Yeni koşullara uyum sağlama yeteneği, başarılı şirketler arasında ortak bir özelliktir. İşletmelerin her zaman olabildiğince üretken olmasını sağlamak için kapasite yönetimi temel bir iş işlevidir. Kapasite yönetiminin sayısız uygulamasını anlamak, şirketinizin kârını nasıl artıracağınızı öğrenmenize yardımcı olacaktır. Bu makale, ITIL'de kapasite yönetiminin ne olduğunu açıklamaktadır. Ayrıca, mevcut kapasite yönetimi araçlarından en iyisini seçmenize yardımcı olacak bir kılavuzla birlikte gelir. Haydi dalalım!
Kapasite Yönetimi Nedir?
Değişen koşullar veya mevsimsel talep, sektör değişiklikleri ve öngörülemeyen makroekonomik olaylar gibi dış etkilerin bir sonucu olarak kapasite dalgalanabileceğinden, şirketlerin beklentileri tutarlı bir şekilde uygun maliyetli bir şekilde karşılayacak kadar çevik kalması gerekir. Örneğin, arz ve talepteki değişimlere yanıt olarak şirketin bazı hammadde kaynaklarının yeniden tahsis edilmesi gerekebilir. Kapasite yönetimini eyleme geçirmek için fazla mesai, dış kaynak kullanımı, yeni makineler ve hatta mülkün elden çıkarılması gerekli olabilir.
Karşılanmayan siparişler, müşteri kaybı ve pazar payı kaybı, kapasite yönetiminin yetersiz olduğu işletmeler için potansiyel sonuçlardır. Bir işletmenin çığır açan yeni bir ürün ve beraberindeki pazarlama kampanyasını piyasaya sürdüğünde beklenmedik bir talep artışına yeterince hazırlanması zorunludur. Şirket, bir perakende ortağının envanterini zamanında dolduramazsa zarar görür.
Bu nedenle, işletmelerin giderleri azaltırken çıktıyı en üst düzeye çıkarması zordur. Örneğin, mal veya hizmetlerinin uygun kalite kontrol denetimlerini üstlenmek için bir şirket, zaman ve insan gücü açısından gerekli kaynaklara sahip olamaz. Ekipmanın aşırı kullanımı, stres ve düşük moral yaşayabilen işçiler arasında arızalara ve tükenmişliğe yol açabilir.
Kapasite Yönetimi Ne İçin Kullanılır?
Mal ve hizmetlerin üretimi ve bilgi teknolojilerinin veya diğer adıyla BT'nin işletilmesi, kapasite yönetimi ile ilgili iki ayrı ama bağlantılı kurumsal işlemdir. Şirketinizin bunları nasıl kullanabileceği aşağıda açıklanmıştır:
Üretim Kapasitesi Yönetimi
Kuruluşunuzun öğeleri üretmek için kaynaklarını kullanma etkinliği, kapasite yönetimi aracılığıyla analiz edilebilir. Tesisler, personel, araçlar, hammaddeler, bileşenler, paketleme malzemeleri, nakliye seçenekleri ve bitmiş ürünlerin tümü bu kategoriye girer. Teslim tarihlerinin karşılanamaması ve kaliteli çıktının sağlanamaması, bu kaynaklardan herhangi birinin eksikliğinden kaynaklanabilir. Bununla birlikte, çok fazla kaynak varsa, bu savurgan harcamalara işaret edebilir ve karı azaltabilir.
Mallara olan talep, bir dizi tipik faktörden etkilenir. Kuruluşlar, aşağıdakiler için daha iyi hazırlanarak kapasite yönetiminden yararlanabilir:
1 numara. Mevsim Değişiklikleri
Şirketinizdeki üretimin, tatillerde tüketici harcamalarında meydana gelen mevsimsel artış gibi talepteki mevsimsel değişiklikleri hesaba katmak için yıl boyunca biraz ayarlanması gerekebilir. Bununla birlikte, bazı işletmeler son derece mevsimsel talep yaşarlar, bu da yavaş dönemlerde maliyetlerin düşürülmesini ve yoğun zamanlarda üretimin artmasını gerektirir.
2 numara. Ekonomik Gelişmeler
Hem kısa hem de uzun vadeli talep modellerini daha iyi anlamak için, işletmeniz makroekonomik eğilimleri tahmin etmeye çalışmalıdır. Ani ekonomik değişimler karşısında üretimi hızlı bir şekilde ayarlama yeteneği de aynı şekilde çok değerli olabilir.
#3. Eğilimli Piyasalar
Pazarınıza yeni rakipler girdikçe veya pazarınızdan çıktıkça şirketinizin pazar payı muhtemelen değişir. Kuruluşunuzun ihtiyaç duyduğu kaynak sayısı, bu değişikliklerin doğrudan bir sonucu olarak değişecektir.
#4. Endüstri akımları
Bazen, pazardaki şirketlerin çoğu sektördeki daha geniş trendlerden etkilenir. Örneğin petrol firmaları, elektrikli otomobillerin kullanımı arttıkça talepte değişimler yaşayabilir ve bu da onlara uyum sağlamayı gerektirir.
Bilgi Teknolojileri Kapasite Yönetimi
Kapasite yönetimi, bir şirketin bilgisayar ağlarının verileri ne kadar iyi işlediğini ve trafikle nasıl başa çıktığını açıklamak için de kullanılabilir. Şirketinizin araştırma ve ürün geliştirme gibi şeyler için veya yüksek hacimli tüketicilerle sorunsuz bir şekilde ilgilenmek için çok fazla işlem gücüne ihtiyacı olabilir.
Veri işleme, BT kapasite yönetimi tarafından aşağıdaki şekillerde geliştirilir:
1 numara. Becerilerin Değerlendirilmesi
BT kapasite yönetiminin amacı, BT kaynaklarının tam potansiyelleriyle kullanılmasını ve performans hedeflerine ulaşılmasını sağlamaktır.
2 numara. Etkinliği Denetleme
İşletmelerin bilgi işlem kaynaklarının gerçekte nasıl kullanıldığına dair fikir edinmeleri yararlıdır.
#3. ayarlama
Kuruluşlar, BT kapasite yönetimini kullanarak sistemlerinin yapılandırmalarında ince ayar yapabilir ve böylece ek masraflara maruz kalmadan bilgi işlem performansını artırabilir.
#4. Talep Yönetimi
İyileştirilmiş prosedürler, işletmeler tarafından bilgi işlem altyapısı üzerindeki yükü azaltmak için kullanılabilir. Yoğun zamanlarda bakım planlamaktan kaçınmak için, birçok işletme bakım programlarını değiştirecektir.
#5. Kaynak Tahsisi
Kuruluşlar, BT kapasite yönetiminin yardımıyla gelecekteki bilgi işlem ihtiyaçlarını önceden planlayabilir. İşletmeyi geleceğe hazırlamak için donanım veya bilgisayar programlarını yükseltmeye karar verebilirler.
Kapasite Yönetim Stratejileri
İmalat sektöründeki yöneticiler, çıktıyı iyileştirmek ve şirketlerinin kapasitelerini genişletmek için bir dizi yöntem geliştirdiler. Kapasite yönetimine yönelik en yaygın kullanılan yaklaşımlardan bazıları şunlardır:
1 numara. Gecikme Stratejisi
Bu yöntem, yöneticinin kapasiteyi artırmaya karar vermeden önce talepte sürekli bir büyüme olana kadar beklemesini gerektirdiğinden daha temkinlidir. Yönetim daha sonra mevcut pazarın ihtiyaçlarını karşılamak için üretimi artırır.
2 numara. Kurşun Stratejisi
Bu strateji, gecikme yaklaşımından önemli ölçüde daha agresif ve risklidir. Şirket, gerçek bir talep olmadan kapasiteyi artırırsa bol olacağını düşünüyor. Hızla büyüyen işletmelerde veya yüksek tüketici talebi olan pazarlarda yaygındır. Bu nedenle çoğu mikro ve küçük işletme bu taktikten uzak durmaktadır.
#3. Dinamik Strateji
Bu strateji, tahminlere dayalıdır ve üretimi genişletmek için pazar trendlerinden yararlanmaya önem verir. Yönetici, satış tahmini verilerinin ve fiili talebin incelenmesine dayalı olarak üretim seviyelerini önceden ayarlar.
#4. Maç Stratejisi
Bu strateji, hem öncü hem de gecikmeli yaklaşımların unsurlarını birleştirir. Müşteri talebine ayak uydurmak için şirket, üretim çıktısında ince ama önemli ayarlamalar yapar. Talebin artabileceği tahmin edildiğinde çıktıda küçük artışlar yapılır.
Kapasite Yönetimi Araçları
Kapasite yönetimi araçları, işletmelerin kaynak gereksinimlerini pazar talebindeki dalgalanmalar ışığında değerlendirmelerine yardımcı olur. Yöneticiler ve üst düzey yöneticiler, personel seviyelerini takip etmek ve ellerindeki kaynaklarla ne kadar iş başarılabileceğini hesaplamak için bu araçları kullanır. Ayrıca, şu anda sahip olduğunuz personel sayısını görüntülemenizi ve fazla çalışıp çalışmadıklarını veya yetersiz kullanılıp kullanılmadıklarını belirlemenizi sağlar. Şirketinizin kapasite yönetimi için kullanabileceğiniz bazı kapasite yönetimi araçları şunlardır:
1 numara. Geçiş Planı
Toggl Plan, her beceri düzeyinden ve geçmişe sahip insanlar tarafından erişilebilir olmaktan büyük zevk alır. Bu yazılım parçasında üç ana kullanıcı arabirimi vardır: proje yönetimi, ekip planlaması ve görev yönetimi. Kapasiteyi kolayca izlemek ve planlamak için tüm arayüzler, her ekip üyesine verilen iş yüklerini ve görevleri gözlemlemeyi mümkün kılar. Bu aracın avantajı, hiçbir şey ödemeden test edebilmenizdir.
#2. Tıklama
Projeleri yönetme, daha akıllı işbirliğini teşvik etme ve bir ekibin tüm çalışmalarını birkaç uygulamadan tek bir yerde merkezileştirme söz konusu olduğunda, ClickUp her büyüklükteki ekip için en iyi üretkenlik platformudur. ClickUp, çok sayıda yapılandırılabilir seçeneği sayesinde iş yüklerini izlemek, kaynakları verimli bir şekilde yönetmek ve üretkenliği artırmak için en iyi kapasite planlama yazılımıdır.
#3. Maven bağlantısı
Mavenlink, mevcut kaynakları yönetmek ve optimize etmek için araçlar sağlar. Temel etkinlikleri otomatikleştirerek, personel ve ekip yapılandırmalarını iş hedeflerine göre akıllı bir şekilde hizalayarak ve çok çeşitli tahmin ve planlama görevleri gerçekleştirerek kuruluşunuzun zamandan ve paradan tasarruf etmesine yardımcı olabilecek çok çeşitli özelliklere ve analitiklere sahip kapsamlı bir yazılım çözümüdür. Mavenlink'in dört fiyatlandırma kategorisinden ilki ücretsiz denemeye izin verir, ancak diğer üçü ödeme gerektirir.
4 numara. Kaynak Gurusu
Yüksek bir talep ancak düşük bir insan kaynağı arzı olduğunda, bir kaynak yönetimi yazılımı olan Resource Guru, halihazırda kapasitede olan kişilerin yerini belirlemeye yardımcı olabilir. Bu program, ERP ve CRM uygulamalarıyla entegrasyon gibi sıradan iş yönetimi yetenekleri sunar ve hem görevlerinizi hem de bir projeyi tamamlamak için mevcut kaynakları takip etmenize olanak tanır. Bu program, size tam olarak kimin ne üzerinde çalıştığını ve ne zaman tamamlanacağını gösteren bir işbirliği özelliğine sahiptir.
# 5. Saviom
Saviom, şirketin büyük kuruluşlarda verimlilikte devrim yaratacağına inandığı kaynakları yönetmek ve çalışanları yönetmek için kurumsal yazılım sağlar. Kullanımı en üst düzeye çıkarmak, iş gücünü optimize etmek ve proje kaynak maliyetlerini azaltmak, bunların tümü bunun bir parçasıdır. Saviom web sitesi herhangi bir fiyat bilgisi içermemektedir. Bir fiyat teklifi almak için onlarla iletişime geçmenizi tercih ederler. Ancak, üç katmanından birini ücretsiz olarak test edebilirsiniz.
#6. Ekip oluşturmak
Teamup, üyelerin programlarını koordine etmelerine ve birbirleriyle önemli tarihleri değiş tokuş etmelerine izin vererek işbirliğini kolaylaştıran web tabanlı bir takvim hizmetidir. Kaynakları yönetmek için etkili bir alternatiftir ve belge ve dosya paylaşımı ve takvim senkronizasyonu gibi ekip çalışması için araçlar içerir. Takvimi de tercihlerinize göre uyarlayabilirsiniz.
# 7. Kantata
Kapasite planlama yazılımı Kantata (eski adıyla Mavenlink), kaynakları, bütçeleri, ekip işbirliğini ve projeleri yönetmek için araçlar içerir. Kantata'nın görsel olarak ve çeşitli biçimlerde ilerlemeyi iletme kapasitesi, en büyük varlıklarından biridir.
#8. Tahmin etmek
Tahmin, proje muhasebesi, kaynak yönetimi, kaynak tahsisi, iş zekası ve ekip işbirliği için bir merkezdir. Yazılımın ana satış özelliklerinden biri, diğer programlarla uyumlu olmasıdır. Azure, Google Drive, Microsoft Excel ve çok daha fazlası ile iletişim kurabilir.
ITIL'de Kapasite Yönetimi
ITL'de kapasite yönetimi, tahmini talepler ışığında BT kaynaklarının tahsisini ayarlama sürecini ifade eder. Çalışan Kapasite yönetimi, reaktif olmaktan çok proaktiftir. İşini başarıyla yapan kapasite yöneticileri, şirketin ihtiyaçları da dahil olmak üzere tüm BT ihtiyaçlarının mümkün olan en az kaynakla karşılanmasını sağlar.
ITIL'de Kapasite Yönetimine Neler Dahildir?
Bir kapasite yönetimi süreci, çok çeşitli bilgi teknolojisi (BT) faaliyetlerini kapsayabilir. Bazı örnekler aşağıdaki gibidir:
- BT kaynaklarınızda izleme, analiz ve optimizasyon araçlarını kullanın.
- Bilgisayar gücüne olan ihtiyacı kontrol edin (bunu yapmak, şirkette neyin en önemli olduğunun farkında olmayı gerektirir).
- Kaynak taleplerini tahmin etmek için bir altyapı verimliliği simülasyonu geliştirin.
- Hizmet seviyelerinin korunabilmesi için uygulamaların doğru boyutta olduğundan (çok küçük olmadan) emin olun.
- Mevcut kullanımı, gelecekteki gereksinimleri ve yeni yazılım sürümlerini desteklemekle ilişkili masrafları hesaba katan bir kapasite planı oluşturun.
- Diğer gruplardan gelen geri bildirimlerle destekleyici altyapıyı genişletmek için yıllık bir strateji oluşturun.
ITIL'de Kapasite Yönetimi Nasıl Uygulanır?
BT hizmet yönetimi en iyi uygulamaları, müşteriler için kapsamlı destek sağlamaya odaklanır. ITIL uygulamıyorsunuz. Bunun yerine, BT departmanınız için bir yol haritası görevi görür. İster ITIL v3'ü ister en son yineleme v4'ü kullanıyor olun, yukarıda belirtilen en iyi uygulamalara bağlı kalmalı, yönetici desteği aramalı ve davranışsal ve zihinsel değişiklikler yapmaya konsantre olmalısınız. Firmanızın başarısını ve müşterilerinizin memnuniyetini ön planda tutun. ITIL, adım adım ilerleyen bir prosedür olmaktan ziyade sürekli iyileştirmeyi vurgular.
Kapasite Yönetimine İlişkin İpuçları
Hem üretim hem de BT sistemlerinde etkili kapasite yönetimi için bazı ipuçları:
1 numara. Sahip Olduğunuz Kaynakların Farkına Varın
Başarılı kapasite yönetimi, bir kuruluşun mevcut tüm kaynaklarına tam bir aşinalık gerektirir. Yalnızca bir soruna veya duruma odaklandığınızda bazı kaynakları gözden kaçırmak ve bazı olası çözümleri görememek kolaydır. Kapasite yönetiminizi iyileştirmek için çalışmaya başlamadan önce şirketinizin varlıklarının eksiksiz ve doğru bir envanterine sahip olduğunuzdan emin olun.
2 numara. Çeşitli Testler Gerçekleştirin
Hem üretim hem de bilgi teknolojisi sistemleri, her düzeyde kesintiye açık, birbirine bağlı ağlardır. Muhtemel sonuçların çokluğu kapsamlı testleri zorlaştırır. Yine de, işletmenizin üretkenliği veya işlem hızını mümkün olduğunca artırmaya yönelik mümkün olduğunca çok sayıda fırsatı araştırmak için kapasite yönetimini kullanması çok önemlidir.
#3. Geçmişe Kazın
Çoğu işletme, üretim hedeflerine ulaşmak veya BT sistemlerinin sorunsuz çalışmasını sağlamak için bir şekilde mücadele ediyor. Geçmişte karşılaştığınız zorlukların envanterini çıkarmak, gelecek için daha sağlam prosedürler oluşturmanıza yardımcı olabilir. Diğer işletmelerin üretim veya BT sorunlarıyla nasıl başa çıktıklarına ilişkin vaka çalışmaları da öğretici olabilir.
#4. Önceliklerinizi Akıllıca Belirleyin
Kapasite yönetiminin doğası gereği, işletmeniz her zaman yeni büyüme fırsatlarını öğrenmeyi dört gözle bekleyebilir. Üretim veya BT sisteminizde daha ciddi bir sorun olduğunu fark etmeden önce bir sorunu çözmeye başlamak mümkündür. Kapasite yönetimi stratejinizin, belirlediğiniz potansiyel sorunlardan gerçekten kaçınabilmeniz için en acil faaliyetlere ve projelere öncelik vermenize izin verdiğinden emin olun.
Kapasite Yönetiminin Faydaları
Aşağıdakiler kapasite yönetiminin faydalarıdır:
1 numara. Maksimum Verimliliği Sağlamak
Tek bir ürünün oluşturulmasında çoklu tedarik zincirleri, üretim yerleri ve dağıtım ağları sıklıkla kullanılır. Çok fazla hareketli parça olduğundan, şirketinizin teslim tarihlerini karşılayıp karşılayamayacağını söylemek zor olabilir. Kapasite yönetimi, mevcut üretim araçlarının yeterli olup olmadığını doğrular.
Bir kuruluşun BT altyapısının verimliliği genellikle yüksek beklentilere tabidir. Bu tür hedeflere ulaşılamıyorsa, kapasite yönetimi size haber verecektir. Sisteminizin gerçekte ne kadar iyi performans gösterdiğini takip ederseniz, kullanmadığınız bilgi teknolojisi (BT) hizmetlerinde paradan tasarruf edebilirsiniz.
2 numara. Çöp Tespiti
Yeterince kullanılmayan veya yüksek fiyatlı kaynaklar bulmak, kapasite yönetiminin birincil hedeflerinden biridir. Örneğin kapasite yönetimi, eski bir üretim ekipmanının bakım maliyetinin buna değip değmeyeceğini belirleyebilir. Yeni makine satın almanın, aynı anda bakım giderlerini azaltırken birim alan başına üretimi artırmanıza olanak tanıyacağını fark edebilirsiniz.
#3. Sistem Sorunlarını İzleme
Kapasite yönetimi, bir şirketin bir sorunun kaynağını ve temel nedenini belirlemesine yardımcı olur. Şirketinizin araştırmasının sonuçları, üretkenliğin ötesinde önemli etkilere sahip olabilir. Kuruluşunuz, iki benzer üretim tesisi işletiyorsa, ancak biri çalışan saati başına daha fazla çıktı üretiyorsa, arızalı lokasyonda çalışan yönetimini iyileştirme ihtiyacının farkına varabilir. Üretim çalışanlarınıza çalışmak için daha iyi bir yer sağlarsanız, daha üretken olmaları mümkündür.
Sorun giderme becerisi, bilgisayar sorunlarını çözmek için çok önemlidir. Performans yönetimi gibi, kapasite yönetimi de bir ağdaki arızalı düğümleri yavaş bilgisayarların kaynağı olarak yalıtır. Kurumunuz, test senaryolarını kullanarak gelecekteki olası sistem hatalarını tespit edebilir ve operasyonları kesintiye uğratmadan önce düzeltebilir.
#4. Acil Durum Planları Yapmak
Etkili kapasite yönetimi, herhangi bir işletmenin güvenli ve başarılı bir şekilde büyümesi için esastır. Şirketiniz, talep döngülerini daha iyi kavradığında, üretim ihtiyaçlarını önceden tahmin ederek ve kaynakları daha ucuz zamanlarda satın alarak paradan tasarruf edebilir. Ayrıca, işletmenizin kârlılığı üzerinde önemli bir etkisi olabilecek talep dalgalanmalarıyla başa çıkmak için daha hazırlıklıdır.
BT sisteminizin etkinliğini korumak, iş ve endüstride bilgisayarlara olan yaygın güven nedeniyle çok önemlidir.
Kapasite Yönetimi Neden Önemli?
Şirketler, müşteri talebine ayak uyduracak kaynaklara sahip olmalıdır. Üretim kapasitesinin yetersiz olması durumunda gelir ve fırsatların kaybedilmesi mümkündür. Öte yandan kapasite fazlası olursa kaynaklar çarçur edilecek ve fiyatlar yükselecektir.
Kapasite Yönetiminin Ana Unsurları Nelerdir?
Kapasite yönetiminin ana unsurları şunlardır:
- İş kapasitesi yönetimi.
- Hizmet kapasitesi yönetimi.
- Bileşen kapasite yönetimi.
- Kapasite yönetimi raporlaması.
Kapasite Yöneticisinin Sorumlulukları Nelerdir?
Kapasite Yöneticisi, hizmet seviyelerinin sağlanması için yeterli BT Kapasitesi sağlamaktan, üst düzey BT yönetimine arz ve talebin nasıl dengeleneceği konusunda tavsiyelerde bulunmaktan ve mevcut kaynaklardan en iyi şekilde yararlanmaktan sorumludur.
Kapasite Yönetiminde Adımlar Nelerdir?
Kapasite yönetiminde aşağıdaki adımlar izlenir:
- Şirketin planlarının oluşturulması.
- Müşteri taleplerini ve fırsatlarını değerlendirmek.
- Mevcut altyapı ve kaynakların çıktılarının analiz edilmesi.
- Kapasite planlaması yapmak.
- Üretim kapasitesinin takibi ve gözden geçirilmesi.
Son Düşüncelerimiz
Etkili kapasite yönetiminin ilk adımlarından biri, uygun kapasite yönetimi araçlarının edinilmesidir. Ekibinize katılmak için en iyi adayları bulmak bir sonraki aşamadır. Talebi karşılamak için ekibinizin kapasitesinin artırılması gerekiyorsa, BusinessYield size doğru olan yetkin serbest çalışanları bulmanıza yardımcı olabilir.
Doğru kapasite yönetimini seçerek her boyutta, sürede veya karmaşıklıkta projede sizinle birlikte çalışacak kişileri bulabilirsiniz.
İlgili Makaleler
- ITIL: Anlamı, Kuruluşu, Süreci ve Sertifikası
- ITSM: Anlam, Süreç, Araçlar ve Sertifikasyon
- BT HİZMET YÖNETİMİ: Tanım ve Süreçler
- ÖZGEÇMİŞE YERLEŞTİRECEK 21 İYİ BECERİ: En İyi 2023 Uygulamaları
- KAPASİTE PLANLAMASI: Anlamı, Önemi, Stratejileri ve Araçları
Referanslar
