Değişiklik yönetimi kadar farklı bölümleri olan bir konu hakkında bilgi aramaya nereden başlayacağınızı bilmek zor olabilir. Bu, değişimi yönetmek için araçlar ve teknikler söz konusu olduğunda çok doğrudur. Değişimi yönetmek için bu ücretsiz araçlardan bazılarını aramaya nereden başlamalı? Peki, bu makale size bu konuda yardımcı olabilir. Kuruluşunuzun geçiş yapmasına yardımcı olabilecek değişim yönetimi araçları ve teknikleri hakkında bilmeniz gereken her şeyi size anlatır. Zevk almak!!
Değişiklik Yönetimi Araçları Nelerdir?
Değişim yönetimi araçları, işletmelerin çalışanlar, denetçiler ve müşteriler için mümkün olduğunca sorunsuz ve kolay bir organizasyon değişikliği yapmak için kullandıkları uygulamalardır. Elbette sayısız organizasyonel değişim ve değişim yönetimi modeli olduğu gibi, çok sayıda pahalı ve ücretsiz değişim yönetimi aracı da bulunmaktadır.
Uygun değişiklik yönetimi araçları, yaptığınız değişikliğin türüne ve içinde bulunduğunuz değişiklik yönetimi aşamasına bağlı olacaktır. Örneğin, yakın zamanda büyük bir departmanı birçok küçük departmana böldüyseniz, bir geri bildirim kullanmak isteyebilirsiniz. ekiplerinizi yoklamak ve her departmanın verimliliğini nasıl artırabileceğinizi görmek için bir araç.
Değişim Yönetiminin 7R'si
Bu, bir değişiklik talebi göndermeden önce dikkate alınması gereken önemli faktörlerin bir kontrol listesidir. Bu hazırlanmış 7R listesi, değişiklik günlüğü sırasında değişiklik reddinin azaltılmasına yardımcı olur. Kontrol listesi aşağıdaki gibi yedi kolay sorudan oluşur:
#1. Değişikliği Kim Yaptı?
Değişiklik talep eden bu kadar çok erişim noktası, kaynak ve paydaş varken, bu soruya yanıt almak zorlaştı. Değişiklik yetkisi sorununu çözmenin en iyi yöntemi, tüm değişiklikleri kaydeden bir sistem geliştirmektir. Bu kayıt tutma sistemi, denetimler sırasında size yardımcı olacaktır.
#2. Değişimin Arkasındaki Motivasyon
Bu sorunun yanıtı, yüksek riskli ve düşük iş getirisi olan değişiklikleri önleme potansiyeline sahiptir. Değişikliğin nedenine bakılmaksızın, tüm önemli değişiklikler üzerinde anlaşmaya varılan bir portföy analizi kriterine tabi tutulmalıdır. Bu, güncellemelere öncelik verilmesini sağlayacaktır.
#3. Değişimden Öngörülen Getiri
Herhangi bir değişiklik yapmadan önce, önceliği belirlemek için yatırım getirisini değerlendirmek oldukça önemlidir.
#4. Değişimle İlişkili Riskler
Tüm değişiklikler risklidir. Bazı risklerden kaçınılabilirken bazıları önlenemez. Bir değişiklik talebini onaylarken veya reddederken değişiklik yapmama tehlikesini göz önünde bulundurun. Hiç kimse değişimin içerdiği riskin tam miktarını tahmin edemez, ancak değişiklik yapmadan önce gereken düşünme derecesini tahmin edebilirler.
#5. Değişikliği Uygulamak için Gereken Kaynaklar
Bir dönüşümü gerçekleştirmek için altyapı varlıklarının ve insan kaynaklarının kullanılabilirliğini ve ihtiyacını göz önünde bulundurmalısınız. Ayrıca, kabul ettiğiniz gibi, değişikliğin diğer projeler üzerindeki etkilerini de göz önünde bulundurun. Diğer projeler değişiklikten etkilenmemelidir.
#6. Bu Değişiklikleri Geliştirmek, Test Etmek ve Uygulamaktan Kim Sorumlu?
Projeden sorumlu kişiler bu soruya cevap verebilmelidir. Değişiklik ve sürüm yönetimi sorumluluğu izlenebilir, eyleme geçirilebilir ve uygulanabilir olmalıdır.
#7. Önerilen Değişiklik ile Diğer Değişiklikler Arasındaki İlişki
Aynı anda birçok değişikliğin meydana geldiği karmaşık bir BT ortamında yanıt vermek zor olabilir. Fonksiyonel sınırlar boyunca değişiklikler arasındaki ilişkiyi belirlemek gereklidir. Bunun yapılmaması, toplantı takviminin gecikmesine neden olabilir.
Herhangi bir değişiklik yapmadan önce bu endişelere cevap almak birçok avantaja sahiptir. Bu sorular, değişiklikle ilişkili riski ölçmenin yanı sıra, değişiklik yönetimi stratejinizin etkinliğini belirlemek için harika bir yaklaşımdır.
Yönetim Araçlarını ve Tekniklerini Değiştirin
Aşağıda, değişiklik yönetimi için kullanılan bazı araç ve tekniklerin bir listesi bulunmaktadır.
#1. ne düzeltme
Whatfix, çalışanlara işe alım yardımı sunan etkileşimli dijital benimseme değişiklik yönetimi araçlarından biridir. Araç ayrıca dijital değişim yönetiminde önemli bir boşluğu çözmek için sürekli eğitim sunar. Whatfix'in etkileşimli kılavuzları (iş akışları), işletmelerin yeni teknolojilere geçişi sağlamalarına yardımcı olur.
Bireyselleştirilmiş işe alım ve eğitim programları aracılığıyla, bu değişiklik yönetimi çözümü, yeni teknolojideki her prosedürde insanlara rehberlik eder.
#2. BMC Çözüm Değişiklik Yönetimi 9
BMC Software'in Çözüm Değişiklik Yönetimi 9, yenilikçi bir BT hizmet yönetimi (ITSM) platformudur. Bu değişiklik yönetimi yazılımı, farklı değişiklik yönetimi süreci taleplerini belgelemesi ve koordine etmesi gereken BT departmanları için uygundur.
Değişiklik yöneticileri, talepleri değerlendirmek, değişiklik planları yapmak ve uygulamanın ilerlemesini izlemek için bu aracı kullanabilir. Çözüm ayrıca dağıtım izleme ve paydaşlara otomatik bildirimler gibi yeni sürümlerin yönetimine yardımcı olacak araçları da içerir.
Bu araç, başarısız bir değişiklik olasılığını %40 oranında azaltabilen değişiklik yönetimi araçlarından biridir. Ayrıca, değişiklik istekleri, izleme ve sürüm yönetiminin tümü bir bilgisayardan veya cep telefonundan yapılabilir, bu da sürümlerin herhangi bir yerden izlenmesini kolaylaştırır.
#3. MicroFocus'tan StarTeam
StarTeam'in değişiklik yönetimi aracı, geliştirme ekiplerine yazılım teslim sürecini iyileştirmede yardımcı olmayı amaçlamaktadır. Araç, dönüşüm süreci boyunca tek bir gerçek kaynağı sunarak farklı ve küresel olarak dağılmış ekipleri birbirine bağlar.
Kontrollü bir dağıtım sağlamak için geliştirme yöneticileri kaynak kodunda, arızalarda, özelliklerde ve diğer varlıklarda yapılan değişiklikleri izlemek için işbirliği ortamını kullanabilir. StarTeam ayrıca, bir yazılım sürümü için süreç ve düzenlemelerin oluşturulmasına yardımcı olan esnek, entegre bir iş akışı motorunun yolunu açan özelleştirilmiş iş akışlarına sahiptir.
#4. Pusulayı Değiştir
Change Compass, adından da anlaşılacağı gibi, değişim sürecinizde pusula görevi görebilecek bulut tabanlı bir veri görselleştirme ve planlama uygulamasıdır. Değişim sürecinizi tek bir lokasyonda ve tek bir lens üzerinden görmenizi sağlar.
#5. Roket Aldon
Rocket Aldon, piyasadaki tek çoklu platform, uçtan uca konfigürasyon ve değişiklik yönetimi yazılımı olduğunu iddia ediyor. Geliştirme ekiplerine değişiklik prosedürleri aracılığıyla yardımcı olmak için tasarlanmıştır.
Bu programın en büyük avantajlarından biri, aynı anda birden fazla kişi tarafından erişilebilir olmasıdır. Bu, yöneticilerin, geliştirme dosyalarının depolanmış yapısı yerine gerçek zamanlı olarak uygulamalara ve görevlere veya diğer tanınabilir yapılara dayalı değişiklikleri görüntülemesini sağlar.
Rocket Aldon ayrıca eksiksiz yazılım teslimi ve değişiklik yönetimi sürecinin otomasyonuna yardımcı olan bir kurumsal Uygulama Yaşam Döngüsü Yönetimi (ALM) çözümü sunar.
#6. Giva e-Değişim Yöneticisi
Giva'nın Hizmet Yönetim Paketinin bir bileşeni olan eChange Manager, ITIL uyumlu basit bir bulut uygulamasıdır. Analitiklerin ve KPI'ların uygun şekilde izlenmesine ve ölçülmesine yardımcı olan güçlü bir raporlama sistemi sağlayabilen değişiklik yönetimi araçları arasındadır.
Bu aracın bir başka avantajı da, işaretle ve tıkla özelleştirme ve ayarının, programcıların/danışmanların uygulamayı kurma ihtiyacını ortadan kaldırmasıdır.
#7. Wrik
Wrike, profesyonel hizmet yazılımı dedikleri şeydir. Anladığımız kadarıyla bir proje yönetim aracıdır. Sağlam bir özellik koleksiyonuna sahiptir.
Wrike, işletmelere ekipler arasında hedefleri hizalama ve birleştirme, otomasyonun gücüyle verimli süreçler oluşturma ve iş açıklığını ve görünürlüğü artırma konusunda yardımcı olur.
Değişim Yönetiminin 5 Temel Öğesi Nelerdir?
Bir değişiklik yönetim sisteminde aranacak bazı temel unsurlar şunları içerir:
#1. Zahmetsiz Onay İşlemleri
Onay durumuyla ilgili sorunlar, sorunsuz değişiklik işlemleri için hayati önem taşır. Değişiklik talepleri iş akışı aşamaları arasında aktarıldığından, uygun onay kontrollerine sahip olmanız gerekir. İyi bir değişiklik yönetimi çözümü, isteklerin mantıklı bir şekilde gönderilmesini sağlamak için genel onay durumu kontrollerine sahip olacaktır, ancak aynı zamanda yetkilendirmeleri otomatikleştirmek için özel bir onay komut dosyası oluşturmanıza da izin verecektir.
#2. Süreçlerin Otomasyonu
Birinin süreçleri bir kullanıcıdan diğerine gecikme, kesinti veya karışıklık olmadan geçirme yeteneği, başarıyı değiştirmek için önemlidir. Tamamlananları belgelemek ve prosedürü bir sonraki kullanıcıya aktarmak için BT veya destek personelinize güveniyorsanız, bu zor olabilir. Bu süreçler, sorunsuz işlemleri sürdürmek ve üretkenliği en üst düzeye çıkarmak için otomatikleştirilebilir.
# 3. Yönetim Araçları
Güçlü bir değişiklik yönetimi çözümü, kullanıcıların yalnızca ne yapmaları gerektiğini değil, aynı zamanda nasıl ve ne zaman yapmaları gerektiğini anlamalarına yardımcı olmak için yerleşik kontroller ve dengeler içerecektir. Örneğin yöneticiler, belirli değişiklik süreçleri uygulandığında düzenleyici standartlarla ilgili hatırlatıcılar ayarlayabilir. Bu basit yazılım değişikliği yönetimi araçları, süreçlerin sorunsuz ve hatasız çalışmasını sağlamada önemli bir rol oynayabilir.
# 4. Veri kullanılabilirliği
Değişiklik işlemlerini yürüten kullanıcılar uygun verilere eriştiğinde daha verimli çalışabilirler. Etkili veri görselleştirme araçları, kullanıcıların değişim işlemlerini akıllıca ve verimli bir şekilde yönetmelerine yardımcı olmada kritik öneme sahiptir.
# 5. KABİN KABİLİYETİ
Bir değişim danışma kurulunun oluşturulmasına ve uygulanmasına yardımcı olan araçlar, iş ve teknolojik hedeflerin değişim operasyonlarına entegrasyonuna yardımcı olur. Bir CAB, uzun vadeli değişiklik planları oluşturmak, beklenmeyen değişiklik taleplerine hızla yanıt vermek ve değeri optimize etmek için çalışmaya öncelik vermek için BT ve iş kullanıcılarını bir araya getirir.
Yönetimi Değiştirmek için 4 Anahtar Şey Nedir?
Etkili değişim yönetimi elde etmek için dört temel unsur şunları içerir:
#1 Değişikliği Tanımak
Değişimin faydalarını etkili bir şekilde iletmek için önce onları anlamalısınız. Öyleyse neden değişmeniz gerektiğini düşünün. Ayrıca şu soruları da göz önünde bulundurun:
- Değişimle ilgili öncelikli hedefleriniz nelerdir?
- Değişimin organizasyon için avantajları nelerdir?
- Değişimin insanlar üzerinde ne gibi faydalı etkileri olacak?
- Değişimin insanların çalışma şekli üzerinde ne etkisi olacak?
- Değişimin başarılı olması için bireyler ne yapmalıdır?
Ayarlamamanın olumsuz sonuçlarını da göz önünde bulundurmak faydalı olabilir. Beckhard ve Harris'in Değişim Denklemine göre, değişimin gerçekleşmesi için eski şeyleri yapma biçiminde yeterli mutsuzluk olmalıdır. İnsanlar ayrıca yeni yöntemin daha üstün olacağına ve oraya ulaşmanın açık bir yolu olduğuna inanmalıdır.
#2 Plan Değişikliği
Etkili değişim tesadüfen gerçekleşmez ve oluşturduğunuz plan ne olursa olsun, kuruluşunuz için uygun olmalıdır. Değişim projelerinin nasıl yönetildiği organizasyondan organizasyona değişir. Bazıları çok katı değişim prosedürlerine sahipken, diğerleri daha açık ve esnektir.
#3 Değişikliği Uygulayın
Gördüğümüz gibi, dönüşümünüzü gerçekleştirmenize yardımcı olacak birçok değişiklik yönetimi aracı ve tekniği mevcuttur. Örneğin, Kotter'in 8 Adımlı Değişim Modeli, ivme geliştirmek ve herkese değişikliklerinizi desteklemesi için ilham vermek için eylemlerinize nasıl aciliyet duygusu enjekte edeceğinizi gösterir.
Bu arada, Değişim Eğrisi, stratejinizi gerçekleştirirken diğer insanların duygularını aklınızda tutmanız için sizi teşvik eder. Şok ve inkardan yeni stratejiye tam bağlılığa kadar organizasyonel değişim boyunca hepimizin geçirdiği aşamaları tasvir eder.
#4 Değişikliği İletin
İletişim, değişim yönetiminde oyunun kurallarını değiştirebilir. Yapmak istediğiniz değişiklik, başkalarının ne yapmalarını istediğinizi ve bunu neden yapmaları gerektiğini anlamaları için açık ve alakalı olmalıdır. Bununla birlikte, istenen duygusal tepkiyi ortaya çıkarmak için uygun tonu da ayarlamalısınız.
Değişim Yönetiminin Özellikleri
#1. Hazırlık Değerlendirmeleri
Hazırlık değerlendirmeleri, şirketinizin beklenen değişim direnci seviyesini analiz eden araçlardır. Bu noktada kuruluşunuzun çeşitli faktörleri göz önünde bulundurulmalıdır. Bu faktörler şunları içerir:
- tüm organizasyon
- Kurumun kültürü ve tarihi
- Çalışanlarınız
- destekçileriniz
- Değişikliğin kapsamı.
- Bu özelliklerin her birini değerlendirirken, etki her bir özel grup üzerinde olacaktır.
#2. İletişim Planlaması
Etkili değişim için etkili iletişim planlaması gereklidir. Bu, sürekli olarak sürdürülmesi gereken bir değişiklik yönetimi planının temel taşlarından biridir.
Değişikliği çalışanlarınıza bir kez açıklamak yeterli değildir. Tekrarlama esastır.
#3. Sponsorluk Yol Haritaları
Project Management Institute'a göre proje ve değişim girişimi başarısında en önemli başarı unsuru sponsorluktur.
#4. Eğitim
Değişim yönetimi eğitimi, ihtiyaç duyacağınız ilk eğitim şeklidir. Yöneticiler, departmanlarında değişimi yönlendirmek için gerekli olanı bilmelidir.
Son kullanıcı eğitimi, ihtiyaç duyacağınız başka bir eğitim şeklidir. Başka bir deyişle, çalışanlara yeni iş prosedürlerini nasıl takip edecekleri ve/veya yeni ERP sistemlerini nasıl kullanacakları konusunda talimat verilmelidir. Bu eğitim, değişiklikten etkilenen her grubun özel ihtiyaçlarına göre uyarlanmalıdır.
#5. Direnç Yönetimi
Her çalışanın her değişikliğe tamamen katılmasını beklemek pratik değildir. Neredeyse kesinlikle bir miktar memnuniyetsizlik, anlaşmazlık veya doğrudan muhalefet olacaktır.
Bu nedenle bir direnç yönetimi stratejisi gereklidir. Direnç proaktif olarak ele alındığında, projenizi raydan çıkarma olasılığı daha düşüktür.
#6. Devam Eden Çalışan Geribildirimleri
Bir değişiklik yapıldıktan sonra, ilerlemesini izlemelisiniz. Çalışan girdisi, neyin işe yaradığını, neyin kafa karıştırıcı olduğunu ve sorunlu noktaların nerede olduğunu belirlemenize yardımcı olabilir. Bu bilgilere sahip olduğunuzda, herhangi bir zorluğu gidermek için gerekli işlemleri yapabilirsiniz.
Girdilere izin vermek, çalışanlara deneyimlerini önemsediğinizi ve değişimle başa çıkmak için ihtiyaç duydukları araçları sağlamaya kararlı olduğunuzu gösterir.
Sonuç
Değişim zordur, ancak uygun değişim yönetimi araçlarını ve tekniklerini seçmek böyle olmak zorunda değildir.
Umarım bu makalede en sevdiğiniz yazılım değişikliği yönetimi araçlarını ve tekniklerini bulacaksınız. Ancak, başarılı değişimin araçlarla değil insanlarla ilgili olduğunu her zaman hatırlamalıyız. En iyi dileklerimle!
Yönetim Araçları SSS'lerini Değiştirin
En etkili değişim yönetimi aracı hangisidir?
Değişiklik yönetimi araçlarının seçimi, neredeyse her zaman, değişikliğin boyutu ve süresi gibi birkaç parametre tarafından belirlenir. Sonuç olarak, “en iyi” değişiklik yönetimi çözümünü belirlemek zordur; ancak Wrike, JIRA ve UserGuiding gibi sistemler en iyileri arasındadır.
JIRA değişimi yönetmek için kullanılabilir mi?
JIRA Hizmet Yönetimi, özellikle BT'yi içeren bir değişim sürecini planlamak ve yönlendirmek için mükemmel bir araçtır.
Değişim yönetimi stratejisi nedir?
Bir değişiklik yönetimi stratejisi, esasen bir organizasyonda değişiklik uygulamadan önce oluşturulan bir plandır. Birçok durumda değişiklik yönetiminin en önemli yönlerinden biridir.
Referans
- Whatfix.com – Değişimi Yönetmek için En İyi 16 Değişim Yönetimi Aracı (2022)
- userguiding.com – Değişikliği Kolaylaştırmak için İhtiyacınız Olan TEK 6 Değişiklik Yönetim Aracı
- medium.com – 7 Rs Değişim Yönetimi
- servis.com – Değişim Yönetiminin 5 Temel Unsuru
- mindtools.com – Değişim Yönetiminin Dört İlkesi
- panorama-danışmanlık.com – Bir Değişim Yönetimi Stratejisinin Temel Bileşenleri
İlgili Makaleler
- PARA YÖNETİM ARAÇLARI: Nedir, Nasıl Kullanılır ve Ücretsiz Çevrimiçi Araçlar
- Proje Planlama: Proje Planlama Teknikleri Rehberi
- DEĞİŞİM TEMSİLCİLERİ: Herhangi Bir Organizasyonda Değişim Temsilcileri Nasıl Belirlenir?
- MÜLKİYET YÖNETİM ARAÇLARI: Kullanımlar, Serbest Araçlar; fiyatlandırma
- İŞ RİSKLERİ: İş Hayatında Riskler Nasıl Yönetilir?
- RİSK YÖNETİM ARAÇLARI: Teknikler ve Bilmeniz Gereken Her Şey
- AĞ YÖNETİM ARAÇLARI: En İyi 20 Ağ Yönetim Aracı
- E-posta Yönetim Araçları: Bilmeniz Gereken Her Şey
