İş akışı yönetimi, yeni başlayanlar için girmesi kolay bir alan değildir. Daha temelleri bile bilmeden yüzlerce kurumsal terimle boğuluyorsunuz: süreç haritalama, iş akışı otomasyonu, iş akış şeması, iş akışı yöneticisi, adını siz koyun! Sonunda iş akışı yönetimi nedir, iş akışı yazılımı nedir ve işimi daha verimli hale getirmek için bunu nasıl kullanabilirim diye merak ediyorsunuz. Peki, tam da bunu açıklayacağız!
İş Akışı Nedir?
İş akışı, belirli bir sırada yer alan yinelenen faaliyetleri ve görevleri düzenlemek için kullanılan bir sistemdir. İster bir ürün üretirken, ister bir hizmet sunarken, bilgi işlerken veya başka herhangi bir değer yaratan faaliyette bulunurken, insanların ve işletmelerin görevlerini yerine getirme araçlarıdır.
Bir iş akışı, iş süreci yönetiminde basit bir ayrık faaliyetler kümesidir, oysa bir iş süreci çok sayıda iş akışı, bilgi sistemi, veri, kişi ve faaliyet modelinden oluşan daha karmaşıktır. Bir iş akışı, basitliği ve tekrarlanabilirliği ile tanımlanır ve tipik olarak bir diyagram veya şema ile temsil edilir.
İş akışı yönetimi yazılımı, bir şirketin iş süreçlerinin basitleştirilmesine ve optimize edilmesine yardımcı olur. Bunu çoğunlukla çeşitli taraflar arasındaki veya bireyler ile bilgi sistemleri arasındaki etkileşimleri düzenleyerek gerçekleştirir. İş akışı yönetim sistemleri, atamaları doğru kişiye doğru zamanda atayarak süreç boyunca işi hızlandırmak için ilgili bilgileri ve dürtüleri sağlar. Ayrıca belge yönetimi aracılığıyla gider raporları gibi faaliyetler için manuel ve otomatik görevleri kolaylaştırır.
İş Akışları Neden Önemlidir?
Firmalardaki iş akışları oldukça karmaşık hale gelebilir. Çalışanınızın işe alım prosedürünü düşünün. Prosedürü doğru bir şekilde gerçekleştirmek için birkaç departmanın birlikte çalışması gerekir. Yeni işe alımlarınızı kaybetmenin yanı sıra, zayıf katılım, büyük uyum sorunlarına yol açabilir.
Mümkün olduğunca verimli olmalarını sağlamak için bu seviyede uygun şekilde izlenmeli, sürdürülmeli ve optimize edilmelidir.
İş Akışı Türleri
Aşağıda listelenen üç tür iş akışı işletmenizde kullanılabilir:
- Süreç İş Akışı
- Vaka İş Akışı
- Proje İş Akışı
İş akışları, çalışma alanının her yerinde gerçekleşir. Bazıları yüksek düzeyde yapılandırılmışken diğerleri değildir, ancak veriler bir görevden diğerine geçtiğinde süreçler mevcuttur.
Her bir iş akışına daha yakından bakalım.
1 numara. Süreç İş Akışı
Bir dizi iş öngörülebilir ve tekrarlanabilir olduğunda, bir süreç iş akışı oluşur. Bu, bir öğenin ardışık düzene girmeden önce tam olarak hangi yolu izlemesi gerektiğini bildiğiniz anlamına gelir.
İş süreci iş akışları, sonsuz sayıda nesneyi yönetmek için tasarlanmıştır. Bir satınalma talebi onay iş akışı buna bir örnektir. İş akışı başlar başlamaz birkaç değişiklikle ayarlanır ve tek bir iş akışında istediğiniz sayıda nesneyi işleyebilirsiniz.
2 numara. Vaka İş Akışı
Başlangıçta bir vaka sürecinde öğeyi tamamlamak için gereken yolu bilmiyorsunuz. Daha fazla bilgi edinildikçe yol daha netleşir. Söz konusu vakalar, destek biletleri ve sigorta taleplerini içerir. Bu nesnelerin hemen nasıl ele alınacağı belli değil; Biraz araştırmadan sonra yol netleşecek.
Vaka iş akışları, süreç iş akışları gibi birçok şeyi halledebilir, ancak en iyi yolu seçmek için bir insana veya akıllı bir robota güvenirler.
3 numara. Proje İş Akışı
Süreçler gibi projeler de önceden belirlenmiş bir yolu izler, ancak yol boyunca daha fazla esneklik olabilir. Web sitenizin yeni bir sürümünü başlatmayı düşünün. Projeyi gerçekleştirmek için gereken görevlerin sırasını doğru bir şekilde tahmin edebilirsiniz.
Ancak, proje iş akışı yalnızca bir öğe için geçerlidir. Başka bir web sitesi sürümü uzun zaman alabilir ve büyük olasılıkla aynı yolu izlemeyecektir.
Çoğu çevrimiçi kaynak, iş akışlarından yalnızca süreç iş akışı anlamında bahseder, ancak diğer ikisi de eşit derecede önemlidir çünkü ofisteki işlerin çoğu bu iki kategoriye girer.
İş Akışları ve Süreçler Aynı Şey Midir?
Hayır. İş akışları yalnızca görevlerin sırasını belirtir. İşlem, yapılandırılmış bir ortamda bir öğeyi tamamlamak için gereken verileri, formları, raporları ve bildirimleri içeren daha geniş bir ifadedir.
Örneğin, satınalma siparişleri için iş akışı, Başlatıcı => Yönetici Onayı => Tedarik İşleme şeklinde olabilir. Bununla birlikte, süreç aynı zamanda, aralarından seçim yapılacak onaylı satıcıların bir veri setini, satın alma siparişine tahsis edilen belirli sıralı numarayı, tedarikin nasıl uyarıldığını, mevcut bütçeyi ve çok sayıda başka unsuru da içerir.
İş Akışının Faydaları
İş akışları israfı azaltmaya yardımcı olur. Zaman, emek ve kaynaklar heba edildi.
Operasyonlarınızın haritasını çıkarırken darboğazları ve gereksiz işleri tespit edebileceksiniz. Nerede olduklarını öğrendikten sonra onları ortadan kaldırabilirsiniz. O zaman siz ve ekibiniz elinizdeki işe konsantre olabilirsiniz.
İş akışları ayrıca iletişim kurmak, insanları sorumlu tutmak ve şeffaf olmak için mükemmeldir. Bir iş akışı, teslimatın ne zaman ve ne zaman yapılacağından kimin sorumlu olduğunu belirtmelidir. Ekibinizi mikro düzeyde yönetmeniz gerekmez. Ekibiniz mikro yönetim gerektirmez. Herkes memnun.
İş akışı bir sürecin her aşamasını belgelediğinden, ekipteki herkes ihtiyaç duyduğu bilgiye ihtiyaç duyduğu anda sahip olur. Yanlış anlamaları azaltmak üretkenliği artırırken aynı zamanda çalışanlarınızın işleri ve birbirleri hakkında daha az hayal kırıklığına uğramasını sağlar.
En İyi İş Akışı Yöneticisi Yazılımı
İş akışı Yazılımı, iş akışlarınızı yönetmek için daha modern bir çözümdür. Prosedürlerinizi kağıt üzerinde belgelemek yerine, tamamen dijitalleştirmek için programı kullanın.
Peki, bu aslında ne anlama geliyor?
Programı, iş akışı dokümantasyonu oluşturmak için kullanabilirsiniz (şema veya çizelgede yaptığınız gibi), ancak yürütmeye de yardımcı olabilir. Yalnızca belgeye erişim vermek yerine, çalışanlarınızı platforma kaydeder ve onları belirli bir iş akışına atarsınız. Birisi bir iş akışı başlattığında, sistem ilgili personeli bilgilendirir ve otomatik olarak görevler, son tarihler vb. atanır.
En iyi iş akışı yöneticisi yazılım seçenekleri arasında şunlar yer alır:
#1. Skoro
Scoro, tüm iş akışınızı tek bir konumdan yönetmenizi sağlayan, ödüllü bir uçtan uca iş akışı yöneticisi yazılımıdır. Bu Scoro, görev planlama ve izleme, kaynak planlama, işbirliği, kişi veritabanı ve CRM, fiyat teklifi ve faturalama, kapsamlı raporlama, gerçek zamanlı panolar ve çok daha fazlası dahil olmak üzere işinizi tam olarak yönetmeniz için ihtiyaç duyduğunuz tüm araçları sunar. Öğrenmek için 14 günlük ücretsiz denemeye kaydolun!
2 numara. Form Yığını Platformu
Formstack Platformu ile hafta içi gününüzü otomatikleştirmek için tek bir araç yeterlidir. Kuruluşunuzdaki herkes, veri toplama, belge oluşturma ve e-İmza özelliklerini birleştirerek iş akışlarını otomatikleştirmek için kodsuz, görsel iş akışı oluşturucumuzu kullanabilir. Bu, artık iş süreçlerinizi kolaylaştırmak için otomatikleştirilmiş, sürükle ve bırak iş akışı oluşturucumuzun gücüyle birlikte Formlar, Belgeler ve İmzalamadan yararlanabileceğiniz anlamına gelir.
#3. asana
Asana, ekiplerin günlük görevlerden büyük hedeflere kadar işlerini organize etmelerine yardımcı olan bir iş akışı yöneticisi yazılımıdır. Asana ile tüm işlerinizi merkezileştirebilir ve ekipleri her yerden bir araya getirebilirsiniz. İş, listeler, panolar, takvimler ve Gantt şemaları dahil olmak üzere çeşitli şekillerde düzenlenebilir. Daha fazlasını yapmak için Asana'ya güvenen 135,000 ülkede 190'den fazla ödeme yapan şirkete ve milyonlarca ekibe katılın. Asana'yı dakikalar içinde denemeye başlayın.
#4. miro
Miro, dünya çapında 45 milyondan fazla kullanıcısı olan, her büyüklükteki ekip için dünyanın en popüler ortak çalışmaya dayalı beyaz tahta platformudur. Süreci yönetmek ve herhangi bir sınırlama olmadan daha hızlı yinelemek için basit bir yöntem oluşturun. İş akışınızı çevrimiçi düzenleyerek, ilerlemeyi izleyerek ve herkesi aynı sayfada tutarak işbirliği yapın ve ekibinizdeki herkesi aynı sayfada tutun. Ekibinizin hızlı bir şekilde çalışmaya başlaması için 300'den fazla şablonu ve etkileşimli çerçeveyi keşfedin.
# 5. Adobe Workfront
Adobe Workfront, ayrık ekipler, parçalanmış araçlar ve kurumsal çalışmanın hiç bitmeyen temposu ile ilgili sorunları ele alan iş birliğine dayalı bir iş yönetimi çözümüdür. Workfront, kişilerin, verilerin ve süreçlerin entegrasyonunu otomatikleştirerek işletmeyi birbirine bağlar. Workfront, ister proje şablonları, ister daha hızlı inceleme ve onay iş akışları, kodsuz bağlantılar veya süreç otomasyonu yoluyla olsun, işletmelerin üretkenliği artırmak ve pazara sunma süresini hızlandırmak için ihtiyaç duyduğu çözümleri sağlar.
İş Akış Şeması
Genellikle iş akışı şeması olarak bilinen bir iş akışı diyagramı, bir iş sürecinin veya sistemin grafiksel bir temsilidir. İlk araştırma ve proje planlama aşamalarını tamamladıktan sonra, genellikle karmaşık görevleri tasvir etmek için bu diyagramları kullanacaksınız. Bir süreç şeması oluşturduktan sonra, genel proje zaman çizelgesine ve hedeflerine dayalı olarak üst düzey görevler ve bağımlılıklar hakkında ayrıntılı bir perspektif elde edeceksiniz.
İş Akış Şeması Türleri
Süreçleri görselleştirirken seçebileceğiniz birkaç farklı iş akış şeması formatı vardır. Her birinin, sonraki adımlarınızı planlamanıza yardımcı olabilecek farklı özellikleri vardır. Kullanacağınız diyagram türü, üzerinde çalıştığınız süreç ve bu süreç için gereksinimleriniz tarafından belirlenir.
1 numara. Süreç akış şeması
İş akışları genellikle bir süreç akış şeması aracı kullanılarak tasarlanır. Bu şemada tüm bileşenler kronolojik olarak çizilmiştir ve bu, onu bir sürecin temel görsel tasviri haline getirir. Bu şema, çok spesifik olmadan çeşitli görev ve hedeflere üst düzey bir genel bakış sağlar.
İçin en iyisi: Herhangi bir paydaşın veya departmanın hemen anlayabileceği, yeni bir sürecin üst düzey görsel sunumunu isteyen ekipler.
2 numara. Kulvar diyagramı
Kulvar şemaları başka bir tipik iş akışı yapısıdır, ancak süreç akış şemalarından büyük ölçüde farklıdırlar. Kulvar çizelgesi veya diyagramı, iş akışınızı daha küçük parçalara veya akışlara böler. Bu akışlar, etkileşimleri ve potansiyel verimsizlikleri göstermek için bağlantılıdır ancak ayrılmıştır. Bu, görünürlüğü artırır ve genel süreç operasyonuna daha derinlemesine bir bakış sağlar.
İçin en iyisi: Çok sayıda birbirine bağlı ancak otonom düzeyde karmaşık süreçler üzerinde çalışan ekipler.
#3. İş süreci modelleme gösterimi (BPMN) diyagramı
BPMN, hem iş hem de teknik paydaşlar tarafından kolayca anlaşılan tek tip gösterimler kullanır. Tanımlanmış sembolleri kullanarak farklı süreçleri ileten birleşik bir modelleme dili biçimidir.
BPMN diyagramları, dahili olarak alınan bilgiler ve bunların nasıl yorumlandığı ile ilgilidir. Sonuç olarak, genellikle harici istemciler üzerinde hiçbir etkisi olmayan dahili süreç ayarlamaları için kullanılır.
En iyi: Departmanlar arasında süreç iyileştirmelerine odaklanan ekipler.
#4. Tedarikçi, girdi, süreç, çıktı, müşteriler (SIPOC) diyagramı
SIPOC, bir iş akışının birçok yönünü analiz eden bir kulvar diyagramı biçimidir.
Bir SIPOC diyagramı, verileri sırayla düzenleyen standart bir diyagramın aksine, işlem verilerini kimin oluşturduğunu ve aldığını vurgular. SIPOC, verilerin hem şirket içinde hem de şirket dışında nasıl alındığına odaklanır ve bu nedenle müşteri deneyimi ile ilgili faaliyetlerde kullanılır.
En iyi: Verilerin hem dahili hem de harici olarak nasıl alındığına odaklanmak isteyen ekipler.
İş Akışı Nedir ve Örnek?
İş akışı, bir görevi yürütmek için gereken işlemlerin sırasıdır. İlk ve son adımlar dışında, bir süreçteki her adımın önünde belirli bir adım ve sonrasında belirli bir adımı vardır. Doğrusal bir iş akışında, ilk adım sıklıkla harici bir olay tarafından başlatılır.
İyi Bir İş Akışı Nedir?
Sağlam bir iş akışı, kurumsal süreçlere ilişkin ayrıntılı içgörüler sağlar. İyi planlanmış ve organize edilmiş bir iş akışı, kurumsal prosedürlerde fazlalığı ve tekrarı azaltır. Süreç iş akışlarının diğer faydaları arasında artan görünürlük, işbirliği ve iş süreci üzerinde kontrol yer alır.
Bir Organizasyonda İş Akışı Nedir?
Bir kuruluşun iş akışı, tamamlanması gereken prosedürlerden, bu görevleri yerine getirmek için mevcut olan kişilerden veya diğer kaynaklardan ve bunlar arasındaki etkileşimlerden oluşur.
Bir Projenin İş Akışı Nedir?
Bir proje yönetimi iş akışı, belirli bir projeyi bitirmek için gereken eylemlerin ve faaliyetlerin iyi planlanmış bir dizisidir. Proje yönetimi iş akışındaki tanımlanmış görev sırası, projelerin daha verimli ve etkili bir şekilde tamamlanmasına yardımcı olur. Zamandan tasarruf sağlar, sonuçları iyileştirir ve işbirliğini teşvik eder.
İş Akışı Nedir?
İş akışı, baştan sona önceden tanımlanmış bir yol boyunca bir dizi veriyi işleyen bir dizi görev olarak tanımlanır. İş akışları, bir şeyin tamamlanmamıştan tamamlanmışa veya hamdan işlenmişe nasıl geçtiğini açıklayan yollardır.
İş Akışı İçin Başka Bir Kelime Nedir?
İş akışı, iş süreci için başka bir terimdir.
Dört Tür İş Akışı Nedir?
Dört tür iş akışı aşağıdaki gibidir:
- Sıralı İş Akışları
- Paralel İş Akışları
- Durum makinesi iş akışları
- Kural odaklı iş akışı
İş Akışının 3 Temel Bileşeni Nedir?
Girdi, dönüştürme ve çıktı parametreleri, her bir iş akışı bileşenini veya aşamasını karakterize etmek için kullanılabilir.
Nasıl İş Akışı Oluşturabilirim?
Bir iş akışı oluşturmak için şu adımları izlemeniz gerekir:
- Mevcut Kaynakları ve Süreçleri Tanımlayın.
- İş Akışı Adımlarınızı Belirleyin.
- Kullanımı Kolay Çevrimiçi İş Akışı Aracı seçin.
- Araçla Adım Adım Bir İş Akışı Tasarlayın.
- Yeni İş Akışını Test Edin.
- Yeni İş Akışını Kullanmak İçin Herkesi Eğitin.
Sonuç
Bir sürecin bir araç olduğunu unutmayın. Çeşitli ve değerli bir araçtır, ancak her şeyi başaramaz. İş akışınızı oluştururken, eldeki süreci ve istenen sonucu sağlam bir şekilde kavramalısınız. Hangi işlerin otomatikleştirilebileceğini ve hangilerinin daha fazla uygulamalı katılım gerektirdiğini belirleyin. Her şeyden önce, üzerinde çalışmaya devam edin.
- İş Akışı Yönetim Yazılımı: 2023'de En İyi Seçenekler
- İŞ AKIŞI: Tanım, Araçlar ve Faydalar
- CRM PAZARLAMA: Nedir, Örnekler ve Strateji
- İŞ AKIŞI OTOMASYONU: Tanım, Adım, Yazılım, Fayda ve Pazarlama
- EN İYİ 10 İŞ AKIŞI YÖNETİM SİSTEMİ: 2023 İnceleme
- MOBİLYA SATIN ALMAK İÇİN EN İYİ YER
Referanslar
