Yönetimde kontrol, planlanan hedeflerle tutarlı olmalarını sağlamak için organizasyonel faaliyetlerin izlenmesi ve düzenlenmesi sürecini ifade eder. Kontrol, yöneticilerin ilerleme hedeflerini ölçmelerine ve gerektiğinde düzeltici önlemler almalarına yardımcı olur. Bütçe kontrolü, kalite kontrolü, envanter kontrolü ve diğerleri gibi çeşitli kontrol mekanizmaları kullanılabilir. Bu mekanizmaların uygulanması, organizasyonun operasyonlar, finans, pazarlama ve insan kaynakları gibi farklı alanlarında çalışır. Bir yönetici olarak, dinamik bir iş ortamında kontrol ihtiyacı ile esneklik ve uyum sağlama ihtiyacı arasında denge kurma ihtiyacı. Bu makale size bunu nasıl başarabileceğiniz konusunda net bir fikir verecektir.
Nedir Yönetimde Kontrol?
Yönetimde kontrol, örgütsel faaliyetlerin izlenmesi ve düzenlenmesi sürecini ifade eder. Önceden belirlenmiş amaç ve hedeflerle uyumlu olmalarını sağlamak içindir. Performansın ölçülmesini, belirlenmiş standartlarla karşılaştırılmasını, sapmaların belirlenmesini ve gerektiğinde düzeltici önlemlerin alınmasını içerir. Kontrol, bir kuruluş içinde stratejik, taktiksel ve operasyonel düzeyler dahil olmak üzere çeşitli düzeylerde uygulanabilir. Stratejik kontrol, genel organizasyon yönünü ve hedeflerini izlemeye ve hizalamaya odaklanır. Taktik kontrol, belirli bölümlerin, bölümlerin veya projelerin performansını izlemeyi ve yönetmeyi içerir. Operasyonel kontrol, günlük faaliyetlerle ilgilenir ve rutin görevlerin verimli bir şekilde iyi performans göstermesini sağlar.
Kontrol Türleri
- İleri besleme kontrolü: Bu kontrol türü, sorunları ortaya çıkmadan önce önlemeye odaklanır.
- Geri bildirim kontrolü: Geri bildirim kontrolü, faaliyetlerin tamamlanmasından sonra gerçekleşir.
- Bütçe kontrolü: Bütçeler, harcamaları, gelirleri ve finansal performansı izlemek ve düzenlemek için finansal kontrol mekanizmaları olarak hizmet eder.
- İstatiksel Süreç Kontrolü: Bu teknik, üretim süreçlerinin kalitesini izlemek ve kontrol etmek için istatistiksel yöntemler kullanır.
- Performans Panoları ve Puan Kartları: Bu araçlar, temel performans göstergelerinin (KPI'lar) ve ölçümlerin görsel temsillerini sağlar.
- Yönetim Bilgi Sistemleri (MIS): MIS, kurumsal performansla ilgili verileri toplamak, depolamak, analiz etmek ve sunmak için bilgi teknolojisinin kullanılmasını içerir.
- Denetimler: Denetimler, kurumsal süreçlerin, sistemlerin ve faaliyetlerin sistematik olarak incelenmesi ve değerlendirilmesidir.
Yönetim Kontrol İlkeleri Nelerdir?
Yönetim kontrolünün ilkeleri, yöneticilerin örgütsel faaliyetlerin belirlenen hedeflerle yolunda gitmesini sağlamak için kullandıkları temel kılavuzlardır. Bu ilkeler, bir kuruluş içinde etkili kontrol mekanizmaları ve uygulamaları oluşturmak için bir temel oluşturur.
Yönetim kontrolünün ortak ilkelerinden bazıları şunlardır:
- uygunluk ilkesi
- Hedefin güvencesi
- Kontrollerin etkinliği
- Kontrol Sorumluluğu
- Planların yansıması
- Zamanında geri bildirim
Yönetimde Dört Kontrol Seviyesi Nedir?
Yönetimdeki dört kontrol düzeyi stratejik kontrol, taktik kontrol, operasyonel kontrol ve mali kontroldür.
Bu düzeyler hiyerarşiktir ve örgütsel faaliyetlerin farklı yönlerini kapsar.
- Stratejik Kontrol: Stratejik kontrol, bir organizasyonun uzun vadeli yönüne ve genel stratejilerine odaklanır. Kuruluşun misyonunu, vizyonunu ve stratejik hedeflerini değerlendirmeyi ve ayarlamayı içerir.
- Taktik Kontrol: Taktik kontrol, orta düzeyde bir yönetim düzeyinde çalışır ve belirli strateji ve planların yürütülmesiyle ilgilidir. Taktik kararların ve girişimlerin uygulanmasının izlenmesini ve değerlendirilmesini içerir.
- Operasyonel kontrol: Operasyonel kontrol daha düşük bir seviyede gerçekleşir ve organizasyonun günlük faaliyetleri ve süreçleri ile ilgilenir. Görevlerin ve faaliyetlerin buna göre yerine getirilmesini sağlamak için operasyonların verimliliğine ve etkinliğine odaklanır.
- Finansal Kontrol: Mali kontrol, kuruluşun mali yönlerinin izlenmesini ve yönetilmesini içerir. Bütçeleme, maliyet kontrolü, finansal raporlama ve finansal analiz gibi faaliyetleri içerir.
Yönetimde Kontrolün Temel Unsurları
1 numara. Performans Standartlarını Belirleme
Kontrol, gerçek performansın karşılaştırılabileceği net ve ölçülebilir performans standartları veya kıyaslamalar oluşturmayı gerektirir. Bu standartlar finansal, operasyonel veya davranışsal olabilir.
2 numara. Gerçek Performansı Ölçme
Kontrol, bireylerin, ekiplerin veya bir bütün olarak organizasyonun gerçek performansını değerlendirmek için veri toplamayı ve analiz etmeyi içerir. Bu, raporların incelenmesi, performans değerlendirmelerinin yapılması veya performans göstergelerinin kullanılması gibi çeşitli yöntemlerle yapılabilir.
#3. Performansı Standartlarla Karşılaştırma
Gerçek performans ölçülebilir hale geldiğinde, sapmaları veya sapmaları belirlemek için önceden belirlenmiş standartlarla karşılaştırmak önemlidir. Bu adım, kuruluşun yolunda olup olmadığını veya düzenlemelerin gerekli olup olmadığını belirlemeye yardımcı olur.
#4. Sapmaların Belirlenmesi ve Nedenlerinin Analiz Edilmesi
Kontrol, yöneticilerin belirlenmiş standartlardan önemli sapmaları belirlemesini ve bunların arkasındaki temel nedenleri analiz etmesini gerektirir. Bu analiz, performans eksikliklerinin nedenlerini teşhis etmeye ve anlamaya yardımcı olur.
# 5. Düzeltici Önlemlerin Alınması
Sapmalar belirlenebilir olduğunda, yöneticiler performansı istenen seviyeye getirmek için uygun düzeltici önlemleri almalıdır. Bu, süreçlerde değişiklik yapmayı, ek eğitim sağlamayı, kaynakları yeniden tahsis etmeyi veya planları gözden geçirmeyi içerebilir.
6 numara. Geribildirim ve İletişim
Kontrol, çalışanları performansları hakkında bilgilendirmek ve onları meşgul ve motive tutmak için etkili iletişim ve geri bildirim mekanizmalarına dayanır. Düzenli iletişim kanalları performans incelemelerini, ekip toplantılarını ve bireysel tartışmaları içerebilir.
#7. Sürekli gelişme
Kontrol, sürekli izleme, değerlendirme ve faaliyetlerin ayarlanmasını içerdiğinden sürekli bir yapıya sahiptir. Yöneticiler, iyileştirmeler yapmak ve zaman içinde kurumsal performansı artırmak için kontrol süreçlerinden gelen geri bildirimleri kullanmalıdır.
Yönetim Sürecinde Kontrol
Yönetimdeki kontrol süreci, kuruluşların faaliyetleri üzerinde etkili kontrol oluşturmak ve sürdürmek için takip ettikleri birbiriyle bağlantılı birkaç adımı içerir.
Yönetim sürecindeki kontrol, yöneticilerin örgütsel faaliyetlerin belirlenen amaç ve hedeflerle uyumlu olmasını sağlamak için kullandıkları bir dizi adımı içerir. Yönetim sürecindeki kontrol, kurumsal faaliyetlerin belirlenen amaç ve hedeflerle uyumlu kalmasını sağlamak için önemli bir araçtır.
Yönetim Sürecinde Kontrolün Amacı
1 numara. Standartların Oluşturulması
Kontrol süreci, performansın ölçülebileceği açık ve spesifik standartlar veya kriterler belirlemekle başlar. Standartlar, finansal hedefler veya kalite ölçütleri gibi nicel veya gözetim altında tutma seviyeleri gibi nitel olabilir.
2 numara. Performans ölçülüyor
Standartlar tanımlandıktan sonra, bir sonraki adım gerçek performansı ölçmek için veri ve bilgi toplamaktır. Bu, finansal raporlar, çalışan geri bildirimleri, müşteri anketleri veya üretim kayıtları gibi çeşitli kaynaklardan ilgili verilerin toplanmasını içerir.
#3. Performansı Standartlarla Karşılaştırma
Bu adımda, ölçülebilir performans belirlenmiş standartlarla karşılaştırılır. Bu karşılaştırma, istenen sonuçlar ile gerçek sonuçlar arasındaki herhangi bir sapma veya varyasyonun belirlenmesine yardımcı olur.
#4. Sapmaları Analiz Etme
Standartlardan sapmalar belirlendiğinde, bir sonraki adım bu sapmaların nedenlerini ve sonuçlarını analiz etmektir. Bu analiz, boşlukların arkasındaki nedenleri anlamayı ve bunların genel performans üzerindeki etkilerini değerlendirmeyi amaçlar.
# 5. Düzeltici Önlem Alma
Boşlukları gidermek ve performansı standartlara uygun hale getirmek için uygun düzeltici önlemler alınır. Düzeltici eylemler, süreç iyileştirmelerini, kaynakların yeniden tahsisini, eğitim programlarını ve politika ayarlamalarını içerebilir.
#6. İzleme ve Takip
Düzeltici eylemleri uyguladıktan sonra, sonuçların ulaşılabilir olduğundan emin olmak için performansın sürekli izlenmesi esastır. Düzenli takip ve gözden geçirme süreçleri, ilerlemenin izlenmesine ve gerekirse ayarlamalar yapılmasına yardımcı olur.
#7. Geribildirim ve Öğrenme
Kontrol süreci boyunca, bireylere ve ekiplere standartlara göre performansları hakkında geri bildirim sağlanır. Geri bildirim, çalışanların güçlü yanlarını ve iyileştirme alanlarını anlamalarına yardımcı olan bir öğrenme aracı olarak hizmet eder. Ayrıca, yöneticilere kontrol mekanizmalarını iyileştirmek ve gelecekteki performansı iyileştirmek için değerli bilgiler sağlar.
# 8. Adaptasyon ve Sürekli İyileştirme
Kontrol süreçleri dinamik olmalı ve değişen koşullara ve kurumsal ihtiyaçlara uyarlanabilir olmalıdır. Düzenli değerlendirmeler ve değerlendirmeler, iyileştirme alanlarının belirlenmesine yardımcı olur ve sürekli öğrenmeye ve kontrol sistemlerinin geliştirilmesine olanak tanır.
Yönetim Fonksiyonunda Kontrol
Yönetim fonksiyonunda kontrol, planlanan hedeflerle tutarlı olmalarını sağlamak için organizasyonel faaliyetlerin izlenmesi ve düzenlenmesi sürecini ifade eder. İlerleme hedeflerini ölçmeye ve gerektiğinde düzeltici önlem almaya yardımcı olan, yönetimin önemli bir hedef odaklı işlevidir. Kontrol genellikle planlama, organize etme ve yönetme ile birlikte yönetimin dört temel işlevinden biri olarak kabul edilir. Kontrol işlevi, hataları ve standartlardan sapmaları en aza indirmeye, verimliliği en üst düzeye çıkarmaya ve performansı iyileştirmeye yardımcı olduğundan, bir kuruluşun başarısını sağlamak için kritik öneme sahiptir.
Yönetimde Kontrolün Özellikleri
1 numara. Planlama ve Hedef Belirleme
Kontrol, net hedeflerin ve performans standartlarının oluşturulmasıyla başlar. Bu, yöneticilerin gerçek performansı değerlendirmek ve karşılaştırmak için bir temele sahip olmalarını sağlar.
2 numara. Performansı İzleme ve Ölçme
Kontrol, önceden belirlenmiş standartlara göre gerçek performansın sürekli olarak izlenmesini ve ölçülmesini içerir. Bu, düzenli raporlama, veri analizi veya performans değerlendirmeleri gibi çeşitli yollarla yapılabilir.
#3. Performansı Standartlarla Karşılaştırma
Kontrol işlevindeki bir sonraki adım, gerçek performansı önceden belirlenmiş standartlarla karşılaştırmaktır. Bu, dikkat edilmesi gereken herhangi bir sapma veya varyansın belirlenmesine yardımcı olur.
#4. Sapmaların Belirlenmesi ve Düzeltici Önlemlerin Alınması
Standartlardan önemli sapmalar varsa, yöneticilerin bunların arkasındaki nedenleri belirlemesi gerekir. Bu analiz, sapmaların nedenlerinin anlaşılmasına yardımcı olur ve yöneticilerin uygun düzeltici önlemleri almasını sağlar.
5 numara. Geribildirim ve İletişim
Kontrol, çalışanlara performansları hakkında geri bildirim sağlamaya dayanır. Bu geri bildirim, bireylerin çalışmalarının kurumsal hedeflerle nasıl uyumlu olduğunu anlamalarına yardımcı olur ve onları gelişmeye motive eder.
#6. Ayarlama ve İyileştirme
Kontrol tek seferlik bir faaliyet değil, devam eden bir süreçtir. Yöneticiler, kontrol önlemleri yoluyla alınan geri bildirimlere dayalı olarak organizasyonel faaliyetleri sürekli olarak ayarlar ve iyileştirir. Bu, kuruluşun değişikliklere duyarlı ve uyarlanabilir kalmasını sağlar.
#7. Verimlilik ve Etkinliğin Sağlanması
Kontrol yoluyla yöneticiler, örgütsel çabaların verimli ve etkili bir şekilde kullanılmasını sağlar. Bu, kaynakları optimize etmeye, israfı en aza indirmeye ve üretkenliği en üst düzeye çıkarmaya yardımcı olur.
Yönetimde Stok Kontrolü
Yönetimde envanter kontrolü, bir kuruluş içindeki envanter seviyelerini ve envanterle ilgili faaliyetleri izleme, yönetme ve optimize etme sürecini ifade eder. Envanter tutma ile ilgili maliyet ve faydaların dengelenmesini içerir. Müşteri talebini karşılamak için doğru zamanda doğru miktarda envanterin bulunmasını sağlamaktır. sırasında. Etkili envanter kontrolü, kuruluşların yeterli stok seviyelerini korumasına, operasyonel verimliliği artırmasına, maliyetleri düşürmesine ve müşteri memnuniyetini artırmasına yardımcı olur.
Envanter Kontrolünün Özellikleri
#1. Talep Tahmini
Etkili stok kontrolü için doğru talep tahmini şarttır.
2 numara. Yeniden Sipariş Noktalarını ve Sipariş Miktarlarını Ayarlama
Yeniden sipariş noktası, yeni bir siparişin verildiği stok seviyesidir, sipariş miktarı ise sipariş edilen miktarı ifade eder. Bu parametreler tedarik süresi, talep değişkenliği ve istenen hizmet seviyeleri gibi faktörlere göre belirlenir.
#3. ABC Analizi
ABC analizi, envanter öğelerini değerlerine ve önemlerine göre sınıflandırır. Öğeleri üç kategoriye ayırır: A öğeleri (sıkı kontrol gerektiren yüksek değerli öğeler), B öğeleri (orta düzeyde kontrole sahip orta değerli öğeler) ve C öğeleri (minimum kontrole sahip düşük değerli öğeler).
#4. Tam Zamanında (JIT) Envanteri
JIT envanter kontrolü, envanterin üretim veya müşteri talebi için zamanında ulaşmasını sağlayarak envanter taşıma maliyetlerini en aza indirmeyi amaçlar.
# 5. Güvenli Stok Yönetimi
Güvenlik stoğu, talepteki beklenmedik dalgalanmalara, tedarik kesintilerine veya tedarik süresi değişkenliğine karşı koruma sağlamak için tutulan ekstra envanterdir.
#6. Stok Takip ve Sistemleri
Bu sistemler, doğru envanter kontrolünü kolaylaştırır, envanter yönetimi süreçlerini kolaylaştırır ve hataları azaltır.
#7. Stok Devir ve Elde Tutma Maliyetleri
Stok devir hızı, envanterin ne kadar hızlı satıldığını veya tükendiğini ölçer. Elde tutma maliyetleri, depolama, sigorta, eskime ve envantere bağlanan sermaye gibi giderleri içerir.
#8. Sürekli gelişme
Kuruluşlar, değişen iş koşullarına uyum sağlamak için envanter kontrol stratejilerini, politikalarını ve prosedürlerini düzenli olarak gözden geçirmeli ve iyileştirmelidir. Ayrıca pazar dinamiklerine ve müşteri ihtiyaçlarına uyum sağlamak için değişebilirler.
Sonuç
Etkili kontrol, net hedefler, doğru ölçüm sistemleri, zamanında geri bildirim ve uygun düzeltici eylem gerektirir. Kontrol, kuruluşların hedeflerine ulaşmalarına, performanslarını artırmalarına ve başarıyı zaman içinde sürdürmelerine yardımcı olur. Kontrol, stratejik, taktiksel ve operasyonel düzeyler dahil olmak üzere bir kuruluş içinde çeşitli düzeylerde uygulanabilir. Stratejik kontrol, genel organizasyon yönünü ve hedeflerini izlemeye ve hizalamaya odaklanır. Taktik kontrol, belirli bölümlerin, bölümlerin veya projelerin performansını izlemeyi ve yönetmeyi içerir. Operasyonel kontrol, günlük faaliyetlerle ilgilenir ve rutin görevlerin verimli bir şekilde yerine getirilmesini sağlar.
Etkili kontrol sistemleri, esnek, dengeli ve kurumsal hedeflerle uyumlu olacak şekilde tasarlanır. Hesap verebilirliği sağlamak için yeterli gözetim sağlamak ile yaratıcılığı ve çevikliği engelleyebilecek aşırı bürokrasiyi en aza indirmek arasında bir denge kurmalıdırlar. Kontrol mekanizmalarının değişen koşullara ve kurumsal performansı etkileyebilecek dış etkenlere uyum sağlaması gerekir.
İlgili Makaleler
- STOK KONTROL YÖNETİMİ VE SİSTEMİ: En İyi Uygulamalar
- STOK KONTROL SİSTEMİ: Nedir, Nasıl Geliştirilir ve En İyi Yazılım
- KONTROL GRUBU: Tanım, Örnekler, Amaç ve Türler
- PROJE YÖNETİMİNDE DEĞİŞİKLİK KONTROLÜ: Süreç Rehberi
- İÇ KONTROLLER: Anlam ve Örnekler
Referanslar
