İşletmeler, teknolojideki değişiklikler, yeni rakiplerin yükselişi ve yasalardaki, yönetmeliklerdeki veya altta yatan ekonomik eğilimlerdeki değişiklikler dahil olmak üzere çeşitli zorluklarla başa çıkmak için sürekli olarak gelişmeli ve uyum sağlamalıdır. Bunun yapılmaması, durgunluğa veya daha da kötüsü başarısızlığa neden olabilir. Tüm organizasyonel değişim girişimlerinin yaklaşık yarısı başarısız oluyor, bu da yöneticilerin ve iş liderlerinin değişimi nasıl planlayacaklarını, koordine edeceklerini ve gerçekleştireceklerini bilmelerinin ne kadar önemli olduğunu vurguluyor. Şirketinizde önemli bir değişim girişimine liderlik etmekle görevlendirildiniz mi? Bir dahaki sefere ortaya çıktığında böyle bir inisiyatifi yönetebileceğinizi göstermek ister misiniz? Burada, değişiklik yönetiminin ne olduğuna, süreçteki önemli adımlara ve yönetim becerilerinizi geliştirmek ve rolünüzü daha etkili hale getirmek için yapabileceğiniz eylemlere ilişkin bir genel bakış yer almaktadır.
Değişim Yönetimi Nedir?
Değişiklik yönetimi, değişiklik planlama, uygulama ve konsolidasyon dahil olmak üzere organizasyonel değişikliğe baştan sona rehberlik etme sürecidir. İşletmelerin yeni teknolojinin uygulanması, mevcut süreçlerdeki değişiklikler ve organizasyonel hiyerarşinin değişmesi gibi değişiklikleri nasıl ele aldığına atıfta bulunur. Yaptığınız değişikliğin türüne bağlı olarak bu süreç farklı görünebilir.
Değişim Yönetimi Neden Önemli?
Bir değişiklik yönetimi planı oluşturmak, kuruluşların değişim zamanlarında daha sorunsuz geçiş yapmasını sağlar. Değişiklikleri zorunlu kılabilirsiniz, ancak bu değişikliklerin başarısını uygulamak, izlemek ve raporlamak için bir planınız yoksa, kendinizi başarısızlığa hazırlamış olursunuz. Değişiklik yönetimi, yapmak istediğiniz değişikliğin türü ne olursa olsun, genellikle maliyetli bir uygulama planını ve yatırımı destekleyen tüm süreç üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmanızı sağlar.
Aşağıdakiler, çeşitli değişiklik yönetimi düzeylerinden bazılarıdır:
- Organizasyonel veya dönüşümsel değişim: Bunlar büyük ölçekli ve kapsamlı değişiklik yönetimi projeleridir. Örgütsel hiyerarşiyi değiştirmek, yeni bir ürünü piyasaya sürmek veya dijital dönüşümden geçmek gibi bu dönüşümler genellikle dramatiktir.
- Uyarlanabilir veya kademeli değişim: Bu değişiklik projelerinin kapsamı daha küçüktür ve ürünlerde, süreçlerde, stratejilerde ve iş akışlarında daha küçük değişiklikler içerir. Yeni yazılım araçlarını uygulamak, bir sorunu çözmek için yeni bir ekip üyesini işe almak veya evden çalışma politikasını güncellemek, uyarlamalı değişim projelerine örnektir.
- Bireysel değişiklik yönetimi: Bu değişim projeleri, bireylerin rollerinde ilerlemek ve/veya belirli hedeflere ulaşmak için değişimi yönetmelerine yardımcı olur. Bu, yeni bir beceri öğrenmeyi gerektirebilir.
Her değişiklik girişimi, değişiklik yönetimi düzeylerinden birine tam olarak uymayacaktır. Seviyelerin örtüşmesi tamamen mümkündür.
Organizasyon şemanızı değiştirdiğinizi ve mevcut çalışanlar için beceri kazandıran bir eğitim girişimi başlattığınızı varsayalım. Workday ayrıca insan sermayesi yönetiminizi düzene sokmak için uygulanırsa, değişikliğiniz her üç düzeyi de ele alacaktır.
Değişim Yönetiminin Faydaları
İyi düşünülmüş değişiklik yönetimi, büyük veya küçük tüm değişikliklere fayda sağlar. Uygun yönetim olmadan, muhtemelen engellerle karşılaşacaksınız ve zaman ve para israf edeceksiniz çünkü değişim insanlara veya kuruluşlara doğal gelmiyor. Kalıcı değişiklikleri uygulamanın anahtarı, değişiklik yönetimidir.
Organizasyon düzeyinde, değişiklik yönetimini ele almanın aşağıdaki avantajları vardır:
- Değişime karşı iç muhalefetle aktif olarak mücadele etmek.
- İşletmelerin ilerlemeyi takip etmesine izin vererek değişim girişimleri için net hedefler belirler.
- Organizasyon genelinde çeşitli değişim projelerine standartlaştırılabilen ve uygulanabilen etkili değişim uygulama stratejileri geliştirir.
- İnsanlar, süreçler, teknoloji vb. dahil olmak üzere değişimin çeşitli yönlerini hesaba katar ve dengeler.
- Bireylerin ve çalışanların değişime daha hızlı yön vermelerini sağlayarak daha üretken olmalarını sağlar.
- Değişim projelerinin başarısını sağlayarak kuruluşların dönüşüm projelerinde yatırım getirisi bulmasına olanak tanır.
Değişiklik Yönetimi Türleri
Gezindiğiniz belirli değişikliğe bağlı olarak, çeşitli değişiklik yönetimi en iyi uygulamalarını ve teorilerini kullanabilirsiniz. Bu dört değişiklik türünün her birine nasıl yaklaşabileceğinizi düşünün:
- Olağanüstü değişiklik: Bir kişinin deneyimini değiştiren, ancak hayatlarının birçok yönü üzerinde önemli bir etkisi olmayan münferit olaylar. Örneğin bir isim değişikliği, bazı İK evrakları ve yeni bir e-posta adresi gerektirebilir, ancak kişinin iş yerindeki rolünü değiştirmez.
- Kademeli değişiklik: Mevcut teknolojinin yükseltilmesi gibi aniden değil kademeli olarak gerçekleşen değişiklikler.
- Sarkaç değişimi: Bir uçtan karşıt görüşe veya duruma ani bir geçiş. Örneğin, %100 ofis içinden %100 uzak bir ekibe geçiş.
- Paradigma değişikliği: Yeni norm olarak içselleştirilen inanç veya değerlerdeki değişiklikler. Örneğin, senkronize bir modelden hibrit bir modele başarılı bir şekilde geçiş, hem senkronize hem de asenkron iletişimi içerir.
Süreç Değişim Yönetimi
Bir dizi başlangıç koşulu (A noktası) ve işlevsel bir son nokta (B noktası), bir değişim sürecinin iki bileşenidir. Ara süreç dinamiktir ve aşamalar halinde gelişir. Değişiklik yönetimi sürecinin temel adımları aşağıda özetlenmiştir.
1 numara. Organizasyonda bir değişikliğe hazır olun
Değişimi başarılı bir şekilde takip etmek ve uygulamak için bir organizasyon hem lojistik hem de kültürel olarak hazırlanmalıdır. En iyi iş sonuçlarını elde etmek için, lojistiğe girmeden önce kültürel hazırlık yapılmalıdır.
Yönetici, hazırlık aşamasında çalışanların değişim ihtiyacını fark etmelerine ve kavramalarına yardımcı olmaya odaklanır. Değişim ajanları olarak hareket eden ve statükodan memnuniyetsizliğe neden olan organizasyonun karşı karşıya olduğu çeşitli zorluklar veya problemler hakkında farkındalığı arttırırlar. Değişikliğin uygulanmasına yardımcı olacak çalışanlardan erken katılım sağlamak, sürtüşmeleri ve direnci azaltabilir.
2 numara. Bir değişim vizyonu ve stratejisi geliştirin
Bir kuruluş değişimi benimsemeye hazır olduğunda, yöneticiler bunu uygulamak için kapsamlı ve gerçekçi bir plan yapmalıdır.
Plan aşağıdaki bilgileri içermelidir:
- Stratejik hedefler: Bu değişim, kuruluşun amaçlarına ulaşmasına yardımcı olmak için ne ölçüde değişiyor?
- Anahtar Performans Göstergeleri: Başarı nasıl belirlenecek? Hangi metriklerin yeri değiştirilmelidir? İşlerin şu anda nasıl durduğunun başlangıç noktası nedir?
- Proje katılımcıları ve ekibi: Değişikliklerin yürürlüğe girmesinden kim sorumlu olacak? Her kritik aşamada, kim imzalamalıdır? Uygulamadan kim sorumlu olacak?
- Proje kapsamı: Proje hangi belirli adımları ve eylemleri içerecektir? Projenin kapsamı dışında neler var?
Yapılandırılmış bir yaklaşıma sahip olmak önemli olsa da plan, uygulama sürecinde ortaya çıkabilecek ve üstesinden gelmek için çeviklik ve esneklik gerektiren tüm bilinmeyenleri veya engelleri de hesaba katmalıdır.
#3. Değişiklikleri eyleme geçirin
Gerekli değişikliği uygulamak için planda belirtilen adımların izlenmesi, değişiklik oluşturulduktan sonra geriye kalan tek şeydir. Girişimin özellikleri, bunun şirketin yapısında, stratejisinde, sistemlerinde, süreçlerinde, çalışan davranışlarında veya diğer yönlerinde değişiklik gerektirip gerektirmediğini belirleyecektir.
Değişim yöneticileri, uygulama sürecinde çalışanlarını girişimin hedeflerine ulaşmak ve kısa vadeli zaferleri kutlamak için gerekli adımları atma konusunda güçlendirmeye odaklanmalıdır. Ayrıca barikatları önceden tahmin etmeye çalışmalı ve belirlendikten sonra bunları önlemeli, ortadan kaldırmalı veya hafifletmelidirler. Uygulama süreci boyunca, organizasyonun vizyonunu ekip üyelerine değişimin nedenlerini hatırlatmak için tekrar tekrar iletmek esastır.
#4. Değişiklikleri şirket kültürü ve uygulamalarına entegre edin
Değişiklik yöneticileri, değişiklik girişimi tamamlandıktan sonra önceki duruma veya statükoya geri dönüşü önlemelidir. Bu, özellikle iş akışları, kültür ve strateji formülasyonu gibi iş süreçlerini içeren organizasyonel değişim için geçerlidir. Yeterli bir plan olmadan, çalışanlar, özellikle geçiş döneminde işleri "eski yönteme" geri dönebilir.
Şirket kültürü ve uygulamalarına değişiklikler dahil edilerek geri adım atmak daha zor hale getirilir. Yeni örgütsel yapılar, kontroller ve ödül sistemlerinin tümü, çubukların değiştirilmesine yardımcı olacak araçlar olarak görülmelidir.
# 5. İlerlemeyi ve sonuçları değerlendirin
Bir değişim inisiyatifi, tamamlanmış olduğu için başarılı olmak zorunda değildir. "Ön proje" olarak da bilinen bir analiz ve inceleme yürütmek, iş dünyasının liderlerine bir değişiklik girişiminin başarılı mı, başarısız mı yoksa karışık bir sonucu mu olduğunu belirlemede yardımcı olabilir. Ayrıca gelecekteki değişim girişimlerine uygulanabilecek değerli içgörüler ve dersler sağlayabilir.
Değişimi Etkili Yönetmek İçin İpuçları
Deneyimlerimize dayanarak, etkili bir değişim geçişini sağlamak için izlenecek altı temel değişim yönetimi en iyi uygulaması aşağıda verilmiştir.
1 numara. Aciliyet duygusu aşılamak
Bu, “Enhanced Kotter'ın 8 Adımlı Değişim Modeli”ne göre değişimi acil ve heyecan verici bir fırsat olarak sunmaya odaklanır. Değişimden etkilenenlere bunun üretkenliklerini artıracağını ve işlerini daha etkin bir şekilde yapacaklarını göstermelisiniz.
2 numara. Aşamalar halinde kullanıma sunma
İnisiyatifinizi bölümlere ayırarak, ekibinizi aynı anda çok fazla değişiklikle boğmaktan kaçınabilirsiniz. Küçük, kademeli değişiklikleri uygulamak, büyük, ani değişikliklerden daha kolaydır.
Ayrıca, küçük bir testçi grubu veya bir departman ile bir ilk beta testi gerçekleştirmelisiniz. Beta aşamasındaki herhangi bir hata giderildikten sonra, değişikliği büyük bir gruba ve ardından tüm şirkete yayın.
#3. adres direnci
Değişikliğin belirli departmanları ve insanları nasıl etkileyeceğini açıklayın. Herhangi bir dahili tereddütü en baştan ele alarak direnişten kaçınabilir ve çalışanlarınızın değişime uyum sağlamasına yardımcı olabilirsiniz.
#4. Çeşitli eğitim teknikleri kullanın.
Herkes aynı şekilde öğrenmez, bu nedenle çeşitli eğitim yöntemleri ve çalışan eğitimi formatları aracılığıyla rehberlik sağlamak çok önemlidir. Son kullanıcılarınıza ve çalışanlarınıza aşağıdakiler gibi çeşitli öğrenme stilleri sağlamalısınız:
- Geleneksel eğitmen liderliğindeki eğitim
- LMS ile çevrimiçi öğrenme
- Videolar
- Uygulama içi rehberlik ve isteğe bağlı destek
# 5. Değişim aracılarını tanımlayın
Dahili destek olmadan, girişiminiz daha başlamadan başarısız olacaktır. Değişim liderleri, dönüşüme devam etmeleri için ekibe bir bütün olarak ilham verir. Değişim liderleriniz, değişimden etkilenecek çeşitli departmanlardan çalışanların bir kesiti olmalıdır. Bu liderler kuruluş genelinde çok sevilmeli ve fikirleri etkileme yeteneğine sahip olmalıdır.
#6. Geri bildirim iste
Ekibinizi dinlemek, değişiklik yönetimi sürecinizi iyileştirmenin ve mevcut olabilecek herhangi bir endişeyi veya direnci ele almanın mükemmel bir yoludur. Bu, size gelecekteki değişiklik sunumlarını iyileştirmek ve bireysel çalışanları sürece dahil etmek için fikirler verecektir.
Değişiklik Yönetim Planı Nasıl Oluşturulur?
Bir değişiklik yönetimi planı, geçiş boyunca size ve ekibinize rehberlik edecektir. Bir değişiklik yönetimi planı oluşturmak için bu altı adım (artı başlamanıza yardımcı olacak değişiklik yönetimi şablonları!)
- Bir Değişiklik Önerisi Geliştirin: Bu, değişikliğin neden gerekli olduğuna dair argümanınızdır. Değişikliğin faydalarını, etkisini ve motivasyonunu tanımlayın.
- Değişim liderlerini belirleyin: Bunlar, değişimin sesli destekçileri, tipik olarak üst düzey yönetim ve diğer etkili liderlerdir. Bu değişim ekibinde, çeşitli rolleri karıştırmak önemlidir.
- Bir değişiklik yönetimi iletişim planı geliştirin: Bu, değişikliğin her yönünü, bundan etkilenecek olanlara iletme stratejinizdir.
- Değişim hedefleri ve KPI'lar oluşturun: Çeşitli değişiklik girişimi yönlerinin başarısını (veya başarısızlığını) bu şekilde takip edersiniz. İş hedeflerine ve sonuçlarına bağlı hedefler ve KPI'lar ile birlikte, uygulandığında değişikliği analiz etmek için bir plan oluşturun. Projeyi duyurmak için bunları kuruluştaki herkes tarafından görünür kılın.
- Değişim yönetimi araçlarına yatırım yapın: Değişim yönetimi ve çalışan eğitimi için yazılımlar bu tür araçlara örnektir.
- Bir değişiklik yönetimi eğitim planı oluşturun: Bu, eğitimin nasıl verileceğini özetleyecektir. Her rolle ilgili kişiselleştirilmiş değişim eğitim planları oluşturmak için departman liderleri ve L&D ekibi ile işbirliği yapmanız gerekecektir.
Değişim yönetiminin beş adımı nedir?
Beş adımlı bir değişiklik yönetimi süreci
- Organizasyonda bir değişikliğe hazır olun.
- Değişim ve vizyon için bir plan oluşturun.
- Değişikliği uygulamaya koyun.
- Değişiklikleri şirket kültürü ve politikalarına entegre edin.
- İlerlemeyi ve sonuçları değerlendirin.
Değişim yönetiminin ilkeleri nelerdir?
Etkili değişim yönetimi için dört temel fikir gereklidir:
- Değişimi anlayın.
- Plan değişikliği.
- Değişikliği uygulayın.
- Değişimi iletin.
Değişim yönetiminin 6 bileşeni nelerdir?
Yaratma, iletme, tercüme etme, uygulama, değerlendirme ve yeniden yaratma, değişimi başarılı bir şekilde uygulamak ve yönetmek için gerekli olarak tanımlanan altı unsurdur. İkiden dörde kadar olan elementler kritik "güç eğrisini" oluşturur.
Değişim yönetiminin amacı nedir?
Değişiklik Yönetimi sürecinin amacı, BT hizmetlerinde en az kesinti ile faydalı değişikliklerin uygulanmasına izin vererek, tüm değişikliklerin tüm yaşam döngüsünü yönetmektir.
Değişim Yönetiminin 10 İlkesi Nedir?
- Sistematik olarak "insan tarafını" ele alın
- En baştan başlayın.
- Tüm katmanları dahil edin.
- Resmi argümanı sunun.
- Sahipliği teşvik edin.
- Mesajı iletin.
- Kültürel manzarayı değerlendirin.
- Kültürü açıkça ele alın.
- Beklenmedik durumlara hazırlıklı olun.
- Kişiyle konuşun.
3 Ana Değişim Türü Nedir?
Gelişimsel değişim, geçişsel değişim ve dönüşümsel değişim, tüm yöneticilerin farkında olması gereken üç tür değişimdir.
Değişim Yönetimi Stratejileri nelerdir?
Değişim Yönetimi: beş etkili strateji:
- Teşvik önerilerinde bulunun.
- Kültürel değerleri yeniden değerlendirin.
- Otoriteyi göster.
- Değişim sorumluluğunu dağıtın.
- Sizi savunacak değişim temsilcilerini bulun.
İlgili Makaleler
- DEĞİŞİM YÖNETİM ARAÇLARI: Teknikler ve Bilmeniz Gereken Her Şey
- CRM UYGULAMASI: Tanım, Örnekler, Süreç ve Hizmetler
- STRATEJİK YÖNETİM NEDİR? Önem, Süreç ve Örnek
- DEĞİŞİM TEMSİLCİLERİ: Herhangi Bir Organizasyonda Değişim Temsilcileri Nasıl Belirlenir?
- 20'de Değişiklik Yönetimi İçin En İyi 2023 Yazılım: Ayrıntılı İncelemeler
Referanslar
