İşte olmadığınızda, ofis dışında iletiler iş arkadaşlarınıza, müşterilere ve müşterilere otomatik olarak iletilir. İnsanlara sizin yokluğunuzu ve ne zaman e-postalarına yanıt bekleyebileceklerini bildirirler. Burada, bu blogda, bu ofis dışı e-postası veya mesajıyla ilgili tüm bilgilere sahibiz. Blogun sonunda, ofis dışı e-postanızı tatile gitmeden önce kendiniz göndermek veya bir otomatik yanıtlayıcı e-posta mesajı ayarlamak için ofis dışı e-postanızı yazabilecek veya ücretsiz örneğimizi veya örneğimizi kullanabileceksiniz. . Ayrıca ofis dışı e-postanızı Outlook veya Gmail ile nasıl kuracağınızı da öğreneceksiniz.
Ofis Dışı E-posta Mesajı Nedir?
İşyeri dışında mesajı (veya OOO mesajı), çalışanlara uzun bir süre ofis dışında olacağınızı bildiren otomatik bir e-posta yanıtıdır. Bu bildirimler, siz yokken firmanın düzgün çalışmasını garanti etmeye yardımcı olur.
Ofis dışında mesajını etkinleştirdiğinizde, size e-posta gönderen herkes otomatik yanıtınızı anında alır. Ne kadar süreyle uzakta olacağınızı ve bu arada bu şekilde kiminle iletişim kurabileceklerini bilecekler. İş arkadaşlarınızın hızlı yanıt talep ettiği bir pozisyonda çalışıyorsanız, kısa bir toplantı veya randevu için bile olsanız masanızdan ayrıldığınızda ofis dışında mesaj bırakmak faydalı olabilir.
İşinizin geri dönüş süreleri daha uzunsa, hızlı bir randevunuz olduğunda ofis dışında mesajı bırakmanıza gerek yoktur, ancak tatildeyken, hastalık iznindeyken veya başka bir uzun süreli yoklukta olduğunuzda bir tane bırakmalısınız.
Ofis Dışı Mesajını Ne Zaman Kullanırsınız?
İş arkadaşları, müşteriler ve aboneler genellikle, özellikle müşteri hizmetleri, pazarlama ve iletişim alanlarındakilerden endişelerine hızlı yanıtlar ve çözümler beklerler. Ofis dışı iletişimler, müşterilere hemen kibar, kısa ve profesyonel bir şekilde yanıt veremediğiniz konusunda bilgi verir. Bir günlüğüne, bir hafta veya birkaç aylığına gidecekseniz, OOO mesajı bırakabilirsiniz. Aşağıdakileri planlıyorsanız bir ofis dışında mesajı ayarlamak isteyebilirsiniz:
- tatil yapmak
- Bir konferansa, çalıştaya veya profesyonel toplantıya katılmak
- Annelik, hastalık veya izinli izin almak
- tatil günü almak
- Doktor randevusuna katılmak
Ofis Dışı E-posta Mesajına Neler Dahil Edilmeli?
- Ofis dışı bildirimleri aşağıdakiler gibi kritik bilgiler içerebilir:
- neden gittin
- Ne kadar süreliğine gitmiş olacaksın?
- dönmeyi düşündüğün gün
- Acil bir durumda veya hızlı yardım için kimi aramalısınız?
İş görevlerinize ve siz yokken bağlantılarınızın ihtiyaç duyacağına inandığınız bilgilere bağlı olarak, ekstra özellikler ekleyebilirsiniz. Profesyonel e-posta uygulamalarının çoğu, biri dahili iş arkadaşları ve diğeri harici iş bağlantıları için olmak üzere iki OOO mesajını aynı anda yapılandırmanıza izin verir.
Ofis Dışı Mesajında Nelerden Kaçınılmalıdır?
Ofis dışı mesajlaşma profesyonel ve inandırıcı olmalıdır. Aşağıdakilerden kaçınmalısınız:
- Çok fazla bilgi vermek. Otomatik yanıtlar kısa ve öz olmalıdır. Gereksiz bilgileri e-postadan kaldırın.
- Döndüğünüz anda tepki vereceğinizi belirtmişsiniz. Ofise döndüğünüzde e-postaları, telefon görüşmelerini ve projeleri takip etmeniz biraz zaman alabilir. Geri döndüğünüzde cevapsız bir mesaja hemen yanıt verebileceğinizi tahmin etmemek en iyisidir.
- Bir iş arkadaşının yardımının yetkisiz kullanımı. Siz yokken acil bir durum olursa diye bir iş arkadaşınızın iletişim bilgilerini eklemek iyi bir fikirdir. Ancak, iş arkadaşınızın bilgilerini eklemeden önce, onların onayını aldığınızdan emin olun.
İyi Bir Ofis Dışı E-postasını Nasıl Yazarsınız?
İyi bir işyeri dışında mesajı, aşağıda listelenen üç öğeyi içermelidir:
1 numara. Kesin Döneceğiniz Tarih
Bu bilgi, iş arkadaşlarınızın sizden ne zaman yanıt bekleyeceklerini bilmeleri için gereklidir.
2 numara. Ofis Dışında Olmanızın Genel Nedeni
Tatil mi, izinli mi yoksa kişisel izin mi alacağınızı belirtebilirsiniz.
#3. Yokluğunda Kiminle İrtibata Geçilmeli
Dışarıdayken işle ilgili sorumlulukları üstlenemiyorsanız, birisinin acil yardıma ihtiyacı olması durumunda sizi kimin koruyacağını belirtmek iyi bir fikirdir. İş arkadaşınızın tam adını, iş unvanını ve iletişim bilgilerini ekleyin.
Bilgi almak isteyeceğiniz kritik durumların ortaya çıkabileceği bir alanda faaliyet gösteriyorsanız, acil bir durumda başkalarının size ulaşması için alternatif bir yol sağlayabilirsiniz. Örneğin, dışarıdayken e-postalara değil de aramalara yanıt vermeyi düşünüyorsanız, cep telefonu numaranızı ekleyin.
Çalışma alanınız için gerekli olmadıkça bu bilgileri ifşa etmek zorunda hissetmeyin; sonuçta, tatil zamanınız tatil zamanınızdır!
En İyi Ofis Dışı E-posta Örneği ve Örneği
Bireysel senaryonuza, kuruluş içindeki konumunuza ve size sık sık e-posta gönderen kişilere göre istediğiniz zaman kullanabileceğiniz otomatik yanıtlar için çok kolay birkaç e-posta örneği oluşturduk. Size en uygun olanı seçin ve istediğiniz gibi kişiselleştirin. Gönderdiğiniz herhangi bir ofis dışı e-postaya kişisel bir dokunuş eklemeyi unutmayın. Daha iyi çalışma ilişkileri geliştirmenize ve müşterileriniz, tedarikçileriniz ve iş ortaklarınız ile iletişim kurmanıza yardımcı olacaktır.
Örnek 1: İş arkadaşlarına ofis dışında tatil e-postası
Merhaba,
[tarih] tarihinden [tarih] tarihine kadar yıllık iznimde olacağım. [Acil durumlarda [email address] veya [telefon numarası] adresinden ulaşılabilir olacağım/ Bu süre zarfında müsait olmayacağım].
Acil yardıma ihtiyacınız varsa, lütfen [email]/[phone number] adresinden meslektaşım [full name] ile iletişime geçin.
E-postan için teşekkürler. Döndüğümde size geri döneceğim.
En iyi dileklerimle,
[Adınız]
Örnek 2: Kuruluşunuzun dışındaki kişilere iş yeri dışından gönderilen e-posta
Merhaba,
E-postan için teşekkürler. [tarih] ile [tarih] arasında ofis dışında olacağım. Acil yardıma ihtiyacınız varsa, lütfen [email]/[phone number] adresinden meslektaşım [full name] ile iletişime geçin.
Döndüğümde size geri döneceğim.
Saygılarımla,
[İmzan]
Örnek 3: Genel ofis dışı e-posta örneği
Sevgili gönderen,
Şu anda ofis dışındayım ve e-postamı kontrol etmiyorum. [tarih] tarihine kadar geri dönmeyeceğim. Bu acil bir konuysa, [kategori nedeniyle] [e-posta]/[telefon numarası] adresinden [tam ad] ve [kategori nedeniyle] [e-posta]/[telefon numarası] adresinden [tam ad] ile iletişime geçin. Aksi takdirde, geri döndüğümde e-postanıza en kısa sürede yanıt vereceğim.
Saygılarımla,
[İmzan]
Örnek 4: Gecikmeli yanıt e-postası ile ofis dışında
Merhaba,
E-postan için teşekkürler. [tarih] ile [tarih] arasında ofis dışında olacağım. Mümkün olduğunda e-postamı kontrol edeceğim ve mesajınıza hemen yanıt vermeye çalışacağım.
Acil yardıma ihtiyacınız varsa, lütfen [email]/[phone number] adresinden meslektaşım [full name] ile iletişime geçin.
Saygılarımla,
[İmzan]Örnek 5: Tatil nedeniyle işyeri dışında e-postası
Merhaba,
E-postan için teşekkürler. [tatil / resmi tatil/resmi tatil/resmi tatil/ulusal tatil] nedeniyle ofisimiz [tarih] ile [tarih] tarihleri arasında kapalı olacaktır. Acil yardıma ihtiyacınız varsa, lütfen [email]/[telefon numarası] adresinden benimle iletişime geçin.
Döndüğümde size geri döneceğim.
Saygılarımla,
[İmzan]Örnek 6: Bir şirket etkinliği için işyeri dışında e-posta iletisi
Merhaba,
E-postan için teşekkürler. [tarih] - [tarih] tarihleri arasında [yer ekle]'de gerçekleşen [şirket etkinliğinin adı]'na katılarak ofis dışında olacağım. E-postaları periyodik olarak kontrol edeceğim, ancak acil yardıma ihtiyacınız olursa lütfen [email]/[telefon numarası] adresinden iş arkadaşım [tam adı] ile iletişime geçin.
Bugünlerde siz de [konum] konumundaysanız bağlantı kurmak isterim! Beni [telefon numaramdan] arayın, size ayrıntıları vereceğim.
Saygılarımla,
[İmzan]Ofis Dışında E-posta Mesajı Yazmak İçin 5 İpucu
Peki, etkili bir ofis dışı e-posta iletisini nasıl oluşturabilirsiniz? İşte e-postanızı hem etkili hem de nazik hale getirmek için beş fikir.
1 numara. Kısa ve güzel tut
En iyi ofis dışı iletişimler kısa ve özdür. İlgili bilgileri kısa ve öz birkaç ifadeyle verdikten sonra oturumu kapatın. Yokluğunuz hakkında çok fazla ayrıntı vererek iş arkadaşlarınızı rahatsız etmenize gerek yok.
2 numara. Mesajınızı Düzenleyin
Hiçbir zaman gramer hatası içeren bir iş e-postası göndermek istemezsiniz. Yazınızın kalitesi, iş arkadaşlarınızın ve müşterilerinizin sizi nasıl algıladıklarını etkileyebilir.
#3. Tutamayacağınız Sözler Vermeyin
İş yeri dışından e-posta gönderirken tutamayacağınız sözler vermek yaygın bir hatadır. Örneğin, iş yeri dışındayken gelen e-postayı geri döner dönmez yanıtlayacağınıza söz vermeyin. Döndüğünüzde büyük olasılıkla yapacak çok işiniz olacak, bu nedenle hızlı bir geri dönüş sözü veremezsiniz.
#4. Profesyonel Bir Tonu Koruyun
Tatile gitmeye hazırlanırken, resmi olmayan veya arkadaşça bir tavır sergilemek cazip gelebilir. Ancak, ofis dışında mesajının yine de bir iş e-postası olduğunu unutmayın.
# 5. Tüm İletişim Kanallarını Düşünün
İş ortaklarınızla iletişim kurduğunuz tüm önemli platformlarda bir ofis dışında mesajı hazırlamak ve etkinleştirmek en iyisidir.
Ofis Dışında Otomatik Yanıtınızı Ayarlama
Ofis dışı e-posta mesajınızı şimdiye kadar hazırlamış olmalısınız ve işte ofis dışı otomatik yanıtlayıcınızı Microsoft Outlook da dahil olmak üzere çeşitli e-posta platformlarında nasıl kuracağınız.
1 numara. Gmail'de ofis dışında yanıtları nasıl ayarlanır?
Google Workspace kullanıyorsanız Gmail otomatik yanıtınızı yapılandırmak için bu talimatları uygulayın. Seçenekler > Gmail'in sağ üst köşesindeki Tüm seçenekleri görün'ü tıklayın. Otomatik yanıtlayıcıya kadar aşağı kaydırın.
- "Otomatik yanıtlayıcı açık" seçilmelidir.
- Tarihler, konu satırı ve temel ofis dışında mesajınız ile boşlukları doldurun.
- Kişilerinize ve kuruluşunuzdaki kişilere otomatik yanıt göndermek için ilgili kutuları tıklayın.
- "Değişiklikleri Kaydet" düğmesini tıklayın.
Ofis dışı otomatik yanıtlayıcınız yapılandırıldı. Otomatik yanıtlayıcınızı etkinleştirdiğinizde, tatil e-postasını bu şekilde sonlandırma seçeneğinin bulunduğu bir üst çubuk görürsünüz. Otomatik yanıtlayıcıyı devre dışı bırakmak için "Şimdi sonlandır" düğmesini tıklayın.
2 numara. Outlook'ta ofis dışında e-posta yanıtları nasıl ayarlanır?
E-postalarınız için Microsoft Outlook kullanıyorsanız, ofis dışında e-posta otomatik yanıtınızı ayarlamak için gereken adımları burada bulabilirsiniz.
- Dosya > Otomatik Yanıtlar'ı seçin
- "Otomatik yanıt gönder"i seçin
- Tarih ve saat aralığını düzenlemek için "Yalnızca bu zaman aralığında gönder"e tıklayın
- Otomatik yanıt mesajınızı yazın ve Tamam'a tıklayın. Bu, kuruluş içinden size e-posta gönderen kişiler için otomatik yanıtı etkinleştirir
- Kurum dışından olanlar için “Kuruluşum Dışında” sekmesine tıklayarak aynı mesajı veya farklı bir otomatik yanıtı yazın.
- Tamam'ı tıklayın.
Outlook'ta ofis dışında e-posta yanıtlayıcınızda izin için ayarlandınız.
#3. Slack'te ofis dışında mesajları nasıl ayarlanır?
Günümüzde Slack ve Teams gibi anlık mesajlaşma platformları, e-postalardan daha popüler. İşyeri dışında bildiriminizi bu platformlarda da yayınlamayı düşünün. Slack durumunuzu ofis dışında olarak değiştirmek için şu adımları izleyin:
- Slack pencerenizin sağ üst köşesinde profil fotoğrafınıza tıklayın.
- “Durumunuzu güncelleyin” düğmesine tıklayın.
- Ortaya çıkan açılır pencerede, benzersiz ofis dışında durumunuzu girin ve ardından saati belirtin. Durumunuza ifadeler bile ekleyebilirsiniz.
Ofis Dışı E-postasında Ne Diyorsunuz?
"E-postanız için teşekkür ederim" diyebilirsiniz. [nedeniyle], [dönüş tarihine] kadar ofiste yokum. Döndüğümde, mesajınıza memnuniyetle cevap vereceğim. Bu arada, yardım istiyorsanız lütfen [email, phone, etc.] adresinden [meslektaşımın adı + iş unvanı] ile iletişime geçin.”
Güzel bir Ofis Dışı Örneği nedir?
İşte ofis dışında güzel bir e-posta örneği: (gün/ay) ile (gün/ay) arasında, kısıtlı e-posta erişimiyle ofis dışında olacağım. Herhangi bir acil sorunuz varsa lütfen [email] veya [telefon] adresinden [Name] ile iletişime geçin. E-postanıza en kısa sürede cevap vereceğim. Ama sen daha fazlasını yapabilirsin.
Ofis Dışı Mesajlarına Örnekler Nelerdir?
İşyeri dışında mesaj örnekleri şunları içerir:
- "E-postanı takdir ediyorum. 8-12 Ağustos tarihleri arasında ofis dışında olacağım….
- “25 Temmuz'dan 29 Temmuz'a kadar uzakta olacağım.” Acil sorunlar için meslektaşım Marilyn Morales'e [email and phone number] adresinden ulaşabilirsiniz.”
- "E-postanı takdir ediyorum. Şu anda ofis dışındayım ve e-postamı izlemiyorum.
İyi bir Otomatik Yanıt Mesajı nedir?
Ofis dışı e-posta otomatik yanıtlarına örnek olarak şunlar verilebilir: Merhaba, _ ile iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. Mesajınızı aldık ve en kısa sürede cevap vereceğiz. Merhaba, Bizimle işbirliği yapmakla ilgilendiğiniz için teşekkür ederiz. Randevu almak için lütfen [programlama sayfasına bağlantı]'ya gidin.
İyi Bir Otomatik E-posta Yanıtı Nedir?
Aşağıda bir otomatik yanıt e-postası örneği verilmiştir:
Merhaba [ad_adı], Bizimle iletişime geçtiğiniz için çok teşekkür ederiz! Bu otomatik yanıt, yalnızca sizi bilgilendirmek içindir... E-postanızı aldık ve mümkün olan en kısa sürede bir (insan) yanıtla yanıt vereceğiz.
Sağlıklı Ofis Dışı Mesajı Nedir?
İşte ofis dışında bir e-posta örneği:
[Tatilde, konferansta veya başka bir nedenle] geçici olarak ofis dışındayım ve [tarih] tarihine kadar yanıt veremeyeceğim. Acil yardım istiyorsanız, lütfen [iletişim bilgileri] adresinden [iletişim adı] ile iletişime geçin. Ben yokken size memnuniyetle yardımcı olacaklardır.
Sonuç
Herkes ihtiyaç duyulmayı arzu eder. Gelen kutunuzu kontrol edemeyeceğinizi bildiğiniz zaman, ofis dışında otomatik bir yanıt oluşturun. Verdiğimiz örneklerden yararlanın ve bunu iyi yapın; bu, sadakati ve e-ticaret satışlarını çok zorlamadan artırmak için mükemmel bir yaklaşımdır. Kalabalıktan sıyrılmanıza yardımcı olacak esprili veya anlayışlı bir mesaj oluşturun!
- SINIRSIZ TATİL: Tanımı, Politikası ve Nasıl Çalışır?
- İŞ İÇİN EN İYİ E-POSTA HİZMETİ(+ Ücretsiz Seçenekler)
- İŞ İÇİN E-POSTA SİSTEMLERİ: 17'de 2023+ En İyi Seçim (Ayrıntılı İnceleme)
- OFİS DIŞI MESAJI: Anlamı, Örnekleri ve Rehberi
- GMAIL İŞİ: Nasıl Çalışır ve Nasıl Oluşturulur
- EĞİTİM DERECESİ: 7 Tür Öğretmenlik Derecesi ve Nasıl Alınır
- BIN DOSYASI: Bilgisayarınızda Bir Dosyayı Açmanın Anlamı Nedir?
Referanslar
