Bordro yönetimi, ne kadar büyük veya küçük olursa olsun, herhangi bir şirket için önemli bir işlevdir. Doğru ve zamanında çalışan tazminatı, üretken bir işyerini sürdürmek için kritik öneme sahiptir ve iyi yönetilen bir bordro sistemi, küçük işletmelerin bu yükümlülüğü yerine getirmelerine ve Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan ve bireysel eyaletlerden gelebilecek potansiyel olarak ciddi para cezalarından kaçınmalarına yardımcı olabilir. Bordro işlemenin karmaşıklığı ve önemi, birçok işletmenin dışarıdan yardım almasına neden olur. Ancak, güvenilir bir sistem kurmak için öncelikle bordro işlemlerinin hangi yönlerini şirket içinde, hangilerini dışarıdan temin edeceğinizi seçmelisiniz. Ardından, kayıtları güncel tutarak ve çalışan saatlerini takip ederek bordro üzerinde kontrol sağlayabilirsiniz, böylece bordro işleme basit ve doğru bir iştir. Bu parçada, küçük işletmeler için maaş bordrosunun nasıl yönetileceğini açıklarken, bunun Intuit ve Quickbooks ile nasıl çalıştığını da vurgulayacağız.
Bordro Yönetimi Ne Anlama Geliyor?
"Maaş bordrosunu yönetme" terimi, çalışma saatleri, ücretleri ve geçerli stopaj vergileri dahil olmak üzere bir kuruluşun çalışanlarına ilişkin mali verilerin izlenmesine ve raporlanmasına yönelik idari süreci ifade eder.
Bununla birlikte, çalışan verilerinin hassas doğası, vergi hesaplamalarının karmaşıklığı ve çalışanların banka hesaplarına doğrudan yatırılma potansiyeli nedeniyle bordro yönetimi zor ve riskli olabilir. Bu nedenle, yasal uygunluk, maaş bordrosunu nasıl düzgün bir şekilde yöneteceğinizi bilmenizi gerektirir.
İK'da Bordro Süreci Nedir?
İnsan kaynakları veya bordrodan sorumluysanız, çalışanlara zamanında ve doğru ödeme yapılmasını sağlamanın ne kadar önemli olduğunu bilirsiniz. Bir kuruluşun güvenilirliğini zedelemek ve personelinin güvenini kaybetmek için tek bir hata yeterlidir. Bu nedenle, bordronun doğru bir şekilde işlenmesi önemli bir sorumluluktur.
"Bordro işleme" terimi, sınıflandırmalarını, maaşlarını ve ayrıca uygulanabilir kesintileri dikkate alarak işçilere para ödeme sürecini ifade eder. Ayrıca, istihdam vergilerinin ödenmesini ve HMRC'ye bildirilmesini içerir.
Bununla birlikte, İK'nın bordro işlemeye katılımı, sisteme ve kuruluşa özgü olarak değişir. Bir kuruluş bir bordro hizmeti kullanıyorsa, İK'nın fazla endişelenmesine gerek kalmayabilir, oysa bordro yazılımı kullanıyorsa, İK herkesin maaş çeklerinden sorumlu olabilir.
Ne olursa olsun, bu, geçerli gerekliliklere ve kuruluşun ödeme planına uygun olarak zamanında yapılmalıdır.
Ödeme ölçekleri, çalışan sınıflandırmaları, terfiler ve işten çıkarmalar dahil olmak üzere çok sayıda değişken faktörü nedeniyle, bordro işlemenin üstesinden gelmek zor olabilir.
Bu nedenle, en etkili hatayı önlemek için, bordro işlemenin kritik aşamalarında kontrol noktalarına sahip olmak çok önemlidir.
Bordro Temelleri Nelerdir?
Bordro, bir şirketin çalışanlarına belirli bir süre ve belirli bir gün için borçlu olduğu tazminattır. Temel bordro prosedürü şunları içerebilir;
- Çalışanların çalıştıkları saatlerin takibi
- Maaş ve ücretlerin hesaplanması ve
- Çek veya doğrudan para yatırma yoluyla para yatırma.
Bordro Çeşitleri Nelerdir?
Belirli bir firma için hangi stratejinin en uygun olduğunu belirlemeye yardımcı olan, her birinin kendi avantajları ve dezavantajları olan temel olarak dört bordro çizelgesi türü vardır.
Onlar;
- Haftalık
- İki haftada bir
- Ayda iki kez
- Aylık
Küçük İşletmeler için Bordroyu Yönetin
Bordro işleme genellikle küçük işletme sahipleri için en zorlu, yorucu ve zaman alıcı iş görevlerinden biridir. Öte yandan, aynı zamanda en önemlilerinden biridir. Bordro sorunları çalışanların moralini bozabilir, hayati şirket kaynaklarını israf edebilir ve en müreffeh şirketleri bile dize getirebilir.
Bu nedenle, küçük işletmelerin bordrolarını zamanında etkin bir şekilde yönetmeleri çok önemlidir. Ve geçerli gerekliliklere ve kuruluşun ödeme planına uygun olan.
Küçük işletmelerin Bordroyu yönetebileceği çeşitli yollar vardır. Hangisi olursa olsun, tüm prosedür, personel bilgilerinin toplanmasını ve bunların doğru bir şekilde bir dosyaya veya belgeye girilmesini içerir. Her maaş çeki, her ödeme dönemi için hazırlanmalı ve doğru vergi hesaplamaları bir zorunluluktur. Personelinizin ve ilgili devlet kurumlarının maaşlarını zamanında ve doğru bir şekilde almalarını sağlamak, sürecin sonudur. İşte maaş bordrosunu işlemenin veya yönetmenin üç yolu.
1 numara. Manuel İşleme
Burada, çekleri yazdırmak veya doğrudan para yatırmak için tüm bordro matematiğini tamamlamanız ve işleme koymanız gerekir. Ayrıca, bordro kayıtlarını ve ödemeleri kendi başınıza takip etmek için bir strateji bulmanız gerekecek.
2 numara. Bordro Yazılımı
Mevcut çok sayıda bordro yazılımından birinin yardımıyla, Bordro işlemeyi basitleştirebilirsiniz. Bu, paradan tasarruf etmenize, idari iş yükünüzü azaltmanıza ve çalışanlarınıza ve vergi makamlarına zamanında ödeme yapmanıza yardımcı olabilir.
#3. Dış Kaynaklı Bordro Hizmeti
Son olarak, sizin adınıza her şeyi halletmesi için bir bordro servisine sahip olabilirsiniz. Sağlayıcı, yazılımınızın çalışan veri tabanını yönetme ve bordroyu zamanında işleme koyma ile ilgili her şeyi halledecektir. Fiyatlar ayda 40 dolardan başlıyor ve işçi başına ek masraflarla oradan yukarı çıkıyor. İhtiyaçlarınızın bireysel doğası nedeniyle, birçok işletme, hizmetleri için bir tahminde bulunmadan önce kendileriyle iletişime geçmeniz konusunda ısrar ediyor.
Bordro hizmetinize yeni çalışanları bildirmek ve banka hesabınızda gerekli fonların bulunmasını sağlamak, maaş bordronuzu bu şekilde işlemek için gereken tek şeydir. Bu, şirketinizi yönetmenin veya genişletmenin diğer yönlerine odaklanmanız için sizi serbest bırakan en az emek yoğun yöntemdir.
Küçük İşletmeler İçin Bordro Nasıl Yönetilir?
Bordro süreçlerinizi yönetmenin yollarını arıyorsanız işte küçük işletmelerin bordrolarını nasıl yönetebileceklerine dair ipuçları!
1 numara. İşveren Kimlik Numarası için başvurun
Çalışanlara ödeme yapmaya başlamadan önce bir EIN almanız gerekir (EIN). EIN'niz, SSN'nizin bir birey olarak sizin için yaptığı gibi, şirketiniz için benzersiz bir tanımlayıcı görevi görür.
Bir işletme sahibinin lisans başvurusunda bulunabilmesi, bordro vergilerini dosyalayabilmesi ve hatta bir banka hesabı açabilmesi için birçok yetkili tarafından bir EIN gerekir. Şirketinizin genel merkezinin konumu, federal EIN'nize ek olarak bir eyalet işveren kimlik numarasına (EIN) ihtiyacınız olup olmadığını belirleyecektir.
2 numara. Maaş Durumunu ve Ödeme Sıklığını Ayarlayın
Bir işletme sahibi olarak, çalışanlara ne sıklıkta ödeme yapacağınız ve ne tür ücretler alacağınız da dahil olmak üzere bir dizi önemli seçeneğiniz vardır. Biraz daha derine inelim;
Bazen ödeme planı olarak adlandırılan ödeme sıklığı, çalışan ödemelerinin zamanlamasını ve düzenliliğini ifade eder. Hem federal hem de eyalet yasalarını kontrol ederek bulunduğunuz yerdeki asgari ücretin altında kalmadığınızdan emin olun. Haftalık, iki haftada bir ve aylık genellikle ödeme dönemlerinin çeşitli örnekleridir. Bununla birlikte, neye karar verirseniz verin, en önemli şey tutarlı olmak ve zamanında ödeme yapmaktır.
Maaş durumu ise çalışan maaş miktarının belirlenmesini içerir. Hem saatlik ücretler (muaf olmayan işçiler için) hem de maaş düzenlemeleri (muaf çalışanlar için) uygun seçeneklerdir. Uygun ücret durumu, çalışanın işi ve küçük işletmenizin özel ihtiyaçlarından büyük ölçüde etkilenir.
#3. Ücretlerle İlgili Kanunları öğrenin ve bunlara uyun
Her durumda, kuruluşunuzun geçerli tüm yerel ve ulusal düzenlemelere uymasını sağlamalısınız. Bu, sizin (veya firmanızdaki birinin) bir işveren olarak parasal ve yasal sorumluluklarınıza aşina olmanızı gerektirir.
Ayrıca, her çalışan için uygun miktarda federal, eyalet ve yerel vergilerin yanı sıra gelir vergilerini ödeyin. Buna FICA (Sosyal Güvenlik ve Medicare) ve istihdamla ilgili diğer vergiler dahildir. Tüm çalışanların zamanında ve uygun şekilde ödenmesini garanti etmek için bordro sisteminizi doğrulamanız gerekir. Ayrıca, maaş bordrosu vergi ödemelerinizin tutarlı bir şekilde ve vergi yükümlülüklerinize uygun olarak yapıldığından emin olun.
#4. Bir Bordro Prosedürü Oluşturun
Bir bordro sistemi genellikle çalışan ücretini hesaplama ve yönetme sürecini kolaylaştıran herhangi bir programı içerir. Genellikle üç olasılık vardır:
- Manuel
- Outsourced
- Software
Hangisine karar verirseniz verin, şirketiniz için bir bordro sistemi üzerinde karar kılmadan önce birkaç konuyu dikkatlice düşünmeniz çok önemlidir. Bu nedenle, aşağıdakileri her zaman aklınızda bulundurun:
- bütçe
- Çalışan Sayısı
- Kendinden emin. Bordroyu doğru bir şekilde yönetebileceğinizden ne kadar eminsiniz?
# 5. Bordro Prosedürlerinizi ve Politikalarınızı Tanımlayın ve Oluşturun
İlk maaş bordronuzu işleme koymadan önce maaş bordrosu prosedürlerinizi standart hale getirmek çok önemlidir. Bu, üst yönetimden insan kaynaklarına ve çalışanlara kadar bordro sürecine dahil olan tüm tarafların bordro süresi, beklenen maaş çeki tutarları, ücretli izin ve diğer menfaatler konusunda aynı fikirde olmasını garanti eder.
#6. Özel Yazılım Programı ile Zamanı Takip Edin
Personelinize saat bazında ödeme yapıyorsanız, verimliliklerini izlemek ve ücretlerini belirlemek için bir zaman tutma sistemi gereklidir. Oynaması da zor olan, kullanıcı dostu bir zaman izleme sistemi tasarlamak çok önemlidir. Mümkün olan en kesin veriler için bordro yazılımınızla senkronize olabilen entegre platformlar da dahil olmak üzere, zaman çizelgelerini işlemek için bir dizi seçenek vardır.
#7. Nakit Akışınızı İzleme
Personele ödeme yapamadan paranın bitmesi her işletme sahibinin en büyük kabusudur. Nakit akışınızı gözden geçirmek, neden maaş bordrosunda her zaman eksik göründüğünüzü anlamanıza yardımcı olacaktır.
Çalışanlarınıza ödeme yapmak için yeterli paraya sahip olmamak, genellikle her işletme sahibinin en kötü kabusu olmuştur. Bordro sürenizde kronik olarak kısa olduğunuzu fark ederseniz, nakit akışınızı analiz etmek altta yatan nedeni ortaya çıkarabilir. Fazla istihdam veya fazla ödeme gibi bordro sorunları, nakit akışının dikkatli bir şekilde izlenmesiyle tespit edilebilir. Ayrıca, ücretlerin kesilmesi veya küçültülmesi gibi sert önlemlere başvurmadan önce, mali açıdan zor zamanlarda bir satıcı ödemesini ertelemeye veya ödenmemiş müşteri ödemelerini tahsil etmeye çalışmak en iyisidir.
# 8. Bir Bordro Koordinatörü veya Yöneticisi İşe Alın
Pek çok işletmenin en kolay ama en güvenilir seçeneği seçmesi şaşırtıcı değil. Özellikle orta ila büyük şirketler için bordronun karmaşıklığı göz önüne alındığında, profesyonel bir bordro yöneticisi istihdam etmek.
İşinizi büyütmeye daha fazla zaman ayırabilmeniz için neden maaş bordrosu işlemede daha verimli ve yetenekli birini işe almıyorsunuz? Bordroyla ilgili yardıma ihtiyacınız varsa ancak tam zamanlı bir çalışan için bütçeniz yoksa, sözleşmeli çalışanlara bakın veya işi güvenilir ve yetenekli olduğunu kanıtlamış mevcut bir çalışana verin.
# 9. Bordro ve Çalışan Kayıtlarını Güvenli Tutun
Federal ve eyalet düzeylerinde, maaş bordrosu verilerinin ne kadar süre saklanması gerektiğini ve yetkililerin bunlara erişmesi gerektiğinde bu verilerin nerede saklanacağını belirleyen düzenlemeler vardır. Örneğin zaman kartlarını en az iki yıl süreyle saklamanız gerekir. Çalışanlara ödenen paralara ilişkin bordro kayıtları ise en az üç yıl süreyle saklanmalıdır. Bordro belgelerinin nihai düzenlemesine ilişkin düzenlemeler de mevcuttur.
Bordronun 4 Parçası Nedir?
Ücretler, maaşlar, fazla mesai, tatil ücreti, ücretli tatiller, bahşişler, ikramiyeler, öğrenim ücreti geri ödemeleri ve komisyonların tümü maaş bordrosunun bir parçasıdır. İşletmeler, maaş bordrosunu işlerken her bir çalışan için hem brüt hem de net kazancı belirlemeli ve rapor etmelidir (vergi stopajları ve sosyal yardım katkı payları düşüldükten sonra)
5 Bordro Adımı Nedir?
Bordro işleme adımları arasında;
- Bir işveren kimlik numarasına karar vermek.
- İlgili çalışan vergi verilerinin toplanması
- Bir ödeme planı seçme
- Brüt ücret tahmini
- Her çalışan için kesintilerin belirlenmesi
- Net maaşınızı belirlemek, ardından personelinize ödeme yapmak.
Bir Bordro Yöneticisi Ne Yapmalı?
Bordro Müdürü, tüm çalışanlara zamanında, doğru ve yürürlükteki tüm yasa ve yönetmeliklere uygun olarak ödeme yapılmasını sağlamak için şirketin bordro sisteminin tüm yönlerini denetlemekten sorumludur.
İK Bordroyu Yönetiyor mu?
Bordro, insan kaynakları (İK) ve finans (Finans) kapsamına girebilir veya doğrudan icra kurulu başkanına (CEO) bağlı kendi bağımsız birimi olabilir.
Bordro Quickbooks'u yönetin
Şu anda bir QuickBooks Online kullanıcısıysanız ve bordronuzu yönetmek için yazılım arıyorsanız, QuickBooks Bordro harika bir seçenektir. 50'ye kadar çalışanı veya yüklenicisi olan şirketler için tasarlanmıştır, ancak gerçekte 150'ye kadar tutabilir. Program, bordroyu anında işleyebilir ve tam olarak veya bir sonraki iş gününde doğrudan mevduat sağlayabilir. Ayrıca QuickBooks Online ile sorunsuz bir şekilde etkileşime girer. Mevcut üç plan, kuruluşların ihtiyaçları değiştikçe ve genişledikçe katmanlar arasında kolayca geçiş yapmasına olanak tanır. Ayrıca, aboneliğinize emeklilik tasarrufu ve sağlık sigortası ekleme seçeneği sunar.
Ancak, QuickBooks Online'dan farklı bir muhasebe programı kullanıyorsanız veya iş gücünüz birden fazla eyaleti kapsıyorsa, alternatif seçenekleri araştırmak isteyebilirsiniz. Ayrıca, QuickBooks Bordro ile çalışan tek muhasebe yazılımının QuickBooks Online olduğunu bilin. Ayrıca, çalışanları bir eyaletten daha fazlasında yönetiyorsanız, aylık ek vergi beyanname ücretleri ödemeniz gerekebilir.
QuickBooks ile Bordroyu Nasıl Yönetirsiniz?
QuickBooks Bordro, işletmelerin (küçük veya büyük) çalışanlara ödeme yapmasına, çalışanlara sağlanan faydaları yönetmesine ve ayrıca bordro vergilerini tek bir yerde dosyalamasına olanak tanıyan bulut tabanlı bir bordro çözümüdür. Yazılım, federal ve eyalet bordro vergilerini otomatik olarak hesaplayarak, göndererek ve ödeyerek zaman kazandırır.
Her şeyi ayarladıktan sonra çalışanlar için bordro işlemeyi otomatikleştirebilirsiniz. Çevrimiçi Quickbooks ile maaş bordrosunu otomatik olarak yönetebilirsiniz. Ancak dilerseniz manuel olarak bilgisayarınızda veya mobil aplikasyonda işlem yapabilirsiniz.
Sonuç
İşverenler, çalışanlarına doğru ve zamanında ödeme yapılmasını ve şirketlerinin tüm vergi ve istihdam gerekliliklerine uymasını sağlamak için bordroyu yönetmek zorundadır.
Herhangi bir işletmenin bordro işleme ve yönetimine ihtiyacı vardır. Bordro sistemini etkin bir şekilde yönettiğinizde, örneğin küçük işletmelerin üretken bir işyeri sürdürmelerine ve IRS ve devlet cezalarından kaçınmalarına yardımcı olabilir. Birçok kuruluş, karmaşıklığı nedeniyle bordro işlemeyi dış kaynak olarak kullanır. Güvenilir bir sistem oluşturmak için, öncelikle hangi bordro işleme görevlerinin dış kaynaktan temin edileceğine ve hangilerinin dahili olarak yönetileceğine karar vermelisiniz.
İlgili Makaleler
- BORDRO SİSTEMİ: Tanım, Yazılım ve Kılavuz
- Küçük İşletme Bordrosu: En İyi Bordro Yazılımı İngiltere Hizmeti
- KÜÇÜK İŞLETMELER İÇİN İK HİZMETLERİ: İK Hizmetlerinin İşlevleri ve Örnekleri
- 17 EN İYİ KÜÇÜK İŞLETME BORDO SİSTEMİ 2023, Güncellendi!!!
- BORDRO HİZMETLERİ VE VERGİ MALİYETİ
- GİDER FİŞLERİ: Nedir, Nasıl Yapılır ve En İyi Uygulamalar
Referans
