak için Gmail'in filtreleme seçeneklerini kullanabilirsiniz. E-postanızı daha iyi organize edebilmek için birden çok gelen kutusu da oluşturabilirsiniz.
#2. Görünüm
Outlook, e-postanızdan haberdar olmanıza yardımcı olacak çeşitli özellikler sunan bir başka popüler e-posta yönetim aracıdır. Outlook ayrıca, aradığınızı kolayca bulabilmeniz için e-postanızı filtreleme olanağı da sunar. Ek olarak, Outlook, belirli e-postaların otomatik olarak farklı klasörlerde sıralanması için kurallar oluşturmanıza olanak tanır.
#3. Google'dan Gelen Kutusu
Inbox by Google, e-postalarını yönetmek için daha basit bir yaklaşım isteyenler için harika bir seçenektir. Inbox by Google, e-postaları erteleme yeteneği de dahil olmak üzere e-postalarınızı takip etmeyi kolaylaştıran çeşitli özellikler sunar.
Müşteri Hizmetleri E-posta Yönetim Araçları
E-posta, müşteri hizmetlerindeki en önemli araçlardan biridir. Müşterilerle iletişim kurmanın hızlı ve kolay bir yoludur. Ancak, müşteri hizmetleri e-postalarını yönetmek zor olabilir. Sıralanacak çok sayıda e-posta mesajı var ve tüm konuşmaları takip etmek zor olabilir. E-posta yönetim araçlarının devreye girdiği yer burasıdır.
E-posta yönetim araçları, müşteri hizmetleri temsilcilerinin e-posta gelen kutularını yönetmelerine ve müşterilerle yaptıkları tüm konuşmaları takip etmelerine yardımcı olur. Bu araçlar, müşteri hizmetleri operasyonunuzun sorunsuz çalışmasını sağlamada çok yardımcı olabilir.
Ayrıca bakınız: TRELLO PROJE YÖNETİMİ: Temel Şablonlar, Özellikler ve Kullanımlar
E-posta yönetiminin 4 D'si nelerdir?
E-posta yönetimi söz konusu olduğunda hatırlanması gereken dört önemli şey vardır:
- Sil – İhtiyacınız olmayan tüm e-postalardan kurtulun. Bu, herhangi bir spam veya önemsiz postayı içerir.
- ertele – Bir e-postayla hemen ilgilenemezseniz, daha sonra erteleyin.
- Temsilci – Bir başkası bir e-postayla ilgilenebiliyorsa, ona yetki verin.
- Do – Son olarak, ilgilenmeniz gereken e-postalar için harekete geçin.
Ekip E-posta Yönetim Araçları
Piyasada birçok harika e-posta yönetim aracı var, ancak ekibiniz için doğru olanı bulmak zor olabilir. Hangi aracın sizin için doğru olduğunu bulmanın en iyi yolu, birkaç farklı aracı denemek ve hangisinin ekibinizin ihtiyaçları için en iyi sonucu verdiğini görmektir.
E-posta yönetim araçları, ekibinizin düzenli ve gelen kutularının başında kalmasına yardımcı olabilir. Ayrıca farklı ekip üyeleri arasındaki e-posta iletişimlerini yönetmenize yardımcı olabilirler. Kişisel ve müşteri hizmetleri için diğer favori e-posta yönetim araçlarımızdan birkaçı:
#1. Google Gelen Kutusu
Google Gelen Kutusu, Gmail kullanan ekipler için harika bir seçenektir. E-postaları erteleme, özel klasörler oluşturma ve hatırlatıcılar ayarlama gibi ekibinizin gelen kutularını yönetmesine yardımcı olabilecek çeşitli özellikler sunar.
#2. Görünüm
Outlook, Microsoft Office kullanan ekipler için başka bir harika seçenektir. E-postaları erteleme, özel klasörler oluşturma ve hatırlatıcılar ayarlama dahil olmak üzere Google Gelen Kutusu'na benzer özellikler sunar.
#3. Kiralamak
İşte düzenli kalma ve gelen kutularının zirvesinde kalma konusunda yardıma ihtiyacı olan ekipler için harika bir seçenek.
Dört Zaman Yönetimi Araçları Nelerdir?
- Bir Program Belirleyin ve Buna Bağlı Kalın: Zamanınızı yönetmenin en iyi yollarından biri bir program belirlemek ve ona bağlı kalmaktır. Bu, özellikle zamanınız konusunda çok fazla talebiniz varsa zor olabilir, ancak denemek önemlidir. Bir program belirlemek, gününüzü yapılandırmanıza ve sizin için önemli olan her şeye zaman ayırmanıza yardımcı olacaktır.
- Bir Planner kullanın: Bir planlayıcı, zamanınızı takip etmenin ve onu etkili bir şekilde kullandığınızdan emin olmanın harika bir yolu olabilir. Kullanabileceğiniz birçok farklı planlayıcı türü vardır, bu nedenle sizin için uygun olanı ve kullanacağınız birini bulun. Her şeyin üstünde kalabilmeniz için planlayıcınıza hem günlük hem de haftalık görevleri eklediğinizden emin olun.
- Hayır Demeyi Öğrenin: Sınırlarınızı bilmek ve çok fazla şey yapmaya çalışmamak önemlidir. Kendinizi zayıf buluyorsanız, hayır demeyi öğrenmeniz gerekebilir. Bu zor olabilir, ancak her şeyi yapamayacağınızı ve bazen hayır demenin normal olduğunu hatırlamak önemlidir.
- Aralar vermek: Ne zaman mola vereceğinizi bilmek önemlidir. Mola vermek, stresten kurtulmak için önemlidir ve bu da performansınızı artırabilir.
Zaman Yönetiminin 5 İlkesi Nelerdir?
Zaman yönetiminin birkaç ilkesi, gününüzden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olabilir.
İlk ilke, öncelikleri belirlemektir. Hangi görevlerin en önemli ve acil olduğunu bulmalı ve önce bunlara odaklanmalısınız. Bu, zamanınızı daha verimli kullanmanıza yardımcı olacaktır.
İkinci ilke, bir program yapmaktır. Hangi görevlerin yapılması gerektiğini öğrendikten sonra, bunları ne zaman yapacağınıza dair bir plan yapabilirsiniz. Bu, yolda kalmanıza ve zaman kaybından kaçınmanıza yardımcı olacaktır.
Üçüncü ilke, ertelemekten kaçınmaktır. Önemli görevleri ertelemek cazip gelebilir, ancak bu yalnızca sonunda daha uzun sürmelerine neden olur. Bir görev üzerinde hemen çalışmaya başlarsanız, onu çabucak bitirebilir ve başka şeylere geçebilirsiniz.
Dördüncü ilke mola vermektir. Gün boyunca periyodik olarak dinlenmek ve şarj etmek önemlidir. Mola vermek, taze ve odaklanmış kalmanıza yardımcı olur, böylece genel olarak daha üretken olabilirsiniz.
Bu zaman yönetimi ilkelerini izleyerek gününüzü en iyi şekilde değerlendirebilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz.
En İyi 6 E-posta Yönetim Uygulaması
İş dünyasında, e-posta birincil iletişim modudur. Bununla birlikte, iş e-postasını yönetmek oldukça zor olabilir. Neyse ki, birkaç e-posta yönetimi uygulaması işleri sizin için kolaylaştırabilir. Burada, şu anda mevcut olan en iyi 6 e-posta yönetimi uygulamasını derledik.
#1. ProProfs Yardım Masası
ProProfs Help Desk, en popüler e-posta yönetimi uygulamalarından biridir. E-postalarınızı etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olacak çok çeşitli özellikler sunar.
ProProfs Yardım Masası ile e-posta filtrelerini kolayca oluşturabilir ve yönetebilirsiniz. Gelen e-postaları otomatik olarak yanıtlamak için otomatik yanıtlayıcılar da ayarlayabilirsiniz. Uygulama ayrıca profesyonel görünümlü e-postalar oluşturmak için kullanabileceğiniz çok çeşitli şablonlar sunar.
ProProfs Yardım Masası hem ücretsiz hem de ücretli sürümlerde mevcuttur. Ücretsiz sürüm sınırlı özellikler sunarken, ücretli sürüm daha gelişmiş özellikler sunar.
Çok çeşitli özellikler sunan bir e-posta yönetim uygulaması arıyorsanız, ProProfs Yardım Masası harika bir seçenektir.
2 numara. Gmail
Piyasada pek çok e-posta yönetimi uygulaması var ama hangisi en iyisi? Gmail, kullanımı kolay ve özelliklerle dolu bir uygulama isteyenler için harika bir seçenektir.
Gmail bir süredir buralarda ve özelliklerini sürekli geliştiriyor. En son eklenenlerden bazıları, e-postaları erteleme, istenmeyen haber bültenlerinin aboneliğini iptal etme ve hatta e-postaları daha sonra gönderilecek şekilde planlamayı içerir.
Gmail ayrıca Takvim ve Drive gibi diğer Google ürünleriyle de iyi bir şekilde bütünleşir. Bu, tüm bilgilerinizi tek bir yerde tutmayı kolaylaştırır.
Hayatınızı kolaylaştıracak bir e-posta yönetim uygulaması arıyorsanız, Gmail harika bir seçenektir.
#3. Zoho Postası
Zoho Mail, gelen kutunuzu düzenli ve düzenli tutmanıza yardımcı olabilecek harika bir e-posta yönetim uygulamasıdır. Gelen kutusu temizleyicisi, e-posta filtreleri ve birden çok e-posta hesabı desteği dahil olmak üzere çok çeşitli özellikler sunar.
Zoho Mail ile ilgili en iyi şeylerden biri, kullanımının çok kolay olmasıdır. Gelen kutunuza hızla yeni e-postalar ekleyebilir ve mesajlarınızı düzenlemek için klasörler oluşturabilirsiniz. Uygulama ayrıca eski e-postaları kolayca bulabilmeniz için bir arama işlevi içerir.
Zoho Mail, beş adede kadar e-posta hesabı için ücretsizdir. Beşten fazla hesaba ihtiyacınız varsa, ayda 4.99 ABD doları karşılığında premium sürüme yükseltebilirsiniz.
Hem kullanımı kolay hem de uygun fiyatlı bir e-posta yönetim uygulaması arıyorsanız, Zoho Mail harika bir seçenektir.
Ayrıca bakınız: GÖREV YÖNETİM YAZILIMI: 25 En İyi Görev Yönetimi Yazılımı Çözümü
#4. posta kuşu
Piyasada birçok e-posta yönetimi uygulaması var, ancak Mailbird en iyilerinden biri. Kullanımı kolaydır ve gelen kutunuzu düzenli tutmak için ihtiyacınız olan tüm özelliklere sahiptir.
Mailbird, yapılması gerekenleri görmeyi kolaylaştıran temiz bir arayüze sahiptir. Gelen kutunuzu hızlıca tarayabilir ve hangi e-postaların hemen ele alınması gerektiğini görebilirsiniz.
Uygulama ayrıca daha kısa sürede daha fazlasını yapmanıza yardımcı olan çeşitli özellikler içerir. Örneğin, e-postanızı otomatik olarak farklı klasörlere ayırmak için kurallar oluşturabilirsiniz. Bu şekilde, tüm mesajlarınız arasında arama yapmak zorunda kalmadan aradığınızı kolayca bulabilirsiniz.
Mailbird ayrıca Asana, Trello ve Evernote gibi birkaç popüler üretkenlik uygulamasıyla da bütünleşir. Bu sayede uygulama içinden görevlerinizi ve projelerinizi kolayca takip edebilirsiniz.
Daha fazlasını yapmanıza yardımcı olacak bir e-posta yönetim uygulaması arıyorsanız, Mailbird denemeye değer.
#5. Ön
Front, hem kişisel hem de iş kullanımı için harika bir e-posta yönetimi uygulamasıdır. Gelen kutunuzu yönetmeyi kolaylaştıran temiz ve kullanıcı dostu bir arayüz sunar.
Ön taraf ayrıca e-postaları erteleme, gelen kutunuzu yönetmek için kurallar ayarlama ve hatta diğer uygulama ve hizmetlerle bağlantı kurma gibi bazı harika özellikler sunar.
Hayatınızı kolaylaştıracak bir e-posta yönetim uygulaması arıyorsanız Front, denemeye değer!
#6. oluk
Groove, gelen kutunuzu düzenli ve düzenli tutmanıza yardımcı olabilecek harika bir e-posta yönetimi uygulamasıdır. E-postalarınızı yönetmeyi çok kolay hale getirebilecek bir dizi özellik sunar.
Groove ile ilgili en iyi şeylerden biri, birleşik bir gelen kutusu sunmasıdır. Bu, tüm e-posta hesaplarınızı tek bir yerde görebileceğiniz anlamına gelir. Düzenli olarak kontrol etmeniz gereken birden fazla e-posta hesabınız varsa bu yardımcı olabilir.
Groove ayrıca daha fazlasını yapmanıza yardımcı olabilecek bir dizi üretkenlik özelliği sunar. Örneğin, e-postaları, bunlarla uğraşacak vaktiniz olana kadar geçici olarak gizlemenize olanak tanıyan bir erteleme işlevine sahiptir.
Ayrıca, yapılacaklar listenizin başında kalmanıza yardımcı olabilecek yerleşik bir görev yöneticisine sahiptir. Ayrıca, bir dizi başka üretkenlik uygulamasıyla bütünleşir, böylece tüm görevlerinizi tek bir yerden yönetebilirsiniz.
Daha üretken olmanıza yardımcı olabilecek bir e-posta yönetim uygulaması arıyorsanız, Groove denemeye değer.
Özet
E-posta yönetim araçları, meşgul profesyoneller için bir cankurtaran olabilir. E-postalarınızı düzenlemenize ve öncelik sırasına koymanıza yardımcı olarak, gelen kutunuzdan haberdar olmanızı çok daha kolay hale getirebilirler. Outlook için e-posta yönetim araçları ve müşteri hizmetleri e-posta yönetimi gibi e-posta yönetimi uygulamaları ve araçları, "gelen kutusu tıkanıklığınızı" azaltmanıza ve daha da önemlisi, gelen tüm e-postalarda daha verimli olmanıza yardımcı olabilir.
Ve pek çok farklı seçenek mevcut olduğundan, özel ihtiyaçlarınıza uyan bir araç mutlaka vardır. Bu nedenle, e-postanızı daha iyi yönetmenin yollarını arıyorsanız, kesinlikle bu araçlardan birini deneyin.
E-posta Yönetim Araçları SSS'leri
Müşteri Hizmetleri E-posta Yönetim Araçları nedir?
E-posta yönetim araçları, müşteri hizmetleri temsilcilerinin e-posta gelen kutularını yönetmelerine ve müşterilerle yaptıkları tüm konuşmaları takip etmelerine yardımcı olur. Bu araçlar, müşteri hizmetleri operasyonunuzun sorunsuz çalışmasını sağlamada çok yardımcı olabilir.
Outlook için en iyi e-posta yönetim araçlarına örnekler nelerdir?
Görünüm için e-posta yönetim araçları arasında SaneBox, Unroll Me, Boomerang, Daha Sonra Gönder, Sonra Takip Et, InboxPause vb. bulunur.
Outlook için e-posta yönetim araçları ücretsiz mi?
Outlook için bazı e-posta yönetim araçları ücretsizdir, bazıları ise ücretlidir. Ancak bütçeniz ne olursa olsun, büyük olasılıkla gelen kutunuzu kontrol altına almanıza yardımcı olabilecek bir e-posta yönetim aracı vardır.
Referanslar
- www.zendesk.com – E-posta yönetim yazılımı
- cephe.com – E-posta yönetiminin 4 D'si ile hantal gelen kutunuzu kontrol edin
- crm.org – En İyi E-posta Yönetim Yazılımı Araçları ve Uygulamaları (En İyi 10 2022)
- www.propofsdesk.com – 11 En İyi E-posta Yönetim Yazılımı
- 10 YILININ EN İYİ 2022 FİLO YÖNETİM YAZILIMI
- SÖZLEŞME YÖNETİMİ YAZILIMI: 2022'de En İyi Çözümler
- Uygulama Yönetimi Yazılımı: Tanım ve En Çok Tercihler
- 33 Yılının En İyi 2022 Etkinlik Yönetim Yazılımı ve Araçları
- Proje Yönetimi Raporlaması: Örnekler, Yazılımlar ve Araçlar
- PERFORMANS YÖNETİM ARAÇLARI: Tanımlar, Örnekler ve En İyi Araçlar
- DEĞİŞİM YÖNETİM ARAÇLARI: Teknikler ve Bilmeniz Gereken Her Şey
