İşletmeler geliştikçe ve yenilikler ortaya çıktıkça, liderler ve karar vericiler her gün bilgi bombardımanına maruz kalıyor. Bu, önemli noktaları kavramak için uzun raporları veya sunumları gözden geçirmeyi zorlaştırır. Böyle zamanlarda yönetici özeti çoğu zaman imdada yetişir. Kısa, dikkat çekici bir yönetici özeti iş planınızın önemli bir parçasıdır; ve eğer doğru yapılırsa, şirketinizin sektörünüzde önemli bir oyuncu olmasını veya öyle kalmasını sağlayacaktır. Bu sadece benim görüşüm, ancak daha fazla okudukça yönetici özetinin neden önemli olduğunu ve sonuçları yönlendiren etkili yönetici özetlerini nasıl yazabileceğinizi anlayacaksınız.
Önemli Noktalar
Yönetici özeti, iş planı, teklif veya rapor gibi uzun bir belgeye kısa bir genel bakış sağlar. Okuyucuların dikkatini çeken ve ele alınan sorun veya fırsat, hedefler, önemli bulgular, hedefler ve öneriler gibi belgedeki temel bilgileri özetleyen bir bölümdür.
Etkili bir yönetici özeti yazmak şunları içerir:
- İçeriğinizi hedef kitlenize göre anlama ve uyarlama
- Ana noktaları özetlemek
- Basit tutmak
- Veri noktalarını vurgulamak ve
- CTA'ların uygulanması
Yönetici Özetleri Neden Önemlidir?
Tarafından yürütülen bir çalışma Harvard Business Review Yöneticilerin genellikle haftada 23 saatini toplantılara ayırdığını ve bu sürenin %15'ini okuma ve materyal hazırlamaya ayırdığını ortaya çıkardı. Dikkatlerini çekmek ve mesajınızı etkili bir şekilde iletmek için her dakika çok önemlidir.
McKinsey & Company'nin araştırması, yöneticilerin kısa ve iyi yapılandırılmış iletişimler aldıklarında hızlı bir şekilde bilinçli kararlar verme eğiliminde olduklarını ortaya çıkardı. Bir ankete göre yöneticilerin %86'sı, tam uzunluktaki raporlar yerine yönetici özetleri veya brifingler almayı tercih ettiğini belirtti.
Ancak zaman tasarrufu tek husus değildir. Hassas bir şekilde hazırlanmış bir yönetici özeti, önemli kararların sonuçlarını büyük ölçüde etkileyebilir. Yöneticiler, yayınlanan bir çalışmada İşletme İletişimi Dergisi Özetsiz ayrıntılı raporlar alanlarla karşılaştırıldığında, karmaşık bilgilerin kısa özetleri sunulduğunda önerilen girişimleri destekleme olasılıkları daha yüksekti.
Artık yönetici özetlerinin ne kadar önemli olduğunu gördüğünüze göre, ihtiyacınız olan sonuçları elde etmek için nasıl özet yazacağınızı öğrenmeniz gerektiği konusunda benimle aynı fikirde olacaksınız. Başlayalım.
Etkili Bir Yönetici Özeti Yazmak İçin Temel Stratejiler
1 numara. Kitlenizi Anlayın
Yazmaya başlamadan önce hedef kitlenizin ihtiyaçlarını, tercihlerini ve önceliklerini anladığınızdan emin olun. Yönetici özetinizi onların ilgi alanları ve endişeleriyle uyumlu olacak şekilde özelleştirin.
#2. Ana noktalarla başlayın
Yönetici özetine ana öngörüleri veya tavsiyeleri açık ve net bir şekilde belirterek başlayın. Özetin geri kalanının tonunu belirleyin ve okuyucunun dikkatini en baştan çekin.
3 numara. basit tut
Karmaşık bilgileri önemli noktalara ayırarak yönetici özetini basit tutmayı unutmayın. Açık ve basit bir dil kullanın ve gereksiz jargondan veya teknik ayrıntılardan kaçının.
#4. Önemli Veri Noktalarını Vurgulayın
Verileri ve istatistikleri kullanarak ana noktalarınızı destekleyin ve önerilerinizin güvenilirliğini güçlendirin. Tablo veya grafiklerin kullanılması önemli eğilimleri veya bulguları etkili bir şekilde gösterebilir.
#5. CTA'ları kullanın
Yönetici özetinizi, gerekli sonraki adımları veya kararları açıkça özetleyen ve okuyucuyu istenen sonuca doğru yönlendiren kararlı bir eylem çağrısıyla sonlandırın.
Ayrıca Oku: CTA NEDİR: Anlamı, İşletme, Web Sitesi ve Test
özel Hususlar
En iyi sonuçları elde etmek için dikkate almanız gereken bazı noktalar şunlardır
#1. Etkili yönetici özetlerini araştırın
Bakın, araştırma yaparken asla yanlış gidemezsiniz. Kendi yönetici özetinizi yazmadan önce başkaları tarafından yazılan özetleri incelemeyi düşünün. İlk kez yönetici özeti yazıyorsanız, bunu özellikle yararlı bulacaksınız. Yönetici özetlerinin unsurlarını keşfedin ve ilgi çekici veya faydalı bulduğunuz bileşenleri belirleyin. Özetinizi yazarken bu bileşenleri benzer şekilde ekleyin.
#2. Belgenizi yeniden okuyun
Yönetici özeti, yazılmadan önce eksiksiz bir belge veya teklif gerektirir. Önemli noktaları, sorunları ve önerileri belirlemek için belgenin tamamını inceleyin. Yönetici özetinize nelerin dahil edileceğini belirlemek, okuyucuları bilgi için belgede arama yapmaktan kurtarabilir.
#3. İlk paragrafı optimize edin
İlk paragrafınıza ne sunduğunuzu açıkça belirterek ve bunun okuyucuya önemini açıklayarak başlayın. Aşağıda bazı yararlı ipuçları verilmiştir:
- Bir iş planını özetlerken, okuyucuların belgenin amacını kavramasını sağlamak için işin ve amacının ana hatlarını çizin.
- Zorlukları tanımlayın ve planınızın bunları nasıl çözebileceğini açıklayın.
- Hedef kitlenizin ilgisini canlı tutmak için bilgilendirici yazıyı büyüleyici ayrıntılarla birleştirmenin yöntemlerini keşfedin.
#4. Özetin geri kalanının ana hatlarını çizin
Net bir taslak oluşturmak, okuyucuların hızlı bir şekilde bilgi edinebileceği kısa ve öz bir özet oluşturmanıza yardımcı olabilir. Taslağınız için aşağıdaki kategorileri kullanmayı düşünebilirsiniz:
- Şirketin açıklaması veya özeti
- Belgenin ele aldığı zorluk
- Problemin çözümü
- Aciliyet bölümü, okuyucunun hızlı hareket etmesinin neden önemli olduğunu açıklıyor
Taslağınızı belgedeki ana noktaların sırasını yansıtacak şekilde düzenleyin. Her yeni bölüme başlık verin. Okuyucunun bilgileri hızlı bir şekilde taramasına olanak sağlamak için her başlığın altına madde işaretleri ekleyin.
#5. Güçlü bir sonuca varın
Yönetici özetinizin sonlanma şekli, okuyucunun belgeye ilişkin genel algısını önemli ölçüde etkileyebilir. Özete değer katar. Önemli ayrıntıları son bir kez gözden geçirerek bitirin. Ek olarak, okuyucunun atması gereken sonraki adımları özetleyen bir eylem çağrısı ekleyin.
Yönetici Özetinizin Temel Bileşenleri
Emin olun sizin iş planı şirketinizin misyonunu, ürününü, rakiplerden farklılaşma stratejisini, finansal projeksiyonları, kısa ve uzun vadeli hedefleri, alıcı kişiliğini ve pazara uyumunu iletir.
Yönetici özeti, yatırımcılara veya CEO'lara raporunuzun geri kalanından neler bekleyebilecekleri konusunda bir fikir vermelidir. Yönetici özetinize aşağıdakileri ekleyin:
- Şirketinizin adı, yeri ve misyonu
- Yönetim, danışmanlar ve kısa tarihçe dahil olmak üzere şirketinizin açıklaması
- Ürününüz veya hizmetiniz, ürününüzün pazardaki yeri ve ürününüzün sektördeki rakiplerinden nasıl farklı olduğu
- Finansal hususlar, başlangıç finansman gereksinimleri veya iş planınızın arkasındaki amaç - okuyucunun şirketinizin başarmasına yardımcı olmasını umduğunuz şeylerden bahsedin
Ayrıca Oku: İŞ PLANI ANAHTARI: 6 Kolay Adımda Bir İş Planı Anahattı Geliştirme [Ücretsiz İndirme]
Yönetici Özetiniz Ne Kadar Uzun Olmalıdır?
Yönetici özeti yazmaktan bahsederken bu soruyla birkaç kez karşılaştım. Artık yönetici özetinin uzunluğuna ilişkin kesin bir gereklilik yoktur; her şey eşlik eden içeriğin uzunluğuna bağlıdır. Yönetici özeti 1-3 sayfayı kapsayabilirken, işin temel unsurlarını yakalayarak her şeyi basit ve doğrudan konuya odaklı tutmak önemlidir.
Yönetici Özeti Şablonu
Yönetici özeti yazmak için bu şablonu kılavuz olarak kullanın:
Giriş
[Misyon]
[Görüş]
[Şirket profili (ilgili geçmişle birlikte)]
[Şirket iletişim bilgileri]
Ürünler ve servisler
[Ürünlerin ve/veya hizmetlerin açıklaması]
[Benzersiz teklif]
[Rekabet avantajı]
[Fikri mülkiyet]
[Geliştirme durumu]
Pazar analizi
[Pazar fırsatı]
[Hedef piyasa]
[Rakipler]
Finansal analiz
[Bütçe]
[Finansman ihtiyaçları]
[Malların potansiyel fiyatı]
[Birinci ve ikinci yıl için öngörülen kar marjları]
Sonuç
[Ana noktaları özetleyin]
Yönetici Özeti Yazarken Nelerden Kaçınılmalı?
Etkili bir yönetici özetinin nasıl yazılacağını bilmek yeterli değildir; nelerden kaçınılması gerektiğini bilmek de aynı derecede önemlidir; aksi takdirde çabalarınız boşuna olacaktır. Yazınızda kaçınmanız gereken bazı şeylere bakalım:
#1. Çok fazla teknik jargon kullanmak
Yönetici özeti yazarken yapabileceğiniz en kötü şeylerden biri çok fazla teknik dil kullanmaktır. Sektöre özgü dili kullanmakta çok iyi olabilirsiniz, ancak farklı geçmişlere sahip liderler kısaltmaları ve diğer özel dilleri anlamakta zorluk yaşayabilirler. Nielsen Norman Group tarafından yapılan bir araştırma, çok fazla jargon kullanmanın insanların anlamasını %50'ye kadar zorlaştırabileceğini, bunun da ilgilerini kaybetmelerine ve kafalarının karışmasına neden olabileceğini buldu. Bunu istemezsin değil mi?
Ayrıca Oku: Moda Sözcükler: Anlamları, Uygulamaları ve Örnekleri
#2. Açıklık ve kısalığın ihmal edilmesi
Hızlı iş dünyasında zaman çok değerlidir. Yöneticilerin önemli bilgileri bulmak için sayfalarca süslü yazıları okumaya zamanları yok. Ancak çok fazla yönetici özeti çok uzun cümleler içeriyor ve çok uzun laflar etmek uğruna netlikten vazgeçiliyor. McKinsey & Company, liderlerin yönetici özetini ortalama yalnızca 6 dakika okuduğunu gösteren bir araştırma yaptı. Bu nedenle dikkatlerini çekmek için anlatmak istediğinizi hızlı ve net bir şekilde ifade etmeniz önemlidir.
#3. İlginç bir hikayesi yok
Özünde yönetici özeti bir hikayedir; bir fikrin veya planın gerçekte neyle ilgili olduğunu göstermek için oluşturulan bir olay örgüsüdür. Ancak pek çok yönetici özeti, hikaye anlatmada iyi olmadıkları için okuyucularının ilgisini çekmede başarısız oluyor. Tarafından yapılan bir anket Harvard Business Review Yöneticilerin %72'sinin ilginç bir hikaye anlatan ve onlara bir şeyler hissettiren yönetici taslaklarından hoşlandığını buldu. Hikayelerin gücünü kullanmazsanız hedef kitlenizin dikkatini kaybedebilir ve mesajınızın gücünü kaybedebilirsiniz.
#4. Önemli Veri Noktalarını Dışta Bırakmak
Bazı yönetici özetleri çok kısa oluyor ve yerden tasarruf etmek için önemli veri noktalarını ve destekleyici kanıtları dışarıda bırakıyor. Ancak Deloitte araştırması, yöneticilerin verilere dayalı içgörülere çok değer verdiğini gösteriyor. Aslında bu yöneticilerin %87'si önerileri desteklemek için güçlü veriler içeren yönetici özetlerini tercih ettiklerini söyledi. Önemli gerçekleri dışarıda bırakırsanız özetiniz güvenilirliğini kaybedebilir ve yöneticilerin daha fazla bilgi istemesine neden olabilir.
Yönetici Özeti Örnekleri
# 1. Şirket Mağaza Grubu
Company Shop Group'un Hakkımızda sayfasını ziyaret ettiğinizde gözünüze çarpan ilk şey şu alt başlıktır: "Company Shop Group, Birleşik Krallık'ın lider gıda ve ev ürünleri yeniden dağıtıcısıdır." Company Shop Group, amacını sayfanın üst kısmında açıkça belirterek okuyuculara okumaya devam etme veya şirketin odak noktasını anlayarak ayrılma seçeneği sunar. Kuruluş, ziyaretçilerin ilgisini çekmek ve iş modelini daha kolay anlaşılır bir formatta açıklamak için multimedyayı kullanıyor.
# 2. İlkEnerji
Daha kurumsal ve resmi bir markanız varsa FirstEnergy'nin yönetici özeti harika bir ilham kaynağı olabilir. Şirketin yönetici özeti, misyonunu, bağlı ortaklıklarını, operasyonlarını, ürün ve hizmetlerini, kurumsal sorumluluk değerlerini ve stratejik plan hedeflerini içerir. Potansiyel yatırımcılar, şirket halka açık olduğundan bu bilgiyi değerli bulacaktır.
Yönetici özeti kapsamlı ancak kısadır; okunabilirliği artırmak için madde işaretleri ve görseller kullanır ve okuyuculara kenar çubuğu menüsü aracılığıyla daha derinlemesine inceleme seçeneği sunar.
# 3. bağlı
Connected'ın yönetici özetinin başlığı, şirketin faaliyetlerinin kısa ve net bir tanımını sunarak hemen dikkat çekiyor. Sadece başlığı okuyarak, özetin geri kalanını incelemeden bile Connected'ın yaptığı şeyin özünü kavrayacaksınız. Şirket uzun uzadıya tarihini, misyonunu ve değerlerini derinlemesine inceliyor.
Giriş ile Yönetici Özeti Arasındaki Fark Nedir?
Giriş, bağlamı sağlar ve ana içerik için zemini belirler; yönetici özeti ise bir belgenin veya raporun önemli noktalarını ve sonuçlarını açıkça ana hatlarıyla belirtir.
Yönetici Özetinin Referanslara İhtiyacı Var mı?
Hayır, yönetici özeti, ayrıntılı alıntılara veya kaynaklara dalmadan önemli noktalara kısa ve öz bir genel bakış sağlamayı amaçladığından genellikle referans gerektirmez.
Yönetici Özetinin Başlık Sayfasına İhtiyacı Var mı?
Hayır, yönetici özetinin genellikle bir başlık sayfası yoktur. Daha uzun bir rapor veya tekliften önce gelen ve içeriğine kısa bir genel bakış sağlayan bağımsız bir belgedir.
Neden Yönetici Özeti Deniyor?
Meşgul yöneticilerin temel bilgileri hızlı bir şekilde kavrayabilmeleri için tasarlanmış, daha uzun bir belgedeki önemli noktaları kısa ve öz bir şekilde sunduğundan buna "yönetici özeti" adı verilmektedir.
Hangisi Önce Gelir; Özet mi, Yönetici Özeti mi?
Özet genellikle yönetici özetinden önce gelir. Yönetici özeti ana noktaların ve tavsiyelerin özetlenmiş bir versiyonunu sunarken, belgenin tamamına kısa bir genel bakış sağlar.
Yönetici Özeti Nedir?
Yönetici özeti aynı zamanda yönetim özeti, özet veya özet olarak da adlandırılır.
Sonuç olarak
Günümüzün hızlı tempolu iş ortamında etkili iletişim çok önemlidir. Liderler, bilinçli karar almayı teşvik etmek ve gürültüyü azaltmak için veriler ve öngörülerle desteklenen iyi hazırlanmış yönetici özetlerini kullanarak çabalarında başarıya ulaşabilirler. Bir dahaki sefere yönetici özeti yazma göreviyle karşı karşıya kaldığınızda, bu temel stratejileri aklınızda tutun ve etkinizin ve etkinizin arttığına tanık olun.
Kısa ve özlü bir yönetici özeti şirketinizin özünü yansıtmalıdır. Hikayenizi önemli arka plan ve finansal ayrıntılarla birlikte paylaştığınızdan emin olun. Etkili bir yönetici özeti, işletmenizi desteklemek ve müşteriler arasında markanıza güven oluşturmak için daha fazla yatırımcının ilgisini çekecektir.
- HESAP YÖNETİCİSİ NEDİR? Görevler, Maaş ve Daha Fazlası
- SATIŞ YÖNETİCİSİ: Anlamı, Görevleri, Maaşı, Becerileri ve Nitelikleri
- İŞ YÖNETİCİSİ: Nedir, Koç, Gelişim, Maaş ve Dernekler
Referanslar
