Bordro, bir şirketin İK departmanında, çalışan ücretlerini ve sosyal yardımları yönetmeyi ve izlemeyi içeren önemli bir işlevdir. İK bordro süreci, ücretlerin hesaplanması, vergilerin ve diğer stopajların düşülmesi ve ödemelerin yapılması gibi görevlerin yerine getirilmesini içerir. Bununla birlikte, işleme zaman alıcı ve karmaşık olabilir, ancak İK bordro yazılımını kullanmak bu süreçleri otomasyon yoluyla basitleştirebilir ve düzene sokabilir. Bu yazımızda İK bordrolama sürecini, bordro yazılımının kullanımını, özelliklerini ve faydalarını ele alacağız. Ayrıca, hangi şirketlerin İK bordro yazılımı sunduğunu ve onlardan nasıl demo alınacağını keşfedeceğiz.
İK Bordrosu Nedir?
İnsan kaynakları (İK) bordrosu, bir şirket içindeki çalışanların ücretlerini ve yan haklarını takip eder ve yönetir. İnsan Kaynakları (İK) departmanı, çalışanların ücret, maaş, ikramiye ve kesintilerinin zamanında hesaplanması ve dağıtılmasından sorumludur.
İK Bordro Süreci
Süreç, ücretlerin hesaplanması, vergilerin ve diğer kesintilerin düşülmesi ve ödemelerin yapılması da dahil olmak üzere, çalışanların çalışmaları için tazmin edilmesiyle ilgili adımları ifade eder. Çalışanlara doğru ve zamanında ödeme yapılmasını sağlayan kritik bir fonksiyondur. Süreç şunları içerir:
Çalışan Vergi Bilgilerinin Toplanması
Sürecin ilk adımı, doldurulmuş IRS Formu W-4 ve devletin zorunlu kıldığı stopaj formları dahil olmak üzere çalışanlarınızdan gerekli vergi bilgilerini toplamaktır. İK, bu bilgilerle doğru vergi stopajlarını hesaplayabilir.
Bir Bordro Programı Ayarlama
Çalışanlara ne zaman ödeme yapılacağını gösteren düzenli bir bordro planı oluşturun. Oluşturduğunuz program, ödeme dönemleri, ödeme sıklığı (ör. haftalık, iki haftada bir, aylık) ve ödeme dağıtım yöntemleri (ör. kağıt çekler, doğrudan para yatırma) gibi faktörleri dikkate almalıdır.
Brüt Ücretin Hesaplanması
Her bir çalışanın brüt ücretini hesaplamak için, taban ücretlerini, aldıkları fazla mesai ücretlerini, aldıkları ikramiye veya komisyonları ve diğer uygun kazançları toplayın.
Vergi ve Diğer Stopajların Düşülmesi
Çalışanın vergi bilgilerine göre federal, eyalet ve yerel vergileri brüt ücretten çıkarın. Ayrıca, Sosyal Güvenlik katkıları, Medicare vergileri ve gönüllü kesintiler (örneğin, emeklilik katkı payları, sağlık sigortası primleri) gibi diğer stopajları da kesin.
Net Ücretin Hesaplanması
Vergiler ve stopajlar düşüldükten sonra kalan tutar olan çalışanın “net ücretini” hesaplayın. Bu, çalışanın maaş çekinde görünecek olan miktardır.
Bordro Raporları Oluşturma
Çalışan kazançları, kesintiler ve vergiler dahil olmak üzere bordro sürecini özetleyen raporlar oluşturun. Bu raporlar, kayıt tutma, uyumluluk ve finansal analiz amaçları için kullanışlıdır.
Ödemelerin Yapılması
Kağıt çekler düzenlemek veya çalışanların banka hesaplarına doğrudan para yatırmaya başlamak gibi seçilen ödeme dağıtım modunu kullanarak çalışanlara net maaşlarını ödeyin.
Bordro Vergilerinin Dosyalanması
İç Gelir Servisi (IRS) ve eyalet/yerel vergi daireleri gibi uygun vergi makamlarına bordro vergilerinin zamanında ve doğru beyan edilmesini sağlayın. Buna, vergi ödemelerinin havale edilmesi ve federal vergiler için Form 941 gibi gerekli vergi formlarının gönderilmesi dahildir.
Bordro Kayıtlarını Koruyun
Çalışanların vergi formları, raporları, vergi beyannameleri ve ödeme kayıtları dahil olmak üzere bordroyla ilgili tüm belgelerin kapsamlı ve düzenli kayıtlarını tutun. Bu kayıtlar, yasal ve düzenleyici gerekliliklere uymak için gereken süre boyunca saklanmalıdır.
Uyumlu Kalın
Bordro işlemeyle ilgili ilgili yasalar, yönetmelikler ve vergi gereksinimleri hakkında güncel kalın. İşleme, Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA) gibi eyalet ve federal yasalara uygun olmalıdır. İşlemlerin doğru ve uyumlu olmasını sağlamak için vergi uyum departmanı veya sertifikalı bir profesyonel muhasebeci gibi profesyonel yardım almayı düşünebilirsiniz.
İK Bordro Yazılımı
İK bordro yazılımı, temel İK verilerinizi ve maaş bordrosu süreçlerinizi yöneten her türlü İK yönetim sistemini ifade eder. Tasarıya uyan birçok farklı İK yazılım çözümü alt türüyle geniş bir kategoridir. Bunlar, tümü yerleşik bordro işleme işlevlerine sahip insan kaynakları bilgi sistemlerini (HRIS), insan sermayesi yönetimi (HCM) sistemlerini ve insan kaynakları yönetim sistemlerini (HRMS) içerir.
İK ve bordro yazılımı entegre edildiğinde, veriler iki sistem arasında otomatik olarak paylaşılabilir, bu da hata riskini azaltır ve manuel veri girişini en aza indirir. Örneğin, İK yazılımında bir çalışanın ücret oranı veya vergi bilgileri güncellendiğinde, bordro yazılımı çalışanın bordro kayıtlarını mükerrer veri girişi gerektirmeden otomatik olarak güncelleyebilir.
İK Bordro Yazılımının Faydaları Nelerdir?
Yazılım, işletmeler için aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli avantajlar sunar:
- Bordro yönetimini basitleştirme: Yazılım, ücretlerin hesaplanması ve maaş çeklerinin oluşturulması gibi görevleri otomatikleştirerek bordro yönetimi sürecini basitleştirir ve işletmelerin ana operasyonlarını yürütmeye odaklanmalarına olanak tanır.
- İnsan hatasını azaltmak: Yazılım, bordro işlemede insan hatasını en aza indirir, manuel veri girişini ve yetkisiz erişimi ortadan kaldırarak maliyetli hataları ve IRS cezalarını önler.
- Uyumluluğu iyileştirme: Yazılım, sosyal haklar uygunluğu ve devam takibi hesaplamalarını otomatikleştirir ve doğruluk için maaş bordrosu ile entegre olur. Böylece uyumun sağlanması ve maliyetli ihlallerin önlenmesi.
- İK süreçlerini kolaylaştırma: Yazılım, bağlantısı kesilen sistemleri ortadan kaldırarak bordro ve İK faaliyetlerini kolaylaştırır. Böylece, işletmeler için verimliliği, içgörüleri ve karar vermeyi geliştiriyor.
- Zamandan ve kaynaklardan tasarruf: Bordro yazılımı, manuel süreçleri kolaylaştırarak zamandan ve kaynaklardan tasarruf sağlar. Ayrıca evrak işlerini azaltır ve çalışanlar için self servis seçenekler sunar.
- Veri güvenliğini artırma: İK bordro yazılımı, bilgiye dayalı karar verme ve maliyet yönetimi için analitik sağlarken rol tabanlı erişim, kurallar ve güncellenmiş politikalar aracılığıyla çalışan verilerini korur.
- Çevre dostu: Yazılım, verileri depolamak için çevrimiçi veritabanlarına sahiptir. Bu nedenle, şirketin kağıt kullanımını ve karbon ayak izini azaltmak ve sürdürülebilirliği teşvik etmek.
İK Bordro Yazılımının Özellikleri
İK bordro yazılımının temel özellikleri şunları içerir:
Mevcut Sistemlerle Entegrasyon
Şirketinizin muhasebe çözümü, çalışan veri tabanı veya İK sistemi ile entegre olan bir bordro yazılımı seçmek çok önemlidir. Bu, kesintisiz veri aktarımı sağlar ve manuel veri girişi ihtiyacını ortadan kaldırır.
ölçeklenebilirlik
Şirketinizin büyümesini karşılayabilecek bordro yazılımı arayın. Her iki yönde de ölçeklendirilebilir olmalı, artan iş gücünü veya gerekirse küçültmeyi yönetmenize olanak tanımalıdır. Bu nedenle, şirketinizin büyüklüğünden bağımsız olarak yazılımın etkili kalmasını sağlamak.
Sektöre Özgü Özellikler
İşletmenizin belirli talepleri varsa veya belirli gereksinimleri olan bir sektöre aitse, bu yönlere hitap eden bir yazılım seçin. Örneğin, satış sektöründeyseniz, yazılım satış ödülleri veya ikramiyeleri için özellikler sunmalıdır.
Vergi uygulaması
Bordro yazılımı, vergi düzenlemeleri konusunda güncel kalmak ve doğru vergi verilerini sağlamak için şirket içinde iyi eğitimli bir vergi uyum ekibine sahip olmalıdır. Buna sahip olmak uyumluluğu korumaya ve hatalardan kaçınmaya yardımcı olur.
Bulut Tabanlı Çözüm
Bulut tabanlı bordro yazılımı, özellikle kuruluşunuz farklı konumlara yayılmışsa kolaylık sağlar. Yazılıma her yerden kolay erişim sağlar ve genellikle kullanıma göre aylık olarak faturalandırıldığı için maliyet tasarrufu sağlayabilir.
Eğitim ve Destek
Yazılımla birlikte sunulan eğitim ve destek seçeneklerini inceleyin. Özellikle daha fazla teknik bilgiye ihtiyaç duyan personel için anlaşılmasının ve kullanılmasının kolay olduğundan emin olun. Maksimum değer için çevrimiçi ve yerinde eğitim sunan yazılım satıcılarını arayabilirsiniz.
Fiyatlandırma Seçenekleri
Bordro yazılımı satıcıları farklı fiyatlandırma seçenekleri sunar. Bu nedenle, ihtiyacınız olan özelliklerin bir listesini oluşturun ve bütçenize uygun bir paket bulmak için mevcut çözümleri karşılaştırın. Ardından, bütçenize uygun, kurulumu ve kullanımı kolay ve en çok ihtiyaç duyulan özellikleri sağlayan bir sistem seçin.
Bordro yönetimi
Bordro yazılımı, çalışanlar için ücretleri, kesintileri ve net geliri hesaplamalıdır. İkramiyeler, ikramiyeler, izinler, gider yönetimi ve gelir vergisi indirimleri gibi çeşitli bileşenleri ele almalıdır. Ayrıca, vergi yasalarına yasal uygunluğu sağlamalı ve raporlar, maaş bordroları ve formlar oluşturmalıdır.
Çalışan Self Servis
Ayrıca çalışanlara self servis seçenekleri sunan yazılımları da aramalısınız. Bu, çalışanların ücret oranlarına, sosyal haklara, çalışma saatlerine ve diğer bilgilere erişmesine ve bunları gözden geçirmesine olanak tanır.
Bildirimler ve Uyarılar
Yazılım, çalışanlara SMS, pano bildirimleri vb. yoluyla gerçek zamanlı ve planlanmış mesajlar gönderebilmelidir. Bildirimler ve uyarılar göndermek, bordroyla ilgili önemli bilgilerin iletilmesine yardımcı olur ve zamanında güncellemeler sağlar.
Hareketlilik
Daha iyi bağlantı ve kolay erişim için mobil sürüm sunan bordro yazılımını arayın. Bu, çalışanların ve İK personelinin hareket halindeyken yazılıma erişmesini sağlayarak yazılımı daha rahat ve verimli hale getirir.
Maaş Sınıfına Göre Çalışan Organizasyonu
Yazılım, çalışanların maaş skalasına ve organizasyondaki pozisyonlarına göre kolayca organize edilmesine izin vermelidir. Bu, verimli bordro işleme ve yönetimine yardımcı olur.
Çoklu Ödeme Yöntemleri
Bordro yazılımı, doğrudan para yatırma, çek veya nakit gibi çeşitli ödeme yöntemlerini desteklemelidir. Aylık veya haftalık gibi farklı ödeme sıklıklarını barındıracak kadar esnek olmalıdır.
İK Bordro Yazılım Şirketleri
Piyasada birçok şirket İK bordro yazılımı sunmaktadır. Aşağıdakileri içerirler:
- Papaya Küresel: Bu, üçüncü taraf ödeme entegratörlerini ortadan kaldırmak için önerilen bordro yazılım şirketlerinden biridir. Bordro yönetimi ve diğer işgücü yönetimi özellikleri sunar.
- Dalgalanma: Rippling, yerleşik bir İK departmanına sahip orta ölçekli işletmeler için uygundur. Bordro yönetimi ve operasyonel iş akışları, başvuru sahibi takibi ve BT envanter yönetimi gibi özellikler sunar. Ayrıca gelişmiş İK iş akışı yönetimi özelliklerine sahiptir.
- Paychex Esnek: Bu bordro yazılımı, orta ölçekli ve kurumsal şirketler için en iyisidir. Bordro ve yan haklar yönetimi de dahil olmak üzere esnek İK çözümleri sunar. Ayrıca, yeni başlayanlar ve ölçeklenen işletmeler için en uygundur.
- ADP İşgücü Şimdi: ADP, ADP Workforce Now adlı bulut tabanlı bir çözüme sahip, tanınmış İK bordro yazılım şirketlerinden biridir. Temel İK işlevlerini bordro işleme, zaman ve devam takibi, yetenek yönetimi ve yan haklar yönetimi ile birleştirir. Hızlı büyüyen işletmeleri ve girişimleri ölçeklendirmek için uygundur.
- JustWorks: Justworks, hem saatlik hem de maaşlı çalışanlar için bordro ve zaman takibini içeren bulut tabanlı bir İK yazılımıdır. Çalışanlara sağlanan faydalar yönetimi, İK desteği ve uyumluluk yardımı gibi özellikler sunar. Bordro süreçlerini basitleştirir ve vergiler, ödeme ve İK düzenlemelerine uyum sağlar.
İK Bordro Yazılımı Demosu
İK bordro yazılımı demoları, potansiyel kullanıcıların satın almadan önce özelliklerini, işlevlerini ve kullanılabilirliğini değerlendirmesi için çok önemlidir.
Bir yazılım demosu sırasında kontrol edilmesi gerekenler, temel işlevsellik, temel özellikler, kullanılabilirliğin değerlendirilmesi, veri doğruluğu ve uyumluluğun yanı sıra özelleştirme ve ölçeklenebilirliği içerir.
İK Bordro Yazılımı Demosu Nasıl Talep Edilir
Bir yazılım demosu istemek ve erişmek için şu adımları takip edebilirsiniz:
- İşletmenizin ihtiyaç ve gereksinimlerine göre potansiyel İK bordrosu yazılım seçeneklerini araştırın ve kısa listeye alın.
- Teklifleri ve özellikleri hakkında daha fazla bilgi toplamak için kısa listeye alınan her yazılım sağlayıcının web sitesini ziyaret edin. Web sitelerinde "Demo İsteyin" veya "Satışla İletişime Geçin" düğmesini arayın.
- Demo talep sürecini başlatmak için “Demo İste” veya “Satışla İrtibat Kurun” düğmesine tıklayın. Açılan formda gerekli bilgileri doldurunuz.
- Formun ek yorumlar veya mesaj bölümünde, özellikle İK bordro yazılımlarının bir demosu ile ilgilendiğinizi belirtin. Yazılımla ilgili herhangi bir özel gereksinimi veya soruyu da ekleyebilirsiniz.
- Formu gönderin, yazılım sağlayıcının satış ekibi demoyu planlamak için sizinle iletişime geçecektir. İş ihtiyaçlarınız hakkında daha fazla bilgi toplamak ve demo için uygun bir zaman ayarlamak için sizinle e-posta veya telefon yoluyla iletişim kurabilirler.
- Demo sırasında satış temsilcisi, İK bordro yazılımının özelliklerini ve işlevlerini sergileyecektir. Yazılımın iş gereksinimlerinizi nasıl karşılayabileceğini açıklayacak ve bahsettiğiniz sorunlu noktaları ele alacaklardır.
- Soru sormak ve yazılımla ilgili şüphelerinizi netleştirmek için bu fırsatı değerlendirin. Bordro işleme ve diğer sistemlerle entegrasyon gibi özellikler hakkında bilgi alabilirsiniz.
- Demodan sonra bordro yazılımını özelliklerine, kullanım kolaylığına, ölçeklenebilirliğine, fiyatlandırmasına, müşteri desteğine ve işinizle ilgili diğer faktörlere göre değerlendirin. Ardından, bilinçli bir karar vermek için farklı yazılım sağlayıcılarının demolarını karşılaştırın.
Demodan sonra belirli bir yazılımdan memnunsanız, satın alma işlemine devam edebilir veya hizmetlerine abone olabilirsiniz.
İK Bordrosu Zor mu?
Bordro işleme, özellikle kuruluşlar büyüdükçe ve çalışanlar uzaktan çalışırken, bordro yasalarının karmaşıklığı, çalışan sınıflandırması, manuel süreçler ve iletişim, kayıt tutma ve dokümantasyon ve insan hatası dahil olmak üzere çeşitli faktörler nedeniyle zordur.
Ayrıca, doğru hesaplamalar yapmak için bölgesel ve ulusal yasalara uymaya ve güncel kalmaya ihtiyaç vardır. Ek olarak, doğru hesaplamalar için çalışan türlerini ve sınıflandırmalarını anlamak önemlidir. Bununla birlikte, zorluklara rağmen, bordro özelliklerine sahip bir İK yazılımı uygulamak, operasyonları düzene sokabilir, bu süreçleri otomatikleştirebilir ve insan hatasını en aza indirebilir.
Bordro ve İK yakından ilişkilidir ve sorunsuz operasyonlar sağlamak için birlikte çalışır. İK, doğru bordro işleme, çalışan katılımını yönetme, çalışma saatleri ve brüt ücretin, şirkete maliyetin, ücretlendirmenin, fazla mesai ücretinin, yan hakların, zamların ve teşviklerin belirlenmesi için veri sağlamada çok önemli bir rol oynar.
İK ve Bordro arasındaki ilişki, yakın korelasyonları nedeniyle önemlidir, çünkü İK çalışan ücretini belirlerken, Bordro ödül yönetimini sağlar. Bu nedenle, verimli bordro işleme için iki departman arasındaki net iletişim ve işbirliği çok önemlidir. Bununla birlikte, organizasyon yapısı, bazı organizasyonların ayrı departmanlara sahip olması ve diğerlerinin Finans departmanının bir parçası olması nedeniyle değişiklik gösterir.
İlgili Makaleler
- KAĞIT TİCARETİ NEDİR? Nasıl çalışır
- BORDRO YÖNETİMİ: Yazılım ve En İyi Uygulamalar
- VERİ RAPORU: Tanım, Araçlar ve İpuçları
- BORDRO SİSTEMİ: Tanım, Yazılım ve Kılavuz
Referanslar
