BORDRO YÖNETİMİ: Yazılım ve En İyi Uygulamalar

İçindekiler gizlemek

Bordro Yönetimi Nedir?
Bordro Yönetim Sistemi Nedir?
Bordro Yönetimi Neden Önemli?
Bazı Bordro Yönetimi Teknikleri Nelerdir?
Bordro Yönetimi Süreci Hangi Adımlardan Oluşur?
Bordro Yönetim Sisteminin İşlevleri Nelerdir?
Bordro Yönetimi Yazılımını Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
En İyi Bordro Yönetim Sistemi Nasıl Seçilir?
Bordro Yönetimi İpuçları
Alt çizgi
1. İlgili Makaleler
2. Referanslar

Maaş bordrosunu yönetmek, işletme sahipleri için en önemli işlerden biridir, ancak en stresli olması gerekmez. Doğru bordro yönetim sistemi ile şirketler gönül rahatlığına kavuşabilir ve işlerini geliştirmeye odaklanmak için daha fazla zamana sahip olabilir.

Bordro Yönetimi Nedir?

Bir şirketin çalışanlarına ödediği toplam maaş veya ücret tutarı, bordro yönetimi ile izlenir. Bordro yönetiminin önemi işletmeler ve bireyler tarafından kabul edilmiştir. Çeşitli otomatikleştirilmiş özellikler zamandan tasarruf etmenize yardımcı olur. Remainder, kullanıcının maaş bordrolarını ve vergi beyannamelerini tutmasına yardımcı olur. Bordro sorunlarını manuel olarak yönettiğinizde hata yapmak kolaydır ancak doğru bordro yönetimi çözümü ile bu tür hataların önüne geçilir.

Bordro Yönetim Sistemi Nedir?

Bordro yönetim sistemi, basitçe ifade etmek gerekirse, işverenlerin çalışanlarının maaşlarını ödeme yöntemidir. Aynı zamanda işletmelerin çalışanlarına bağlılıklarını gösterme, devlet kuruluşlarına taahhütlerini yerine getirme ve mali kayıtlarını düzenli tutma şeklidir.

Bordro Yönetimi Neden Önemli?

Bir bordro yönetim sistemi, çalışan katılımını ve mevzuata uygunluğu artırdığından, herhangi bir işletmenin çok önemli bir bileşenidir. İşverenler, çalışanlarına ödeme yapmak, vergi yatırmak ve raporlamak ve kayıtları korumak için etkili ve kesin bir yöntemden yoksunsa, ücret talepleri ve yüksek maliyetli cezalarla karşı karşıya kalabilir.

Bazı Bordro Yönetimi Teknikleri Nelerdir?

İşverenler, bütçelerine ve istenen katılım düzeyine bağlı olarak bordro yönetimi için aşağıdakiler dahil çok sayıda seçeneğe sahiptir:

1 numara. Manuel bordro yönetimi için elektronik tablolar.

Birkaç çalışanı olan işletmeler, elektronik tabloları kullanarak bordroyu manuel olarak yönetmeyi seçebilir. Bununla birlikte, potansiyel maliyet düşüşleri genellikle dezavantajlarla dengelenir. Manuel Kendin Yap süreçleri, maliyetli hata olasılığını artırır ve zamanı kurumsal başarıyı destekleyen görevlerden saptırır.

2 numara. Bordro yönetimi için yazılım

Yüksek kaliteli bordro yazılımı, emek yoğun prosedürleri otomatikleştirerek idari maliyetleri azaltır ve zamandan tasarruf sağlar. İşletmeler, süreç üzerinde bir miktar kontrol sağlarken brüt maaşları, kesintileri ve net tazminatı güvenilir bir şekilde hesaplamak için buna güvenebilir.

#3. Dış kaynak kullanımı

Bordro yükünü tamamen boşaltmak isteyen işletmeler genellikle bir idari hizmetler bordrosu sağlayıcısı tutar veya profesyonel bir işveren kuruluşu (PEO) ile ortak istihdam sözleşmesi yapar. Bu tür düzenlemelerde tedarikçi veya PEO, vergi ödemeleri, raporlama ve uyumluluk dahil olmak üzere bordro yönetiminin tüm yönlerini ele alabilir.

Bordro Yönetimi Süreci Hangi Adımlardan Oluşur?

İşletmeler maaş bordrosunu nasıl yönetmeyi seçerse seçsin, süreç genellikle üç aşamadan oluşur:

1 numara. ön bordro

İşverenler, muaf tutulmayan çalışan saatleri, istisna zamanı (tatil, hasta, jüri görevi vb.) ve yeni işe alımlar, ayrılmalar gibi çalışan ayarlamaları gibi tanımlanmış şirket politikalarına ve düzenleyici gerekliliklere dayalı olarak ödeme dönemi için ilgili verileri toplar. , maaş artışları veya sosyal yardım kesintileri ve vergi stopajlarındaki değişiklikler. Bu veriler daha sonra kontrol edilir ve maaş bordrosunu işlemek için kullanılır.

#2. hesaplamalar

İşverenler, her çalışanın ödeme döneminde kazandığı toplam brüt ücreti alarak ve vergi ve kesintileri düşerek net ücreti belirler. Aynı dönem için kendi vergi yüklerini de üstlenirler.

#3. maaş bordrosu

İşverenler bordrolarını dengeler, vade tarihine kadar vergi yatırır ve maaş stopaj emirleri gibi bağlantılı ödemeleri yönetir. Ayrıca, çalışanlarına ödeme yaparlar ve çoğu yargı alanında gerekli olan bir maaş bordrosu veya maaş beyannamesi sağlarlar.

Bordro Yönetim Sisteminin İşlevleri Nelerdir?

Ayrıntılara dikkat edilerek ve sürekli olarak yeni mevzuata dikkat edilerek yürütülen aşağıdaki işlevler, bordro yönetiminin her aşamasında başarılı bir şekilde ilerlemek için sıklıkla gereklidir:

1 numara. Çalışan ücretini hesaplayın.

İşverenler, ücreti hesaplamak için zaman çizelgeleri veya zaman ve katılım yazılımı kullanarak muaf olmayan çalışanların her çalışma haftasında çalıştıkları saatleri tam olarak izlemelidir. Maaşlı personel için zaman takibi daha az önemlidir çünkü brüt ücretleri, yıllık ücretlerinin takvim yılındaki ödeme dönemi sayısına bölünmesinin sonucudur. Bununla birlikte, muaf olmayan bazı çalışanlara tazminat ödenebilir; bu durumda, fazla mesailerin yasanın gerektirdiği şekilde ödenmesini sağlamak için çalışma saatleri belgelenmelidir.

İşverenler, aşağıdakiler de dahil olmak üzere belirli bordro kesintilerini halletmelidir:

Vergiler: İşverenler, çalışanlarının stopaj sertifikalarına ve vergilendirilebilir toplam ücretlerine göre vergi kesintisi yapar.
Gönüllü kesintilerin kullanımı: Bir işverenin emeklilik planı katkı paylarını, sağlık veya hayat sigortası primlerini veya sendika aidatlarını düşebilmesi için çalışanlardan yazılı bir sözleşme alması gerekir.
Gerekli kesintiler: İşverenler genellikle bir devlet kurumundan veya mahkemeden, IRS veya eyalet vergi harçlarını, nafaka veya diğer ödeme hacizlerini alıkoymaları gerektiğini belirten resmi bir emir alırlar.

Brüt ücretten tüm kesintiler çıkarıldığında, çalışanın net veya eve götürdüğü ücreti belirlenir.

2 numara. Bordro vergilerini işleyin.

İşletmelerin çalışan kazançlarından federal, eyalet ve yerel vergileri hesaplaması ve kesmesi gerekir. Tutarlar, cari vergi oranları, her bir çalışanın W-4 Formu, Çalışanın Stopaj Sertifikası ve geçerli eyalet veya belediye stopaj sertifikaları kullanılarak hesaplanır.

İşletmeler ayrıca, genellikle Federal Sigorta Katkı Yasası (FICA) vergileri olarak bilinen Sosyal Güvenlik ve Medicare'e çalışan katkı paylarını eşleştirmekle yükümlüdür ve federal ve eyalet işsizlik vergilerinden münhasıran sorumlu olabilir. Yine de bazı eyaletler, çalışanların devlet işsizlik, engellilik ve ücretli aile izni programlarına bordro kesintileri yoluyla katkıda bulunmalarını şart koşuyor. Tüm ödemeler belirtilen son tarihlere kadar devlet kurumlarına yapılmalıdır.

#3. Bordro kayıt tutma standartlarına uyun.

İşverenler, devlet kurumları tarafından her çalışan için bordro kayıtları tutmakla yükümlüdür. Bu bilgiler genellikle şunları içerir:

İsim, meslek ve adres
Sosyal Güvenlik numarası
Bir çalışanın çalışma haftasının başladığı gün ve saat
Günlük ve haftalık çalışılan saat miktarı
Çalışanın ücretinin ödendiği vakıf
Saatlik ücret
Toplam günlük veya haftalık düz zamanlı kazançlar
Her çalışma haftası için fazla mesai ücreti
Brüt gelir
maaş kesintileri
Ödenek talep edildi
Net ödeme
Her ödemenin tarihi ve kapsadığı ödeme dönemi
Stopaj vergileri
Devlet stopaj sertifikaları ve W-4 Formu

Federal vergi amaçları için gerekli belgeler en az dört yıl boyunca dosyada tutulmalıdır; diğer tüm kayıtlar, firma için geçerli olan sayısız kurala uygun olarak tutulmalıdır. Hem federal hem de eyalet düzenlemelerine tabi ise, daha uzun süreli olanı takip etmelidir. Şüpheye düştüğünde, işverenler uygun belgeleri uygun süre boyunca sakladıklarından emin olmak için ilgili makamlara danışmalıdır.

#4. Çalışanlara maaş beyannamelerini verin.

Çoğu eyalet, şeffaflığı teşvik etmek için firmaların çalışanlarına maaşlarını aldıkları anda ödeme beyanları vermelerini şart koşuyor. Her ödeme dönemi için ücret oranları, çalışılan saatler, brüt ücret, net ücret ve kesintiler görüntülenmelidir. Elektronik ödeme beyannamelerinin teslimini ve çalışanların bunlara nasıl eriştiğini düzenleyen başka kısıtlamalar da vardır. İhlallerden kaçınmak için şirketler, kesin düzenlemeler için eyalet çalışma departmanlarına danışmalıdır.

Bordro Yönetimi Yazılımını Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

Bordro konusunda uzman olmaya çalışmak, işletme sahiplerine ürünlerini veya hizmetlerini geliştirmeleri için çok az alan sunan, zaman alıcı bir prosedürdür. Bu nedenle birçok kişi, kendilerine zaman kazandıran ve diğer önemli faydaları sağlayan bordro yönetimi yazılımına güvenmektedir, örneğin:

1 numara. hassas hesaplamalar

Otomasyon, doğru ücret hesaplamalarının, bordro kesintilerinin ve vergi ödemelerinin sağlanmasına yardımcı olur.

2 numara. Uyumluluk yardımı

Birkaç bordro yazılımı satıcısı, istihdam veya vergi mevzuatındaki firmalarını etkileyebilecek değişiklikleri işverenlere bildirir.

#3. Vergi formlarına erişilebilir

İşverenler, maaş bordrosu yazılımları aracılığıyla Form W-4, Form W-2, Form 1099, Form I-9 ve diğerleri gibi önemli vergi belgelerine kolayca erişebilir.

#4. Esnek ödeme seçenekleri

Bordro yazılımı, tipik maaş çeklerine ek olarak, sıklıkla doğrudan para yatırma ve ödeme kartları gibi alternatif ödeme yöntemlerini işleyebilir.

# 5. Kapsamlı kayıt tutma

Çeşitli dijital bordro sistemleri, düzenleme gerekliliklerini karşılamak için toplanabilecek ve indirilebilecek çeşitli bordro kayıtları içeren çalışan profilleri oluşturur.

#6. Çalışan Self Servis

Çalışanlar, bir mobil uygulama veya bilgisayar aracılığıyla kişisel bilgilerini değiştirebilir, kesintileri değiştirebilir, vergi stopaj bilgilerini gönderebilir, ödeme tablolarını görüntüleyebilir ve daha fazlasını yapabilir.

#7. Bordro hataları azaldı

İK ve zaman takip programlarıyla entegre olan bordro yazılımı, tekrarlayan veri girişini azaltarak hataları önler.

# 8. otomatik uyarılar

İş akışı bildirimi birçok bordro sisteminde mevcuttur. Yazılım bir veri girişi sorunu keşfederse, maaş bordrosu tamamlanmadan sorunu çözebilmeleri için kullanıcıları bilgilendirebilir.

En İyi Bordro Yönetim Sistemi Nasıl Seçilir?

İdeal bordro yönetim sistemi, uzman bilgisi ve entegre teknoloji ile desteklenen doğru ve zamanında bordro işleme ve vergi dosyalama hizmetleri sunabilmelidir. Böyle bir çözümü belirlemek için işletme sahipleri aşağıdaki soruları sormalıdır:

1 numara. Fiyat, bütçeler veya planlanan büyüme ile uyumlu mu?

Sınırlı mali kaynaklara sahip küçük işletmeler temel bordro faaliyetlerini seçebilirken, gelişme bekleyen kuruluşlar sağlam yetenekler için daha fazla yatırım yapmaya hazır olabilir.

2 numara. Sağlayıcı ne kadar iyi biliniyor ve deneyimli?

Güvenilir bordro satıcıları genellikle aldıkları hizmetlerin kalitesi hakkında konuşmaya istekli uzun vadeli müşterilere sahiptir. Ve bir tedarikçi belirli bir işletmede ne kadar uzun süre çalışırsa, ilgili düzenlemeleri ve uyum zorluklarını kavrama olasılığı o kadar artar.

#3. Hizmet ne kadar güvenli?

Şifreleme, güvenlik duvarları, çok faktörlü kimlik doğrulama ve yedekleme süreçleri, gizliliğin ve bütünlüğün korunması için kritik öneme sahiptir. Güvenliği ciddiye alan bordro sağlayıcıları, tipik olarak bunları ve kullandıkları herhangi bir ek veri koruma yöntemini gösterebilir.

#4. Yazılım diğer programlarla uyumlu mu?

İşletmeler, bordro tedarikçilerinin zaman takibi, İK ve diğer mevcut araçlarla sorunsuz bir şekilde entegre olduğundan emin olmalıdır.

# 5. Hangi raporlama seçenekleri mevcuttur?

Belirli maaş bordrosu sağlayıcıları, yeni işe alım raporlarının, yıllık raporların ve diğer evrakların doğru devlet kurumlarına programa göre dosyalanmasını ve gerekli tüm bilgileri içermesini sağlamaya yardımcı olabilir.

Bordro Yönetimi İpuçları

Bordroyu manuel olarak veya yazılımla işleyin, genel bordro yönetimi sürecinizi optimize etmek için yapabileceğiniz şeyler vardır.

1 numara. Bordro Eğitimi Sunun

Bordrolama sürecine katılan herkesin yeterli eğitim alması çok önemlidir. İster insan kaynakları departmanınız aracılığıyla eğitim veriyor olun, ister iş gücünüzü üçüncü bir tarafın eğitmesini sağlayın, bir eğitim prosedürünün olması çok önemlidir. Bordronun mümkün olduğunca verimli hale getirilmesi için herkesin aynı prosedür ve uygulamalara bağlı kalması gerekir.

Yeni çalışanları işe almanın bir parçası olarak maaş bordrosunu ele almak da iyi bir fikirdir, böylece ne bekleyeceklerini ve sorun yaşarlarsa kiminle iletişime geçeceklerini bilirler.

#2. Her Şeyi Belgeleyin

Genel sürecinizden her bir ödeme dönemine kadar her şey için belgelere sahip olmak çok önemlidir. Bir bordro vergi dosyasını kaçırırsanız veya denetlenirseniz, doğru belgelere sahip olmamak firmanıza zarar verebilir. Herhangi bir şeyi manuel olarak takip etme konusunda endişelenmenize gerek kalmayacak çünkü bordro yazılımı temel belgelerin çoğunu halledecektir.

#3. Tüm verilerin güvenliğini sağlayın.

Ayrıca tüm çalışan bilgilerinin çalışanlar veya başkaları tarafından erişilemeyecek şekilde güvenli olduğundan emin olmalısınız. İsteyeceğiniz son şey, gördüklerinden memnun olmayan çalışanlara maaş tutarları gibi korumalı çalışan bilgileri vermektir. Sosyal Güvenlik numaralarına, banka hesaplarına ve diğer hassas bilgilere erişilemeyeceğinden, çalınamayacağından veya istismar edilmeyeceğinden emin olmalısınız.

#4. Çalışan Zaman Takibini Kullanın

Personelinize saatlik ödeme yapıyorsanız, muhtemelen otomatik bir zaman takip sistemi kullanmalısınız. Zaman kartlarını manuel olarak doldurmak güvenilir değildir ve zaman hırsızlığı nedeniyle size paraya mal olabilir. Çalışanlarınızın zamanını takip etmek için doğru teknolojileri kullanmak verimliliği artırabilir ve bordro sürecini hızlandırabilir.

# 5. Bordro Denetimi Yapın

Maaş bordronuzu kimin işlediği önemli değil, düzenli olarak denetimler yapmak iyi bir uygulamadır. Prosedürün uygun şekilde takip edildiğinden ve tüm vergi dosyalarınızın doğru bir şekilde işlendiğinden ve tamamlandığından emin olmak isteyeceksiniz. Süreci denetlemek, yeni verimlilikleri keşfetmenize veya bordro ekibinize rutin işleri veya eskalasyon endişelerini nasıl daha iyi yöneteceklerini öğretmenize yardımcı olabilir.

Alt çizgi

Şirketinizin başarısı etkin bordro yönetimine bağlıdır. Maaş bordrosunu kendiniz yapabilirken, zamandan ve yükten tasarruf etmek için makul bir bordro yazılımı veya hizmeti seçmenizi öneririz.