ÇAĞRI YÖNETİM SİSTEMİ: Nasıl çalışır?

Bir işletmeyi yalnızca beklemeye almak için ne sıklıkla aradınız veya aramanız birkaç kez aktarıldı? Evet, birkaç kez. Şimdi bir şirketi telefonla aradığınız ve doğru kişi veya departmanla hemen bağlantı kurduğunuz zamanları bir düşünün. İnan bana, birkaç dakika beklemek zorunda kalmaktan her zaman daha şaşırtıcıdır. Arayanlara mükemmel müşteri hizmeti vermek, işiniz için bir çağrı yönetim sistemi kullanarak basitleştirilmiştir. Ücretsiz çağrı yönetim sistemleri olsa da, küçük işletmeniz için kesinlikle ücretsiz bir çağrı yönetim sistemi göreceksiniz. Aşağıdaki bilgiler, çağrı yönetimi çözümleri hakkında bilmeniz gereken her şeyi kapsar.

Çağrı Yönetim Sistemi nedir?

Çağrı yönetim sistemi, kuruluşlar ve işletmeler tarafından müşterilerin gelen çağrılarını yönetmek ve düzenlemek için kullanılan bir prosedür ve yöntemdir. Müşterilerin aramalarına zamanında en iyi yanıtları almasını sağlayan ve bu potansiyel müşteriler ve müşterilerle olan bağlantıları güçlendirmek için arayanları takip eden bir sistemdir.

Çoğu zaman, çağrı yönetimi çok basittir. Daha çok, ekibinizin çağrı hacimlerini etkin bir şekilde kontrol etmek için araçlar, süreçler ve yönlendirme direktiflerinden oluşan bir çağrı yönetim sistemi kullanması gibidir. İşletmenizin çağrı merkezi veya iletişim merkezi gelen aramaları alır ve bu aramalar tekrarlanır. bu çağrı merkezi otomasyonu arama yönlendirme, IVR (etkileşimli sesli yanıt) menü kullanımı, personel seviyeleri vb. gibi gelen telefon aramalarını yönetmek için kullandığınız yaklaşım “çağrı yönetimi” olarak bilinir.

Çağrı yönetimine yardımcı olmak ve size daha iyi iş öngörüsü sağlamak için kullandığınız platform, çağrılarınız (ve hatta SMS metin mesajları ve diğer kanallar) hakkındaki verileri içeren analizlere veya panolara sahip olmalıdır. Ne kadar çok çağrı alırsanız veya çağrı hacminiz ne kadar yüksek olursa, güçlü bir otomatik çağrı dağıtımı ve çağrı yönetimi planına sahip olmak o kadar önemlidir.

Çağrı Yönetim Sisteminin Gerekli Olduğunu Nasıl Belirleyebilirim?

Çağrı yönetim sistemi gerçekten gerekli mi? Tabiki öyle. Her işletmenin bir tane entegre etmesi gerekir. Genellikle, bir tane alma zamanının geldiğinin temel göstergeleri olarak hizmet eden, yapılması gereken üç soruşturma vardır.

#1. Şirketim randevu bazlı bir programa göre çalışıyor mu?

Bu, tıp veya dişçilik ofisleri, oto tamir tesisleri, hukuk firmaları vb. gibi kuruluşları içerir. Bu durumlarda, muhtemelen bir çağrı yönetimi programı kullanmayı düşünmeniz gerekir.

#2. Arayanların bana ulaşabilecekleri departman seçenekleri var mı?

Şirketinizde çok sayıda departman ve bu departmanlarda personel varsa, kolayca ayarlanabilen yönlendirme seçenekleriyle çağrı yönetimi yazılımı kullanmak mantıklıdır.

Sonuç olarak, arayanlar, bir personel üyesinin manuel olarak yapmasını istemek yerine tuş takımındaki bir tuşa basarak kendilerini aktarabilir ve sizi çağrı aktarma sorunlarıyla uğraşmaktan kurtarır.

#3. Gelen aramaları ele alacak özel bir ekibim var mı?

Ön büro personeli çalıştırıyor musunuz? gelen aramalar için bir merkez? (Ya da çağrı merkezi açma planınız var mı?)

Özel gelen çağrı yönetimi ekibiniz, çağrı yönetimi teknolojisinin yardımıyla iş yüklerini önemli ölçüde daha iyi yönetebilir. Ayrıca size gelen aramalarınız hakkında hayati bilgiler sağlayabilir ve sorunlu alanları veya iyileştirmenin mümkün olduğu alanları belirlemenize yardımcı olabilir.

İş Çağrı Yönetim Sistemi

Yönetim harikadır, ancak bir iş çağrı sistemini yönetmek, herhangi bir iş türünde en önemli görevlerden biridir. Birinci sınıf bir müşteri deneyimi sağlamak isteyen herhangi bir işletme, bir çağrı yönetim sistemi içermelidir. Çağrı yönetimi, müşterilerin ve tüketicilerin çağrılarına hızlı, 24 saat ve tatmin edici yanıtlar almasını sağlıyor.

Her işletme, bir çağrı yönetim sisteminin kullanılmasıyla gelen ve giden çağrıları daha etkin bir şekilde yönetebilir ve bu da müşteriler için arayan deneyimini geliştirir. Bu nedenle, sağladıkları toplam değere bağlı olarak, en iyi 5 iş telefonu sistemini belirlemek için birkaç çözümü değerlendirdik. İster ücretsiz ister premium bir çağrı yönetim sistemi olsun, bir müşteri hizmetleri planı için gerekli olduklarına şüphe yoktur.

# 1. Nextiva

Kullanıcılar, Nextiva'nın basit kurumsal telefon sistemini kullanarak aramaları, sesli mesajları, faksları, kısa mesaj servisi (SMS) metinlerini, video konferansları ve ekip mesajlarını yönetebilir. Bu listedeki tüm servis sağlayıcıların en yükseği olan 12,500'e kadar olan rekabetçi fiyatlandırması ve devasa ücretsiz dakika ödeneği ile öne çıkıyor. 250 kişilik video konferans kapasitesi de dahildir. Çok seviyeli otomatik görevli ve ücretsiz profesyonelce kaydedilmiş selamlama, premium planlarda bulunan birçok özelliği arasındadır.

Küçük işletmeler için Nextiva harika bir VoIP alternatifidir, ancak küresel varlığı olanlar başka yerlere bakmalıdır. Ek olarak, premium hizmetleri RingCentral gibi rakiplerle karşılaştırıldığında daha pahalıya mal olur ve daha az üçüncü taraf yazılım entegrasyonu içerir. Yukarıda belirtilen seçenekler, bu kusurların en önemli endişeleriniz olup olmadığına bakmaya değer.

#2. Çekirge

Grasshopper, kişisel akıllı telefonunuzu bir iş telefonuna dönüştürmenizi sağlayan sanal bir telefon sistemidir. Ayrı bir telefon hattı ve kullanımı kolay bir iş iletişimi çözümü, küçük kuruluşlar için mükemmeldir. Google Voice'a benzer şekilde, tüketicilerden yeni iş telefon numaralarını mevcut telefon hatlarına bağlamalarını ister.

Grasshopper, bu listedeki VoIP şirketlerinin çoğunun aksine, her pakette tüm yeteneklerine erişim sunar. Aralarındaki tek fark, telefon numaralarının ve dahili hatların miktarıdır. Kullanıcılar, hizmetlerinin Nextiva veya RingCentral'ın kapsamlı UCaaS tekliflerine kıyasla sınırlı olduğunun farkında olmalıdır.

#3. Halka Merkez

Diğer tüm sağlayıcılarla karşılaştırıldığında, RingCentral'ın hizmet olarak birleşik iletişim (UCaaS) ve VoIP yazılım çözümü, en eksiksiz çağrı yönetimi araçları setini sunar. Sağlam platformu, açık API'leri kullanarak istediğiniz iletişim deneyimine göre daha fazla uyarlamanıza olanak tanır ve yaklaşık 300 üçüncü taraf uygulama entegrasyonundan oluşan uzun bir listeye sahiptir. Piyasadaki en uygun fiyatlı olmasa da, RingCentral'ın maliyeti, ne kadar kapsamlı olduğu düşünüldüğünde hala adil. RingCentral harika bir VoIP şirketi olmasına rağmen, hala bazı kusurları var. Nextiva'nın ücretsiz uzman sesli selamlarını sağlamaz. Karmaşık platformu, özellikle yalnızca Grasshopper veya Google Voice gibi temel bir iş telefonu sistemini kullanıyorlarsa, yeni başlayanlar ve küçük işletme sahipleri için göz korkutucu ve pahalı olabilir.

#4. Google sesi

Google Voice, iş akışlarında Google uygulamalarını kullanan kişiler için harika bir VoIP seçeneğidir. Çağrı izleme, engelleme ve yönlendirme gibi temel çağrı yönetimi seçeneklerinin yanı sıra ücretsiz bir sanal telefon numarası sağlar. Google Voice çağrı yönetim sisteminin ücretsiz sürümü bile görsel sesli mesajla birlikte gelir.

Şaşırtıcı basitliğine ve fiyatına rağmen, gelişmiş çağrı yönetimine ihtiyaç duyan kişiler başka bir yerde arama yapmalıdır. Google Voice, özellikle düşük ila orta arama hacmine sahip kişiler için tasarlanmıştır ve tüm katmanlarda birkaç özellik sunar. Bunun yerine, güçlü bir VoIP veya UCaaS platformu arıyorsanız RingCentral veya Nextiva'ya bakın.

#5. yolculuk

Müşteri etkileşimlerini tek bir platformda yönetmek isteyen küçük ve orta ölçekli ekipler Vonage'ın VoIP ve UCaaS platformlarından yararlanabilir. Çağrıların, metinlerin, ekip iletişimlerinin veya meşgul lambası alanı (BLF), çağrı engelleme ve arayan kimliği gibi çağrı yönetimi araçlarının sayısında herhangi bir sınırlama yoktur.

Vonage ayrıca ekip işbirliği için sağlam bir araç seti sunar. Çağrı duyuruları, çağrı grupları, çağrı izleme, konferans köprüleri, çağrı grupları, ekip mesajlaşması ve görüntülü toplantılar bu özelliklerden bazılarıdır.

İş Çağrı Yönetimi Neden Bu Kadar Önemli?

İş aramalarını yönetmeye yönelik çözümler size pahalıya mal olabilir. Bu harcama haklı mı? İyi bir çağrı yönetiminin şirketinizin büyümesine yardımcı olacağı bazı yollar şunlardır:

#1. Olumlu bir iş imajı yaratın

Müşterilerinize telefonda mükemmel müşteri hizmetleri sağladığınızda onlarla daha derin bir bağlantı kurarsınız. İnsanlar çağrılarının yetkin bir şekilde ele alındığını gözlemlediğinde şirketinizin daha organize olduğunu algılarlar. Bunun ayrılmaz bir parçası da hiçbir çağrının cevapsız kalmamasını sağlamaktır; bu da güvenilir bir ağ kullanılarak gerçekleştirilebilir. telefon yanıtlama hizmeti.

#2. Yatırımın pazarlama getirisini izleme

Etkili bir çağrı yönetim sistemi, şirketiniz arama başına ödeme pazarlamasına güveniyorsa, reklamlarınızın etkinliğini izlemenize yardımcı olacaktır. Kampanya sonucunda oluşturulan yeni müşteri adaylarının hacmi ve kapatılan sözleşmelerin sayısı ölçülebilir olacaktır.

#3. Satışlarda artış

Çağrı yönetimi çözümünün nihai amacı, müşteri sadakatini ve mutluluğunu artırmaktır. Hizmetlerinize mevcut müşterileriniz tarafından değer verildiğinde, işletmeniz daha fazla tavsiye alacaktır.

#4. Müşteri hizmetleri mükemmelliğini olumlu yönde etkilemek

İyi arama yönetimi, müşteri hizmetleri tekliflerinizi geliştirir. Müşteriler, endişelerini çözmekten sadece bir telefon uzakta olduğunuzun farkında olduklarında sizi aramaya daha meyilli olurlar.

#5. Müşterilerinizi meşgul edin.

Müşterilerinizle düzgün bir şekilde etkileşime geçtiğinizde, onların talepleri hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz. Bazı müşteriler, onlara nasıl daha iyi hizmet verileceği konusunda şirketinize faydalı tavsiyeler verecektir. Şirketiniz daha müşteri odaklı hale gelir ve sadık müşteri sayınız önemli ölçüde artar.

Ücretsiz Çağrı Yönetim Sistemi

Kuruluşları güçlendirmenin ve operasyonlarını değiştirmenin en etkili yöntemlerinden biri, ücretsiz ve açık kaynaklı çağrı merkezi sistemlerinin kullanılmasıdır. Ücretsiz çağrı yönetim sistemi, yapılandırmanın basit olmasının yanı sıra dönüştürülebilir ve mevcut sistemlerle zahmetsizce entegre edilebilir. Yazılım, çok az veya hiç ek masraf olmadan genel olarak daha yüksek bir hizmet kalitesi seviyesini garanti eder. Birkaç ücretsiz çağrı yönetim sistemi mevcuttur. Bu iddiaların her biri farklı özelliklere sahip. Bununla birlikte, bazılarının kendileriyle ilişkili gizli maliyetleri vardır, bu nedenle, seçtiğiniz ücretsiz çağrı yönetim sisteminin herhangi bir ek (veya devam eden) maliyeti olup olmadığını mümkün olduğunca kontrol edin.

#1. Qubikles

Ücretsiz çağrı yönetim sistemleri listemizin başında Qubicles var. Quibicles, merkezi olmayan ücretsiz bir çağrı yönetim sistemi ve blok zinciri tabanlı bir çağrı merkezi platformudur. Qubicles ile ödeme sistemi kullandıkça ödedir ve onu diğer çağrı yönetim sistemlerinden ayıran herhangi bir lisans ücreti yoktur. Tüm Qubicles özelliklerine ücretsiz plan kapsamında sonsuz sayıda kullanıcı erişebilir ve iki ücretli plan daha yüksek düzeyde destek ve eğitim sunar.

Akış özelliği, çağrı merkezi operatörlerinin anlık müşteri tepkilerine bağlı olarak önceden belirlenmiş bir komut dosyası yolunu izlemesini kolaylaştırır. Çok sayıda etkileşim türü için basit sürükle ve bırak çağrı komut dosyasını destekler. Ek olarak, sonsuz gelen aramaları yönetmeyi büyük ölçüde basitleştiren ACD arama kontrol araçları sağlar. Çağrı bildirimleri, gerçek zamanlı çağrı takibi, 30'dan fazla geçmiş çağrı raporu şablonu, giden SMS mesajları, temsilci durumu, çağrı kaydı, tıkla ve ara ve diğer özellikler ekstra olarak dahildir.

# 2. Bitrix24

İş telefonu, CRM, anında mesajlaşma ve ekip işbirliği işlevlerinin tümü, hem çevrimiçi hem de çevrimdışı kullanılabilen Bitrix24 iletişim ve işbirliği paketine dahildir. Bitrix24'ün ücretsiz sürümü, bu kadar çok seçeneğe sahip olmanın biraz göz korkutucu olabilmesine rağmen, bu listedeki diğer araçlar arasında en kapsamlı işlevselliğe sahiptir. 12 kullanıcıya kadar ücretsiz sınırsız gelen arama, 100 dakikalık arama kaydı, temel arama istatistikleri ve daha fazlasını sunar.

Kullanıcılar ayrıca sınırsız telefon hattı, çağrı yönlendirme, çağrı kaydı, çağrı bildirimleri, CRM çağrı pop'ları ve daha fazlasını aylık 11.00 $ gibi düşük bir fiyata sunan sanal bir PBX sistemi kiralamayı da seçebilirler. Ücretsiz abonelik ayrıca sınırsız kişi depolama, sesli posta, kayıtlı karşılama mesajları, Excel veya CSV'den içe aktarılabilen arama listeleri, sohbet mesajlaşma, video konferans ve diğer özellikler sunar.

#3. GOotomatik arama

GOautodial, Bitrix24'ün yaptığı gibi, kendisini açık kaynaklı, çok kanallı bir iletişim merkezi çözümü olarak pazarlamaktadır. Gelen, giden ve karışık çağrılara ek olarak, üçüncü taraf uygulama entegrasyonu için REST API'leri sağlar. Ayrıca, HIPAA uyumlu olmasının yanı sıra %99.99 çalışma süresine sahiptir. Ek olarak, kaba kuvvet saldırılarına karşı koruma sağlamak için SIP ve web uygulaması güvenlik duvarı güvenliğini içerir. Kendi VoIP sağlayıcınızı getirin veya JustGOcloud isteğe bağlı iletişim sisteminin 30 günlük ücretsiz denemesini kullanın.

Kullanıcılar, premium bir plan olduğu için bu listedeki diğer birçok platformda olduğundan daha fazla yerel özellikten yararlanacak. En önemli özellikler Robo arama, otomatik arama dağıtımı, IVR, sınırsız kullanıcı dahili numarası, kişisel ve ekip çapında sesli posta ve manuel, tahmine dayalı ve önizlemeli arama modlarıdır.

#4. AraHippo

Dikkate alacağımız son ücretsiz çağrı yönetim sistemi CallHippo'dur. Amazon ve Honeywell dahil olmak üzere 5,000'den fazla işletme CallHippo sanal telefon sistemini kullanıyor. Sanal telefonunuzu üç dakikada kurduğunu iddia eden bu sanal telefonun başlıca özellikleri, güçlü arama modları, CRM bağlantısı ve hızlı arama takibidir. Ücretsiz ve yerel hatlar da dahil olmak üzere 50'den fazla ülkenin telefon numarası kullanıcılar tarafından kullanılabilir.

CallHippo, 100,000 günlük bir süre boyunca hesap başına 90'e kadar kayıtlı aramayı saklayabilir ve hem gelen hem de giden çağrı merkezi konuşmalarını otomatik olarak yakalar. Hem sıcak hem de kör arama aktarımları desteklenir ve Akıllı arama yönlendirme, kişiselleştirilmiş karşılama mesajları ve bekletme müziği gibi ekstra özellikler içerir. Temsilcilerin telefon ağları arasında geçiş yaparak genel çağrı bağlantısını geliştirmelerini sağlayan Smart Switch aracı, başka bir ilgi çekici özelliktir. Çağrı sıkışması, IVR çağrı menüsü, Arayan Kimliği, Çağrı kaydını duraklat, ACD, SMS mesajlaşma, ücretsiz telefon numarası ve diğer özellikler ek özelliklerdir.

#5. avoksi

Bulut iletişim merkezi yazılımı AVOXI, sanal telefon numaralarında uzmanlaşmıştır. AVOXI, çağrı kaydı, sanal otomatik görevli ve çağrı yönlendirme gibi geleneksel çağrı merkezi işlevlerine ek olarak Salesforce, Zendesk, Zoho ve HubSpot gibi seçtiğiniz üçüncü taraf Müşteri İlişkileri Yönetimi yazılım çözümleriyle iki yönlü veri senkronizasyonu sağlar.

Ek olarak, herhangi bir AVOXI telefon numarasını SMS metin mesajları gönderip alabilen, hatta başka bir iletişim hattı açan hale getirebilirler. Amerika Birleşik Devletleri ve Kanada'ya yapılan tüm uluslararası aramalar ücretsizdir. ACD ve IVR, Softphone, Tıkla ve Ara, Bilgi tabanı, 24 / 7 müşteri servisi, Çağrı engelleme, CTI çağrı ekranı açılır ve diğer özellikler ekstralar arasındadır.

Ofis Aramalarını Nasıl Yönetirsiniz?

Profesyonel bir telefon yanıtlayıcısı olmak için uygulayabileceğiniz 10 eylem:

Üçüncü zil sesiyle cevap verin.
Bir selam gönder.
Konuşurken gülümse.
Kesin ol.
Argo kullanmaktan kaçının.
İyimser ol.
Birini beklemeye almadan önce sorun.
Mesajları doğru bir şekilde tanıyın.

Doğru Çağrı Yönetiminin Önemi Nedir?

Çağrı yönetim sistemi, müşteri çağrılarını sorunu çözmek için en donanımlı çalışanlara yönlendirerek, kuruluşların ilk temas çözümünü elde etmesine yardımcı olur.

Çağrı Merkezi Yazılımı Nedir?

Şirketlerin sosyal medya, canlı sohbet, anlık mesajlaşma, SMS metin mesajları ve telefon görüşmeleri dahil olmak üzere çeşitli iletişim kanallarını kontrol etmelerini sağlayan bir teknolojidir.

Sonuç

İşlevsel bir çağrı merkezi, işletmelerin müşterileri çekmek ve elde tutmak için kullandıkları stratejilerden biridir. Ayrıca fazla mesai gelirlerini de arttırır. Ancak sadece işlevsel bir çağrı merkezine sahip olmak yeterli değildir. Küçük işletmenizde müşterilerin taleplerinin her zaman karşılanmasını sağlamaya yardımcı olan bir çağrı yönetim sistemi yerleştirmeye çalışmalısınız.

Çağrı Yönetim Sistemi SSS'leri

Çağrı yönetiminin amacı nedir?

Müşterilerin aramalarına hızlı bir şekilde ve memnuniyetlerine cevap vermelerini sağlar. Ayrıca, müşteriler ve potansiyel müşterilerle ilişkiler kurmaya yardımcı olmak için arayanları takip eder.

3 tür çağrı merkezi nedir?

Gelen
Giden
Karma çağrı merkezleri

{
“@bağlam”: “https://schema.org”,
“@type”: “SSSSayfası”,
“ana Varlık”: [
{
“@type”: “Soru”,
“name”: “Çağrı yönetiminin amacı nedir?”,
"kabul edilen cevap": {
"@cevabı yazın",
"metin": "

"
}
}
, {
“@type”: “Soru”,
“name”: “3 tür çağrı merkezi nedir?”,
"kabul edilen cevap": {
"@cevabı yazın",
"metin": "

Gelen
Giden
Karma çağrı merkezleri

"
}
}
] }

Referanslar

Viagra Kanada