İşletmeler, yeni projelere başlarken müşteri ve ekonomik talebi karşılayabilmek gibi temel bir hedefe sahiptir. Çeşitli projeler için gerekli kaynakları, maliyetleri ve son teslim tarihlerini planlamak için operasyonel kapasiteleri analiz etmek çok önemlidir. Bu niteliklere sahip olmak, bir şirketi üretim ihtiyaçlarını ve talebini karşılama kapasitesine ve yeteneğine sahip olarak karakterize eder. Bu makalede kaynak ve çevik kapasite planlamasının anlamını tartıştık. Ayrıca, şirketinizin iyi plan yapmasına yardımcı olmak için aralarından seçim yapabileceğiniz kapasite planlama araçlarının bir listesini de ekledik. Sürüş keyfi!
Kapasite Planlama Nedir?
Talebi karşılamak için ihtiyaç duyulan kaynak sayısını tahmin etme süreci, kapasite planlaması olarak bilinir. Bu “talep” bir sonraki hafta, ay veya yıl için geçerli olabilir. Aşağıdakilerin tümü potansiyel bileşenlerdir:
- Öngörülen ihtiyaçları karşılamak için işçileri işe almak
- Yeterli araç, gereç ve yöntemlere erişim.
- bir görevi tamamlamak için gerekli kaynakları biriktirmek
- Fazladan çalışmaya gerek olup olmadığını seçme
Her şey kendinizi ve işinizi geleceğin getirebileceği her şeye hazırlamakla ilgilidir. Bu bilgilerle tedarik zincirinde genişlemeyi, daha iyi tasarımlar yapmayı ve darboğazları nasıl öngöreceğinizi öğrenebilirsiniz. İşverenler, işgücü kapasite planlamasına yönelik araçları kullanarak yüksek kaliteli bakım ve destek sağlamak için gereken yeteneklere, davranışlara, yetkinliklere ve özelliklere sahip doğru çalışan karışımına ve sayısına sahip olup olmadıklarını kontrol edebilir. Kaynak kapasitesi planlamasına yönelik araçlar, kuruluşların kaynaklarını gereksinimlerine göre tahsis etmelerine yardımcı olur.
Ağ kullanımının, trafik miktarlarının ve trafik türünün sürekli olarak izlenmesi, hizmette darboğazlara yol açabilecek ve son kullanıcı deneyimini olumsuz etkileyebilecek sorunları tespit etmek ve yükseltmelerin ne zaman ve nerede gerekli olduğunu belirlemek için ağ kapasitesi planlamasının önemli bir parçasıdır.
Kapasite Planlama Türleri
Üç tür kapasite planlaması vardır. Aşağıdakiler türlerdir:
1 numara. Kısa Vadeli Kapasite
Yıllık planlama döngüsü, işletmelerin mevcut üretime katkıda bulunan birçok yönün göreceli önemini değerlendirdiği kısa vadeli planlama için zaman çerçevesidir. Kısa vadeli kapasite planlaması, işgücü ve personel, üretim programı, bütçeleme ve malzeme ihtiyaçları dahil olmak üzere çok çeşitli faktörleri dikkate alır. Çıktı ve kaynakların mevcut talepleri karşılayabileceğinden emin olmak için birçok işletme haftalık, aylık ve üç aylık aralıklarla kısa vadeli kapasiteyi de değerlendirir. Tüketici ve ekonomik piyasalardaki dalgalanmalar talep üzerinde önemli bir etkiye sahip olabileceğinden, kısa vadeli stratejilerini rutin olarak değerlendiren işletmelerin, daha uzun süreler boyunca genel büyüme ve başarı elde etme şansı daha yüksektir.
2 numara. Orta Vadeli Kapasite
Orta vadeli planlama, önümüzdeki iki ila beş yıl için üretim kapasitesinin değerlendirilmesini ve bir kuruluşun gelecekteki üretim taleplerini karşılamak için ihtiyaç duyacağı kaynaklar ve yapılar hakkında tahminler yapmayı içerir. Bu süre zarfında işletmeler, gelecekteki talebi daha iyi karşılamak için tahmin araçları, kaynak tahsis stratejileri ve operasyonel prosedürler dahil olmak üzere altyapılarında gerekli değişiklikleri yapabilir. Şirketler daha sonra kapasiteyi değerlendirebilir ve kapasite beş yıla yaklaşırken uzun vadeli sürdürülebilirliği sağlamak için planlar oluşturabilir.
#3. Uzun Vadeli Kapasite
Uzun vadeli planlama, beş yıldan uzun süreler için kapasite potansiyelini dikkate alır. Bir şirketin faaliyetlerine ne kadar devam edebileceğini tahmin etmek için uzun vadeli bir kapasite analizinde birden fazla iş kriteri kullanılır. Tasarım ve üretim yetenekleri, bir işletmenin şu anda sahip olduğu ve gelecekte edinebileceği ekipman ve kaynaklarla zaman içinde elde edilebilecek en yüksek çıktı düzeylerini ortaya koyduklarından, işletmelerin ürünlerinin ne kadar dayanacağını ölçmek için kullandıkları iki önemli göstergedir. . Kısa vadeli ve orta vadeli kapasitenin aksine, uzun vadeli planlama daha az kesindir ve ek kurumsal ihtiyaçları, idareyi ve kaynak yönetimini hesaba katar.
Kapasite Planlama Stratejileri
Kapasite planlama stratejilerini bilmek, şirketinizin kapasite planlaması için doğru seçimi yapmanıza yardımcı olacaktır. Aralarından seçim yapabileceğiniz stratejiler şunlardır:
1 numara. Gecikme Stratejisi
Gecikme stratejisinin amacı, başlangıçta tahmin edilen talep yerine gerçek talebi karşılamak için yeterli kaynağa sahip olmaktır. Kapasite planlaması söz konusu olduğunda, gecikme tekniği, harcamaları minimumda tutacak güvenli bir bahistir. Bu stratejinin potansiyel olumsuz yanı, mal veya hizmetlerin müşterilere teslim edilmesi için gereken süreyi uzatabilmesidir, dolayısıyla adı da buradan gelmektedir. Siparişlerde ani bir artış yaşarsanız veya acil geri dönüş gerektiren büyük bir yeni müşteri bulursanız, gecikme stratejisi sizi teslim tarihlerini karşılayamaz hale getirebilir.
2 numara. Kurşun Stratejisi
Kapasitenizi önceden artırmak, beklenen talebi en kısa sürede karşılamanızı sağlar. Liderliği almanın riski beklemekten daha yüksektir. Sisteminizi genişletebilir veya müşteri adayı stratejisinde kaynaklara katkıda bulunabilirsiniz. Kaynak eklemek, kapasiteyi artırmanın en yaygın yoludur. Ancak, bu bilgileri kaynak tahsis stratejilerinizde kullanabilirsiniz.
#3. Maç Stratejisi
Maç stratejisi, gecikme ve liderlik stratejileri arasında dengeleyici bir eylemdir. Eşleştirme stratejisini kullandığınızda, stratejik kapasite planlamasına katılma sıklığınızı artırırsınız. Piyasayı ve piyasadaki gelişmeleri, mevcut ve öngörülen talebi yakından takip edersiniz. Bu bilgileri bir temel olarak kullanarak kapasite planlamanızı kademeli olarak talebi karşılayacak şekilde ayarlarsınız. Bu strateji, ölçeklenebilirlik açısından yalnızca öncü ve gecikmeli stratejilerden daha iyi performans göstermekle kalmaz, aynı zamanda en düşük riskle en yüksek derecede uyarlanabilirlik sunar.
Kapasite Planı Nasıl Oluşturulur?
Nasıl bir kapasite planı oluşturacağınızı mı düşünüyorsunuz? Bir tane oluşturmak için atmanız gereken bazı adımlar şunlardır:
1 numara. Mevcut Kapasiteyi Hesaplayın
Gerekli kapasiteyi belirledikten sonra mevcut üretim kapasitenizin talebi ne kadar karşıladığını değerlendirmelisiniz. Planlamanızda kesinlikle çok yardımcı olacaktır.
2 numara. Personel Becerilerini Takip Edin
Bir personelin bir projeye katılma kapasitesi, yalnızca onların mevcudiyetine bağlı değildir. Aynı zamanda becerilerine de bağlıdır. Bu nedenle, emrinizdeki tüm kaynakların yetenekleri ve uzmanlık düzeyi sizin tarafınızdan bilinmelidir. Her iş için en nitelikli kişileri seçebileceksiniz. Bunu takip ederek ve anlayarak, kapasite planlama konusunun “arz” tarafını sağlam bir şekilde kavrayacaksınız.
#3. Proje Gereksinimlerini Analiz Edin
Ekibinizin üzerinde çalışacağı projeleri seçmek bir sonraki aşamadır. Bir gecikme stratejisi kullanıyorsanız, devam eden girişimleri değerlendirmeli ve her biri için gerçekçi bir kritik yol oluşturmalısınız. Öncü bir strateji uygularken, planlanan projeleri önceden düşünmek ve ihtiyaç duyacakları insan gücü ve malzemeleri tahmin etmek önemlidir. Böylece, denklemin "talep" olarak bilinen tarafını elde etmiş olursunuz.
#4. Görünürlük Oluştur
Bir sorunun arz ve talep taraflarını anlamak, işleri halletmek için ihtiyacınız olan şeye sahip olup olmadığınıza karar vermenize yardımcı olur. En üst düzeydeki yöneticiler, proje gereksinimlerini mevcut kaynaklara göre değerlendirme yeteneğine sahip olmalıdır. Bazı projeleri bitirecek kaynakları yoksa, zor seçimler yapmak zorunda kalacaklar.
# 5. Kaynakları Tahsis Et
Şimdi, şirketin hedeflerine ulaşılmasına katkıda bulunmaları için bu projelere öncelik vermelisiniz. Verimli kullanımı ve plan uygulamasını garanti etmek için, gerçekleşenleri ve tahminleri düzenli olarak değerlendirdikten sonra tahsisleri gözden geçirmek önemlidir.
#6. KPI'ları yakalayın
Kullanılacak metrik yoksa yönetim imkansızdır. Kapasite planınızın başarısını değerlendirmek için temel performans göstergelerini oluşturmak ve izlemek önemlidir.
Kapasite Planlama Araçları
Kapasite planlama aracı, bir kuruluşun mevcut kaynaklarını izlemek ve değerlendirmek için kullanılan bir bilgisayar programıdır. Bu, ekibinizin kapasitesini, kaynak tahsisini, erişilebilir kaynakları ve hatta teknolojinizin ve araç setinizin kapasitesini kapsar. Gelen projeleri yerine getirmek için yeterli kaynağın mevcut olduğundan emin olmak için kapasite planlama araçları, tüm bu verileri birleştirmek için talep tahminlerini kullanır. Bu, aralarından seçim yapabileceğiniz kapasite planlama araçlarının bir listesidir:
1 numara. Geçiş Planı
Toggl Plan, her beceri düzeyinden ve geçmişe sahip insanlar tarafından erişilebilir olmaktan büyük zevk alır. Proje yönetimi, ekip planlaması ve görev yönetimi, yazılım tarafından sunulan üç temel kullanıcı deneyimidir. Kapasiteyi kolayca izlemek ve planlamak için tüm arayüzler, her ekip üyesine verilen iş yüklerini ve görevleri gözlemlemeyi mümkün kılar.
#2. Takım çalışması
Ekip çalışması, projeleri yönetmek için müşteri merkezli bir platformdur. Platformun her bir özelliği, projeleri zamanında tamamlamanıza ve müşterilerinizin beğenisine katkıda bulunur. Ekip çalışması, projeler, personel ve finans gibi şeyleri takip etmek ve organize etmek için kullanılan bir araçtır. Sezgisel pano, ekibe genel bir bakış sağlar ve gelişmiş işbirliği ve bilgi paylaşımı yetenekleri, birlikte çalışmayı çocuk oyuncağı haline getirir.
#3. Maven bağlantısı
Mavenlink bir kaynak optimizasyonu ve yönetim aracıdır. Kritik operasyonları optimize etmenize, personel ve ekip yapılandırmalarını iş hedeflerine göre akıllıca hizalamanıza ve çok çeşitli tahmin ve planlama görevlerini gerçekleştirmenize yardımcı olabilecek çok çeşitli özelliklere ve analitiklere sahip kapsamlı bir yazılım çözümüdür.
4 numara. Kaynak Gurusu
Projenizin kaynaklarını yönetmeye gelince, Resource Guru sizin için bir araçtır. Cephaneliğinizdeki her aracın kullanım oranını izlemenize ve firma genelinde kullanımlarını yönetmenize yardımcı olur. Ekibinizi yönetmek ve programlarını, izin taleplerini ve genel uygunluk durumlarını takip etmek için kullanışlı bir araçtır.
# 5. Saviom
Saviom, kurumsal düzeydeki kaynakları yönetmek ve büyük çalışan gruplarının faaliyetlerini koordine etmek için yazılım sağlar. Bu, kullanımı en üst düzeye çıkarma, iş gücünü koordine etme ve proje kaynak giderlerini kısma kapasitesini içerir. Ayrıca, gerçek zamanlı olarak planlama, planlama ve tahmin yapma becerisini de içerir.
#6. Mozaik
Mosaic hem kapasite planlama hem de kaynak yönetimi için kullanılabilen kapsamlı bir programdır. Ekipteki herkesi bir araya getirmek ve işleri yolunda tutmak için etkili bir araçtır. Zaman takibi, finans, raporlar, zaman çizelgesi oluşturma ve projelerin tümü, çeşitli gerçek zamanlı özellikleriyle yönetilebilir. İşleri önem sırasına koymak, kaynak yönetiminizi ve planlamanızı geliştirmenin harika bir yoludur.
Kapasite Planlama Araçlarında Aranacak Temel Özellikler
- Basit ama etkili bir pano kullanır
- İşlem yapılabilir veriler ve gerçek zamanlı raporlama sağlar
- İş akışlarının otomasyonunu teşvik eder
- Ajansınızın teknoloji yığınındaki diğer araçlarla kolayca bütünleşir
Kaynak Kapasitesi Planlaması
Mevcut ve gelecekteki talepleri karşılamak için işletmeler, kaynaklar tarafından yapılabilecek iş miktarını tanımlamayı, bu kaynaklarla tamamlanabilecek görevleri ve projeleri belirlemeyi ve yapılacak işi eşleştirmeyi içeren kaynak kapasite planlaması yapmalıdır. mevcut kaynaklar.
Kaynak Kapasite Planlamasının Temel Bileşenleri
1 numara. Bilgi Toplama
Proje yöneticileri, işlerinde zaten mevcut olan kaynaklar hakkında bilgi toplayarak başlar. Farklı departmanlardaki kişilerle konuşarak şirketin insan ve malzeme kaynaklarını öğrenebilirler veya bilanço, gelir tablosu gibi finansal belgelere bakarak bu konuları öğrenebilirler. Erişebilecekleri envanter kaynaklarının hacmini belirlemek için, satıcılarına ve tedarikçilerine de danışabilirler.
2 numara. Gerçekleri Analiz Etmek
Verileri derlerler ve ardından kaynak gereksinimlerini ve projenin uygulanabilirliğini belirlemek için değerlendirirler. Bu, ellerindeki her şeyi kullanan ve aynı zamanda bu varlıkların getirdiği sınırlamalara saygı duyan bir plan yapmalarına izin verecektir. Proje yöneticileri, değişen kaynak kullanılabilirliğini hesaba katmak için proje ilerledikçe planı ayarlama esnekliğine sahiptir.
#3. Düzenli Veri İncelemeleri Gerçekleştirme
Proje yöneticilerinin, sorunları erken görmelerine ve uygun önlemleri almalarına olanak sağlayacağından, kaynak verilerini sık sık incelemeleri iyi olacaktır. Mevcut kaynaklar üzerinde rutin kontroller yapılarak sorunların önlenmesi veya en azından hafifletilmesi mümkündür.
Uzmanlaşmanın Kaynak Kapasitesi Planlaması Üzerindeki Etkisi Nedir?
Kaynakları uzmanlaştırma yeteneği, günümüzün rekabetçi kaynak yönetimi dünyasında daha önemlidir. Müşteriler artık daha da fazla niş teklif bekliyorlar ve bu da sürekli talep görmeyen veya hemen bulunamayan yeteneklere sahip uzmanları gerektiriyor. Gerektiğinde çağrılabilmeleri için hangi ekip üyelerinin hangi uzman yeteneklere sahip olduğunu takip etmek için etkili kaynak kapasitesi planlaması için bir beceri veri tabanının kullanılması gerekecektir.
Tam zamanlı kaynaklar bunları sağlayamayabilir, çünkü özel yetenekler elde edilirken sözleşmeli çalışanlar da kapasite planlamasına dahil edilmelidir. Giderek daha değerli hale gelen bu yeteneklerin kıtlığı nedeniyle, kapasite planlaması kullanılabilirliği de dikkate almalıdır. Günümüzün uzmanlık çağında gelişmek için hizmet sağlayıcılar, ilgili tüm yetenekleri doğru bir şekilde hesaba katan ve bunlardan yararlanan kaynak kapasitesi planlama araçlarına ihtiyaç duyar.
Çevik Kapasite Planlaması
Çevik ekibinizin kapasitesi, Çevik kapasite planlamasının yardımıyla planlayabileceğiniz bir şeydir. Bir sprint sırasında üretken mühendislik için mevcut olan süre, kapasite planlamasının yardımıyla daha iyi tahmin edilebilir.
Örneğin, Çevik bir ekip için kapasite planlaması, ekip üyelerinin programları ve tatil zamanları hakkında bilgi toplamayı ve ardından ekibin toplam kapasitesini belirlemek için bu faktörleri toplamayı gerektirir. Sprintin uzunluğu, birikmiş iş listesindeki öğe sayısı, tipik iş günü ve rekabet eden öncelikler, mevcut kaynakları belirlerken dikkate alınması gereken faktörlerdir. Bu prosedürün kullanılmasıyla ekip, sprint boyunca değerli işler yapmayı güvenle taahhüt edebilir.
Çevik Kapasite Planlamasını Ne Zaman Yapmalısınız?
Çevik süreç, sprint planlama toplantısından önce kapasite planlaması ile başlar. Taahhüt bazlı sprint planlama ve kapasite bazlı sprint planlama, bu yöntemin diğer iki adıdır.
Kapasite Planlamanın Faydaları
Kapasite planlamasının faydaları şunlardır:
1 numara. Zorlukları Öngörür
Üretim, kaynak edinimi, finansman, çizelgeleme ve personel bulma zorlukları, iyi düşünülmüş ve uyarlanabilir bir kapasite planıyla kaçınılabilecek pek çok potansiyel engelden sadece birkaçıdır. Şirketlerin risk azaltmayı destekleyen prosedürleri ve projelerdeki olası aksilikleri çözmeye yönelik yaklaşımları olduğunda, proje kapsamı orta ve uzun vadede daha doğru bir şekilde tahmin edilebilir. Sonuç olarak, kapasite planlaması, işletmelerin değişen talepleri karşılamak için organizasyonel ve operasyonel kaynakları sürdürebileceklerinden emin olmalarına yardımcı olur.
2 numara. Stokları azaltır
Arz, müşteri talebinin altına düştüğünde stok tükenmesi meydana gelir. Müşteriler bekletilmekten hoşlanmazlar, bu nedenle belirli bir mal veya hizmetin "dışında" olmanız, onları taleplerine uygun başka bir iş aramaya yönlendirecektir. Neyse ki, kapasite planlaması ayrıca stok tükenmelerini en aza indirmenize ve hatta tamamen önlemenize yardımcı olma avantajına da sahiptir.
#3. Karar Vermeyi Destekler
Etkili kapasite planlamasının karar alma üzerinde de olumlu bir etkisi vardır. Uzmanlar, daha iyi seçimler yapmak için kapasite ve talep analizlerinden elde edilen bilgileri kullanabilir. Arzın taleple eşleşmesini garanti etmek için işletmeler, personel seçimleri, kaynak edinimi, gelir tahsisi ve finansal kısıtlamalar dahil olmak üzere bir dizi konuyu dikkate almalıdır. İşletmeler, daha fazla planlama ve daha derin bir kapasite anlayışıyla verimli üretim stratejileri başlatabilir.
#4. Kapasite Teslimatını Artırın
Teslimat kapasitenizi değerlendirerek ve ürünlerinizi sipariş verildiği anda teslim edecek personelin hazır olduğundan emin olarak, pazardaki rakip işletmelere göre avantaj elde edebilirsiniz.
# 5. Üretim İsrafını Azaltır
Bir şirketin bir projeyi tamamlamak için kaynak tahsisini değerlendirirken kapasite ve talep planlaması çok önemlidir. Şirketler, ekiplerin kaynakları, malzemeleri ve işgücünü ne kadar etkili kullandığını anlayarak maliyetleri kısmak, israfı ortadan kaldırmak ve performansı ve üretkenliği artırmak için alanlar belirleyebilir. Kapasite değerlendirmesinden elde edilen bilgiler, bir işletmenin gelecekteki harcamaları, kaynak gereksinimlerini ve proje beklentilerini karşılamak için genel yetenekleri daha iyi tahmin etmesine yardımcı olabilir.
#6. Verimliliği ve Üretkenliği Artırır
Mevcut ve gelecekteki kapasiteleri anlamak, işletmelerin üretim ekiplerinin başarısı için daha iyi planlama yapmasına olanak tanır. Personelin, materyalleri ve kaynakları kullanarak hedeflere ulaşmak için belirlenmiş prosedürlere sahip olması için iş akışını optimize etmesine ve gereksiz israfı azaltmasına olanak tanır. Bu gelişmelerin bir sonucu olarak verimlilik ve sürdürülebilirlik sıklıkla artmaktadır.
Kapasite Planlamasının Faktörleri Nelerdir?
Aşağıdakiler kapasite planlamasının faktörleridir:
- Küresel tam zamanlı işgücü kıtlığı.
- Kurum içi öğrenme ve gelişim fırsatlarına olan talep.
- Değişen çalışma programları ve yerleri.
- Çalışanların beceri setlerinin ve proje ihtiyaçlarının yanlış hizalanması.
- Çevik yönteme geçiş.
Kapasite Planlamasının Belirleyicileri Nelerdir?
Sunulan tesis, ürün ve hizmetlerdeki faktörler, bu ürün veya hizmetleri oluşturmak için kullanılan süreçler, çalışanlar, politikalar, operasyonlar, tedarik zincirleri ve dış ortamların tümü, etkin kapasitenin belirlenmesinde rol oynar. İnsan yönü, hepsinin en önemli bileşenidir.
Kapasite Planlamanın Amaçları Nelerdir?
Kapasite planlamasının amacı, işletmenizin veya kuruluşunuzun karşılaşabileceği her türlü talebi etkili bir şekilde karşılayabilmesini sağlamaktır. Bir şirketin veya kuruluşun tüm üretim kapasitesi, uzun, orta ve kısa vadeli bir planlama süreci olan kapasite planlaması ile belirlenir.
Son Düşüncelerimiz
Gelecekteki iş taleplerini tahmin etmek ve bu ihtiyaçları karşılayacak kaynakların mevcut olduğundan emin olmak, kapasite planlamasının birer parçasıdır. Kapasite planlaması, işletmelerin mevcut ve gelecekteki talepleri karşılamak için yeterli kaynağa sahip olduklarından emin olmalarına yardımcı olur. Kapasite planlamasında çeşitli yaklaşımlar, araçlar ve süreçler ile birçok farklı iş rolünden gelen girdiler kullanılır.
Stratejik planlama yoluyla ve üretim kapasitesi, kaynak kapasitesi ve yaklaşan gereksinimler gibi faktörleri dikkate alarak, hem şimdi hem de gelecekte talebi karşılamanıza yardımcı olacak bir kapasite planı oluşturabilirsiniz.
İlgili Makaleler
- ÖZGEÇMİŞE YERLEŞTİRECEK 21 İYİ BECERİ: En İyi 2023 Uygulamaları
- PROJE YÖNETİMİNDE KAYNAK TAHSİSİ: Bilmeniz Gereken Her Şey
- Proje Planlama: Proje Planlama Teknikleri Rehberi
- Finansal Planlama: Genel Bakış, Türler, Önem, Konsept (+ Ücretsiz PDF'ler)
- KAPASİTE YÖNETİMİ: Kapasite Yönetimi, Stratejiler ve Araçlar Rehberi
Referanslar
