Pek çok başka olasılık olmasına rağmen, e-posta hala en güvenilir ve resmi iletişim yolu olarak kabul edilmektedir. E-posta, sohbet programları ve sosyal medya sitelerinin aksine herkes tarafından kullanılabilir. Sonuç olarak, e-posta en popüler iş iletişimi yöntemlerinden biri haline geldi. Okuyucu, iletmeye çalıştığınız şeyi ve net bir yapıya sahip iyi yazılmış bir e-postaya yanıt vermek için ihtiyaç duyduğu bilgileri kavrayabilir. E-posta yazmak bir sanat olsa da, yeterli çabayla ustalaşılabilir. Aşağıda, alıcının kalabalığın arasında kaçırmadığı Resmi E-posta, Resmi E-posta, Profesyonele E-posta ve İstifa E-postası Nasıl Yazılacağına ilişkin en iyi kılavuzlardan bazıları yer almaktadır:
E-posta Nasıl Yazılır
Nasıl e-posta yazılacağını öğrenmek ister misiniz? Neyi nereye ve neden koyacağınız konusunda rehberliğe mi ihtiyacınız var? Burada, ister ilk e-postanızı gönderiyor olun ister yalnızca zaten bildiklerinizi gözden geçirmek istiyor olun, etkili bir şekilde e-posta yazma hakkında bilmeniz gereken her şeyi ele alacağız. İster resmi ister gayri resmi olsun, temel bir e-postanın nasıl yazılacağını anlamak kolaydır ve daha karmaşık e-postalar oluşturmanıza yardımcı olur çünkü yazdığınız her e-posta aynı yapıya sahip olacak ve bu bileşenlerin her birini yönetmeniz gerekecek.
- Kime, CC, BCC
- Ekler
- Konu satırı
- Tebrik
- Vücut
- Oturumu Kapat
Başarılı bir e-postayı neyin oluşturduğunu daha iyi anlamak için bu bileşenlerin her birine derinlemesine bakacağız.
1 numara. Kime, CC, BCC
E-postanızın üst kısmında yer alan bu alanlara, iletişime geçmek istediğiniz kişilerin e-posta adreslerini girmelisiniz. Her biri belirli bir amaca hizmet eder:
| TO | Ana irtibat kişinizin e-posta adres(ler)i buraya eklenmelidir. |
| CC | Birinin mesajı görmesini istiyorsanız ancak bir yanıta ihtiyacınız yoksa, bunu "Kime" ve bu alandaki e-posta adresleri ile birlikte kullanın. |
| BCC | Birkaç kişiye e-posta göndermek istiyor ancak e-posta adreslerini gizli tutmanız gerekiyorsa, bunu "Kime" ile birlikte kullanın. |
#2. ekler
E-postaların ek işlevi, gönderenlerin, alıcıların indirmek veya satır içinde görmek için tıklayabilecekleri ek dosyalar eklemesine olanak tanır, ancak çoğu dosya türü metin, fotoğraf, video, ses ve GIF yüklemenize izin verir. aktarabileceğiniz dosyaların boyutu.
3 numara. Konu satırı
E-postanızın amacını ve içeriğini özetleyen konu satırı çok önemlidir. Ne yazık ki, genellikle göz ardı edilirler, bu talihsiz bir durumdur çünkü alıcının e-postanızın içeriğini anlamasına yardımcı olur ve silinmesini engeller.
#4. Selamlama
E-postanız her zaman bir selamlama ile başlamalıdır. Nazik olmanızı ve alıcıyı mesajın amacı hakkında bilgilendirmenizi sağladığından, bir e-posta giriş ve selamlama yazmayı öğrenmek çok önemlidir.
İş başvuruları veya satış yazışmaları için kullanılanlar gibi resmi e-postalar için resmi bir selamlama gereklidir. Özel e-postalarda veya yakın iş arkadaşları arasındaki etkileşimlerde daha rahat bir karşılama genellikle kabul edilebilir.
#5. Vücut
Tabii ki, bir e-postanın en önemli yönü içeriğidir. İdeal e-posta gövdesi özlü, iyi organize edilmiş, hedeflenmiş ve belirli bir amaca hizmet eden olmalıdır.
E-postanız kısa ve öz değilse ve e-postalarda öykü anlatma öğeleri teşvik edilmiyorsa, okuyucuların ilgisini ve dikkatini kaybedeceğini unutmayın.
E-postanıza her zaman konusu hakkında net bir ifade ile başlayın ve materyalinizi kolayca bulunabilecek şekilde düzenleyin.
#6. bitirmek
Hedef alıcınız için doğru kapanışı kullandığınızdan emin olmak, e-postalarınızın düzgün bir şekilde başladığından emin olmak kadar önemlidir. E-postanın gönderildiğinden ve sonuç olarak bittiğinden haberdar olacaklar.
Her yazışma için özel bir kapanış yapın ve nasıl imza atacağınız konusunda şüpheye düştüğünüzde, formaliteden yana hata yapın
Resmi E-posta Nasıl Yazılır
Arkadaşlarınıza ve akrabalarınıza resmi olmayan e-postalar göndermeye alışkınsanız, etkili bir şekilde profesyonel bir e-posta yazamayabilirsiniz. Birçok kişi resmi bir e-posta yazmayı zor buluyor.
Resmi bir e-posta yazmak için, ciddi veya önemli bir konu hakkında bir tartışma başlatmak veya sürdürmek için resmi bir dil ve önceden belirlenmiş bir yapı kullanılmalıdır. İnsanlar saygı göstermek için yabancılarla iletişim kurarken resmi e-posta da yazarlar. Varsayılan olarak kurumsal ayarlar ve iletişimler, çalışanların mesajlarının firmalarını doğru bir şekilde yansıtmasını sağlamak için resmi e-postalar kullanır. Profesyonel görünen resmi bir e-posta yazmak istiyorsanız şu adımları izlemelisiniz:
1 numara. E-posta Adresinizin Doğru Olduğundan Emin Olun
Resmi bir e-posta gönderdiğinizde bir iş e-posta adresi yazın. İş yeriniz veya eğitim yeriniz sizin için profesyonel bir e-posta adresi oluşturabilir veya adınızın diğer birkaç simgesi, sayısı ve öğesiyle kişisel bir e-posta adresi oluşturabilirsiniz. Alıcı, özellikle sizi tanımıyorsa, bilinmeyen veya profesyonel olmayan göndericilerden gelen e-postaları açmaya isteksiz olabilir. Uzman bir e-posta adresi, yazışmalarınızın etkisini artırır.
2 numara. Bir Konu Satırı ekleyin.
Resmi e-postanızın konu satırı, mesajın ne hakkında olduğunu netleştirir. Başlık durumunda yazılmalı ve profesyonel görünmesi için mümkün olduğunca kısa olmalıdır. Adınızı konu satırına eklemek, alıcının e-postayı sıralamasına veya e-postayı yanıtlamasına yardımcı olacaksa, bunu yapmaktan çekinmeyin.
#3. Girişinizi Resmileştirin.
E-postanızın gövdesine kibar bir selamlama ile başlamalısınız. Unvandan veya saygı ifadesinden sonra, alıcının soyadını ekleyin. Aşağıdaki resmi selamlamalar kullanılabilir:
Sayın
Merhaba
Selamlar
Alıcının adı belli değilse, lütfen “kime ait olabileceğini” belirtiniz.
# 4. Kendini tanıt
Alıcıyla daha önce hiç konuşmadıysanız, ilk satırda kendinizi tanıtın. Kendinizi tanıttıktan sonra alıcıyla nasıl ilişki kurduğunuzu veya ilgili olduğunuzu açıklayın. Tıpkı bir profesörün öğrenci veya fakülte üyesi olup olmadığınızı bilmek isteyebileceği gibi, bir işletme sahibi de başka bir şirketin potansiyel müşterisi veya çalışanı olup olmadığınızı bilmek ister. Girişinizi yazma motivasyonunuzu özetleyen kısa ve öz bir cümle ile bitirin.
# 5. Ne Söylemeye Çalıştığınızı Açıklayın.
Yazma hedeflerinizle ilgili daha fazla ayrıntı bir sonraki paragrafta verilmektedir. Kim olduğunuz ve e-postanızda neyi başarmak istediğiniz konusunda daha net olun. Bu bölüm, son tarih gibi iletişiminizle ilgili tüm idari ayrıntıları içermelidir. Bu alanda sadece bir veya iki paragraf bulunmalıdır.
#6. Bir Teşekkürle Bitirin.
Son ifadenizde, okuyucuya amacınızı okuyup anladığı için teşekkür edersiniz. Alıcıyla yapmayı planladığınız müteakip konuşmayı not ederek sona erer. Yanıtlarını beklemeye veya yüz yüze bir görüşme ayarlamaya karar verebilirsiniz. Adınızı imzalamadan önce ve uygunsa şirketinizin iletişim bilgilerini de ekleyerek profesyonel bir kapanış kullanın. Uygun resmi kapanış örnekleri aşağıdakileri içerir:
- Saygılarımızla
- En iyi
- İçtenlikle
- seninki
- hürmetle
- Saygıyla
#7. E-postanızı Hatalar İçin Düzelttikten Sonra Gönderin.
E-postanızı göndermeden önce dikkatlice yeniden okumayı unutmayın. Yazınızda herhangi bir yazım veya dilbilgisi hatası olmamalıdır. Doğru olduğundan emin olmak için yazınızı taramak için ücretsiz bir çevrimiçi düzeltme okuma aracı kullanın. Her türlü olası yanlış anlamaları veya garip sunumları ve ayrıca teknik sorunları düzeltmenin avantajlarından yararlanırsınız. İyi yazılmış bir mesaj kullanarak istediğiniz tepkiyi alabilirsiniz.
Bir Profesyonele E-posta Nasıl Yazılır?
İyi yazılmış bir profesyonel e-posta, alıcıya nazik, açık, yoğun ve eyleme geçirilebilir bir mesaj iletir. Bu yönergelerin tümünü izleyen e-posta yazma becerinizi geliştirmek biraz zaman alabilir. Resmi bir ortamda etkileşim kurarken, açık ve uygun bir profesyonel e-posta yazmayı bilmek çok önemlidir. Profesyonel bir e-postanın nasıl yazılacağını bilmek şunları yapabilir:
- Zamandan tasarruf.
- açıklama yap
- Yeterliliği göster
- Bir kişinin veya şirketin itibarını oluşturur
Aşağıdaki adımlar, bir profesyonele nasıl e-posta yazılacağına ilişkin yönergelerdir.
1 numara. Profesyonel Bir E-posta Adresinden Yararlanın.
İş veya resmi konularla ilgili iletişimler için profesyonel bir e-posta adresi yazın. İşvereniniz size bir tane verecek olsa da, kuruluşa katılmadan önce biriyle iletişim kuruyorsanız yine de profesyonel bir e-posta adresi yazmalısınız. Bunun için olağan biçim, yalnızca [etki alanı]'ndaki adınızdır. örnek olarak
- Adınız@etkialanınız
- Ad.soyad@thedomain
- Adın ikinci baş harfi.soyadı@thedomain
2 numara. Kısa ve Bilgilendirici Bir Konu Satırı Oluşturun.
Bu kısa cümle, e-postanızın veya bağlantınızın temel öğelerini kapsar. Profesyonel bir e-posta yazarken, alıcının hedef kitlesinin ne bekleyeceğini bilmesi ve gerekirse mesajı hızla yeniden bulabilmesi için bir konu satırı eklemeniz önemlidir. Yaklaşan iş e-postalarınızda, aşağıdaki konu satırlarından birini kullanmayı düşünün:
- 60 karakterden fazla kullanılmamalıdır.
- Bir cümleyle e-postanın hedefini net bir şekilde tanımlayın.
- Alıcıyı adıyla anarak başlayın.
3 numara. Alıcıya Resmi Bir Tebrik Gönderin
Bir e-postadaki selamlama normalde ilk satırda başlar. Bu karşılama mesajı, gönderdiğiniz e-postaya uyacak şekilde resmi bir tonda hazırlanmalıdır. Karşınızdaki kişiyle olan ilişkinize göre selamlaşmanız değişebilir.
- Tanımadığınız veya resmi bir iş ilişkiniz olan birine, örneğin bir işe alma yöneticisi veya yeni bir müşteri gibi yazarken, mektubunuza "Sevgili" ile başlayabilirsiniz.
- İş yerinde iyi anlaştığınız bir yöneticiye veya çalışma arkadaşınıza “Merhaba” veya “Merhaba” diyerek kendinizi tanıtabilirsiniz.
Örnekler
- Merhaba Bay Greg,
- Alfred Merhaba
- Sayın Dr.Smith
- Sevgili meslektaşlarım,
Alıcının cinsiyet zamirlerini seçtiğinin farkındaysanız, ona "Bay" diye hitap etmek kibarlıktır. veya "Bayan" ve iş e-postaları yazarken soyadlarını kullanın. Cinsiyet zamirlerinden emin değilseniz, alıcının tam adını kullanın.
#4. E-postanın Gövdesini Oluşturun.
Burası, oluşturabileceğiniz bir mektubun gövdesi gibi tüm mesajınızı ileteceğiniz yerdir. Ne kadar kısa ve öz olursa olsun, e-postanızın bir harekete geçirici mesaja ve bir kapanış bildirisine ihtiyacı vardır. Örnek olarak,
Bu öğleden sonraki yeni ürün tanıtımına gelmeniz gerçekten takdire şayandı. Çalışanlarınıza verilen örneği izleterek tüm videoyu gösterebilirsiniz. Herhangi bir sorunuz varsa, bana bildirin.
# 5. E-postaların İmzası ve Kapanış İmzası Olmalıdır.
İmzanız, adınızı, konumunuzu ve sohbetlerinizle ilgili diğer ayrıntıları içermelidir. E-posta uygulamalarının çoğunda, gönderdiğiniz her e-postanın sonunda gösterilecek önceden ayarlanmış bir imza ayarlayabilirsiniz.
Kapanış sözleri şunları içerir:
- Teşekkürler,
- En iyi,
- İçtenlikle
- rega
- Saygılarımla,
Bir e-postanın nasıl sonlandırılacağına ilişkin bir örnek aşağıda verilmiştir:
İçtenlikle
Jiana Smith, bir pazarlama müdürü, Pedro Company, LTD.
#6. Hatalar için E-postanızı Kontrol Edin.
Profesyonellik ve detaylara gösterilen özen, kusursuz bir e-postada gösterilir. E-postanızı göndermeden önce sözdizimi, dilbilgisi ve yazım hataları için düzeltmek için bir dakikanızı ayırın. E-postanızda bahsetmiş olabileceğiniz tüm dosya ve eklerin de dahil edildiğini doğrulayın.
E-postanızı alıcının bakış açısından düzenlemeyi bitirdikten sonra tekrar okuyun. Bunu yaparak, bir önceki aşamada yazarken veya revize ederken yaptığınız hataları düzeltebilirsiniz.
Birincil amirinizden veya güvenilir bir iş arkadaşınızdan, kilit paydaşlara gönderdiğiniz önemli e-postaları göndermeden önce incelemesini isteyin.
#7. Alıcı Alanlarına Dikkat Edin.
Doğru kişiye, kişi(ler)e veya grup(lar)a gönderdiğinizden emin olmak için e-postanızdaki alıcı alanlarını doğrulayın. Ayrıca, e-posta adreslerini doğru konuma girdiğinizden emin olun. Hatırlamak:
için:
mesajınızın gönderileceği kişi veya grubun e-posta adresi.
CC:
"karbon kopya" anlamına gelir. Buraya girilen herhangi bir adres, kişiselleştirilmiş bir mesaj olmadan aynı e-postayı alacaktır.
BCC:
"CC"ye benzer şekilde, bu alandaki e-posta adres(ler)i gizlidir.
# 8. E-postanızı Takvime Göre Gönderin.
Bazen, işten önce veya sonra bir e-posta gönderebilirsiniz. E-postalarınızı planlayarak, zamanınızı daha etkin bir şekilde yönetebilir ve alıcı için uygun bir zamanda gönderildiklerinden emin olabilirsiniz. Her e-posta programının bir zamanlama özelliği vardır.
# 9. Takip Etmeyi Unutmayın.
En önemlisi, insanların çoğunluğunun her gün birden fazla e-posta aldığı düşünüldüğünde, mektubunuzu gözden kaçırmaları veya yanıtlamayı unutmaları muhtemeldir. Alıcı iki iş günü geçmesine rağmen yanıt vermediyse, düşünceli bir takip e-postası göndermeyi düşünün.
E-posta İstifası Nasıl Yazılır
Doğru şablonla bir istifa e-postası yazıp göndermek zor görünse de basit olabilir. İşinizden ayrılmak istediğinizde bir istifa e-postası yazmanız genellikle tavsiye edilir, çünkü bu size fırsat için işvereninize minnettarlığınızı ifade etme şansı verir. Bir istifa mektubu e-postası, eski şirketinizle iletişiminizi sürdürmenin harika bir yoludur ve bu, gelecekte referans almak istiyorsanız çok önemlidir.
Bir istifa e-postası yazmak kolaydır ve bunu yapmak tedavi edici bile olabilir. Bunu mevcut işvereninize veda etmek ve kariyerinizin bir sonraki aşamasına geçmek için kullanabilirsiniz.
Bir istifa e-postası, mevcut işvereninize yazdığınız ve onları belirli bir işten ayrıldığınız konusunda uyaran bir e-postadır.
Bir e-posta istifa mektubu yazmanıza yardımcı olması için aşağıdaki talimatları kullanın:
1 numara. İlgili Bir Konu Satırı seçin.
mesajınızı açıkça ifade eden uygun bir konu satırı seçerek e-posta istifa mektubunuzu yazabilirsiniz. Bir e-posta okuyucusu yalnızca konu satırını okuyabileceği için bu önemlidir. "İstifa bildirimi" veya "[tarih] itibarıyla istifa" yazan bir konu satırı kullanmayı dikkate alın.
2 numara. Profesyonel bir karşılama ile başlayın.
Resmi bir selamlama ile e-postanın geri kalanı için profesyonel bir ton ayarlamak yardımcı olacaktır. "Sevgili" gibi bir selamlama ekleyin, amirinizin unvanı ve soyadınız. Herkese iyi dileklerde bulunan basit bir cümle eklemeyi düşünün. Örneğin, “Umarım iyisindir” veya “Umarım iyi bir gün geçiriyorsundur” gibi ifadeler söyleyebilirsin.
3 numara. E-postanıza Net Bir Amaç Verin.
Sonraki ifadede, e-postanın hedefini netleştirdiğinizden emin olun. Bıraktığınız işten bahsedin. Örnek olarak, "Bu e-postanın amacı sizi bir grafik tasarımcı olarak resmi istifamı bildirmektir" diyebilirsiniz. Bu, potansiyel bir işverenin mesajınızı hızla anlamasına ve uygun şekilde yanıt vermesine olanak tanır.
#4. Ayrılış Nedeninizi Belirtmeyi Düşünün
Kendinizi daha iyi hissetmenizi sağlayacaksa, istifanız için bir sebep belirtebilirsiniz. Örneğin, kariyeriniz değiştiği için devam etmeniz gerektiğini söyleyin. Çok fazla ayrıntıya girmekten kaçınmak ve sağlığınız gibi ayrılma açıklamanızı olumlu ve özlü yapmak önemlidir. İstifa etme niyetinizi işvereninize bildirmekle yükümlü değilsiniz; bunu yapma kararı tamamen size kalmış.
# 5. İstihdamın Bitiş Tarihi
E-postanızda en son bir işiniz olduğu günden bahsedin. İstifanızı işvereninize mümkün olduğunca çok bildirin. Bu, eski işvereninizle iyi iş ilişkileri sürdürmenize yardımcı olabilir. Birçok işletme, çalışanlarının görevlerinden ayrılmadan önce en az iki hafta önceden haber vermelerini talep eder. İstifa şartlarına uyduğunuzdan emin olmak için şirketin kurallarına bakın. Bir işveren, zaman çizelgenizi anlamak ve sonuç olarak gerekli düzenlemeleri yapmak için daha iyi bir konumda olacaktır.
#6. Bu Şans İçin Ne Kadar Minnettar Olduğunu Açıkla.
E-postanızda, orada çalışarak geçirdiğiniz süre için işletmeye olan minnettarlığınızı ifade etmek için bu şansı kullanın. Bunu yaparsanız, onlarla iyi bir ilişki sürdürebilir ve iyi bir izlenim bırakabilirsiniz. E-postanızı kapatmak için alıcıya işte zaman ayırdığı için kısaca teşekkür edin.
Rolü oynamaktan öğrendiğiniz şeyler ve organizasyonla çalışmanın en iyi yanları hakkında da konuşabilirsiniz. Örneğin, "Çalıştığım süre boyunca hasta bakımı ve tıbbi tedavi konusunda birçok değerli beceri öğrendiğim için hemşire asistanı olarak çalışma fırsatı verdiğiniz için size teşekkür etmek istiyorum" deyin.
#7. Geçiş İçin Yardım Sunun
Yokluğunuzun iş üzerinde oluşturabileceği baskıyı kabul edebilir ve elinizden geldiğince yardım etmeyi teklif edebilirsiniz. Şirketten ayrılmadan ve yeni kariyerinize başlamadan önce, işinizi alması için dahili bir aday önermeyi veya yeni işe alınan kişiye mentorluk yapmak için gönüllü olmayı düşünün. Bu, potansiyel bir işverene, işi ve başarısı hakkında hala endişelendiğinizi gösterebilir.
# 8. E-postanızdaki Yazım Hatalarına Bakın.
hatasız bir istifa e-postası yazmak çok önemlidir. E-postanızın yazım ve noktalama açısından hatasız olduğundan emin olun. Ek olarak, e-postayı kendinden emin ve uygun bir tonda yazdığınızdan emin olun. E-postayı kuruluşunuza göndermeden önce, bir arkadaşınıza veya aile üyenize e-postayı okutmayı ve geçerliliğini doğrulamayı düşünün. E-postanızı yüksek sesle okuyarak veya bir dijital yazma aracı kullanarak olası hataları kontrol edebilirsiniz.
E-posta Yazmaya Nasıl Başlarsınız?
Resmi bir e-postada, bir selamlama ve alıcının adı ve unvanı ile başlamalısınız.
E-posta Yazmanın 5 Adımı Nelerdir?
- Konunuzu Belirtin.
- Alıcıyı Düşünün
- Liste yap
- Harekete Geçirici Mesajınızı Geliştirin.
- Konu satırınızı oluşturun.
Cep Telefonumdan Nasıl E-posta Gönderebilirim?
- Gmail için Android uygulaması açılmalıdır.
- Oluştur düğmesine basın.
- Bir alıcı seçin.
- Kolay başvuru ve netlik sağlamak için bir e-posta konusu seçin.
- Mesajınızı bir araya getirin.
- Mesajı göndermek için kağıt uçak simgesine dokunun.
E-posta Yazma Biçimi Nedir?
- konu satırı
- Tebrik
- Vücut,
- Kapanış hattı
- İmza.
E-posta Yazmanın 7 CS'si Nedir?
Bunlar:
- berraklık
- doğruluk
- Özlülük
- Nezaket
- Somutluk
- düşünce
- eksiksizlik.
Gmail'de Nasıl E-posta Yazabilirim?
- Gmail'i açın.
- Oluştur'u tıklayın
- Diğer kişinin e-posta adresini girin.
- Bir konu girin.
- e-posta yoluyla bir mesaj oluşturun
- Gerekirse, e-postanızın metnini biçimlendirin.
- isterseniz bir dosya verin.
- "Gönder"i tıklayın.
Referanslar
İlgili Makaleler
- ÇALIŞAN İSTİFA MEKTUBU: Biçim, Örnekler ve Kılavuz
- İSTİFA MEKTUBU NASIL YAZILIR: Söylemeniz ve Söylememeniz Gerekenler
- ÇALIŞAN TAKDİRİ: En İyi 20+ Fikir, Hediye, Mesaj ve Alıntı
- İSTİHDAM MEKTUBU: Anlamı, Nasıl Yazılır ve 20'den Fazla Ücretsiz Örnek.ÇALIŞAN TAKDİRİ: En İyi 20+ Fikir, Hediye, Mesaj ve Alıntı
