Sanal veri odaları işletmelerin vazgeçilmez bir aracı haline geldi. Ekip üyeleri de dahil olmak üzere diğer paydaşlarla hassas verileri işlemek, paylaşmak ve arşivlemek için güvenli ve etkili bir yol sunarlar. Bununla birlikte, en iyi VDR sağlayıcısını seçme işi, piyasadaki alternatiflerin çokluğu göz önüne alındığında göz korkutucu bir başarı olabilir. Bu makalede VDR hizmeti seçerken dikkate alınması gereken önemli faktörleri ele alacağız.
VDR ve Dosya Paylaşım Platformları
Tekil ve kurumsal dosya dağıtımında çok sayıda uyumsuzluk mevcuttur ve bulut sunucusu kararlar. Kurumsal belgeler, özel dosya paylaşımının veya bulut sunucu çözümlerinin sağlayabileceğinden daha yüksek düzeyde güçlendirme gerektirir. Popüler Microsoft çözümleri bile güvenlik ilkesi yapılandırması ve rol oluşturma gibi temel özelliklerden yoksundur. Bunun nedeni, bu çözümlerin bireysel kullanıcılar düşünülerek tasarlanmış olmasıdır. Aşağıdaki liste farklılıkların daha ayrıntılı bir açıklamasını sunmaktadır. Teknoloji hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, data-rooms.org binlerce kullanıcıya en popüler uygulamalara ilişkin en iyi genel bakışları sunar.
- Sanal veri odası sağlayıcıları, birincil internetin ötesinde çalışabilme kapasiteleri açısından kurumsal çözümlere göre benzersiz bir üstünlüğe sahiptir. Kurumsal çözümlerin aksine sanal veri odası sağlayıcılarına kolaylıkla erişilebilir.
- Çevrimiçi veri odası yazılımı, Microsoft veya Google tarafından sağlanan ücretsiz bulut depolama hizmetlerinden çok daha fazla güvenlik sunar. Bu ücretsiz hizmetler, veri sızıntılarına neden olabilecek tehlikeli bir emsal olan temel güvenlik politikası düzenlemesinden yoksundur. Bu tür hassas bilgilerin ifşa edilmesi yalnızca maddi ve itibar kaybıyla sonuçlanmakla kalmayacak, aynı zamanda verileri ifşa edilen müşteriler ve personel tarafından dava açılmasına da yol açabilecektir.
- Araçlar söz konusu olduğunda, en iyi veri odası sağlayıcıları, özel kullanıcılara yönelik popüler çözümlerden çok daha güçlü bir teklife sahiptir. İkincisi, dosyaları ve kurumsal belgeleri birbirinden ayırma yeteneği gibi kurumsal çözümler için gereken tüm araçlardan yoksundur. Bu, şirketlerdeki farklı departmanların farklı ihtiyaçları nedeniyle VDR'lerin sunduğu bir özelliktir.
- Elektronik veri odası, üstün güvenlik sağlayan ve verilerin yabancı varlıklar tarafından ele geçirilmesi olasılığını ortadan kaldıran güçlü şifreleme sunar. Bu, verilerini korumak isteyen herhangi bir kişi için çok önemli bir özelliktir.
Google ve Microsoft çözümleri söz konusu olduğunda, onları birbirinden ayıran bazı farklılıklar vardır. Ne yazık ki bu eşitsizliklerin hiçbiri onların yararına olmuyor. Buna karşılık, VDR çeşitli açılardan üstün olduğunu kanıtlayarak onu bir daha arzu edilen seçenek.
"Sanal veri odaları, gizli verilerle uğraşan her işletmenin sahip olması gereken bir şeydir." Sarah Lee, CFO.
Güvenlik
VDR hizmeti seçerken dikkate alınması gereken en önemli husus güvenliktir. VDR'nin güçlü güvenlik mekanizmaları mevcut olmalıdır. Alışveriş yaparken aşağıdaki güvenlik özelliklerini göz önünde bulundurun:
- İki faktörlü kimlik doğrulama, kullanıcılardan mobil cihazlarına iletilen bir şifre ve kod olmak üzere iki farklı kimlik doğrulama biçimi sağlamalarını talep ederek ekstra bir koruma katmanı ekleyerek güvenliği artırır.
- Veri odası yazılımı, verileri aktarım halindeyken ve beklemedeyken korumak için en son şifreleme tekniklerini kullanmalıdır.
- Sağlayıcının ayrıntılı izin ayarlarını kullanarak belirli belgelere kimlerin erişebileceğini, bunları okuyabileceğini, değiştirebileceğini veya dışa aktarabileceğini yönetebilmelisiniz.
- VDR'nin, parolalar, içerik erişilebilirliği ve düzenleme etkinliği gibi tüm kullanıcı eylemlerini hesaba katan denetim takibi işlevselliğini içermesi gerekir.
Kullanıcı dostu
VDR'nin teknik bilgisi olmayan kullanıcılar için bile kullanımı ve gezinmesi kolay olmalıdır. Karmaşık bir arayüz, verilerinizin güvenliğini tehlikeye atabilecek hayal kırıklıklarına ve hatalara yol açabilir. Aşağıdaki kullanıcı dostu özellikleri arayın:
- Sezgisel arayüz: VDR'nin arayüzü, gezinmek ve anlamak için basit ve kullanıcı dostu olmalıdır.
- Sürükle ve bırak: Belgeleri aktarma işlemi, elektronik dosyaları kişisel bilgisayarınızdan sanal veri odasına sürükleyip bırakmak kadar zahmetsiz olmalıdır.
- Arama işlevi: VDR'de gerekli belgeyi hızlı bir şekilde bulmanızı sağlayan bir arama özelliği bulunmalıdır.
- Mobil erişim: VDR'ye, hareket halindeyken belgelere erişmenize izin verecek şekilde mobil cihazlardan erişilebilir olmalıdır.
Kullanıcı Desteği
Bir VDR sağlayıcısı seçerken iyi müşteri desteği çok önemlidir. Herhangi bir sorun durumunda zamanında ve yardımcı destek veren bir sağlayıcıya ihtiyacınız var. Aranacak bazı müşteri destek özellikleri şunlardır:
- 24/7 destek: İhtiyacınız olduğunda yardım alabilmeniz için sağlayıcının 24/7 destek sunması gerekir.
- Özel destek ekibi: Sağlayıcının, sanal veri odası hakkında bilgi sahibi ve her türlü sorunda size yardımcı olabilecek özel bir destek ekibi olmalıdır.
- Eğitim kaynakları: Sağlayıcı, VDR'yi kullanmaya başlamanıza yardımcı olmak için video eğitimleri ve kullanıcı kılavuzları gibi eğitim kaynakları sunmalıdır.
Fiyatlandırma
Bir VDR sağlayıcısı seçerken maliyet dikkate alınmalıdır. İstediğiniz şey, basit fiyatlandırma sunan ve hiçbir ek maliyet içermeyen bir hizmetle çalışmaktır. Bu fiyat özelliklerine dikkat edin:
- Sabit ücret: En iyi sanal veri odası sağlayıcıları, tüm özellikleri ve hizmetleri içeren sabit bir ücret sunmalıdır.
- Gizli ücret yok: Sağlayıcı, kurulum ücretleri veya belge depolama ücretleri gibi herhangi bir gizli ücret talep etmemelidir.
- Ölçeklenebilirlik: Veri odası satıcıları, yalnızca ihtiyacınız olan özellikler ve hizmetler için ödeme yapmanıza olanak tanıyan ölçeklenebilir fiyatlandırma sunmalıdır.
itibar
Son olarak nihai kararınızı vermeden önce VDR sağlayıcısının itibarını göz önünde bulundurun. VDR'yi kullanan diğer işletmelerin incelemelerine ve derecelendirmelerine bakın. Saygın bir veri odası hizmet sağlayıcısı olumlu değerlendirmelere sahip olacak ve sizinki gibi işletmelere hizmet verme konusunda iyi bir geçmişe sahip olacaktır.
