Bu günlerde çoğu insan, birbirleriyle sohbet etmek için e-posta, mesajlaşma ve sosyal medya gibi elektronik araçları kullanıyor. Kağıda kalem koymak ve iş mektubunuzun standart stili takip etmesini sağlamak için zaman ayırmak arkaik görünebilir, ancak girişimciler için her zamankinden daha önemlidir. İyi yazılmış bir iş mektubu, ister birini bir raporu okumaya teşvik ediyor, ister kendinizi olası bir müşteriye tanıtıyor veya minnettarlığınızı gösteriyor olun, amacınızı iletmenize yardımcı olabilir. Yazılı mektuplar, herhangi bir küçük işletme sahibinin iletişim stratejisi için hala çok önemlidir. Bu parçada size bir iş mektubunun nasıl yazılacağının formatını göstereceğiz.
İş Mektubu Nedir?
İş mektubu, profesyonel bir tonda yazılmış ve bir şirketten diğerine gönderilen resmi bir mektuptur. Bu mektuplar müşteriler, çalışanlar, paydaşlar ve diğer insanlarla profesyonel iletişim kurmak için kullanılabilir. Bireyler de bunları kullanabilir.
İster potansiyel bir müşteriyi ürününüz hakkında bilgilendirmeye çalışın, ister başka bir firmayla ortak olun, birini etkinliğinize katılmaya teşvik edin veya bir teşekkür mesajı iletin, iyi yazılmış bir iş mektubu göze çarpabilir. Bununla birlikte, bir iş mektubu yazmak, profesyonelliğin ve karmaşıklığın bir göstergesidir; yine de, mektupta iletilen fikre aşina değilseniz, bu zahmetli bir çaba olabilir.
Aslında, iş mektupları fikri size eski moda ve yabancı gelebilir.
Hala zarif antetli kağıt ve düz beyaz zarf kullanan var mı diye merak ediyor olabilirsiniz. Belki de e-posta ve mesajlaşma ile bu sadece geçmişte kaldı.
Ayrıca, geleneksel mektup yazmanın günümüz iş dünyasında hala önemli bir amaca hizmet ettiği inkar edilemez. Araştırmalara göre, bir ofis çalışanı her gün ortalama 100 e-posta alıyor.
Bu, birinin e-posta gelen kutusu yerine posta kutusuna mektup göndermenin, mektubunun okunma olasılığını artırdığını gösterir. İyi yazılmış bir iş mektubu, potansiyel bir müşteriyi ürününüz hakkında bilgilendirmeye, başka bir firmayla ortak olmaya, birini etkinliğinize katılmaya teşvik etmeye veya sadece minnettarlığınızı ifade etmeye çalışıyor olun, kalabalığın arasından sıyrılmanıza yardımcı olabilir.
Çeşitleri Nelerdir? İş mektupları?
İş yazışmaları veya "iş mektupları" olağandır. Kuruluşun, dış taraflarla olan etkileşimlerinin hem anlaşılmasını hem de belgelenmesini sağlama becerisini kolaylaştırırlar. Tipik olarak, şirketler diğer şirketlere mektup gönderir. Ancak, bir müşteriye veya tedarikçiye de teslim edilebilir. Bir şirketin günü, çok çeşitli stillerde bir iş mektubu yazmakla doludur.
Bir iş mektubu, net ve okunması kolay olması için genellikle standart bir formatı takip eder. İyi iletişim kurmak ve profesyonel bir görünüme sahip olmak istiyorsanız bu çerçeveyi bilmeli ve takip etmelisiniz. Bir kurumun itibarı, gönderdiği her türlü iletişimde temsil edilir. Bu yüzden iş mektuplarınızın doğru bir şekilde hazırlandığından emin olmalısınız. İşte iş mektubu türleri:
1 numara. satış mektupları
Satış mektuplarının en tipik iş mektubu stili olduğunu söylemek güvenlidir. Bu mektupların amacı, kişiye işinizden bahsetmek ve onları bir şeyler yapmaya teşvik etmektir.
Bu nedenle, bir satış mektubunun açılış cümlesi bir etki yaratmak için çok önemlidir. Güçlü bir iddiada bulunabilir veya ilgili istatistiklere başvurabilirsiniz. Çoğu zaman, bir satış mektubu, daha önce hiç kullanmamış insanlara bir ürün veya hizmet sunardı. Bu nedenle, bir iş mektubu için doğru formatı takip etmek çok önemlidir.
Bir satış mektubu oluştururken dikkate alınması gereken faktörler:
- Büyüleyici bir ilk paragraf oluşturun.
- Müşterinin ne yapmasını umduğunuzu açıklayan etkileyici bir harekete geçirici mesaj ekleyin.
- Kısalık ve netliği koruyun.
#2. Tavsiye mektupları
Bir profesyonel tarafından, becerilerini ve iş ahlakını doğrulamak için başka bir profesyonel hakkında bir tavsiye mektubu yazılır. Bu mektup referans mektubu olarak da bilinir. Bir referans mektubu, birinin iş bulmasına, üniversiteye girmesine veya başka bir profesyonel fırsat için değerlendirilmesine yardımcı olabilir.
Aşağıdakiler, güçlü bir tavsiye mektubunun bileşenleridir:
- Önerinin alaka düzeyi: Yazarın güvenilirliğini sağlamak için, tavsiye mektupları, yazarın başvuru sahibiyle olan bağlantısını ayrıntılı olarak belirtmelidir. Tavsiye mektupları genellikle adayı iyi tanıyan bir iş arkadaşı, süpervizör, akıl hocası veya eğitmen gibi biri tarafından kaleme alınır.
- Başvuranın Becerilerinin İncelenmesi: Tipik olarak, tavsiye mektubun çoğunu kaplar ve adayın nitelikleri, kişisel nitelikleri, kariyer hedefleri ve eldeki görev için uygunluğu hakkında belirli ayrıntılar sağlar. Bu nedenle, profesyonelin burada gösterilen niteliklerinin önerilen pozisyona veya eğitim programına doğrudan uygulanabilir olması önemlidir.
- Örnekler: Yazar, birlikte çalıştıkları süre boyunca adayın gösterdiği yetkinliğin somut örneklerini vermelidir. Adayın meslektaşları ve önceki işverenleri üzerindeki iyi etkisine ilişkin fikir bu verilerden elde edilebilir.
- Özet ve Sonuç: Bir tavsiye mektubunun kapanış paragrafı, adayın niteliklerini yeniden belirtmeli ve okuyucuya yazarın iletişim bilgilerini sağlamalıdır.
#3. Şikayet Mektupları
Bu tür bir iş mektubu, adından da anlaşılacağı gibi, bir hizmet veya maldan duyulan hoşnutsuzluğu ifade eder. Kötü bir hizmet veya ürün hakkında konuşurken duygularınızın sizi ele geçirmesine izin vermek kolaydır. Bir şikayet mektubu profesyonelce ve açık bir şekilde yazılmalıdır. Mektubunuzun öne çıkmasını ve alıcının olumlu yanıt vermesini kolaylaştırmasını istiyorsunuz, bu yüzden bunu yaptığınızdan emin olun.
Ek olarak, mektubunuzda onlara empati gösterirseniz, alıcı size yardımcı olmaya daha yatkın olacaktır.
Etkili bir şikayet mektubu oluşturmak için ipuçları:
- Mektubu yazarken nihai sonuca odaklanın.
- Kesin ama kibarca konuşun.
- Ne sattığınıza dikkat edin. Mektubu yazara saldırmak için bir platform olarak kullanmayın.
- Diğer kişiye sempati duymak, endişenizin daha hızlı çözülmesine yardımcı olabilir.
#4. İstifa Mektupları
Mevcut işinizden ayrılmak istiyorsanız, işvereninize yazılı olarak bildirimde bulunmanız kibarlıktır. Bazı şirketler sözlü istifa bildirimini kabul edecek, ancak çoğu işten ayrıldığınızın kanıtı olarak bir iş mektubu yazıp göndermenizi isteyecektir.
Aşağıdakiler, bir istifa mektubunda belirtilmesi gereken yaygın öğelerdir:
- İşten Ayrılma Nedenlerinin Açıklanması: Bu yazının ilk paragrafında şirketten resmi olarak istifa ettiğinizi belirtiniz.
- Ayrılma nedeni: Koşullara bağlı olarak, neden ayrıldığınızı işvereninize bildirmek isteyebilirsiniz. Yeni bir işe girmek, okula geri dönmek veya başka bir yere taşınmak bunların örnekleridir.
- Tarihler: Çalışmanızın bitiş tarihini ve mektubun teslim edildiği tarihi açıkça belirtin. Bu eylemi gerçekleştirirseniz, şirketiniz ayrılışınızı daha iyi planlayabilecek ve yerine geçecek birini bulabilecektir.
- Minnettarlık: Bir seçenek, işte edinilen deneyim ve bilgi için kişinin eski işverenine minnettarlığını ifade etmektir. Bu, gelecekte işvereninizden sevk talep edebileceğiniz durumlarda size yardımcı olabilecek bir profesyonellik eylemidir.
# 5. Özür mektubu
İşleri yürütmekten insanlar sorumludur ve insanlar yanılabilir. Bu hatanın fark edilmesi ve düzeltilmesi şirketin gelecekteki başarısı için hayati önem taşımaktadır. Mektubunuzdaki ilk hareketi “Yanılmışım” diyerek yapın. Ardından içtenlikle özür dileyin ve gelecekteki hataları önlemek için işletmenizin ne yapacağını açıklayın. Mektup sona erdiğinde, bağışlanma isteğinizi tekrarlayın.
Özür mektubunuzu hazırlarken aşağıdakileri aklınızda bulundurun:
- Eksikliklerinizi kabul edin.
- Bir özür mektubu göndermenin yanı sıra, şahsen düzeltmeler yapmayı da düşünmelisiniz.
- Mektup samimi bir pişmanlık ifadesi içermelidir.
- Uygulanacak değişiklikleri veya değişiklikleri belirtin.
#6. Fesih mektupları
Bir fesih mektubu, bir çalışanın işine son vermenin uygun ve etkili bir yoludur. "Fesih mektubu", ayrılık mektupları, iş akdi fesih bildirimleri ve sözleşmeleri sona erdiren mektuplar gibi mektuplar için kullanılan bir şemsiye terimdir.
Bir fesih mektubu yazarken, aşağıdakileri kapsadığınızdan emin olun:
- Fesih tarihinin bildirimi: Bu noktada, çalışana fesih bildirimini ve geçerli fesih tarihini vermelisiniz. Bu, herhangi bir yanlış anlaşılmayı önler ve işçiye fesih için hazırlanma zamanı verir.
- Fesih Nedenleri: Çalışanın kendi rızası olmadan feshedilmesine ilişkin gerekçenizi çok net ve doğru tutarak herhangi bir yanlış anlaşılmayı önleyin. Mümkün olduğunda iddialarınızı desteklemek için örnekler verin.
- Tazminat ve gelecekteki faydalar: Ardından, pozisyonlarından ayrıldıktan sonra alacakları herhangi bir kıdem tazminatı veya diğer ikramiyeleri ana hatlarıyla belirtin. Buna maaş, tatil tazminatı veya vadesi gelmiş ancak henüz alınmamış diğer yardımlar dahil olabilir. Onları sağlık hizmetlerine, hayat sigortalarına ve emeklilik hesaplarına ne olacağı konusunda da bilgilendirin. Onlara, katılım sürecinde imzaladıkları, ücretlerini ve yan ödemelerini etkileyebilecek bir gizlilik sözleşmesi veya diğer evrak işleri gibi sözleşmeleri hatırlatın.
- Sonraki adımlar: Sonuç olarak lütfen çalışanın sonraki adımlarını detaylandırın. Çalışana cep telefonu, dizüstü bilgisayar, anahtarlar, yaka kartları ve park kartları gibi herhangi bir şirket mülkünün iade edilmesi gerektiğini bildirin. Ardından, maaşları, yan hakları veya mektubun kendisi hakkında başka endişeleri varsa, İnsan Kaynakları temsilcileriyle nasıl iletişime geçeceklerini bildiklerinden emin olun.
İş Mektubu Formatı
İşiniz sırasında karşılaşabileceğiniz çok çeşitli iş yazışmaları vardır. Kapak mektupları, tavsiye mektupları ve aradaki her şey, iyi yazılmış bir iş mektubundan yararlanabilir. Yazınızda daha ikna edici olmak istiyorsanız, bir iş mektubunun yapısını ve biçimini öğrenmek yardımcı olacaktır. Aşağıdaki bir iş mektubu formatıdır.
1 numara. İletişim Bilgileriniz
Standart iş mektubu formatı, gönderenin adresini en üstte içerir. Antetli kağıt kullanmıyorsanız, mektubunuzun ilk satırına tarihin üzerine adresinizi yazmalısınız. Mektubun düzgün bir şekilde kapanmasını istiyorsanız, gönderenin adı ve unvanı sonuç kısmında zaten olacaktır. Yalnızca sokak numarası, şehir ve posta kodu gereklidir. İletişim bilgilerinizi nasıl sunacağınıza bir örnek:
2 numara. Tarih
Mektubun yazıldığı tarih, tarih satırında yer alır. Bununla birlikte, mektubunuzun yazılması için birden fazla gün gerekiyorsa, tarih satırına nihai olarak tamamlandığı tarihi ekleyin. Amerikan işletmeleriyle iletişim kurarken Amerikan tarih biçimini kullanın. (Amerika Birleşik Devletleri'nde tarih yazılırken ay önce gelir. Örneğin, 2001 Haziran XNUMX.)
Ayrıca, sayfanın üstünden iki inç aşağıya, tarihi not edin. Tarihi veya sekmeyi sayfanın ortasına sola yaslayın ve kullandığınız harf biçimine bağlı olarak yazın. İkincisi, gönderenin adresinin antetli kağıtta sağa dayalı olmasını gerektirir.
#3. Alıcının adresi ve telefon numarası
İş mektubunda tarihten sonra bir boşluk bırakmalısınız. Alıcının bilgileri yeni bir satıra girilmelidir. Verilerini sunmak için bu örnek formatı kullanın:
[ad], [soyadı], [akreditasyon(lar) veya derece(ler)]'in dikkatine,
Bana [telefon numarası], [e-posta adresi], [şehir], [eyalet] ve [posta kodu] numaralarından ulaşabilirsiniz.
#4. Açılış Selamlaması
Dahili adresle aynı tam adı ve unvanı ekleyin. Alıcıyı tanıyorsanız ve normalde ona bu adla hitap edecekseniz (örneğin, "Sevgili Meryem") yalnızca ilk adını kullanın. Diğer tüm durumlarda, iki nokta üst üste ile ayrılmış bir kişisel unvan ve soyadı/aile adı kullanın. Selamlamadan sonra bir satır atlayın.
Kişinin cinsiyetini bilmiyorsanız, iş unvanı ve ardından adı gibi tarafsız bir selamlama kullanın. Kişinin cinsiyetini anlayamıyorsanız, selamlama olarak tam adını da kullanabilirsiniz.
#5. Vücut
Blok veya değiştirilmiş blok biçimini kullanıyorsanız, harfin tamamında tek boşluk bırakın ve paragrafları sola hizalayın. Her paragraf arasına bir satır boşluk bırakmalısınız. Bir iş mektubu hazırlarken kısalık ihtiyacına dikkat edin. Sıcak bir selamlama ile başlamayı ve ardından ana noktanızı doğrudan ilk paragrafta belirtmeyi düşünün. Bir sonraki paragraf, ana argümanın neden bu kadar önemli olduğuna dair bir açıklama yapmaya başlamalıdır. Bağlam ve kanıt sağlayarak aşağıdaki paragraflarda gerekçelendirmeye devam edin. Son paragrafta mektubun amacını yeniden ifade etmeli ve bazı durumlarda bir şey istemelisiniz.
#6. Kapanış selamı
Mektubun ana gövdesinden sonra, boş bir paragraf bırakmak ve ardından iyi bir kapanış selamlaması seçmek yaygındır. Bir iş mektubunu bitirirken kullanılacak bazı tipik selamlamalar şunlardır:
- Candan
- İçtenlikle
- Saygılarımızla
- hürmetle
- teşekkür ederim
- Saygılarımla.
#7. Muhafazalar
Alıcının mektuba eklenmiş bir özgeçmiş gibi başka materyaller olduğunu bilmesini sağlamak için imza satırınızın altına “Ekler” yazan bir satır ekleyin. Bir alternatif, her bir kağıt parçasını adlandırarak zarfın içeriğini belirtmektir. Örneğin, çok sayıda kağıt gönderdiyseniz ve alıcının hepsini okuduğundan emin olmak istiyorsanız, adlarının bir listesini vermek isteyebilirsiniz. ayrıca oku DESTEK MEKTUBU: Destek Mektubu Nasıl Yazılır.
Bir İş Mektubunun Bölümleri Nelerdir?
Pek çok farklı mektup türü biçimlendirme gereksinimlerine ve farklı içeriklere sahip olsa da, çoğu iş mektubu bazı ortak unsurları paylaşır. İşte bir iş mektubunun bölümleri.
- İletişim bilgileri
- Konu satırı
- Selam / Selamlar
- Giriş
- Detaylı Bilgi
- Sonuç
- İmza.
İş Mektubu Nasıl Yazılır
Ancak, mektuplar hala iş sektöründe hayati bir iletişim aracıdır. Etkileyici bir ön yazı yazmak, işe alınmanıza yardımcı olabilir. Ve şirketinizin etkinliğinde konuşacak birini bulmak için cazip bir teklife ihtiyacınız olacak.
Profesyoneller genellikle iyi yazılmış iş mektuplarının ne kadar önemli olduğunu anlamazlar çünkü bu tür iletişimin modası geçmiş olduğunu düşünürler. Bu nedenle, bireylerin çoğunluğu basit bir tane bile oluşturamaz. İşte bir iş mektubunun nasıl yazılacağına dair ipuçları:
- Alıcının tarihini ve adını, şirketini ve adresini ekleyin.
- "Sevgili" veya başka bir resmi selamlamanın kullanılması, kendinizi ve işinizi ciddiye aldığınızı gösterir.
- Büyüleyici bir önsöz oluşturun.
- Mektubun ana gövdesine neden yazdığınızı açıklayın.
- Mesajınız, bir tür eylem için net bir taleple sonuçlanmalıdır.
- Profesyonelliğinizi göstermek için "Saygılarımla" gibi resmi bir bitiş kullanın.
- Lütfen mektuba fiziksel olarak imzanızı atın.
- Adınız, posta adresiniz, telefon numaranız ve e-posta adresiniz dahil olmak üzere iletişim bilgilerinizi girin.
Bir İş Mektubunun Birincil Amacı Nedir?
İş mektupları genellikle bilgi iletmek, talimat vermek, soru sormak, talepte bulunmak, ödemeleri iade etmek, sipariş vermek, tavsiye vermek, düzeltmeler yapmak veya yeni sorular sormak için kullanılır. Özetlemek gerekirse, bir iş mektubu öncelikle aşağıdakilere hizmet eder: Herhangi bir resmi iş mektubunun birincil amacı, şirketin faaliyetleriyle ilgili bilgi sağlamaktır.
Sonuç
Bu makalede, profesyonel bir iş mektubu hazırlamanın inceliklerini ve püf noktalarını öğreneceksiniz. Pek çok iş mektubu türünü ve bunları yazmak için farklı biçimleri öğrendikten sonra, fırsat gerektirdiğinde profesyonel bir mektup hazırlayabileceksiniz. Bir iş mektubunun standart biçimini öğrenirseniz, profesyonel mektuplar yazmak çocuk oyuncağıdır.
Artık birkaç tür iş mektubu yazmanın ne zaman gerekli olduğunu biliyorsunuz. Bu durumda, hattatlığınızı iyi bir şekilde kullanabilirsiniz.
İş Mektubu SSS
Bir iş mektubunun amacı nedir?
- Bir Anlaşmayı Tamamlayın
- Talep Yaratma
- İş Genişletme
- İlişkinin Kurulması
- Problemleri çözmek
Hangi özellikler bir iş mektubunu tanımlar?
- Bunun süresi önemsizdir.
- Doğru noktaya. Noktalarını açıkça ortaya koyuyor ve okuyucuyu daha fazla harekete geçmeye teşvik ediyor.
- Nezaket gösterir.
- Ton, parça boyunca oldukça ciddidir.
- Hatasızdır.
Peki neden iş mektuplarına ihtiyacımız var ve ne işe yarıyorlar?
Bir iş mektubu yazmanın, alıcıdan bilgi istemek veya harekete geçmek, bir satıcıya sipariş vermek, alıcının yanlış anlamasını düzeltmek, anında yanıt vermek, bir suçtan dolayı pişmanlık duymak veya iyi niyet ifade etmek dahil olmak üzere çok çeşitli amaçları vardır.
Benzer Mesajlar
- KİMLERİ İLGİLENDİREBİLİR: Tüm Bilmeniz Gerekenler!!!
- FESİH Mektubu: Tanımı, Nasıl Yazılır ve Örnekler
- 10 Adımda Sıfırdan Bir E-posta Pazarlama Listesi Nasıl Oluşturulur
- KÜÇÜK İŞLETME KREDİSİ: Küçük İşletme Kredisi Nasıl Alınır?
- İTİRAZ MEKTUBU NASIL YAZILIR: Adımlar, Örnekler ve Şablonlar
Referans
