Dosyalarımızı takip etmek için hepimiz aynı belge takip sistemini kullanıyoruz. İster avukat, ister doktor, hatta muhasebeci olun, bölgenizde ne tür hizmetlerin mevcut olduğunu bilmek önemlidir. Onlar hakkında bilgi edinmenin en iyi yolu, yerel kütüphanenizi ziyaret etmek veya bu alanda çalışan birine sormaktır. Ancak, sistemler, yazılımlar ve Davao City Portal Belge Takibi 2 ile bilmeniz ve basit belge takibi elde etmeniz için gereken her şeyi sağladım. Okumaya devam edin.
Belge İzleme Nedir?
Belge takibi, diğer kullanıcılarla paylaşılan belge ve dosyaların takip edilmesi işlemidir. Belge takip sistemi veya dosya takip aracı kullanılarak yapılabilir.
Belge takibinin ana faydası, diğer kullanıcılarla paylaşılan tüm belgeleri takip ederek onların ve sizinkilerin ne olduğunu bilmenizdir.
Belge Takip Hizmetleri
Belge takibi, belgelerin ilerlemesini sistem üzerinden takip etmenizi sağlayan bir hizmettir. Bunu e-postalar, dosyalar ve mesajlar gibi her türlü belgeyle başarabilirsiniz.
Belge izleme, her bir orijinal belge hakkında yalnızca bir referans numarasından daha fazla bilgi sağlaması bakımından dosya yönetiminden farklıdır. Bazı durumlarda buna, oluşturma tarihi veya yükleme sırasındaki boyutu gibi her dosyaya eklenen meta veriler dahildir, böylece başka bir ekip üyesi tarafından arşivlenmeden veya silinmeden önce iş akışı sürecinizin ne kadar sürdüğünü bilirsiniz.
Belge takibi, çok sayıda belgeyi işlemesi ve takip etmesi gereken işletmeler için önemlidir. Bu, tıbbi ofisleri, devlet kurumlarını, hukuk firmalarını ve daha fazlasını içerebilir. Belge izleme, ekipteki herkesin her belgenin iş akışı sürecinde nerede olduğunu görmesini sağlar, böylece başka birinin bakması veya erişmesi için ne zaman hazır olacağını bilirler.
Evrak Takip Sistemi Nasıl Çalışır?
Belge izleme sistemi olan bir yazılım programı, kağıt izlerinin takibi için kullanışlıdır. Kurumlar ve şirketler bunu belgeleri, dosyaları ve diğer verileri depolamak ve dağıtmak için kullanabilir.
Neden bir belge takip sistemine ihtiyacınız olduğunu kendinize sorabilirsiniz. Cevap basit: şirketinizin çalışanlarının veya müşterilerinin iş ürünlerine dünyanın herhangi bir yerinden herhangi bir zamanda herhangi bir cihazdan erişebilmelerini istiyorsanız; o zaman bu tür bir teknoloji ihtiyaçlarınız için mantıklıdır.
Belge Takip Sistemleri
Belge takip sistemleri, belgelerin takibi için kullanılmaktadır. Diğer kullanıcılarla paylaşılan belgeleri izlemek ve ayrıca belgede yapılan değişiklikleri izlemek için kullanılabilirler.
Bu sistem ayrıca bir dosyanın veya veritabanının en son nereye kaydedildiği, değişiklikleri kimin yaptığı, bu değişikliklerin ne zaman yapıldığı ve belgenin en son hangi sürümünün kaydedildiği veya açıldığı hakkında sekmeler tutmanıza olanak tanır.
Dosya İzleme Araçları Nelerdir?
Dosyaları başkalarıyla paylaşmak mı? Diğer herkesin onlarla ne yaptığını takip etmek için bir dosya izleme aracı kullanın. Diğer kullanıcılarla paylaştığınız dosyaları takip etmenin harika bir yoludur. Diğer kullanıcılarla paylaştığınız dosyayı izlemek için kullanabilirsiniz.
Belge Takip Yazılımı
Belge izleme yazılımı, diğer kullanıcılarla paylaştığım belgeleri izlememe yardımcı olan bir yazılım parçasıdır. Ofiste ve ayrıca ticari organizasyonlarda belgeleri takip etmek için kullanılır.
Belge izleme yazılımı, aşağıdakiler gibi farklı amaçlar için kullanılabilir:
- Belgelerin bir kuruluş içindeki farklı kişiler veya departmanlar tarafından kullanımları sırasında izlenmesi. Örneğin, Word şablonu XYZ kullanıyorsanız ve üzerinde bazı metinleri değiştirmeniz gerekiyorsa, bu değişikliği belge takip yazılımı kullanarak kolayca takip edebilirsiniz, çünkü bu dosyada yapılan tüm değişiklikleri bir kez daha kaydettikten sonra otomatik olarak gösterecektir. Bu şekilde, biri belge(ler)inizde herhangi bir değişiklik yaptığında, o da bu değişikliklerden kendilerine erişmesine gerek kalmadan haberdar olur!
Diğer Kullanıcılarla Paylaştığım Belgeyi İzlemeye Hangi Çözüm Yardımcı Olabilir?
Başkalarıyla paylaştığınız belgeyi izlemek için çeşitli çözümler vardır.
Belge Takip Sistemi (DTS), belgelerinizi izlemenize ve bir veritabanında saklamanıza yardımcı olan bir yazılım türüdür. Birden fazla kullanıcı, veri kaybı korkusu olmadan aynı anda sisteme erişebilir. İşletmeler genellikle bu seçeneği tercih ederler çünkü kullanımı kolaydır ve fazla maliyeti yoktur.
Ücretsiz Online Evrak Takip Sistemi
Belge takibi, bir kuruluş veya şirket içinde hareket eden belgeleri izleme sürecidir. Oluşturulma tarihi, sahiplik ayrıntıları, yazar bilgileri vb. gibi belgelerle ilgili verilerin toplanmasını, depolanmasını ve yönetilmesini içerir. Bu izleme yazılımı ayrıca dosyalarınızı kolayca takip etmenize yardımcı olur, böylece onları istediğiniz zaman izleyebilirsiniz. zaman.
Bugün piyasada satın alınabilecek çeşitli belge takip sistemleri vardır:
#1. Delüks versiyon:
Bu sürüm, sisteme yeni belgeler eklendiğinde veya değiştirildiğinde sınırsız e-posta uyarısı gibi ekstra özelliklerle birlikte gelir; bir web tarayıcısı aracılığıyla her yerden kolay erişim (uygulamalara gerek yok); her saat otomatik yedekleme; ve bulut depolama (Dropbox/Google Drive) kullanan cihazlar arasında senkronizasyon yeteneği.
#2. Standart Sürüm:
Yukarıda bahsedilen tüm temel özelliklerin yanı sıra paylaşılan klasör izinlerine sahip birden çok kullanıcı için destek içerir, böylece herkes, kimin neyi ne zaman alacağı konusunda endişelenmeden farklı cihazlar üzerinden erişimi paylaşır!
#3. Gelişmiş Sürüm:
Bu sürüm yerleşik bir takvim, kullanıcı analitiği ve daha fazlasıyla birlikte gelir. Sonuç olarak, belge izleme yazılımı, sözleşmeler, satın alma siparişleri veya faturalar gibi önemli dosyaları takip etmeniz gerektiğinde sahip olmanız gereken harika bir araçtır.
Davao City Portal Belge Takibi 2
Kağıt izlerini takip etmek için “Davao City Portal Document Tracking 2”yi kullanın. Belgeye erişen tüm kullanıcıların tüm ayrıntılarını verir.
Birçok şirket ve kuruluş, siparişleri, faturaları vb. takip etmek gibi iş amaçları için belge takip sistemlerini kullanır, böylece görevlerini yaparken ne kadar zaman harcadıkları veya birinin kaç kez görüntülediği hakkında bir fikir edinebilirler. web sitesi veya yerel bölgelerinin IP adresinden (İnternet Protokolü) ziyaret etti.
İzleme Neden Yararlı?
İzleme yararlıdır çünkü dosyanın kimde olduğunu, nerede olduğunu ve en son ne zaman değiştirildiğini bilmenize yardımcı olur. Bilgisayarınız arızalanırsa veya çalınırsa ve verileri kurtarmanız gerekirse, izleme onu saniyeler içinde bulmanıza yardımcı olur.
Çalışanınız bilgisayarında bir programın eski bir sürümünü kullanıyorsa ancak henüz (veya hiç) yükseltme yapmak istemiyorsa, bu özelliği de kullanabilir. Bu şekilde, yükseltme işlemi sırasında erişimi kaybetmez, ancak yine de tüm dosyalarını PC veya dizüstü bilgisayarının etrafındaki farklı yerlerden ayrı ayrı depolamak yerine tek bir yerde kaydetmeye devam eder.
Bir Dosyayı Nasıl Takip Ederim?
Bir dosyayı portala yükleyerek ve doğrudan veya e-posta yoluyla alıcıya göndererek izleyebilirsiniz.
#1. Dosya yükleme:
Dosyalarınızı hesabınıza yükleyin, Dosya Geçmişi bölümünde görünürler.
#2. Doğrudan Gönder:
Bu seçenek, Gmail'in oluşturma penceresinden (veya diğer uygulamalardan) bir ek göndermenize olanak tanır. Bu bağlantıyı açan Gmail dışındaki herhangi bir uygulama, eki gönderene gönderir.
#3. E-posta:
Google hesabınızla ilişkili bir e-posta hesabınız varsa, ekleri göndermek için bu yöntemi kullanın.
#4. Naber:
Birisi bizimle olan ilişkisinin bir parçası olarak sizinle WhatsApp numarasını paylaştıysa (ve dolayısıyla erişimi de varsa), ekleri göndermek için WhatsApp'ı kullanmanızı öneririz, çünkü bizden gelen e-postaları bir daha görmelerine gerek yoktur.
Özet
Bu yazımızda belge takibini detaylı olarak ele aldık. Kişilerin diğer kullanıcılarla dosya veya belge paylaşmasını sağlayan bir hizmettir. En iyi yanı, gerektiğinde kolayca bulabilmeniz için sisteminizdeki tüm dosya ve belgelerin kaydını tutmanıza yardımcı olmasıdır.
Belge İzleme SSS'leri
Belge takip sistemi ne yapmalıdır?
Belgelere erişme, arama ve düzenleme sürecini otomatikleştirir ve bir belgeyi kimin görüntülediğini veya düzenleyeceğini kontrol etmenizi sağlar.
Belge yönetimini nasıl tanımlarsınız?
PDF'ler, kelime işlem dosyaları ve kağıt tabanlı içeriğin dijital görüntüleri gibi elektronik belgeleri yakalamak, izlemek ve depolamak için kullanılan bir sistem veya işlem.
Referanslar
