COVID-19 salgını, iş yerlerinin çalışma şeklini değiştirdi. Uzaktan çalışma eğilimindeki artış ve her zamankinden daha fazla çalışanın evden çalışmayı tercih etmesiyle, önde gelen şirketlerden bazıları, sürekli evden çalışma modeli.
Ancak, her şirket bunu karşılayamaz ve hibrit işyerleri hakkında görüşmeler olmuştur.
Harvard Business Review raporuna göre, işverenlerin %90'ından fazlası, hibrit çalışma modeline geçiş çalışanları için. Ancak aynı rapor, işlerin yolunda gitmemesi durumunda şirketlerin rotasını değiştirebileceğini ve çalışanlarından tam zamanlı olarak ofise dönmelerini isteyebileceğini de iddia ediyor.
Bunun anlamı, geleneksel ofisin yakın zamanda ortadan kalkmayacağı ve tamamen dijital bir iş ekosisteminden hala çok uzakta olduğumuzdur.
Ofise geri dönmenin tehlikelerinden biri, her işletmenin uğraşması gereken fiziksel evrak işleridir. Bu fiziksel ofis dosyaları ve belgeleri, etkin iş akışı için çok önemlidir.
Ancak, fiziksel belgeleri sıralamak, “CTRL+F” yazmak veya bilgisayarınızdaki arama seçeneğini kullanmak kadar kolay değildir. Bu nedenle, işte daha iyi üretkenlik için bu belgeleri verimli bir şekilde sıralamak çok önemlidir.
İşte, işte harika bir dosya yönetim sistemini korumanıza yardımcı olacak birkaç basit ipucu ve püf noktası. Bu ipuçlarıyla, ihtiyacınız olan dosyayı ve ihtiyacınız olduğunda bulabileceksiniz. Bir göz atalım.
Kullanışlı Bir Sıralama Sistemi Kullanın
İşletmeler için dosya yönetimini kolaylaştırmak için tasarlanmış birkaç sıralama sistemi vardır. Dosyalarınızı ve belgelerinizi sıralamanın en basit yolu, işiniz bittiğinde bunların doğru yerde ve doğru sırada olduklarından emin olmaktır.
Tipik olarak işletmeler, belgelerini ve dosyalarını alfabetik sıraya göre sıralama eğilimindedir; bu, yapılması en kolay şeydir. Kitaplarını sıralamak için dünya çapındaki kütüphanelerin izlediği sistemle aynı sistem. Böyle bir sıralama yönteminde, ister masada ister dolapta olsun, her dosya veya klasör türü kendi alanını alır.
Sıralama, bir şeyleri sıraya koymakta ne kadar iyi olduğunuzla ilgili değil, şeyleri ait oldukları yere geri koymakla ilgilidir. Dosyalarınızı alfabetik olarak etiketleyin ve işiniz bittiğinde ait oldukları yere koyun.
Etkili Sıralama için Renk Kodlama Kullanın
Görsel ipuçlarının en etkili olduğu ve sıralama için de aynı işe yaradığı tespit edildi. Çoğu işletme tarafından kullanılan en iyi sıralama yöntemlerinden biri, dosya ve belgelerini renkle kodlamaktır. Dosyalarınızı kategoriye ve önemine göre belirtmek için renklerle etiketleyin. Bu şekilde çok daha hızlı tanımlayabileceksiniz.
Belgelerinizi sıralamak için renkli klasörler veya ciltler kullanın. Renkli yapışkan notlar, bir dosyanın tek tek sayfalarını veya bölümlerini renkle kodlamak için en iyisidir. Bir belgeyi veya dosya kategorisini işaretlemek için herhangi bir rengi seçebilirsiniz. Belgelerinizi veya dosyalarınızı öne çıkarmak için aynı rengin farklı tonları yerine farklı ve koyu renkler kullanın.
Belgeleri Uygun Şekilde İşaretle
Herhangi bir nedenle renk kodlaması veya sıralama konusunda rahat değilseniz, bunları sıralamak için diğer görsel ipuçlarını kullanabilirsiniz. Bunu yapmanın yollarından biri, çeşitli kategoriler için pullara sahip olmaktır. onaylanmış damga, bekleyen damga, tamamlanmış damga vb.
Her dosyayı sınıflandırmak için köşeye damgalayabilir ve her sınıflandırma için ayrı alana sahip olabilirsiniz.
Piyasada her türlü tasarım ve malzeme ile işletmelere özel kaşe yapan işletmeler bulunmaktadır. Değiştirilebilir metin veya alfabelere sahip kendinden mürekkepli ve modüler damgalar bile vardır. Metni değiştirin, belgeleri damgalayın ve ilgili klasör veya dosyaya kaydırın.
Farklı Belgeleri Ayırın
Farklı belge ve dosya türleri için ayrı bir rafa veya alana sahip olmak her zaman iyi bir fikirdir. Bunun gibi ayrılmış alanlarda, bunları renkle kodlamanız veya herhangi bir şekilde sıralamanız gerekmez. Kullandıktan sonra dosyayı veya klasörü doğru rafa koyduğunuzdan emin olun.
Büyük kurumsal ofisler, bankalar ve eğitim kurumları tarafından uzun zamandır kullanılan bir tekniktir. Alan kısıtlaması olmadan, bu, büyük miktarda dosya ve belgeyi etkili bir şekilde sıralamanın ve yönetmenin en iyi yoludur. Belirli dosyalar için ayrılmış alan ile nereye bakılacağını bilmek daha kolay hale gelir.
Son olarak, eski ve çöpe atılan dokümanları mevcut olanlarla aynı dolapta veya rafta tutmadığınızdan emin olun. Arşivler için ayrılmış bir alanınız olsun ve bu alana eski belgeleri koyun.
Bunlar, işyerinde verimlilik elde etmenize yardımcı olacak en iyi dosya yönetimi tekniklerinden bazılarıdır.
İlgili Makaleler
