Dijital bir dünyada faaliyet gösteriyoruz, bu da işletme sahipleri olarak sektörümüzü etkileyen teknolojik değişimlere ayak uydurmamız gerektiği anlamına geliyor. Doküman yönetim sistemi de bu gelişmelerden biridir. Personel programlarının oluşturulması ve sürdürülmesi söz konusu olduğunda, bu yazılım gerçekten tüm ihtiyaçları karşılar. Bu nedenle, bu yazıda belge yönetimi yazılımını, çözümlerini ve daha fazlasını ele alacağız.
Belge yönetim sistemi
Bir belge yönetim sistemi (DMS), kurumsal verilerinizle etkinlikleri organize etmek, güvenceye almak, yakalamak, dijitalleştirmek, etiketlemek, yetkilendirmek ve tamamlamak için otomatik bir yazılım çözümüdür, bir belge yönetim sistemidir. Çoğu belge yönetim sisteminin verileri bulutta depolamasına rağmen, bir DMS bundan çok daha fazlasıdır. eFileCabinet gibi yenilikçi belge yönetim sistemleri, firmanıza dökülen çok miktarda kağıdı sizin için idare ettiğinden, keyif aldığınız görevlere daha fazla zaman ayırabilirsiniz.
Belge yönetimi, bilgilerin verimli ve uygun şekilde oluşturulabileceği, değiş tokuş edilebileceği, yapılandırılabileceği ve saklanabileceği şekilde belgelerin işlenmesi sürecidir. Sonuç olarak, firmalar bir doküman yönetim sisteminin nasıl geliştirileceğini anlamalıdır.
Birçok firma, güvenli ve emniyetli tutulması veya derhal erişilmesi gereken hassas verilerle ilgilenir. Bu gibi durumlarda, iyi işleyen bir belge yönetim sistemi kritik öneme sahiptir. Firmanız daha gayri resmi olsa bile, mali ve verimlilik nedenleriyle yine de doğru kayıtların tutulması gereklidir.
Doküman Yönetim Sistemine Genel Bakış
Günümüzde çoğu firma, dijital belgelerle çalışmakta ve depolama ve yönetim özelliklerine sahip araçları kullanmakta rahattır. Şirketinizin elektronik bilgileri işlemesini daha iyi hale getirmeyi amaçlayan hem genel hem de sektöre özel belge yönetimi yazılımı veya uygulamaları sıkıntısı yoktur. Örneğin oteller, check-in sırasında yine de defter tarzı bir kayıt defteri kullanabilir ve yine de bir kağıt kredi kartı sekmesinde imza isteyebilir, ancak oteller odaları yönetmek, notları kaydetmek ve faturaları çalıştırmak için perde arkasında OPERA'yı kullanıyor.
Öte yandan birçok küçük kuruluş, bazı durumlarda önemli ölçüde daha yüksek olan kağıt veri miktarı ile kağıt ve elektronik dosyalar üzerindeki eski moda verilerin bir karışımıyla uğraşmak zorundadır. Sonuç olarak, şirketinizin tüm belgelerini elektronik dosyalara dönüştürmek için belge görüntüleme teknolojisini kullanmak, karma bir veri ortamının zorluğuna bir yanıttır. Bu nedenle, bu oldukça basit bir süreç olabilir veya birlikte çalıştığınız veri ve belgelerin türüne bağlı olarak bazı ustalık ve özel yaklaşımlar gerektirebilir.
Doküman Yönetim Yazılımı
Yazının bu bölümünde 15 adet belge yönetim yazılımını ele alacağız.
1 numara. CannyDoc
Bu belge yönetim aracını kullanarak resmi belgeleri düzenleyin ve bulunmalarını kolaylaştırın. CannyDocs, profesyonel belgeleri düzenleyebilen akıllı bir belge yönetim sistemidir. Bu işlevsellik ayrıca belgelerinizi bulmayı ve almayı çok kolaylaştırır. CannyDocs, kullanıcılarının kolaylıkla çalışmasına olanak tanıyan bağımsız bir uygulamadır. İşletim sisteminden bağımsızdır, bu nedenle işletim sistemi çalıştıran herhangi bir cihaza yükleyebilirsiniz.
#2. MantıksalDOC
LogicalDOC, hızlı içerik alımı ve iş süreci otomasyonuna odaklanarak, dünyanın her yerindeki her büyüklükteki kuruluşa belge yönetimi üzerinde kontrol sağlama konusunda yardımcı olur. Bu nedenle, ekibiniz herhangi bir sayıda belgeyi üretmek, birlikte yazmak ve koordine etmek için hizmetimizi kullanabilir.
# 3. Bitrix24
Dünya çapında 8 milyondan fazla kuruluş, ücretsiz bir belge yönetim aracı olan Bitrix24'ü kullanıyor. Böylece bulut ve on-premise seçenekleri mevcuttur (açık kaynak kodu erişimi). Ayrıca, kişisel, grup ve kurumsal sürücüler için dosya senkronizasyonu, dosya paylaşımı, mobil erişim, çevrimiçi ve çevrimdışı belge düzenleme, çok kullanıcılı düzenleme ve daha fazlası mevcuttur.
#4. dosya tutma
Filehold, üretim veya sağlık hizmetleri gibi bilgi yönetişimi gerektiren alanlardaki büyük işletmeler için en uygun yöntemdir. Dolayısıyla bu, binlerce kullanıcıya ve milyonlarca belgeye ölçeklenebilen bir masaüstü ve mobil belge yönetim sistemidir. Yerinde veya bulutta kurulabilir. Microsoft Hizmet Odaklı Mimari üzerine kurulu iki faktörlü kimlik doğrulamayı kullanarak fikri mülkiyetinizi güvende tutun. Dahası, e-imza, sürüm kontrolü ve OCR çözümümüzle operasyonları iyileştirebilir, zamandan ve paradan tasarruf edebilirsiniz.
# 5. Aptien
Ofis yönetimi ve çalışanların. Ofis malzemelerinizi, ekipmanlarınızı, sözleşmelerinizi, çalışan ilişkilerinizi, varlıklarınızı ve diğer idari konularınızı yönetin ve düzenleyin. Ayrıca, günlük çalışan ilişkileri süreçlerinizi tek bir yerde merkezileştirerek basitleştirir. Karmaşık evrak işlerinize, elektronik tablolarınıza ve uygulamalarınıza veda edin uygunluk, politikalar, tahsis edilen ekipman, varlıklar, sözleşme, projeler, görevler ve toplantı tutanakları. Aptien, şirketinizin ihtiyaçlarına uyacak şekilde LEGO ile aynı şekilde özelleştirilebilir.
#6. yasal
Belge yönetimi, akıllı iş akışları, onaylar, sözleşme montajı ve belge otomasyonu, Legito ile çözdüğünüz sorunlardan bazılarıdır. Bu nedenle, Akıllı Belge çalışma alanınızda her şey tek bir çatı altında bulunur. Kullanıma hazır işlevsellik, iki saatin altında neredeyse kendi kendine taslak oluşturan belgeleri otomatikleştirmenizi sağlar. Ayrıca Legito, LexisNexis, Price Waterhouse Coopers, Skoda Auto ve Societe Generale Group dahil olmak üzere 150,000 ülkede 50'den fazla kullanıcı tarafından belgeleri işlemek için kullanılıyor.
#7. ABBYY FineReader PDF'si
ABBYY® FineReader PDF 15, dijital belgelerle daha verimli çalışmak için bir PDF yardımcı programıdır. Bu nedenle FineReader, taranan belgeleri dijital iş akışlarına entegre eder ve ABBYY'nin AI tabanlı OCR motoru sayesinde dijital iş yerindeki her tür belgeyi dijitalleştirmeyi, dönüştürmeyi, geri almayı, düzenlemeyi, güvenliğini sağlamayı, paylaşmayı ve işbirliği yapmayı kolaylaştırır.
# 8. Bynder
Bynder, dijital markalar, ürünler ve belgeler gibi pazarlama varlıkları oluşturmanıza, yakalamanıza, keşfetmenize ve dağıtmanıza olanak tanır. Belgelerinizi yönetmek için özelleştirilmiş sınıflandırma yapılarını ve gövde içi metin aramayı kullanın.
# 9. Xpertdoc
The yenilikçi ve sezgisel belge oluşturma ve otomasyon ürünü. Bu nedenle, Xpertdoc, daha iyi belgelerin oluşturulması, oluşturulması, yönetimi, teslimi, depolanması ve e-imzası için tutarlı süreçleri daha hızlı basitleştirmenize, optimize etmenize ve otomatikleştirmenize olanak tanır, bu da daha iyi iletişim, hızlandırılmış iş süreçleri, artan üretkenlik ve azaltılmış üretkenlik ile sonuçlanır. BT'ye güvenmek. Ayrıca popüler CRM platformları ve ERP, CPQ, ECM ve daha fazlası gibi kurumsal çekirdek sistemlerle bağlantılar sağlıyoruz.
#10. GoogleDokümanlar
Elektronik tabloları ve belgeleri çevrimiçi olarak depolamak, oluşturmak ve düzenlemek için tasarlanmış web tabanlı bir uygulama. Ayrıca şablonlar, sohbet ve yorum yapma da mevcuttur.
#11. Google sürücü
Kullanıcıların kişileri, fotoğrafları, videoları, sunumları, kayıtları ve daha fazlasını depolamasına ve paylaşmasına olanak tanıyan dosya paylaşım platformu.
# 12. Microsoft Excel
İşletmelerin elektronik tabloları yönetmesine, grafikler/tablolar oluşturmasına, hesaplamalar yapmasına, projeleri paylaşmasına ve daha pek çok şeye yardımcı olan veri analizi çözümü. Bu belge yönetim yazılımı yaygın olarak kullanılmaktadır.
# 13. Microsoft 365
Entegre bir uygulama paketi, 24/7 İnternet üzerinden erişilen e-posta, takvim ve adres defterlerini içerir.
#14. Google Çalışma Alanı
Ekipler ve KOBİ'ler için bir işbirliği ürünleri paketi. Bulutta web konferansı, dosya paylaşımı ve zamanlama. Eskiden G Suite.
# 15. OneDrive
Kullanıcıların PC, Mac, Android ve iOS cihazlarındaki dosyalara ve fotoğraflara erişmesine ve bunları paylaşmasına olanak tanıyan web tabanlı bir dijital varlık yönetimi aracı.
Doküman Yönetim Sistemleri Ne Amaçla Kullanılır?
Bir doküman yönetim sisteminin birçok işlevi arasında hassas dokümanların saklanması, revizyon geçmişinin kaydedilmesi ve bir kuruluş içinde doküman alışverişinin kolaylaştırılması yer alır.
Bir belge yönetim sistemindeki her belgeye anahtar kelimeler ve etiketler atamak, belirli dosyaları bulmayı da kolaylaştırır. Ayrıca bu çözümler, seçilen önemli belgelere gerekli güvenlik ve izin sınırlarını uygulayarak işletmelerin hassas belgelerle (HIPAA kapsamındakiler gibi) uyumluluğunu sürdürmelerine yardımcı olabilir.
Doküman Yönetim Sistemleri Nasıl Çalışır?
Kağıt belgeyi taramak veya dijital sürümünü e-posta veya diğer uygulamalar aracılığıyla indirmek, belgelerin bir belge yönetim sistemi tarafından yakalanabileceği yöntemlerdir. Bir sonraki adım, sonraki aramaları kolaylaştırmak için materyali çeşitli kriterlere (etiketler, anahtar kelimeler ve meta veriler gibi) göre düzenlemeyi içeren indekslemedir. Sonunda, doğru kişilerin ihtiyaç duyduklarında bulabilmeleri için evraklar düzenli bir şekilde dosyalanır.
Bulut tabanlı belge yönetimi çözümlerinin yaygın kullanımı nedeniyle, kullanıcılar dosyalarına erişmek için artık ofisleriyle sınırlı değil. Bazı belge yönetimi yazılımı sağlayıcıları, programlarını bir mobil uygulama olarak sunarak kullanıcılara kağıtlarına erişim söz konusu olduğunda daha fazla kolaylık ve hareketlilik sağlar.
Etkili Bir Doküman Yönetim Sisteminin En Önemli Faktörleri Nelerdir?
En iyi belge yönetim sistemi, kullanıcı dostu olacak ve sürüm kontrolü, işbirliği araçları, mobil erişim ve dosya paylaşımı gibi özelliklerle donatılmış olacaktır. İlk iki seçenek sayesinde ekibinizin üyeleri, fiziksel olarak aynı konumda olmasalar bile önemli belgeler üzerinde işbirliği yapabilir. Sürüm kontrolünü kullanarak, firma belgelerinde kimin değişiklik yaptığının ve bunların ne zaman yapıldığının geçmişini görebilirsiniz.
Ayrıca, seçtiğiniz yazılımın, dosyalara erişimi yalnızca ihtiyacı olanlarla kısıtlamak için sağlam güvenlik önlemleri aldığından emin olmalısınız.
Stratejik Doküman Yönetim Sisteminde Hangi Özellikleri Aramalısınız?
Etkili bir belge yönetimi çözümü, hem kurulumu hem de genişletilmesi açısından basittir. Ekibinizin teknik yeterlilik düzeyi, dosyaları hızlı ve verimli bir şekilde düzenlemelerine ve almalarına yardımcı olmak için kullandığınız yazılımın gelişmişlik düzeyini belirlemelidir. Ekibinizdeki herkes, nerede olurlarsa olsunlar veya hangi cihazı kullanıyor olurlarsa olsunlar, dosyalara kolay ve hızlı bir şekilde erişebilmeli, bunları paylaşabilmeli ve platform içinde birlikte çalışabilmelidir.
Güvenlik protokolleri, erişim kontrolleri ve dosya versiyonlama, herhangi bir düzgün belge yönetim sisteminde bulunması gereken unsurlardır, ancak yüksek düzeyde düzenlenmiş işletmelerde büyük önem taşırlar. Meta veri ve etiketleme yetenekleri, anahtar kelime arama, belge revizyon geçmişi ve geri yükleme, belge tutma ve silme otomasyonu, resim tarama, optik karakter tanıma ve iş akışı özelleştirme, bir belge yönetim sisteminin faydasını artıran ek özelliklerdir. En iyi programlar, mevcut kurumsal altyapınıza da kolayca bağlanabilir.
İyi Bir Doküman Yönetim Sistemi Örneği Nedir?
Microsoft SharePoint'i: en çok yönlü etkili belge yönetim sistemidir. SharePoint, kurumsal içerik yönetimi için her şeyi kapsayan özellikler sağlar. Sağladığı mükemmel işbirliği seçenekleri sayesinde ekipler belgeleri aynı anda düzenleyebilir. Yazılımın sunduğu tüm özelliklere aşina olmak için personelin daha fazla eğitimden geçmesi gerekebilir.
Bir Dokümantasyon Sistemini İyi Yapan Nedir?
Yüksek kaliteli dokümantasyon üretmenin en temel kuralı, insani olarak mümkün olduğu kadar çekici görünmesini sağlamaktır. Bu, süreçteki hiçbir adımı atlamadan, onu insanca mümkün olduğu kadar açık bir dilde yazmaya çalışmamız gerektiğini gösterir. Tüketicilerimizin sahip olduğu bilgi düzeyi hakkında varsayımlarda bulunmaktan kaçınmamız önemlidir.
KYS ve DMS nedir?
Doküman yönetim sistemleri (DMS) ve kalite yönetim sistemleri (QMS), yaşam bilimleri endüstrisindeki kuruluşlar tarafından bu süreci etkin bir şekilde yönetmek için yaygın olarak kullanılan iki tür çözümdür. KYS'ler süreçleri ve kontrolleri takip etmek için kullanılırken, DMS'ler kalite ile ilgili tüm belgeleri saklamak ve izlemek için kullanılır.
Doküman Yönetimi Çözümleri
Belge yönetimi çözümlerinin çeşitli firmalarımızdaki sorunları çözmeye nasıl yardımcı olduğuna bakacağız.
#1. Daha Az Depolama Alanı
Kağıt belgeleri saklama harcamaları kolayca artabilir. Sonuçta, dosya dolapları, kutular ve saklama kutuları satın almanız ve onlara yer açmanız gerekecek. Bir araştırmaya göre, fiziksel belge depolama, genel ofis alanının yaklaşık %15'ini kaplıyor. Ayrıca, Amerika Birleşik Devletleri'nde ofis alanı metrekare başına ortalama 285 ABD Doları tutarındadır. Sonuç olarak, bu fiyata belge depolamaya harcayacak çok para var. Bu, tüm belge yönetimi çözümlerinin en iyisi olarak kabul edilir.
#2. Belge Yedekleme/Kurtarma Sunar
Fiziksel belgeleri depolamak yalnızca pahalı değil, aynı zamanda risklidir. Bir yangın, sel, deprem veya başka bir felaket, yıllarca süren değerli bilgileri yok edebilir ve işinize ciddi zararlar verebilir. İster inanın ister inanmayın, tüm küçük işletmelerin yüzde 40 ila 60'ı bir felaketten sonra kapılarını bir daha açmıyor. Ne yazık ki, şaşırtıcı olsa da, önemli dosyaları kurtarmak neredeyse imkansızdır.
#3. İş Akışlarını İyileştirir
1,000 kişiyle yapılan yakın tarihli bir Nintex anketinde, %49'u belge bulmanın zor olduğunu, %43'ü belge paylaşmanın zor olduğunu ve %33'ü belge sürümü oluşturmanın bir sorun olduğunu söyledi. Bu daha çok zaman kaybı.
Bir belge yönetim sistemi kullanarak prosedürleri düzene sokabilir ve ekip çalışma saatlerinden tasarruf edebilirsiniz. Sistem kullanıcı dostu, merkezi bir depo olarak çalıştığından, çalışanlar ihtiyaç duyduklarını anında keşfedebilir, dosyaları kolayca paylaşabilir ve bir belgenin ne kadar yeni olduğunu belirleyebilir. Bu dağınıklıktan kurtulma, onların daha hayati görevlere odaklanmalarını sağlar.
#4. Daha İyi Sürüm Kontrolü ve Organizasyonunu Teşvik Eder
Dijital ortama geçmiş olsanız bile, baktığınız belge yönetimi çözümlerinin en yeni sürümler olup olmadığını belirlemek zor olabilir. Nintex raporuna göre çalışanların %33'ünün sürüm kontrolünde zorluk yaşadığını unutmayın. Açıkçası, bu düzensizliğe ve karışıklığa yol açabilir.
#5. Mevzuata Kolay Uyum Sağlar
Her işletmenin kendi düzenlemeleri vardır ve bunları takip etmek her zaman kolay değildir. Yakın tarihli bir ankete göre, sağlık hizmeti sağlayıcılarının %56'ya kadarı HIPAA erişim hakkıyla uyumlu olmayabilir. Uyumsuzluk, sizi yalnızca yasal sıkıntılara ve ciddi para cezaları olasılığına maruz bırakmakla kalmaz, aynı zamanda itibarınıza zarar verebilir ve nihayetinde kâr hanenize zarar verebilir.
#6. Belgelere Daha Geniş Erişim Sağlar
Fiziksel kağıtların en önemli dezavantajlarından biri, aynı anda yalnızca tek bir yerde olabilmeleri ve kopya oluşturmanın verimli veya güvenli olmamasıdır. Bu dosyaları yönetmek için bir sisteme yatırım yaparsanız, bir belgeye erişmesi gereken herkes, başka birinin bitirmesini beklemek zorunda kalmadan bunu yapabilir.
#7. Zamandan ve Paradan Tasarruf Sağlar
Kağıt dosyalarının kaydını tutmak zaman alıcı ve maliyetlidir. Böylece çalışanlar, ihtiyaç duydukları şeyi kelime, kelime öbeği veya tam metin ile aramak için bir doküman yönetim çözümleri sisteminden yararlanarak zamandan ve paradan tasarruf edebilirler. Tüm belgeler buluta kaydedildiği için personeliniz hedeflerine daha düşük maliyetle ve daha kısa sürede ulaşabilir.
FAQs
SAP bir doküman yönetim sistemi midir?
SAP DMS (Belge Yönetim Sistemi), sağlam belge, içerik ve dijital varlık yönetimi yetenekleri sağlayan SAP ECC'nin çapraz uygulama bileşenidir. Dahası, DMS, SAP® NetWeaver™ tarafından desteklenmektedir. SAP DMS, SAP PLM çözümünün önemli bir bileşenidir.
DMS'yi nasıl kurarım?
Veritabanı Geçişi Gerçekleştirmek için Amazon DMS Nasıl Kullanılır?
- Bir DMS Çoğaltma Örneği oluşturun. Her iki veritabanına bağlanmak ve geçişi gerçekleştirmek için kullanacağınız bir çoğaltma örneği oluşturarak işleme başlayın. …
- Kaynak ve Hedef Uç Noktaları yapılandırın. …
- Bir Taşıma Görevi Yapılandırın ve Ardından Başlatın.
DMS bağlantısı nedir?
DMS Bağlantı Profilleri. Kaynağınızı tanımlarken, geçiş yaptığınız kaynak veritabanına bağlanmak için kullanılan bilgileri tanımlayan bir bağlantı profili oluşturursunuz. Bu nedenle, bu bağlantı profilleri bağımsız kaynaklardır, bu nedenle bir kez oluşturduktan sonra, gelecekteki geçişlerde yeniden kullanabilirsiniz.
İlgili Makaleler
