Hemen hemen tüm işletmelerin günlük operasyonları büyük ölçüde bir bilgi yönetim sistemine bağlıdır. Bu sistemler, işletmelerin karar almayı desteklemek için kullandığı ve uzun vadeli istikrara yol açabilecek çok sayıda veri kaynağını yönetir. Sonuç olarak firmalar bilgi yönetim sistemlerine önemli miktarda kaynak ayıracaklardır. Bu sistemlerin anlaşılması, bunların çeşitli işyeri faaliyetlerini iyileştirmek için nasıl kullanılabileceğini anlamanıza yardımcı olabilir. Bu yazımızda bilgi yönetim sistemleri ve yönetim bilgi sistemlerini tanımlıyor, özelliklerini ve türlerini özetliyor ve faydalarını vurguluyoruz.
Bilgi Yönetim Sistemi (EYS) Nedir?
Bilgi yönetim sistemi (EYS), bilgilerin toplanmasına, depolanmasına, organizasyonuna ve dağıtımına olanak tanıyan herhangi bir yazılım mimarisidir. Bilgi yönetimi, bilgilerin paydaşlara toplanması, saklanması ve dağıtılmasıyla ilgili bir dizi organizasyonel görevi ifade eder. Bu bağlamda bilgi, bir firmanın karar vermesini sağlayan her türlü detayı ifade eder. Örneğin bir şirketin belirli bir haftada yaptığı satışların sayısı. Söz konusu veriler resim, ses ve video dahil olmak üzere çeşitli formatlarda olabilir. Mükemmel bir yönetim sistemi bilgiye hızlı ve doğru bir şekilde ulaşmayı sağlar. Böylece önemli paydaşların eğitimli iş kararları almasına olanak sağlanır.
Bilgi Yönetim Sisteminin Özellikleri
Genel olarak bir IMS çeşitli görevleri yürütebilir. Bu sistemlerin temel özellikleri aşağıdaki gibidir:
#1. Bilgi koleksiyonu
Bu temel bileşen, iş faaliyetlerine ilişkin verilerin toplanması ve analiz edilmesidir. İşletmeler genellikle dört kategoride veri toplar:
- Kişisel bilgiler: Kişisel veriler, bir şirketin bir tüketiciyi tanımlamasına olanak tanıyan her türlü bilgidir. İsim, adres ve bazı durumlarda Sosyal Sigorta Numarası (SIN) bu tür verilere örnektir.
- Katılıma ilişkin veriler: Katılım verileri, müşteri ile şirket arasındaki birçok temas noktasındaki etkileşimleri tanımlar. Örneğin bir şirketin web sitesine gelen ziyaretçi sayısı, e-posta açılışları ve etkinlik kayıtları.
- Davranışsal veriler: Genel olarak davranışsal veriler, müşteri ile firma arasındaki işlemi içeren her türlü ayrıntıdır. Satın alma geçmişi ve ürün kullanım verileri iki örnektir.
- Tutumsal veriler: Ürünün arzu edilirliği, ürünün uygunluğu ve müşteri mutluluğu gibi ölçümler tutumsal verilere örnektir.
Standart bir bilgi yönetimi sistemi bu tür verileri kolayca toplayabilir, ölçebilir ve paydaşlara iletebilir.
#2. Veri depolama
Veri depolama, IMS'nin verileri depolamasına ve kullanıcıların kullanımına sunmasına olanak tanıyan bir özelliktir. Sistem bu verileri bir sabit disk veya veri tabanına sahip bir sunucu olabilen bir depolama cihazında saklar. Sistem ayrıca verileri İnternet üzerinden erişilebilen bulutta da saklayabilir. Bilgileri kağıt veya kompakt diskler gibi daha geleneksel depolama yöntemleri yerine bulutta saklamayı seçmek, bilgilerin güvenliğini daha iyi korumanıza, gerektiğinde hızlı bir şekilde geri yüklemenize ve uluslararası olarak erişilebilir hale getirmenize olanak tanır.
#3. Bilgi işlem
Bilgi işleme, sonuç üreten herhangi bir prosedür serisini ifade eder. Tipik olarak bu, değerli bilgiler sağlamak amacıyla verilerin değiştirilmesini gerektirir. Bilginin bir formattan veya ortamdan diğerine dönüştürülmesi gerekir. Örneğin bir şirket iki gün boyunca toplam işlemleri kaydediyorsa, ilk günün işlemlerini ikinci günle karşılaştırarak net gelirlerde artış olup olmadığını görebilir. IMS, bu verileri manuel olarak hesaplamak ve yorumlamak yerine süreci otomatikleştirir ve yalnızca bulguları görüntüler. Bilginin edinilmesi, düzenlenmesi, görüntülenmesi ve yayılması, bilgi işleme örnekleridir.
#4. Bilgi dağıtımı
Bilgi dağıtımı, bir kuruluşun paydaşlarına bilgi dağıtmak için kullandığı süreçlerin tümünü ifade eder. Farklı paydaşlar bu bilgilerle çeşitli şekillerde etkileşime girer. Bazıları kaliteyi, erişilebilirliği ve kullanışlılığı sağlar, ancak yöneticiler gibi diğerleri bunu karar vermek için kullanır.
Bilgi erişilebilirliği, bir IMS'nin verileri paydaşların içeriğe erişmesine olanak tanıyacak şekilde görüntüleme kapasitesi olarak tanımlanır. Bir şirkette içerik normalde eşit temelde mevcuttur, ancak bu farklı paydaş türlerine göre değiştirilebilir. Örneğin, üst düzey bir yöneticinin bilgiye erişimi bir pazarlamacınınkinden farklı olabilir, ancak bir departmandaki tüm pazarlamacılar aynı bilgiye erişebilir.
Bilgi Yönetim Sisteminin Avantajları
Etkili bir bilgi yönetim sisteminin avantajlarından bazıları şunlardır:
- Karar vermede yardımcı olur: Bir IMS, birden fazla paydaşa departman seçimleri yapmak için kullanabilecekleri ayrıntılı iş bilgileri sağlar.
- Hizmet sunumunu ve verimliliği artırır: Kararlar iyi bilgilendirilmiş olduğunda iş süreçlerinde iyileştirme alanları bulmak daha kolaydır. Farklı ekipler daha sonra çabalarını iyileştirme için bu alanlara odaklayabilir, belki de üretkenliklerini artırabilir ve müşterilere sağladıkları hizmetleri geliştirebilirler.
- İş hedeflerine ulaşmaya yardımcı olur: Doğru bilgi işleme, paydaşların iş hedeflerini daha iyi anlamalarına ve iyileştirme alanları veya olanaklarını belirlemelerine yardımcı olabilir.
Yönetim Bilgi Sistemi (MIS)
Yönetim bilgi sistemi (MIS), kararları etkilemek için kurumsal verileri organize etmeye, analiz etmeye ve uygulamaya odaklanan veri odaklı bir alandır. Bir MIS, bir kuruluş içindeki her yönetim düzeyi için sık sık raporlar üretir; dolayısıyla bunların karmaşıklığı, şirketin büyüklüğüne bağlı olarak değişir. Bu sistem, rapor oluşturma verimliliğini artırmak ve verileri uygun bir yerde saklamak için verileri koordine edebilir, kontrol edebilir, analiz edebilir ve görselleştirebilir. Organizasyonel bir ortamda MIS çalışmaları genellikle insanları, süreçleri ve teknolojiyi içerir.
MIS Evrimi
Yönetim Bilgi Sistemi aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli aşamalardan geçmiştir:
- Ana bilgisayarlar: Bunlar, kuruluşların büyük miktarda veri işleme gerektiren faaliyetleri üstlenmelerini sağlayan devasa bilgisayarlardı. Tüm odaları kapladılar, delikli kartlar kullandılar ve işlenmiş veri raporlarını talep edenlere manuel olarak ileten operatörleri vardı.
- Mini bilgisayarlar: Mini bilgisayarların gelişmesiyle delikli kart işlemlerinin yerini bilgisayar arayüzü üzerinden veri girişi aldı. Bu aynı zamanda daha büyük şirketlerin şirket içinde bilgi işlem merkezleri işletmesine de olanak sağladı.
- Kişisel bilgisayarlar: Kişisel bilgisayarların gelişmesiyle birlikte kuruluşlar MIS uzmanlarını işe alabildi. Bu düşük maliyetli ve etkili bir yöntem olsa da, birbirleriyle iletişim kuramadıkları için raporlama için gereken bilgilerin her bilgisayarda bulunması gerekiyordu.
- İstemci ve sunucu ağları: Çalışanlar, teknolojik karmaşıklık arttıkça bilgiyi hızlı ve verimli bir şekilde aktarmak istiyordu. İstemci/sunucu ağları, çok sayıda bilgisayarın paylaşılan bir ağa sunucu olarak bağlanmasına ve veri paylaşmasına izin vererek bu sorunu çözdü.
- Kurumsal bilgi işlem: Yüksek hızlı ağlar ve birden fazla departmandan gelen bilgilerin yazılım platformlarında birleştirilmesi bu dönemin temel unsurlarıydı. Genellikle kurumsal yazılım olarak bilinen bu yazılım platformları, bilgisayarların bir şirketin tüm sunucularına erişmesini kolaylaştırarak bilgi üretme sürecini daha da geliştirdi.
- Bulut bilişim, birçok hizmetin internet üzerinden kullanılabilirliğini ifade eder. Bir kuruluşun tesislerinde fiziksel olarak bulunmayan veya kuruluşun özel ağına doğrudan bağlı olmayan kullanıcıların, sunucularına erişmesine olanak tanır.
Yönetim Bilgi Sistemi Türleri
Yönetim bilgi sistemleri çeşitli kategorilere ayrılır; bunlardan en sık görülenleri şunlardır:
#1. Karar Destek Sistemleri
Karar destek sistemleri (DSS), öncelikle büyük hacimli verileri analiz ederek bir kuruluşun karar verme süreçlerini destekler. Satış rakamları, tahmini gelir ve işgücü istatistikleri gibi operasyonlarla ilgili diğer bilgiler, veri kategorilerine örnektir. İnsanlar bir KDS'yi manuel olarak çalıştırabilir veya tamamen otomatik hale getirebilir. Üst düzey yöneticiler ve üst yönetim genellikle bir şirketin KDS'sinin kullanıcılarıdır çünkü karar verme onların sorumluluğundadır.
# 2. Muhasebe Bilgi Sistemleri
Muhasebe bilgi sistemleri (AIS), karar vericiler için finansal ve muhasebe verilerini toplayan, saklayan ve işleyen sistemlerdir. Bir AIS, bilgisayar bilimi, denetim, muhasebe ve pazarlama alanındaki teorileri ve uygulamaları kullanır. İlgili paydaşları bilgilendirirken aynı zamanda finansal işlemlerin doğruluğunu sağlamaya yardımcı olur. AIS prosedürü tipik olarak üç adımdan oluşur:
- AIS, bir kuruluşun finansal işlemleriyle ilgili bilgileri toplar ve kaydeder.
- Bu bilgiler karar vericilere sunulmakta, mali tablolar ve yönetim raporları hazırlanmaktadır.
- Verileri korur ve işlenmesini ve kaydedilmesini kolaylaştırır.
#3. Pazarlama Bilgi Sistemleri
Pazarlama bilgi sistemi, bir şirketin pazarlama çabalarına ilişkin bilgileri toplar, işler ve yayar. Bu bilgiler kuruluş içinden veya dış rakiplerden gelebilir ve paydaşlar tarafından pazarlama kararlarını bilgilendirmek için kullanılır. Pazarlama bilgi sistemleri aynı zamanda pazarlama başarısını takip ederek pazarlama direktörlerine ve şirket liderlerine pazarlama operasyonlarının karlılığını belirlemede yardımcı olabilir. Bu sistem aynı zamanda firmaların çalışma koşullarını ve çevrelerini daha iyi anlamalarına yardımcı olmak için diğer yönetim bilgi sistemleriyle birlikte de kullanılabilir.
#4. İnsan Kaynakları Yönetim Sistemleri
İnsan kaynakları yönetimi, bir kuruluşun çalışanlarını verimli bir şekilde yönetme stratejisini ifade eder. İKYS, bir çalışanın yaşam döngüsü boyunca insan kaynakları yönetimini ve ilgili süreçleri izleyen bir yazılım paketidir. Çoğunlukla iş ve vergi kurallarına uymak için kullanılan bu sistemlerin kilit kullanıcıları İK liderleri ve personelidir. Düzenli performans raporları aracılığıyla İKYS, bir şirketin personel ve iş gücü süreçlerini tam olarak anlamasını sağlar.
Müşteri Bilgi Sistemi (CIS) Nedir?
Bir müşteri bilgi sistemi, müşteriyle ilgili tüm verileri saklar ve kullanıma sunar. Genellikle malzeme ve belgeleri, CRM gibi bireysel müşteriyi belirleyen yapılandırılmış bir veritabanı sistemine bağlar. Kuruluşlar, temel müşteri bilgilerine sezgisel bir sistem aracılığıyla kolayca erişilmesini sağlayarak satış ekiplerinin daha hızlı ve daha verimli satış yapmasına yardımcı olabilir.
Temel müşteri bilgilerine hızlı erişim için etkili içerik yönetimi platformları, satış görevlilerinin her gün kullandığı araçlarla bağlantı kurar. Bu bağlantı biçimi, müşterilerin siparişten siparişe kadar olan süreçte daha hızlı ve verimli bir şekilde, daha az sorunla ilerlemesine olanak tanır.
Bilgi Sistemleri Müşteri İlişkileri Yönetimine Nasıl Yardımcı Olur?
Müşteri ilişkileri yönetimi, yalnızca bir CRM'den gelen gerçek zamanlı verileri değil aynı zamanda içerik yönetimi deposu veya dosya deposu gibi diğer bilgi sistemlerinden ilgili içeriği de içeren 360 derecelik bir müşteri kaydı sunarak bilgi sistemleri tarafından kolaylaştırılmalıdır.
Tüm bu bilgileri bir araya getiren bir içerik yönetimi veya müşteri bilgi platformu kullanmak, satış ekiplerinin müşteri etkileşimlerini kolaylaştırmak için ihtiyaç duydukları bilgileri aramak için harcadıkları zamandan ve çabadan tasarruf sağlayabilir. Müşterinin şirket genelinde birleşik ve kapsamlı bir görünümü, satış süreçlerini iyileştirir ve daha fazla olasılığı ortaya çıkarmaya, müşteri bağlılığını artırmaya ve daha güçlü ilişkiler geliştirmeye yardımcı olan daha derin içgörüleri teşvik eder.
Tüketici Takibini Nasıl Geliştirirsiniz?
Müşterilerin tam olarak izlenmesini ve görünürlüğünü sağlamak için kuruluşlar, tüm gelen ve giden müşteri iletişimlerini değerlendirmeli ve kilit paydaşların bu içeriğe kolayca erişebilmesini sağlayacak sistemler uygulamalıdır.
Satış ekiplerine önceki görüşmeler, satın alma geçmişi ve hatta önceki şikayetler de dahil olmak üzere tüketiciye ilişkin eksiksiz ve güvenilir bir bakış açısı sunan tüketici bilgi platformları, operasyonların sorunsuz bir şekilde devam etmesini sağlar ve sıklıkla daha keyifli müşteri deneyimlerine katkıda bulunur.
Kuruluşlar, etkili müşteri takibi sağlamak ve tüketici isteklerinin hızlı ve tutarlı bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak amacıyla gelen mesajları otomatikleştirmek için yapay zekayla güçlendirilmiş akıllı yakalama çözümlerini de kullanabilir.
Satış Operasyonları İçerik Yönetimini Nasıl Geliştirir?
Satış operasyonları, kullanıcılara bağlantılı ve etkili çözümler sunma açısından kritik öneme sahiptir. Müşteri içeriği sıklıkla sistemler ve kuruluşlar arasında dağılmıştır. Satış operasyonları bu verileri CRM'deki müşteri kayıtlarına entegre etme inisiyatifini almalıdır.
Kuruluşlar, daha iyi bağlantı kuran kişiler, içerik ve sistemler aracılığıyla verimliliği artıran ve aynı zamanda satış ekiplerine 360 derecelik eksiksiz bir müşteri görünümü sağlayan entegre bir altyapı sağlamalıdır. Satış ekipleri, riskleri önlemek için bilgi yönetimini güçlendirirken aynı zamanda tekrarlanan işleri otomatikleştirerek süreçleri daha iyi hızlandırmak ve müşteri etkileşimlerini geliştirmek için gelişmiş içerik yönetimi yoluyla CRM sistemlerine önemli değer katabilir.
Müşteri Bilgi Yönetimini Entegre Etmenin Avantajları Nelerdir?
Satış görevlileri, müşteri etkileşimlerini yakalamak, yönetmek ve ölçmek için CRM sistemlerini kullanır, ancak sözleşmeler, teklif mektupları, fiyat teklifleri ve faturalar gibi diğer içerikler müşteri katılımı için hayati bir bağlam sağlar. Satış ekipleri, veri siloları ve bağlantısız sistemler nedeniyle daha iyi bir müşteri deneyimi sağlayan ve yeni gelir fırsatlarını ortaya çıkaran hesap öngörülerini kaçırabilir.
CRM sistemleriyle arayüz oluşturan ve satış personelinin ihtiyaç duyduğu yerde ve zamanda önemli müşteri bilgilerini toplayan bir içerik yönetimi platformuyla kuruluşlar şunları yapabilir:
- Satış ekiplerinin müşteri taleplerine mümkün olduğunca hızlı yanıt vermelerine yardımcı olarak müşteri memnuniyetini artırın.
- Tüm temas noktalarında hesapla ilgili içeriğe doğrudan CRM uygulamalarından gerçek zamanlı erişim sayesinde satış döngülerini kısaltabilir ve anlaşmaları daha hızlı tamamlayabilirsiniz.
- Satış ekiplerinin müşteri aramaya daha fazla, hesapla ilgili bilgiler için sistemleri incelemeye daha az zaman harcamasına olanak tanıyın.
- Çapraz satış ve üst satış fırsatlarına ilişkin görünürlüğü ve öngörüleri artırarak yeni satış fırsatlarını keşfedin.
- Pazarlama Bilgi Sistemi: En İyi Uygulamalar ve İhtiyacınız Olan Her Şey
- GİRİŞİMCİ: Girişimci Olmanın Anlamı ve Nasıl Başlanmalı?
- BİLGİ SİSTEMLERİ: Tanım, Gerçekler, Kullanımlar ve Örnekler
- YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ (MIS): Tanımı ve Bilmeniz Gerekenler(Yeni bir tarayıcı sekmesinde açılır)
Referanslar
